Comment Microkeeper simplifie la paie pour les entreprises de l’hôtellerie et du commerce de détail

La gestion de la paie dans l’hôtellerie et le commerce de détail est rarement une tâche administrative effectuée une fois toutes les deux semaines : il s’agit d’un rapprochement hebdomadaire des heures variables, des employés occasionnels et à temps partiel, des taux de pénalité et d’un renouvellement constant du personnel. Microkeeper, une plateforme australienne tout-en-un de gestion des effectifs couvrant les ressources humaines, la planification des horaires, les feuilles de temps et la paie, repose sur une idée centrale pour ces secteurs : faire fonctionner le planning, la feuille de temps et le traitement de la paie à partir des mêmes données, plutôt que de gérer trois processus distincts qu’il faut aligner manuellement à chaque cycle de paie.

Pourquoi la gestion de la paie est plus difficile dans l’hôtellerie et le commerce de détail

Plusieurs facteurs rendent la gestion de la paie dans ces secteurs réellement plus complexe que dans une entreprise employant des salariés à rémunération fixe :

• Une forte proportion d’employés occasionnels et à temps partiel, travaillant souvent un nombre d’heures différent chaque semaine.
• Des taux de pénalité et des majorations qui varient selon le jour, l’heure et parfois le poste spécifique effectué.
• Un renouvellement important du personnel, particulièrement dans l’hôtellerie, ce qui signifie que les arrivées et les départs sont fréquents plutôt qu’exceptionnels.
• Une rémunération directement liée à ce qui a réellement été planifié et travaillé chaque semaine, plutôt qu’à un salaire fixe qui évolue à peine d’un cycle de paie à l’autre.

Rien de tout cela n’est inhabituel dans le secteur : c’est simplement la nature du travail. Mais cela signifie que les processus de paie conçus pour les entreprises employant des salariés à salaire et horaires fixes ont tendance à échouer rapidement dans l’hôtellerie et le commerce de détail. Un processus fondé sur un tableur, ou une configuration dans laquelle la planification des horaires, les feuilles de temps et la paie sont gérées dans des outils différents, fonctionne correctement avec quelques employés aux horaires fixes, mais commence à montrer ses limites dès que les heures varient réellement d’une semaine à l’autre et que les taux de pénalité dépendent précisément du moment où un poste a été effectué. Les entreprises qui gèrent bien cette situation ne sont pas celles qui disposent de la plus grande équipe dédiée à la paie ; ce sont celles dont les systèmes n’imposent pas un rapprochement manuel entre le planning, la feuille de temps et la paie chaque semaine, ce qui correspond exactement au problème que Microkeeper est conçu pour résoudre en conservant les trois éléments sur une seule plateforme.

Le travail à accomplir et la manière dont Microkeeper gère chaque étape

Si l’on met le logiciel de côté, le travail à accomplir est partout le même : les heures travaillées doivent être transformées en un traitement de la paie exact et conforme, à temps, à chaque fois. Dans l’hôtellerie et le commerce de détail en particulier, ce travail se divise en quelques étapes récurrentes, et Microkeeper est conçu pour supprimer les transmissions manuelles entre chacune d’elles.

1. Établir le planning de la semaine. Les postes sont planifiés une seule fois dans Microkeeper, en tenant compte des heures d’ouverture, des disponibilités des employés occasionnels et de la demande, et ce même planning devient la base de tout ce qui suit.
2. Enregistrer les heures réellement travaillées. Les feuilles de temps sont établies à partir du poste planifié plutôt que créées de zéro. Ainsi, lorsque les heures varient, qu’une personne termine plus tôt ou prend un poste supplémentaire, cette variation est visible au lieu de devoir être vérifiée manuellement par rapport à un planning distinct.
3. Appliquer les bonnes conditions de rémunération. Microkeeper n’est pas fourni avec une bibliothèque préconfigurée d’interprétation des conventions collectives. À la place, les conditions de rémunération, notamment les taux de pénalité, les majorations et les indemnités, sont configurées pour correspondre à votre convention collective ou à votre accord d’entreprise spécifique lors de la mise en place. Pour les entreprises dont les conditions de rémunération sont bien définies, cela signifie que le bon taux s’applique automatiquement aux postes correspondants une fois la configuration effectuée, plutôt que d’être calculé manuellement pour chaque poste.
4. Faire approuver les heures sans devoir relancer les personnes. Comme la planification des horaires, les feuilles de temps et la paie sont réunies sur une même plateforme, les demandes d’approbation sont automatiquement transmises à la bonne personne, ce qui est particulièrement important pour plusieurs établissements ou magasins lorsqu’un responsable doit approuver les heures d’employés qu’il ne voit pas au quotidien.
5. Exécuter la paie à partir des heures approuvées et correctement calculées. Comme les feuilles de temps et la paie font partie de la même plateforme Microkeeper, aucun rapprochement distinct n’est nécessaire après coup : ce sont les heures approuvées qui sont payées.
6. Intégrer rapidement les nouveaux employés et traiter les départs. Un nouvel employé est enregistré une seule fois dans Microkeeper, puis immédiatement disponible pour la planification des horaires, les feuilles de temps et la paie, sans configuration distincte dans un second système, ce qui est important compte tenu de la fréquence de ces opérations dans ces secteurs.

Pour les entreprises qui n’utilisent pas une plateforme de ce type, les difficultés apparaissent presque toujours dans les intervalles entre ces étapes, et non dans une étape particulière. Un planning créé dans un système, des feuilles de temps suivies dans un tableur et une paie exécutée dans un troisième outil signifient que chaque transmission nécessite un rapprochement manuel et constitue une occasion de payer un montant incorrect. L’approche de Microkeeper consiste à supprimer ces transmissions plutôt qu’à accélérer chaque étape individuelle, car même un tableur plus rapide reste un tableur que quelqu’un doit rapprocher de deux autres systèmes.

La retraite complémentaire gérée automatiquement

Payday Super est traité automatiquement par l'intermédiaire de Beam dans le cadre du processus standard de traitement de la paie de Microkeeper, ce qui est particulièrement important dans les secteurs comptant un grand nombre d'employés occasionnels et à temps partiel, où les obligations de retraite complémentaire peuvent sinon devenir une tâche manuelle facile à oublier.

Conseils pratiques pour gérer la paie dans l'hôtellerie-restauration et le commerce de détail avec Microkeeper

7. Configurez correctement les conditions de rémunération une seule fois, plutôt que de les ajuster service après service. Le temps consacré à configurer correctement les majorations et les indemnités dans Microkeeper est rentabilisé chaque semaine par la suite.
8. Rapprochez le planning des feuilles de temps avant le traitement de la paie, et non après. Il est beaucoup plus facile de corriger une incohérence avant l'exécution de la paie que de rectifier un paiement a posteriori.
9. Standardisez votre processus d'intégration des nouveaux employés. Avec un taux de rotation élevé, un processus d'intégration incohérent est l'endroit où les erreurs et les retards s'accumulent le plus rapidement, même lorsque la planification, les feuilles de temps et la paie sont réunies dans un seul système.
10. Revoyez les conditions de rémunération dans Microkeeper chaque fois que les taux prévus par la convention collective ou les accords d'entreprise changent. Une configuration correcte l'année dernière ne le restera pas automatiquement.
11. Utilisez des circuits d'approbation plutôt que des relances manuelles, en particulier dans plusieurs établissements ou magasins, lorsqu'un responsable peut approuver les heures d'employés qu'il ne voit pas au quotidien.

Questions fréquemment posées

Microkeeper applique-t-il automatiquement les taux prévus par la convention collective dans l'hôtellerie-restauration et le commerce de détail ?

Les conditions de rémunération, notamment les majorations, les compléments de rémunération et les indemnités, sont configurées pour correspondre à votre convention collective ou à votre accord d’entreprise spécifique, plutôt que d’être appliquées à partir d’une bibliothèque de conventions préconfigurées. Une fois la configuration effectuée, le taux correct est appliqué automatiquement aux services correspondants.

À quelle vitesse un nouvel employé occasionnel peut-il être ajouté et planifié ?

Un nouvel employé est configuré une seule fois dans Microkeeper, puis devient immédiatement disponible pour la planification, les feuilles de temps et la paie, sans qu’une configuration distincte soit nécessaire dans chaque domaine.

Le planning doit-il correspondre exactement aux feuilles de temps pour que la paie fonctionne ?

Non. Les feuilles de temps sont établies à partir du service planifié, mais les écarts, les départs anticipés, les heures supplémentaires et les arrivées tardives sont enregistrés et visibles, sans qu’une correspondance exacte soit nécessaire.

Payday Super est-il traité automatiquement ?

Oui. Payday Super est traité automatiquement par l’intermédiaire de Beam dans le cadre du processus standard de traitement de la paie de Microkeeper.

Cette solution convient-elle à un café indépendant ou à un petit magasin de détail, ou uniquement aux entreprises plus importantes présentes sur plusieurs sites ?

Le même processus de base s’applique quelle que soit la taille de l’entreprise dans Microkeeper. Un site unique bénéficie de la même connexion entre le planning et la paie qu’une chaîne de magasins présente sur plusieurs sites, même si le temps économisé augmente avec le nombre d’employés et la complexité de la planification.

Questions fréquemment posées

Microkeeper applique-t-il automatiquement les taux prévus par la convention collective dans l'hôtellerie-restauration et le commerce de détail ?

Les conditions de rémunération, notamment les majorations, les compléments de rémunération et les indemnités, sont configurées pour correspondre à votre convention collective ou à votre accord d'entreprise spécifique, plutôt que d'être appliquées à partir d'une bibliothèque de conventions préconfigurées. Une fois la configuration effectuée, le taux correct est appliqué automatiquement aux services correspondants.

À quelle vitesse un nouvel employé occasionnel peut-il être ajouté et planifié ?

Un nouvel employé est configuré une seule fois dans Microkeeper, puis devient immédiatement disponible pour la planification, les feuilles de temps et la paie, sans qu'une configuration distincte soit nécessaire dans chaque domaine.

La planification des horaires doit-elle correspondre exactement aux feuilles de temps pour que la paie fonctionne ?

Non. Les feuilles de temps sont établies à partir du quart planifié, mais les écarts, les fins de poste anticipées, les heures supplémentaires et les prises de poste tardives sont enregistrés et visibles, sans avoir besoin de correspondre exactement.

Payday Super est-il géré automatiquement ?

Oui. Payday Super est traité automatiquement via Beam dans le cadre du processus standard de traitement de la paie dans Microkeeper.

Cette solution convient-elle à un seul café ou à un petit magasin de détail, ou uniquement aux entreprises multisites de plus grande taille ?

Le même processus sous-jacent s'applique à toutes les tailles d'entreprise dans Microkeeper. Un seul site bénéficie de la même connexion entre la planification des horaires et la paie qu'une chaîne de magasins multisites, même si le temps gagné augmente avec le nombre de salariés et la complexité de la planification des horaires.

Le forfait Standard de Microkeeper, qui couvre les RH, la planification des horaires, les feuilles de temps et la paie, commence à $6/user/month.