I manuali dei dipendenti sono cambiati drasticamente da quando ne ho creato uno per la prima volta e ho imparato molto sull’importanza delle relazioni con i dipendenti in quel periodo.
Oggi i dipendenti si aspettano che i manuali non siano soltanto informativi (definendo ogni politica aziendale), ma anche coinvolgenti, attraenti e più facili da assimilare rispetto ai mastodontici tomi di 60 pagine di una volta.
Forse è proprio per questa lunghezza che si stima che il 60% dei dipendenti evita di leggere i manuali aziendali.
Quindi, senza ulteriori indugi, vediamo cosa può realizzare un manuale moderno per i dipendenti, cosa includere e come assicurarsi che raggiunga i suoi obiettivi.
Cos'è un manuale del dipendente?
Un manuale del dipendente funge da guida per l'intera organizzazione, delineando le politiche, le procedure e le aspettative dell'azienda, assicurando così una chiara comprensione delle norme sul posto di lavoro e degli obblighi legali.
Il manuale include tipicamente sezioni sulla cultura aziendale, i valori fondamentali e la missione, oltre a informazioni pratiche come orari di lavoro, dress code e regole per i permessi.
Qui sotto, ho suddiviso il manuale nelle seguenti sezioni con indicazioni su cosa inserire in ciascuna di esse:
- Dimissioni e cessazione del rapporto di lavoro.
- Accoglienza e introduzione
- Nozioni di base sull'impiego
- Politiche sul posto di lavoro
- Informazioni per l'orientamento dei nuovi assunti
- Sviluppo personale e professionale
- Premi, benefici e agevolazioni per i dipendenti
- Informazioni generali sul posto di lavoro.
Cosa includere in un manuale del dipendente
In passato, il manuale del dipendente era utilizzato soprattutto come manuale di politiche e procedure delle risorse umane (HR).
Oggi i manuali del dipendente includono generalmente una combinazione di elementi diversi essenziali sia per i collaboratori già presenti che per i nuovi dipendenti in fase di orientamento e onboarding.
Benvenuto e introduzione
La maggior parte delle organizzazioni inizia il manuale con una lettera di benvenuto—o, ancora meglio, un video di benvenuto come quello qui sotto di Uber—da parte del fondatore, dell'amministratore delegato o del team di leadership.
Questo offre ai nuovi (o futuri) membri del team un prezioso quadro sull’azienda, sulle sue ragioni d’esistere, sul ruolo dei dipendenti nel successo dell’organizzazione e sullo scopo stesso del manuale del dipendente.
Puoi trovare un esempio di lettera di benvenuto al nuovo dipendente nel nostro modello gratuito di manuale aziendale alla fine dell'articolo.
Panoramica dell'azienda e della cultura
Questa sezione del manuale è fondamentale per aiutare i nuovi o potenziali dipendenti a comprendere la missione, la cultura e la storia della tua azienda.
Il tuo manuale dovrebbe includere i seguenti elementi, e puoi decidere tu in che ordine presentarli:
- Dichiarazione di vision: Qual è lo scopo della tua azienda; perché esistete?
- Storia e tappe fondamentali: Da dove viene la tua azienda e come si è evoluta?
- Dichiarazione di mission: Come la tua organizzazione raggiungerà la sua vision e i suoi obiettivi?
- Valori fondamentali: Quali convinzioni organizzative guidano i comportamenti e le decisioni delle persone?
- Struttura organizzativa: Come sono organizzati team e dipendenti?
Il Culture Book di Zappos è un ottimo esempio di come un manuale aziendale possa comunicare la vera essenza dell’organizzazione ai potenziali dipendenti.


Nota: Questa è la parte del manuale del dipendente che in genere le organizzazioni tendono a rendere pubblica.
Nozioni fondamentali sul lavoro
La sezione delle nozioni fondamentali sul lavoro offre ai lavoratori una comprensione chiara del loro rapporto di lavoro con l’azienda.
Descrive le principali classificazioni occupazionali e le aspettative, per garantire coerenza e trasparenza.
- Classificazioni di lavoro: Classificazione di impiego a tempo pieno, part-time, temporaneo e contrattuale, idoneità ai benefici in base alla classificazione, periodi di prova, se applicabili, ecc.
- Pari opportunità e non discriminazione: Una dichiarazione che l'organizzazione si impegna a promuovere un ambiente di lavoro diversificato e inclusivo, incluse le leggi sulle pari opportunità di lavoro (EEO), politiche contro discriminazione e molestie e adeguamenti ragionevoli per i lavoratori con disabilità.
- Presenza e orari di lavoro: Orari di lavoro standard (ad es. orari d’ufficio, turni, o opzioni di lavoro da remoto), aspettative di presenza, incluse le politiche su ritardi e assenze, procedure per la richiesta di cambi di orario o permessi.
Politiche aziendali
Molte aziende includono le loro politiche e procedure aziendali dettagliate in un apposito manuale, e trattano solo le più importanti all’interno del manuale del dipendente.
Questo ha senso soprattutto se l'obiettivo del manuale del dipendente è promuovere la cultura aziendale, e non elencare semplicemente una serie di regole.
Se non sei sicuro di quali politiche HR includere nel manuale, eccone alcune da cui iniziare:
- Diversità, equità e inclusione
- Sicurezza e salute sul luogo di lavoro
- Molestie e molestie sessuali
- Lavoro da remoto e telelavoro
- Social media
- Ferie retribuite (PTO), periodi di vacanza
- Idoneità ai permessi, ad es. malattia, giuria.
Informazioni sull’orientamento dei nuovi assunti
Questa parte del manuale del dipendente coprirà ciò che un nuovo membro del team può aspettarsi nel suo primo giorno e nelle prime settimane di lavoro, come ad esempio:
- Tour dell’ufficio/struttura
- Presentazione dei colleghi
- Codice di abbigliamento (se previsto)
- Programma di formazione
- Strumenti e risorse
- Contatti chiave.
Ad esempio, la società di software HR People include una panoramica nel suo ottimo manuale del dipendente su ciò che i nuovi membri del team possono aspettarsi nel loro primo giorno e nel primo mese.

Sviluppo personale e di carriera
Secondo il Workforce Learning Report di LinkedIn del 2018, il 93% dei dipendenti resterebbe più a lungo in un’azienda se questa investisse nella loro carriera.
In sintesi, la formazione e lo sviluppo (L&D) sono fondamentali per la fidelizzazione e ovviamente per garantire che la forza lavoro abbia le competenze necessarie per favorire il successo organizzativo a lungo termine.
Questa sezione del manuale del dipendente dovrebbe coprire argomenti come:
- Il tuo processo di gestione delle prestazioni
- Candidature per posizioni interne
- Programmi di formazione interna
- Supporto per istruzione e tasse universitarie.
Premi, benefici e vantaggi per i dipendenti
Questa è l’occasione per promuovere la retribuzione e i premi che la tua organizzazione offre ai dipendenti che desideri assumere, e per informare e motivare i nuovi assunti.
Questa sezione può includere informazioni quali:
- Filosofia dei premi: Ad esempio, pagate tra i livelli più alti del mercato?
- Elementi della retribuzione: Stipendio, bonus, stock option, straordinari orari, ecc.
- Revisioni retributive: Quanto spesso, quale processo viene seguito e impatto sulla retribuzione.
- Programmi di benefit: Assicurazione sanitaria, programmi di benessere, RRSP / 401(k), ecc.
- Vantaggi: Indennità auto, conto spese, benefit tecnologici, contributo per il fitness, ecc.
Ad esempio, nella loro Guida alla Cultura dei Dipendenti, Netflix spiega in modo eccellente la propria filosofia dei premi e come vengono gestite le revisioni salariali annuali.
Informazioni generali sull’ambiente di lavoro
Questa può essere una sezione "contenitore" di tutte le altre informazioni che ritieni importanti da condividere con i nuovi, attuali e potenziali dipendenti, per istruirli sulla cultura aziendale e motivarli a lavorare per te, come ad esempio:
- Informazioni su uffici e strutture
- Ambiente di lavoro, come ad esempio cubicoli, uffici, aree ristoro, spazi condivisi
- Strutture ricreative, ad esempio tavoli da ping pong
- Eventi di team, come feste di fine anno o grigliate estive
- Possibilità di portare animali domestici in ufficio.
Il Manuale del Dipendente Valve è un ottimo esempio di come dare alle persone una chiara comprensione di cosa significhi lavorare lì.
Dimissioni e cessazione del rapporto di lavoro
Questa sezione descrive le procedure che dipendenti e datori di lavoro devono seguire quando termina il rapporto di lavoro. Garantisce una transizione agevole nel rispetto della professionalità e degli obblighi di legge.
- Procedure di dimissioni e preavviso: Il processo per quando un dipendente decide di lasciare l’azienda, ad esempio inoltrare una lettera di dimissioni formale al responsabile o all’HR, fornire un periodo di preavviso ecc.
- Gestione della busta paga finale e dei benefit: Il processo per l’emissione dell’ultimo stipendio, la continuità dei benefit, la restituzione delle attrezzature ecc.
- Politiche e protocolli per cessazioni involontarie: I motivi per cui un’organizzazione può decidere di interrompere un rapporto di lavoro includendo problemi di rendimento, violazione delle politiche aziendali, gravi mancanze o ristrutturazioni/licenziamenti.
4 motivi per cui è importante avere un manuale del dipendente
Il manuale del dipendente è una fonte di informazioni sull’organizzazione a cui possono fare riferimento i dipendenti attuali e nuovi per apprendere e informarsi.
Secondo un sondaggio condotto da People Managing People su LinkedIn, il 71% degli intervistati ha dichiarato che la propria organizzazione possiede già un manuale del dipendente, mentre il 19% ha risposto di avere intenzione di svilupparlo o di essere in procinto di farlo.

Un manuale del dipendente può essere estremamente vantaggioso per i membri del team e per l’intera organizzazione in vari ambiti.
Accogliere con successo i nuovi dipendenti
Un manuale del dipendente è uno strumento fondamentale per l’orientamento dei nuovi assunti e per l’inserimento. Una ricerca di Glassdoor ha rilevato che le organizzazioni con processi di onboarding efficaci aumentano la fidelizzazione dei nuovi assunti dell’82% e la produttività di oltre il 70%.
Il manuale del dipendente serve per formare i nuovi arrivati sulle regole e sulle procedure che regolano il rapporto di lavoro, nonché sui diritti, doveri e comportamenti attesi del datore di lavoro e del dipendente.
È inoltre uno strumento essenziale perché i nuovi membri del team possano comprendere tutto, da come saranno le prime settimane e mesi di lavoro, a cosa indossare in ufficio (nota: attenzione ai codici di abbigliamento!).
Per questo motivo, non è una cattiva idea diffondere un manuale del dipendente durante il processo di preboarding. Allegarlo alla lettera di benvenuto è una buona tattica.
Costruisci una Forte Cultura Aziendale
Un manuale del dipendente è molto più di un semplice manuale delle politiche HR. Un manuale del dipendente ti permette di definire a parole e con immagini la tua cultura aziendale e comunicarla sia ai nuovi che agli attuali dipendenti.
Un elemento chiave per costruire una grande cultura è articolare la visione della tua azienda, definire i valori fondamentali e le convinzioni della tua organizzazione, e descrivere i tipi di comportamenti e azioni che ti aspetti dai membri del team per sostenere tali valori.
Patagonia fa un eccellente lavoro in il suo manuale del dipendente, dove descrive il proprio scopo come, “La nostra attività è salvare il pianeta”, e la mission aziendale come, “Costruire i migliori prodotti, senza causare danni inutili, utilizzare il business per ispirare e implementare soluzioni alla crisi ambientale.”
Attrarre e Assumere Persone di Talento
Un ottimo manuale del dipendente può creare un vantaggio competitivo per le organizzazioni che competono per assumere i migliori talenti. Molte aziende hanno reso pubblici i loro manuali dei dipendenti e li hanno formattati in modi innovativi per entusiasmare i potenziali dipendenti e motivarli a unirsi.
Ad esempio, Valve ha reso pubblico il suo manuale del dipendente nel 2012, ottenendo grande visibilità positiva grazie al suo stile unico e alle descrizioni colorate dell’ambiente di lavoro aziendale.
Puoi usare il tuo manuale del dipendente per articolare e promuovere ciò che rende la tua organizzazione speciale, i benefici esclusivi per i dipendenti, e la tua posizione su temi attuali come le pari opportunità di lavoro, la non discriminazione e la sicurezza in merito al COVID-19.
Rispettare i Requisiti di Legge e Normativa sul Lavoro
Un manuale del dipendente ti aiuta a documentare e organizzare informazioni che sono direttamente correlate al contratto di lavoro (rapporto di lavoro ad es. lavoro "at-will"), e alle normative vigenti sul lavoro (norme provinciali/regionali, leggi federali).
Ad esempio, la legislazione sul lavoro come il Family and Medical Leave Act (FMLA) negli Stati Uniti, e il Employment Standards Act of BC in Canada, stabiliscono i requisiti minimi per i datori di lavoro in relazione a molte di queste politiche.
Chi è Responsabile della Creazione di un Manuale del Dipendente?
Normalmente, la creazione di un manuale del dipendente è coordinata dalle risorse umane. Tuttavia, nelle organizzazioni prive di un team o di una persona HR, questa responsabilità può ricadere su:
- Fondatore o titolare dell’azienda;
- Assistente amministrativo o esecutivo;
- Consulente esterno di risorse umane; oppure
- Comitato del manuale
Questa persona sarebbe responsabile della raccolta delle informazioni necessarie attraverso interviste con i dipendenti chiave, ricerca delle politiche e delle procedure esistenti, e ricerca sulle migliori pratiche del settore.
Cos’è un Comitato per il Manuale del Dipendente?
Un comitato del manuale può essere presente nelle organizzazioni più grandi e spesso include dirigenti, leader e persone provenienti da diverse aree dell’organizzazione. Il comitato del manuale solitamente è responsabile di:
- Determinare lo scopo strategico del manuale;
- Fornire linee guida generali su contenuto e tono;
- Decidere come il manuale dovrà essere utilizzato dall'organizzazione;
- Sorvegliare la creazione del manuale; e
- Raccogliere tutti i contenuti del manuale.
Come Dovrei Chiamare il Mio Manuale del Dipendente?
"Manuale del dipendente" è il termine più comunemente utilizzato perché è più ampiamente compreso, mentre titoli come "manuale del personale" e "manuale delle politiche HR" sono usati meno frequentemente perché suonano troppo burocratici, rigidi e formali.
Come chiamerai il tuo manuale del dipendente sarà una delle decisioni che dovrai prendere durante il percorso. Questa decisione sarà guidata da ciò che ritieni sia lo scopo principale del manuale stesso, dalla cultura aziendale e dalla tua preferenza personale.
Ad esempio, molte organizzazioni, come Netflix e HubSpot, si riferiscono ai loro manuali come "Codici di Cultura" o "Guide alla Cultura", per indicare lo scopo del manuale come strumento di costruzione della cultura, piuttosto che come manuale di politiche e procedure aziendali.
3 Best Practice Per Creare un Manuale del Dipendente di Successo
Un manuale del dipendente efficace è quello che coinvolge e informa nuovi ed attuali dipendenti, motiva potenziali collaboratori ad unirsi all’organizzazione e fa crescere sia i dipendenti che l’azienda.
Di seguito alcuni fattori chiave di successo che possono determinare la qualità di un ottimo manuale del dipendente:
1. Contenuti coinvolgenti e organizzati
Come in un buon romanzo, è importante che il contenuto del manuale del dipendente sia ben scritto, interessante e, possibilmente, anche divertente a volte.
La struttura e l'ordine in cui le informazioni sono presentate dovrebbero essere logici e intuitivi.
Includi collegamenti ipertestuali (per le versioni digitali), un indice generale e un indice analitico per rendere più facile ai dipendenti trovare ciò che cercano, e un glossario per permettere a chiunque di consultare rapidamente acronimi e termini specifici dell’azienda. Un buon esempio lo trovi nel manuale di GitLab.

Infine, utilizza i contenuti tratti dai vari esempi di manuali del dipendente referenziati in questo articolo come punto di partenza per sviluppare il tuo, invece di partire completamente da zero.
Attenzione però alle regole sul diritto d’autore, soprattutto se intendi pubblicare il manuale pubblicamente.
Aspetto e stile accattivanti
L’"aspetto e stile", ovvero il tono del manuale, devono essere coerenti con la cultura e i valori dell’azienda. Il tono giusto può collaborare con contenuti coinvolgenti per creare una risorsa informativa ed interessante che le persone abbiano davvero voglia di leggere.
Il manuale Valve è un ottimo esempio di manuale del dipendente che utilizza elementi come:
- Tono conversazionale: utilizzare contrazioni come "è" al posto di "esso è", per rendere il materiale più accessibile e semplice da leggere.
- Foto e immagini: includere foto di dipendenti reali e degli spazi di lavoro aziendali per aiutare i nuovi assunti a comprendere meglio l’organizzazione.
- Visual creativi: utilizzare infografiche, vignette divertenti ed elenchi puntati dove possibile per sfruttare la predilezione del cervello per le immagini e i contenuti visivi.
Umorismo: un po’ di leggerezza può davvero aiutare ad introdurre temi meno interessanti ma necessari.

Ad esempio, si può introdurre una policy sul congedo parentale con qualcosa di simpatico e leggero, come: "In arrivo un bebè? Avere un bambino è un motivo di orgoglio per i genitori, quindi è giusto che entrambi abbiate un po' di tempo libero per godervi l'esperienza e recuperare le energie.”
Facilmente Accessibile
Potresti creare il miglior manuale del dipendente al mondo, ma non servirebbe a molto se nessuno sa dove si trova o se il formato ne rende difficile la distribuzione.
Pur volendo offrire alle persone la possibilità di stampare un manuale, idealmente dovrebbe essere disponibile principalmente in formato digitale e facilmente accessibile sull'intranet aziendale o su un drive di rete condiviso.
Prova a sfruttare software per manuali del dipendente di aziende come AirMason e Blissbook per aiutarti a creare e mantenere facilmente un manuale dall’aspetto accattivante.
Oppure sii creativo come la società di software Trello, che utilizza la propria piattaforma per il manuale del dipendente.

Lettura correlata: Stai pensando a un'intranet aziendale? Leggi questo prima
Costantemente Aggiornato
La tua organizzazione cambia continuamente e così dovrebbe fare anche il tuo manuale del dipendente.
Considera il tuo manuale come un documento vivo che necessita di manutenzione regolare.
Chiedi feedback ai nuovi dipendenti durante l’orientamento su cosa potrebbe essere aggiunto o migliorato e monitora le ultime tendenze HR e le migliori pratiche nell’onboarding del personale, restando aggiornato sulle ultime novità della normativa sul lavoro per sapere quali politiche e procedure aziendali potrebbero necessitare di un aggiornamento.
9 Passi Per Creare Un Manuale del Dipendente
Roma non è stata costruita in un giorno, e nemmeno il tuo manuale del dipendente lo sarà. Creare un ottimo manuale richiederà tempo, pazienza e il supporto di persone di tutta l’organizzazione.
Di seguito i passaggi che tu, o il tuo comitato per il manuale, dovrete seguire per lanciare il vostro nuovo manuale:

1. Ottenere il supporto dalla direzione senior
Se non sei un leader senior della tua organizzazione, il tuo manuale non avrà alcuna possibilità senza la loro approvazione e il loro supporto.
Suggerimenti pratici:
- Presenta il business case—Evidenzia come il manuale migliorerà l’induction, la conformità e l’engagement dei dipendenti.
- Mostra esempi—Usa le migliori pratiche di aziende leader per illustrarne il valore.
- Trova un supporter—Avere uno sponsor esecutivo (ad esempio, HR Director, COO) può favorirne l’adozione.
2. Decidi lo scopo
Definisci la tua visione per il manuale e gli obiettivi che vuoi raggiungere, che guideranno molte delle decisioni su contenuto e modalità di distribuzione.
Suggerimenti pratici:
- Definisci se lo scopo principale è la conformità normativa, promuovere la cultura aziendale o essere un riferimento operativo per i dipendenti.
- Considera i bisogni del pubblico: i nuovi assunti potrebbero apprezzare un formato più coinvolgente, mentre i dipendenti esperti necessitano di un facile accesso alle policy.
- Allinea lo scopo ai valori aziendali e al branding come datore di lavoro.
3. Ricerca i requisiti legali
Evita errori legali e lavora con il tuo consulente del lavoro se non sei sicuro di cosa sia possibile includere o meno nel manuale.
Suggerimenti pratici:
- Consulta un legale del lavoro o un esperto di conformità HR per garantire la correttezza.
- Rimani aggiornato sulle normative lavorative (es. FMLA, ADA, EEO, regolamenti sugli straordinari) che influenzano le policy aziendali.
- Se la tua azienda opera in più paesi, valuta versioni localizzate del manuale.
4. Rivedi le migliori pratiche e gli esempi
Hai già svolto parte di queste ricerche leggendo questo articolo! Consulta anche i grandi esempi di manuali del dipendente menzionati qui.
Suggerimenti pratici:
- Analizza i leader del settore (ad esempio, Netflix, Buffer, GitLab) e prendi nota del loro approccio a cultura, tono e accessibilità.
- Utilizza feedback reali dei dipendenti per capire quali informazioni sono effettivamente necessarie ai collaboratori.
5. Crea il contenuto e la struttura
Raccogli tutte le informazioni che vuoi includere, decidi come organizzarle e mettiti a scrivere!
Suggerimenti pratici:
- Usa un linguaggio semplice e conciso: evita, quando possibile, il gergo legale.
- Dividi il contenuto in sezioni (ad esempio, Fondamenti di impiego, Politiche aziendali, Benefici, Codice di condotta).
- Includi esempi, domande frequenti e scenari reali per rendere le politiche più comprensibili.
- Aggiungi un indice o una funzione di ricerca se si tratta di un documento digitale.
6. Decidi formato e modalità di accesso
Stabilisci se il tuo manuale sarà pubblicato come presentazione, pagina web, ecc.; se potrà essere scaricato o stampato; e dove potrà essere consultato.
Suggerimenti pratici:
- Scegli un formato: PDF, pagina intranet, sito interattivo o presentazione.
- Stabilisci come i dipendenti vi accederanno: via email aziendale, portale HR o copie stampate.
- Rendilo ottimizzato per dispositivi mobili se il personale lavora anche da remoto o in mobilità.
7. Revisiona con la leadership e il consulente legale
Ottieni l'approvazione finale da chi di competenza.
Suggerimenti pratici:
- Fai una revisione trasversale coinvolgendo HR, legale e responsabili di reparto.
- Ottieni l'approvazione definitiva dalla leadership per instaurare autorevolezza.
- Prepara un piano di comunicazione per la diffusione del manuale tra i dipendenti.
8. Pubblica e celebra
Diffondi il manuale, organizza un piccolo evento, promuovilo durante il prossimo incontro aziendale e stimola le persone a consultarlo!
Suggerimenti pratici:
- Annuncialo durante un meeting aziendale o nella newsletter interna.
- Incoraggia i manager a illustrare le sezioni principali ai propri team.
9. Revisiona e mantieni regolarmente
Oh, pensavi di aver finito dopo la pubblicazione? Ripensaci... :-)
Suggerimenti pratici:
- Stabilisci un piano di revisione (per esempio, trimestrale o annuale).
- Assegna a un membro dell'HR il compito di tenere traccia degli aggiornamenti e apportare eventuali revisioni.
- Raccogli feedback dai dipendenti per migliorare chiarezza e rilevanza nel tempo.
Modello gratuito di manuale del dipendente
Proprio qui! Abbiamo creato un documento Word che puoi usare come guida per realizzare il tuo manuale. È lo scheletro di un manuale del dipendente per un'azienda fittizia, FACT Technology, e include diversi esempi di contenuti per aiutarti a partire e stimolare la creatività!
Ma prima di iniziare, ricorda quanto segue:
- Il tono e il contenuto del tuo manuale del dipendente devono rispecchiare la tua organizzazione.
- Il modello contiene solo testo. Il tuo manuale finale non dovrebbe.
- Il modello è un file Word. Anche il tuo manuale finale può esserlo, ma valuta anche alternative web come AirMason, dove puoi importare il tuo documento Word.
Scarica il modello qui sotto!
Ottieni il nostro modello di manuale del dipendente!
Cosa ne pensi?
Qual è uno dei migliori esempi di manuale del dipendente che tu abbia mai visto? Cosa lo rendeva così valido? Qual è stato invece il peggiore, e perché? Qual è il contenuto più importante che pensi debba essere incluso nella prima versione di un manuale e perché?
Puoi anche iscriverti alla newsletter People Managing People per rimanere aggiornato sulle ultime novità HR da esperti di leadership e management da tutto il mondo.
