Perché Serve un Nuovo Manuale del Dipendente (E Cosa Includere)
Il manuale del dipendente è uno strumento fondamentale nella tua cassetta degli attrezzi per l'onboarding dei dipendenti. Dovrebbe offrire indicazioni e orientamenti chiari ai dipendenti riguardo ai valori fondamentali della tua organizzazione, alla missione, alla cultura aziendale e alle politiche e procedure del luogo di lavoro.
Tuttavia, non è necessario includere l'intero elenco delle politiche e procedure aziendali nel pacchetto di orientamento da far leggere ai nuovi assunti il primo giorno. In realtà, è un modo sicuro per sovraccaricarli!
Per creare un'esperienza positiva al nuovo assunto, chiedergli di leggere un documento lungo e arido non è l'approccio migliore da adottare.
Continua a leggere—e continua a guidare con intelligenza
Crea un account gratuito per terminare la lettura e unirti a una community di leader lungimiranti che sbloccano strumenti, playbook e approfondimenti per prosperare nell'era dell'IA.
Have an account? Log In
Due Tipi di Manuali del Dipendente
Molti professionisti delle risorse umane raccomandano di avere due tipi di manuali del dipendente:
- Un documento condensato che copra le informazioni essenziali che i nuovi assunti dovrebbero conoscere per familiarizzare con l'azienda, e
- Un documento più completo che possa essere consultato durante tutto il percorso lavorativo del dipendente all'interno della tua organizzazione.
Per i nuovi dipendenti, suggerisco di fornire un manuale del dipendente più conciso prima dell'inizio. Dovrebbe offrire una panoramica sulla cultura aziendale, l'ambiente di lavoro, le principali politiche aziendali e qualsiasi altra informazione che possa rendere più fluido il processo di onboarding.
Un manuale del dipendente condensato è perfetto da includere come parte del tuo pacchetto di preboarding: le comunicazioni che dovresti avere con ogni nuovo dipendente prima della data di inizio.
Se hai mai seguito un corso di onboarding, sai che i nuovi dipendenti possono sentirsi facilmente sopraffatti, quindi evitare il sovraccarico di informazioni in questa fase cruciale del ciclo di vita del dipendente è fondamentale. Tuttavia, i dipendenti avranno comunque bisogno di un manuale molto più dettagliato.
Il manuale completo del dipendente dovrebbe includere un insieme esaustivo di politiche, fungendo da documento di riferimento per i dipendenti durante tutta la loro permanenza nell'organizzazione.
Non solo questo è utile per i dipendenti, ma può anche proteggerti da accuse di discriminazione o trattamento ingiusto.
Cosa Inserire nel Manuale del Dipendente per i Nuovi Assunti?
Anche se non esiste un approccio giusto o sbagliato a riguardo—dovrai determinare ciò che ha più senso per la tua organizzazione—ci sono delle buone prassi che possiamo esaminare.
Lo scopo di un manuale del dipendente per nuovi assunti è aiutare ad alleviare alcune delle ansie che tutti proviamo prima di iniziare un nuovo lavoro e farli sentire entusiasti per il loro nuovo ruolo.
Pensalo come un riassunto di tutto ciò che i nuovi dipendenti vogliono sapere, ma potrebbero avere timore di chiedere.
Ecco alcuni punti e politiche che ti consiglio di includere:
- Elenco aziendale o lista di contatti chiave: Al minimo, dovrebbe includere istruzioni su chi gli impiegati possono contattare nelle risorse umane per assistenza su determinate questioni (paghe, benefici, ecc.).
- Un programma di orientamento che spiega cosa aspettarsi nel primo giorno, nella prima settimana e oltre. Non è una suddivisione minuto per minuto, ma offre ai nuovi assunti un'idea di cosa li attende prima che inizino.
- Un organigramma: Questo darà loro un'idea di come funziona l'organizzazione, chi sono i membri chiave del team e cosa aspettarsi dai colleghi.
- Un glossario di gergo e acronimi: Ogni organizzazione ha la sua quota di linguaggio interno e acronimi che utilizza. Rendi i primi giorni più semplici fornendo qualcosa a cui possano fare riferimento per aggiornarsi.
- La dichiarazione della missione e i valori fondamentali dell'organizzazione. Puoi approfondire il motivo per cui questi sono stati scelti invece di limitarli a un semplice elenco. Offre ai nuovi assunti un'indicazione di cosa aspettarsi dalla cultura aziendale.
- Storia e traguardi aziendali: Puoi fornire una panoramica rapida delle date importanti nella storia della tua organizzazione, come la data di fondazione, l'apertura di una nuova sede, il raggiungimento di un certo livello di ricavi o il riconoscimento come uno dei posti migliori dove lavorare.
- Informazioni generali sull'ufficio: Se siete tornati in ufficio, devono essere presenti informazioni su parcheggi, badge di accesso, codici d'allarme, contatti per l'edificio.
- Un indice per il tuo manuale completo del dipendente. Questo è importante perché offre ai nuovi assunti una panoramica delle altre politiche esistenti, in modo che sappiano dove cercare queste informazioni quando ne avranno bisogno in futuro.
- Principali policy HR che i tuoi nuovi assunti si aspetteranno, come dettagli su orari di lavoro e turni, permessi, proprietà aziendale (ad es. computer e cellulari) e policy riguardanti il lavoro da remoto.
- Dettagli sul codice di abbigliamento: Che tu sia in remoto o in ufficio, è una buona idea far sapere cosa aspettarsi riguardo al codice di abbigliamento.
- Riepilogo dei benefit per i dipendenti: Questo dovrebbe essere più una panoramica rapida di ciò che devono aspettarsi; ulteriori dettagli possono essere forniti successivamente.
Alla fine, spetta a te decidere cosa includere. Tuttavia, questi sono i punti principali che consiglio di coprire per creare un manuale del dipendente efficace per i nuovi assunti.
Lettura correlata: Cos'è la copertura di responsabilità per i benefit dei dipendenti?
Quali informazioni dovresti riservare al tuo manuale del dipendente formale?
Ora che abbiamo coperto gli elementi base da includere nel manuale per i nuovi assunti, potresti essere curioso di sapere quali altre informazioni dovresti mettere da parte per una versione più formale e completa.
Per una panoramica completa su cosa includere nel manuale, consiglio di consultare le migliori pratiche nella nostra guida definitiva ai manuali del dipendente per ulteriori informazioni. Tuttavia, ecco alcune indicazioni basilari per darti un'idea generale:
- Una guida dettagliata su come funzionano i benefit per i dipendenti. Puoi approfondire la copertura sanitaria, le ferie (PTO), i permessi per malattia, i congedi parentali e per lutto e i requisiti di idoneità per ogni categoria.
- Un riepilogo di altri benefit per i dipendenti che potresti offrire e come funzionano, come piani pensionistici o permessi retribuiti per la giuria.
- Regole riguardanti le spese dei dipendenti, processi di approvazione e procedure di rimborso.
- Politiche occupazionali come il codice di condotta, la sicurezza sul lavoro, le molestie sessuali, la rilevazione delle presenze, l'azione disciplinare, le valutazioni delle prestazioni, le pari opportunità di lavoro e i conflitti di interesse.
- Linee guida sui social media! Questo è particolarmente importante al giorno d'oggi, quindi assicurati di fornire ai tuoi nuovi dipendenti indicazioni chiare su come rappresentare l'organizzazione sui social media per evitare ambiguità e ridurre la confusione.
- Informazioni sulla salute e la sicurezza pertinenti per il tuo settore e in conformità con le normative locali e federali. Per le aziende che operano in settori sensibili alla sicurezza, potresti considerare di creare anche un documento secondario che raccolga le policy aziendali specifiche sulla sicurezza.
Se hai bisogno di aiuto in quest'area, niente panico! Abbiamo raccolto oltre 40 policy HR, best practice ed esempi per aiutarti a semplificare enormemente questo processo.
Esempi di manuale del dipendente
Se cerchi ispirazione per il tuo nuovo manuale del dipendente o per i manuali dei dipendenti in generale, eccone alcuni da cui puoi prendere spunto.
Trello
Il manuale dipendenti di Trello è interessante (loro lo chiamano manuale del dipendente) perché:
- È un esempio di Trello che "usa la propria medicina" creando il manuale dei dipendenti con il proprio prodotto.
- La natura delle bacheche Trello rende l’aggiornamento continuo del manuale dipendenti un compito molto più semplice. Le revisioni su una bacheca Trello sono molto più facili da tracciare rispetto a quelle su un PDF.
Un aspetto interessante del manuale di Trello è che prevede una suddivisione di cosa leggere il primo giorno, che copre principalmente le politiche aziendali come permessi per malattia, ferie e politiche contro le molestie sessuali.
Per ulteriori approfondimenti, ci sono altre bacheche che illustrano i benefici per i dipendenti, assicurazione sanitaria, rimborsi, PTO, ecc. Invece di dover sfogliare pagine, è tutto a portata di mano.
Valve
Questo manuale dipendenti è diventato virale nel 2012. Non solo per l’umorismo che trasmette, ma anche perché offre uno sguardo su un’organizzazione con una struttura unica che, all'epoca, era molto riservata sui propri processi.
Fornisce informazioni su cosa aspettarsi da neoassunti, sulla cultura aziendale, sulle condizioni di lavoro in Valve, cosa aspettarsi da una settimana lavorativa, la missione aziendale, le valutazioni delle prestazioni, un glossario dei termini tecnici e altro ancora.
Va notato che, essendo Valve interamente autofinanziata, con un numero ridotto di dipendenti e una struttura piatta, il loro approccio è probabilmente molto diverso dal funzionamento della tua azienda, ancora di più del solito. Ciò che funziona per loro potrebbe non avere senso per la tua organizzazione.
Resta comunque una guida chiara e concisa che aiuta a trasmettere missione e visione dell'azienda e il loro stile di lavoro.
Netflix
Questo è stato pubblicato nel 2009 ed è un manuale dipendenti molto diretto. Mentre molti tra i manuali più noti puntano su grafiche accattivanti e umorismo, quello di Netflix è secco e va subito al punto—proprio come la loro cultura.
Parla dei loro valori, di come vedono i ‘geni difficili’, del motivo della forte insistenza sulle prestazioni elevate, di come funzionano le ferie, delle ragioni dietro all’indennizzo dei lavoratori, delle condizioni di lavoro intense e altro ancora.
Una cosa che devo lodare di questo manuale dipendenti è la sua totale schiettezza. Non ha paura di dire come funzionano le cose in Netflix, spiega che non è adatto a tutti e non finge di esserlo.
Anche se questo manuale dipendenti è datato 2009, la cultura aziendale sembra essere sostanzialmente invariata da allora.
Quindi tre esempi molto diversi di manuali dipendenti.
Il manuale di Netflix è estremamente essenziale, schietto e va subito al sodo, ma questa è la natura della loro cultura. Per loro sarebbe fuori luogo inserire grafiche accattivanti o umorismo.
Paragonalo invece al manuale dipendenti di Valve: è pieno di linguaggio colorito, umorismo, immagini e si adatta al loro approccio culturale.
Quindi quando si tratta del "come" realizzare il tuo nuovo manuale dipendenti, considera la tua cultura.
Avvertenze sui manuali dipendenti
Ora che abbiamo visto come può essere un manuale dipendenti (con alcuni esempi) e cosa dovrebbe includere, vorrei affrontare alcune cose di cui essere consapevoli riguardo a questo strumento.
Per quanto utili possano essere per il processo di onboarding, avere un manuale del dipendente di qualità non dovrebbe essere in cima alla tua lista delle priorità. Avere un sistema di tutoraggio, un piano 30-60-90 giorni o utilizzare software di recruiting per automatizzare i flussi di lavoro legati all’onboarding sono anch’essi fondamentali per mettere i nuovi assunti sulla buona strada.
I software di recruiting con flussi di lavoro per l’onboarding possono aiutare a semplificare il processo di assunzione, assicurando che i nuovi arrivati siano ben informati e preparati anche prima di iniziare, andando a integrare il ruolo del manuale del dipendente.
Un’altra cosa da considerare è che un manuale del dipendente può facilmente diventare uno di quei documenti che finiscono dimenticati in un cassetto. Per quanto utili possano essere le informazioni sulle politiche aziendali contenute in questi documenti, non sempre risultano entusiasmanti da leggere.
Per questo suggerisco, quando possibile (e se ha senso con la cultura della tua organizzazione), di adottare un approccio più leggero e visivo, quando è possibile.
Siamo creature visive e li elaboriamo molto più rapidamente del testo. Con i sistemi di gestione dei documenti, i team HR possono facilmente gestire e aggiornare i contenuti del manuale del dipendente, mantenendo le immagini moderne e sempre aggiornate.
Un ultimo punto da chiarire riguardo al manuale del dipendente.
Un ex dipendente di Valve (quelli stravaganti) ha detto questo riguardo al loro manuale del dipendente:
"Tutte le vere aziende auto-organizzate devono 'farsi sfuggire' un manuale aziendale ufficiale non ufficiale. Deve essere realizzato in modo impeccabile e divertente da leggere. I guru del marketing per sviluppatori creano queste produzioni per attrarre nuovi candidati nel funnel di assunzione. Gli addetti ai lavori si fanno una risata su queste cose."
Ora, questa può essere stata solo la sua esperienza, ma è qualcosa da ricordare. Negli anni, questo tipo di manuali per i dipendenti sono diventati virali e, bisogna ammetterlo, sono ottimi strumenti di marketing.
Ma ricorda di mantenerlo focalizzato, così che i nuovi dipendenti possano trarne il massimo valore.
Se dovesse diventare virale e potesse essere utilizzato per attrarre nuovi talenti, ottimo! Ma fai attenzione a non progettarlo pensando solo a quello.
Prossimi passi
Detto ciò, ora hai una comprensione migliore del valore di un manuale del dipendente per accogliere al meglio i nuovi assunti.
Ancora una volta, voglio sottolineare che non esiste un modo giusto o sbagliato per realizzarne uno: ogni organizzazione è diversa, ognuna con la propria attenzione, i propri punti di forza e le proprie sfide.
Forse hai già un vecchio manuale del dipendente che è solo un documento Word che non viene più aggiornato da anni e che nessuno legge. O forse non ne hai affatto uno.
Ora è un buon momento per iniziarne uno da zero o migliorare quello che già hai. Per aiutarti a risparmiare tempo, ti consiglio di utilizzare qualche software per la gestione del manuale del dipendente per avviare tutto più velocemente.
Per strumenti e soluzioni tecnologiche che possono aiutare la tua organizzazione, ecco la nostra lista dei migliori software di onboarding per aggiungere più ordine al tuo processo di orientamento.
Articolo correlato: I migliori software CSR per la responsabilità sociale d'impresa
