Comment utiliser elia pour rendre les jours au bureau dignes du trajet

Vous avez fixé les jours, les gens viennent, mais le bureau ressemble toujours à une ville fantôme. Et les chiffres de présence sont bons dans le rapport, mais, d'une manière ou d'une autre, ça ne fonctionne pas. L'espace semble simplement… mort.

Mais réfléchissez aux coûts : venir au bureau coûte assez cher à votre équipe (environ 55 $ par jour) si l'on prend en compte le trajet et le déjeuner, contre 18 $ à domicile. Cela fait beaucoup à dépenser pour s'asseoir à côté de personnes avec lesquelles on interagit à peine pendant un appel vidéo, surtout lorsque sa véritable équipe n'est présente que des jours différents.

Gensler a découvert que les interactions sociales au travail ont presque doublé depuis la pandémie, ce qui en dit long. Ainsi, lorsque l'équipe d'une personne n'est pas présente, celle-ci paie essentiellement pour être seule dans un espace de bureau bruyant.

Voici donc le véritable objectif, une fois le mandat établi : faire venir les bonnes personnes les mêmes jours, de manière intentionnelle. C'est tout à fait réalisable. Voici comment procéder avec elia.

Si elia vous est inconnue, il s'agit d'une plateforme de gestion des opérations du lieu de travail pour réserver des bureaux et des salles, enregistrer les visiteurs et aider les équipes hybrides à coordonner leurs jours au bureau et à voir comment l'espace est utilisé.

  EN BREF

1. Le chevauchement est plus important que le nombre de personnes. Le même taux de présence de 60 % peut correspondre à une équipe au complet ou à un espace rempli de quasi-inconnus.
2. Laissez chaque équipe choisir un ou deux jours repères au lieu de suivre une règle générale imposée par l'entreprise.
3. Faites en sorte que les employés puissent facilement voir qui vient au bureau et réserver un bureau à côté de ces personnes.
4. Aménagez l'espace afin que les employés passent un bon moment lorsqu'ils viennent au bureau, puis continuez à l'optimiser à l'aide des données (anonymes) d'occupation.

  Étape 1 : mesurer le chevauchement

Les chiffres de présence ne vous indiquent pas si les employés ont réellement travaillé ensemble au bureau. Prenez une équipe de 10 personnes soumise à un mandat de présence de trois jours. La même équipe, le même taux de présence hebdomadaire de 60 % dans les deux cas. Voici ce qui se passe lorsque vous coordonnez leurs jours :

	Chacun choisit ses propres jours	L'équipe choisit les mardis et jeudis comme jours repères
Présence hebdomadaire	60 %	60 %
Jours où toute l'équipe est présente	environ 1	3
Ressenti de la journée	travailler seul, mais avec un trajet	une véritable journée d'équipe

Le rapport ne permet pas de distinguer ces deux situations, mais vos employés, eux, le peuvent. Et ceux qui continuent à venir s'asseoir seuls dans un espace calme… eh bien, ce sont généralement vos employés les plus engagés, jusqu'à ce qu'ils ne le soient plus.

Étape 2 : choisir volontairement des jours repères

La plupart des équipes optent pour une règle générale : tout le monde vient le mardi et le mercredi. C'est simple, mais cela finit par créer le chaos : ces deux jours sont surchargés, le reste de la semaine est calme et les équipes qui seraient plus efficaces d'autres jours se retrouvent malgré tout alignées sur les vôtres.

Laisser chaque équipe choisir ses propres jours repères est une bien meilleure solution. Voici quelques règles simples pour éviter les débordements :

1. Choisissez un ou deux jours fixes, pas une cible mouvante. La prévisibilité est préférable à l'ingéniosité. Les employés organisent leur garde d'enfants et leurs trajets en fonction de ces jours.
2. Faites-les correspondre à des activités qui nécessitent réellement une salle. Planification, revues, intégration d'une nouvelle recrue, plutôt que la collaboration dans l'abstrait.
3. Laissez les équipes varier. Le mercredi du marketing et les mardis et jeudis des actuaires peuvent très bien coexister.
4. Échelonnez-les. Si toutes les équipes choisissent le mercredi, vous venez de créer un nouveau problème : 300 personnes et 200 bureaux.

Deux jours bien choisis donneront à une équipe un sentiment d'appartenance bien plus fort que quatre jours éparpillés, et ils seront beaucoup plus faciles à faire accepter.

Étape 3 : permettre de voir facilement qui vient au bureau

Rien de tout cela ne fonctionnera si coordonner une journée est contraignant. Si cela demande plus d'efforts que de rester chez soi, les employés resteront chez eux.

Dans elia, vous pouvez voir qui prévoit déjà de venir au bureau un jour donné et réserver un bureau juste à côté de cette personne. Réservez votre place, invitez un collègue, et c'est fait. Vous vous retrouvez ensemble au lieu d'être aux deux extrémités de l'espace.

Un assureur national avec lequel nous travaillons a fortement encouragé cette pratique après une fusion. Auparavant, ses employés ne venaient au bureau qu'un jour par semaine et le ratio bureaux-employés était de 1 pour 3, ce qui laissait beaucoup d'espace inutilisé et donnait aux employés le sentiment d'être assez isolés. Lorsqu'ils ont pu voir qui venait au bureau, réserver des bureaux en groupe et se réserver de l'espace dans leur propre zone, le bureau a commencé à se remplir aux bons endroits. Le même bâtiment, les mêmes bureaux, mais beaucoup plus de temps passé en équipe.

Étape 4 : Créer un espace que les gens utilisent

Faire venir les bonnes personnes ne représente que la moitié du travail. L'espace doit être à la hauteur une fois qu'elles sont là, et c'est là que les bonnes intentions peuvent mal tourner.

Cette même compagnie d'assurance en est un parfait exemple. Lorsqu'elle a réaménagé ses bureaux, elle a opté pour les habituels sièges confortables, canapés et coins détente, puis a attendu que les employés se dirigent naturellement vers ces espaces. Mais presque personne ne l'a fait. Et il s'est avéré que les employés se sentaient mal à l'aise à l'idée d'être surpris en train de se détendre sur le canapé, car cela donnait l'impression qu'ils ne travaillaient pas. Qui l'aurait cru ?

C'est pourquoi elle a fini par supprimer les espaces détente et les remplacer par des bureaux classiques, des salles de réunion fermées et des cabines téléphoniques pour tous les appels et le travail nécessitant de la concentration. Aujourd'hui, ces cabines téléphoniques sont de loin les espaces les plus disputés du bâtiment.

Ce qui justifie réellement l'espace qui leur est consacré :

1. Des bureaux près de votre équipe. C'est la raison pour laquelle les employés sont venus au départ.
2. Des salles fermées et des cabines téléphoniques. Pour les appels et le travail nécessitant de la concentration, qui occupent encore la moitié de la journée de chacun.
3. Un étage supplémentaire pour absorber les excédents. Ainsi, un mercredi très chargé ne laissera jamais quelqu'un sans siège.

Voici le témoignage de la directrice des ressources humaines de ROBIC après le déploiement d'elia :

« Les membres de notre équipe adorent la plateforme elia et l'ont adoptée immédiatement dès son lancement ! La plateforme est très bien conçue : toutes les fonctionnalités sont faciles à utiliser, sans qu'une formation soit nécessaire. Certaines fonctionnalités ont également contribué à accroître la présence au bureau et les interactions en personne. Je recommande donc vivement elia à toute entreprise ! »

Catherine Chouinard, directrice des ressources humaines, ROBIC

Étape 5 : Observer ensuite ce qui se passe

Vous ne trouverez pas du premier coup les bons jours de présence commune ni la bonne configuration, et ce n'est pas grave. Les priorités évolueront, les équipes grandiront et un étage qui fonctionnait au printemps semblera soudain inadapté à l'automne. Une fois que tout est en place et fonctionne, surveillez trois éléments :

• Les zones chaudes et froides. Le troisième étage est désert tous les jeudis ? Déplacez le jour de présence d'une équipe.
• La demande de cabines. Elles sont toujours occupées ? Ajoutez-en quelques-unes.
• Les absences. Si des bureaux réservés restent vides, vos données sont fictives. Libérez automatiquement un bureau non réclamé après 15 à 20 minutes et le système se corrige de lui-même.

Les capteurs d'elia lisent toutes ces informations de manière anonyme, espace par espace, afin que vous obteniez la présence réelle, et pas seulement la liste des réservations. C'est la différence entre deviner et savoir : vous pouvez voir quels jours de présence commune ont fonctionné, quels espaces justifient la place qui leur est consacrée et ce qu'il faut modifier avant la prochaine discussion sur le bail, plutôt qu'après.

Par où commencer

Cette semaine, posez-vous simplement une question : vos équipes se retrouvent-elles réellement les mêmes jours, ou atteignent-elles le nombre prévu des jours différents ? Vous le ressentirez généralement avant de pouvoir le mesurer. Les étages qui semblent animés, mais sans véritable dynamique, sont un bon indicateur.

À partir de là, il suffit d'aider chaque équipe à choisir un jour de présence commune, de lui permettre de voir facilement qui sera présent et de s'asseoir ensemble, et de lui fournir un espace qui justifie le déplacement. Si vous y parvenez, la présence se maintient en grande partie d'elle-même, car les employés continuent de revenir lorsque leur équipe est là. Et si vous préférez ne pas gérer tout cela à partir d'un tableur, c'est précisément pour cela qu'elia a été conçu.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce qu'un jour pivot ?

Un ou deux jours fixes par semaine où toute une équipe vient travailler ensemble, choisis en fonction des tâches qui bénéficient d’une salle partagée : planification, revues, intégration. L’astuce consiste à laisser les équipes choisir leurs propres jours plutôt que d’imposer un jour unique à toute l’entreprise.

Nous imposons déjà deux jours. Pourquoi le moral reste-t-il au point mort ?

Vos jours ne coïncident probablement pas. Les employés atteignent probablement le nombre requis de jours à des dates différentes et dispersées, de sorte que le bâtiment se remplit, mais que les collègues dont chacun a besoin ne sont pas présents. Amener les équipes à partager leurs jours est plus efficace que d’en ajouter un autre obligatoire.

N'est-ce pas simplement forcer les gens à socialiser ?

Non. Il s’agit de faire en sorte que le déplacement en vaille la peine. Si quelqu’un dépense $55 et consacre une heure à ses trajets, la moindre des choses est de lui garantir un étage où se trouve son équipe. Ce qu’il fait de sa journée lui appartient.

Est-ce que "voir qui est présent" ne donnera pas l'impression d'espionner ?

C’est l’inverse. Les employés vérifient la présence de leurs propres coéquipiers afin de pouvoir planifier un chevauchement, et non des responsables qui contrôlent l’assiduité. Les analyses d’occupation restent anonymes et comptent les espaces, pas les noms.

Cela fonctionne-t-il si nous avons déjà réduit le nombre de bureaux ?

C’est précisément dans ce cas que cela porte ses fruits. Un ratio bureaux-employés serré combiné à des jours non coordonnés entraîne des pics bondés et des creux déserts. Les jours pivots lissent ces fluctuations, et un étage disponible signifie qu’un mercredi très fréquenté ne laissera jamais personne sans place.