I 10 migliori software per la gestione dei visitatori del 2026: recensioni

Tactic aiuta i luoghi di lavoro a gestire il flusso dei visitatori e le prenotazioni delle scrivanie, offrendo a responsabili d'ufficio e team HR strumenti per coordinare gli arrivi, monitorare l'occupazione e creare un'esperienza fluida per ospiti e dipendenti.

Per chi è ideale Tactic?

Tactic è adatto ad aziende di medie dimensioni che gestiscono ambienti di lavoro ibridi e hanno bisogno di coordinare gli arrivi dei visitatori insieme alle prenotazioni di scrivanie e spazi per i dipendenti.

Perché ho scelto Tactic

Tactic merita un posto nella mia rosa di candidati perché apprezzo come colleghi direttamente il check-in dei visitatori alle prenotazioni di scrivanie e spazi, tutto in un'unica piattaforma. Quando un host invia un invito per la pre-registrazione, include dettagli sull'arrivo e informazioni sul parcheggio, così gli ospiti non si trovano impreparati al loro arrivo. Mi piace anche che le notifiche agli host vengano inviate istantaneamente tramite Slack o Microsoft Teams non appena un visitatore effettua il check-in, così nessuno resta ad aspettare nella hall. La possibilità di raccogliere firme per NDA e moduli personalizzati direttamente al check-in è un dettaglio che trovo realmente utile per i team attenti alla conformità.

Caratteristiche principali di Tactic

• Pre-registrazione visitatori e inviti: Gli host inviano agli ospiti un invito pre-arrivo che include indicazioni per il check-in, informazioni sul parcheggio e istruzioni per l'arrivo prima del loro ingresso in ufficio.
• Generazione badge digitale: Tactic stampa o visualizza automaticamente i badge dei visitatori con nome, host e dettagli di accesso al momento del check-in.
• Storico delle visite e registro audit: Tutti i dati dei visitatori sono archiviati in modo sicuro e consultabili, offrendo ai team di conformità un record affidabile per gli audit di sicurezza.
• Integrazione con sistemi di accesso fisico: Tactic collega i dati di check-in dei visitatori ai sistemi di controllo accessi, così i permessi degli ospiti possono essere gestiti insieme al registro delle visite.

Integrazioni di Tactic

Le integrazioni includono Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Outlook, Zoom, Microsoft Entra ID e Avigilon.

Archie è una piattaforma di gestione dei visitatori progettata per uffici, spazi di coworking e ambienti di lavoro flessibili che desiderano semplificare il check-in degli ospiti, migliorare la sicurezza e creare un'esperienza fluida sia per i visitatori che per il personale.

Per chi è Archie?

Archie è particolarmente adatto a office manager e team aziendali di piccole e medie imprese che necessitano di una gestione strutturata e professionale del check-in dei visitatori.

Perché ho scelto Archie

Archie si guadagna un posto tra i migliori nella mia selezione grazie a quanto riesce ad automatizzare la registrazione dei visitatori. Adoro il fatto che sia possibile creare flussi di check-in separati a seconda del tipo di visita—un colloquio di lavoro avvia un modulo HR e la cattura della foto, mentre una visita di manutenzione segue una procedura completamente diversa, tutto senza l'intervento della reception. La preregistrazione è un'altra funzionalità che trovo davvero utile: gli host possono programmare le visite in anticipo e gli ospiti ricevono un'email con le indicazioni e i documenti da firmare prima ancora di arrivare, così il check-in si riduce a una semplice scansione di un codice QR. Il livello di automazione aggiuntivo consente di definire le procedure di check-out, impostare restrizioni temporali di accesso e inviare notifiche all'host su Slack o Microsoft Teams non appena un visitatore entra.

Funzionalità principali di Archie

• Stampa badge visitatori: Genera e stampa automaticamente badge personalizzati per i visitatori al momento del check-in, inclusi nome, foto, host e ora della visita.
• Controllo liste di sorveglianza: Segnala i visitatori confrontandoli con una lista di controllo personalizzata durante il check-in e invia un allarme al personale di sicurezza o di reception prima di concedere l'accesso.
• Registro visitatori e reportistica: Accedi a un registro in tempo reale di tutti i visitatori attuali e passati, con la possibilità di esportare i dati per finalità di conformità e audit.
• Prenotazione postazioni e sale: Consente a visitatori o dipendenti di prenotare postazioni di lavoro e sale meeting direttamente dalla piattaforma insieme alla registrazione della visita.

Integrazioni di Archie

Le integrazioni includono Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Microsoft Outlook, Zoom, Kisi, Stripe, GoCardless, QuickBooks e Xero.

Kadence è una piattaforma di gestione dello spazio di lavoro progettata per le organizzazioni che desiderano semplificare la pianificazione delle visite, automatizzare il check-in e aumentare la sicurezza per ospiti e dipendenti.

Per chi è Kadence?

Kadence è ideale per organizzazioni orientate al lavoro ibrido che necessitano di un sistema centralizzato per gestire la presenza in ufficio, la prenotazione delle scrivanie e l'accesso ai visitatori su più sedi.

Perché ho scelto Kadence

Ho scelto Kadence tra i migliori per il suo assistente AI, che gestisce l'invito ai visitatori in modo completo. Invece di coordinare le visite manualmente, posso attivare l’intero flusso—invito, firma dell'NDA e notifica dell’host—con un solo comando su Slack o Microsoft Teams. Apprezzo anche che la gestione dei documenti pre-arrivo sia integrata nello stesso flusso, così gli ospiti arrivano già conformi. Il coordinamento automatizzato e guidato dall'intelligenza artificiale, dall'invito all'arrivo, dà a Kadence un vantaggio nella gestione dei visitatori.

Caratteristiche principali di Kadence

• Planimetrie interattive: Visualizza una mappa dal vivo, codificata a colori, del tuo ufficio per vedere la disponibilità delle scrivanie, le posizioni dei team e la popolarità degli spazi in tempo reale.
• Monitoraggio delle presenze: Tieni traccia della presenza in ufficio per team, reparto o sede e confronta le presenze effettive con le aspettative della policy ibrida.
• Suggerimenti intelligenti per la prenotazione: Ricevi raccomandazioni AI per le scrivanie in base a quando i tuoi colleghi sono programmati in sede.
• Dashboard analytics per lo spazio di lavoro: Accedi a trend di occupazione, giornate di punta in ufficio e dati sull’utilizzo degli spazi per supportare decisioni immobiliari e di policy.

Integrazioni di Kadence

Le integrazioni includono Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, BambooHR, Gusto, Okta, Workday, Zendesk, Jira e ServiceNow.

Greetly by OfficeSpace è un sistema di gestione dei visitatori progettato per semplificare le esperienze degli ospiti, migliorare la sicurezza sul posto di lavoro e supportare registrazioni personalizzabili e senza contatto. Aiuta le organizzazioni ad automatizzare la registrazione degli ospiti, mantenere la conformità e creare un'esperienza per i visitatori completamente personalizzata con il brand aziendale.

Perché ho scelto Greetly by OfficeSpace: Ho scelto Greetly by OfficeSpace per la sua forte attenzione alla sicurezza e alla praticità. La funzione di verifica dei visitatori garantisce che ogni ospite sia adeguatamente identificato prima di entrare, aumentando la sicurezza della sede. Il sistema di registrazione senza contatto tramite smartphone supporta gli standard igienici moderni e velocizza la procedura di check-in. Inoltre, la personalizzazione del branding di Greetly consente alle aziende di creare una prima impressione curata e in linea con la propria identità per i visitatori.

Funzionalità e integrazioni principali

Le funzionalità includono notifiche istantanee ai dipendenti su più canali, stampa dei badge per i visitatori per una chiara identificazione, registro digitale degli accessi in cloud, acquisizione di firme elettroniche e di NDA, acquisizione di foto dei visitatori e misurazione termica della temperatura. Greetly supporta anche workflow flessibili e mantiene una forte conformità in materia di sicurezza, aiutando le aziende a gestire i visitatori in modo efficiente e professionale.

Le integrazioni includono Active Directory, Azure AD, Google Workspace, Google Chat, Microsoft Teams, Slack, Zapier, Satellite Deskworks, Rippling ed essensys Operate.

elia è una piattaforma di gestione dei visitatori con un sistema di check-in tramite chiosco, stampa di badge, notifiche agli host, firma di documenti e monitoraggio delle evacuazioni di emergenza progettata per ambienti di lavoro multi-sito.

Per chi è più adatta elia?

elia è particolarmente indicata per i team delle strutture e del workplace che gestiscono il flusso dei visitatori in più sedi o campus aziendali.

Perché ho scelto elia

Ho scelto elia tra le migliori perché offre moltissimo controllo sulla categorizzazione dei visitatori e sui flussi di check-in. Puoi creare categorie distinte di visitatori (ad esempio: appaltatori, ospiti, candidati, VIP) e personalizzare i campi di raccolta dati per ciascuna. Significa che il badge di un appaltatore verrà stampato con dettagli specifici—come informazioni sull'host o dettagli dinamici di accesso—mentre il badge di un ospite rimane semplice. Insieme alla cattura della foto del visitatore, la stampa del badge diventa uno strumento potente di identificazione, e non solo un'etichetta basilare.

Funzionalità chiave di elia

• Pre-registrazione: Invia ai visitatori un link di registrazione prima dell'arrivo, così i loro dati vengono acquisiti in anticipo e il check-in il giorno stesso è più rapido.
• Notifiche agli host: Avvisa l'impiegato ospitante via email, Slack o Microsoft Teams non appena il suo ospite si registra al chiosco.
• Firma documenti al check-in: Raccogli le firme dei visitatori su NDA, liberatorie di sicurezza o documenti personalizzati direttamente durante la procedura di accesso.
• Esportazione registro visitatori: Accedi a un registro completo e con data/ora di tutte le visite sul sito ed esportalo in formato CSV per audit o controlli di sicurezza.

Integrazioni di elia

elia offre integrazioni native con Microsoft 365, Google Workspace, Slack e strumenti specifici all'interno di questi ecosistemi, tra cui Google Calendar, Microsoft Teams e Microsoft Outlook.

Hybrid Hero è una piattaforma di gestione del luogo di lavoro per organizzazioni che gestiscono l’accesso dei visitatori, monitorano l’occupazione e ottimizzano l’utilizzo degli spazi tra uffici, spazi di coworking e ambienti di lavoro ibridi.

Per chi è ideale Hybrid Hero?

Hybrid Hero è particolarmente adatto a organizzazioni di medie e grandi dimensioni che gestiscono l’accesso di visitatori e appaltatori in più sedi.

Perché ho scelto Hybrid Hero

Hybrid Hero si distingue per la capacità di abbinare la gestione di visitatori e appaltatori con strumenti operativi per il luogo di lavoro come prenotazione delle scrivanie, gestione dei parcheggi e monitoraggio dell’occupazione, tutto in un’unica piattaforma. Il sistema offre una visibilità centralizzata tra le diverse sedi, inclusi dati sulle attività dei visitatori e sulla presenza onsite, utili per il coordinamento del luogo di lavoro e processi di conformità nelle organizzazioni di grandi dimensioni.

Caratteristiche principali di Hybrid Hero

• Gestione di visitatori e appaltatori: Gestione degli accessi di visitatori e appaltatori con pre-registrazione, notifiche agli ospitanti e tracciamento centralizzato degli accessi nelle varie sedi.
• Registro digitale dei visitatori: Conservazione di registri consultabili e contrassegnati temporalmente delle attività di visitatori e appaltatori per audit e una migliore visibilità operativa.
• Visibilità dell’occupazione in emergenza: Monitoraggio in tempo reale del numero di persone presenti onsite nelle diverse sedi per la sicurezza e il coordinamento in caso di evacuazione.
• Amministrazione multi-sito: Supervisione delle attività dei visitatori, reportistica e operazioni del luogo di lavoro in più sedi attraverso un’unica dashboard centralizzata.

Integrazioni di Hybrid Hero

Le integrazioni includono Microsoft 365, Outlook, Teams, Azure AD, Google Workspace ed automazioni personalizzate tramite API.

Othership è una piattaforma di gestione degli spazi di lavoro progettata per aziende e team che devono coordinare il lavoro ibrido, gestire l'accesso degli ospiti e ottimizzare lo spazio ufficio sia per i dipendenti che per i visitatori.

Per chi è ideale Othership?

Othership è particolarmente adatto per aziende incentrate sul modello ibrido che necessitano di gestire la prenotazione flessibile di scrivanie, sale riunioni e accesso dei visitatori in ambienti di lavoro condivisi.

Perché ho scelto Othership

Ho incluso Othership tra le mie scelte migliori perché è uno dei pochi strumenti di gestione dei visitatori che integra l’accesso degli ospiti direttamente in un sistema di prenotazione flessibile degli spazi. Mentre la maggior parte dei software di gestione degli ospiti tratta i visitatori come un flusso di lavoro separato, Othership collega la pianificazione delle visite alla prenotazione di scrivanie e sale riunioni in un solo posto. Quando un ospite è invitato in ufficio, l’organizzatore può contemporaneamente prenotare una sala riunioni o una scrivania senza dover passare da uno strumento all’altro. Apprezzo anche il fatto che le planimetrie interattive di Othership permettano agli amministratori di coordinare dove si siedono dipendenti e visitatori ogni giorno, il che è davvero utile quando il numero di persone in ufficio varia settimanalmente.

Funzionalità principali di Othership

• Inviti ai visitatori su più canali: Invita e gestisci gli ospiti dal tuo telefono, calendario, app o tablet d’ingresso senza la necessità di una postazione reception dedicata.
• Esportazione dati di conformità: Esporta registri delle visite e dati di audit su richiesta per soddisfare i requisiti normativi senza dover tenere registri manuali.
• Raccolta feedback dei dipendenti: Invita i dipendenti a fornire feedback, segnalare dotazioni non funzionanti e rilevare problemi direttamente dalla piattaforma.
• Analisi dell’utilizzo degli spazi: Consulta dati in tempo reale sull’utilizzo degli uffici, tendenze di prenotazione e preferenze di utilizzo degli spazi per facilitare le decisioni di pianificazione.

Integrazioni Othership

Le integrazioni includono Microsoft 365, Google Workspace, MS Teams, Slack, Zoom ed è disponibile un’API per integrazioni personalizzate.

Proxyclick è una piattaforma di gestione visitatori progettata per organizzazioni che necessitano di esperienze di check-in sicure e personalizzabili, oltre a controlli di conformità, aiutando i team delle strutture e i professionisti della sicurezza a gestire visitatori, appaltatori e consegne in più sedi.

Per Chi è Ideale Proxyclick?

Proxyclick è particolarmente indicato per grandi aziende e organizzazioni multisede che necessitano di una gestione centralizzata dei visitatori con avanzati controlli di sicurezza e conformità.

Perché Ho Scelto Proxyclick

Proxyclick si guadagna un posto tra i migliori nella mia shortlist grazie all’efficacia con cui gestisce la complessità legata alla gestione dei visitatori su scala aziendale. Trovo particolarmente utile la funzionalità di watchlist: è possibile creare una lista di controllo interna e collegarla a sistemi di screening di terze parti, così i team di sicurezza possono segnalare o bloccare specifici visitatori prima ancora che arrivino alla reception. Anche l’integrazione con il controllo accessi è un punto di forza per le grandi sedi: Proxyclick sincronizza direttamente i dati dei visitatori con il tuo sistema di controllo accessi esistente e può emettere codici QR o badge RFID all’istante, permettendo ai visitatori di spostarsi nell’edificio senza creare colli di bottiglia all’ingresso. Per le organizzazioni che gestiscono più sedi, la possibilità di configurare flussi di visitatori, punti di accesso e design dei badge per ciascun sito da un pannello di amministrazione centrale lo rende veramente pratico su larga scala.

Caratteristiche Principali di Proxyclick

• Notifiche agli ospitanti: Invia automaticamente avvisi SMS o email agli host non appena il loro visitatore effettua il check-in.
• Pre-registrazione: Aggiungi visitatori in anticipo e condividi mappe, requisiti di accesso e contatti prima del loro arrivo.
• Badge ospiti e credenziali Wi-Fi: Emissione di badge stampati personalizzati e credenziali Wi-Fi dedicate a ciascun visitatore al momento del check-in.
• Integrazione con ascensori destination dispatch: Indirizza automaticamente i visitatori ai piani designati collegandosi ai sistemi di ascensori destination dispatch.

Integrazioni di Proxyclick

Le integrazioni includono Microsoft Teams, Slack, Cisco Webex, Honeywell, LenelS2, Genetec, Avigilon, Okta, Azure Active Directory e Google Workspace.

WorkInSync è una piattaforma di gestione degli ambienti di lavoro progettata per le organizzazioni che desiderano semplificare i check-in dei visitatori, gestire spazi di lavoro ibridi e migliorare la sicurezza in loco per dipendenti e ospiti.

Per chi è più indicato WorkInSync?

WorkInSync è particolarmente adatto a organizzazioni di medie e grandi dimensioni che gestiscono ambienti di lavoro ibridi o flessibili, dove la coordinazione degli accessi dei visitatori insieme alla prenotazione di scrivanie e sale è una necessità operativa quotidiana.

Perché ho scelto WorkInSync

WorkInSync si è guadagnato un posto nella mia shortlist perché è uno dei pochi strumenti di gestione visitatori realmente pensato per spazi di lavoro flessibili e non semplicemente integrato in un secondo momento. Apprezzo il fatto che i check-in dei visitatori siano direttamente collegati alla prenotazione delle scrivanie e delle sale riunioni, quindi quando un ospite arriva, lo spazio del referente è già prenotato. In pratica, il mio team può pre-registrare i visitatori, assegnare l’ingresso tramite QR code e coordinare la prenotazione della scrivania o della sala dell’host tutto dalla stessa piattaforma. La funzione di flusso di lavoro personalizzato permette inoltre di adattare i messaggi di notifica e i passaggi di approvazione per ogni tipo di visita, utile quando diversi team hanno requisiti di accesso diversi a seconda del giorno.

Caratteristiche principali di WorkInSync

• Schermate di check-in personalizzate: Personalizza i chioschi di check-in con il logo, i colori e i messaggi della tua azienda per creare un’esperienza coerente per ogni visitatore.
• Registro visitatori e reportistica: Tieni traccia della cronologia dei visitatori, dei dettagli degli host e dei modelli di accesso in un registro centralizzato esportabile per audit o revisioni di conformità.
• Notifiche host via Microsoft Teams o email: Avvisa automaticamente il referente non appena il suo ospite arriva, eliminando la necessità di monitorare manualmente la reception.
• Gestione emergenze ed evacuazioni: Accedi all’elenco in tempo reale di tutti i visitatori presenti in caso di emergenza per tenerne rapidamente conto e favorire evacuazioni sicure.

Integrazioni di WorkInSync

Le integrazioni includono Microsoft Teams, Google Workspace, Outlook, OneLogin, Okta, Active Directory, Slack, Zoom, Cisco Webex e ServiceNow.

Robin aiuta le organizzazioni a gestire visitatori, postazioni di lavoro e spazi per riunioni in ambienti d'ufficio dinamici, facilitando la coordinazione dell'accesso degli ospiti, garantendo la conformità e creando un'esperienza accogliente per chiunque entri in ufficio.

Per chi è ideale Robin?

Robin è perfetto per aziende di medie e grandi dimensioni che gestiscono calendari di lavoro ibrido e che necessitano di una gestione dei visitatori integrata in una piattaforma più ampia di gestione delle operazioni in ufficio.

Perché ho scelto Robin

Robin si merita un posto nella mia lista perché è uno dei pochi strumenti di gestione dei visitatori integrato direttamente in una piattaforma per l'ufficio ibrido. Mi piace che la registrazione dei visitatori non sia isolata, ma sia insieme alle prenotazioni delle postazioni, prenotazioni delle sale riunioni e mappe dell'ufficio aggiornate in tempo reale. Quando un cliente arriva in sede, il mio team riceve una notifica automatica via Slack o email e il visitatore ha già completato tutti i documenti richiesti, come NDA o questionari sanitari, prima ancora di varcare la soglia. La funzione di invito collettivo dei visitatori è anche un'opzione pratica su cui faccio affidamento per eventi più grandi, perché caricare un file CSV fa risparmiare molto tempo rispetto all'inserimento manuale.

Caratteristiche principali di Robin

• Display di arrivo: Chioschi self-service permettono agli ospiti di registrarsi e fare il check-in senza assistenza da parte dello staff.
• Gestione delle consegne: Registra, traccia e gestisci i pacchi in arrivo con notifiche ai destinatari e aggiornamenti sullo stato della consegna.
• Moduli personalizzati: Crea moduli di registrazione con domande e campi personalizzati per raccogliere le informazioni specifiche dei visitatori necessarie al tuo ufficio.
• Esportazione dati visitatori: Traccia ed esporta i registri delle visite degli ospiti per supportare audit di sicurezza e report di conformità.

Integrazioni di Robin

Le integrazioni includono Microsoft 365, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack ed è disponibile un'API per integrazioni personalizzate.