Comment standardiser un plan comptable et des dimensions entre plusieurs entités à l’aide d’Intuit Enterprise Suite
Vos rapports consolidés devraient être prêts, mais les chiffres ne concordent pas.
Des transactions similaires sont catégorisées différemment d'une entité à l'autre, les rapports nécessitent des ajustements manuels et la comparaison des performances devient plus difficile qu'elle ne devrait l'être, car chaque entreprise suit une structure comptable légèrement différente.
La standardisation de votre plan comptable et de vos dimensions crée une base cohérente pour les rapports de toutes les entités.
Dans ce guide, nous vous montrerons comment procéder dans Intuit Enterprise Suite à l'aide de structures de comptes, de dimensions et d'outils de mappage partagés, afin que vous puissiez produire des rapports consolidés plus clairs et simplifier la gestion financière multi-entités.
Comment Intuit Enterprise Suite favorise-t-il la standardisation du COA et des dimensions entre plusieurs entités ?
Considérez Intuit Enterprise Suite comme l'endroit où chaque entité commence à suivre la même structure comptable.
Au lieu de gérer des plans comptables et des dimensions distincts pour chaque entreprise, vous créez une structure partagée vers laquelle tout le monde effectue son mappage. Ainsi, le même type de transaction est catégorisé de manière cohérente, quelle que soit l'entité qui l'enregistre.
Le résultat est une base plus fiable pour les rapports consolidés, les comparaisons entre entités et les autres processus multi-entités, car toutes les entités utilisent le même langage comptable.
Prérequis et exigences de configuration
Avant de commencer, assurez-vous que les éléments suivants sont en place :
Un compte Intuit Enterprise Suite avec des entités connectées
Vos entités doivent déjà être connectées à Intuit Enterprise Suite ou être en cours de migration depuis des entreprises QuickBooks Online distinctes.
L'accès nécessaire pour gérer votre structure comptable
Vous aurez besoin des autorisations d'administrateur ou des droits financiers appropriés pour gérer le plan comptable partagé, les mappages de comptes et les dimensions.
Les plans comptables existants de chaque entité
Rassemblez le plan comptable actuel de chaque entité que vous allez standardiser. Leur examen côte à côte facilite l'identification des comptes en double, des incohérences de dénomination et des comptes qui doivent être mappés vers une structure partagée.
Avant d'apporter des modifications, mettez-vous d'accord sur le plan comptable et les dimensions partagés que votre organisation utilisera. La définition précoce de ces normes aide chaque entité à suivre la même structure comptable et réduit les reprises ultérieures.
Comment standardiser le COA et les dimensions dans Intuit Enterprise Suite
Suivez ces étapes pour standardiser votre plan comptable et vos dimensions dans Intuit Enterprise Suite afin d'assurer des rapports cohérents pour toutes les entités.
1. Concevez votre plan comptable partagé
Élaborez le plan comptable unifié avant de configurer quoi que ce soit dans Intuit Enterprise Suite.
Veillez à ce qu'il soit suffisamment concis pour rester facile à gérer, tout en étant assez détaillé pour prendre en charge les rapports réellement utilisés par votre entreprise. Chaque compte doit avoir une fonction clairement définie.
2. Choisissez vos dimensions avec discernement
Sélectionnez les dimensions que la direction utilise réellement pour analyser l'entreprise, telles que le service, le lieu, la gamme de produits ou le programme.
Les dimensions sont destinées à organiser les rapports sans élargir le plan comptable. Évitez donc de recréer la même complexité dans votre liste de dimensions.
3. Mappez chaque entité vers la structure partagée
Examinez le plan comptable existant de chaque entité et mappez chaque compte historique vers la structure partagée.
Intuit Enterprise SuiteLa configuration assistée par l'IA d'Intuit Enterprise Suite fournit des mappages recommandés pour accélérer le processus, mais examinez chaque suggestion avant de l'approuver.
4. Standardisez les listes partagées et les valeurs des dimensions
Examinez les associations de fournisseurs suggérées par l’IA et standardisez les valeurs des dimensions entre les entités afin que des variantes comme "Bureau de Denver", "DEN" et "Colorado" représentent toutes le même emplacement.
Une nomenclature cohérente rend les rapports consolidés plus précis et plus faciles à maintenir.
5. Limitez les modifications apportées à la structure partagée
Limitez les personnes autorisées à ajouter des comptes, à modifier les associations ou à changer les valeurs des dimensions.
Sans autorisations claires, même de petites modifications peuvent progressivement éroder une structure standardisée.
6. Validez la structure à l’aide de rapports consolidés
Exécutez un rapport consolidé des résultats ainsi que des rapports filtrés par dimension.
Les catégories qui apparaissent comme exceptionnellement élevées, vides ou dupliquées signalent souvent des problèmes d’association qu’il convient de corriger avant de poursuivre.
7. Documentez vos normes
Créez un guide simple indiquant quand ajouter un nouveau compte, comment les dimensions doivent être attribuées et qui approuve les modifications structurelles.
Cela aide les futures entités à respecter les mêmes normes au lieu d’introduire des incohérences.
À quoi ressemble la réussite
La prochaine fois que la direction demandera un rapport consolidé, vous ne passerez plus des heures à rapprocher les noms de comptes ou à chercher pourquoi la même dépense apparaît dans trois catégories différentes.
Les rapports se regroupent correctement entre les entités, la même transaction est catégorisée de manière cohérente quelle que soit l’entreprise qui l’a enregistrée, et la comparaison des performances devient aussi simple que de modifier un filtre au lieu de recréer une feuille de calcul.
C’est là toute la valeur d’un plan comptable et de dimensions standardisés : moins de temps consacré à corriger les données, plus de temps pour les exploiter.
Erreurs courantes et conseils pratiques
Même après la mise en œuvre, quelques habitudes simples peuvent aider à maintenir la cohérence de votre plan comptable et de vos dimensions à mesure que votre organisation se développe.
Ne construisez pas votre structure autour d’une seule entité
Évitez d’utiliser le plan comptable de votre entité la plus importante comme norme par défaut. Créez plutôt une structure partagée qui fonctionne pour l’ensemble de l’organisation, puis associez-y chaque entité.
Utilisez les dimensions plutôt que de multiplier les comptes
Si vous vous retrouvez à créer des comptes comme "Loyer – Denver" et "Loyer – Austin", ces informations devraient probablement figurer dans une dimension. Gardez votre plan comptable simple et laissez les dimensions gérer les rapports.
Standardisez rapidement les nouvelles entités
Appliquez votre plan comptable et vos dimensions partagés avant qu’une nouvelle entité ne commence à enregistrer des transactions. C’est bien plus simple que de nettoyer par la suite des mois de données incohérentes.
Tenez un journal des modifications des associations
Documentez les modifications des associations après la mise en œuvre afin de pouvoir déterminer rapidement si les écarts dans les rapports proviennent des performances de l’entreprise ou de mises à jour structurelles.
Réexaminez régulièrement la structure
À mesure que votre entreprise se développe, examinez votre plan comptable et vos dimensions pour repérer les comptes obsolètes, les valeurs de dimensions inutilisées et les nouveaux besoins en matière de rapports. De petites mises à jour contribuent à maintenir la structure organisée au fil du temps.
En savoir plus sur Intuit Enterprise Suite
Bonne chance dans la mise en place d’une structure comptable plus cohérente pour votre organisation.
Une fois votre plan comptable et vos dimensions standardisés, vous pouvez continuer à découvrir comment la comptabilité multi-entités prend en charge les rapports consolidés, les flux de travail partagés et la visibilité entre les entités.
Si vous recherchez une vue d’ensemble plus large des fonctionnalités disponibles, leurs ressources sur la comptabilité d’entreprise présentent des outils et des fonctionnalités supplémentaires conçus pour les équipes financières en pleine croissance.
FAQ
Pourquoi des plans comptables incohérents rendent-ils les rapports multi-entités difficiles à établir ?
Lorsque les entités catégorisent différemment des transactions similaires, les rapports consolidés deviennent incohérents et nécessitent souvent des ajustements manuels. Un plan comptable partagé garantit la cohérence des rapports pour toutes les entités.
À quoi servent les dimensions partagées ?
Les dimensions partagées vous permettent d’analyser les performances par service, emplacement, ligne de produits ou toute autre catégorie en utilisant la même structure de rapports pour toutes les entités.
Devons-nous restructurer les données historiques de chaque entité ?
Pas nécessairement. Intuit Enterprise Suite fournit des recommandations de mappage assistées par l’IA pour aligner les plans comptables existants sur votre structure partagée, mais les mappages doivent être vérifiés avant leur application.
Quel niveau de détail doit avoir le plan comptable partagé ?
Il doit être suffisamment détaillé pour répondre à vos besoins en matière de rapports, mais assez simple à gérer. Utilisez les dimensions pour obtenir davantage de détails dans les rapports au lieu de créer davantage de comptes.
Qui doit gérer les modifications apportées à la structure partagée après sa mise en œuvre ?
Limitez les modifications structurelles à un petit groupe d’utilisateurs autorisés. Les autorisations basées sur les rôles contribuent à maintenir la cohérence du plan comptable et des dimensions au fil du temps.