6 meilleures pratiques pour intégrer efficacement les nouveaux managers
L'intégration est une étape cruciale, mais souvent négligée, du cycle de vie des employés et, bien trop souvent, les nouveaux employés et les managers ne reçoivent pas le soutien dont ils ont besoin pour être efficaces dans leur nouveau rôle.
Étant donné le rôle essentiel que jouent les managers au sein d'une organisation, il est évident qu’assurer une bonne intégration des managers nouvellement embauchés est indispensable.
Dans cet article, je vais partager les meilleures pratiques pour réussir l'intégration des nouveaux managers à tous les niveaux de votre organisation.
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Qu'est-ce que l'intégration des managers et pourquoi est-ce important ?
L'intégration des managers est un processus structuré qui aide les managers récemment embauchés ou promus à devenir efficaces dans leurs nouvelles fonctions.
Cela inclut de leur fournir les outils, ressources, informations et soutiens nécessaires pour comprendre leur rôle et leurs responsabilités, s'adapter à la culture de l'entreprise et diriger efficacement leur équipe vers la réussite.
L'expérience d'intégration des managers va au-delà de l'orientation générale des employés et se concentre spécifiquement sur les défis et attentes uniques liés à une fonction de leadership.
Toute nouvelle recrue devrait participer à un processus formel d'intégration des employés, et il est encore plus important que les nouveaux managers disposent d'une feuille de route solide pour leur intégration.
Un plan d'intégration formel garantit que les nouveaux managers reçoivent les informations, formations et ressources nécessaires pour être opérationnels rapidement.
Que doit contenir l'intégration des managers ?
Certains éléments doivent être abordés lors de l'intégration de tout nouvel employé dans votre organisation, quel que soit son niveau hiérarchique. Cela comprend :
- Un aperçu de la raison d'être de l'organisation, de sa mission et de ses valeurs fondamentales,
- Une explication de la structure de l'entreprise (y compris un organigramme),
- Des présentations aux collègues pertinents à travers l'entreprise,
- Une formation aux outils et processus clés qu'ils utiliseront,
- Des informations sur les objectifs, les stratégies et les plans stratégiques de l'entreprise,
- Et la façon dont leur rôle contribue au succès global de l'organisation.
À partir de là, l'expérience différera selon le rôle et l'ancienneté. Cela signifie que les managers à différents niveaux de votre organisation auront des besoins différents lors de leur intégration.
Pour élaborer un plan d'intégration efficace pour les managers, commencez par le modèle d'intégration des nouveaux employés que vous utilisez pour toutes vos nouvelles recrues, puis adaptez-le à chaque personne individuellement.
Dans les sections ci-dessous, j'ai décrit les différents points sur lesquels vous devez vous concentrer lors de l'intégration de nouveaux managers de différents niveaux d'ancienneté dans votre entreprise.
Intégration des chefs d'équipe et managers juniors
Les chefs d’équipe et les managers débutants sont vos nouveaux leaders. S’ils possèdent les compétences techniques, ils peuvent manquer des compétences en leadership et en gestion d’équipe nécessaires à leur nouvelle fonction.
C'est pourquoi le plan d'intégration pour les managers moins expérimentés doit inclure des points de contrôle programmés et des sessions de retour d'information avec des managers plus seniors afin qu'ils puissent s'immerger dans le processus de fournir des retours constructifs, du coaching et du mentorat. Ce soutien continu sera essentiel pour les aider à s'améliorer et à progresser dans leur nouveau rôle.
Vous devriez également prévoir des formations formelles et des opportunités d'apprentissage pour développer et renforcer leurs compétences en leadership et en gestion humaine, que ce soit grâce à un programme développé en interne ou à un cours de manager débutant disponible auprès d'un tiers. (L'avantage d'une formation interne pour les managers est qu'elle peut être adaptée aux besoins spécifiques de chaque nouveau manager).
Intégration des managers seniors
Les managers seniors et les chefs de service ont probablement plusieurs années d’expérience managériale, leur plan d'intégration peut donc se concentrer davantage sur le développement de l'équipe.
En plus des éléments mentionnés ci-dessus, un plan d’intégration pour les managers seniors doit apporter des clarifications concernant les attentes de performance, les objectifs et les indicateurs clés de performance (KPI), non seulement pour leur fonction mais pour l’ensemble du département.
Expliquez le processus de gestion de la performance de votre organisation, y compris les évaluations et mécanismes de retour, et clarifiez la façon dont les retours sont donnés et reçus dans l'organisation au quotidien par rapport au calendrier formel de l'évaluation annuelle.
Intégration des directeurs et dirigeants
Les directeurs et dirigeants jouent un rôle essentiel dans la construction et le renforcement de la culture d’entreprise. Pour cette raison, leur processus d'intégration doit inclure une immersion culturelle pour leur permettre de comprendre et d’incarner les valeurs et la mission de l'organisation.
Les directeurs et les cadres doivent également avoir une compréhension approfondie des initiatives commerciales, des parties prenantes, des indicateurs et des objectifs, y compris ceux dont ils devront rendre compte.
Meilleures pratiques pour l'intégration des managers
Pour aider votre équipe des ressources humaines et vous-même à créer une expérience employé positive pour vos nouvelles recrues, j'ai résumé quelques bonnes pratiques qui peuvent avoir un impact important.
Élaborer un plan d'intégration
Selon le consensus général, il faut environ 90 jours pour qu'une personne soit pleinement opérationnelle dans sa nouvelle fonction, et cela peut même être plus long pour des postes plus seniors.
Un plan d'intégration sur 30-60-90 jours est un format utile pour planifier les tâches d'intégration, fixer des jalons et augmenter progressivement les responsabilités.
Le plan doit inclure des éléments standardisés tels que des dates limites pour l'inscription aux avantages sociaux et d'autres tâches que tous les nouveaux employés doivent accomplir (hum... formation à la conformité !) tout en offrant un cadre permettant d'adapter l'intégration selon le profil du nouvel arrivant.
L'utilisation d'un logiciel spécialisé d'intégration peut également optimiser les processus d'intégration en facilitant la création de programmes personnalisés et le suivi de la progression.
Fournir des ressources à l'avance
Pour aider les managers à être rapidement opérationnels, il est utile de leur fournir, avant leur premier jour, des ressources écrites comme les manuels de l'employé. Si possible, il est également avantageux de leur donner l'accès à votre intranet d'entreprise afin qu'ils puissent s'imprégner de la culture, des valeurs et de la mission de l'entreprise avant le jour J.
Ces ressources peuvent être facilement distribuées dans un kit d'orientation contenant des informations sur les avantages et les politiques de l'entreprise, de préférence au format numérique pour simplifier la préparation et garantir que le package soit accessible à distance pour tous. (Lisez cet article ensuite pour d'autres conseils d'intégration à distance !)
Mon entreprise envoie un kit de bienvenue contenant des objets de marque comme un carnet et une gourde, ainsi qu'un QR code permettant d'accéder au portail des nouveaux employés, où toutes ces informations sont facilement accessibles.
Une autre ressource à fournir en amont est une documentation sur le secteur d'activité, surtout si le nouveau manager vient d'un autre domaine. Cela peut inclure, par exemple, des réseaux ou revues spécialisées avec lesquelles il est recommandé de se familiariser.
Créer rapidement des liens avec l'équipe
Présenter un nouveau manager à son équipe avant sa prise de poste officielle peut favoriser la confiance, réduire le stress du premier jour et faciliter une transition en douceur. Cela permet également au manager de faire une première bonne impression avant de prendre ses fonctions.
Commencez par fournir au manager entrant des informations clés sur les membres de son équipe, comme leurs rôles, responsabilités principales, et les projets ou réalisations notables. Cela aidera le manager à mieux comprendre la dynamique de l'équipe et à préparer des interactions pertinentes lors des rencontres.
Il est également recommandé d'encourager le nouveau manager à entrer en contact avec les membres de son équipe sur des plateformes comme LinkedIn. Cette petite action commence à établir un lien tout en permettant au manager de se familiariser avec le parcours professionnel et les centres d'intérêt de chacun.
Je recommande également d'organiser, avant le premier jour si possible, de brefs rendez-vous virtuels ou des séances informelles pour faire connaissance. Si cela n'est pas faisable avant la prise de poste, ces rencontres peuvent figurer sur la liste des tâches d'intégration à planifier soi-même pendant la première semaine.
Ces premières rencontres doivent rester informelles et offrir aux membres de l'équipe l'occasion d'accueillir le nouveau manager, de partager leur vision de la culture d'entreprise et d'instaurer un premier contact rassurant pour faciliter la transition.
Définir des attentes claires
Il est essentiel que les attentes fixées pour les nouveaux managers soient claires dès le départ et, surtout, qu'elles soient mesurables et réalisables.
Partagez les objectifs et initiatives stratégiques actuels et futurs de l'entreprise, ainsi que la manière dont le rôle du manager et son équipe s'inscrivent dans cette stratégie.
Le modèle SMART est ma méthode préférée pour la définition d'objectifs car il oblige à réfléchir de manière critique à la façon de se fixer des objectifs réalistes et atteignables.
Pendant leur première semaine, le nouveau manager et son équipe de direction doivent collaborer pour élaborer des objectifs à court et long terme.
Assurer un accompagnement continu
Les managers, surtout les nouveaux, ont besoin d'un accompagnement continu. Vous pouvez garantir cela en les mettant en binôme avec un mentor ayant lui-même déjà occupé un poste de manager débutant. Ce mentorat peut apporter au nouveau manager des conseils précieux dans un esprit collaboratif.
Une autre façon d’offrir un soutien continu consiste à présenter les nouveaux managers les uns aux autres afin qu’ils puissent former une cohorte. Disposer de ce groupe de soutien peut aider les nouveaux managers à se sentir accueillis, soutenus et engagés.
Approfondir la culture d’entreprise
Fournissez un organigramme qui illustre les lignes hiérarchiques, les niveaux de responsabilité et les relations interservices. Cela aidera le nouveau manager à comprendre comment son rôle s’intègre dans l’ensemble de l’organisation.
Informez le nouveau manager des événements réguliers, traditions ou rassemblements sociaux de l’entreprise afin de favoriser la cohésion d’équipe, l’intégration culturelle et le sentiment d’appartenance.
À titre d’exemple, mon entreprise célèbre Halloween avec un concours de costumes, un concours de décoration de citrouilles et une fête organisée l’après-midi. Les collaborateurs sont encouragés à décorer leur espace de travail tout au long du mois d’octobre et à venir déguisés lors de la fête d’Halloween.
Cette célébration suscite un fort engagement des employés et fut la chose la plus surprenante à découvrir dans mon entreprise.
En résumé
L’intégration des managers a un impact direct sur la réussite d’une organisation en dotant les nouveaux leaders des compétences, connaissances et ressources nécessaires pour diriger efficacement leurs équipes, stimuler la performance et contribuer aux objectifs globaux de l’entreprise.
N’oubliez pas qu’un programme d’accueil efficace doit être adapté aux besoins spécifiques du nouveau manager ainsi qu’à la culture de l’organisation.
De nombreux outils peuvent vous y aider, sans oublier les formations à l’intégration que vous pouvez suivre pour continuer à développer vos compétences.
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