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S’étendre au Japon est une opportunité passionnante, mais cela implique de nouvelles responsabilités et défis, notamment la gestion des avantages sociaux pour vos futurs employés japonais. 

Les avantages sociaux au Japon sont fortement influencés par les attentes culturelles et les normes sociales. Les entreprises cherchent à favoriser la fidélité des employés et accordent une grande importance à l’emploi à long terme. Dans ce guide, je couvrirais les bases de la gestion des avantages sociaux au Japon, dont les critères d’éligibilité, les obligations légales et les avantages notables.

Je vous orienterai également vers les prochaines étapes, en mettant en avant les meilleurs services d’Employer of Record (EOR) pour la gestion des avantages sociaux au Japon, au cas où vous auriez besoin d’aide supplémentaire pour démarrer ce processus.

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Qui a droit aux avantages légaux au Japon ?

Au Japon, les avantages sociaux légaux sont principalement accessibles aux salariés ayant un contrat de travail standard, qu’il s’agisse de postes à temps plein, à temps partiel ou à durée déterminée, à condition qu’ils remplissent certains critères. 

Ces employés sont affiliés au système de sécurité sociale japonais, qui couvre l’assurance maladie, l’assurance pension des employés, l’assurance chômage et l’assurance accidents du travail. 

En règle générale, l’affiliation à l’assurance sociale est obligatoire si un salarié travaille plus de 20 heures par semaine, gagne au moins 88 000 yens par mois (environ 1,06 million de yens par an) et doit être employé plus de deux mois. 

Dans ce cas, les avantages débutent généralement dès le premier jour d’emploi. Ces avantages contribuent à soutenir les employés lors de divers événements de vie — maladie, accident, chômage, retraite — assurant ainsi leur stabilité et leur sécurité financière.

Qui est exclu ?

  • Travailleurs indépendants et sous-traitants : Ces personnes sont en général considérées comme travailleurs indépendants et n’ouvrent pas droit aux avantages légaux des salariés. Toutefois, elles doivent s’inscrire elles-mêmes à l’Assurance nationale maladie et au régime national de pension.
  • Travailleurs à faibles revenus : Les personnes gagnant moins de 88 000 yens par mois ou travaillant moins de 20 heures par semaine sont généralement exclues de la couverture de l’assurance maladie et retraite des employés.
  • Stagiaires et intérimaires : L’éligibilité de ces catégories dépend des termes précis du contrat.
    • Les stagiaires peuvent être exclus si leur statut s’apparente à celui d’étudiants ou de stagiaires de courte durée. 
    • Les intérimaires sont généralement éligibles si leur emploi répond aux mêmes critères que les autres salariés sous contrat.

Pour plus d’informations détaillées sur les critères d’éligibilité aux avantages légaux, vous pouvez consulter l’Autorité de l’Assurance Sociale du Japon ou le Ministère de la santé, du travail et des affaires sociales.

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Avantages sociaux légaux au Japon

Comme dans tout pays, comprendre et respecter les exigences légales en matière d’avantages sociaux au Japon est essentiel pour les employeurs afin de rester en conformité et préserver leur réputation. Ne pas fournir ces avantages obligatoires peut entraîner des sanctions juridiques, des pertes financières et nuire à l’image de l’entreprise. 

Voici un résumé des principaux avantages légaux exigés au Japon :

Assurance maladie nationale (Kenko Hoken) :

  • L’assurance maladie nationale japonaise couvre 70 % des frais médicaux en cas de maladie ou d’accident d’origine non professionnelle, avec des cotisations basées sur le revenu.
  • Elle est obligatoire pour les salariés travaillant plus de 20 heures par semaine. 
  • Les primes sont partagées entre l’employeur et l’employé et varient selon la préfecture et la caisse d’assurance maladie. 

Assurance pension des salariés (Kosei Nenkin Hoken) :

  • Assure le versement d’une pension de retraite à partir de 65 ans.
  • L’éligibilité débute après 10 ans de cotisation au régime de pension. 
  • Les cotisations sont divisées à parts égales entre l’employeur et l’employé. 

Assurance chômage (Koyo Hoken) :

  • Parfois appelée assurance chômage, cette couverture offre un soutien financier pendant les périodes de chômage, y compris le congé parental et certains programmes de formation. 
  • La plupart des salariés sont couverts via un système de cotisations impliquant à la fois l’employeur et l’employé.
  • Cette assurance s’applique aux employés travaillant au moins 20 heures par semaine et dont la période d’emploi prévue dépasse 31 jours.

Assurance accidents du travail (Rodo Saigai Hoshou Hoken) :

  • Totalement financée par l'employeur, cette assurance couvre les soins médicaux, les frais médicaux et le soutien au revenu pour les employés victimes de blessures ou de maladies liées au travail. 
  • Elle est obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, même si les prestations sont administrées à l'employé par le gouvernement.

Assurance soins de longue durée (Kaigo Hoken) :

  • Obligatoire pour tous les résidents âgés de 40 ans et plus, ce programme public d'assurance soutient les services destinés à ceux qui ont besoin de soins infirmiers.
  • Elle est financée par les cotisations des primes d'assurance maladie et par des fonds publics.

Congé payé (Yūkyū Kyūka) :

  • Les employés ayant travaillé au moins 6 mois et ayant été présents au moins 80 % du temps ont droit à un minimum de 10 jours de congé payé par an. 
  • Les employeurs ont l'obligation légale de garantir que 5 jours au moins soient pris chaque année.

Congé de maternité (Sango Kyūka) :

  • Les futures mères ont droit à 6 semaines de congé prénatal et 8 semaines de congé postnatal.
  • Les indemnités sont versées par le biais de l'assurance maladie si l'employée est affiliée au régime, couvrant généralement les deux tiers du salaire de base.
  • Une allocation salariale supplémentaire peut également être offerte selon les accords de l'entreprise.

Congé parental (Ikuji Kyūka) :

  • Disponible pour les deux parents jusqu'à l'âge de 1 an de l'enfant, cette prestation peut être prolongée jusqu'à 2 ans dans certaines conditions (par exemple, absence de solution de garde). 
  • Cette prestation est gérée et versée par le régime d'assurance emploi du Japon.

Congé de paternité :

  • Les pères ont droit au même congé parental que les mères, suite aux récentes modifications favorisant l'égalité des sexes dans les rôles parentaux. 
  • Depuis 2002, le système « Congé de paternité postnatal pour la garde des enfants » permet désormais jusqu'à 4 semaines de congé dans les 8 semaines suivant la naissance.
  • Les salariés peuvent également avoir droit à un congé de paternité supplémentaire selon leur accord d'entreprise.

Se conformer à ces avantages légaux fait partie intégrante du respect des réglementations définies par le ministère japonais de la Santé, du Travail et des Affaires sociales (MHLW), qui protège les droits des employés et favorise un environnement de travail équitable. 

Pour plus d’informations détaillées, vous pouvez consulter le site web du Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales.

Droits à congés au Japon

Comme indiqué ci-dessus, les droits à congés au Japon sont également protégés par la loi. Ces politiques nationales en matière de congés sont conçues pour équilibrer vie professionnelle et vie privée, avec des réglementations spécifiques pour chaque type de congé.

Voici un résumé des différents types de congés proposés au Japon pour répondre aux divers besoins des employés :

  • Congé annuel payé (Nenji Yukyu Kyuka) : Les employés ayant travaillé continûment pendant 6 mois ont droit à un minimum de 10 jours de congé payé.
    • Le droit au congé annuel augmente avec l'ancienneté de service, jusqu'à un maximum de 20 jours par an après 6,5 ans d'emploi continu.
    • Les employeurs sont légalement tenus de s'assurer que les employés prennent au moins 5 jours de leur congé payé chaque année.
    • L'objectif du congé annuel est de favoriser le repos et le ressourcement, et il est géré par l'employeur.
  • Jours fériés (Shukujitsu) : Le Japon compte 16 jours fériés nationaux par an.
    • Bien que la loi n'oblige pas les employeurs à accorder ces jours de congé, il est d'usage dans la majorité des entreprises de les considérer comme des jours fériés payés. 
    • La liste des jours fériés peut légèrement varier d'une année à l'autre selon la façon dont les dates se placent dans le calendrier.
  • Congé maternité (Sango Kyuka) : Les employées enceintes ont droit à 6 semaines de congé avant l'accouchement et 8 semaines après.
    • Pendant le congé maternité, les employeurs ne sont pas tenus de verser de salaire, mais les salariées éligibles perçoivent une allocation maternité de la part de leur caisse d'assurance santé.
    • Les versements pendant le congé maternité correspondent généralement aux deux tiers du salaire de l'employée.
  • Congé paternité : Depuis octobre 2022, le Japon permet aux pères de prendre jusqu'à 4 semaines de congé paternité dans les 8 semaines suivant la naissance, en plus du congé parental standard.
    • Le congé peut être pris en deux périodes distinctes maximum, et est indemnisé par l'assurance emploi si les conditions d'éligibilité sont remplies.
    • Certaines entreprises offrent également un congé payé prolongé comme avantage supplémentaire pour les nouveaux pères.
  • Congé parental (Ikuji Kyuka) : Les mères comme les pères peuvent bénéficier d'un congé parental jusqu'aux 1 an de l'enfant.
    • Ce congé peut être étendu à 1,5 an voire 2 ans si une place en crèche n'est pas disponible ou si certaines conditions spécifiques sont remplies. 
    • Pendant cette période, un soutien financier est délivré par l'assurance emploi, couvrant généralement environ 67% du salaire pour les 6 premiers mois, puis 50% au-delà.

L'approche du Japon concernant les congés payés évolue, avec des initiatives gouvernementales visant à encourager les employés à prendre leurs congés pour éviter l'épuisement professionnel. 

Cependant, des facteurs culturels tels que la loyauté envers l'entreprise ou la crainte de surcharger ses collègues entraînent souvent une sous-utilisation du congé annuel. Les employeurs jouent un rôle clé dans l'équilibre vie professionnelle-vie privée en promouvant et facilitant l'utilisation des congés payés.

Qu'en est-il du congé maladie au Japon ?

Le Japon ne possède pas de politique de congé maladie statutaire en vertu du droit national du travail. 

Contrairement à de nombreux pays occidentaux, il n'existe aucune obligation légale imposant aux employeurs de fournir un congé maladie payé. Cependant, les entreprises comblent souvent ce manque de l'une des manières suivantes :

  • Politiques de congé maladie propres à l'entreprise : De nombreux employeurs intègrent volontairement 5 à 10 jours de congé maladie payé ou non payé par an dans leurs contrats de travail. Cela est courant notamment dans les moyennes et grandes entreprises.
  • Utilisation du congé annuel payé : À défaut de politique dédiée au congé maladie, les employés sont généralement amenés à utiliser leurs jours de congé annuel lorsqu'ils tombent malades.
  • Invalidité temporaire : En cas de maladie ou de blessure de longue durée, les employés peuvent prétendre à l'allocation d'incapacité de travail pour blessure ou maladie (Shobyo Teatekin) de leur caisse d'assurance santé. Cette allocation devient accessible après 3 jours consécutifs d'absence, et verse environ les deux tiers du salaire habituel pendant jusqu'à 18 mois.

Bien que le Japon offre des droits généreux en matière de congés parentaux, son absence de congé maladie statutaire constitue un point faible notable par rapport à de nombreux pays occidentaux où les jours de maladie payés sont une obligation légale. Il s'agit donc d'une opportunité pour les employeurs internationaux présents au Japon de se démarquer sur un marché du travail compétitif.

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Proposez un congé maladie pour vous démarquer sur le marché

En proposant volontairement une politique de congé maladie claire et généreuse—payée ou partiellement payée—les employeurs peuvent témoigner d’un fort engagement envers le bien-être des salariés et des standards modernes du lieu de travail.

Proposer volontairement un congé maladie renforce non seulement la confiance et la fidélité des employés locaux, mais constitue aussi un avantage concurrentiel précieux lors du recrutement, notamment pour les talents internationaux ou les jeunes professionnels qui accordent de plus en plus d'importance à la santé et à l'équilibre vie professionnelle-vie privée.

Dans une culture où les employés hésitent souvent à prendre des congés de peur de surcharger leurs collègues, la formalisation des congés maladie envoie un message fort : votre santé est la priorité. Pour les entreprises à l'esprit novateur, il s'agit d'un investissement stratégique à la fois pour l'humain et la performance.

Avantages sociaux courants et supplémentaires au Japon

Bien qu'ils ne soient pas exigés par la loi, de nombreux employeurs japonais proposent une gamme d'avantages complémentaires pour renforcer la satisfaction, la fidélité et la rétention de leurs collaborateurs. 

Ces avantages volontaires sont un outil puissant pour attirer et retenir les meilleurs talents, notamment dans des secteurs très compétitifs. Dans la culture professionnelle japonaise, ces avantages sont souvent considérés comme des pratiques courantes, bien qu'ils ne soient pas imposés par la législation.

Voici un résumé des avantages non obligatoires les plus répandus ou culturellement attendus par les salariés japonais :

  • Régimes de retraite privés (retraite d'entreprise) : Proposés en supplément du régime national de retraite, ces avantages assurent une sécurité financière supplémentaire à la retraite. Ils sont particulièrement fréquents dans les environnements de cols blancs et les grandes entreprises.
  • Assurance santé complémentaire : Tandis que l'assurance maladie nationale couvre 70% des frais médicaux, de nombreux employeurs offrent une assurance de groupe complémentaire afin d'augmenter la couverture médicale standard ou de prendre en charge des frais supplémentaires tels que l'amélioration des conditions d'hospitalisation, les soins dentaires ou des traitements spécialisés.
  • Véhicules de société : Ceux-ci sont parfois proposés pour l'usage professionnel, améliorant la mobilité et la commodité pour les employés.
  • Indemnité de transport : Beaucoup d'entreprises proposent une indemnité de transport, remboursant souvent la totalité des frais de transport public.
Les indemnités de transport sont attendues culturellement au Japon

Les indemnités de transport sont attendues culturellement au Japon

« Les entreprises japonaises sont censées couvrir les frais de transport domicile-travail. Et je parle de TOUS les frais. Lorsque nous avons commencé à recruter là-bas, je n’avais pas réalisé que ce n’était pas négociable. L’un de nos meilleurs candidats a décliné notre offre car nous ne proposions initialement qu’une prise en charge partielle du transport. »
~Andrew Lokenauth, auteur de TheFinanceNewsletter

  • Primes ou allocations technologiques / informatiques : Avec la montée du télétravail, certaines entreprises proposent aujourd'hui des allocations pour couvrir les frais liés à l'installation d'un poste de travail à domicile, tels que l'accès internet ou l'achat d'équipement informatique.
  • Allocations logement (Jūtaku Teate) : Surtout courantes pour les postes impliquant une mutation, ces aides permettent de couvrir le loyer ou de bénéficier de logements pris en charge par l'entreprise. Elles sont souvent attendues dans des secteurs comme la finance, le conseil ou l'industrie, en particulier dans des métropoles onéreuses telles que Tokyo. Proposer ce type d'aide représente un atout important pour attirer des talents locaux ou étrangers, en allégeant le poids du marché immobilier souvent coûteux au Japon.
Les allocations logement sont attendues culturellement au Japon

Les allocations logement sont attendues culturellement au Japon

« Un autre point étonnant est la fréquence des allocations logement. Environ 30% de nos salariés japonais bénéficient d’une forme de soutien pour leur logement. » ~ Andrew Lokenauth, Auteur de TheFinanceNewsletter

  • Prime de performance : Les primes constituent un élément central des rémunérations au Japon. Il est courant de verser des primes semestrielles en juin et décembre, souvent calculées comme un multiple du salaire mensuel. Elles sont généralement liées à la performance individuelle et de l'entreprise.
  • Prime de fin d’année (Bosei) : Souvent synonyme de la prime de décembre, il ne s’agit pas d’une « prime de Noël » au sens occidental. Elle dépend des usages internes et de la performance des salariés, et fait fréquemment l’objet de négociations collectives.
Intégrez les attentes culturelles à votre stratégie d'avantages sociaux

Intégrez les attentes culturelles à votre stratégie d'avantages sociaux

« Lorsque je conseille des entreprises, je propose une sorte de stratégie mixte. Gardez les primes de fin d’année liées à la saisonnalité mais intégrez-les dans une politique de rémunération globale en les attribuant proportionnellement aux indicateurs de performance. Ainsi, vous respectez les coutumes locales tout en conservant une organisation cohérente à l’international. Il s’agit de construire un ensemble d’avantages qui soit à la fois respectueux des cultures et compétitif à l’échelle mondiale. » ~ Ben Johnson, responsable RH et CEO de Big Ben

  • Primes saisonnières : Contrairement à d’autres pays, le « salaire du 13e mois » n’est pas un avantage distinct ou obligatoire au Japon. À la place, des primes semestrielles (souvent versées en juin et en décembre) remplissent un rôle similaire, et ne doivent pas être confondues avec l’octroi automatique d’un mois de salaire supplémentaire.
Des avantages mal conçus peuvent entraîner un taux de rotation élevé

Des avantages mal conçus peuvent entraîner un taux de rotation élevé

« Les employés japonais organisent littéralement leur vie autour de ces primes versées deux fois par an (généralement en juin & en décembre). …Ce qui est intéressant, c’est que, alors que les entreprises occidentales les considèrent comme des ‘options’, elles sont pratiquement obligatoires au Japon. Je l’ai appris à mes dépens lorsque nous avons essayé de nous en passer. Notre taux de rotation est passé de 5 % à près de 25 % en seulement quelques mois. » ~ Andrew Lokenauth, Auteur de TheFinanceNewsletter

Ces avantages additionnels peuvent nettement améliorer la satisfaction, l’engagement et la fidélité des employés. Dans une culture du travail très structurée, même de petites attentions peuvent contribuer de façon significative au bien-être des collaborateurs et à leur équilibre vie pro/vie perso.

Au Japon, proposer un package d’avantages bien pensé n’est pas seulement un atout : c’est un avantage concurrentiel majeur.

Avantages qui attirent les meilleurs talents au Japon

Bien que non obligatoires ni universellement attendus, les employeurs innovants au Japon proposent de plus en plus des avantages modernes et axés sur le style de vie pour rester compétitifs sur un marché du travail tendu.

Ces initiatives progressistes illustrent un tournant vers une culture d’entreprise plus flexible, inclusive et centrée sur l’employé — en particulier chez les entreprises mondiales et les grands groupes japonais souhaitant attirer des profils de haut niveau.

Voici plusieurs avantages optionnels qui peuvent distinguer votre entreprise au Japon :

Programmes de bien-être :

Bien que peu répandues, les initiatives de bien-être gagnent du terrain. Elles peuvent inclure la prise en charge d’abonnements à une salle de sport, de l’accompagnement psychologique, ou un accès à des applications ou services de santé.

Certaines entreprises organisent aussi des séminaires santé ou des retraites bien-être pour promouvoir la qualité de vie de leurs équipes.

Le soutien psychologique est d’autant plus crucial que la sensibilisation au stress professionnel progresse (prévention du karoshi).

Aménagement du temps de travail :

Depuis la pandémie, le télétravail et les horaires flexibles se démocratisent au Japon, surtout dans les grandes entreprises et les groupes à capitaux étrangers.

Proposer du travail à distance, des dispositifs hybrides, ou des horaires décalés booste grandement la satisfaction des employés et séduit particulièrement les jeunes talents ainsi que les parents actifs.

Opportunités de développement professionnel :

Investir dans la montée en compétence (cours en ligne, certifications, formation linguistique ou mobilité interne) est très apprécié, en particulier dans le contexte professionnel japonais axé sur les expertises.

De nombreuses entreprises proposent également des subventions pour la formation ou un budget dédié à l’apprentissage.

Espaces de travail innovants :

Si les bureaux traditionnels restent la norme, certains employeurs — en particulier dans la tech, les médias ou les startups — conçoivent des espaces de travail intelligents intégrant lounges partagés, espaces bien-être, salles de sieste et zones de réflexion pour stimuler créativité et collaboration.

Congé sabbatique :

Les congés sabbatiques ne sont pas la norme au Japon, mais certaines entreprises pionnières les intègrent à leur politique de fidélisation des salariés de longue date ou pour récompenser une étape clé dans la carrière.

Lorsqu’ils existent, ces congés sont souvent non rémunérés ou partiellement rémunérés, traduisant une évolution des mentalités vers le développement personnel et la prévention du burn-out.

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Proposez un congé sabbatique pour vraiment vous démarquer

En raison du taux traditionnellement faible de prise de congés prolongés au Japon, proposer des congés sabbatiques peut vraiment distinguer un employeur de ses concurrents, facilitant ainsi l’attraction de talents.

Subventions repas et plans cafétéria :

De nombreuses entreprises japonaises proposent des repas subventionnés, soit via des cafétérias internes (shain shokudō), soit sous forme d'allocations repas mensuelles. Ces avantages facilitent non seulement les coûts de la vie quotidienne, mais favorisent également l’esprit de communauté au travail. 

Certaines entreprises offrent même des subventions pour le thé, le café ou les encas, reflétant les nuances culturelles liées à l’hospitalité et au bien-être. 

Pour les salariés à distance, des tickets repas ou des indemnités de livraison de déjeuner sont parfois accordés afin d’étendre ce bénéfice au-delà du bureau.

Politiques accueillantes pour les animaux :

Bien que très rares dans les entreprises japonaises traditionnelles, les politiques accueillantes pour les animaux se retrouvent parfois dans certaines startups ou dans des sociétés à gestion étrangère avec une culture d’entreprise plus détendue. 

Bien que ces politiques ne soient pas une norme d’embauche, elles peuvent séduire certains profils et contribuer à une ambiance conviviale et moins stressante.

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Un point de vigilance

Si elles sont mises en place, les politiques accueillantes pour les animaux requièrent une planification soigneuse et des considérations juridiques concernant la santé, la sécurité, et les allergies.

Prime de vacances :

Bien que peu courante et non encore largement pratiquée au Japon, certaines entreprises japonaises proposent un paiement supplémentaire lors des congés, encourageant ainsi les employés à s’accorder des pauses. 

Si elle est offerte, cette prime peut être un puissant incitatif à prendre des congés et permet de différencier votre politique de rémunération.

Ces avantages modernes deviennent de plus en plus pertinents à mesure que les entreprises japonaises s’adaptent aux attentes des talents à l’échelle mondiale.

Ne combattez pas la culture locale de la prime – adaptez-vous !

Ne combattez pas la culture locale de la prime – adaptez-vous !

« D’après mon expérience de gestion d’un système hybride, l’élément clé est de conserver les avantages mondiaux de base tout en ajoutant des éléments spécifiques au Japon. Nous avons maintenu notre assurance santé internationale et nos politiques de congés payés, mais ajouté une structure de prime adaptée au marché japonais. Plutôt que de lutter contre la culture des primes, nous l’avons intégrée dans nos calculs de rémunération totale. » ~ Andrew Lokenauth, auteur de TheFinanceNewsletter

Bon nombre des employeurs les plus performants au Japon commencent à intégrer des avantages innovants qui soutiennent le bien-être global, la flexibilité et le développement professionnel de leurs collaborateurs, une tendance particulièrement marquée dans les secteurs confrontés à une pénurie de main-d’œuvre ou à une guerre des talents.

Comment organiser et gérer les avantages sociaux des employés au Japon

Mettre en place et gérer des avantages sociaux au Japon requiert une planification minutieuse, une bonne compréhension des spécificités culturelles et une stricte conformité avec les lois locales du travail. 

Voici un guide étape par étape pour établir et administrer un programme d’avantages efficace, conforme à la réglementation japonaise et répondant aux attentes des collaborateurs :

  1. S’associer à des prestataires locaux : Collaborez avec des compagnies d'assurance et des institutions financières japonaises pour offrir des avantages compétitifs adaptés au marché local. Cela peut inclure une assurance santé complémentaire, une assurance-vie collective, des régimes de retraite d'entreprise et des services de bien-être. S’associer à des prestataires connaissant les pratiques locales garantit conformité légale et adéquation culturelle.
  2. Respecter la réglementation du MHLW : Familiarisez-vous avec les lignes directrices du ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales pour garantir que votre offre d’avantages respecte toutes les obligations légales. La législation du travail japonaise peut être complexe ; il est donc recommandé de consulter régulièrement des experts juridiques ou RH.
  3. Utiliser un service EOR au Japon : Pour les entreprises étrangères sans entité légale au Japon, un service d’Employer of Record (EOR) peut agir comme employeur légal pour vos collaborateurs locaux, gérant la paie, la fiscalité et les avantages statutaires à votre place.
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Travailler avec un EOR garantit une conformité totale avec la législation japonaise sur l’emploi et réduit la charge administrative de la gestion des opérations RH locales.

4. Communiquez les avantages aux employés : Expliquez clairement le package d'avantages sociaux aux employés (en japonais et en anglais), en mettant en avant la valeur et les atouts de chaque offre afin de garantir leur compréhension et leur appréciation.

5. Surveillez et mettez à jour les offres d’avantages sociaux : Passez régulièrement en revue et ajustez le package d'avantages sociaux en fonction des retours des employés et des tendances du marché pour rester compétitif et assurer la satisfaction du personnel. Vous pouvez recueillir des avis par le biais d’enquêtes ou d'entretiens de départ, et comparer vos offres d’avantages avec celles du secteur pour garantir leur pertinence.

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Mettre à jour les offres—en particulier dans des domaines comme le travail à distance, le bien-être ou la garde d’enfants—peut aider à fidéliser les talents et à répondre aux besoins évolutifs de la main-d’œuvre.

S’associer à un cabinet local de conseil RH ou un service EOR peut grandement simplifier la gestion des avantages sociaux au Japon. Ces partenaires possèdent une connaissance approfondie de la législation du travail, de la fiscalité et des normes culturelles, permettant aux employeurs étrangers de se concentrer sur leur croissance tout en restant parfaitement conformes.

En suivant ces étapes, votre entreprise peut bâtir un programme d'avantages qui soutient vos collaborateurs et renforce votre réputation d’employeur de choix sur le marché japonais.

Restez en conformité avec les lois locales sur l’emploi

Le non-respect des lois japonaises sur l'emploi peut entraîner de graves conséquences juridiques, financières et opérationnelles pour votre entreprise. Les employeurs doivent s’assurer que le recrutement, la paie, les avantages sociaux et la classification des salariés sont conformes aux règlements du travail japonais afin d’éviter des infractions pouvant nuire à la continuité et à la réputation de leur activité.

Voici quelques risques de non-conformité à prendre en compte :

  • Mauvaise classification des salariés : Classer à tort des salariés comme prestataires peut entraîner des contrôles, des arriérés de paiements obligatoires et des contentieux.
  • Financement insuffisant des cotisations sociales : Ne pas contribuer suffisamment aux régimes d’assurance sociale peut entraîner de lourdes amendes et nuire à la réputation de votre entreprise.
  • Amendes et pénalités pour l’entreprise : Le non-respect des lois du travail peut attirer d’importantes amendes et des poursuites. Par exemple, refuser de payer des heures supplémentaires peut être sanctionné par une amende allant jusqu’à 300 000 ¥ par infraction.
  • Atteinte à la réputation : Dans la culture professionnelle japonaise, axée sur les relations, les manquements en matière de conformité peuvent gravement rompre la confiance auprès des employés, partenaires et autorités, rendant plus difficile l’attraction de talents, la conclusion de partenariats ou le développement local.
  • Perturbations opérationnelles : Les conflits du travail ou les audits gouvernementaux peuvent paralyser l’activité, générer des coûts imprévus et nécessiter une intervention juridique en urgence. 

En restant conforme, vous protégerez votre société contre ces risques, assurant une activité fluide et ininterrompue ainsi que le maintien d’une image positive sur le marché japonais.

Obtenez de l’aide pour mettre en place des avantages au Japon

Comprendre et gérer les avantages sociaux au Japon nécessite un alignement minutieux avec les obligations légales et les attentes culturelles. 

Qu’il s’agisse de fournir les prestations légales obligatoires comme l’assurance maladie et les cotisations retraite ou de proposer des avantages supplémentaires tels qu’une allocation logement ou des modalités de travail flexibles, votre stratégie en matière d’avantages joue un rôle clé pour attirer et fidéliser les meilleurs talents.

Naviguer parmi ces défis, surtout si vous recrutez à distance ou si vous ne disposez pas encore de structure locale, peut s’avérer complexe. C’est pourquoi de nombreuses entreprises internationales choisissent de collaborer avec un Employer of Record (EOR) au Japon. 

Un EOR assume la responsabilité légale d’employer des salariés en votre nom, gérant la paie, la fiscalité, l’inscription aux avantages et la conformité au droit du travail local, y compris pour les visas de travail japonais.

Pour vous faire gagner du temps, voici une liste de prestataires EOR au Japon qui peuvent vous aider à passer à l'étape suivante :

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Kim Behnke est rédactrice et analyste en logiciels RH pour People Managing People, forte de près d'une décennie d'expérience pratique dans les ressources humaines. Grâce à un parcours couvrant le recrutement, l'intégration, la gestion de la performance, la formation, l'élaboration de politiques et l'analyse RH, elle possède une profonde compréhension des défis auxquels les équipes RH font face et des solutions que la technologie peut leur apporter. Kim détient des diplômes en psychologie, rédaction et communication technique, et est une spécialiste RH digitale certifiée par l'Academy to Innovate HR. Son travail est guidé par la passion de simplifier les systèmes et d'optimiser les processus afin d'aider les équipes RH à travailler plus efficacement.