Riunioni Skip-Level: Guida Completa Con Processo

Che cos’è una riunione skip-level?

Una riunione skip-level è una conversazione tra un manager senior e qualcuno che riporta a uno dei suoi diretti riporti (ovvero un collaboratore individuale). Il manager intermedio non partecipa alla riunione, viene "saltato" per poter parlare direttamente con dipendenti di livello inferiore.

Lo scopo delle riunioni skip-level è raccogliere feedback che alla fine aiuteranno a guidare il processo decisionale.

Aiutano i leader senior a capire cosa conta per i dipendenti, quali sono le loro difficoltà, cos’è che li entusiasma e motiva, e qual è la loro opinione sui rispettivi manager. 

Favoriscono inoltre maggior visibilità, creano rapporti di fiducia e relazioni migliori tra leader e collaboratori di prima linea.

Come condurre riunioni skip-level

Le riunioni skip-level non sono una scienza missilistica, ma dovrebbero essere affrontate in modo sistematico per raccogliere feedback efficaci.

Ecco il processo che fornisco ai leader e alle organizzazioni che vogliono effettuare delle skip-level.

1. Preparazione: impostare il tono

Se è la prima volta che stai pensando di organizzare riunioni skip-level, ci sono alcuni modi per facilitare il coinvolgimento e far sentire a proprio agio le persone a parlare con il capo del loro capo.

Comunica in una riunione di team

I manager dovrebbero informare il team in una riunione sulle skip-level e su cosa aspettarsi. Questo mostra che le sostengono e ne sono entusiasti, e che non è qualcosa che fai per escluderli o agire alle loro spalle (niente momenti “a sorpresa”).

Comunica via Slack o email

Contatta il team con un’email o un messaggio Slack per rafforzare lo scopo delle riunioni, come si collegano ai valori o alla cultura aziendale (“Come sapete, uno dei nostri valori riguarda l’apprendimento, quindi voglio imparare da voi e vedere cosa possiamo fare diversamente o rafforzare nel nostro team”), e i prossimi passi (esempio: “Vi contatterò individualmente per fissare degli incontri”).

Svolgi prima un esercizio di gruppo

A seconda della tua cultura e di quanto ciò possa risultare scomodo o insolito per i membri del tuo team, potresti considerare di svolgere prima un esercizio di gruppo. 

Prova a portare il team a pranzo (magari virtualmente) per creare uno spazio più informale e favorire un dialogo aperto, passando poi agli incontri one-to-one nel ciclo successivo.

Prepara prima le domande

Forse i dati ti stanno raccontando una storia che vuoi verificare, c’è un progetto su cui desideri saperne di più, oppure stai sentendo voci su un certo manager o team.

In ogni caso, vale la pena preparare alcune domande in anticipo per approfondire i temi che ti interessano di più (a breve ti darò degli esempi).

Puoi condividere le domande con l’intervistato nell’invito in calendario.

2. Svolgere la riunione: creare uno spazio sicuro

Nonostante la preparazione fatta in precedenza, è naturale che i dipendenti possano essere ancora restii a condividere veramente i loro pensieri e sentimenti.

Ecco alcuni consigli per trarre il massimo dalla riunione.

• Ribadisci lo scopo. All’inizio, ribadisci lo scopo dell’incontro e sottolinea che le risposte saranno trattate in modo confidenziale. È anche un buon momento per condividere eventuali apprezzamenti specifici che hai per loro.
• Limìtati ad ascoltare. Questo non è un incontro di problem solving, quindi resisti alla tentazione di risolvere subito tutto. Ascolta semplicemente in modo attivo e, se emerge qualcosa di interessante, utilizza tecniche come le 5 Whys per approfondire di più.
• Esci dall’ufficio. Può anche essere utile condurre la riunione in una situazione meno formale, magari prendendo un caffè o andando a pranzo insieme. Il CEO di JP Morgan e Chase, Jamie Dimon, a quanto pare viaggia tra le varie filiali in autobus facendo skip-level.

3. Follow-up: chiudere il cerchio

Dopo aver tenuto le vostre conversazioni, è fondamentale svolgere anche del lavoro di follow-up! 

Vuoi assicurarti che il team si senta ascoltato e che tu abbia preso in considerazione il loro feedback per apportare alcuni cambiamenti (o spiegare perché non hai implementato nulla di nuovo se non aveva senso).

Il peggior risultato sarebbe che tu abbia queste conversazioni e le persone pensino che fossero solo di facciata, quindi chiudi il cerchio!

1. Ringraziamenti. Invia note di ringraziamento dopo gli incontri con alcuni dei punti chiave emersi e le azioni che intendi intraprendere a partire dalla conversazione.
2. Collega qualsiasi azione a quelle conversazioni. Fai riferimento ad esse durante le riunioni di team o quando annunci cambiamenti o nuove iniziative, ad esempio: “A seguito del feedback ricevuto durante i miei incontri skip-level…” o “Grazie agli spunti della squadra…”
3. Riferisciti a temi chiave quando li incontri nuovamente per continuare la conversazione, ad esempio: “La scorsa volta hai menzionato X, è migliorato o come sta andando?”

Frequenza

A seconda della dimensione della tua organizzazione e della velocità con cui cambia o si evolve, consiglierei una cadenza trimestrale o semestrale per gli incontri skip-level.

In questo modo avrai l’opportunità di agire sulle eventuali proposte emerse, intervenire rapidamente sui miglioramenti e raccogliere un riscontro se le modifiche implementate hanno avuto l’impatto desiderato.

Domande per Skip-level Meeting

È importante avere alcune domande guida ma anche creare lo spazio per un dialogo aperto, lasciando che la conversazione prenda la direzione che l’impiegato desidera!

Ecco alcune domande specifiche per aiutarti a guidare la conversazione.

Valutare i livelli di coinvolgimento

1. Su una scala da 1 a 10, com’è andato questo mese per te? Cosa lo avrebbe reso un 10?
2. Cosa ti entusiasma di più, attualmente, nel tuo ruolo o per questo team (o azienda)?
3. Cosa ti preoccupa o qual è la tua maggiore preoccupazione?
4. Qual è una vittoria recente che hai ottenuto?

Individuare problematiche nel team o nell'organizzazione

5. Qual è un ostacolo che stai affrontando in questo momento?
6. Cosa sta succedendo nel team di cui pensi io non sia a conoscenza (o di cui so troppo poco)?
7. C’è un processo che secondo te potremmo migliorare?
8. Conosci gli obiettivi aziendali?

Ricevere feedback sulla gestione

9. Cosa apprezzi di più del tuo responsabile diretto?
10. Cosa vorresti che il tuo diretto responsabile facesse diversamente?
11. Ti è chiaro cosa ci si aspetta da te e quali sono i tuoi obiettivi?
12. Cosa potrei fare diversamente come responsabile di questo dipartimento?

Sviluppo

13. Come posso aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di carriera?
14. Come possiamo supportarti meglio come organizzazione?
15. Quale vedi come prossimo passo per la tua carriera?
16. Quali altri feedback avevi che non abbiamo affrontato / oppure / Quale domanda avresti voluto ti facessi?

Prompt Chat GPT per sviluppare domande skip-level 

Chat GPT, probabilmente ne hai sentito parlare! È utile per molte attività, incluso aiutarti a generare domande per le interviste.

Ecco alcuni prompt per aiutarti a generare domande per gli skip-level. 

• Prompt #1: "Genera domande per skip-level meeting focalizzate sulla comprensione della dinamica di squadra e del morale."
• Prompt #2: "Crea domande per uno skip-level meeting che riguardano lo sviluppo professionale e gli obiettivi di carriera dei lavoratori."
• Prompt #3: "Genera domande approfondite per skip-level meeting sulle percezioni di leadership ed efficacia manageriale.”

Hai capito il concetto! Puoi anche consultare questa guida su come usare ChatGPT in HR.

Benefici degli Skip-level Meeting

Gli skip-level meeting sono potenti sia per il leader sia per il team. I benefici includono:

• Feedback preziosi. I leader ottengono preziose informazioni sui membri del team, su ciò che è importante per loro e su eventuali opportunità per migliorare l'ambiente di lavoro o stimolare il cambiamento. 
• Maggiore coinvolgimento dei dipendenti. Il dipendente ne esce con la sensazione che ti interessi di lui e vuoi supportarlo nella sua carriera e nel lavoro quotidiano.
• Creare una cultura del feedback. Gli incontri skip-level dimostrano che sei aperto al feedback e questo renderà le persone più propense a fornirlo.
• Riconoscimento e sviluppo dei talenti: Gli incontri skip-level permettono ai manager senior di identificare e riconoscere talenti potenziali. Questo può essere cruciale per la pianificazione della successione e le iniziative di sviluppo dei talenti.

Un leader con cui ho lavorato ha riconosciuto, attraverso gli skip-level, che una nuova struttura organizzativa non stava funzionando. 

Ha potuto ricevere queste informazioni solo attraverso il feedback diretto del team perché i manager non erano sicuri di come presentare questi feedback, dato il loro ruolo nella nuova struttura. 

Un altro leader che conosco trova gli skip-level estremamente efficaci per raccogliere feedback di mercato dai membri del team che parlano direttamente con i clienti. 

In questo modo riesce a porre domande di approfondimento dirette e a capire meglio le conversazioni con i clienti, invece di ricevere le informazioni in modo indiretto tramite i manager.

Best practice per incontri skip-level

Best practice per i leader negli incontri skip-level

Ecco un riepilogo delle mie migliori pratiche per i leader per aiutare a condurre efficacemente gli skip-level.

• Preparazione: Prepara accuratamente l'incontro, comprendendo i progetti e le sfide attuali del team.
• Ascolto attivo: Concentrati sull'ascolto attivo del dipendente, mostrando reale interesse per le sue prospettive.
• Riservatezza: Garantire e mantenere la riservatezza per favorire un ambiente di discussione sicuro e aperto.
• Follow-up: Impegnati ad agire concretamente su eventuali preoccupazioni o suggerimenti emersi.
• Trasparenza: Sii trasparente sugli obiettivi dell'incontro e su come verranno utilizzati i feedback.

Best practice per i dipendenti negli incontri skip-level

Alcuni suggerimenti da condividere con l'intervistato per aiutarlo a prepararsi e fornire i feedback più utili.

• Onestà: Sii onesto e costruttivo nel condividere le tue opinioni ed esperienze.
• Specificità: Fornisci esempi o suggerimenti specifici quando affronti problematiche o miglioramenti.
• Professionalità: Mantieni un atteggiamento professionale, soprattutto quando si trattano argomenti delicati.
• Attitudine aperta: Sii disponibile a dare e ricevere feedback.
• Preparazione: Prepara in anticipo i punti o le domande principali per sfruttare al massimo l'opportunità dell'incontro.

Gli incontri skip-level dimostrano una leadership forte

Essere un leader forte, presente, vulnerabile e disponibile non è mai stato così importante.

Mentre i dipendenti lasciano manager e aziende che non si interessano a loro, rimangono anche nelle aziende dove si sentono ascoltati, apprezzati e supportati. 

Rimangono con quei manager e leader che prendono il tempo di ascoltarli, agire sui loro feedback e farli sentire veramente ascoltati.

Le conversazioni skip-level sono un ottimo modo per costruire fiducia, raccogliere feedback, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e trattenere i migliori talenti.

Costituiscono una parte importante della tua strategia generale di ascolto dei dipendenti.

Punti chiave

• Obiettivi e vantaggi: Gli incontri skip-level mettono in contatto i manager senior con i dipendenti di livello inferiore per migliorare la trasparenza e raccogliere feedback diretti. Aiutano anche ad aumentare il coinvolgimento e favoriscono l'identificazione dei talenti.
• Come condurre gli incontri: Incontri skip-level efficaci richiedono preparazione, ascolto attivo, riservatezza e un appropriato follow-up. Creare un ambiente confortevole per discussioni aperte è fondamentale, e preparare domande guida specifiche aiuta a indirizzare efficacemente la conversazione.
• Impatto sulla leadership e la cultura: Questi incontri dimostrano una leadership forte e favoriscono una cultura organizzativa positiva. Costruiscono fiducia, mostrano l'impegno della leadership verso il feedback dei dipendenti e sono fondamentali per trattenere i migliori talenti facendo sentire i dipendenti apprezzati e ascoltati.

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