Booking av arbeidsplass kontra ubundet arbeidsplass: Viktige forskjeller, fordeler og ulemper

Fleksibel skrivebordsbruk vs. skrivebordsreservasjon: viktige forskjeller

Den viktigste forskjellen mellom skrivebordsreservasjon og fleksibel skrivebordsbruk ligger i hvordan ansatte får tilgang til skrivebord i et arbeidsområde.

Fleksibel skrivebordsbruk gir ansatte tilgang til skrivebord etter førstemann til mølla-prinsippet, mens skrivebordsreservasjon krever at ansatte reserverer skrivebord på forhånd.

Fleksibel skrivebordsbruk og skrivebordsreservasjon har også noen likheter. Ingen av dem innebærer for eksempel faste plasser, slik det er vanlig på en tradisjonell arbeidsplass, og begge er avhengige av tilgjengelige skrivebord. Det er derfor ikke garantert at det finnes en plass.

Jeg har fremhevet de viktigste forskjellene i denne praktiske tabellen:

	Fleksibel skrivebordsbruk	Skrivebordsreservasjon
Definisjon	Ansatte bruker et tilgjengelig skrivebord etter førstemann til mølla-prinsippet.	Ansatte reserverer et bestemt skrivebord eller kontorområde på forhånd.
Plassfordeling	Ingen faste plasser; skrivebordene er ikke tildelt noen og brukes midlertidig.	Plassene reserveres og tildeles i henhold til bookingsystemet.
Fleksibilitet	Stor fleksibilitet, ettersom ansatte kan velge hvilket som helst tilgjengelig skrivebord.	Moderat fleksibilitet, men ansatte må planlegge og reservere på forhånd.
Teknologikrav	Grunnleggende kontorteknologi; ingen spesielle krav utover tilgang til et delt nettverk.	Krever et bookingsystem eller programvare for å håndtere reservasjoner.
Ansattopplevelse	Ansatte kan ha problemer med å finne en plass på travle tidspunkter.	Mer forutsigbart, siden ansatte har en reservert plass.
Egnethet	Best for organisasjoner med svært mobile ansatte eller et betydelig antall fjernarbeidere.	Ideelt for organisasjoner som vil sikre tilgang til skrivebord og foretrekker strukturert bruk av kontorplassen.
Kompleksitet i administrasjonen	Enklere å innføre, men kan kreve mer oppfølging for å sikre at skrivebord er tilgjengelige.	Mer komplekst å administrere på grunn av behovet for et reservasjonssystem, men gir bedre kontroll over utnyttelsen av arealet.
Kostnadseffektivitet	Potensielt mer kostnadseffektivt på grunn av maksimal utnyttelse av tilgjengelig areal.	Kan også være kostnadseffektivt, men kan kreve investering i reservasjonsprogramvare.
Sosial samhandling	Fremmer spontane møter mellom ansatte og legger til rette for samarbeid.	Kan begrense spontan samhandling på grunn av forhåndsreserverte og potensielt isolerte plasser.
Personlig tilpasning	Lav; skrivebordene deles og kan ikke tilpasses individuelt.	Høyere; ansatte kan ha en viss mulighet til å tilpasse den reserverte plassen så lenge den brukes.

@media (min-width: 768px) { .table-special-first-column th:first-child, .table-special-first-column td:first-child { width: 20%; } }

Jeg skal nå gå litt mer i detalj gjennom begge løsningene.

Hva er fleksibel skrivebordsbruk?

Fleksibel skrivebordsbruk er en smart arbeidsplassordning der ingen ansatte har et fast skrivebord. I stedet tas tilgjengelige skrivebord og møterom i bruk etter førstemann til mølla-prinsippet.

Fleksibel skrivebordsbruk bidrar til mer effektiv utnyttelse av kontorplassen og kan redusere eiendomskostnadene når ansatte arbeider i en hybrid arbeidsmodell.

La oss se nærmere på fordelene og ulempene ved fleksibel skrivebordsbruk.

Fordeler ved fleksibel skrivebordsbruk

Denne ordningen kan fungere svært godt når den innføres på riktig måte. 

For eksempel innførte Telenor (et norsk telekommunikasjonsselskap) en ordning med fleksibel pultdeling allerede i 2003. Selskapets administrerende direktør, Jon Fredrik Baksaas, mener at innføringen av fleksibel pultdeling var en viktig bidragsyter til selskapets vekst.

Her er noen konkrete fordeler med fleksibel pultdeling:

1. Kostnadseffektivt

Fleksibel pultdeling reduserer kostnaden per arbeidsplass fordi én arbeidsplass kan brukes av mer enn én ansatt (vanligvis flere ansatte per dag). Det er også enkelt å innføre og gir stor fleksibilitet.

2. Tilgjengelig på kort varsel

Fleksibel pultdeling er utmerket for ansatte som vanligvis jobber hjemmefra, men som trenger et miljøskifte. Eller når teammedlemmer ønsker å samarbeide fysisk. De kan bare komme inn på kontoret og begynne å jobbe.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Gir ansatte selvstendighet

Ansatte setter pris på friheten ved fjernarbeid. Fleksibel pultdeling gir ansatte rom til å arbeide på egne premisser, noe som viser at du stoler på at de kan fullføre prosjekter på en vellykket måte uten omfattende oppfølging.

4. Fremmer innovasjon og kreativitet

Å jobbe fra et nytt sted hver dag kan være en utmerket stimulans for kreativiteten. Å jobbe fra samme sted kan føles stillestående etter en stund, og fleksibel pultdeling kan være den perfekte løsningen.

I tillegg kan muligheten til å samarbeide fysisk med kolleger legge til rette for bedre teamarbeid og mer innovasjon i teamene, noe som er spesielt viktig i en hybrid arbeidsplasskultur.

Ulemper med fleksibel pultdeling

Det finnes selvfølgelig også noen ulemper ved at ikke alle ansatte har en fast arbeidsplass. Her er noen du bør vurdere:

1. Det er ikke garantert at en arbeidsplass er tilgjengelig

Fleksibel pultdeling har en iboende begrensning. Enkelte dager kan du oppleve at ingen av arbeidsplassene er ledige. Du må enten finne et annet sted å jobbe eller vente til noen frigjør en arbeidsplass. Dette kan føre til tidstap og frustrasjon.

2. Få valgmuligheter

Selv når du finner en arbeidsplass, er det mulig at alle de gode plassene allerede er opptatt, og at du blir sittende i støyende områder der det er vanskelig å konsentrere seg. Hvis du hele tiden blir distrahert av personer som går forbi arbeidsplassen din, vil du ikke være så produktiv som du kunne ha vært.

3. Helseproblemer

Flere personer kan bruke den samme arbeidsplassen hver dag, noe som betyr at det er større risiko for at en person med en sykdom eller infeksjon forurenser arbeidsplassen. Når du innfører fleksibel pultdeling, må du bruke ekstra ressurser på å lære opp ansatte om helserisiko og sikkerhetstiltak, sørge for desinfeksjonsmidler og ansette flere personer til å rengjøre arbeidsplassene etter at de er brukt.

Hva er plassreservasjon?

Plassreservasjon er en annen form for arealforvaltning i hybride kontorer, der ansatte velger arbeidsplasser på forhånd og sjekker inn når de ankommer.

Dette innebærer vanligvis en reservasjonsløsning eller programvare for kontorarealforvaltning der ansatte kan velge en bestemt arbeidsplass eller et arbeidsområde, omtrent slik de ville bestilt et hotellrom.

I likhet med fleksibel pultdeling er plassreservasjon en form for effektiv arealutnyttelse og kan føre til lavere eiendomskostnader.

Fordeler med plassreservasjon

Muligheten til å planlegge på forhånd gir plassreservasjon noen konkrete fordeler sammenlignet med fleksibel pultdeling. Her er noen av dem:

1. Effektiv utnyttelse av arbeidsplassen

Ettersom plassreservasjon innebærer at arbeidsplasser tildeles på forhånd, gjør det det mulig å utnytte arealet mer effektivt. Arbeidsområdet vil ha høyere beleggsgrad fordi plassreservasjon fjerner usikkerheten knyttet til at arbeidsplasser kanskje ikke er tilgjengelige.

2. Mer kontroll og bekvemmelighet for ansatte

Muligheten til å reservere arbeidsplasser basert på egne preferanser gir ansatte mer kontroll. Hvis arbeidsområdet ditt for eksempel har grupper med arbeidsplasser som er beregnet på bestemte formål, kan plassreservasjon gjøre det mulig for ansatte å bestille arbeidsplasser nærmere ansatte i en bestemt avdeling for å samarbeide.

Plassreservasjon gir også bedre kontroll over arbeidsplassen uten å tildele en leder denne oppgaven. De fleste selskaper bruker programvare for bestilling av arbeidsplasser for å automatisere arbeidsplassadministrasjonen. Det er lite behov for at en leder overvåker fordelingen av arbeidsplasser når et system for plassreservasjon på kontoret er på plass.

3. Støtter fjernarbeidere

Fjernarbeidere liker kanskje ikke tanken på å ikke ha et skrivebord å sette den bærbare datamaskinen på når de besøker kontoret. Plassreservasjon kan gi dem trygghet for at de får et skrivebord, og oppmuntre dem til å besøke kontoret oftere.

4. Forbedrer medarbeidertilfredsheten

En hybrid arbeidsmodell gir en balanse mellom å jobbe på ditt eget sted og å knytte kontakter på kontoret, noe som dermed forbedrer medarbeidertilfredsheten. 

Det er ikke særlig praktisk å knytte kontakter på arbeidsplassen med fleksibel plassdeling, siden det kan bli litt uoversiktlig. Du vet aldri hvem som kommer til å sitte ved skrivebordet ved siden av deg. Plassreservasjon gjør det mulig for medarbeidere å velge skrivebord nærmere kolleger de ønsker å bygge en sterkere relasjon til.

Ulemper ved plassreservasjon

Selv om plassreservasjon har sine fordeler, er det alltid visse ulemper som må tas i betraktning. Disse ulempene bør vurderes:

1. Mer arbeid med oppsettet

Plassreservasjon krever litt mer planlegging av kontorlokaler. Du må lage en virtuell plantegning av arbeidsplassen og laste den inn i programvaren for plassreservasjon. Dette er det minste du trenger for å innføre plassreservasjon. Det er ikke mye, men det er likevel mer arbeid enn ved fleksibel plassdeling.

2. Sikkerhetsproblemer

Hvis du håndterer konfidensiell informasjon, kan deling av skrivebord være risikabelt. Andre kan kanskje se skjermen din eller til og med få tilgang til dokumenter hvis du lar dem ligge uten tilsyn. 

Du kan beskytte konfidensiell informasjon ved å kreve at medarbeidere, særlig de som håndterer konfidensiell informasjon, rydder skrivebordet før de går, og at de ikke lar dokumenter ligge uten tilsyn. 

Det krever imidlertid ressurser å innføre denne løsningen, og den kan være upraktisk i enkelte tilfeller.

3. Lite egnet for nødsituasjoner

Når skrivebord er reservert for lengre perioder, kan det hende at du ikke klarer å ordne en arbeidsplass til et hastemøte. Hvis du for eksempel må ordne et arbeidsområde for en forretningsforbindelse som uventet er i byen, kan mangel på tilgjengelige sitteplasser bli et komplisert problem å løse.

Plassreservasjon og fleksibel plassdeling: Hva er konklusjonen?

Når alt kommer til alt, vil valget mellom plassreservasjon og fleksibel plassdeling avhenge av virksomhetens situasjon. Mange organisasjoner vil også velge en kombinasjon av ulike løsninger.

Du kan for eksempel ha et system for fleksibel plassdeling ved skrivebord i åpne kontorlandskap, men bruke plassreservasjon for møterom, private kontorer eller kontorfellesskap.

Det finnes mange ulike typer hybride arbeidsplasser og mange ulike tilnærminger til administrasjon av kontorlokaler.

Vurder om medarbeiderne dine vil ha nytte av å kunne velge arbeidsplasser på forhånd med et system for bestilling av fleksible arbeidsplasser.

Tenk over hvilken struktur som vil øke kontoroppmøtet hvis det er viktig for deg, eller ganske enkelt hvordan du kan tilby den beste hybride arbeidshverdagen. Husk at en god praksis for hybrid arbeid er å innhente tilbakemeldinger fra medarbeiderne, så benytt deg av dette!

Til slutt kan det, avhengig av hvilken bransje virksomheten din tilhører, gi enda flere fordeler å skape et smidig arbeidsmiljø med mange ulike typer arbeidsplasser for forskjellige behov.