5 habitudes de feuilles de temps que Microkeeper intègre à la paie

La plupart du temps perdu avec les feuilles de temps n'est pas consacré à les remplir, mais à relancer les personnes, les vérifier et les saisir à nouveau par la suite. Le moyen le plus rapide de réduire le temps consacré à l'administration des feuilles de temps n'est pas d'utiliser un formulaire plus rapide, mais de réduire le nombre d'étapes manuelles entre le moment où un poste est effectué et celui où il est payé. Microkeeper, une plateforme australienne tout-en-un couvrant les ressources humaines, la planification, les feuilles de temps et la paie, est spécialement conçue pour éliminer ces étapes. Voici cinq habitudes qui font réellement la différence, et comment chacune d'elles est intégrée à Microkeeper plutôt que laissée à la charge de l'entreprise.

Pourquoi l'administration des feuilles de temps prend plus de temps qu'elle ne devrait

Sur le papier, une feuille de temps est simple : noter l'heure à laquelle une personne a commencé et terminé, puis utiliser ces informations pour établir la paie. En pratique, la plupart des entreprises perdent du temps dans les interstices de ce processus — relancer les personnes qui n'ont pas envoyé leur feuille, vérifier manuellement les heures par rapport à ce qui était réellement planifié, corriger les saisies a posteriori et ressaisir les totaux dans un système de paie distinct.

Rien de tout cela ne relève vraiment du « travail sur les feuilles de temps ». Il s'agit d'une administration créée par des étapes déconnectées, et c'est généralement le symptôme d'un planning qui se trouve dans un système, de feuilles de temps remplies sur papier ou dans une deuxième application, et d'une paie gérée dans un troisième outil. Chaque transfert entre ces systèmes constitue un rapprochement manuel, et chaque rapprochement manuel est une occasion de payer quelque chose de manière incorrecte. Microkeeper comble cet écart en regroupant la planification, les feuilles de temps et la paie sur une seule plateforme, c'est pourquoi les habitudes ci-dessous ne sont pas seulement de bons conseils théoriques : elles correspondent au fonctionnement réel du produit au quotidien.

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5 habitudes qui réduisent réellement le temps consacré à l'administration des feuilles de temps

1. Enregistrer le temps sur le lieu de travail, et non après

Les feuilles de temps remplies à la fin de la semaine, ou pire, à la fin de la période de paie, sont reconstituées de mémoire. C'est là que commencent la plupart des inexactitudes : horaires arrondis, pauses oubliées, postes oubliés. Dans Microkeeper, les employés pointent leur arrivée et leur départ pour leur poste réellement planifié, de sorte qu'une feuille de temps commence à partir de ce qui était prévu plutôt que d'une saisie vierge remplie plusieurs jours plus tard. Lorsque les heures réelles varient, qu'une personne termine plus tôt ou prend un poste supplémentaire, cette variation est immédiatement visible au lieu d'être enfouie dans une simple liste d'horaires reconstitués à la fin de la semaine.

2. Mettre en place des circuits d'approbation plutôt que de relancer manuellement pour obtenir des signatures

Si un responsable doit retrouver manuellement chaque employé pour approuver ses heures, cela crée une file d'attente qui s'allonge à chaque période de paie. Microkeeper transmet automatiquement les feuilles de temps au bon approbateur, les approbations en attente étant visibles au même endroit, sans que personne ait besoin de les réclamer individuellement. Cela transforme le fait de « relancer les personnes » en « consulter une liste » : la décision d'approbation revient toujours à une personne, mais le travail préparatoire qui l'entoure n'est plus nécessaire. Dans une équipe de toute taille, c'est généralement là que se cachait la plus grande partie du temps administratif.

3. Signaler automatiquement les exceptions plutôt que de vérifier chaque ligne

La plupart des feuilles de temps, pour la plupart des périodes de paie, ne présentent rien de particulier : la personne a effectué les heures prévues et aucun problème ne s'est posé. Le temps administratif est consacré au petit nombre de feuilles qui ne correspondent pas à ce schéma : heures supplémentaires, pointages de départ manquants, heures qui ne correspondent pas à ce qui était planifié. Examiner chaque ligne de chaque feuille de temps pour les trouver est une mauvaise utilisation du temps. Comme Microkeeper vérifie automatiquement les feuilles de temps par rapport au planning, il signale les écarts, les heures supplémentaires, les départs anticipés et les pauses manquées afin qu'ils soient examinés. La paie n'a ainsi besoin de regarder attentivement que ce qui nécessite réellement une décision, plutôt que de revérifier chaque ligne sans particularité au passage.

4. Comparer les feuilles de temps aux postes planifiés, et non à des feuilles vierges

Une feuille de temps établie à partir d'un formulaire vierge favorise les écarts ; des variations apparaissent même lorsque les heures réellement effectuées sont proches de celles qui étaient prévues. C'est là que le fait que la planification et les feuilles de temps de Microkeeper se trouvent sur la même plateforme prend toute son importance. Comme une feuille de temps est générée à partir du poste planifié plutôt que créée de zéro, sa vérification consiste à la confirmer ou à examiner une variation signalée, plutôt qu'à revérifier chaque champ en l'absence de toute référence. Il est également plus facile de commettre discrètement des erreurs lorsque cette habitude n'est pas adoptée : les petites divergences répétées sont bien plus difficiles à repérer sur une feuille vierge qu'à partir d'une base de référence connue.

5. Faites passer les feuilles de temps directement dans la paie, sans ressaisie des totaux

Dans de nombreuses entreprises, la plus grande perte de temps provient de l'étape manuelle entre « feuille de temps approuvée » et « traitement de la paie » : une personne doit exporter les totaux, les reformater, puis les saisir dans un système de paie distinct. Comme les feuilles de temps et la paie se trouvent sur la même plateforme Microkeeper, cette étape disparaît. Les heures approuvées sont directement intégrées à un traitement de paie. Il n'y a ni exportation, ni reformatage, ni nouvelle saisie ; les données approuvées sont celles qui sont payées.

Conseils pratiques pour mettre ces habitudes en place

1. Commencez par la planification des horaires, pas par les feuilles de temps. Une feuille de temps n'est fiable qu'en fonction de ce à quoi elle est comparée. Si la planification des horaires et les feuilles de temps sont gérées dans des systèmes différents, corriger uniquement le processus des feuilles de temps ne supprimera pas l'étape de rapprochement : elle sera simplement déplacée. Le fait que la planification des horaires et les feuilles de temps de Microkeeper partagent un même ensemble de données rend possibles les quatre autres habitudes.
2. Définissez dès le départ le circuit d'approbation, par rôle ou par site. Moins un responsable doit prendre de décisions concernant la personne qui approuve chaque élément, moins la file d'attente des approbations dépend du fait qu'une seule personne pense à la relancer.
3. Déterminez ce qui constitue une exception avant d'en rencontrer une. Il est utile de définir clairement, lors de la configuration, les seuils d'heures supplémentaires, les oublis de pointage de sortie et les écarts entre les horaires planifiés et les heures travaillées. Le signalement des exceptions détecte ainsi ce qui compte réellement pour votre entreprise, plutôt que tout ou rien.
4. Vérifiez le transfert vers la paie, et pas uniquement la feuille de temps elle-même. Le temps économisé grâce à une feuille de temps exacte est à nouveau perdu si une personne doit encore transférer manuellement les totaux dans un traitement de paie distinct.

Questions fréquemment posées

Comment l'automatisation des feuilles de temps permet-elle réellement de gagner du temps si quelqu'un doit toujours approuver les heures ?

L’approbation a toujours lieu ; l’automatisation supprime tout ce qui l’entoure : relancer les soumissions, effectuer manuellement la vérification par rapport au planning et ressaisir les totaux approuvés dans la paie. Dans Microkeeper, la prise de décision reste du ressort d’une personne ; les manipulations manuelles qui l’entourent disparaissent.

Quelle est la différence entre une feuille de temps numérique et une feuille de temps automatisée ?

Une feuille de temps numérique se contente de mettre en ligne un processus papier ; elle doit toujours être vérifiée manuellement et transférée dans la paie. Les feuilles de temps de Microkeeper sont liées à la planification des horaires et à la paie : les heures sont enregistrées par rapport à un poste planifié, les exceptions sont signalées automatiquement et les données approuvées sont directement intégrées à un traitement de paie, sans nouvelle saisie.

Les exceptions doivent-elles être examinées manuellement ?

Oui. Microkeeper fait ressortir les exceptions au lieu de prendre une décision à leur sujet. Un oubli de pointage de sortie ou des heures supplémentaires non planifiées nécessitent toujours une décision humaine. Le rôle de la plateforme est de faire en sorte que ce soit la seule tâche nécessitant une attention particulière, plutôt que chaque ligne de chaque feuille de temps.

Cela fonctionne-t-il pour les entreprises qui n'ont pas de planning fixe ?

La solution est particulièrement puissante lorsque les feuilles de temps sont comparées à un planning, mais le signalement des exceptions et les flux de travail d’approbation automatisés de Microkeeper réduisent tout de même le temps consacré à l’administration dans les entreprises aux horaires plus variables. En effet, les relances d’approbation et la ressaisie des totaux dans la paie sont supprimées dans les deux cas.

Les feuilles de temps sont incluses dans l'offre Standard de Microkeeper, avec les ressources humaines, la planification des horaires et la paie, à partir de $6/user/month.