Relocalisation en télétravail : Le guide ultime
Qu'il s'agisse de se rapprocher de la famille, de rechercher un coût de la vie plus abordable ou simplement de changer d'environnement, déménager tout en travaillant à distance est une option attrayante pour les employés qui souhaitent vivre dans des lieux mieux adaptés à leur mode de vie et à leurs préférences.
La relocalisation en travail à distance désigne l’acte de s’installer dans différents endroits tout en travaillant à distance, cela pouvant impliquer de surmonter des défis tels que la connectivité internet, les implications financières, la complexité fiscale et la planification logistique.
Les employeurs s'améliorent pour offrir cette opportunité en ayant recours à des services comme un employeur officiel de référence, mais cette liberté exige une planification et une préparation minutieuses pour assurer une transition en douceur pour les employés.
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Dans cet article, je vais vous guider à travers le processus de relocalisation sans négliger votre travail.
Avantages de la relocalisation en travaillant à distance
Le travail à distance offre une longue liste d’avantages pour les employeurs et les employés, mais pour de nombreux salariés, la possibilité de déménager est bien plus qu'un simple avantage : c'est un élément central de leur satisfaction au travail et de l’organisation de leur vie.
Conserver son emploi tout en déménageant peut avoir des implications significatives sur la carrière, ce qui rend indispensable pour un travailleur à distance d'évaluer l'impact du déménagement sur son poste actuel.
Voici quelques avantages fréquemment mentionnés par les personnes qui ont déménagé tout en travaillant à distance.
Un meilleur équilibre vie professionnelle/vie privée
Imaginez ce que vous pourriez faire avec 51 heures supplémentaires par an. C'est la quantité de temps que les navetteurs des grandes villes américaines perdent en moyenne à se rendre au travail, selon le Global Traffic Scorecard d’INRIX.
Cela, sans compter les coûts de carburant qui, rien qu’en 2022, dépassaient 1 300 $ par an. Que les employeurs considèrent ce temps comme du travail ou non, cela importe peu. Les employés perçoivent le trajet comme du temps lié au travail, et pour beaucoup, s’en débarrasser est un critère clé pour définir la flexibilité et la satisfaction au travail.
Le temps gagné sur les trajets peut être consacré à la famille, à l’activité physique ou simplement à se détendre après une journée de travail.
Un accès à de nouveaux environnements variés
Déménager peut vous faire découvrir de nouvelles cultures, des environnements différents et des expériences inédites.
Que ce soit l’animation des rues d’une ville nouvelle ou la tranquillité d’une zone rurale, ces cadres variés peuvent offrir un nouvel élan et inspirer. Déménager dans un nouveau pays peut également apporter des avantages financiers uniques et des expériences enrichissantes.
On observe ce désir avec l’essor du visa nomade numérique. Plus de 35 millions de personnes dans le monde ont adopté ce mode de vie et des pays allant de la Corée du Sud au Portugal en passant par la Colombie proposent désormais des visas nomades numériques afin d’attirer sur leur sol des travailleurs à haut revenu.
Avantages du coût de la vie
De nombreux travailleurs à distance choisissent de s’installer dans des régions où le coût de la vie est plus faible. Par exemple, quitter une ville coûteuse comme San Francisco pour s’installer dans une ville plus abordable du Midwest peut entraîner des économies substantielles.
Bien comprendre les impôts sur le revenu est essentiel lorsqu’on déménage dans d’autres états ou à l’étranger, car les règles fiscales varient selon les états ou les villes, ce qui a une incidence directe sur vos finances.
Ces économies peuvent ensuite être réinvesties dans d'autres objectifs financiers, comme l'achat d'une maison ou l'investissement.
Si les employés choisissent de s’installer à l’international, cela peut entraîner des changements notables quant à l’employeur de référence ou à la structure fiscale, mais le bon choix peut aussi permettre une économie substantielle.
Productivité et créativité accrues
De nouveaux environnements peuvent stimuler votre productivité et votre créativité. Changer d'air peut rompre la monotonie et favoriser l’émergence de nouvelles idées, voire ce que certains appellent une « zone de génie » pour les travailleurs à distance.
Planifier sa relocalisation en télétravail
Lorsqu’un salarié décide de déménager, il est utile de l’aider à comprendre ses options et les avantages et inconvénients de chaque lieu.
Il est également essentiel que vous et l’employé compreniez et respectiez les lois et règlementations locales du travail lors de la planification d’une relocalisation.
Voici les premières questions à se poser lorsqu’on envisage de changer de lieu de vie.
Recherche des destinations potentielles
Avant de faire ses valises, il est important d’étudier attentivement les destinations potentielles et d’enquêter correctement sur les points suivants :
- Comparaisons du coût de la vie : Utilisez des outils en ligne pour comparer le coût de la vie dans différentes régions, en tenant compte du logement, des services publics, des courses alimentaires et d'autres dépenses.
- Facteurs liés à la qualité de vie : Prenez en considération des aspects tels que la sécurité, les soins de santé, l’éducation et les possibilités de loisirs.
- Climat et commodités locales : L’employé devra tenir compte du climat qu’il préfère et des commodités souhaitées, comme la proximité des activités de plein air, des restaurants et des événements culturels.
Législation du travail et considérations logistiques
Déménager dans un nouvel endroit implique de comprendre et de se conformer aux lois et règlements locaux.
- Compréhension des lois et des modalités de logement : Les employés doivent se renseigner sur les règlements de zonage, les contrats de location et d'autres aspects juridiques dans le nouveau lieu de résidence.
- Adapter votre contrat de travail : L’entreprise devra se conformer aux lois du travail locales. Pensez à utiliser un Employer of Record (EOR) afin de garantir que votre contrat et votre package d’avantages respectent les exigences légales du nouveau pays.
- Exigences en matière d’immigration et de visa (pour les déménagements internationaux) : En cas de déménagement à l’étranger, veillez à ce que l’employé comprenne bien les exigences en matière d’immigration et de visa.
- Options de santé et d’assurance : Renseignez-vous sur les établissements de santé et les possibilités d’assurance dans la nouvelle région afin de vous assurer d’avoir accès aux services médicaux nécessaires.
Conseils de planification financière pour les employés
Une planification financière est essentielle pour éviter les dépenses imprévues et assurer une transition en douceur. Voici quelques points à considérer pour les employés envisageant de déménager.
- Prévoir un budget pour les frais de déménagement : Établissez un budget comprenant les frais de déménagement tels que l’embauche de déménageurs, le transport et l’hébergement temporaire.
- Gérer la fiscalité dans différents endroits : Comprenez les implications fiscales de votre déménagement, notamment concernant les impôts locaux et régionaux.
- Installation d’un nouveau bureau à domicile : Prévoyez la mise en place de votre espace de travail à domicile, y compris l’achat du mobilier et de l’équipement nécessaires.
Gérer son travail pendant un déménagement
Au moment du déménagement, il est possible que les employés aient besoin de puiser dans leur congé payé pour s’organiser, mais d’autres préféreront continuer à travailler comme d’habitude. Il existe des moyens de le faire et vous devrez détailler ce processus avec eux.
Pensez également à l’impact potentiel du déménagement sur la nécessité de réunions en présentiel et sur la progression de carrière.
Grâce à l’utilisation de systèmes RH basés sur le cloud, les entreprises peuvent facilement accompagner les mobilités de leurs employés tout en maintenant la continuité (c’est l’un des nombreux avantages des logiciels RH cloud).
Discuter des projets de déménagement avec un manager
La communication entre le manager et le collaborateur est essentielle lors de la préparation d’un déménagement. Deux éléments devront être clarifiés :
- S’assurer de la conformité avec les politiques de l’entreprise : Mettez en place une politique de télétravail décrivant si le déménagement est compatible avec ce que votre entreprise peut gérer. Si la personne souhaite déménager dans un pays que vous, ou votre Employer of Record, ne pouvez pas couvrir, cela peut devenir problématique. Travailler dans une zone où vous n’avez pas le droit légal d’exercer peut représenter des risques pour vous comme pour votre employeur.
- Définir les attentes et les délais : Les employés doivent discuter de leur projet de déménagement avec leur manager et fixer des attentes claires ainsi qu’un calendrier précis pour ce changement.
Maintenir la productivité pendant le déménagement
Rester productif en travaillant à distance est déjà un sujet central pour les équipes dirigeantes, sans parler des défis supplémentaires posés par un déménagement. Il est donc essentiel pour les télétravailleurs de contribuer au maintien des processus de travail.
- Conseils d’organisation et de gestion du temps : Collaborez avec les employés pour planifier le déménagement hors des périodes de forte activité si possible, et utilisez des outils de planification pour gérer le temps de façon optimale.
- Créer des espaces de travail temporaires : Assurez-vous que les employés disposent d’un espace de travail temporaire fonctionnel afin de rester productifs.
- Maintenir une routine de travail régulière : Encouragez les employés à conserver leur routine de travail habituelle autant que possible afin d’éviter toute perturbation.
Conseils pour les employés lors d’un déménagement
Si vous êtes un employé qui envisage de déménager, voici quelques conseils pour vous aider dans cette démarche.
Les travailleurs à distance doivent prendre en compte divers facteurs lorsqu'ils déménagent, notamment la nécessité d’un poste véritablement à distance, l’impact sur l’évolution de carrière, les exigences en matière de visa, la communication avec l’employeur, les implications financières, les complexités fiscales potentielles, les considérations liées au nouvel environnement de travail et la nécessité d’adapter les contrats de travail et les avantages sociaux afin de se conformer à la législation du nouveau pays.
Si vous êtes un employeur accompagnant quelqu’un dans son déménagement, tous les outils, conseils ou sources d’informations que vous pourrez fournir pour les aider dans ces démarches seront fortement appréciés au final.
S’intégrer dans une nouvelle communauté
Se constituer un réseau local peut aider les employés à se sentir chez eux dans leur nouvel environnement.
- Trouvez des opportunités de réseautage local : Participez à des événements locaux et rejoignez des groupes professionnels pour rencontrer de nouvelles personnes.
- Rejoignez des clubs et groupes locaux d’intérêt : Participez à des activités qui vous intéressent pour vous faire de nouveaux amis et vous intégrer dans la communauté.
- Bénévolat et implication communautaire : Faire du bénévolat peut offrir un sentiment d’utilité et de connexion à une nouvelle communauté.
S’assurer que les services essentiels sont installés avant l’arrivée
Veillez à organiser la mise en service et l’activation de tous les services indispensables — tels que l’électricité, l’eau, Internet et le gaz — avant votre arrivée. Contactez les prestataires de services bien à l’avance pour planifier ces installations.
Le fait d’avoir vos services en place dès votre arrivée vous permet de vous installer rapidement et de commencer à travailler sans délai, garantissant ainsi votre productivité et votre confort.
Maintenir la qualité du travail pendant le déménagement
Pendant le processus de déménagement, essayez de conserver autant que possible votre rythme de travail habituel. Utilisez des appareils portables et un VPN si nécessaire pour rester connecté et faire en sorte que vos collègues remarquent à peine votre situation.
Si besoin, prévoyez des plages horaires distinctes pour le travail et les tâches liées au déménagement.
Gérer la transition tout en assumant vos responsabilités professionnelles témoigne de votre fiabilité et de votre engagement envers votre rôle, même dans une période de changement.
Conseils pour les équipes RH accompagnant les employés lors d’une relocalisation
Les équipes RH jouent un rôle crucial dans l’accompagnement de la relocalisation des employés. Le sentiment de sécurité d’une personne, tout comme sa capacité à s’installer dans un nouvel endroit, repose sur des facteurs tels que la stabilité financière et la tranquillité d’esprit offerte par l’employeur, sachant que les ressources nécessaires pour réussir leur nouvelle vie seront à disposition.
Voici quelques solutions que les équipes RH peuvent envisager :
Réévaluer les avantages pour les adapter au nouveau marché
Assurez-vous que le package d’avantages sociaux soit adapté au nouveau lieu, incluant l’assurance santé et d’autres services d’accompagnement. Si vous travaillez avec un prestataire de services RH international ou un EOR, il devrait pouvoir vous aider dans cette démarche.
Proposer des packages d’aide à la relocalisation
Offrez des packages de relocalisation complets qui prennent en charge les frais de déménagement, le logement temporaire et les coûts de déplacement. Ces mesures sont particulièrement appréciées des employés et, si l’employé s’installe sur un marché issu du pays d’origine de l’employeur, elles sont généralement simples à mettre en place.
Ce soutien peut considérablement alléger le poids financier qui pèse sur les employés et faciliter leur transition.
Donner accès à des consultants en relocalisation
Dans le cadre de votre offre d’avantages, collaborez avec des consultants spécialisés dans la relocalisation qui pourront offrir un accompagnement personnalisé aux employés. Ces professionnels peuvent les aider à trouver un logement, à découvrir les commodités locales, à choisir des écoles, etc., garantissant ainsi une installation confortable.
Créer une checklist de relocalisation
Élaborez une checklist détaillée de relocalisation indiquant chaque étape à prendre en charge pour qu’un déménagement soit réussi.
Cette liste peut inclure les démarches telles que la mise en service des services essentiels, l’enregistrement auprès des autorités locales ou la recherche de prestataires médicaux. Elle aidera les employés à rester organisés tout en réduisant leur stress.
Proposer des modalités de travail flexibles
Accordez, dans la mesure du possible, une flexibilité sur les modalités de travail au moment de la relocalisation.
Cela peut passer par des horaires aménagés, le télétravail temporaire, des conditions de travail asynchrones ou du temps supplémentaire pour gérer les démarches liées au déménagement. Ce dispositif garantira que la transition des employés se fasse sans impact sur leur productivité.
Réussir sa relocalisation en télétravail nécessite une planification et une préparation minutieuses: Cela comprend la recherche de destinations potentielles, la compréhension des aspects juridiques et logistiques, ainsi qu’une gestion financière efficace. Relocaliser pour un poste à distance implique également de prendre en compte d’éventuelles réductions de salaire, une fiscalité plus élevée et la réglementation locale du travail. Une bonne préparation garantit une transition en douceur et aide à éviter les imprévus.
Pour garantir une expérience professionnelle sans heurts pendant la relocalisation, il est important de maintenir sa productivité et une communication efficace: Installer des espaces de travail temporaires, garder une routine régulière et utiliser des outils de réunions virtuelles peuvent aider à rester sur la bonne voie et à conserver des liens solides avec ses collègues.
S’intégrer dans une nouvelle communauté et préserver un bon équilibre vie professionnelle-vie privée sont essentiels pour réussir une relocalisation à distance: Participer à la vie locale, réseauter et faire du bénévolat peuvent permettre de constituer un réseau de soutien, tandis que fixer des limites et créer un environnement confortable contribuent au bien-être et à la satisfaction professionnelle.