Comment intégrer un nouveau salarié dans QuickBooks Workforce : de la lettre d’offre au premier salaire

L'offre a été acceptée et votre nouvelle recrue est prête à commencer. Viennent maintenant les documents administratifs, les formulaires fiscaux, les coordonnées de dépôt direct et tout le reste à remplir avant le premier salaire. 

Nous avons préparé ce guide pour vous accompagner dans l'intégration d'une nouvelle recrue dans QuickBooks Workforce, afin que vous puissiez effectuer chaque étape en toute confiance et préparer votre employé pour la paie.

Pourquoi utiliser QuickBooks Workforce pour l'intégration des employés ?

L'intégration ne s'arrête pas une fois la lettre d'offre signée. 

Il reste encore les formulaires fiscaux à remplir, les coordonnées de dépôt direct à recueillir, les documents de l'entreprise à signer et les informations de paie à préparer avant qu'une nouvelle recrue soit prête à recevoir son premier salaire. 

QuickBooks Workforce regroupe ces tâches au même endroit, ce qui facilite la réalisation des actions nécessaires par les employés tout en vous donnant une meilleure visibilité sur ce qui reste à faire.

À mesure que les employés terminent leurs tâches d'intégration, leurs informations sont transférées dans QuickBooks Workforce au lieu d'être saisies manuellement ultérieurement. Le résultat est un processus d'intégration mieux organisé et un parcours plus fluide jusqu'à la première paie de l'employé.

Points à garder à l'esprit avant d'intégrer une nouvelle recrue dans QuickBooks Workforce

Avant de commencer, prenez quelques minutes pour vous assurer que tout est prêt. Le fait de disposer de ces éléments essentiels facilite le processus d'intégration.

Vérifier la configuration de votre QuickBooks Workforce

Assurez-vous que votre forfait QuickBooks Workforce comprend les fonctionnalités d'intégration que vous prévoyez d'utiliser. Certains outils avancés, comme les formulaires I-9 automatisés et les signatures électroniques, ne sont disponibles qu'avec certains forfaits.

Rassembler les informations et les documents de l'employé

Avant de commencer le processus d'intégration, préparez l'adresse e-mail personnelle de l'employé, sa date de début, son type de rémunération, son taux de rémunération et tous les documents requis par l'entreprise. Tout préparer à l'avance vous aide à suivre le processus sans devoir vous arrêter pour rechercher des informations manquantes.

Vérifier la configuration de votre paie et de vos avantages sociaux

Si l'employé doit être inclus dans la paie ou bénéficier d'avantages sociaux, confirmez que ces paramètres sont déjà configurés avant d'envoyer l'invitation d'intégration. Cela permet de s'assurer qu'il sera prêt pour sa première paie.

Comment intégrer une nouvelle recrue dans QuickBooks Workforce

Suivez ces étapes pour intégrer un nouvel employé dans QuickBooks Workforce, remplir les documents requis et le préparer pour la paie.

Commencer avant le premier jour

Dès que l'offre est acceptée, accédez à Paie, puis à Employés, sélectionnez Ajouter un employé et saisissez le nom et l'adresse e-mail de la nouvelle recrue. 

Choisissez « Continuer l'intégration » pour lancer le processus d'intégration guidé.

Renseigner les informations du côté employeur

Renseignez les informations personnelles et professionnelles de l'employé, puis saisissez les détails de paie, notamment le type de rémunération, les heures de travail par défaut et tout type de rémunération supplémentaire.

Joindre des documents et attribuer des processus

Ajoutez les documents que la nouvelle recrue doit consulter et signer électroniquement, notamment la lettre d'offre, le manuel de l'employé et les politiques de l'entreprise. Ajoutez les processus de ressources humaines pris en charge par votre forfait. Si nécessaire, lancez une vérification des antécédents avec Checkr depuis le profil de l'employé.

Définir la catégorie d'avantages sociaux et l'accès à Workforce

Consultez un aperçu des avantages sociaux admissibles si vous en proposez, confirmez l'accès de l'employé à Workforce, puis sélectionnez Terminer l'intégration pour envoyer l'invitation au portail.

Laisser l'employé terminer son intégration

Après avoir reçu l'invitation, la nouvelle recrue crée son compte Workforce et signe la lettre d'offre. 

Elle remplit ensuite ses formulaires W-4 et I-9 en ligne, saisit ses coordonnées de dépôt direct, signe électroniquement les documents qui lui sont attribués et s'inscrit aux avantages sociaux avant son premier jour.

Suivre l’avancement

Suivez l’état des tâches d’invitation et d’intégration depuis la liste des Employés, puis relancez les personnes concernant les éléments en attente. À ce stade, la dernière étape manuelle consiste à superviser le processus plutôt qu’à saisir des données.

Vérifier que la paie est prête avant le premier cycle de paie

Vérifiez que le calendrier de paie, les informations fiscales et le mode de paiement de l’employé sont complets dans son profil. Comme les informations de l’employé sont directement transmises à la paie, il s’agit d’une dernière vérification et non d’une nouvelle saisie.

Inclure l’employé dans le prochain cycle de paie

Une fois les tâches d’intégration terminées, le nouvel employé apparaît dans votre liste d’employés et peut être inclus dans la paie.

À quoi ressemble une intégration réussie

Si l’intégration s’est déroulée sans problème, vous le remarquerez. 

Au lieu de chercher des formulaires, de relancer les employés pour obtenir des informations manquantes ou de saisir les mêmes données dans la paie, il vous suffira de vérifier le profil de l’employé afin de vous assurer que tout est complet avant le premier cycle de paie. 

L’employé est prêt à être inclus dans la paie et son premier salaire arrive sans mauvaise surprise de dernière minute. Ensuite, il peut se connecter à QuickBooks Workforce à tout moment pour accéder à ses bulletins de salaire et à ses formulaires W-2, sans avoir à vous les demander.

Erreurs courantes et conseils de pro

Quelques bonnes pratiques simples peuvent vous aider à éviter les problèmes d’intégration courants et à tirer le meilleur parti de QuickBooks Workforce.

N’attendez pas la semaine de paie

Attendre la semaine de paie pour vérifier l’intégration peut vous obliger à rechercher des formulaires fiscaux, des informations de dépôt direct ou des documents signés manquants. 

Vérifiez le statut d’intégration de chaque employé avant de traiter la paie afin d’avoir le temps de résoudre les éventuels problèmes.

Créez un dossier d’intégration standard

Créez un dossier d’intégration standard comprenant votre lettre d’offre, les politiques de l’entreprise, le manuel de l’employé et tout autre document requis. 

Utiliser le même processus pour chaque nouvel employé contribue à uniformiser l’intégration et réduit le risque d’oublier des documents.

Vérifiez votre forfait Workforce avant de concevoir votre processus

Certaines fonctionnalités d’intégration, comme les formulaires I-9 automatisés, les signatures électroniques et d’autres fonctionnalités RH avancées, ne sont disponibles qu’avec certains forfaits QuickBooks Workforce. 

Vérifiez ce qui est inclus dans votre abonnement avant de concevoir votre processus d’intégration.

Utilisez Workforce comme un portail libre-service pour les employés

QuickBooks Workforce ne sert pas uniquement à l’intégration. 

Les employés peuvent continuer à l’utiliser pour accéder à leurs bulletins de salaire, à leurs formulaires W-2 et à d’autres documents de paie, ce qui réduit les demandes courantes liées à la paie et centralise toutes les informations.

Faites de la vérification de la paie votre dernier contrôle

Avant de traiter la première paie, vérifiez le profil de l’employé afin de confirmer que ses formulaires fiscaux, ses informations de paiement et les documents requis sont complets. 

Votre dernière vérification doit consister à contrôler les informations, et non à les recueillir.

Conclusion

J’espère que ce guide vous aidera à intégrer votre prochain employé avec plus d’assurance et moins de paperasse. 

Vous pouvez également découvrir la plateforme QuickBooks Workforce dans son ensemble pour en savoir plus sur les outils disponibles pour la paie, la comptabilité et la gestion de votre entreprise.

FAQ

Que fait lui-même le nouvel employé ?

Après avoir accepté l’invitation, l’employé crée son compte QuickBooks Workforce, remplit ses formulaires fiscaux et ses informations de dépôt direct, signe les documents qui lui sont attribués et s’inscrit aux avantages sociaux s’ils sont disponibles.

Comment fonctionnent les vérifications des antécédents ?

Comment fonctionnent les vérifications des antécédents ?

Le nouvel employé peut-il s'inscrire aux avantages sociaux pendant l'intégration ?

Oui, si les avantages sociaux font partie de votre configuration QuickBooks Workforce. Les employés admissibles peuvent consulter et terminer leur inscription pendant l’intégration.

Que faire si j'ai simplement besoin d'ajouter rapidement un employé ?

Vous pouvez utiliser l’Ajout rapide pour créer le profil de l’employé et saisir d’abord les informations de paie. Les tâches d’intégration restantes peuvent être effectuées ultérieurement.

Quel est le lien entre l'intégration et le premier salaire ?

Les formulaires fiscaux de l’employé, ses coordonnées de dépôt direct et les autres informations d’intégration sont transférés dans son profil de paie. Une fois que tout est terminé, il est prêt à être inclus dans le prochain cycle de paie.