6 Meilleures Pratiques pour Intégrer Efficacement de Nouveaux Managers
L'intégration est une étape cruciale, mais souvent négligée, du cycle de vie des employés. Bien trop souvent, les nouveaux employés et les managers ne reçoivent pas le soutien dont ils ont besoin pour être efficaces dans leurs nouvelles fonctions.
Étant donné le rôle essentiel que jouent les managers au sein d'une organisation, s'assurer que les managers nouvellement recrutés sont correctement intégrés est une évidence.
Dans cet article, je vais partager les meilleures pratiques pour réussir l'intégration de nouveaux managers à tous les niveaux de votre organisation.
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Qu'est-ce que l'intégration des managers et pourquoi est-ce important ?
L'intégration des managers est un processus structuré qui aide les managers récemment recrutés ou promus à devenir efficaces dans leurs nouvelles fonctions.
Cela inclut de leur fournir les outils, ressources, informations et soutiens nécessaires pour comprendre leur rôle et leurs responsabilités, s'orienter dans la culture de l'entreprise, et mener efficacement leurs équipes vers le succès.
L'expérience d'intégration des managers va au-delà de l'intégration générale des employés et se concentre spécifiquement sur les défis uniques et les attentes qui accompagnent un poste de direction.
Chaque nouveau collaborateur devrait participer à un processus formel d'intégration des employés, et il est d'autant plus important pour les nouveaux managers de disposer d'une feuille de route d'intégration solide.
Un plan d'intégration formel garantit que les nouveaux managers reçoivent les informations, formations et ressources nécessaires pour devenir rapidement opérationnels.
Que faut-il inclure dans l'intégration des managers ?
Certains éléments doivent être abordés lors de l'intégration de tout nouvel employé dans votre organisation, quel que soit son niveau hiérarchique. Cela inclut :
- Une présentation de la finalité, de la mission et des valeurs fondamentales de l'organisation,
- Une explication de la structure de l'entreprise (y compris un organigramme),
- Des présentations aux collègues pertinents dans l'ensemble de l'entreprise,
- Une formation sur les outils et processus clés qu'ils utiliseront,
- Des informations concernant les objectifs, les stratégies et les plans stratégiques de l'entreprise,
- Et comment leur rôle contribue au succès global de l'organisation.
À partir de là, l'expérience diffèrera selon le poste et l'ancienneté. Cela signifie que les managers de différents niveaux de votre organisation auront des besoins différents lors de leur intégration.
Pour créer un plan d'intégration réussi pour les managers, commencez par le modèle d'intégration utilisé pour tous vos nouveaux employés, puis adaptez-le à chaque individu.
Dans les sections ci-dessous, j'ai détaillé les différents points sur lesquels vous devriez vous concentrer lors de l'intégration de nouveaux managers avec différents niveaux d'ancienneté dans votre entreprise.
Intégration des chefs d'équipe & managers juniors
Les chefs d'équipe et managers juniors sont vos leaders débutants. Bien qu'ils possèdent les compétences techniques, ils peuvent manquer de compétences en leadership et en gestion des équipes nécessaires pour leur nouveau poste.
C'est pourquoi le plan d'intégration pour les managers moins expérimentés devrait inclure des points de suivi et des séances de feedback programmés avec des managers plus expérimentés. Cela leur permettra de s'immerger dans la démarche de feedback constructif, de coaching et de mentorat. Ce soutien continu sera essentiel pour les aider à progresser et à s'épanouir dans leur nouvelle fonction.
Vous devriez également prévoir des formations et des opportunités d'apprentissage formelles pour développer et renforcer leurs compétences en leadership et en gestion d’équipe, qu'il s'agisse d'une formation développée en interne ou d'un cours pour nouveaux managers proposé par un prestataire externe. (L'avantage d'une formation interne pour managers est qu'elle peut être personnalisée en fonction des besoins spécifiques de chaque nouveau manager).
Intégration des managers seniors
Les managers seniors et les chefs de service disposent probablement de plusieurs années d'expérience en management, et leur plan d'intégration peut donc être davantage axé sur le développement des équipes.
En plus des éléments mentionnés précédemment, un plan d'intégration pour les managers seniors doit apporter de la clarté sur les attentes en matière de performance, les objectifs et les indicateurs clés de performance (KPI), non seulement pour leur rôle mais pour l’ensemble du service.
Expliquez le processus de gestion des performances de votre organisation, y compris les évaluations et les mécanismes de feedback, et clarifiez comment les retours sont donnés et reçus dans l'organisation au quotidien, par rapport au calendrier formel annuel d'évaluation de la performance.
Intégration des directeurs & dirigeants
Les directeurs et dirigeants jouent un rôle déterminant dans la conception et le maintien de la culture d'entreprise. Pour cette raison, leur parcours d'intégration doit inclure une immersion approfondie dans la culture, afin de les aider à comprendre et à incarner les valeurs et la mission de l'organisation.
Les directeurs et cadres ont également besoin d'une compréhension approfondie des initiatives commerciales, des parties prenantes, des indicateurs et des objectifs, y compris ceux pour lesquels ils seront tenus responsables.
Bonnes pratiques pour l'intégration des managers
Pour vous aider, vous et votre équipe des ressources humaines, à créer une expérience positive pour vos nouveaux collaborateurs, j'ai résumé quelques bonnes pratiques qui peuvent faire une grande différence.
Élaborer un plan d'intégration
Il est communément admis qu'il faut environ 90 jours pour qu'une personne prenne pleinement ses fonctions, et ce délai peut être encore plus long pour les postes plus élevés.
Un plan d'intégration sur 30-60-90 jours est un format utile pour planifier les tâches d'intégration, définir des jalons et augmenter progressivement les responsabilités.
Le plan doit inclure des éléments standardisés tels que les dates d'échéance pour des choses comme l'inscription aux avantages sociaux, ainsi que les tâches que tous les nouveaux employés doivent accomplir (hum... formation à la conformité !) tout en offrant un cadre permettant une personnalisation adaptée au nouvel arrivant.
L'utilisation de logiciels d'intégration spécialisés peut aussi optimiser les processus d'intégration en facilitant la création de programmes personnalisés et le suivi de la progression.
Fournir des ressources à l'avance
Pour aider les managers à être opérationnels rapidement, il est utile de leur fournir des ressources écrites, telles que les manuels de l'employé, avant leur premier jour. Si possible, leur donner accès à votre intranet d'entreprise afin qu'ils puissent également s'imprégner de la culture, des valeurs et de la mission de l'entreprise avant le jour J.
Ces ressources peuvent être facilement distribuées dans un pack d'orientation comprenant les informations sur les avantages et les politiques de l'entreprise, de préférence au format numérique pour simplifier la préparation et rendre le pack accessible à distance à tous. (Lisez cet article pour d'autres conseils d'intégration à distance !)
Mon entreprise envoie un kit de bienvenue qui inclut des objets aux couleurs de l'entreprise comme un carnet et une gourde, ainsi qu'un QR code menant au portail des nouveaux employés où ces informations sont facilement accessibles.
Une autre ressource à fournir en amont concerne les informations sur le secteur d'activité, surtout si le nouveau manager vient d'un autre milieu professionnel. Cela peut inclure des réseaux spécifiques au secteur ou des publications à connaître.
Créer des liens avec l'équipe dès le départ
Présenter un nouveau manager à son équipe avant la date officielle d'entrée peut contribuer à instaurer la confiance, à réduire le stress du premier jour, et à faciliter la transition. Cela donne aussi au nouveau manager l'opportunité de créer une première impression positive avant de prendre ses fonctions.
Commencez par fournir au manager entrant des informations clés sur ses nouveaux collaborateurs, comme leurs rôles, responsabilités principales, ainsi que leurs projets ou réalisations notables. Cela aidera le manager à mieux comprendre la dynamique de l'équipe et à se préparer à des échanges constructifs en présentiel.
Encouragez également le nouveau manager à prendre contact et à échanger avec les membres de l'équipe via des plateformes comme LinkedIn. Ce geste permet non seulement d'instaurer un premier lien, mais aussi au manager de mieux connaître le parcours professionnel et les centres d'intérêt de chacun.
Je recommande aussi de prévoir de courtes introductions virtuelles ou des rencontres informelles avant le premier jour, si possible. Si cela n'est pas réalisable en amont, ces sessions peuvent figurer dans la checklist d'intégration pour être organisées lors de la première semaine.
Ces premiers échanges doivent être l'occasion, de façon informelle, pour l'équipe d'accueillir le manager, de partager quelques éléments sur leur culture de travail et de créer un premier contact, afin que chacun se sente plus à l'aise avec la transition.
Définir des attentes claires
Les attentes envers les nouveaux managers doivent être claires dès le départ et, surtout, elles doivent être mesurables et réalisables.
Partagez les objectifs stratégiques actuels et futurs de l'entreprise ainsi que les initiatives, et expliquez comment le rôle et l'équipe du manager y contribuent.
Le modèle d'objectifs SMART est ma méthode préférée car il exige une réelle réflexion pour définir des objectifs réalistes et atteignables.
Au cours de leur première semaine, le nouveau manager et l'équipe de direction doivent élaborer ensemble des objectifs à court et à long terme.
Fournir un accompagnement continu
Les managers, surtout les nouveaux, ont besoin d'un accompagnement régulier, et vous pouvez y contribuer en leur attribuant un mentor ayant déjà vécu cette expérience. Ce mentorat apportera un point de vue précieux au nouveau manager dans une dynamique collaborative.
Une autre façon d’assurer un accompagnement continu consiste à mettre en relation les nouveaux managers afin qu’ils puissent former une cohorte. Ce soutien peut aider les nouveaux managers à se sentir bien accueillis, soutenus et engagés.
Plongez au cœur de la culture d’entreprise
Fournissez un organigramme qui explique les lignes hiérarchiques, les échelons et les relations interservices. Cela aidera le nouveau manager à comprendre la façon dont son rôle s’intègre dans la structure globale.
Informez le nouveau manager des événements réguliers de l’entreprise, des traditions ou des rassemblements sociaux afin de favoriser la cohésion d’équipe, l’intégration culturelle et le sentiment d’appartenance.
À titre d’exemple, mon entreprise célèbre Halloween avec un concours de costumes, un concours de décoration de citrouilles et une fête en après-midi. Les collaborateurs sont encouragés à décorer leur espace de travail durant le mois d’octobre et à venir déguisés pour la fête d’Halloween.
Cette célébration génère un niveau élevé d’engagement des employés et a été l’aspect le plus surprenant à découvrir dans mon entreprise.
En conclusion
L’intégration des managers influence directement la réussite d'une organisation en dotant les nouveaux dirigeants des compétences, connaissances et ressources nécessaires pour diriger efficacement leurs équipes, stimuler la performance et contribuer aux objectifs globaux de l’entreprise.
N’oubliez pas, un programme d’intégration efficace doit être adapté aux besoins spécifiques du nouveau manager et à la culture de l’organisation.
Il existe une variété d’outils pour vous aider, ainsi que des formations à l’intégration que vous pouvez suivre pour continuer à développer vos compétences.
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