Hoteling vs. Hot Desking: Differenze Chiave, Pro e Contro
Dopo il ritorno in ufficio post-Covid, il lavoro ibrido è diventato la norma. Tuttavia, una gestione efficace degli spazi di ufficio può essere difficile in un ambiente ibrido.
I sistemi di gestione dell’ufficio possono aiutare le aziende a implementare soluzioni di hoteling e hot desking per ambienti di lavoro più flessibili.
Sia l’hot desking che l’hoteling sono opzioni per offrire modalità di lavoro flessibili, ma quale si adatta meglio al contesto della tua azienda?
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Approfondiamo le differenze principali tra hot desking e hoteling, e vediamo i pro e i contro di ciascuno!
Hot Desking vs. Hoteling: Differenze Chiave
La differenza principale tra hoteling e hot desking riguarda il modo in cui i dipendenti possono accedere alle scrivanie in un ambiente di lavoro.
L’hot desking consente ai dipendenti di accedere alle scrivanie secondo l’ordine di arrivo, mentre l’hoteling richiede la prenotazione anticipata delle postazioni.
Hot desking e hoteling condividono anche alcune somiglianze. Ad esempio, nessuno dei due prevede postazioni assegnate tipiche di un ufficio tradizionale ed entrambi si basano sulla disponibilità delle scrivanie, quindi il posto non è garantito.
Ho evidenziato le differenze chiave in questa tabella pratica:
| Hot Desking | Hoteling | |
| Definizione | I dipendenti utilizzano qualsiasi scrivania disponibile in base all’ordine di arrivo. | I dipendenti prenotano in anticipo una scrivania o un'area ufficio specifica. |
| Assegnazione degli spazi | Nessuno spazio assegnato; le scrivanie sono non assegnate e utilizzate temporaneamente. | Gli spazi sono prenotati e assegnati tramite il sistema di booking. |
| Flessibilità | Massima flessibilità, perché i dipendenti possono scegliere qualsiasi scrivania libera. | Flessibilità moderata, ma è necessario pianificare e prenotare in anticipo. |
| Requisiti tecnologici | Tecnologia base per l’ufficio; nessun requisito speciale oltre all’accesso alla rete condivisa. | Richiede un sistema di booking o software per gestire le prenotazioni. |
| Esperienza del dipendente | I dipendenti possono faticare a trovare posto nei periodi di maggiore affluenza. | Situazione più prevedibile perché il posto è prenotato. |
| Idoneità | Ideale per organizzazioni con dipendenti molto mobili o una grande quota di lavoro da remoto. | Ideale per organizzazioni che desiderano garantire la disponibilità delle scrivanie e preferiscono un uso strutturato degli spazi. |
| Complessità gestionale | Più semplice da implementare ma può richiedere supervisione per garantire la disponibilità delle scrivanie. | Gestione più complessa a causa della necessità di un sistema di prenotazione, ma offre un maggiore controllo sull’utilizzo degli spazi. |
| Efficienza dei costi | Potenzialmente più efficiente perché massimizza l’uso dello spazio disponibile. | Può essere efficiente ma può richiedere investimenti in software di prenotazione. |
| Interazione sociale | Favorisce interazioni spontanee tra colleghi e promuove la collaborazione. | Può limitare l’interazione spontanea a causa di spazi già prenotati e potenzialmente isolati. |
| Personalizzazione | Bassa; le scrivanie sono condivise e non possono essere personalizzate. | Maggiore; i dipendenti possono in parte personalizzare la postazione riservata durante il periodo di utilizzo. |
Ora vediamo entrambe le soluzioni più nel dettaglio.
Cos’è l’Hot Desking?
L’hot desking è una modalità di organizzazione dello spazio di lavoro intelligente in cui nessun dipendente ha una scrivania assegnata. Le scrivanie e le sale riunioni disponibili vengono invece occupate in ordine di arrivo.
L’hot desking consente un uso più efficiente degli spazi in ufficio e può ridurre i costi immobiliari quando i dipendenti lavorano con una modalità ibrida.
Approfondiamo ora vantaggi e svantaggi dell’hot desking.
Vantaggi dell’Hot Desking
Questa soluzione può funzionare molto bene se implementata nel modo corretto.
Ad esempio, Telenor (un'azienda norvegese di telecomunicazioni) ha implementato una soluzione di hot-desking già nel 2003. L'amministratore delegato dell’azienda, Jon Fredrik Baksaas, attribuisce all’implementazione dell’hot-desking un ruolo chiave nella crescita dell’azienda.
Ecco alcuni vantaggi specifici dell’hot desking:
1. Convenienza economica
L’hot desking riduce il costo per postazione di lavoro poiché una postazione può essere utilizzata da più di un dipendente (di solito diversi dipendenti al giorno). Inoltre, è facile da implementare e offre molta flessibilità.
2. Disponibile con breve preavviso
L’hot desking è ottimo per i dipendenti che di solito lavorano da casa ma che hanno bisogno di cambiare ambiente. O per quando i membri dei team desiderano collaborare di persona. Possono semplicemente entrare in ufficio e mettersi al lavoro.
3. Offre autonomia ai dipendenti
I dipendenti apprezzano la libertà del lavoro da remoto. L’hot desking offre ai dipendenti la possibilità di lavorare alle loro condizioni, dimostrando che vi fidate di loro per portare a termine i progetti con successo senza troppa supervisione.
4. Incentiva innovazione e creatività
Lavorare ogni giorno da un posto diverso può stimolare la creatività. Stare sempre nello stesso posto può diventare monotono dopo un po’ e l’hot desking può offrire la soluzione ideale.
Inoltre, la possibilità di collaborare di persona con i colleghi può facilitare un migliore lavoro di squadra e un livello più alto di innovazione nei team, qualcosa di particolarmente importante in una cultura lavorativa ibrida.
Svantaggi dell’Hot Desking
Naturalmente, ci sono alcuni svantaggi associati al non avere una postazione di lavoro dedicata per ogni dipendente. Eccone alcuni da considerare:
1. La disponibilità delle scrivanie non è garantita
L’hot desking comporta un limite intrinseco. Alcuni giorni potreste scoprire che nessuna delle scrivanie sia disponibile. Dovrete trovare un altro spazio di lavoro o attendere che qualcuno liberi una postazione. Questo può causare perdita di tempo e frustrazione.
2. Poca scelta
Anche quando si trova una postazione, potrebbe essere che tutti i posti migliori siano già presi e rimangano solo spazi rumorosi dove è difficile concentrarsi. Se si viene continuamente distratti dalle persone che passano, non si sarà mai al massimo della produttività.
3. Problemi di salute
Più persone possono utilizzare la stessa scrivania ogni giorno, il che aumenta il rischio che qualcuno con una malattia o un’infezione contamini la postazione. Sarà necessario investire di più nell’informare i dipendenti sui rischi per la salute e sulle misure di sicurezza, fornire disinfettanti e impiegare più personale addetto alle pulizie per sanificare le scrivanie dopo ogni utilizzo, quando si implementa l’hot desking.
Cos’è l’Hoteling?
L’hoteling è un altro tipo di gestione degli spazi per uffici ibridi in cui i dipendenti scelgono la postazione in anticipo e fanno il check-in al loro arrivo.
Di solito ciò implica un sistema di prenotazione o un software di gestione degli spazi per ufficio che consente ai dipendenti di selezionare una specifica scrivania o postazione di lavoro, proprio come se prenotassero una camera d’albergo.
Simile all’hot desking, il desk hoteling è una modalità efficiente di utilizzo dello spazio e può comportare costi immobiliari più bassi.
Vantaggi dell’Hoteling
L’elemento della pianificazione anticipata porta alcuni vantaggi specifici all’hoteling rispetto all’hot desking. Eccone alcuni:
1. Utilizzo efficiente dello spazio di lavoro
Poiché l’hoteling implica l’assegnazione delle scrivanie in anticipo, permette di sfruttare meglio lo spazio disponibile. Gli spazi saranno più occupati perché l’hoteling elimina l’incertezza associata alla possibile indisponibilità delle postazioni.
2. Maggior controllo e comodità per i dipendenti
La possibilità di prenotare le scrivanie secondo le proprie preferenze offre ai dipendenti maggiore controllo. Ad esempio, se l’ufficio dispone di gruppi di scrivanie destinati a specifici reparti, l’hoteling permette di prenotare una postazione vicino ai colleghi di un certo dipartimento per collaborare meglio.
L’hoteling offre anche più controllo sugli spazi senza dover assegnare un manager. La maggior parte delle aziende usa software di prenotazione delle postazioni per automatizzare la gestione degli spazi in ufficio. È quasi superfluo avere un responsabile che gestisca le assegnazioni quando è attivo un sistema di office hoteling.
3. Supporta i Lavoratori da Remoto
I lavoratori da remoto potrebbero non gradire l’idea di non avere una scrivania su cui appoggiare il proprio laptop quando visitano l’ufficio. Il sistema hoteling può dare loro la certezza di trovare una scrivania disponibile, incentivandoli a recarsi in ufficio più spesso.
4. Migliora la Soddisfazione dei Dipendenti
Un modello di lavoro ibrido offre un equilibrio tra il lavorare nel proprio spazio e il creare relazioni in ufficio, migliorando così la soddisfazione dei dipendenti.
Creare relazioni sul posto di lavoro non è molto semplice con l’hot desking poiché può risultare un po’ caotico. Non si può mai sapere chi occuperà la scrivania adiacente. L’hoteling permette ai dipendenti di scegliere le postazioni vicino ai colleghi con cui desiderano instaurare un rapporto più solido.
Svantaggi dell’Hoteling
Per quanto l’hoteling presenti dei vantaggi, ci sono sempre alcuni contro da considerare. Questi svantaggi vanno ponderati:
1. Richiede Più Lavoro per l’Implementazione
L’hoteling comporta una maggiore pianificazione degli spazi in ufficio. Dovrai creare una planimetria virtuale del tuo ambiente di lavoro e caricarla nel software dedicato. Questo è il requisito minimo per implementare l’hoteling. Non è molto, ma comunque richiede più lavoro rispetto all’hot desking.
2. Preoccupazioni per la Sicurezza
Se gestisci informazioni riservate, condividere le scrivanie può essere rischioso. Altri potrebbero vedere il tuo schermo o persino accedere a documenti se dovessi lasciarli incustoditi.
Puoi proteggere le informazioni sensibili richiedendo ai dipendenti, in particolare a chi gestisce dati riservati, di riordinare la scrivania prima di andarsene e di non lasciare documenti incustoditi.
Tuttavia, implementare questa soluzione richiede risorse e può risultare poco pratico in alcune situazioni.
3. Poco Adatto alle Emergenze
Quando le postazioni vengono prenotate per periodi lunghi, potresti non riuscire a trovare uno spazio di lavoro disponibile per una riunione d’emergenza. Ad esempio, se serve organizzare una postazione per un collaboratore d’affari arrivato in città improvvisamente, la mancanza di posti disponibili potrebbe diventare un problema difficile da risolvere.
Hoteling e Hot Desking: Qual è il Verdettto?
Alla fine della giornata, la scelta tra hoteling e hot desking dipenderà dal contesto della tua azienda. Molte organizzazioni scelgono anche una combinazione dei due sistemi.
Ad esempio, potresti adottare un sistema di hot desking per le scrivanie in spazi aperti, ma prenotare tramite hoteling sale riunioni, uffici privati o spazi di coworking.
Esistono molte tipologie di ambienti di lavoro ibridi e numerosi approcci per la gestione degli spazi in ufficio.
Valuta se i tuoi dipendenti trarrebbero beneficio dalla possibilità di selezionare le postazioni in anticipo tramite un sistema di prenotazione della scrivania.
Pensa a quale struttura potrebbe aumentare la presenza in ufficio se per te è importante, oppure a come offrire la migliore esperienza di lavoro ibrido. Ricorda che una best practice nel lavoro ibrido è raccogliere il feedback dei dipendenti, quindi sfruttalo!
Infine, a seconda del settore aziendale, creare un ambiente di lavoro agile con diversi tipi di spazi per esigenze differenti può offrire ulteriori vantaggi.
