Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des dépenses ?
Vous connaissez toutes ces cartouches d’imprimante, agrafeuses, applications de sécurité pour navigateur et déjeuners de réseautage que vos employés ont payés ? Eh bien, tous ces reçus de dépenses doivent être enregistrés, gérés et suivis en tant que frais professionnels.
La plupart des entreprises utilisent un logiciel de gestion des dépenses pour suivre les dépenses de leurs employés. Cependant, 43 % des entreprises gèrent encore les dépenses manuellement à l'aide de tableurs, voire sur papier. La saisie manuelle prend du temps : à l’employé, au manager, et elle rallonge le traitement des rapports ainsi que le remboursement des frais à travers la comptabilité.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses ?
Un logiciel de gestion des dépenses est une application automatisée qui aide à gérer les frais professionnels des employés. Ces solutions utilisent l’automatisation pour permettre aux employés et aux gestionnaires de soumettre, suivre et déclarer leurs dépenses, ce qui simplifie le processus de gestion tout en réduisant les coûts de main-d'œuvre et les erreurs.
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La méthode traditionnelle de suivi des dépenses repose sur l'employé qui consigne et gère ses notes de frais jusqu’à une date précise. L’employé soumet ensuite son rapport, et l’administrateur doit examiner la liste, vérifier chaque reçu papier puis approuver ou refuser les dépenses.
De nombreuses entreprises utilisent encore ce procédé et ignorent les avantages qu’apporte un logiciel ou un système de gestion des dépenses.
Un logiciel de gestion des dépenses peut éviter à votre entreprise de trop dépenser en frais professionnels, et il vous permet de rembourser en temps réel.
Comment un logiciel de gestion des dépenses peut-il profiter à votre entreprise ?
Vous êtes peut-être déjà convaincu qu’un logiciel automatisé de gestion des dépenses est la meilleure solution, mais au cas où, voici quelques avantages que vous ignorez peut-être à propos de ces outils :
Gain de temps
En moyenne, il faut 20 minutes pour remplir un rapport de dépenses manuel. Grâce à l’automatisation, ce délai peut être considérablement réduit. Un logiciel de gestion des dépenses vérifie instantanément les reçus lors de la soumission, contrôle la conformité des justificatifs avec précision et génère les rapports en un clic.
Ces fonctionnalités évitent d’avoir à revenir en arrière pour rechercher un reçu ou à parcourir les tableurs pour trouver une erreur ou revoir une dépense éventuellement non conforme à votre politique.
Précision
Un logiciel automatisé de gestion des dépenses réduit considérablement le risque d’erreurs. De petites fautes peuvent passer inaperçues et impacter le rapport de dépenses. Pour simplifier la tâche de votre équipe financière, adopter un système automatisé fait baisser ces erreurs de façon exponentielle, vous laissant le temps de vous concentrer sur des sujets importants comme la prévision de stratégies ou l’élaboration de politiques adaptées de gestion des dépenses.
Rapports/prévisions sur les dépenses
La plupart des logiciels de déclaration de notes de frais et de gestion des dépenses comportent une fonctionnalité d’analytique qui permet de suivre les demandes de remboursements et d’analyser les tendances.
L’analytique assure un aperçu des dépenses futures et peut même proposer des recommandations si les politiques de gestion doivent être ajustées. Sur le long terme, cela peut faire gagner du temps, de l’argent et réduire la pression au sein de l’entreprise.
Facilité d’utilisation
Les employés utilisent un logiciel de gestion des dépenses pour soumettre leurs frais. En ce sens, de nombreux systèmes intègrent des fonctionnalités pour smartphone qui permettent de prendre directement en photo les justificatifs, les intégrant aussitôt dans le système.
Les employés peuvent aussi utiliser une carte bancaire d’entreprise connectée au logiciel. Cette interface est généralement très simple d’utilisation, avec des modules de formation et un service client disponibles.
Double intégration
De nombreux logiciels de gestion des dépenses peuvent être intégrés à des logiciels comptables, ce qui facilite encore plus la gestion des frais et la rend très intuitive.
Les comptables n’ont plus besoin de saisir les données de dépenses. Désormais, toutes les notes et justificatifs sont accessibles depuis la plateforme et les remboursements peuvent être programmés et effectués plus rapidement.
L’intégration aide aussi les freelances et prestataires de services à soumettre plus facilement leurs dépenses de projets, à être suivis puis remboursés sans perdre de temps dans les méandres des processus internes.
Un meilleur circuit de validation
Pour approuver ou refuser une dépense, un logiciel de gestion des dépenses peut être configuré pour valider automatiquement les frais et envoyer une notification aux personnes habilitées pour une validation rapide. Ce processus de validation peut être sauvegardé et appliqué à d’autres catégories de dépenses, réduisant ainsi le temps nécessaire pour transmettre une preuve adéquate au validateur.
Fonctionnalités clés des logiciels de gestion des dépenses
- Suivi des reçus – Suivez instantanément les reçus à mesure qu’ils sont soumis et accédez-y rapidement lors d’audits.
- Fonctionnalités du tableau de bord – Les tableaux de bord unifiés sont facilement accessibles tant par les employés que les gestionnaires et facilitent l’audit interne et externe par les comptables.
- Fonction appareil photo du smartphone – Permet aux employés de capturer leurs reçus avec un smartphone et de les télécharger instantanément sur le tableau de bord.
- Intégration de carte de crédit – Relie directement les cartes de crédit de l’entreprise à la plateforme et permet aux employés de suivre les dépenses sur un tableau de bord convivial.
- Notifications – Préviens lorsque la limite de dépenses est proche et signale les dépenses non vérifiées.
- Routage des reçus – Les reçus peuvent être envoyés rapidement aux responsables et aux approbateurs pour vérification si nécessaire.
- Vérification de violation de politique – Analyse les reçus et les données utilisateurs pour surveiller les limites de dépenses et déterminer si une dépense doit être auditée.
- Ajustements de la politique de dépenses – Les politiques peuvent être modifiées rapidement et appliquées immédiatement.
Comment choisir un logiciel de gestion des dépenses
Maintenant que vous connaissez les avantages et les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion des dépenses en ligne, comment savoir exactement quel système est le plus adapté à votre entreprise ? Voici quelques questions à vous poser lors de l’achat de ce type de logiciel :
Comment vos employés effectuent-ils leurs achats ?
Si vos employés utilisent une carte de crédit personnelle, vous aurez besoin d’une fonctionnalité de capture photo dans l’application mobile afin qu’ils puissent saisir leurs reçus. Si des cartes de crédit d’entreprise sont utilisées, alors les fonctionnalités intégrant les cartes de crédit seront essentielles. Vous pourriez également devoir mettre en place davantage de fonctionnalités de sécurité au cas où la carte serait perdue ou si certaines dépenses nécessitent un audit.
Quelles fonctionnalités utilisez-vous habituellement dans les logiciels de gestion des dépenses automatisés ?
Examiner vos programmes automatisés actuels vous indiquera quelles fonctionnalités rechercher dans un logiciel de gestion des dépenses. Par exemple, si votre logiciel en place envoie régulièrement des notifications aux parties prenantes ou aux autorités, inclure une fonctionnalité de notification dans votre plateforme de gestion des dépenses pourrait être utile à votre entreprise.
Quelle est la taille de votre entreprise ?
Pour une petite entreprise, il se peut que vous n’ayez pas besoin d’un logiciel de gestion des dépenses avec capacité d’intégration double (ajout d’un logiciel de comptabilité). Pour les grandes entreprises, il peut être indispensable de disposer d’une fonctionnalité permettant aux travailleurs indépendants ou aux groupes de prestataires de soumettre un reçu de note de frais ou de facturer automatiquement votre société aux comptes fournisseurs.
Pensez à la taille de votre entreprise : selon la nature de vos activités, vos politiques et vos intégrations sont peut-être déjà en place.
Combien de départements collaborent ?
Si vous allouez régulièrement des coûts à différents départements, disposer d’une bonne fonctionnalité d’analyse peut s’avérer nécessaire pour obtenir des informations et développer correctement votre solution et votre politique de gestion des dépenses.
Que pensez-vous des logiciels de gestion des dépenses ?
Que vous soyez convaincu ou non, la gestion des dépenses est un processus nécessaire qui est souvent sous-estimé. Elle peut vous faire gagner du temps, de l’argent et préserver votre tranquillité d’esprit concernant le traitement et le suivi des dépenses. Sans compter qu’elle peut contribuer à améliorer la gestion du personnel.
Même si vous pensez avoir déjà mis en place un bon processus, prenez aussi en compte le point de vue des employés : 82 % des entreprises qui ont investi ou prévoient d’investir dans des logiciels de gestion ou de rapports de dépenses affirment le faire pour faciliter la vie de leurs employés et gestionnaires.
Que vous souhaitiez simplifier le processus ou développer votre entreprise, les avantages des systèmes de gestion des dépenses sont de plus en plus évidents.
Prêt à découvrir ? Consultez notre sélection des 10 meilleurs logiciels de gestion des dépenses pour les entreprises en 2022.
