Mise en œuvre d’un logiciel RH : conseils et astuces d’experts

Travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs de logiciels RH pendant la mise en œuvre est essentiel pour garantir une transition fluide et une utilisation efficace du système.

Les organisations disposent aujourd’hui d’une grande variété de logiciels RH. Un rapide coup d’œil au marché des logiciels RH vous indiquera d’ailleurs que cette tendance n’est pas près de changer.

Mais, pour les besoins de cet article, supposons simplement que nous parlons de la mise en œuvre d’une solution logicielle HRIS, HRMS ou HCM. Le processus de mise en œuvre de chacune de ces solutions implique des phases approfondies de recherche et d’essai afin de sélectionner une option correspondant aux exigences métier et techniques.

Voici un aperçu des différents facteurs à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’un logiciel RH afin de bénéficier de tous les avantages d’un logiciel HCM.

• Qui : les professionnels des RH, le personnel informatique, les responsables de service et une équipe dédiée à la mise en œuvre, qui peut notamment compter un analyste HRMS possédant des connaissances spécialisées des systèmes.
• Quoi : un processus de mise en œuvre comprend l’installation du logiciel, la configuration des paramètres, la migration des données et la formation des employés aux modules en libre-service.
• Quand : généralement planifiée pendant une période moins chargée afin de limiter les perturbations.
• Où : la mise en œuvre a lieu dans l’ensemble de l’organisation, mais principalement dans les services RH et informatiques.
• Pourquoi : pour améliorer les fonctions RH essentielles, garantir la conformité et enrichir l’expérience des employés grâce à une meilleure gestion des données et à l’automatisation des processus.

Liste de contrôle pour la mise en œuvre d’un HRIS

Que vous mettiez en œuvre un nouvel HRIS, que vous mettiez à niveau un logiciel de comptabilité RH ou que vous expérimentiez une nouvelle plateforme d’engagement des employés, vous devrez suivre un processus clair, étape par étape, afin de définir la portée du projet et les besoins en formation des utilisateurs auxquels il faudra répondre. 

Dans ce cas, une liste de contrôle pour la mise en œuvre d’un HRIS est essentielle pour s’assurer que tous les aspects nécessaires sont couverts au cours du processus de mise en œuvre. Voici un aperçu des principaux éléments auxquels vous devez réfléchir.

1. Évaluer les besoins : évaluez vos processus RH actuels et identifiez les domaines à améliorer.
2. Sélectionner le logiciel : choisissez un logiciel RH adapté aux besoins de votre organisation. Avez-vous besoin d’une solution polyvalente ou dynamique, comme un logiciel RH intégrant la paie ? Réfléchissez à ces éléments dès maintenant.
3. Planifier le budget : prévoyez des fonds non seulement pour l’achat du logiciel, mais aussi pour le coût total du logiciel RH, y compris la mise en œuvre, la formation et l’assistance continue.
4. Rassembler les données : collectez et nettoyez toutes les données nécessaires des employés en vue de leur migration.
5. Créer une équipe de mise en œuvre : incluez les RH, le service informatique et les principales parties prenantes.
6. Élaborer un plan de projet : définissez le calendrier, les étapes clés et les tâches.
7. Élaborer un plan de communication : travaillez avec votre équipe de mise en œuvre pour élaborer une stratégie transparente de communication sur la gestion du changement.
8. Préparer les supports de formation : créez des guides et planifiez les sessions de formation.
9. Effectuer des tests : réalisez des tests pour vous assurer que le logiciel fonctionne correctement.
10. Déployer : déployez le logiciel conformément à un calendrier bien défini et communiqué.
11. Assistance continue : mettez en place un système d’assistance pour le dépannage et les mises à jour.

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Élaborer une stratégie de mise en œuvre

Lors de la création d’une stratégie de mise en œuvre d’un SIRH, tenez compte des facteurs suivants afin de limiter les perturbations des activités courantes de l’entreprise.

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Implication des parties prenantes

Impliquez les principales parties prenantes dès le début afin d’obtenir leur adhésion et de répondre rapidement à leurs préoccupations.

« Obtenir l’adhésion de vos équipes est le principal défi, en particulier pour les personnes réticentes au changement », explique Mike Kealey, directeur général de Vero HR. « Pendant la mise en œuvre, échangez avec les autres services de l’entreprise et ne pensez pas que vous devez tout faire seul. Comprenez rapidement leurs besoins, impliquez-les dès le départ pour obtenir leur adhésion et identifiez des “succès rapides”, comme un rapport utile pour votre équipe financière ou un tableau de bord informatif et de haut niveau pour le PDG. »

Comment procéder : Identifiez et impliquez rapidement les principales parties prenantes. Il peut s’agir des responsables RH, des spécialistes informatiques, des responsables de service et des utilisateurs finaux. Clarifiez la valeur commerciale et les objectifs du passage à la nouvelle plateforme RH. Planifiez des réunions initiales afin de recueillir leurs avis et de répondre à leurs éventuelles préoccupations. Tenez régulièrement les parties prenantes informées de l’avancement et des changements afin de maintenir leur engagement et leur implication.

Une communication claire

Maintenez une communication transparente tout au long du processus afin que chacun reste informé et aligné. L’intégration d’une stratégie de communication relative à la gestion du changement est une étape essentielle pour que l’organisation garantisse la transparence avant, pendant et après la mise en œuvre. 

La communication transparente est essentielle

“Guider les parties prenantes tout au long du processus d’adaptation aux nouvelles technologies, aux nouveaux processus et aux nouveaux flux de travail est essentiel pour assurer une transition fluide. Les organisations doivent mettre en œuvre des stratégies de gestion du changement qui réduisent la résistance et favorisent l’adoption en communiquant de manière transparente avec les parties prenantes à toutes les étapes du processus de transition. En favorisant une culture qui accueille le changement, les organisations s’assurent ensuite que les objectifs organisationnels du nouveau système sont atteints avec un minimum de perturbations.” ~Kyle Berry, directeur chez Sendero Consulting

 

Comment procéder : Élaborez un plan de communication indiquant quelles informations doivent être partagées, avec qui et à quel moment. Utilisez différents canaux de communication, tels que les e-mails, les réunions, les logiciels de gestion des flux de travail pour les équipes opérationnelles et les outils de gestion de projet, afin que chacun reste informé. Créez un référentiel central de documents et de mises à jour accessible à tous les membres de l’équipe.

Approche de mise en œuvre

Mettez en œuvre le logiciel de la manière qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. La mise en œuvre peut être réalisée par phases afin de permettre des ajustements et de limiter l’impact sur les activités quotidiennes.

Selon Berry, « cette approche peut consister à déployer les modules un par un, à procéder par unité opérationnelle ou à combiner ces deux méthodes. Vous pouvez également constater qu’une approche de “déploiement en une seule fois”, consistant à déployer tous les modules dans l’ensemble de l’entreprise, est la mieux adaptée. »

Comment procéder : Évaluez les risques, les délais et les coûts associés aux différentes approches de mise en œuvre. Lors de l’évaluation d’une approche module par module, examinez les intégrations temporaires qui doivent être créées pour prendre en charge les processus métier. En cas de déploiement par unité opérationnelle, comprenez les conséquences des incohérences de la plateforme à l’échelle de l’entreprise. Quelle que soit l’approche choisie, veillez à définir des échéances et des étapes clés claires afin de suivre l’avancement.

Formation et assistance

Un logiciel n’est efficace que s’il est largement utilisé, et il ne peut être utilisé correctement que si vos équipes sont formées à son impact sur leur travail, à la manière de l’utiliser dans le cadre de leurs fonctions et aux endroits où elles peuvent obtenir de l’aide en cas de difficulté.

Selon Kealey, il est préférable de personnaliser votre formation afin qu’elle soit parfaitement adaptée à votre organisation.

"Ne vous fiez pas uniquement aux guides d’assistance génériques", a-t-il déclaré. "Consacrez plutôt du temps spécifiquement à la formation et au lancement. Envisagez de personnaliser les guides utilisateurs afin de garantir que chaque page soit pertinente pour votre personnel et proposez des sessions de formation à chaque service, avec de fréquentes possibilités de participation libre après le lancement."

Marche à suivre : Consultez les manuels utilisateurs, les tutoriels vidéo et les guides de référence rapide afin de vous assurer que le contenu est pertinent pour les différents groupes d’utilisateurs. Planifiez des sessions de formation pratiques et fournissez une assistance continue par l’intermédiaire d’un service d’assistance ou d’une équipe dédiée. Encouragez une culture de l’apprentissage continu en proposant des cours de remise à niveau et des mises à jour sur les nouvelles fonctionnalités.

Garantir l’adoption

L’un des principaux obstacles à la mise en œuvre d’un logiciel RH est la résistance au changement. Pour la surmonter, vous devrez favoriser l’adoption du logiciel et mettre en évidence ses avantages ainsi que sa capacité à simplifier le travail des employés. 

Promouvoir des ambassadeurs du changement

“L’une des meilleures façons de favoriser l’adoption consiste à créer un réseau d’« ambassadeurs du changement », c’est-à-dire des personnes influentes au sein de l’organisation. Impliquez vos ambassadeurs du changement tout au long du processus de déploiement afin qu’ils adhèrent d’abord aux changements, ce qui facilitera la communication et renforcera l’adhésion.” ~Kyle Berry, directeur chez Sendero Consulting

Marche à suivre : Pour maximiser l’adoption du logiciel, soulignez la façon dont il facilitera et rendra plus efficace le travail des employés, et obtenez l’adhésion de leur responsable. Créez un cadre de concrétisation des avantages qui décrit les bénéfices des changements, explique pourquoi ils sont avantageux et illustre comment les obtenir et les maintenir. Recueillez régulièrement des commentaires afin de résoudre les problèmes ou les résistances. 

Qualité des données 

Qu’il s’agisse d’une mise en œuvre d’un logiciel de recrutement, de la paie, de la gestion des performances ou de tout autre type de logiciel RH, celle-ci échouera si la qualité des données est insuffisante. Comme le dit le vieil adage : « mauvaises données en entrée, mauvaises données en sortie ». En matière de bonnes pratiques relatives aux données, le respect d’un ensemble strict de directives produira les meilleurs résultats. 

Marche à suivre : Effectuez un nettoyage et une validation approfondis des données avant la migration. Mettez en place des politiques de gouvernance des données afin de préserver leur intégrité au fil du temps, ou faites appel à un consultant en gouvernance des données pour vous aider lors de cette étape.

L’équipe de mise en œuvre

Une équipe de mise en œuvre efficace ne se limite pas aux membres du service RH. Votre équipe devrait comprendre :

• Responsables RH : pour fournir des informations sur les processus et les exigences RH.
• Spécialistes informatiques : pour gérer les aspects techniques et l’intégration.
• Chef de projet : pour superviser le projet et veiller à ce qu’il reste sur la bonne voie.
• Représentants des services : pour fournir des commentaires et s’assurer que le logiciel répond aux besoins des différentes équipes.

Si vous mettez en œuvre un système vaste, doté par exemple de fonctionnalités de niveau entreprise ou de capacités internationales, vous pourriez même souhaiter ajouter un consultant en technologies RH à votre équipe de mise en œuvre, afin de vous assurer que tout est correctement configuré dès le départ.

Préparer l’équipe

Pour garantir l’efficacité opérationnelle, vous devrez préparer l’équipe de projet. Cela peut inclure certaines activités de cohésion d’équipe, mais voici également quelques éléments à garder à l’esprit. 

1. Définir les rôles et les responsabilités : cela permet d’éviter les chevauchements et de s’assurer que chacun connaît ses tâches et ses contributions spécifiques.
2. Fournir une formation : assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent le nouveau logiciel RH ainsi que leur rôle dans le processus de mise en œuvre. Organisez des sessions de formation sur les fonctionnalités du logiciel et les bonnes pratiques.
3. Définir des attentes claires : communiquez à l’équipe les objectifs du projet, les échéances et les résultats attendus. Tenez-la régulièrement informée de l’avancement et de tout changement afin que tout le monde reste aligné.
4. Favoriser la collaboration : utilisez des outils de gestion de projet pour faciliter la coordination et suivre l’avancement.

Le plan de projet

Un plan de projet complet est essentiel à la réussite de la mise en œuvre d’un logiciel RH, en particulier lors du processus de mise en œuvre d’un SIRH. L’importance de planifier et d’exécuter la phase de déploiement ne saurait être surestimée. Le plan devrait comprendre :

• Calendrier : Définissez un calendrier réaliste avec des étapes clés et des échéances.
• Tâches : Divisez le processus de mise en œuvre en tâches gérables.
• Ressources : Identifiez les ressources nécessaires, notamment le personnel, le budget et les outils.
• Gestion des risques : Prévoyez les risques potentiels et élaborez des stratégies d’atténuation.

Migration des données

La migration des données est une étape essentielle d’un projet de mise en œuvre d’un logiciel RH, et ce n’est pas souvent la plus simple. Matt Erhard, associé directeur du cabinet de recrutement canadien Summit Search Group, en a récemment fait l’expérience.

Bien qu’Erhard et son équipe s’attendaient à un processus complexe, ils n’avaient pas anticipé le temps et les efforts nécessaires pour transférer toutes leurs données vers la nouvelle interface. La situation a été compliquée par le fait que Summit Search Group possède plusieurs bureaux répartis au Canada, chacun ayant ses propres systèmes internes avant la mise en œuvre du nouveau système. La mise en œuvre d’un logiciel de paie nécessite une planification rigoureuse afin d’atténuer les complications potentielles de ce type.

Examinez les données tôt et souvent

“Commencez à rassembler et à préparer toutes vos informations plus tôt que vous ne pensez en avoir besoin, bien avant la mise en œuvre du nouveau logiciel. Prévoyez du temps non seulement pour recueillir les données, mais aussi pour les examiner avant la mise en œuvre. C’est une excellente occasion de supprimer les informations en double ou les données dont vous n’avez plus besoin, ainsi que de réaliser une évaluation précise et complète de ce que vous transférez exactement.” – Matt Erhard

Tests

Des tests approfondis sont indispensables avant le déploiement complet. Effectuez plusieurs séries de tests afin de vous assurer que le logiciel fonctionne correctement et s’intègre bien aux systèmes existants, tels que le logiciel de paie ou de suivi du temps.

Les tests parallèles de paie sont essentiels

Si la paie est incluse dans le périmètre de votre déploiement, veillez à prévoir du temps pour effectuer des tests parallèles de paie et corriger les écarts.” ~Kyle Berry, directeur chez Sendero Consulting

Vous devrez également tester ses fonctionnalités pour différents groupes d’employés et la manière de gérer différents types de cas d’utilisation, selon Soumya Mahapatra, PDG de la start-up Essenvia, spécialisée dans la gestion des informations réglementaires dans le domaine des technologies médicales.

Cas particuliers

“Avec tout logiciel RH, le véritable défi réside finalement dans les cas particuliers. Une fois vos employés actuels à temps plein intégrés, commencez à ajouter vos nouvelles recrues, vos retraités récents, vos prestataires, les personnes qui sont passées d’un poste à un autre, etc. Nous avons d’ailleurs créé une liste fictive d’employés présentant diverses caractéristiques uniques afin de tester chaque aspect des logiciels RH que nous mettons en œuvre, précisément pour cette raison. Cela nous évite de devoir agir dans l’urgence lorsque nos employés réels nous signalent des problèmes particuliers.” – Soumya Mahapatra.

Déploiement

Déployez le logiciel selon l’approche et le calendrier qui conviennent à votre entreprise et à votre situation. Préparez une équipe de triage capable de résoudre les problèmes qui pourraient survenir. Déterminez un plan d’atténuation des risques au cas où le premier traitement de la paie échouerait.

Maintenance

Après la mise en œuvre, une maintenance régulière est nécessaire pour garantir l’efficacité durable du logiciel. Planifiez des mises à jour régulières, réalisez des audits périodiques et assurez une formation continue afin de suivre l’évolution des nouvelles fonctionnalités et des meilleures pratiques.

Conseils pour optimiser le processus de mise en œuvre

1. Implication précoce : Impliquez les principales parties prenantes dès le début du processus afin d'obtenir leur adhésion et de répondre à leurs préoccupations.
2. Documentation claire : Conservez une documentation détaillée qui présente les difficultés rencontrées, les décisions prises et les actions menées.
3. Mises à jour régulières : Tenez l'équipe informée de l'avancement et de toute modification du plan.
4. Retours des utilisateurs : Recueillez les retours des utilisateurs et prenez-les en compte afin d'améliorer continuellement le nouveau système.
5. Planification flexible : Soyez prêt à ajuster le plan si nécessaire, en fonction des tests et des retours.
6. Apprentissage continu : Encouragez l'apprentissage continu et l'adaptation aux nouvelles fonctionnalités et mises à jour logicielles.

La mise en œuvre d'un logiciel de gestion des ressources humaines ne doit pas être une source de stress. En suivant ces stratégies et conseils, vous pouvez garantir une mise en œuvre réussie qui améliore vos opérations RH et soutient les objectifs de votre organisation. 

Choisir le bon logiciel RH est essentiel, car il peut simplifier la gestion des employés et améliorer l'efficacité. Pour vous assurer de choisir le logiciel le mieux adapté à vos besoins, je vous recommande de revoir votre compréhension des principales différences entre les systèmes HRIS, HRMS et HCM avant de faire votre choix final.