5 processus d’automatisation que chaque agence de recrutement doit mettre en place avant sa première embauche

La plupart des agences de recrutement perdent des placements déjà gagnés

Pas au profit de concurrents. Pas parce que le client a changé d’avis. Parce qu’un contractuel a terminé sa mission et que personne n’a relancé à temps. Parce qu’un candidat est resté à l’étape de l’offre pendant dix jours alors que le client attendait une décision, mais personne n’a pensé à faire une relance. Parce qu’un nouveau mandat a eu droit à un excellent appel de lancement… puis plus rien.

Les placements qui passent entre les mailles du filet ne sont pas, la plupart du temps, le résultat d’un mauvais recrutement. C’est l’absence de système pour capter les moments où la mémoire humaine flanche.

L’automatisation dans le recrutement est souvent évoquée dans le contexte du sourcing par IA ou du rapprochement de candidats. Mais les processus qui protègent le chiffre d'affaires sont plus simples que cela. Il s’agit de déclencheurs, de tâches et de rappels au bon moment pour que la bonne personne soit contactée au bon moment, sans que quelqu’un ait à s’en souvenir. Le moteur d’automatisation de Tracker gère tout cela nativement, sans qu’il faille un outil séparé, de sorte que la plateforme travaille, que les consultants soient surchargés ou non.

Voici cinq workflows que chaque agence devrait mettre en place. Pour chacun, un prompt IA à copier-coller est proposé afin de construire vos messages et séquences sans partir de zéro. Remplacez chaque terme entre [crochets] par les détails propres à votre agence avant de soumettre.

1. Réactivation à la date de fin de mission du contractuel

L’économie ici est limpide. Redéployer un prestataire déjà placé coûte bien moins cher que d’en sourcer un nouveau. Les vérifications de conformité sont faites. Vous connaissez son mode de travail. La relation client est déjà installée. Si le contractuel est disponible et que vous le contactez en premier, le placement vous revient presque à coup sûr.

Le problème, c’est le timing. Les dates de fin des contrats passent inaperçues. Un consultant qui gère cinq missions actives n’a généralement pas de système pour vérifier les calendriers tous les matins. Au moment où il pense à appeler, le contractuel a déjà accepté autre chose.

Un workflow de réactivation basé sur la date de fin règle ce problème en supprimant le besoin de s’en souvenir. Dans Tracker, vous pouvez configurer une règle d’automatisation qui se déclenche quand la date de fin du placement arrive dans la fenêtre choisie, généralement 2 à 4 semaines avant l’échéance. Ensuite, Tracker assigne une tâche au recruteur pour faire la relance, ou bien envoie automatiquement un e-mail au contractuel pour vérifier sa disponibilité. Taggez le contractuel ou passez son statut à « bientôt disponible » pour qu’il ressorte dans les prochaines recherches avant qu’il ne retourne sur le marché.

Essayez ce prompt

Copiez le prompt ci-dessous dans Claude ou tout autre assistant IA. Remplacez tout ce qui est entre [crochets] par les détails de votre agence avant de soumettre.

Champs à compléter :

• [NOM DE VOTRE AGENCE]

• [SECTEUR OU VERTICAL] — par ex. IT, santé, industrie légère, juridique

• [FENÊTRE DE RÉACTIVATION] — par ex. 3 semaines, 30 jours

• [TYPE DE CONTRAT] — par ex. temporaire, intérim, CDD

• [TON] — par ex. chaleureux et conversationnel, professionnel, décontracté

• [DURÉE MOYENNE DE PLACEMENT] (optionnel) — par ex. 3 mois, 6 mois

— début du prompt —

Vous rédigez un e-mail de réactivation à un contractuel au nom de [NOM DE VOTRE AGENCE], une agence de recrutement spécialisée dans les placements en [SECTEUR OU VERTICAL].

Rédigez un court e-mail chaleureux à un contractuel dont la mission se termine dans [FENÊTRE DE RÉACTIVATION]. Cet e-mail doit :

• Demander comment s’est déroulée la mission

• Ouvrir la discussion sur ce qu’il/elle cherche ensuite

• Ne doit pas sembler automatisé ou commercial

• Être rédigé sur un ton [TON]

• Ne pas dépasser 150 mots

Le contractuel est en [TYPE DE CONTRAT]. [OPTIONNEL : Sa durée moyenne de mission avec nous est de [DURÉE MOYENNE DE PLACEMENT].]

Ne mentionnez pas d’offres de poste précises ni ne forcez un engagement immédiat. L’objectif est de relancer la relation avant qu’il/elle ne cherche ailleurs.

— fin du prompt —

2. Relance sur les candidatures en attente

Chaque recruteur a sa version de ceci : un candidat soumis à un client il y a deux semaines, aucune réponse, et le consultant suppose simplement que le client est lent. Pendant ce temps, le candidat a eu deux entretiens ailleurs et étudie une offre.

Un pipeline qui semble chargé n’est pas le même qu’un pipeline qui avance. Les dossiers stagnent pour toutes sortes de raisons, et bien souvent, personne ne prend le téléphone pour comprendre pourquoi. Une alerte de pipeline en attente ne règle pas le problème de fond, mais elle permet de s’assurer qu’il ne passe pas inaperçu.

La vraie valeur ici n’est pas seulement dans la relance. C’est la visibilité. Savoir qu’un candidat est bloqué à l’étape de l’offre depuis huit jours sans évolution est une information dont un responsable d’équipe a besoin. Cela remonte dans le flux de travail avant de remonter lors d’un entretien de départ.

Dans Tracker, vous configureriez cela en définissant ce que « vieux » signifie à chaque étape du pipeline : soumis à un client depuis plus de 5 jours, retour d’entretien en retard d’une semaine. Créez des règles d’automatisation sur ces seuils et Tracker génère une tâche de relance lorsque le critère est atteint. Gardez les seuils suffisamment stricts pour être utiles sans générer de bruit constant pour les dossiers qui suivent leur cours normal.

Essayez cette consigne

Copiez la consigne ci-dessous dans Claude ou tout autre assistant IA. Remplacez tout ce qui se trouve entre [crochets] par les informations propres à votre agence avant de valider.

Champs à mettre à jour :

• [NOM DE L’AGENCE] 

• [TYPE DE POSTE] — par exemple : développeur logiciel, infirmier diplômé, chargé de la comptabilité fournisseurs 

• [ÉTAPE DU PIPELINE] — par exemple : soumis au client, en attente d’entretien, offre en cours 

• [NOMBRE DE JOURS] — par exemple : 5, 7, 10 

• [CLIENT OU CONTACT RECRUTEUR] — par exemple : le responsable recrutement, le chef des achats 

• [RAISON DU RETARD SI CONNUE] (optionnel) — par exemple : client en congé, approbation du budget en attente 

— début de la consigne —

Vous êtes consultant en recrutement chez [NOM DE L’AGENCE]. Un candidat pour un poste de [TYPE DE POSTE] se trouve à l’étape « [ÉTAPE DU PIPELINE] » depuis [NOMBRE DE JOURS] jours sans mise à jour de la part de [CLIENT OU CONTACT RECRUTEUR].

Rédigez un court message professionnel de relance à envoyer au client afin d’obtenir une mise à jour sur l’avancement. Le message doit :

• Préciser que le candidat est toujours disponible et intéressé

• Demander poliment un calendrier ou les prochaines étapes

• Être direct sans être insistant

• Ne pas dépasser 100 mots

[OPTIONNEL : Il peut y avoir un délai car [RAISON DU RETARD SI CONNUE]. Mentionnez-le brièvement si pertinent.]

Ne mettez pas le candidat en copie. Ce message s’adresse uniquement au client.

— fin de la consigne —

3. Séquence de relance client pour une nouvelle commande de poste

Les clients ne disent que rarement quand ils sont frustrés. Ils cessent simplement d’envoyer des postes.

Une nouvelle commande de poste démarre avec un bon brief téléphonique, le consultant part sourcer, puis le client n’a plus aucune nouvelle pendant dix jours. Il ne sait pas si son poste est en cours de traitement. Il n’est pas sûr d’oser appeler pour demander des nouvelles. Quand le consultant revient enfin avec une présélection, la confiance du client dans le process est déjà ébranlée.

La solution est simple et la plupart des agences la connaissent : communiquer de manière proactive tout au long de la recherche, pas seulement au début et à la fin. Si cela n’est pas fait systématiquement, c’est parce que cela dépend de chaque consultant, qui doit s’en souvenir sur chaque poste qu’il gère en même temps.

Dans Tracker, vous ancreriez cette séquence à la date de création de la commande de poste. Dès qu’une nouvelle commande est créée, Tracker envoie une confirmation le jour même au client, une mise à jour au bout de 5 à 7 jours, puis une relance au bout de 10 à 14 jours pour discuter des prochaines étapes ou prolonger le délai. Le consultant crée la commande de poste et la séquence se déroule. Rien de compliqué, juste ce qu’il faut pour que le client se sente accompagné.

Essayez cette consigne

Copiez la consigne ci-dessous dans Claude ou tout autre assistant IA. Remplacez tout ce qui se trouve entre [crochets] par les informations propres à votre agence avant de valider.

Champs à mettre à jour :

• [NOM DE L’AGENCE] 

• [TITRE DU POSTE] — par ex. Ingénieur Réseau Senior, Administrateur Paie

• [NOM DE L’ENTREPRISE CLIENTE] — par ex. Meridian Financial, Ville d’Austin

• [NOM DU CONTACT RECRUTEUR] — par ex. James, Sarah

• [FENÊTRE DE RECHERCHE EN JOURS] — par ex. 14 jours, 21 jours

• [TON] — par ex. formel et professionnel, amical et direct

• [NIVEAU D’URGENCE CONNU] (optionnel) — par ex. remplacement urgent, recrutement standard pipeline

— début du prompt — 

Vous rédigez une séquence de suivi client en 3 parties pour [NOM DE L’AGENCE] suite à l’ouverture d’une nouvelle demande de poste. 

Détails : 

• Poste : [TITRE DU POSTE]

• Client : [NOM DE L’ENTREPRISE CLIENTE]

• Contact recruteur : [NOM DU CONTACT RECRUTEUR]

• Fenêtre de recherche : [FENÊTRE DE RECHERCHE EN JOURS]

• Ton : [TON] [OPTIONNEL : - Urgence : [NIVEAU D’URGENCE CONNU] — par ex. remplacement urgent, recrutement standard pipeline]

Rédigez trois messages brefs : 

1. Jour 1 — confirmez la réception du brief et annoncez les prochaines étapes

2. Jour 5-7 — partagez l’avancement sans trop promettre, rassurez le client

3. Jour 10-14 — demandez s’il y a des changements au brief, confirmez le calendrier, proposez un appel si aucune décision n'a été prise

Chaque message doit faire moins de 120 mots. N’utilisez pas de formules de politesse inutiles comme « J’espère que vous allez bien ». Allez droit au but. 

— fin du prompt — 

4. Complétude des fiches candidats 

Une base de données n’est utile que si elle est exploitable. Et une fiche avec la moitié des champs vides ne remontera pas quand vous en aurez besoin. 

Il s’agit autant d’un problème de volume que de qualité. Les consultants ajoutent rapidement des candidats, souvent en pleine conversation, puis reviennent compléter les détails plus tard. Parfois, ce « plus tard » n’arrive jamais. Les mots-clés de compétences sont oubliés. Les dates de disponibilité ne sont jamais saisies. Les justificatifs du droit au travail restent coincés dans un échange d’emails au lieu d’être attachés à la fiche. Puis, trois mois plus tard, quelqu’un recherche des candidats disponibles avec un ensemble de compétences précis et la moitié de la base devient invisible. 

Un workflow de vérification de complétude ne prévient pas le problème à l’ajout. Il permet de le détecter sous 48 heures et crée une tâche à corriger avant que cela ne s’aggrave. 

Dans Tracker, vous définissez votre fiche minimum viable (les champs obligatoires pour qu’un candidat ressorte dans les recherches pertinentes) et créez une règle qui se déclenche quand ces champs sont encore vides 48 heures après la création de la fiche. Tracker assigne alors une tâche de complétion à la personne ayant créé la fiche, pour qu’aucune fiche ne soit laissée incomplète sans responsable. 

Essayez ce prompt 

Copiez le prompt ci-dessous dans Claude ou tout autre assistant IA. Remplacez tout ce qui est entre [crochets] par les informations de votre agence avant de valider. 

Champs à compléter :

• [NOM DE L’AGENCE]

• [RÔLE DU DESTINATAIRE] — par ex. consultant en recrutement, resource, team lead

• [NOM DE LA PLATEFORME] — par ex. Tracker, votre ATS

• [CHAMPS REQUIS] — par ex. statut du droit au travail, mots-clés de compétences, date de disponibilité, prétention salariale

• [TON] — par ex. direct et concret, léger et sympathique

• [CONSÉQUENCE] (optionnel) — par ex. candidats exclus des envois groupés, ne seront pas retrouvés en recherche

— début du prompt — 

Vous rédigez un message interne pour [NOM DE L’AGENCE] destiné à rappeler aux [RÔLE DU DESTINATAIRE] de compléter les fiches candidats dans [NOM DE LA PLATEFORME]. 

Les champs qui doivent être remplis pour qu’une fiche soit considérée comme complète sont : [CHAMPS REQUIS]. 

Rédigez un bref message interne (message Slack ou email, à votre convenance) qui : 

• Explique pourquoi des dossiers complets sont importants

• Liste clairement les champs obligatoires

• Donne une action simple à réaliser

• Adopte un ton [TONALITÉ] — il s'agit d'un message interne, pas d'un document de politique

[OPTIONNEL : Mentionner que des dossiers incomplets entraînent [CONSÉQUENCE] — par ex. les candidats ne ressortiront pas lors des recherches par mots-clés.]

Restez sous les 150 mots. Évitez les murs à puces. Faites en sorte que cela paraisse humain, pas comme un avis de conformité.

— fin du prompt —

5. Suivi d'anniversaire de placement

Au moment où un placement est effectué, la plupart des agences passent à autre chose. Le consultant enchaîne avec le prochain poste. Le candidat est désormais l’employé de quelqu’un d’autre. La relation avec le client est reprise lors de la prochaine ouverture de poste.

Ce qui est souvent oublié dans ce modèle, c’est que contacter un candidat placé après 90 jours est l’un des moments de contact les plus précieux pour votre activité. Ils savent que votre agence a délivré. Ils sont maintenant dans une entreprise qui a des besoins en recrutement. Si tout se passe bien, ils en parleront autour d’eux. Si ce n’est pas le cas, c’est le bon moment pour le découvrir avant qu'ils ne mettent à jour leur profil LinkedIn discrètement.

Un suivi après 12 mois prolonge encore cette dynamique. Un simple appel, bien programmé, a généré plus de recommandations et de renouvellements pour les agences qui le font régulièrement que la plupart des campagnes de prospection.

Dans Tracker, vous pouvez mettre cela en place avec une automatisation basée sur la date du placement. À 90 jours, Tracker affecte au consultant la tâche de contacter le candidat placé. À 12 mois, il déclenche à la fois un suivi candidat et un contact avec la personne en charge du recrutement chez le client. Ce flux de travail se déclenche que le consultant s’occupe encore du poste ou non. La relation demeure vivante dans tous les cas.

Essayez ce prompt

Copiez le prompt ci-dessous dans Claude ou tout autre assistant IA. Remplacez tout ce qui est entre [crochets] par les détails de votre agence avant de l’envoyer.

Champs à personnaliser :

• [ÉTAPE D'ANNIVERSAIRE] — ex : 90 jours, 12 mois

• [PRÉNOM DU CONSULTANT] — ex : Tom, Rachel

• [NOM DE L'AGENCE] — ex : Apex Staffing

• [PRÉNOM DU CANDIDAT] — ex : Marcus, Priya

• [POSTE POUR LEQUEL ILS ONT ÉTÉ PLACÉS] — ex : Chef de projet IT, Infirmier·ère senior

• [ENTREPRISE CLIENT] — ex : City Hospital, DataCore Solutions

• [TONALITÉ] — ex : chaleureux et personnel, professionnel mais convivial

• [ÉLÉMENT REMARQUABLE DU PLACEMENT] (optionnel) — ex : défi particulier, relocalisation, longue recherche

— début du prompt —

Vous rédigez un message de suivi [ÉTAPE D'ANNIVERSAIRE] de la part de [PRÉNOM DU CONSULTANT] chez [NOM DE L'AGENCE] à un candidat placé.

Détails :

• Nom du candidat : [PRÉNOM DU CANDIDAT]

• Poste : [POSTE POUR LEQUEL ILS ONT ÉTÉ PLACÉS]

• Employeur : [ENTREPRISE CLIENT]

• Tonalité : [TONALITÉ] [OPTIONNEL : Contexte : [ÉLÉMENT REMARQUABLE DU PLACEMENT] — ex : défi particulier, relocalisation, longue recherche]

Rédigez un message bref et authentique qui :

• Salue la date-clé sans avoir l’air d’un modèle automatique

• Demande comment se passe la prise de poste

• Laisse la porte ouverte pour échanger si besoin

• Ne propose PAS de nouveaux postes ni ne sollicite directement des recommandations

Le message doit donner l’impression de venir de quelqu’un qui se souvient réellement du placement. Moins de 120 mots.

— fin du prompt —

L'effet cumulatif 

Aucun de ces flux de travail n’est compliqué pris individuellement. Ce qui fait leur puissance, c’est de les exécuter tous les cinq ensemble. Les sous-traitants sont réactivés avant qu’ils ne deviennent inactifs. Le pipeline reste fiable. Les clients ont le sentiment d’être accompagnés tout au long de la recherche. La base de données reste interrogeable. Et les candidats placés restent connectés à votre marque bien après la finalisation du placement. 

Les agences qui mettent en place ce type d'automatisation de base surpassent systématiquement celles qui n’en ont pas. Non pas parce que leurs recruteurs travaillent davantage, mais parce que moins d’opportunités expirent discrètement avant que quelqu’un ne les remarque. 

Toute agence a déjà une version manuelle de ces cinq flux de travail. La question est de savoir si votre plateforme les exécute pour vous, ou si c’est encore sur la liste des tâches de vos consultants. Si vous êtes prêt à les enlever de la liste, Tracker est conçu pour tout exécuter, de manière native, sans modules complémentaires.