10 conseils pour soutenir la santé mentale dans les environnements de travail à distance
Depuis que l'Organisation mondiale de la santé (OMS) a déclaré que le Coronavirus (Covid-19) était une pandémie le 11 mars 2020, de nombreux employés travaillent à distance depuis leur domicile. Pour la société américaine de technologies de communication Zoom Video Communications, cette situation a causé une explosion du nombre de participants quotidiens, passant de 10 millions à plus de 200 millions en seulement trois mois (Source).
Bien que Zoom ait permis la création d'une nouvelle conception du lieu de travail, le fait que les travailleurs soient désormais confinés chez eux engendre des problèmes importants liés à la santé mentale. L’un des problèmes mis en lumière est le phénomène connu sous le nom de « épuisement Zoom ».
À l’ère du travail sur Zoom, les managers devront commencer à repenser la question des troubles de la santé mentale en entreprise. Cet article examine comment ce nouveau lieu de travail, facilité par les réunions Zoom, pourrait exacerber les difficultés psychologiques qui existaient déjà avant la pandémie. Nous proposons dix conseils pour améliorer la santé mentale dans un environnement professionnel où les réunions Zoom relient les employés.
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Prévalence des troubles de santé mentale au travail
Puisque le lieu de travail peut être considéré comme un microcosme de la société dont proviennent les employés, il semble judicieux de commencer par examiner la prévalence des troubles de la santé mentale dans la population générale.
L’OMS indique que « dans le monde, on estime que 264 millions de personnes souffrent de dépression, l’une des principales causes d’incapacité, et beaucoup de ces personnes présentent également des symptômes d’anxiété. » Cela coûte à l’économie mondiale « 1 000 milliards de dollars US chaque année en perte de productivité » (Source).
Si le télétravail via Zoom introduit ses propres défis uniques en matière de santé mentale, ils s’ajoutent à des difficultés qui existent depuis de nombreuses années.
Par exemple, les Centres américains de contrôle et de prévention des maladies (CDC) rapportent que « près de 1 adulte américain sur 5 âgé de 18 ans ou plus (18,3 % ou 44,7 millions de personnes) ont déclaré avoir un trouble mental en 2016. De plus, 71 % des adultes ont signalé au moins un symptôme de stress, tel qu'un mal de tête ou un sentiment de surmenage ou d'anxiété » (Source).
En 2019, l’American Institute of Stress a déclaré que 23 % des travailleurs signalaient un niveau de stress élevé au travail (Source). Les CDC ajoutent que « la dépression nuit à la capacité d’une personne à accomplir des tâches physiques au travail environ 20 % du temps, et réduit la performance cognitive environ 35 % du temps » (Source).
Pour les responsables des ressources humaines, les chiffres ci-dessus sont un signal d’alarme : il est nécessaire de mettre en place des stratégies pour accompagner les employés confrontés à des difficultés psychologiques. Sinon, la performance et la productivité au travail en pâtiront.
De plus, les problèmes de santé mentale peuvent entraîner une mauvaise communication, un manque d’engagement au travail, et impacter négativement le fonctionnement quotidien et les capacités physiques (Source).
Problèmes de santé fréquents en entreprise
Gérer les enjeux de santé mentale tout en pilotant des équipes numériques requiert souvent une attention supplémentaire au bien-être émotionnel. Même s’il existe de nombreux troubles psychiques en milieu professionnel, voici quelques-uns des plus courants identifiés par Harvard Health Publishing :
Dépression : Les salariés touchés par la dépression peuvent se montrer nerveux, irritables, agités, se replier sur eux-mêmes, être passifs lors des réunions et généralement ne pas répondre aux exigences de leur poste.
Trouble bipolaire : Se manifeste chez les employés par des sautes d’humeur spectaculaires, allant d’une excitation extrême à la dépression. Bien que ces salariés puissent donner l’impression d’être actifs, ils risquent d’être perturbateurs et improductifs.
Le jugement des employés souffrant de trouble bipolaire peut devenir discutable. Par exemple, un employé pourrait envoyer un courriel contenant des informations confidentielles à des personnes non autorisées à y accéder.
Troubles anxieux : Peuvent être repérés chez les salariés souvent fatigués, ayant du mal à se concentrer, étant agités ou excessivement inquiets de leurs capacités à effectuer leur travail. Ces collaborateurs peuvent devenir dépendants du regard des autres et réclamer constamment des assurances sur la qualité de leur performance.
TDAH : Peut se traduire par une incapacité des employés à accomplir correctement leurs missions. Cette difficulté peut résulter d’une mauvaise gestion des tâches, du refus de suivre les instructions et de conflits avec les collègues.
Facteurs de risque pour la santé liés à un lieu de travail basé sur Zoom
Dans un article pour le Washington Post, Joel Achenbach rapporte qu'une enquête menée par la Kaiser Family Foundation a conclu que « près de la moitié des personnes aux États-Unis estiment que le coronavirus nuit à leur santé mentale. » Le même article souligne que, pour de nombreuses personnes, la prise de conscience que plusieurs personnes meurent chaque jour à cause du virus est une source importante d'anxiété. Ceux qui ont perdu un proche à cause de la pandémie présentent également une probabilité accrue de souffrir de problèmes de santé mentale (Source).
Parce que les individus ne changent pas soudainement de personnalité en arrivant au travail, ces problèmes rapportés par le Washington Post risquent fort de s'étendre au lieu de travail. Les interactions via Zoom se déroulent déjà dans un contexte où les employés sont anxieux et souvent privés du soutien stable et régulier qu'ils recevraient habituellement dans un environnement partagé. Cela pose un nouvel ensemble de défis en matière de santé mentale que nous examinons ci-dessous.
Manque de soutien
Dans un environnement de travail traditionnel, les managers interagissent fréquemment avec les employés dans le même espace. Dans un lieu de travail où l'interaction se fait principalement via Zoom, les managers peuvent ne pas savoir comment soutenir les employés travaillant à domicile. Les managers eux-mêmes ne font que commencer à s'adapter à cette nouvelle réalité : un environnement de travail basé sur Zoom.
Dans un article pour Forbes, Rachel Montañez indique que les réunions Zoom entraînent une perte du « regard typique et des expressions faciales, comme l'attention, l'irritabilité, la connexion et le désaccord » (Source). De ce fait, les managers et leurs collègues sont privés d’indices qui pourraient les aider à repérer les signes de difficultés de santé mentale chez leurs subordonnés ou collègues.
Ressources insuffisantes
Lorsque les employés sont sur leur lieu de travail, ils peuvent facilement partager les ressources et n'ont pas à s'inquiéter d'avoir un arrière-plan impeccable lors des réunions. Le travail sur Zoom peut rendre certains employés anxieux concernant leur cadre de vie, qu'ils craignent d'être jugés par les autres. Ceci peut induire une pression inutile, pouvant entraîner des difficultés de santé mentale.
Lorsque les employés ne disposent pas des ressources nécessaires pour accomplir leur travail, leur productivité peut en pâtir. Il peut s'avérer difficile pour les managers de s'assurer que tout le monde dispose des mêmes ressources que dans un environnement traditionnel. Cela affectera inévitablement la productivité des employés et entraînera des problèmes de santé mentale. Certains employés ne disposent peut-être pas d’un environnement propice au télétravail ; il se peut aussi qu’ils rencontrent des problèmes avec les appareils nécessaires pour accéder à la plateforme Zoom.
Exposition constante aux réunions en ligne
L’exposition régulière aux réunions en ligne était inhabituelle pour de nombreux employés avant que la situation liée à la Covid-19 ne les oblige à travailler à distance. Cette nouveauté est susceptible d’entraîner des difficultés de santé mentale.
Dans un article pour Psycreg.org, un site publiant des histoires relatives à la santé mentale, Nikka Celeste indique que des applications comme Zoom ne font pas seulement « drainer notre vie et notre énergie, mais elles nous épuisent aussi physiquement » (Source).
Highfive, une entreprise spécialisée dans la visioconférence, a mené une étude qui a révélé que « 59 % des personnes se sentent plus conscientes de leur image lorsqu'elles sont devant la caméra que dans leur vie hors caméra. Près de la moitié (48 %) des personnes s’inquiètent plus de leur apparence lors d’un appel vidéo que de ce qu’elles vont dire pendant la réunion » (Source).
Difficultés à lire la situation
En plus de la fatigue technologique causée par des heures passées devant l’ordinateur, les interactions sociales humaines souffrent également lors des réunions en ligne. L'un des obstacles majeurs à la qualité des échanges réside dans l’incapacité à lire facilement les expressions du visage et le langage corporel.
Privés des indices habituels des réunions en présentiel, les participants peuvent s’inquiéter de détails qui n’auraient pas été problématiques dans un environnement partagé traditionnel.
Par exemple, lors d’une réunion Zoom, il peut être difficile de voir si les participants sont attentifs ou non. Quelqu’un peut regarder l’écran, tout en lisant ses courriels alors que d’autres collègues sont en train de parler.
10 conseils pour améliorer la santé mentale au travail
Dans cette ère inédite du travail à distance via Zoom, employeurs et employés doivent prendre du recul et repenser la santé mentale en milieu professionnel.
Pour les managers, savoir comment aborder correctement les problèmes de santé mentale des employés est tout aussi important que de veiller à leur productivité. Voici quelques méthodes pour que les managers gèrent correctement les problèmes de santé mentale liés à l’environnement de travail sur Zoom :
1. Identifier les facteurs de risque mentaux liés au travail sur Zoom
Les problèmes de santé mentale sur le lieu de travail traditionnel sont connus depuis plusieurs années. Cependant, ceux associés au télétravail à l’aide d’applications de visioconférence sont relativement nouveaux.
Les employés peuvent ne pas savoir exactement ce que l’on attend d’eux lors de ces interactions. Par conséquent, le manager doit clarifier les attentes et les objectifs, et offrir un soutien adéquat pour accomplir leur travail.
2. Identifier les symptômes de problèmes de santé mentale chez les employés en télétravail
Rougeur des yeux, manque de concentration, ne rien dire pendant toute une réunion, et paraître épuisé sont des signes de salariés affectés par la fréquence des réunions virtuelles. Les managers doivent être attentifs à ces signaux chez leurs employés et apporter des solutions rapidement.
Les managers devraient également proposer des réunions plus restreintes et des entretiens individuels pour les employés qui semblent ne pas réussir à exprimer leurs opinions ou idées lors des réunions Zoom. Cela peut permettre aux employés de partager leurs difficultés et offrir au manager une meilleure opportunité de détecter d’autres problèmes.
3. Développer un environnement Zoom positif
Se sentir valorisé fait partie des besoins humains fondamentaux. Ainsi, les managers doivent souligner que chaque employé joue un rôle essentiel dans le succès de l’entreprise. Pour ce faire, il faut s’assurer que les employés disposent de toutes les ressources nécessaires pour travailler depuis chez eux et qu’ils participent pleinement aux réunions. Aucun employé ne doit être mis à l’écart ou apprendre les changements par d’autres personnes.
4. Traiter les problèmes de santé mentale, quelle qu’en soit la cause
Comme la frontière entre vie professionnelle et vie privée est plus floue avec le travail sur Zoom, les managers doivent comprendre l’importance de traiter les problèmes de santé mentale sans se focaliser nécessairement sur leur origine. De plus, un employé qui rencontre des difficultés de santé mentale à la maison les amènera probablement dans le cadre professionnel. Il est donc essentiel de préciser aux employés où ils peuvent demander de l’aide.
5. Identifier les formes de communication avec lesquelles les employés sont à l’aise
Zoom est utile, mais les managers ne doivent pas imposer la communication vidéo à tout prix, car certains employés peuvent ne pas être à l’aise. Pour s’adapter à chacun, pensez à alterner entre les réunions Zoom et d’autres canaux de communication, tout en évitant la surcommunication.
6. Rendre l’activation de la caméra optionnelle
L’anxiété liée à l’apparence devant la caméra est une préoccupation pour de nombreux employés. Si l’activation de la caméra reste au choix des salariés, ils ressentiront moins de pression pour s’habiller de manière formelle pour la réunion.
Les employés peuvent également être aidés grâce à des formations sur l’utilisation de l’écran lors des réunions. Par exemple, Gianpiero Petriglieri, professeur associé en comportement organisationnel, conseille : « Avoir son écran sur le côté, plutôt que face à soi, peut aussi améliorer la concentration, surtout lors des réunions de groupe » (Source).
7. Recueillir des retours pour améliorer le processus
Une façon de garantir que chacun se sent bien lors des réunions Zoom est de connaître le ressenti de vos équipes. Demandez à votre équipe ce qui fonctionne ou non, puis servez-vous des retours pour optimiser l’expérience des réunions vidéo.
8. Réduire le stress grâce à une communication claire
Un manque de clarté ou une communication inefficace peut contribuer à des problèmes de santé mentale au travail. Les managers doivent donc être explicites concernant les objectifs, les délais et les moyens à disposition pour obtenir de l’aide en cas de blocage. Le manque de clarté peut rendre les employés anxieux, isolés, et les pousser à fonctionner sur des suppositions.
9. Faites confiance à vos employés
L’une des situations qui peuvent conduire à une détérioration de la santé mentale est le micro-management et la surcommunication de la part des managers qui manquent de confiance envers leurs salariés. Si vous n’arrivez pas à leur faire confiance, vous échouerez à instaurer un environnement positif et à valoriser leurs forces.
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10. Définir des limites dans les horaires de travail
Travailler à domicile peut inciter les employés à trop travailler, ce qui peut nuire à leur santé et à leur bien-être. Il est donc essentiel d'encourager les employés à maintenir un horaire de travail régulier (Source). Cependant, les employés doivent être impliqués dans la prise de décisions concernant les pauses et les moments où leur présence est attendue lors des réunions.
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