Riunioni Salta-Livello: Una Guida Completa Con Processo

Cos'è una riunione skip-level?

Una riunione skip-level è una conversazione tra un dirigente senior e un dipendente che riporta a uno dei suoi diretti riporti (ovvero un collaboratore individuale). Il manager di livello intermedio non è presente all'incontro: viene "saltato" per parlare con dipendenti di livello inferiore.

Lo scopo delle riunioni skip-level è raccogliere feedback che possano aiutare a orientare le decisioni.

Esse aiutano i leader senior a capire cosa interessa ai dipendenti, quali sono i loro punti critici, cosa li entusiasma e motiva e come vedono i loro manager. 

Inoltre, generano maggiore visibilità, costruiscono rapporti di fiducia e favoriscono migliori relazioni tra i leader e i dipendenti in prima linea.

Come condurre una riunione skip-level

Le riunioni skip-level non sono scienza missilistica, ma dovrebbero essere affrontate in modo sistematico per raccogliere feedback efficaci.

Ecco il processo che suggerisco a leader e organizzazioni che vogliono svolgere riunioni skip-level.

1. Preparazione: stabilire il tono

Se è la prima volta che pensi di organizzare delle riunioni skip-level, ci sono alcuni modi per facilitare i dipendenti nel parlare con il capo del loro capo.

Comunicare in una riunione di team

I manager dovrebbero informare il team durante una riunione riguardo agli skip-level e a cosa aspettarsi. Così dimostrano di essere coinvolti e favorevoli all'iniziativa, e che non si tratta di qualcosa fatto per escluderli o agire alle loro spalle (niente momenti "ti ho beccato").

Comunicare tramite Slack o email

Contatta il team con un'email o un messaggio su Slack per rafforzare l'obiettivo degli incontri, come sono in linea con i valori o la cultura aziendale (“Come sapete, uno dei nostri valori riguarda l’apprendimento, quindi voglio imparare da voi e capire cosa possiamo fare diversamente oppure rafforzare nel nostro team”), e i prossimi passi (esempio: “Vi contatterò singolarmente per fissare un appuntamento”).

Organizzare prima un esercizio di gruppo

A seconda della vostra cultura e di quanto possa sembrare insolito o scomodo per i membri del team, potresti valutare di organizzare prima un esercizio di gruppo. 

Porta il team a pranzo (magari anche virtualmente) per creare uno spazio informale in cui avviare un dialogo aperto, quindi passa ai colloqui individuali nel ciclo successivo.

Preparare domande in anticipo

Magari i dati ti raccontano qualcosa che vuoi approfondire, c’è un progetto di cui vuoi sapere di più, oppure arrivano "rumors" su un certo manager o team.

In ogni caso, vale la pena prendersi il tempo per preparare qualche domanda in anticipo per approfondire i temi che ti interessano di più (alcuni esempi più avanti).

Puoi condividere le domande con il collaboratore nell'invito a calendario.

2. Durante l'incontro: creare uno spazio sicuro

Nonostante la preparazione, è normale che i dipendenti siano ancora esitanti nel condividere le loro reali opinioni e sentimenti.

Ecco alcuni consigli per ottenere il massimo dalla riunione.

• Ribadire lo scopo. All’inizio, ribadisci lo scopo dell’incontro e rassicura che le risposte saranno trattate con riservatezza. È anche un buon momento per condividere eventuali apprezzamenti specifici che hai per loro.
• Ascolta e basta. Non è una sessione di problem-solving: resisti alla tentazione di trovare soluzioni. Limitati ad ascoltare attivamente e, se emerge qualcosa di interessante, usa tecniche come le 5 Whys per approfondire.
• Uscire dall’ufficio. Può essere utile svolgere l’incontro in un contesto meno formale, magari prendendo un caffè insieme o andando a pranzo fuori. L’amministratore delegato di JP Morgan e Chase, Jamie Dimon, ad esempio, visita le varie sedi in autobus per condurre riunioni skip-level.

3. Follow-up: chiudi il cerchio

Dopo aver tenuto le conversazioni, è fondamentale fare anche un po' di follow-up! 

Vuoi assicurarti che il team si senta ascoltato e che tu abbia preso in considerazione il loro feedback per apportare dei cambiamenti (o spiegare perché non hai implementato nulla di nuovo se non aveva senso).

Il peggior risultato sarebbe che le persone pensino che queste conversazioni siano state fatte solo per apparenza, quindi chiudi il cerchio!

1. Ringraziamenti. Mandare note di ringraziamento dopo gli incontri con alcuni punti chiave e le azioni che hai raccolto dalla conversazione.
2. Collega le azioni a quelle conversazioni. Fai riferimento a esse nelle riunioni del team o quando annunci cambiamenti o nuove iniziative, “Grazie ai feedback che ho ricevuto durante i miei incontri skip-level...” oppure “Grazie agli spunti dal team...”
3. Riferisci eventuali argomenti chiave quando li incontri nuovamente per continuare la conversazione, “L'ultima volta che ci siamo parlati hai menzionato X, la situazione è migliorata o come sta andando?”

Cadenza

A seconda delle dimensioni della tua organizzazione e di quanto velocemente cambia o si evolve, consiglio una cadenza trimestrale o semestrale per i meeting skip-level.

Questo ti dà la possibilità di agire su eventuali suggerimenti emersi, muoverti rapidamente sulle migliorie e ricevere feedback di follow-up per vedere se le modifiche apportate hanno avuto l'impatto desiderato.

Domande per il meeting skip-level

È importante avere alcune domande guida ma anche creare uno spazio di dialogo aperto e lasciare che la conversazione prenda la direzione che il dipendente desidera!

Ecco alcune domande specifiche per aiutarti a guidare la conversazione.

Valutare i livelli di coinvolgimento

1. Su una scala da 1 a 10, come è stato questo mese per te? Cosa avrebbe reso il mese un 10?
2. Di cosa sei più entusiasta in questo momento nel tuo ruolo o per questo team (o azienda)?
3. Cosa ti preoccupa o di cosa hai più timore?
4. Qual è un successo recente che hai vissuto?

Identificare problemi di team o organizzativi

5. Qual è un ostacolo che stai affrontando attualmente?
6. Cosa sta succedendo nel team che pensi io non sappia o non conosca abbastanza?
7. C'è un processo che pensi potremmo migliorare?
8. Conosci gli obiettivi dell'azienda?

Ricevere feedback sul manager

9. Cosa apprezzi di più del tuo manager?
10. Cosa vorresti che il tuo diretto responsabile facesse diversamente?
11. Hai chiaro cosa ci si aspetta da te e quali sono i tuoi obiettivi?
12. Cosa potrei fare di diverso come responsabile di questo dipartimento?

Sviluppo

13. Come posso aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di carriera?
14. Come possiamo supportarti meglio come organizzazione?
15. Qual è il prossimo passo che vedi nella tua carriera?
16. Quali altri feedback hai che non abbiamo affrontato / oppure / Quale domanda avresti voluto sentirti fare?

Prompt Chat GPT per sviluppare domande skip-level 

Chat GPT, forse ne hai già sentito parlare! È utile per molti compiti, tra cui aiutarti a generare domande per i colloqui.

Ecco alcuni prompt che ti possono aiutare a generare domande da usare negli skip-level. 

• Prompt #1: "Genera domande per incontri skip-level focalizzate sulla comprensione della dinamica di team e del morale."
• Prompt #2: "Crea domande per un incontro skip-level che riguardano lo sviluppo professionale dei dipendenti e i loro obiettivi di carriera."
• Prompt #3: "Genera domande approfondite per incontri skip-level sulle percezioni di leadership e sull'efficacia manageriale.”

Hai capito il concetto! Puoi anche consultare questa guida su come usare ChatGPT nelle HR.

Benefici dei meeting skip-level

I meeting skip-level sono potenti sia per il leader che per il team. I benefici includono:

• Feedback preziosi. I leader ottengono preziose informazioni sui membri del team, su ciò che è importante per loro e su eventuali opportunità per migliorare l'ambiente di lavoro o stimolare il cambiamento. 
• Aumento dell'engagement dei dipendenti. Il dipendente lascia l'incontro con la sensazione che tieni a lui e desideri supportarlo nella sua carriera e nel lavoro quotidiano.
• Creare una cultura del feedback. Gli skip-level mostrano che sei aperto al feedback e questo incoraggerà le persone a fornirlo più facilmente.
• Riconoscimento e sviluppo dei talenti: Gli incontri skip-level permettono ai manager senior di individuare e riconoscere talenti con potenziale. Questo può essere fondamentale per la pianificazione della successione e le iniziative di sviluppo dei talenti.

Un leader con cui ho lavorato ha riconosciuto attraverso gli skip-level che una nuova struttura organizzativa non stava funzionando. 

Poteva ricevere queste informazioni solo attraverso un feedback diretto dal team, perché i manager non erano sicuri su come presentare il feedback, dato il loro ruolo nella nuova struttura. 

Un altro leader che conosco trova gli skip-level estremamente efficaci per raccogliere riscontri dal mercato direttamente dai membri del team che parlano con i clienti. 

Possono porre domande dirette di approfondimento e comprendere meglio le conversazioni con i clienti, invece di ricevere il feedback per interposta persona tramite i manager.

Best practice per incontri skip-level

Best practice per i leader negli incontri skip-level

Ecco un riepilogo delle mie best practice per i leader, per condurre skip-level efficaci.

• Preparazione: Preparati accuratamente all'incontro, comprendendo i progetti attuali del team e le sfide.
• Ascolto attivo: Concentrati sull'ascolto attivo del dipendente, mostrando reale interesse per le sue opinioni.
• Riservatezza: Garantire e mantenere la riservatezza per favorire un ambiente di discussione aperto e sicuro.
• Follow-up: Impegnati in azioni concrete rispetto a qualsiasi preoccupazione o suggerimento emerso.
• Trasparenza: Sii trasparente riguardo gli obiettivi dell'incontro e su come verrà utilizzato il feedback.

Best practice per i dipendenti negli incontri skip-level

Alcuni suggerimenti da condividere con l'intervistato per aiutarlo a prepararsi e fornire un feedback di valore.

• Onestà: Sii onesto e costruttivo nel condividere opinioni ed esperienze.
• Specificità: Fornisci esempi o suggerimenti specifici quando affronti problemi o possibili miglioramenti.
• Professionalità: Mantieni professionalità, soprattutto nel trattare argomenti sensibili.
• Apertura mentale: Sii aperto sia a fornire che a ricevere feedback.
• Preparazione: Prepara punti o domande in anticipo per sfruttare al meglio l'opportunità dell'incontro.

Gli skip-level dimostrano una leadership forte

Essere un leader forte, presente, vulnerabile e disponibile non è mai stato così importante.

Mentre i dipendenti lasciano manager e aziende che non si interessano a loro, restano anche in aziende dove si sentono ascoltati, valorizzati e sostenuti. 

Rimangono con manager e leader che si prendono il tempo di contattarli, ascoltarli, agire secondo i loro riscontri e farli sentire ascoltati.

Le conversazioni skip-level sono un ottimo modo per costruire fiducia, raccogliere feedback, aumentare l'engagement dei dipendenti e trattenere i migliori collaboratori.

Fanno parte integrante della tua strategia globale di ascolto dei dipendenti.

Punti chiave

• Scopo e vantaggi: Gli incontri skip-level collegano i manager senior con i dipendenti di livello inferiore per migliorare la trasparenza e raccogliere feedback diretto. Aiutano anche ad aumentare l'engagement e favorire l'individuazione dei talenti.
• Modalità di conduzione: Incontri skip-level efficaci richiedono preparazione, ascolto attivo, riservatezza e un follow-up mirato. Creare un ambiente confortevole per discussioni aperte è fondamentale, e preparare domande guida specifiche può aiutare a indirizzare la conversazione con efficacia.
• Impatto sulla leadership e sulla cultura: Questi incontri dimostrano una leadership solida e promuovono una cultura organizzativa positiva. Costruiscono fiducia, mostrano l'impegno dei leader al confronto con i feedback dei dipendenti e sono fondamentali per trattenere i migliori talenti facendo sentire le persone valorizzate e ascoltate.

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