Adapter les réunions au lieu de travail hybride

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Jean Bays : Je dirais même que, si vous n’avez pas la bonne technologie dans cette salle de réunion, oui, il est préférable que tout le monde soit devant son écran afin de rendre la réunion bénéfique pour tous.

David Rice : Bienvenue sur le podcast People Managing People. Nous avons pour mission de bâtir un monde du travail meilleur et de vous aider à créer des environnements de travail heureux, sains et productifs. Je suis votre hôte, David Rice.

Mon invitée aujourd'hui est Jean Bays. Elle est Chief People Officer chez Neat. Nous allons discuter des réunions dans le lieu de travail hybride, de l’expérience des réunions modernes, et de ce que les employés peuvent et devraient en attendre.

Jean, bienvenue !

Jean Bays : Merci, David, de m’avoir invitée.

David Rice : Alors, pour commencer, parlez-nous un peu de vous, de votre rôle chez Neat et de la façon dont vous en êtes arrivée là où vous êtes aujourd’hui.

Jean Bays : Exactement. Vous allez entendre beaucoup d’accents étranges. Je suis allemande en fait, et je vis au Royaume-Uni depuis environ 17 ans maintenant. J’ai toujours occupé des postes liés aux RH depuis 25 ans, passionnée par les ressources humaines, ou comme on l’appelle maintenant, l’organisation des personnes.

Je travaille chez Neat, une entreprise technologique basée en Norvège, depuis environ deux ans. Je dirige le département des ressources humaines avec mon équipe. Au total, nous couvrons 24 pays, où nous prenons soin de nos « Neaters », comme on aime les appeler. C’est donc un rôle très international couvrant de nombreux fuseaux horaires.

Cela implique de nombreuses réunions virtuelles et espaces numériques. Voilà qui je suis et je suis ravie d’être ici.

David Rice : Très bien. Oui. Je suis content de vous accueillir car de plus en plus d’entreprises font face à un défi global, non ? Lorsqu'elles réfléchissent à la façon dont elles organisent leurs réunions.

J’aimerais lancer la conversation sur l’évolution des réunions ces dernières années et l'impact des modèles de travail changeants. Selon vous, quels ont été les plus grands changements dans la manière dont nous percevons et vivons une réunion disons en 2020 par rapport à aujourd’hui ?

Jean Bays : Je pense que, comme tout le monde le sait, le plus grand changement a eu lieu en 2020. Je pense que pour participer à une réunion, pour être incluse dans une salle de réunion, pour prendre part à certains projets, cela nécessitait de prendre l’avion ou de voyager, d’avoir un impact, d’avoir une voix, de faire partie d’une équipe projet.

Et je pense que nous avons tous très vite compris qu’il fallait changer cela, car sinon, on ne pouvait plus faire tourner les entreprises ni mener des projets. Nous avons donc été forcés à un énorme changement, qui, je dois l’admettre, a été très inconfortable. Beaucoup peuvent se retrouver dans ce ressenti de ne plus être en salle de réunion et de devoir tout faire sur Zoom, devant un écran toute la journée.

Mais nous y avons été contraints. Cela a engendré des techniques et des comportements nouveaux dans certaines réunions, qui permettent aujourd’hui que chacun se sente plus ou moins inclus. Je pense que nous apprenons encore comment avoir un impact lorsque l’on n’est pas dans la pièce. Donc c’était un changement massif, parfois positif, parfois non, qu’on ne peut nier.

Et je ne dis pas cela simplement parce que je travaille pour l’entreprise, mais il faut reconnaître que la réunion en présentiel reste la meilleure façon de communiquer. Mais avec les évolutions technologiques, les nouveaux comportements en réunion, nous avons fait de merveilleux progrès qui évitent de devoir voyager. J’ai cet exemple en tête : dans mon précédent poste, je prenais l’avion de Londres à San Francisco pour 24h seulement pour assister à une réunion, pensez à l’empreinte carbone, au temps... tout cela.

Oui, c’est un énorme changement. C’est très excitant même, ce que l’on vit.

David Rice : Oui, je pense aussi, la pandémie a commencé en 2020. Et au début, je crois que tout le monde utilisait Zoom. Il a fallu un an avant que d’autres outils apparaissent, c’est fascinant.

Comme Neat, vous avez émergé de ce besoin de fonctionner différemment. Et c’est intéressant de voir toutes ces expériences créées à travers les différents outils.

Jean Bays : Il existe différents outils et je dois dire, la technologie... et désolée de nommer Zoom, mais c’est devenu une telle marque en 2020, je pense.

David Rice : Oui, c’était partout.

Jean Bays : C’était Zoom et rien d’autre à l’époque. Mais bien sûr, il existe de nombreuses technologies, de nombreuses plateformes pour rendre l’expérience inclusive, réunir les gens, pas seulement dans une salle de réunion, mais aussi virtuellement, et leur permettre de contribuer au succès des entreprises d’aujourd’hui.

David Rice : Si l’on réfléchit à l’avenir du travail, on accorde beaucoup d’attention à l’expérience hybride et à sa signification pour les employés. Vous avez évoqué l’inclusivité. Quand on pense aux réunions hybrides, selon vous, quel est le plus grand défi aujourd'hui, alors que les attentes en termes d’étiquette sont très élevées ?

Quel serait le plus grand obstacle pour réussir une réunion hybride ?

Jean Bays : D’abord, je soulignerais la prise de conscience. Elle commence par de très petites choses, comme par exemple, si vous êtes en salle de réunion et que d’autres vous rejoignent virtuellement, il faut être conscient qu’ils ne sont pas présents pour les petits bavardages, les rires, etc.

C’est important. Nous venons d’avoir nos revues trimestrielles, et j’ai trouvé formidable que notre PDG souligne par exemple : « Attention, il y a trois personnes qui ne sont pas dans cette salle. Alors, soyons inclusifs et attentifs. » Ce détail est petit, mais le défi principal reste que les personnes en virtuel ne se sentent pas impliquées, pas vues, et nous essayons d’y remédier.

Nous avons aujourd’hui de formidables technologies qui permettent de zoomer sur chaque intervenant, si bien que l’on a l’impression d’être à côté de son collègue, car on voit ses expressions, ses réactions, petits hochements de tête, etc.

Avant 2020, quand quelqu’un parlait en réunion virtuelle, tous les autres sons étaient coupés. Avec les bonnes technologies aujourd’hui, ce n’est plus le cas, donc on peut poliment se couper la parole, sans interrompre toute la conversation en cours.

En hybride, ce qui est important, c'est que cela n’a pas d’importance qu’on soit en télétravail sur un MacBook par exemple. Si la salle de réunion est bien équipée, tout le monde se sent inclus, même sans matériel vidéo à plusieurs milliers d’euros à la maison.

On peut ainsi ressentir l’inclusivité, avoir un impact, grâce à la technologie. Pour les entreprises, il s’agit de trouver le bon équilibre entre ce que l’on propose au siège ou dans les grands bureaux, tout en gardant en tête qu’il y aura toujours des participants à distance. Que peut-on offrir pour rendre l’expérience inclusive et agréable pour ceux qui ne sont pas là physiquement ? Pour moi, c’est ça l’hybride, même si ce terme a mauvaise presse, c’est la réalité.

Accorder le choix à ses collaborateurs, mais veiller à rendre cela fluide et inclusif pour tous, même à distance. Voilà le challenge, mais il existe d’excellents fournisseurs qui travaillent chaque jour sur ce sujet.

David Rice : Récemment, j’échangeais avec une designer de l’expérience télétravail et je lui ai posé cette question-là. Elle disait que pour cultiver l’inclusivité à distance, il faudrait que tout le monde soit connecté via Zoom ou autre, qu’on soit sur site ou non.

Je comprends son raisonnement, mais je ne suis pas sûr que ce soit durable alors que beaucoup retournent au bureau, et que ceux qui sont sur site peuvent trouver cela inutile, voire créer une division et arrêter d’inviter ceux à distance. Qu’en pensez-vous ?

Jean Bays : Oui, je comprends tout à fait cette réflexion, car dans mes expériences passées, il m’est arrivé de ne pas être invitée à une réunion pour la simple raison qu’il n’y avait pas quelqu’un de l’IT pour lancer la visioconférence. C’est heureusement moins courant aujourd’hui, car tout est plus simple.

Mais pour répondre, je partage vraiment cette idée. Je dirais même que si la salle de réunion n’a pas la bonne technologie, il vaut mieux que tout le monde soit devant son écran, cela rend la réunion équitable pour tous. Mais avec les évolutions, il existe désormais des solutions permettant, même autour d’une table ronde, de zoomer sur chaque visage.

Les gens n’ont plus à faire l’effort, parfois important, de regarder la caméra à l’autre bout de la table ou de vérifier ce qu’il s’y passe. Ils peuvent s’installer autour de la table et échanger naturellement.

Avec la bonne technologie, il n’y a plus cet effort à fournir, et vos collègues en virtuel sont réellement à un clic, sans installer du matériel complexe ni avoir une armée d’informaticiens pour connecter tout le monde.

Plus c’est simple, moins les participants présents sont agacés, il y a moins de bugs, ils n’ont pas à fixer un écran, tout est plus inclusif. C’est l’avenir. Mais j’avoue, justement en sortant de la pandémie, je n’étais pas convaincue d’avoir quatre personnes en salle et les autres à distance, donc on incitait tout le monde à rester chez soi, en télétravail, pour les réunions Zoom sinon ça ne marchait pas.

Mais désormais, des options vraiment intéressantes existent, qui simplifient tout sans efforts supplémentaires, et ceux qui sont loin ne sont plus oubliés.

David Rice : La logistique s’est effectivement compliquée.

Pensez-vous que les attentes des employés vis-à-vis des réunions évoluent ? Nous sommes entourés, comme vous l’avez dit, de technologies incroyables, même dans notre vie privée : réalité virtuelle, augmentée, métavers... Elles deviennent communes. Nous avons tous été nourris aux images de science-fiction sur le futur. N'est-il pas temps de repenser et d’expérimenter nos réunions ?

Jean Bays : Si vous vous souvenez du début de la pandémie, quand ces technologies étaient massivement utilisées. Beaucoup, je m’en souviens, dans les réunions d’équipe, 80% des gens ne montraient pas leur visage, gardaient la caméra coupée et se contentaient de noter leur présence ou de dire un mot ici ou là.

Puis, il y a eu cette période gadgets, tout le monde se souvient du juge-chat, c’est devenu une vraie tendance. Mais pour l’avenir, je pense que ce que les gens attendent, ou que nous devons explorer, concerne surtout notre manière de travailler.

Les employés attendent que la direction s’engage et instaure de nouvelles manières de collaborer. Toutes les grandes plateformes ont d’ailleurs développé ces fonctions permettant, en un clic, de lancer une discussion impromptue, comme on le ferait autour d’une machine à café.

L’avenir n'est pas dans le bling-bling, mais dans la pratique : comment on communique ? Est-ce un rapide point du matin ? Je le fais avec mon équipe, un check-in rapide, si c’est possible, tant mieux, sinon tant pis.

Comme en présentiel : si je suis absorbée, je préviens. Je ne sais pas si cela répond à la question, mais c’est ainsi que j’imagine l’évolution future, focalisée sur les comportements, la communication, ce qui est acceptable ou pas.

Et un peu de discipline pour poser ce nouveau cadre.

David Rice : Avant de conclure, il y a deux choses que j’aime faire. La première, c’est vous laisser l’occasion de dire où les gens peuvent vous contacter ou en apprendre plus sur vous.

Jean Bays : Oui, vous pouvez me contacter via notre site web : neat.no. NO signifie Norvège. Il y a un profil d’entreprise avec ma fiche, qui vous redirige vers mon profil LinkedIn. Je suis aussi joignable par mail si vous avez des questions spécifiques ou si vous souhaitez échanger.

Rendez-vous sur notre site, vous trouverez mon profil LinkedIn. Je serais ravie de discuter, d'échanger des idées ou d’avoir de vos nouvelles où que vous soyez.

David Rice : Dernière tradition du podcast : vous pouvez me poser une question, ce que vous voulez.

Jean Bays : Oh, c’est une bonne idée ! Alors David, vous échangez avec de nombreux experts du secteur et entendez sûrement énormément de choses. Pour vous, selon vous, quand on parle d’employeur de choix, qu’est-ce que les entreprises devraient viser à l’avenir pour le devenir ? Y a-t-il une tendance, un secret à suivre ?

David Rice : Je pense que tout est question de compétences. Nous vivons une époque où ce que nous avions l’habitude de faire sera probablement délégué à une technologie beaucoup plus rapide et tout aussi efficace. Il faut donc réfléchir à ce qu’est la valeur humaine au travail.

Qu’attend-on spécifiquement des personnes et comment les aider ? Les entreprises devront être beaucoup plus impliquées, on ne peut plus laisser l’employé se débrouiller. Il faut engager la discussion sur le chemin à suivre et proposer de l’accompagnement.

Car d’ici 30 ans, il est possible que le travail ne soit plus qu’un choix, un besoin de sens dans sa journée. Il restera des emplois humains, bien sûr.

Mais pour les métiers de la connaissance, il va falloir déterminer où est la valeur humaine irremplaçable, comment y former les collaborateurs. Je pense qu’il faudra abandonner les fiches de poste classiques et profiler les gens par leurs compétences particulières pertinentes pour chaque situation.

Il y aura de grandes expérimentations, parfois des échecs cuisants mais aussi de réels succès, on trouvera ce qui fonctionne.

Ce ne sera pas sans douleur, mais c’est le jeu. Voilà ce que je dirais.

Jean Bays : C’est intéressant, merci. Ça me rappelle nos expériences passées de rotation des postes, pour développer de nouvelles compétences.

Oui, on a appris, avec des leçons parfois, mais c’était globalement bénéfique.

David Rice : C’est un bon test à faire. Merci beaucoup Jean, j’ai vraiment apprécié cet échange.

Jean Bays : Merci à vous, David.

David Rice : À la prochaine chers auditeurs. Si vous ne recevez pas encore notre newsletter, rendez-vous sur peoplemanagingpeople.com/subscribe pour vous inscrire. À très bientôt !

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