Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des dépenses ?
Vous vous souvenez de tous ces cartouches d’imprimante, agrafeuses, applications de sécurité de navigateur et déjeuners de réseautage que vos employés ont payés ? Eh bien, tous ces reçus de dépenses doivent être enregistrés, gérés et suivis d’une manière ou d’une autre en tant que dépenses d’entreprise.
La plupart des entreprises utilisent des logiciels de gestion des dépenses pour suivre les frais engagés par leurs employés. Cependant, 43 % des entreprises gèrent encore les dépenses de manière manuelle, à l’aide de feuilles de calcul, voire de documents papier. La saisie manuelle gruge le temps de l’employé, du gestionnaire et rallonge aussi la durée de traitement des rapports et des remboursements via la comptabilité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des dépenses ?
Un logiciel de gestion des dépenses est une application automatisée qui aide à gérer les dépenses professionnelles des employés. Ces solutions utilisent l’automatisation pour permettre aux employés et gestionnaires de soumettre, suivre et déclarer leurs frais, simplifiant ainsi le processus tout en réduisant les coûts de main-d’œuvre et les erreurs.
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Traditionnellement, le suivi des dépenses reposait sur l’employé, à qui il incombait de consigner et de gérer ses frais jusqu’à une date ou heure donnée. Il soumettait ensuite son rapport de dépenses, et l’administrateur devait alors parcourir la liste, vérifier chaque reçu papier puis les approuver ou les rejeter.
Beaucoup d’entreprises fonctionnent encore ainsi et ne connaissent pas les avantages qu’elles pourraient tirer d’un logiciel ou d’un système de gestion des dépenses.
Un logiciel de gestion des dépenses peut contribuer à éviter que votre entreprise ne dépense au-delà de ses moyens, tout en vous permettant de rembourser les frais de vos employés en temps réel.
Comment un logiciel de gestion des dépenses peut-il bénéficier à votre entreprise ?
Vous êtes peut-être déjà convaincu que l’automatisation de la gestion des dépenses est la meilleure solution, mais au cas où, voici quelques avantages que vous ignorez peut-être :
Temps
En moyenne, il faut 20 minutes pour remplir un rapport de dépenses manuellement. Grâce à l’automatisation, ce temps peut être considérablement réduit. Un logiciel de gestion des dépenses vérifie instantanément les reçus lors de leur soumission, peut contrôler avec précision les reçus non conformes, et génère des rapports d’un simple clic.
Ces fonctionnalités évitent d’avoir à revenir en arrière pour trier tous les reçus ou fouiller dans des feuilles de calcul pour trouver une erreur ou un frais qui ne respecterait pas votre politique.
Précision
Un logiciel automatisé réduit drastiquement les risques d’erreurs. De petites fautes peuvent passer inaperçues et fausser le rapport final. Pour simplifier la vie de votre équipe financière, opter pour un système automatisé diminue ces erreurs de façon exponentielle, ce qui vous laisse le temps de vous consacrer à des tâches plus importantes comme la planification stratégique de la gestion des dépenses ou la mise en place de politiques adéquates.
Rapports et prévisions des dépenses
La plupart des logiciels de gestion des dépenses proposent une fonction d’analyse permettant de suivre les demandes de remboursement et d’étudier les tendances.
L’analytique peut fournir des perspectives pour la gestion future des frais et même suggérer de mettre à jour les politiques si besoin. À terme, cela pourrait faire gagner à votre entreprise du temps, de l’argent, et réduire le stress inutile.
Facilité d’utilisation
Les employés utilisent un logiciel de gestion des dépenses pour soumettre leurs frais. Dans cet esprit, beaucoup de solutions proposent des fonctionnalités mobiles qui permettent de photographier les reçus et de les saisir immédiatement dans le système.
Les employés peuvent aussi utiliser les cartes de crédit de l’entreprise reliées au logiciel. L’interface est, en général, simple d’accès, avec des modules de formation ou un support client souvent intégrés.
Double intégration
De nombreux logiciels de gestion des dépenses peuvent s’intégrer aux logiciels comptables, ce qui rend la gestion financière encore plus fluide et simple à utiliser.
Les comptables n’auront plus à saisir les données de dépenses eux-mêmes. Toutes les dépenses et reçus sont accessibles sur la plateforme, et les remboursements peuvent être planifiés et versés plus rapidement.
L’intégration facilite aussi la tâche des travailleurs autonomes et des entreprises de services professionnels, qui peuvent ainsi déclarer leurs dépenses pour chaque projet sans risquer d’en perdre la trace ou d’oublier un remboursement.
Meilleur circuit d’approbation
Pour approuver ou rejeter une dépense, un logiciel de gestion des dépenses peut être configuré pour valider automatiquement certains frais et envoyer une notification aux décideurs pertinents pour une validation plus rapide. Ce processus de validation peut être sauvegardé et appliqué à d’autres catégories de frais, ce qui réduit le temps nécessaire pour fournir la preuve adéquate à l’approbateur.
Principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion des dépenses
- Suivi des reçus – Suivez instantanément les reçus dès qu'ils sont soumis et accédez-y rapidement selon les besoins pour les audits.
- Fonctionnalités du tableau de bord – Les tableaux de bord unifiés sont facilement accessibles aussi bien par les employés que par les gestionnaires, et facilitent les audits internes et externes effectués par les comptables.
- Fonction appareil photo du smartphone – Permet aux employés de capturer leurs reçus avec leur smartphone et de les télécharger instantanément sur le tableau de bord.
- Intégration de la carte de crédit – Relie directement les cartes de crédit de l'entreprise à la plateforme et permet aux employés de suivre les dépenses sur un tableau de bord convivial.
- Notifications – Avertit en cas de rapprochement de la limite de dépenses et signale les dépenses non vérifiées.
- Redirection des reçus – Les reçus peuvent être rapidement envoyés pour vérification aux gestionnaires et validateurs selon les besoins.
- Vérification des violations de politique – Analyse les reçus et les données utilisateur pour suivre les limites de dépenses et indiquer lorsqu'une dépense doit être auditée.
- Ajustements de la politique de dépenses – Les politiques peuvent être ajustées rapidement et appliquées immédiatement.
Comment choisir un logiciel de gestion des dépenses
Vous connaissez désormais les avantages et les principales fonctionnalités des logiciels de gestion des dépenses en ligne. Mais comment savoir quel système est le mieux adapté à votre entreprise ? Voici quelques questions à vous poser lors de l'achat de ce type de logiciel :
Comment vos employés effectuent-ils leurs achats ?
Si vos employés utilisent une carte de crédit personnelle, vous aurez besoin d'une fonctionnalité de capture photo sur l'application mobile pour qu'ils puissent saisir leurs reçus. Si des cartes de crédit d'entreprise sont utilisées, l'intégration de ces cartes sera essentielle. Vous pourriez aussi devoir mettre en place davantage de fonctions de sécurité en cas de perte de carte ou pour auditer certaines dépenses.
Quelles fonctionnalités utilisez-vous habituellement dans votre logiciel de gestion des dépenses automatisé ?
Examiner vos logiciels automatisés actuels vous indiquera quelles fonctionnalités rechercher dans un logiciel de gestion des dépenses. Par exemple, si votre solution actuelle envoie régulièrement des notifications aux parties prenantes ou aux autorités, disposer d'une fonction de notifications sur votre plateforme de gestion des dépenses pourrait s’avérer utile pour votre entreprise.
Quelle est la taille de votre entreprise ?
Pour une petite entreprise, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un logiciel de gestion des dépenses proposant une double intégration (par exemple l’ajout d'un logiciel de comptabilité). Pour les plus grandes structures, il peut être essentiel de permettre aux travailleurs indépendants ou aux groupes de services de soumettre un reçu de dépense ou de facturer automatiquement votre entreprise dans les comptes fournisseurs.
Pensez à la taille de votre entreprise : en fonction de la nature de votre activité, vos politiques et intégrations sont peut-être déjà en place.
Combien de départements travaillent ensemble ?
Si vous répartissez régulièrement les coûts entre différents départements, il peut être nécessaire de disposer d’un bon outil d’analyse pour obtenir des informations approfondies et développer correctement votre solution et politique de gestion des dépenses.
Que pensez-vous des logiciels de gestion des dépenses ?
Que vous soyez convaincu ou non, la gestion des dépenses est un processus nécessaire qui passe souvent inaperçu. Elle peut vous faire gagner du temps, de l'argent et préserver votre santé mentale en matière de traitement et de suivi des dépenses. Sans oublier qu’elle contribue à améliorer la gestion des effectifs.
Même si vous pensez déjà disposer d'une bonne procédure, considérez le point de vue des employés : 82 % des entreprises ayant investi ou prévoyant d'investir dans la gestion ou le reporting des dépenses déclarent le faire afin de faciliter la vie de leurs employés et gestionnaires.
Que vous souhaitiez simplifier le processus ou développer votre entreprise, les avantages des systèmes de gestion des dépenses deviennent de plus en plus évidents.
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