Pourquoi refaire le livret d’accueil des nouveaux employés (et quoi y inclure)
Le manuel de l'employé est un outil essentiel dans votre trousse d'intégration des employés. Il doit fournir des orientations et des directives claires aux employés concernant les valeurs fondamentales de votre organisation, sa mission, sa culture d'entreprise, ainsi que les politiques et procédures de travail.
Cependant, il n'est pas nécessaire d'inclure l'intégralité de vos politiques et procédures d'entreprise dans le dossier d'accueil que recevront les nouvelles recrues dès le premier jour. En fait, c'est une excellente façon de les submerger !
Pour créer une expérience positive pour les nouveaux employés, leur demander de lire un long document austère n'est pas la meilleure approche à adopter.
Continuez à lire—et continuez à diriger plus intelligemment
Créez un compte gratuit pour terminer cet article et rejoindre une communauté de leaders tournés vers l'avenir exploitant outils, guides pratiques et perspectives pour prospérer à l'ère de l'IA.
Have an account? Log In
Deux types de manuels de l'employé
De nombreux professionnels des ressources humaines recommandent d'avoir deux types de manuels de l'employé :
- Un document condensé qui aborde les éléments essentiels que les nouvelles recrues doivent connaître pour se familiariser avec l'entreprise, et
- Un document plus complet pouvant être consulté tout au long du parcours d'un employé au sein de votre organisation.
Pour les nouveaux employés, je suggère de leur fournir un manuel de l'employé plus concis avant leur prise de poste. Il doit leur offrir un aperçu de la culture d'entreprise, de l'environnement de travail, des principales politiques d'entreprise et toute autre information qui facilitera leur intégration.
Un manuel de l'employé condensé est idéal à intégrer dans votre dossier de préintégration—les communications que vous devez avoir avec chaque nouvel employé avant sa date d'entrée.
Si vous avez déjà suivi un cours d'intégration, vous savez que les nouveaux employés peuvent vite se sentir dépassés par la quantité d'informations, il est donc crucial d'éviter leur surcharge d'informations à cette étape clé du parcours. Néanmoins, les employés auront tout de même besoin d'un manuel bien plus détaillé.
Votre manuel de l'employé complet doit inclure un ensemble exhaustif de politiques, servant de document de référence pour les employés tout au long de leur présence dans l'organisation.
Cela n'est pas seulement utile aux employés, mais cela peut également vous protéger contre des réclamations de discrimination ou de traitement inéquitable.
Que doit contenir le manuel de l'employé pour les nouvelles recrues ?
Bien qu'il n'existe pas de méthode unique ou universelle—vous devez déterminer ce qui a le plus de sens pour votre organisation—il y a des bonnes pratiques dont nous pouvons nous inspirer.
L'objectif d'un manuel de l'employé destiné aux nouvelles recrues est d'aider à dissiper certaines des angoisses que nous ressentons tous avant d'entamer un nouvel emploi, et de les enthousiasmer à l'idée de prendre leurs nouvelles fonctions.
Pensez-y comme à un résumé de tout ce que les nouveaux employés voudraient savoir, mais n'oseraient peut-être pas demander.
Voici quelques points et politiques que je vous recommande d'inclure :
- Répertoire de l’entreprise ou liste des contacts clés : À tout le moins, cela devrait inclure des instructions sur la personne à contacter au service des ressources humaines pour obtenir de l’aide sur certains sujets (paie, avantages sociaux, etc.).
- Un planning d'intégration qui explique à quoi s’attendre le premier jour, la première semaine et au-delà. Il ne s'agit pas d'une répartition minute par minute, mais cela donne aux nouveaux embauchés une idée générale de ce qui les attend avant de commencer.
- Un organigramme : Cela leur donnera une idée du fonctionnement de l’organisation, qui sont les membres clés de leur équipe et à quoi s’attendre de la part de leurs collègues.
- Un glossaire du jargon et des acronymes : Chaque organisation a son lot de termes et d’acronymes spécifiques. Facilitez les premiers jours en fournissant un document de référence pour les aider à s'y retrouver.
- La mission et les valeurs fondamentales de l’organisation. Vous pouvez approfondir les raisons de ces choix plutôt que de simplement les énumérer. Cela donne aux nouveaux arrivants un aperçu de la culture d'entreprise.
- Historique et étapes clés de l’entreprise : Vous pouvez donner un rapide aperçu des dates importantes de l’histoire de votre organisation, par exemple la date de création, l’ouverture d’un nouveau bureau, l’atteinte d’un certain chiffre d’affaires, ou l’obtention d’une reconnaissance comme l’un des meilleurs employeurs.
- Informations générales sur les bureaux : Si vous êtes de retour au bureau, il serait utile de mentionner des informations concernant le stationnement, les cartes d’accès, les codes d’alarme, ou encore les contacts du bâtiment.
- Une table des matières de votre manuel de l’employé. C’est important car cela donne à vos nouveaux collaborateurs un aperçu des autres politiques existantes, afin qu'ils sachent où trouver cette information lorsqu'ils en auront besoin.
- Principales politiques RH attendues par vos nouveaux employés, telles que les détails sur les horaires et plannings de travail, les congés, le matériel mis à disposition (ordinateurs, téléphones portables), ainsi que les modalités du télétravail.
- Détails sur le code vestimentaire : Que vous soyez en télétravail ou au bureau, il est utile de leur indiquer à quoi s’attendre à ce sujet.
- Résumé des avantages sociaux : Cela doit être un aperçu succinct de ce à quoi ils peuvent s’attendre, les détails complémentaires pouvant être fournis par la suite.
Au final, c’est à vous de décider ce que vous souhaitez inclure. Cependant, voici les éléments principaux que je vous recommande d’aborder pour créer un livret d’accueil efficace pour vos nouvelles recrues.
Lecture connexe : Qu’est-ce que la responsabilité en matière d’avantages sociaux des employés ?
Quelles informations devez-vous réserver à votre manuel de l’employé officiel ?
Maintenant que nous avons passé en revue les éléments essentiels à inclure dans votre guide d’accueil pour nouveaux employés, vous pouvez vous demander quelles informations doivent être réservées à une version plus formelle et complète de votre manuel.
Pour une vue complète de ce que devrait contenir votre livret d’accueil, je vous recommande de consulter les meilleures pratiques dans notre guide ultime des manuels de l’employé pour plus d'informations. Voici néanmoins quelques conseils de base pour vous donner une idée :
- Un guide approfondi sur le fonctionnement des avantages sociaux des employés. Vous pouvez détailler l’assurance santé, les congés payés (PTO), congés maladie, congés parentaux et deuil, ainsi que les critères d’éligibilité pour chaque catégorie.
- Un résumé des autres avantages que vous pourriez accorder et leur fonctionnement, comme les régimes de retraite ou le congé payé pour être juré.
- Règles concernant les dépenses professionnelles, les processus d’approbation et les modalités de remboursement.
- Politiques d’emploi comme le code de conduite, la sécurité au travail, le harcèlement sexuel, la gestion du temps, les mesures disciplinaires, les évaluations de performance, l’égalité professionnelle et les conflits d’intérêts.
- Directives relatives aux réseaux sociaux ! C’est particulièrement important de nos jours, alors assurez-vous de donner à vos nouveaux employés des règles claires pour représenter votre organisation sur les réseaux sociaux afin d’éviter toute ambiguïté et réduire la confusion.
- Informations sur la santé et la sécurité spécifiques à votre secteur et conformes aux réglementations locales et nationales. Pour les entreprises opérant dans des domaines à risque, il peut être judicieux de créer un document annexe pour regrouper les politiques de sécurité spécifiques.
Si vous avez besoin d’aide sur ce sujet, pas de panique ! Nous avons rassemblé plus de 40 politiques RH, bonnes pratiques et exemples pour vous aider à simplifier ce processus.
Exemples de manuels de l’employé
Si vous cherchez de l’inspiration pour votre nouveau manuel salarié, ou des exemples de manuels d’entreprise en général, en voici quelques-uns à consulter pour vous inspirer.
Trello
Le manuel de l’employé de Trello (qu’ils appellent manuel de l’employé) est intéressant car :
- C’est un exemple où Trello « utilise sa propre solution » en créant un manuel de l’employé avec leur propre produit.
- La nature des tableaux Trello permet de mettre à jour le manuel de l’employé en continu beaucoup plus facilement. Les révisions sur un tableau Trello sont bien plus simples à suivre que les corrections sur un PDF.
Ce qui est appréciable chez Trello, c’est leur répartition de ce qu’il faut lire le premier jour, qui couvre principalement les politiques de l’entreprise, y compris le congé maladie, la politique de congé payé et le harcèlement sexuel.
Pour aller plus loin, ils ont d’autres tableaux dédiés aux avantages des employés, à l’assurance maladie, au remboursement, aux congés payés, etc. Au lieu de devoir feuilleter des pages, tout est accessible immédiatement.
Valve
Ce manuel de l’employé est devenu viral en 2012. Non seulement pour l’humour qu’il véhicule, mais aussi parce qu’il donne un aperçu d’une organisation à la structure unique, qui était alors très discrète sur ses méthodes.
On y découvre ce à quoi les nouveaux employés peuvent s’attendre, la culture de l’entreprise, les conditions de travail chez Valve, le déroulement d’une semaine type, leur mission, les évaluations de performances, un glossaire des termes employés, et plus encore.
Il faut noter que puisqu’ils sont totalement autofinancés, qu’ils gardent un effectif réduit et qu’ils ont une structure très plate, leur approche est très différente de celle de la plupart des entreprises, sûrement plus que la moyenne. Ce qui fonctionne pour eux ne conviendra pas forcément à votre organisation.
Cela reste un guide clair et concis qui fait passer la mission et la vision de l’entreprise, ainsi que leur manière de fonctionner.
Netflix
Celui-ci est apparu en 2009 et constitue un manuel de l’employé très direct. Alors que la plupart des manuels célèbres misent sur des visuels attrayants et de l’humour, celui de Netflix est franc et va droit au but—à l’image de leur culture.
On y traite de leurs valeurs, de leur vision des « génies toxiques », des raisons pour lesquelles ils misent autant sur la performance, du fonctionnement des congés payés, de leurs justifications concernant l’indemnisation des travailleurs, des conditions de travail intenses, et bien plus.
Ce que je dois vraiment saluer dans ce manuel de l’employé, c’est son incroyable franchise. On vous explique simplement comment Netflix fonctionne, pour qui ce n’est pas, et ils n’essaient jamais de masquer la réalité.
Bien que ce manuel date de 2009, il semble que la culture d’entreprise n’a pas beaucoup changé depuis.
Voici donc trois exemples très différents de manuels de l’employé.
Le manuel Netflix est très minimaliste, direct et sans fioritures, mais c’est en accord avec leur culture. Il serait décalé pour eux d’y inclure des visuels agréables ou de l’humour.
Comparez cela au manuel de l’employé Valve—plein de langage coloré, d’humour et de visuels, ce qui colle à leur façon de voir la culture d’entreprise.
Ainsi, concernant la forme de votre nouveau manuel de l’employé, pensez à votre culture.
Mentions légales à propos des manuels de l’employé
Maintenant que nous avons vu à quoi peut ressembler un manuel de l’employé (avec quelques exemples) et ce qu’on doit y inclure, je souhaite aborder quelques points d’attention à avoir concernant ce document.
Aussi précieux que puisse être le livret d'accueil pour le processus d'intégration, il ne devrait pas forcément figurer tout en haut de votre liste de priorités. Mettre en place un système de parrainage, un plan 30-60-90 jours, ou utiliser un logiciel de recrutement pour automatiser les workflows d'intégration sont également essentiels pour que les nouvelles recrues commencent dans les meilleures conditions.
Un logiciel de recrutement doté de workflows d'intégration peut aider à rationaliser votre processus d'embauche en veillant à ce que les nouvelles recrues soient bien informées et préparées avant même leur arrivée, tout en complétant le rôle du livret d'accueil.
Un autre point à considérer est que le livret d'accueil peut facilement finir parmi ces documents qui s'entassent et finissent perdus dans un tiroir. Même si les informations sur les politiques de l'entreprise y sont utiles, ce ne sont généralement pas les documents les plus passionnants à consulter.
C'est pourquoi je recommande, lorsque cela est possible (et si cela a du sens avec la culture de votre organisation), d'adopter une approche plus légère et visuelle.
Nous sommes des êtres visuels et nous traitons les images bien plus rapidement que le texte. Grâce aux systèmes de gestion documentaire, les équipes RH peuvent facilement gérer et mettre à jour le contenu du livret d'accueil des employés et garder les visuels modernes et à jour.
Un dernier point à mentionner concernant le livret d'accueil.
Un ancien employé de Valve (les originaux) a déclaré ceci à propos de leur livret d'accueil :
« Toutes les véritables entreprises auto-organisées doivent 'fuiter' un manuel officieux officiel de l'entreprise. Il doit être sophistiqué et agréable à lire. Les gourous du marketing dans le développement créent ces productions pour séduire les nouvelles recrues et les faire entrer dans le processus de recrutement. Les initiés se moquent de ces choses-là. »
Bien sûr, il ne s'agit là que de son expérience, mais c'est un point important à garder en tête. Au fil des années, ce type de livrets d'accueil a fait le tour d'internet et sont, il faut l'admettre, d'excellents outils marketing.
Mais tâchez toujours de rester centré afin que les nouveaux collaborateurs en tirent le plus d'utilité possible.
Si jamais votre livret devient viral et sert à attirer de nouveaux talents, c'est super ! Mais attention à ne pas le concevoir uniquement dans ce but.
Prochaines étapes
Avec tout cela, vous comprenez désormais mieux la valeur d'un livret d'accueil pour offrir le meilleur accueil possible à vos nouveaux collaborateurs.
Encore une fois, il n'existe pas de bonne ou de mauvaise façon d'élaborer un livret d'accueil : chaque organisation est différente, chacune ayant ses propres priorités, forces et défis.
Peut-être avez-vous un ancien livret d'accueil qui n'est qu'un document Word oublié depuis des années et que personne ne lit. Peut-être n'en avez-vous tout simplement pas.
C'est donc le bon moment soit pour en créer un de toutes pièces, soit pour améliorer l'existant. Pour vous faciliter la tâche, je recommande d'utiliser un logiciel de livret d'accueil afin de vous lancer plus rapidement.
Pour des outils et des technologies qui peuvent aider votre organisation, voici notre liste des meilleurs logiciels d'intégration pour structurer davantage votre processus d'accueil.
À lire aussi : Meilleurs logiciels CSR pour la responsabilité sociétale des entreprises
