Pourquoi créer un nouveau manuel de l’employé (et que faut-il y inclure)

Pour créer une expérience positive aux nouvelles recrues, leur demander de lire un document long et aride n'est pas la meilleure approche à adopter.

Dans cet article, nous allons examiner :

• Les deux types de manuels de l'employé
• Ce que doit contenir votre manuel de l'employé pour les nouvelles recrues
• Exemples de manuels de l'employé
• Avertissements concernant les manuels de l'employé

Les deux types de manuels de l'employé

De nombreux professionnels des ressources humaines recommandent d'avoir deux types de manuels de l'employé :

1. Un document condensé qui couvre les éléments essentiels que les nouvelles recrues doivent connaître pour se familiariser avec l'entreprise, et
2. Un document plus complet pouvant être consulté tout au long de la carrière d'un employé au sein de votre organisation.

Pour les nouveaux employés, je suggère de fournir un manuel de l'employé plus concis avant leur prise de poste. Il doit leur donner un aperçu de la culture de votre entreprise, de l'environnement de travail, des principales politiques de l'entreprise, ainsi que toute autre information qui facilitera leur intégration.

Un manuel de l'employé condensé est parfait à inclure dans votre kit de pré-intégration—les communications que vous devriez avoir avec chaque nouveau collaborateur avant leur date d'embauche.

Si vous avez déjà suivi un cours d'intégration, vous savez que les nouveaux employés peuvent rapidement se sentir dépassés. Il est donc essentiel d'éviter la surcharge d'informations à cette étape cruciale du parcours collaborateur. Cependant, les employés auront besoin d'un manuel beaucoup plus détaillé pour les accompagner dans la durée.

Votre manuel de l'employé complet doit inclure un ensemble exhaustif de politiques, servant de référence aux employés tout au long de leur parcours dans l'organisation.

Non seulement cela est utile pour les employés, mais cela peut également vous protéger contre les plaintes de discrimination ou de traitement injuste.

Ce que doit contenir votre manuel de l’employé pour les nouvelles recrues ?

Bien qu'il n'existe pas de méthode unique ou parfaite en la matière—vous devez déterminer ce qui a le plus de sens pour votre structure—il existe néanmoins des meilleures pratiques dont nous pouvons nous inspirer.

Le but d’un manuel de l'employé pour les nouvelles recrues est d'aider à atténuer certaines des inquiétudes que nous ressentons tous avant de commencer un nouvel emploi et de les enthousiasmer à l'idée de leur nouveau poste.

Pensez-y comme un résumé de tout ce que les nouveaux employés veulent savoir, mais n’osent peut-être pas demander.

Voici quelques points et politiques que je vous recommande d’inclure :

• Annuaire de l’entreprise ou liste de contacts clés : Au minimum, cela doit inclure des instructions sur à qui les employés peuvent s’adresser aux ressources humaines pour obtenir de l’aide sur certains sujets (paie, avantages sociaux, etc.).
• Un planning d’intégration qui explique à quoi s’attendre le premier jour, la première semaine et par la suite. Il ne s’agit pas d’un emploi du temps minute par minute, mais cela donne aux nouvelles recrues une idée de ce qui les attend avant de commencer. 
• Un organigramme : Ceci leur permettra de mieux comprendre la structure de l’entreprise, de savoir quels sont les membres clés de leur équipe et ce qu’ils peuvent attendre de leurs collègues. 
• Un glossaire du jargon et des acronymes : Chaque organisation possède son lot de termes spécifiques et d’acronymes. Facilitez les premiers jours en fournissant un document de référence pour que les nouvelles recrues puissent s’y retrouver rapidement. 
• La mission et les valeurs fondamentales de l’organisation. Vous pouvez approfondir les raisons du choix de ces valeurs plutôt que de simplement les énumérer. Cela donne aux nouvelles recrues un aperçu de la culture de votre entreprise. 
• Histoire de l’entreprise et étapes importantes : Présentez un bref aperçu des dates clés de l’histoire de votre entreprise, comme sa création, l’ouverture d’un nouveau bureau, l’atteinte d’un certain chiffre d’affaires ou la reconnaissance comme l’un des meilleurs endroits où travailler. 
• Informations générales sur le bureau : Si vous êtes de retour au bureau, il est essentiel d’inclure des informations concernant le stationnement, les badges d’accès, les codes d’alarme, ainsi que les coordonnées du bâtiment. 
• Une table des matières de votre guide de l’employé. Cela permet aux nouvelles recrues d’avoir un aperçu des autres politiques existantes, pour qu’elles sachent où trouver cette information si besoin.
• Les principales politiques RH que vos nouvelles recrues attendent, telles que les détails sur les horaires et les plannings, les congés, les biens de l'entreprise (ordinateurs, téléphones portables…), ainsi que les règles encadrant le télétravail.
• Détails sur le code vestimentaire : Que vous soyez à distance ou en présentiel, il est toujours utile d’indiquer ce qu’il est attendu en matière de tenue vestimentaire. 
• Résumé des avantages sociaux : Il s’agit d’un aperçu rapide de ce à quoi ils peuvent s’attendre ; les détails pourront être abordés ultérieurement. 

En fin de compte, c'est à vous de décider ce que vous souhaitez inclure. Cependant, ce sont, selon moi, les points essentiels à aborder pour créer un guide de l’employé efficace pour les nouvelles recrues.

À lire aussi : Qu’est-ce que la garantie responsabilité civile Avantages sociaux ?

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Quelles informations conserver pour votre guide de l’employé officiel ?

Nous avons maintenant couvert les éléments de base à inclure dans le guide pour les nouvelles recrues. Vous vous demandez peut-être quels autres éléments méritent d’être réservés à la version plus complète et formelle de votre guide de l’employé.

Pour une liste complète de ce qu’il faut intégrer dans votre manuel, je vous recommande de consulter les bonnes pratiques détaillées dans notre guide ultime du guide de l’employé pour en savoir plus. Voici néanmoins quelques éléments à retenir pour vous donner un aperçu général :

• Un guide détaillé sur le fonctionnement des avantages sociaux. Vous pourrez ainsi expliquer l’assurance santé, les congés payés (PTO), les congés maladie, le congé parental, les congés pour deuil, ainsi que les critères d’éligibilité pour chaque catégorie.
• Un résumé des autres avantages que vous pouvez offrir et leur fonctionnement, tels que les régimes de retraite ou les congés payés pour les jurys populaires.
• Les règles relatives aux frais professionnels, les processus d’approbation et les procédures de remboursement.
• Les politiques d’emploi telles que le code de conduite, la sécurité au travail, le harcèlement sexuel, la gestion du temps, les mesures disciplinaires, les évaluations de performance, l’égalité des chances d’emploi et les conflits d’intérêt.
• Lignes directrices pour les réseaux sociaux ! Cela revêt aujourd’hui une importance particulière. Assurez-vous donc de donner à vos nouveaux collaborateurs des règles claires sur la manière de représenter votre entreprise sur les réseaux afin d’éviter toute ambiguïté et confusion. 
• Informations santé et sécurité propres à votre secteur, et conformes à la législation locale comme nationale. Pour les entreprises travaillant dans un secteur sensible à la sécurité, il peut être judicieux de créer un document spécifique pour regrouper les politiques de sécurité de l’entreprise.

Si vous avez besoin d’aide sur ce point, pas de panique ! Nous avons recensé plus de 40 politiques RH, exemples et bonnes pratiques pour vous simplifier grandement la tâche.

Exemples de guides de l’employé

Si vous recherchez de l’inspiration concernant la rédaction de votre guide pour les nouveaux collaborateurs, ou sur les guides de l’employé en général, voici quelques exemples à consulter pour alimenter votre réflexion. 

Trello

Le manuel de l’employé de Trello (qu’ils appellent « manuel de l’employé ») est intéressant pour les raisons suivantes :

1. C’est une illustration de l’expression « manger sa propre pâtée » de Trello : ils utilisent leur propre produit pour créer leur manuel de l’employé. 
2. La nature des tableaux Trello rend la mise à jour continue du manuel de l’employé beaucoup plus facile. Les révisions sur un tableau Trello sont bien plus simples à suivre que celles réalisées sur un PDF. 

Ce qui est appréciable chez Trello, c’est qu’ils proposent un aperçu des éléments à lire dès votre premier jour, couvrant principalement les politiques de l’entreprise telles que les congés maladie, la politique sur les congés payés et le harcèlement sexuel.

Pour aller plus loin, ils disposent d’autres tableaux qui traitent des avantages sociaux, de l’assurance santé, des remboursements, des congés payés, etc. Plus besoin de feuilleter des pages : tout est là devant vous.

Valve

Ce manuel de l’employé est devenu viral en 2012. Non seulement pour l’humour qu’il véhicule, mais aussi parce qu’il offre un aperçu d’une organisation à la structure unique, qui à l’époque gardait secrets ses processus. 

Il donne un aperçu de ce à quoi les nouveaux embauchés doivent s’attendre, de la culture de l’entreprise, des conditions de travail chez Valve, de ce à quoi ressemble une semaine de travail, du but de l’entreprise, du processus d’évaluation des performances, d’un glossaire du jargon, et plus encore. 

À noter cependant que, comme Valve est entièrement autofinancée, garde des effectifs réduits et a une structure horizontale, leur approche est probablement très différente de celle de votre société, davantage qu’à l’habitude. Ce qui fonctionne pour eux n’a pas nécessairement de sens pour votre organisation.

Cela reste un guide sympathique et concis qui aide à transmettre la mission et la vision de l’entreprise, et leur façon de travailler. 

Netflix 

Celui-ci est apparu en 2009 et se présente comme un manuel de l’employé extrêmement factuel. Alors que la plupart des manuels réputés soignent leurs visuels avec une touche d’humour, le manuel de Netflix est direct et va droit au but — à l’image de leur culture. 

On y aborde leurs valeurs, leur vision au sujet des « abrutis brillants », leur exigence de hautes performances, le fonctionnement des congés payés, leur raisonnement pour l’indemnisation des employés, leurs conditions de travail exigeantes, et bien d’autres sujets. 

Ce que je dois vraiment saluer dans ce manuel, c’est à quel point il ne fait pas dans la langue de bois. Il présente sans détour le fonctionnement de Netflix, comment cela ne conviendra pas à tout le monde, et ne fait jamais semblant du contraire. 

Bien que ce manuel de l’employé date de 2009, il semble que la culture d’entreprise ait peu évolué depuis. 

Voici donc trois exemples très différents de manuels de l’employé. 

Le manuel Netflix est très sommaire, direct et va droit à l’essentiel, mais c’est la nature de leur culture. S’ils ajoutaient des visuels attrayants et de l’humour, cela semblerait en décalage avec leur identité. 

Comparez cela au manuel Valve : il est rempli d’un langage coloré, d’humour, de visuels, et correspond parfaitement à leur vision de la culture d’entreprise.

Ainsi, concernant la « manière » de concevoir votre nouveau manuel, pensez à votre culture. 

Mentions importantes sur les manuels de l’employé

Maintenant que nous avons vu à quoi peut ressembler un manuel de l’employé (avec quelques exemples) et ce qu’il doit contenir, je souhaite également aborder certains points auxquels il faut prêter attention à propos de ce type de document.

Aussi utiles qu’ils puissent être pour le processus d’intégration, disposer d’un livret d’accueil de qualité ne devrait pas être tout en haut de votre liste de priorités. Instaurer un système de parrainage, un plan 30-60-90 jours, ou utiliser un logiciel de recrutement pour automatiser les processus d’intégration sont également essentiels pour que les nouvelles recrues commencent dans les meilleures conditions.

Un logiciel de recrutement avec des flux de travail d’intégration peut aider à rationaliser votre processus d’embauche en veillant à ce que les nouveaux employés soient bien informés et préparés avant même leur arrivée, tout en complétant le rôle du livret d’accueil.

Un autre point à considérer est que le livret d’accueil a vite fait de finir oublié dans un tiroir. Aussi utile que puisse être l’information sur les politiques de l’entreprise que l’on y trouve, ce ne sont pas forcément les documents les plus passionnants à consulter. 

C’est pourquoi je recommande, lorsque cela est possible (et pertinent selon la culture de votre organisation), d’adopter une approche plus légère et axée sur le visuel.

Nous sommes des êtres visuels et nous traitons l’information par les images beaucoup plus rapidement que par le texte. Avec les systèmes de gestion documentaire, les équipes RH peuvent facilement gérer et mettre à jour le contenu du livret d’accueil et garder les visuels modernes et actuels.

Un dernier point concernant le livret d’accueil.

Un ancien employé de Valve (les fameux excentriques) a déclaré ceci au sujet de leur livret d’accueil :

« Toutes les vraies entreprises auto-organisées doivent "fuiter" un manuel d'entreprise officiel mais non officiel. Il doit être impeccablement rédigé et agréable à lire. Les as du marketing auprès des développeurs créent ces productions pour séduire les nouvelles recrues et les faire entrer dans le tunnel de recrutement. Les initiés se moquent de ces choses-là. »  

Maintenant, cela n’a été que son expérience, mais c’est un point qu’il est important de garder à l’esprit. Au fil des années, ce genre de livrets d’accueil sont devenus viraux et ce sont, il faut l’admettre, d’excellents outils de marketing.

Mais gardez à l’esprit de rester centré sur l’essentiel pour que les nouveaux collaborateurs en retirent le plus de valeur possible. 

Si votre livret devient viral et permet d’attirer de nouveaux talents, tant mieux ! Mais attention à ne pas en faire un outil conçu uniquement dans ce but. 

Prochaines étapes

Vous avez désormais une meilleure compréhension de la valeur d’un livret d’accueil pour bien accueillir vos nouvelles recrues.

Encore une fois, il n’existe pas une seule manière de concevoir ce document—chaque organisation est différente, avec ses propres priorités, forces et défis. 

Peut-être que vous avez un ancien livret d’accueil qui n’est qu’un simple document Word qui n’a pas bougé depuis des années, et que personne ne lit. Ou peut-être, vous n’en avez tout simplement pas. 

C’est donc le bon moment soit pour repartir de zéro, soit pour améliorer ce que vous avez déjà. Pour vous faciliter la tâche, je recommande d’utiliser un logiciel de livret d’accueil afin d’être opérationnel plus rapidement.  

Pour des outils et technologies qui peuvent aider votre organisation, voici notre sélection des meilleurs logiciels d’intégration pour structurer davantage votre processus d’orientation.

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