Comment garder les dossiers des employés organisés et accessibles dans QuickBooks Workforce

Les dossiers des employés ne devraient pas nécessiter de fouiller dans des fils de courriels, des dossiers partagés ou des classeurs simplement pour trouver un document ou mettre à jour les informations d'une personne. 

QuickBooks Workforce permet de tout regrouper en conservant les dossiers de chaque employé au même endroit, tout en offrant aux employés un accès libre-service sécurisé. 

Dans ce guide, nous vous montrerons comment organiser les dossiers des employés dans QuickBooks Workforce afin qu'ils soient plus faciles à gérer dès aujourd'hui et à retrouver lorsque vous en avez le plus besoin.

Pourquoi utiliser QuickBooks Workforce pour organiser les dossiers des employés

QuickBooks Workforce permet d'organiser les dossiers des employés en regroupant toutes les informations au même endroit, plutôt qu'en les répartissant entre des courriels, des dossiers papier et plusieurs systèmes.

Chaque employé dispose d'un profil unique où les renseignements personnels, les informations de paie et les documents liés à l'emploi peuvent être gérés ensemble, tandis que le libre-service des employés réduit les demandes courantes de talons de paie, de formulaires W-2 et d'autres informations de paie. 

Comme les dossiers sont liés à la paie et que l'accès est contrôlé par les administrateurs, il est plus facile de conserver des informations exactes, sécurisées et facilement accessibles tout au long du cycle de vie de l'employé.

Comment organiser les dossiers des employés dans QuickBooks Workforce

Suivez ces étapes pour organiser les dossiers des employés dans des profils QuickBooks Workforce complets et faciles à gérer.

Étape 1. Faites l'inventaire de vos dossiers

Notez où se trouvent actuellement les informations sur les employés, notamment dans les tiroirs, les boîtes de réception et les feuilles de calcul, puis déterminez ce qui manque au profil de chaque employé. 

Cette cartographie devient votre liste de vérification pour la migration lorsque vous transférez les dossiers dans QuickBooks Workforce.

Étape 2. Complétez chaque profil d'employé

Accédez à Paie, puis à Employés, et renseignez les informations personnelles, professionnelles et de paie de chaque employé. Le profil ne constitue une source unique et fiable que lorsqu'il est complet.

Étape 3. Joignez les documents

Ajoutez à chaque profil d'employé les lettres d'offre signées, les accusés de réception des politiques et les autres documents liés à l'emploi. 

Avec les forfaits Premium et Elite, utilisez le processus de gestion des documents numériques pour demander des signatures électroniques et conserver les documents remplis avec le dossier de l'employé.

Étape 4. Invitez tout le monde à utiliser QuickBooks Workforce

Envoyez des invitations QuickBooks Workforce aux employés qui ne sont pas encore connectés et demandez-leur de choisir leur préférence concernant le formulaire W-2 sans papier lors de la configuration. Chaque employé qui utilise le libre-service est une personne de moins qui dépend de vous pour obtenir les documents de paie courants.

Étape 5. Configurez soigneusement les accès

Examinez l'accès de chaque employé à QuickBooks Workforce afin qu'il ne puisse voir que les informations auxquelles il est censé avoir accès. 

Lorsqu'une personne quitte l'entreprise, désactivez son accès à QuickBooks Workforce tout en conservant son dossier d'emploi intact afin de respecter vos exigences en matière de conservation des dossiers.

Étape 6. Acheminez les mises à jour à la source

Encouragez les employés à mettre à jour, dans la mesure du possible, leurs informations personnelles admissibles par l'intermédiaire de QuickBooks Workforce, notamment en cas de changement d'adresse ou d'autres renseignements personnels. 

Les informations mises à jour à la source ont plus de chances de rester exactes que celles transmises par courriel ou au moyen de demandes manuelles.

Étape 7. Effectuez une vérification trimestrielle rapide

Vérifiez les profils incomplets, les demandes de documents en attente et les employés qui n'ont pas accepté leur invitation à QuickBooks Workforce. 

Consacrer quelques minutes à l'examen des dossiers chaque trimestre simplifie grandement la fin de l'année.

Ce que vous remarquerez après avoir organisé les dossiers des employés dans QuickBooks Workforce

Vous le remarquerez lorsque, au lieu de passer du temps à chercher dans des dossiers ou à répondre aux demandes courantes des employés, vous disposerez d'un seul endroit pour tout gérer. 

Les employés peuvent accéder à leurs propres talons de paie et formulaires W-2 dans Workforce, tandis que les profils complets permettent de garder les informations de paie et les documents liés à l'emploi organisés et faciles à retrouver. 

Lorsqu’une personne rejoint l’entreprise ou la quitte, il existe un processus cohérent à suivre au lieu de devoir tout organiser à la dernière minute. 

À l’arrivée de la fin de l’année, les demandes de formulaires W-2 sont minimes, car les employés y ont déjà accès et leurs préférences sans papier ont été configurées à l’avance.

Erreurs courantes et conseils de pro

Ces simples rappels peuvent vous aider à garder les dossiers des employés organisés à mesure que votre entreprise se développe.

Ne conservez pas plusieurs versions du même dossier

Une fois les dossiers des employés transférés dans QuickBooks Workforce, cessez de mettre à jour les mêmes informations dans des feuilles de calcul, des courriels ou des dossiers papier. Le fait de conserver un profil d’employé complet permet de s’assurer que tout le monde travaille à partir des mêmes informations.

Envoyez rapidement les invitations à QuickBooks Workforce

Les employés doivent activer leur compte QuickBooks Workforce avant de pouvoir utiliser les fonctionnalités en libre-service. Plus tôt ils acceptent leur invitation, plus tôt ils peuvent accéder à leurs bulletins de paie et à leurs formulaires W-2 sans contacter le service de paie.

Désactivez l’accès à QuickBooks Workforce lors du départ

Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, désactivez son accès à QuickBooks Workforce tout en conservant son dossier d’emploi dans QuickBooks. Cela protège les informations de l’employé sans avoir d’incidence sur la conservation de vos dossiers.

Assurez la cohérence des dossiers des nouveaux employés

Utilisez le même processus d’intégration pour chaque nouvelle embauche afin que chaque profil d’employé contienne dès le départ des informations complètes et cohérentes.

Examinez régulièrement les dossiers des employés

Examinez régulièrement les profils des employés afin de repérer les informations manquantes, les documents incomplets ou la configuration de Workforce en attente avant que ces problèmes ne surviennent lors de la paie ou des déclarations de fin d’année.

Conclusion

Si vous souhaitez découvrir davantage QuickBooks Workforce, consultez QuickBooks Workforce pour voir vous-même la plateforme en action.

J’espère que ce guide vous aidera à mettre en place une méthode plus organisée et plus fiable de gestion des dossiers des employés avec QuickBooks Workforce. À mesure que votre équipe s’agrandit, le fait de tout conserver au même endroit peut grandement simplifier la gestion de la paie, de l’intégration et des tâches de fin d’année.

FAQ

Que peuvent voir et faire les employés eux-mêmes ?

Les employés peuvent accéder à leurs bulletins de paie, à leurs formulaires W-2, à leurs revenus, à leurs soldes de congés et aux autres fonctionnalités en libre-service disponibles. Ils peuvent également mettre à jour les informations personnelles admissibles et accomplir les tâches qui leur sont attribuées.

Qui contrôle ce qui est visible ?

Les administrateurs contrôlent l’accès de chaque employé à QuickBooks Workforce, tandis que les fonctionnalités disponibles dépendent de votre forfait et de votre configuration.

Que doit contenir un profil d’employé ?

Chaque profil regroupe au même endroit les informations personnelles et professionnelles, les détails de paie, les documents relatifs à l’emploi et les paramètres d’accès à QuickBooks Workforce.

En quoi cela aide-t-il lors de la clôture de l’année et d’un audit ?

Le fait de regrouper les dossiers des employés et les informations de paie facilite leur consultation lors des déclarations de fin d’année et des demandes de dossiers.

Que deviennent les dossiers lorsqu’une personne quitte l’entreprise ?

Désactivez l’accès de l’employé à QuickBooks Workforce lorsqu’il quitte l’entreprise, tout en conservant son dossier d’emploi dans QuickBooks afin de respecter vos exigences de conservation.