9 ajustements pour améliorer le travail en équipes pour vos employés
Gérer une main-d'œuvre basée sur les quarts de travail présente des défis particuliers en matière de santé et de bien-être des employés.
Bien que le travail posté offre de la flexibilité tant pour les entreprises que pour les employés, il est indéniable que ce mode de fonctionnement peut entraîner certains effets néfastes, tant mentaux que physiques, chez les travailleurs.
En plus des troubles du sommeil, le travail en équipe peut provoquer des troubles gastro-intestinaux, des troubles de l'humeur, des accidents et des blessures, des maladies cardiovasculaires, une vie sociale limitée, ainsi que des problèmes personnels pour vos employés sur le long terme.
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Ces problèmes aboutissent généralement à un épuisement professionnel (burnout) ou à un taux élevé de demandes de congés et d'arrêts maladie (à court terme).
Alors, comment mon organisation peut-elle continuer à fonctionner ainsi tout en prenant soin de la santé et du bien-être de ses employés ?
Nous sommes ravis que vous posiez la question !
Nous avons rassemblé quelques-unes des meilleures pratiques afin de garantir une équipe en quarts heureuse, en bonne santé et productive.
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Assurer la cohérence
Les travailleurs postés peuvent rapidement rencontrer des difficultés à s'alimenter et à dormir, et les horaires irréguliers ne font qu'aggraver leurs problèmes.
Des plannings imprévisibles peuvent également provoquer un stress relationnel chez vos employés, car ils risquent de ne pas voir leurs enfants, amis ou partenaires pendant plusieurs jours.
Par conséquent, en tant que superviseur, votre rôle est d'organiser les quarts de travail de façon à garantir à chacun des temps de repos réguliers, comme avec un planning 2-2-3 ou une variante de planning 9/80 par exemple.
De plus, évitez de modifier soudainement ou fréquemment les plannings d’astreinte. Cela permettra à vos collaborateurs de planifier des événements personnels avec leur famille et leurs amis, ainsi que de réserver des moments avec leurs proches.
Une fois les horaires et les agendas de travail fixés, il est préférable de suivre les préférences de vos employés via des enquêtes. Utilisez ces retours pour sonder leur tolérance et déterminer les moments les plus adaptés à la flexibilité et à l’ambiguïté.
Mettre en place et appliquer des mesures de sécurité supplémentaires
En tant que responsable RH, vous pouvez aussi améliorer l’environnement de travail en renforçant la sécurité, pour aider les membres de l’équipe à rester concentrés et éveillés.
Commencez par vous assurer que l’éclairage est suffisamment intense lors des quarts de nuit, afin de ressembler à la lumière naturelle du jour.
Puis, veillez à ce que le bruit ne soit pas répétitif ni trop faible. C'est indispensable pour les locaux isolés ou contenant des équipements qui bourdonnent, là où le contact humain est limité.
Autoriser vos salariés à écouter la radio ou de la musique dynamique pendant leur service crée une ambiance énergisante. Cependant, s'ils doivent rester attentifs à l'environnement, les écouteurs peuvent constituer un danger, alors faites preuve de discernement.
Pensez aussi à maintenir une température ambiante adaptée : des températures chaudes favorisent la somnolence, tandis qu’un air frais aide vos employés à rester vigilants.
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Autoriser des horaires flexibles
Un bon moyen d’augmenter la productivité et la sécurité de vos collaborateurs est de les autonomiser en adaptant la charge de travail à leurs compétences : ils pourront mieux se concentrer et gérer les situations difficiles.
Ainsi, tous vos employés accomplissent les tâches qui demandent le plus d’attention et de compétences au début de leur service ou de leurs heures de travail, lorsqu’ils sont les plus alertes et dans un environnement sans stress. Par exemple, les travailleurs de nuit ressentent généralement un pic de somnolence entre 3h et 5h du matin.
Pour environ 66 % des travailleurs postés, la flexibilité est un avantage précieux : permettez à vos collaborateurs d’aligner leurs horaires sur leur vie personnelle.
Si quelqu’un est naturellement du soir et préfère travailler lors du quart de nuit, planifiez le planning en conséquence. Cela favorisera la productivité et le bien-être, car la plupart de vos employés pourront travailler en harmonie avec leur propre rythme biologique.
Autre point important : incitez vos employés qui sont fatigués après un long quart de nuit à éviter de conduire pour rentrer chez eux. Si vous ne pouvez pas leur offrir un logement sur place, veillez à ce qu’une solution soit prévue pour leur retour en toute sécurité.
Maintenir l’engagement des employés
Les salariés qui travaillent en dehors des horaires habituels de 9h à 17h se sentent souvent exclus des processus essentiels, des réunions et des événements internes. Il est donc naturel qu’ils deviennent mécontents s'ils ne sont pas régulièrement informés des réunions importantes et des communications du personnel.
Il est donc primordial de veiller à ce que tous ces travailleurs restent connectés à l’organisation pour qu’ils se sentent impliqués et valorisés.
Organisez des activités ou offrez des déjeuners (ou dîners) gratuits à tous les travailleurs en équipe. Profitez de la présence de tout le monde pour transmettre des nouvelles provenant d’autres services de l’entreprise. Faites aussi en sorte que la direction passe régulièrement voir les salariés, même en dehors des heures normales.
Essayez de faire en sorte que vos employés soient à l’aise d’interagir les uns avec les autres et aient des conversations enrichissantes qui les aident à se sentir bien. Cela leur permet de renforcer leur fidélité et leur moral. Une autre option consiste à briser la monotonie des tâches en proposant des occasions de collaboration et de travail en équipe.
De plus, il est toujours conseillé de donner à vos salariés leur mot à dire dans l’organisation de leur travail, surtout lorsque celui-ci présente des risques. Cela leur permet de rester alertes, en sécurité et d’éviter les blessures car ils accomplissent leurs tâches lorsqu’ils se sentent le plus à l’aise.
Encouragez l’exercice physique et proposez de la nourriture saine
Vous pouvez aussi améliorer la santé et le bien-être des travailleurs de nuit en instaurant des pauses gym ou des moments de remise en forme.
Circadian est un cabinet de conseil spécialisé sur le travail posté et son impact sur la santé et le bien-être humains. Ils constatent que l’exercice physique stimule la vigilance, notamment pendant la nuit ; il est donc judicieux de permettre à vos équipes de garder la forme et de se détendre sur leur lieu de travail.
En outre, proposez des collations saines sur le lieu de travail, en prêtant une attention particulière aux repas des personnes travaillant la nuit, car les burgers, donuts et autres aliments gras peuvent être plus difficiles à digérer pour eux.
Vous pouvez aussi mettre à disposition des légumes et des fruits pour que les salariés puissent grignoter sainement durant leurs heures de travail. Cela les aide à rester heureux, en bonne santé et vigilants tout au long de leur poste. Pensez également à leur offrir des boissons alternatives à la caféine comme du jus peu sucré, de l’eau ou d’autres choix pour éviter les "coups de pompe".
Veillez à rendre tous les services et équipements essentiels accessibles aux employés 24h/24 et 7j/7 afin qu’ils puissent en bénéficier quelle que soit leur plage horaire.
Si vous organisez des programmes sur site, variez les horaires pour divertir et inclure les travailleurs en équipe. Encore une fois, il est important d’offrir des options saines essentielles pour soutenir et promouvoir le bien-être de vos salariés.
Évitez les heures supplémentaires et le changement fréquent des horaires de travail
Évitez d’imposer des rotations fréquentes dans les horaires de vos salariés. Si cela s’avère malgré tout indispensable, faites-le dans un sens horaire. Cela facilitera leur adaptation car ils commenceront leur poste un peu plus tard à chaque changement. Cette méthode est appliquée à l’American Academy of Sleep Medicine (AASM), où les employés bénéficient d'heures supplémentaires successives si nécessaire.
Pensez également à organiser des équipes supplémentaires pour le remplacement lors des congés ou pour répartir les heures supplémentaires. Même si cela peut augmenter le salaire, cela ne compense pas toujours les conséquences sur la santé globale de vos salariés.
Les rotations d’horaires peuvent être difficiles à vivre, car elles entraînent une réorganisation complète de la routine des salariés. D’où l’importance de leur laisser le temps de s’habituer progressivement aux différents rythmes en changeant les postes graduellement. Par exemple, passez de l’équipe du matin à celle de l’après-midi, puis à la nuit, sans jamais basculer directement du jour à la nuit.
Chez Deputy, nous vous proposons un logiciel de planification puissant qui vous permet de gérer facilement les plannings de votre personnel et d’éviter toute erreur liée à la disponibilité de vos collaborateurs.
Réalisez des contrôles de santé réguliers auprès des employés
Permettez à vos salariés d’aborder tout problème de santé, notamment si cela a un impact dans leur travail.
Désignez un responsable bien-être qui fera office de porte-parole et incitera les employés à s'exprimer plutôt que de garder leurs préoccupations pour eux.
De plus, organisez régulièrement des bilans de santé pour vérifier le bien-être de vos équipes. Ils peuvent aussi trouver bénéfique de discuter avec un expert santé externe ou neutre.
Par ailleurs, les travailleurs en équipe peuvent trouver leur poste stressant, ce qui est fréquent, en particulier dans des secteurs exigeants comme le BTP ou la santé. Ainsi, un simple rappel à l’exercice physique et à une alimentation équilibrée peut être utile à leur bien-être.
Si vous réussissez à instaurer des contrôles de santé réguliers au sein de votre organisation (plutôt que ponctuels), vous pouvez éviter l'aggravation de potentiels problèmes de santé.
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Proposez des incitations basées sur la performance
Le travail en équipe peut s’avérer contraignant, et vos salariés doivent parfois réorganiser leur vie personnelle en fonction des horaires attribués. En proposant des incitations, vous pouvez motiver et encourager les membres de votre équipe à donner le meilleur et à atteindre de meilleurs résultats.
Vous pouvez aussi leur proposer d’autres avantages, comme le remboursement des frais de déplacement ou la prise en charge de repas. Cela démontre tout simplement l’importance que vous accordez à vos salariés.
En déployant ces efforts et en offrant des incitations, vous devenez plus efficace dans la gestion des travailleurs postés. De plus, vous pouvez vous assurer que votre équipe donne le meilleur d'elle-même.
Fournir des outils pour réduire le stress au travail
Le stress peut avoir des effets importants sur la santé mentale et physique d’un employé. Malheureusement, il ne peut être totalement évité, car il s’agit d’une réaction naturelle du corps à une charge de travail et à une pression excessive.
Cependant, l’accès à des experts en santé mentale, des séminaires ponctuels de sensibilisation au stress sur le lieu de travail et, surtout, une politique de porte ouverte permettront à vos employés de reconnaître, répondre et faire face à leur stress de manière appropriée.
Accordez également à vos travailleurs postés des pauses flexibles et méritées afin qu’ils puissent se ressourcer. Cela les aidera à se concentrer davantage sur leur travail, à augmenter leur productivité globale et à réduire le stress.
En tant que responsable RH, vous devez veiller à ce que vos employés travaillant en horaires décalés ne soient pas privés des programmes de bien-être et de santé.
Conclusion
Avec 90% des travailleurs en horaires décalés se sentant être des contributeurs majeurs au succès de leur entreprise, ils représentent un atout précieux pour les organisations. Ils constituent cependant aussi l’un des plus grands défis pour les départements des ressources humaines.
Si votre entreprise repose sur des travailleurs postés, elle doit mettre en œuvre des pratiques visant à atténuer les effets négatifs de leurs horaires et instaurer des procédures utiles ainsi que des politiques favorables.
Utilisez les conseils et astuces ci-dessus pour rendre le travail posté plus agréable pour vos employés.
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