Hoteling vs. Hot Desking: Differenze Chiave, Pro e Contro
Dalla riapertura degli uffici dopo il Covid, il lavoro ibrido è diventato la norma. Tuttavia, la gestione efficace degli spazi aziendali può essere una sfida in un ambiente ibrido.
I sistemi di gestione degli uffici possono aiutare le aziende a implementare soluzioni di hoteling e hot desking per spazi di lavoro più flessibili. Sia l’hot desking che l’hoteling sono opzioni per offrire modalità di lavoro flessibili, ma quale soluzione è la migliore per il tuo contesto aziendale?
Analizziamo le differenze fondamentali tra hot desking e hoteling, e i pro e contro di ciascuna soluzione!
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Hot Desking vs. Hoteling: Differenze chiave
La differenza principale tra hoteling e hot desking riguarda il modo in cui i dipendenti possono accedere alle postazioni di lavoro in ufficio.
L’hot desking consente ai dipendenti di accedere alle scrivanie in base all’ordine di arrivo, mentre con l’hoteling è necessario prenotare la scrivania in anticipo.
Hot desking e hoteling presentano anche alcune similitudini. Ad esempio, nessuna delle due modalità prevede postazioni assegnate come negli uffici tradizionali ed entrambe si basano sulla disponibilità delle scrivanie, quindi il posto non è garantito.
Ho evidenziato le principali differenze in questa tabella pratica:
| Hot Desking | Hoteling | |
| Definizione | I dipendenti utilizzano qualsiasi scrivania disponibile in ordine di arrivo. | I dipendenti prenotano in anticipo una specifica scrivania o uno spazio ufficio. |
| Assegnazione degli spazi | Nessun posto assegnato; le scrivanie sono non assegnate e usate temporaneamente. | Gli spazi vengono prenotati e assegnati secondo il sistema di booking. |
| Flessibilità | Flessibilità elevata, i dipendenti possono scegliere qualsiasi scrivania disponibile. | Flessibilità moderata, ma i dipendenti devono pianificare e prenotare in anticipo. |
| Requisiti tecnologici | Tecnologia d’ufficio di base; nessun requisito speciale oltre l’accesso condiviso alla rete. | Richiede un sistema di prenotazione o un software per gestire le prenotazioni. |
| Esperienza dei dipendenti | I lavoratori potrebbero avere difficoltà a trovare un posto nei momenti di punta. | Esperienza più prevedibile poiché i dipendenti hanno un posto riservato. |
| Idoneità | Ideale per organizzazioni con dipendenti molto mobili o con un numero elevato di lavoratori da remoto. | Ideale per aziende che vogliono garantire la disponibilità delle postazioni e preferiscono un uso strutturato degli spazi. |
| Complessità gestionale | Più facile da implementare ma può richiedere più supervisione per garantire la disponibilità delle scrivanie. | Gestione più complessa a causa della necessità di un sistema di prenotazione, ma consente un controllo migliore sull’utilizzo degli spazi. |
| Efficienza dei costi | Potenzialmente più efficiente in termini di costi grazie al massimo utilizzo dello spazio disponibile. | Può essere anch’esso efficiente ma potrebbe richiedere investimenti in software di prenotazione. |
| Interazione sociale | Favorisce interazioni spontanee tra colleghi, promuovendo la collaborazione. | Può limitare le interazioni spontanee per via degli spazi pre-prenotati e potenzialmente isolati. |
| Personalizzazione | Bassa; le scrivanie sono condivise e non possono essere personalizzate. | Più alta; i dipendenti possono personalizzare parzialmente il loro spazio riservato per la durata d’uso. |
Ora approfondisco entrambe le soluzioni.
Cos’è l’Hot Desking?
L’hot desking è una configurazione smart degli spazi di lavoro in cui nessun dipendente ha una postazione dedicata. Invece, le scrivanie e le sale riunioni disponibili vengono occupate in base all’ordine di arrivo.
L’hot desking permette di utilizzare lo spazio dell’ufficio in modo più efficiente e può ridurre i costi immobiliari quando i dipendenti lavorano con modalità ibride.
Analizziamo ora in dettaglio vantaggi e svantaggi dell’hot desking.
Vantaggi dell’Hot Desking
Questa soluzione può funzionare in modo eccellente se implementata correttamente.
Ad esempio, Telenor (un'azienda norvegese di telecomunicazioni) ha implementato un sistema di hot-desking già nel 2003. L’amministratore delegato della società, Jon Fredrik Baksaas, attribuisce l’implementazione dell’hot-desking come un fattore chiave nella crescita dell’azienda.
Ecco alcuni vantaggi specifici dell’hot desking:
1. Economicità
L’hot desking riduce il costo per postazione di lavoro perché una postazione può essere utilizzata da più di un dipendente (solitamente da diversi dipendenti al giorno). È anche facile da implementare e offre molta flessibilità.
2. Disponibilità Immediata
L’hot desking è eccellente per i dipendenti che solitamente lavorano da casa ma hanno bisogno di cambiare ambiente. Oppure quando i membri del team desiderano collaborare di persona. Possono semplicemente entrare in ufficio e iniziare a lavorare.
3. Offre Autonomia ai Dipendenti
I dipendenti apprezzano la libertà del lavoro da remoto. L’hot desking offre loro la possibilità di lavorare secondo le proprie modalità, dimostrando che hai fiducia nel fatto che completeranno i progetti con successo senza una costante supervisione.
4. Favorisce Innovazione e Creatività
Lavorare ogni giorno da una postazione diversa può essere un ottimo stimolo alla creatività. Restare sempre nello stesso posto può risultare stagnante dopo un po', mentre l’hot desking può rappresentare la soluzione ideale.
Inoltre, poter collaborare di persona con i colleghi può favorire un migliore lavoro di squadra e maggiore innovazione nei tuoi team, qualcosa di particolarmente importante in una cultura di lavoro ibrida.
Svantaggi dell’Hot Desking
Naturalmente, ci sono alcuni contro legati al fatto di non avere una postazione dedicata per ogni dipendente. Ecco alcuni aspetti da considerare:
1. La Disponibilità delle Scrivanie Non è Garantita
L’hot desking presenta un limite intrinseco. In certi giorni potresti scoprire che nessuna delle scrivanie è disponibile. Dovrai trovare un’altra postazione oppure attendere che qualcuno liberi una scrivania. Questo può causare perdita di tempo e frustrazione.
2. Mancanza di Opzioni
Anche quando trovi una scrivania, è possibile che tutte le postazioni migliori siano già occupate e tu debba accontentarti di aree rumorose dove è difficile concentrarsi. Se vieni continuamente distratto dalle persone che passano accanto alla scrivania, non riuscirai a essere produttivo al massimo.
3. Problemi di Salute
Diverse persone possono utilizzare la stessa scrivania ogni giorno, il che aumenta le probabilità che qualcuno con una malattia o infezione contamini la postazione. È necessario investire di più nell’educazione dei dipendenti sui rischi per la salute e sulle misure di sicurezza, fornire disinfettanti e assumere più persone per la pulizia delle scrivanie dopo l’utilizzo quando si adotta l’hot desking.
Che cos’è l’Hoteling?
L’hoteling è un’altra tipologia di gestione degli spazi negli uffici ibridi, in cui i dipendenti selezionano in anticipo le postazioni e si registrano al loro arrivo.
Questo di solito prevede un sistema di prenotazione o un software di gestione degli spazi d’ufficio che consente ai dipendenti di scegliere una scrivania o una postazione specifica, proprio come prenoterebbero una stanza d’albergo.
Similmente all’hot desking, il desk hoteling è una forma di utilizzo efficiente degli spazi e può portare a una riduzione dei costi immobiliari.
Vantaggi dell’Hoteling
L’elemento della pianificazione preventiva apporta alcuni vantaggi specifici all’hoteling rispetto all’hot desking. Eccone alcuni:
1. Utilizzo Efficiente dello Spazio di Lavoro
Poiché l’hoteling implica la prenotazione anticipata delle postazioni, consente un utilizzo più efficace dello spazio. L’ambiente di lavoro avrà un’occupazione maggiore poiché l’hoteling elimina l’incertezza relativa alla possibile indisponibilità delle scrivanie.
2. Maggior Controllo e Comodità per i Dipendenti
La possibilità di prenotare le scrivanie in base alle proprie preferenze offre ai dipendenti un maggiore controllo. Ad esempio, se il tuo spazio di lavoro presenta gruppi di scrivanie con una funzione specifica, l’hoteling può consentire ai dipendenti di prenotare postazioni vicine a quelle di un determinato reparto per favorire la collaborazione.
L'hoteling offre anche un maggiore controllo sullo spazio di lavoro senza dover assegnare un responsabile. La maggior parte delle aziende utilizza software di prenotazione delle scrivanie per automatizzare la gestione degli spazi. Non c'è quasi bisogno di un manager che supervisioni l'assegnazione delle postazioni quando è attivo un sistema di hoteling dell'ufficio.
3. Supporta i lavoratori da remoto
I lavoratori da remoto potrebbero non apprezzare l'idea di non avere una scrivania per appoggiare il loro laptop quando si recano in ufficio. L'hoteling può dare loro la certezza di avere una postazione, invogliandoli a frequentare l'ufficio più spesso.
4. Migliora la soddisfazione dei dipendenti
Un modello di lavoro ibrido offre un equilibrio tra lavorare nel proprio spazio e creare legami in ufficio, il che porta a una maggiore soddisfazione dei dipendenti.
Stabilire nuove relazioni in ufficio non è molto semplice con l'hot desking, poiché può risultare un po' caotico. Non si può mai sapere chi occuperà la scrivania accanto. Con l'hoteling, i dipendenti possono scegliere postazioni più vicine a colleghi con cui desiderano creare un rapporto più stretto.
Svantaggi dell'hoteling
Per quanto l'hoteling abbia i suoi vantaggi, ci sono sempre alcuni contro da considerare. Questi svantaggi vanno pesati attentamente:
1. Più lavoro per l'implementazione
L'hoteling richiede un po' più di pianificazione dello spazio ufficio. Sarà necessario creare una planimetria virtuale dello spazio di lavoro e caricarla nel software di hoteling. Questo è il requisito minimo per attivare il sistema. Non è molto, ma è comunque più lavoro rispetto all'hot desking.
2. Problemi di sicurezza
Se gestisci informazioni riservate, condividere le scrivanie può essere rischioso. Altri potrebbero vedere il tuo schermo o anche accedere a documenti che lasci incustoditi.
È possibile proteggere le informazioni riservate richiedendo ai dipendenti, soprattutto a chi gestisce dati sensibili, di liberare la scrivania prima di andarsene e di non lasciare documenti senza supervisione.
Tuttavia, implementare questa soluzione ha un costo in termini di risorse e può risultare impraticabile in alcune situazioni.
3. Non adatto alle emergenze
Quando le scrivanie sono prenotate per lunghi periodi, potresti non riuscire a trovare una postazione per una riunione d'emergenza. Ad esempio, se occorre predisporre uno spazio per un collaboratore in visita inaspettata, la mancanza di disponibilità potrebbe rivelarsi un problema complesso da risolvere.
Hoteling e Hot Desking: Qual è il verdetto?
Alla fine della giornata, la scelta tra hoteling e hot desking dipende dal contesto aziendale. Molte organizzazioni, inoltre, scelgono una combinazione di entrambi.
Ad esempio, potresti utilizzare un sistema di hot desking per le postazioni in ambienti open space, mentre per sale riunioni, uffici privati o coworking scegliere l'hoteling.
Esistono tanti tipi diversi di spazi di lavoro ibridi e varie modalità di gestione degli spazi ufficio.
Considera se per i tuoi dipendenti sia utile poter prenotare in anticipo la propria postazione tramite un sistema di prenotazione hot desk.
Pensa a quale struttura può aumentare la presenza in ufficio, se per te è importante, oppure semplicemente a come offrire la migliore esperienza di lavoro ibrido. Ricorda, una buona prassi per il lavoro ibrido è raccogliere il feedback dei dipendenti: sfrutta questa opportunità!
Infine, in base al settore della tua azienda, creare un ambiente di lavoro agile con diversi tipi di spazi per soddisfare esigenze differenti può offrire ulteriori vantaggi.
