Comment utiliser elia pour planifier les espaces de bureaux dans l’assurance et la finance
J’ai entendu cette histoire exacte tellement de fois que j’ai perdu le compte. « Nous sommes passés à un ratio de 2:1 entre employés et postes de travail et avons réduit nos locaux, ce qui nous a permis d’économiser une fortune. » C’est évident, n’est-ce pas ? Un assureur national à qui nous avons parlé récemment a fait exactement cela, et au départ, le plan semblait excellent. 2 employés pour chaque poste de travail, moins d’espace à louer, des coûts réduits.
Mais quand on examine les chiffres réels, l’histoire est différente. Le taux d’occupation de leurs étages n’était en moyenne que de 40 %. Cela signifiait que 60 % de l’espace restait simplement vide, à l’exception de 4 jours par an, lorsque l’équipe informatique organisait une réunion réunissant toute l’entreprise et nécessitant tous les postes de travail. Ils payaient donc essentiellement pour un espace qu’ils n’utilisaient que 4 jours par an.
Nous constatons cela encore et encore dans les secteurs de l’assurance et des services financiers, alors nous avons pensé qu’il serait utile d’examiner de plus près ce qui se passe. Voici comment elia aide des équipes comme la vôtre à résoudre ce problème, étape par étape.
Si elia est nouveau pour vous, il s’agit d’une plateforme de travail : réservation de postes de travail et de salles, gestion des demandes, enregistrement des visiteurs, ainsi que les capteurs et les analyses qui montrent comment votre espace est utilisé, le tout au même endroit.
: réservation de postes de travail et de salles, gestion des demandes, enregistrement des visiteurs, ainsi que les capteurs et les analyses qui montrent comment votre espace est utilisé, le tout au même endroit.TL;DR : comment utiliser elia dans les secteurs de l’assurance et des services financiers
- Mettez en service les capteurs des postes de travail et des salles. Ils suivent la présence réelle, de manière anonymisée et agrégée, c’est-à-dire les données nécessaires pour prendre une décision de densification.
- Laissez les données fonctionner pendant quelques semaines, disons 2 à 4 semaines afin de couvrir à la fois une semaine calme et une période plus chargée, comme une clôture trimestrielle ou une réunion réunissant toute l’entreprise.
- Définissez des règles de réservation flexibles pour les équipes qui savent qu’elles seront plus occupées à certains moments, comme l’informatique ou la formation. Ne leur attribuez pas d’espace supplémentaire en permanence : rendez-le simplement disponible lorsqu’elles en ont besoin.
- Activez les invitations de collègues pour les équipes qui doivent se trouver dans la même salle au même moment, comme les souscripteurs juniors qui suivent des souscripteurs expérimentés.
- Programmez l’envoi régulier d’un rapport d’occupation à la personne qui prend réellement les décisions immobilières.
- Réservez les espaces sensibles, comme ceux du service conformité ou la salle des dossiers de sinistres, à des équipes précises selon des politiques d’accès, et consignez numériquement les visites de clients ou d’auditeurs au lieu d’utiliser une feuille d’émargement papier.
Ce que coûte réellement un étage vide à 60 %
Prenons le cas d’un assureur de taille moyenne comptant 500 employés avec un ratio de 2:1 : cela représente 250 postes de travail. Avec un taux d’occupation hebdomadaire de 40 %, 150 postes restent vides la plupart du temps. Dans les services financiers, les étages comptent généralement environ 150 pieds carrés par poste de travail, auxquels s’ajoutent les espaces partagés, ce qui représente environ 22 500 pieds carrés d’espace vide qui leur coûte de l’argent.
Le loyer moyen des bureaux aux États-Unis a atteint $37.58 par pied carré au deuxième trimestre 2026, en hausse de 2,6 % sur un an, selon CBRE. Faites le calcul : cela représente environ $845,000 par an de loyer à lui seul, avant même de prendre en compte les coûts d’électricité et de sécurité qui augmentent avec l’espace vide.
Vos chiffres seront différents, mais le principe de base reste le même : l’écart entre ce que vous payez et ce que les employés utilisent est bien plus important.
Pourquoi l’assurance et les services financiers sont les premiers touchés par ce problème
Deux éléments se rencontrent dans ce secteur : l’immobilier représente l’un des postes les plus importants du budget, les équipes financières doivent donc justifier chaque pied carré. Un ratio de 2:1 ou 3:1 entre employés et postes de travail semble excellent sur une présentation, mais…
Il faut ensuite tenir compte du fait que la présence au bureau varie selon les fonctions, d’une manière qu’un ratio unique pour toute l’entreprise ne peut pas prendre en compte :
- Les équipes chargées des sinistres et des opérations peuvent être présentes 5 jours par semaine.
- Les équipes de souscription ou d’actuariat peuvent travailler en mode hybride ou à temps partiel.
- L’informatique, le juridique et les autres fonctions centralisées se concentrent selon des pics prévisibles : semaines de formation, réunions réunissant toute l’entreprise, clôtures trimestrielles.
Un ratio unique pour toute l’entreprise ne peut pas espérer équilibrer tous ces besoins. Une équipe à qui nous avons parlé a supprimé 2 étages pendant la pandémie et s’est retrouvée face au problème inverse : davantage de personnes que de postes de travail les jours chargés, le tout géré par une planification manuelle chaque semaine.
Hypothèses courantes concernant les ratios de postes de travail dans l’assurance et les services financiers
Voici quelques hypothèses que les entreprises formulent au sujet des plans de RTO et de densification, mais qui résistent rarement à un examen attentif des données réelles de présence :
1. Deux jours obligatoires signifient deux jours de présence uniforme
Prenons ce même bureau de 500 employés avec un ratio de 2:1, soit 250 bureaux. Imposons 2 jours par semaine, et les employés ne se répartiront toujours pas uniformément sur la semaine. Si 70 % d'entre eux se présentent tous un mercredi, cela représente 350 personnes pour 250 bureaux – un manque assez important – même si le taux d'occupation hebdomadaire moyen semble correct sur le papier.
2. Chaque service a besoin du même ratio
Une équipe qui ne se réunit en présentiel que 4 fois par an pour des formations n'a pas besoin d'un espace permanent pour ces réunions. Elle a besoin de flexibilité pour utiliser davantage d'espace lorsque cela est nécessaire, puis de pouvoir libérer cet espace pour le reste de l'année.
3. Moins de bureaux signifie des coûts moins élevés
C'est vrai, mais uniquement s'il vous reste des bureaux réellement utilisables. Cela signifie disposer d'un nombre suffisant de salles de réunion pour accueillir tout le monde lorsqu'ils sont tous présents, ainsi que d'un système de réservation qui fonctionne, afin que les employés ne passent pas leur temps à chercher un endroit où s'asseoir. Vous avez également besoin de données qui vous permettent de détecter un ratio inadapté avant le renouvellement du bail.
4. Les données de réservation sont suffisamment fiables
Pas vraiment. Elles surestiment l'occupation, car une personne réserve un bureau puis ne se présente pas, et celui-ci est tout de même comptabilisé comme utilisé. Vous avez besoin de données provenant de capteurs sur la présence réelle pour savoir si un ratio fonctionne.
Ce quatrième point remet en quelque sorte les trois autres en question. La plupart des décisions concernant les ratios sont prises sur la base de données de réservation qui, au départ, ne sont pas très précises.
| Hypothèse | Ce qui se passe réellement | Ce qu'elia vous montre |
| Un ratio de 2:1 signifie qu'un taux d'occupation hebdomadaire de 40 à 60 % est suffisant | La présence se concentre du mardi au jeudi, les jours de pointe sont donc bien plus chargés que la moyenne | Une carte thermique par jour et par étage, afin de dimensionner les espaces en fonction du pic |
| Chaque service a besoin du même ratio | Les équipes centralisées (informatique, formation) connaissent des pics quelques fois par an et les espaces restent vides le reste du temps | Des règles au niveau des zones qui accordent un accès prioritaire pendant les pics |
| Moins de bureaux signifie un coût moins élevé | Les coûts ne baisseront que si les bureaux restants sont utilisables et faciles à trouver | Des rapports d'occupation automatisés qui détectent un ratio inadapté avant le renouvellement du bail |
| Les données de réservation sont suffisamment précises pour servir de base à la planification | Les absences sans annulation gonflent les chiffres, le calendrier semble donc plus rempli que le bureau ne l'est réellement | Des données de capteurs sur la présence réelle |
Mise en place
Voici à quoi ressemble la solution une fois appliquée à un espace de travail réel :
- Installez les capteurs. Les capteurs de bureaux et de salles d'elia fonctionnent sur batterie et sans fil, ce qui vous permet de mettre un étage en service sans câblage ni intervention informatique. Ils mesurent la présence réelle, de manière anonymisée et sans jamais l'associer à une personne, ce qui est important, car un bureau peut être réservé et vide, ou ne pas être réservé mais utilisé. Les seules données de réservation ne vous permettront pas de faire la distinction.
- Laissez un cycle de présence se dérouler pendant quelque temps. 2 à 4 semaines, au minimum. Vous pourrez ainsi observer une semaine normale et une semaine de forte affluence (fin de trimestre ou réunion générale) avant de modifier le ratio.
- Examinez la carte thermique par jour, heure et étage. C'est ainsi que vous déterminerez si votre ratio de 2:1 est respecté, ou s'il ressemble plutôt à 3:1 les jours calmes et à 1:1 pendant le chaos trimestriel.
- Configurez des règles de réservation au niveau des zones pour les équipes qui saturent l'espace. Dans elia, l'espace n'est pas attribué par défaut à une seule équipe. Ainsi, un service comme l'informatique peut obtenir la priorité sur davantage de bureaux ou de salles lorsqu'il en a besoin, puis les espaces repassent simplement en réservation ouverte une fois le pic terminé.
- Activez les invitations de collègues lorsque le mentorat est prioritaire. Les employés peuvent voir qui d'autre a réservé pour un jour donné et s'installer près de cette personne, ou envoyer une invitation afin qu'un collègue réserve à leurs côtés.
- Programmez l'envoi automatique du rapport chaque mois. Un récapitulatif de l'occupation est envoyé à la personne responsable des décisions immobilières, afin que personne n'ait à penser à exporter manuellement une feuille de calcul.
Pourquoi les employés juniors sont l'autre raison pour laquelle les entreprises encouragent le RTO
Les coûts des bureaux ne sont pas les seuls éléments à l'origine de ces obligations. Tout aussi souvent, les dirigeants nous disent que leurs employés juniors sont ceux qui perdent le plus lorsque le travail devient entièrement à distance.
Certaines recherches le confirment. Dans Le pouvoir de la proximité avec les collègues, Natalia Emanuel, Emma Harrington et Amanda Pallais ont étudié des ingénieurs logiciels au sein d'une grande entreprise et ont constaté que le fait d'être assis près de leurs coéquipiers signifiait recevoir davantage de retours, les bénéfices étant surtout marqués chez les employés plus jeunes et ayant moins d'ancienneté. Lorsque les bureaux ont fermé, cet avantage lié aux retours a en grande partie disparu.
Les nouvelles recrues apprennent une grande partie de ce qu’elles savent en étant près des personnes qui font le travail : poser spontanément une ou deux questions, observer un souscripteur principal ou un gestionnaire de sinistres traiter un dossier, être entraînées dans une conversation à laquelle elles n’auraient pas su qu’elles pouvaient participer. Le travail à distance, comme on peut s’y attendre, supprime entièrement ces occasions, et le ralentissement se manifeste dans les résultats des mois plus tard.
Un mandat de 2 jours ne garantit pas que les bonnes personnes se retrouvent dans les locaux le même jour. Un souscripteur junior peut venir comme prévu alors que le collègue senior qu’il cherche à observer vient un jour complètement différent. Les invitations entre collègues sont la solution à ce problème : elles permettent de voir qui sera présent et de planifier ses journées en conséquence.
Comment une entreprise de services financiers a résolu le même problème de coordination
Gestion FÉRIQUE, une entreprise de services financiers montréalaise de 170 personnes qui gère des fonds de retraite pour des ingénieurs, s’est heurtée au même problème après être passée au travail hybride dans 2 bureaux et avec 86 bureaux réservables. La flexibilité sans visibilité signifiait que les employés se présentaient les jours prévus sans savoir si les collègues dont ils avaient besoin étaient également présents.
Désormais, nos employés peuvent planifier plus facilement leurs journées au bureau, en sachant quand leurs collègues seront présents et en choisissant un bureau adapté à leurs besoins. C’est pratique et cela favorise la collaboration.
Accès restreint et gestion des visiteurs pour les équipes des secteurs financier et de l’assurance
Les ratios de bureaux ne sont pas la seule particularité de ce secteur.
Une grande partie des bureaux des secteurs de l’assurance et des services financiers disposent d’espaces qui DOIVENT absolument rester verrouillés : salles de dossiers de conformité, archives de souscription, bureaux de négociation, étages réservés aux cadres, salles prévues pour les contrôles réglementaires. Les outils de réservation génériques gèrent mal cette situation, car ils traitent tous les bureaux de la même manière, qu’ils doivent être disponibles à la réservation ou non.
Les politiques d’accès d’Elia font exactement cela sous vos yeux. Les administrateurs peuvent verrouiller des bureaux, des salles ou des zones spécifiques pour certaines équipes ou personnes, afin que la conformité conserve son propre espace, que la souscription dispose de son propre accès aux dossiers et que personne en dehors de ces équipes ne puisse les réserver par erreur.
Il en va de même pour la gestion des visiteurs : un système numérique d’enregistrement avec notifications à l’hôte élimine l’ancienne feuille de présence papier, ce qui permet de disposer d’un véritable registre des personnes présentes sur place et de leurs heures de présence.
Par où commencer
Si vous préparez un dossier pour le service financier ou la direction, soyez précis : le ratio que vous appliquez aujourd’hui a été établi à partir d’une hypothèse, et voici ce que montrent les chiffres réels après 6 mois. Il est beaucoup plus difficile de contester cet argument que de demander un budget plus important en se basant uniquement sur des suppositions.
Si vous êtes actuellement au milieu d’un plan de densification ou du déploiement d’un retour au bureau, le moyen le plus rapide de déterminer où vous en êtes est d’analyser votre propre plan d’étage et vos habitudes de présence avant votre prochaine décision concernant le bail, et non après.
Questions fréquemment posées
elia surveille-t-il les employés avec ces capteurs ?
Non. Les données sont anonymes et agrégées, de sorte qu’elles ne peuvent pas être associées à une personne en particulier. Les capteurs détectent si un espace est utilisé, et non qui l’utilise ni pendant combien de temps. elia est conçu pour gérer les espaces. Vous obtenez des données d’occupation par bureau, par étage et par jour afin de prendre des décisions immobilières éclairées, sans que cela ne se transforme en surveillance des employés. Dans un secteur où la conformité est sensible, cette distinction est importante pour vos collaborateurs comme pour votre équipe juridique.
Devons-nous remplacer nos outils existants pour utiliser elia ?
Non. elia fonctionne avec les outils que vous utilisez déjà. La réservation des bureaux et des salles se synchronise avec vos calendriers Outlook et Microsoft 365, afin que chacun puisse réserver via les outils qu’il utilise au quotidien, sans devoir repartir de zéro.
elia est-il suffisamment sécurisé pour les données des services financiers ?
elia est certifié ISO 27001. C’est généralement la première chose que demanderont les équipes de sécurité et de conformité, et à juste titre. Si vous avez des exigences supplémentaires, mentionnez-les dès le début afin que l’équipe puisse confirmer ce qui est en place avant que vous ne vous engagiez.
Que se passe-t-il si certaines de nos équipes disposent de bureaux attribués et non de bureaux partagés ?
C’est assez courant dans les secteurs de l’assurance et de la finance, et elia gère les deux configurations. Conservez des bureaux attribués pour les équipes qui en ont besoin, mettez en place des bureaux partagés ou une organisation par voisinage pour les équipes hybrides, et obtenez malgré tout des données d’occupation fiables dans l’ensemble de vos espaces. C’est parce qu’un capteur détectera tout aussi bien un bureau qu’il porte le nom d’une personne ou qu’il soit simplement associé à une réservation dans un système de réservation. Ainsi, votre vision globale de l’utilisation n’est pas faussée en faveur des espaces flexibles.
