Perché Creare un Nuovo Manuale del Dipendente (E Cosa Includere)
Il manuale del dipendente è uno strumento fondamentale nella tua cassetta degli attrezzi per l'onboarding dei dipendenti.
Dovrebbe fornire indicazioni e linee guida chiare ai dipendenti riguardo i valori fondamentali dell'organizzazione, la missione, la cultura aziendale e le politiche e procedure del luogo di lavoro.
Tuttavia, non è necessario includere tutto l’insieme delle politiche e procedure aziendali nel pacchetto di orientamento che i nuovi assunti dovranno leggere il primo giorno. Anzi, è un modo sicuro per sopraffarli!
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Per creare un’esperienza positiva ai nuovi assunti, chiedere loro di leggere un documento lungo e noioso non è l’approccio migliore da adottare.
In questo articolo esamineremo:
- Due Tipi di Manuale del Dipendente
- Cosa Inserire Nel Manuale del Dipendente per i Nuovi Assunti
- Esempi di Manuali del Dipendente
- Disclaimer Relativi ai Manuali del Dipendente
Due Tipi di Manuale del Dipendente
Molti professionisti delle risorse umane raccomandano di avere due tipi di manuale del dipendente:
- Un documento sintetico che copra gli elementi essenziali che i nuovi assunti dovrebbero conoscere per familiarizzare con l’azienda, e
- Un documento più completo a cui i dipendenti possono fare riferimento durante tutto il loro percorso in azienda.
Per i nuovi dipendenti, suggerisco di fornire un manuale del dipendente più conciso prima del loro ingresso. Dovrebbe offrire una panoramica della cultura aziendale, l'ambiente di lavoro, le politiche chiave e qualsiasi altra informazione che possa rendere il loro processo di onboarding più fluido.
Un manuale del dipendente sintetico è perfetto da includere come parte del pacchetto di preboarding: le comunicazioni che dovresti intrattenere con ogni nuovo assunto prima della data di inizio.
Se hai mai seguito un corso di onboarding, saprai che i nuovi dipendenti possono sentirsi facilmente sopraffatti. Perciò è fondamentale evitare un sovraccarico di informazioni in questo momento cruciale del ciclo di vita del dipendente. Tuttavia, i dipendenti avranno comunque bisogno di un manuale molto più dettagliato.
Il manuale del dipendente completo dovrebbe includere un insieme esaustivo di politiche, fungendo da documento di riferimento per i dipendenti durante tutto il periodo in azienda.
Questo non è utile solo per i dipendenti, ma può anche proteggere l’azienda da richieste per discriminazione o trattamento non equo.
Cosa Inserire Nel Manuale del Dipendente per i Nuovi Assunti?
Non esiste una soluzione giusta o sbagliata a riguardo: devi determinare ciò che ha più senso per la tua organizzazione, ma possiamo comunque prendere in considerazione alcune buone pratiche.
Lo scopo di un manuale del dipendente per i nuovi assunti è aiutare ad alleviare le ansie che tutti proviamo prima di iniziare un nuovo lavoro e farli entusiasmare per il loro nuovo ruolo.
Pensalo come un riassunto di tutto ciò che i nuovi dipendenti desiderano sapere, ma che potrebbero avere timore di chiedere.
Ecco alcuni punti e politiche che consiglio di includere:
- Elenco aziendale o elenco dei contatti chiave: Al minimo, questo dovrebbe includere istruzioni su chi possono contattare i dipendenti nelle risorse umane per assistenza su determinate questioni (paghe, benefit, ecc.).
- Un programma di orientamento che spiega cosa aspettarsi per il primo giorno, la prima settimana e oltre. Non si tratta di una suddivisione minuto per minuto, ma dà ai nuovi assunti un’idea di cosa aspettarsi prima che inizino.
- Un organigramma: Questo darà loro un'idea di come funziona l’organizzazione, chi sono i membri chiave del team e cosa aspettarsi dai colleghi.
- Un glossario di gergo e acronimi: Ogni organizzazione ha il proprio linguaggio e acronimi di uso comune. Rendi i primi giorni più semplici fornendo loro qualcosa a cui possono fare riferimento per aggiornarsi.
- Dichiarazione della missione e valori fondamentali dell’organizzazione. Puoi approfondire il motivo per cui sono stati scelti, invece di limitarti a elencarli. Questo dà ai nuovi assunti un’indicazione su cosa aspettarsi dalla cultura aziendale.
- Storia aziendale e traguardi principali: Puoi fornire una panoramica rapida delle date importanti nella storia dell’organizzazione come la data di fondazione, apertura di un nuovo ufficio, raggiungimento di un certo livello di fatturato o quando l’azienda è stata riconosciuta tra i migliori posti in cui lavorare.
- Informazioni generali sull’ufficio: Se sei tornato in ufficio, dovresti fornire informazioni su parcheggio, badge di accesso, codici di allarme, e i riferimenti per contattare il responsabile dell’edificio.
- Indice del manuale completo dei dipendenti. Questo è importante perché dà ai nuovi assunti una panoramica delle altre politiche presenti, così sapranno dove andare a cercare informazioni in seguito.
- Le principali politiche HR che i nuovi assunti si aspettano, come dettagli riguardanti orari e turni di lavoro, ferie, dotazione aziendale (ad esempio computer e telefoni), e politiche per il lavoro a distanza.
- Dettagli sul dress code: Sia che tu lavori da remoto o in ufficio, è una buona idea far sapere loro cosa aspettarsi riguardo al codice di abbigliamento.
- Riepilogo dei benefit per i dipendenti: Si tratta di una panoramica rapida di ciò che aspettarsi; ulteriori dettagli potranno essere forniti successivamente.
Alla fine, spetta a te decidere cosa includere. Tuttavia, questi sono i punti principali che ti consiglio di coprire per creare un manuale aziendale efficace per i nuovi assunti.
Lettura correlata: Cos’è la copertura assicurativa per i benefit dei dipendenti?
Quali informazioni dovresti riservare per il tuo manuale formale del dipendente?
Ora che abbiamo visto gli elementi fondamentali da includere nel manuale per i nuovi assunti, potresti chiederti quali altre informazioni dovresti invece riservare alla versione più formale e completa.
Per un riepilogo completo su cosa inserire nel manuale, ti consiglio di consultare le best practice nella nostra guida definitiva ai manuali aziendali per ulteriori informazioni. Ecco comunque alcuni punti base per darti un’idea generale:
- Una guida approfondita su come funzionano i benefit dei dipendenti. Puoi fornire informazioni su assicurazione sanitaria, giorni di ferie (PTO), congedo per malattia, congedo parentale, congedo per lutto e i requisiti di idoneità per ciascuna categoria.
- Riepilogo degli altri benefit per i dipendenti che puoi offrire e come funzionano, come i piani di pensionamento o il permesso retribuito per la giuria.
- Regole riguardanti le spese dei dipendenti, processi di approvazione e iter di rimborso.
- Politiche sull’occupazione come codice di condotta, sicurezza sul lavoro, molestie sessuali, rilevazione orari, procedimenti disciplinari, valutazioni delle prestazioni, pari opportunità lavorative e conflitti di interesse.
- Linee guida per i social media! Questo è particolarmente importante oggi, quindi assicurati di fornire ai nuovi dipendenti indicazioni chiare su come rappresentare la tua organizzazione sui social media per eliminare ambiguità e ridurre la confusione.
- Informazioni su salute e sicurezza pertinenti al tuo settore e in conformità con le leggi locali e nazionali. Per le aziende che operano in settori a rischio, potresti valutare anche la creazione di un documento separato per le politiche aziendali specifiche sulla sicurezza.
Se hai bisogno di aiuto, non preoccuparti! Abbiamo raccolto oltre 40 policy HR, best practice ed esempi per aiutarti a semplificare questo processo.
Esempi di Manuali dei Dipendenti
Se cerchi ispirazione per il tuo nuovo manuale del dipendente, o per i manuali dei dipendenti in generale, ecco alcuni esempi che puoi consultare per trarre spunto.
Trello
Il manuale dei dipendenti di Trello (che loro definiscono manuale del dipendente) è interessante perché:
- È un caso di "mangiare il proprio cibo per cani": Trello usa il proprio prodotto per creare il manuale del dipendente.
- La natura delle board di Trello rende la modifica continua del manuale del dipendente un compito molto più semplice. Le revisioni su una board Trello sono molto più facili da tracciare rispetto a quelle in un PDF.
Un aspetto apprezzabile del manuale di Trello è che prevede una suddivisione di cosa leggere il primo giorno, che copre principalmente le policy aziendali tra cui assenze per malattia, politica sulle ferie e molestie sessuali.
Per approfondire ci sono altre board che riguardano benefit per i dipendenti, assicurazione sanitaria, rimborsi, PTO, ecc. Invece di dover sfogliare pagine, si trova tutto subito davanti a sé.
Valve
Questo manuale dei dipendenti è diventato virale nel 2012. Non solo per l'umorismo che trasmette, ma anche perché offre uno sguardo su un'organizzazione dalla struttura unica che, all'epoca, era molto riservata sui propri processi.
Fornisce indicazioni su cosa aspettarsi come nuovo assunto, sulla cultura aziendale, sulle condizioni di lavoro in Valve, su cosa aspettarsi durante una settimana lavorativa, sulla mission dell’azienda, sulle valutazioni delle prestazioni, un glossario per il gergo tecnico e altro ancora.
Va sottolineato che, poiché Valve è completamente autofinanziata, mantiene un organico ridotto e ha una struttura orizzontale, il loro approccio è probabilmente molto diverso da quello della vostra azienda, più di quanto sia di solito. Ciò che funziona per loro potrebbe non avere senso per la vostra organizzazione.
Resta comunque una guida chiara e concisa che aiuta a comunicare la mission e la vision dell’azienda, e il loro modo di lavorare.
Netflix
Questo è emerso nel 2009 ed è un manuale del dipendente molto diretto. Mentre la maggior parte dei manuali famosi tende a offrire una grafica piacevole e un po' di umorismo, quello di Netflix è schietto e arriva dritto al punto—proprio come la loro cultura.
Vi si riporta quali sono i loro valori, come vedono i ‘brilliant jerks’, perché insistono così tanto sulle alte prestazioni, come funziona la politica delle ferie, le motivazioni dietro all’indennità lavorativa, le condizioni di lavoro intense e molto altro ancora.
Un aspetto che devo davvero lodare di questo manuale dei dipendenti è proprio il fatto che non indora la pillola. Rivela in modo diretto come funziona Netflix, chiarendo che non è per tutti e non finge che lo sia.
Anche se questo manuale risale al 2009, sembra che la cultura aziendale sia cambiata poco da allora.
Quindi, tre esempi molto diversi di manuali del dipendente.
Il manuale di Netflix è molto essenziale, diretto e privo di fronzoli, ma questa è la natura della loro cultura. Per loro sarebbe fuori luogo inserire elementi visivi e umorismo gradevoli.
Confrontalo invece con il manuale dei dipendenti di Valve—ricco di linguaggio colorito, umorismo e immagini, perfettamente in linea con il loro approccio culturale.
Quindi, quando si tratta del "come" realizzare il vostro nuovo manuale del dipendente, considerate la vostra cultura.
Avvertenze sui Manuali dei Dipendenti
Ora che abbiamo visto come può essere un manuale dei dipendenti (con alcuni esempi) e cosa dovrebbe contenere, vorrei affrontare alcuni aspetti a cui prestare attenzione riguardo al manuale del dipendente.
Per quanto possa essere utile durante il processo di onboarding, avere un manuale del dipendente di qualità non dovrebbe essere la massima priorità. Avere un sistema di affiancamento, un piano 30-60-90 giorni o utilizzare un software di recruiting per automatizzare i flussi di lavoro di onboarding sono anch'essi fondamentali per far partire i nuovi assunti con il piede giusto.
Il software di recruiting con flussi di lavoro per l'onboarding può aiutare a semplificare il tuo processo di assunzione garantendo che i nuovi assunti siano ben informati e preparati anche prima di iniziare, integrando il ruolo di un manuale del dipendente.
Un altro aspetto da considerare è che un manuale del dipendente può facilmente diventare uno di quei documenti che finiscono dimenticati in un cassetto. Per quanto siano utili le informazioni sulle politiche aziendali che vi si trovano, spesso non sono tra le letture più stimolanti.
Per questo motivo suggerisco, quando possibile (e se è in linea con la cultura della tua organizzazione), di optare per un approccio più leggero e visivo laddove ha senso.
Siamo creature visive e tendiamo ad elaborare le immagini molto più velocemente del testo. Con i sistemi di gestione documentale, i team HR possono facilmente gestire e aggiornare i contenuti del manuale del dipendente e mantenere le risorse visive moderne e al passo coi tempi.
Un ultimo punto da sottolineare riguardo il manuale del dipendente.
Un ex dipendente della Valve (quelli un po' fuori dagli schemi) ha detto questo riguardo il loro manuale del dipendente:
"Tutte le aziende davvero auto-organizzate devono 'far trapelare' un manuale aziendale ufficiale non ufficiale. Deve essere fatto in modo impeccabile e divertente da leggere. I guru del marketing degli sviluppatori creano queste produzioni per attrarre nuovi candidati nel funnel di assunzione. Gli addetti ai lavori si divertono con queste cose."
Ora, forse questa è stata solo la sua esperienza, ma è qualcosa di importante da ricordare. Nel corso degli anni, questo tipo di manuale del dipendente è diventato virale e, va detto, sono ottimi strumenti di marketing.
Ma ricorda di mantenerlo focalizzato affinché i nuovi dipendenti ne traggano il massimo valore.
Se dovesse diventare virale e servire ad attrarre nuovi talenti, ottimo! Ma sii consapevole di non progettarlo solo con quell'obiettivo.
Prossimi passi
Con queste informazioni, ora hai una comprensione più approfondita del valore di un manuale del dipendente per accogliere al meglio i nuovi assunti.
Ancora una volta, ci tengo a sottolineare che non esiste un modo giusto o sbagliato di costruirne uno: ogni organizzazione è diversa, ognuna con le proprie priorità, punti di forza e sfide.
Forse hai già un vecchio manuale del dipendente che è solo un documento Word fermo da anni che nessuno legge. O magari non ne hai affatto.
Adesso è un buon momento per crearne uno da zero o migliorare quello che hai già. Per rendere tutto più semplice, ti consiglio di utilizzare un software per manuali del dipendente così potrai partire più velocemente.
Per strumenti e tecnologie utili alla tua organizzazione, ecco la nostra lista dei migliori software per onboarding per aggiungere più organizzazione al tuo processo di orientamento.
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