Mestre talentgjennomgangen med 9-boksmodellen: En veiledning for HR-fagfolk

Ved første øyekast kan 9-boks-gjennomgangen av talenter virke som litt av et stunt. Men realiteten er at den gjennom årene har vist seg å være et nyttig verktøy for HR-team på tvers av bransjer.

I denne artikkelen vil jeg veilede deg gjennom prosessen for 9-boks-gjennomgang av talenter, forklare verdien av den og gi praktiske råd til HR-fagfolk som ønsker å få mest mulig ut av dette verktøyet. Enten du ønsker å avdekke fremtidige ledere eller forbedre strategiene for talentutvikling, kan 9-boks-gjennomgangen av talenter bidra til å effektivisere og optimalisere tilnærmingen din.

Hva er en 9-boks-gjennomgang av talenter?

9-boks-gjennomgangen av talenter er et strategisk rammeverk som hjelper HR-fagfolk og virksomhetsledere med å evaluere og utvikle arbeidsstyrken. Det er et visuelt verktøy som bruker to akser – prestasjon og potensial – til å vurdere medarbeidere. Dette gjør det enklere å identifisere de beste talentene, drive noe etterfølgerplanlegging og samordne arbeidsstyrkestyringen med virksomhetens mål.

I kjernen er 9-boks-gjennomgangen av talenter et 3x3-rutenett som brukes til å vurdere medarbeidere basert på de to nøkkelaksene jeg nevnte tidligere:

• Prestasjon: Hvor godt en medarbeider presterer i rollen sin nå.
• Potensial: En medarbeiders evne til å utvikle seg, påta seg mer ansvar eller utvikle lederegenskaper.

Dette rammeverket plasserer medarbeidere i én av ni kategorier, avhengig av hvor de befinner seg med hensyn til både prestasjon og potensial. Avhengig av hvilket verktøy for prestasjonsstyring du bruker, kan du kanskje bruke funksjonalitet i programvaren til å etterligne dette eller i det minste innlemme dataene i prosessen.

Formål

9-boks-rutenettet har flere viktige funksjoner innen talentstyring:

• Identifisere medarbeidere med høy prestasjon og høyt potensial: Det bidrar til å fremheve medarbeidere som kan bli fremtidige ledere i virksomheten.
• Veilede utviklingsplaner: For medarbeidere som viser lovende takter, men trenger støtte for å utvikle seg, bidrar rutenettet til å prioritere målrettede utviklingstiltak.
• Støtte etterfølgerplanlegging: Ved å identifisere medarbeidere med høyt potensial kan HR-team planlegge lederoverganger og bygge en sterk talentpipeline.

«9-boks-gjennomgangen av talenter er et verktøy for talentstrategi som brukes til å vurdere og kalibrere medarbeidere for beslutninger om kompensasjon, etterfølgerplaner og så videre», sa Heather Doshay, talentdirektør i SignalFire. «Den identifiserer de beste talentene, medarbeidere med stabile prestasjoner og dem som trenger utvikling. Styrken ligger i enkelheten. Den gir en visuell fremstilling som gjør det mulig å vurdere mennesker og ta beslutninger raskt, men har også mange begrensninger.»

Hvorfor den er verdifull

9-boks-rutenettet er i hvert fall i teorien et datadrevet verktøy for beslutningstaking. Ved å plassere medarbeidere basert på prestasjon og potensial kan HR-ledere ta informerte beslutninger om forfremmelser, karriereutvikling og etterfølgerplanlegging. Denne strukturerte tilnærmingen reduserer skjevheter, øker åpenheten og sikrer at talentstyringen er i tråd med virksomhetens mål.

For å få ytterligere innsikt i de praktiske fordelene ved dette verktøyet snakket vi med Heather Doshay, en ledende ekspert på talentstyring. Ifølge Doshay «skaper 9-boks-rutenettet et tydelig, objektivt rammeverk for å diskutere talentutvikling, noe som hjelper ledere med å ta bedre beslutninger og til syvende og sist styrker virksomhetens resultater».

Elementer i en 9-boks-gjennomgang av talenter

9-boks-gjennomgangen er populær på grunn av enkelheten. La oss se på de viktigste komponentene som ligger til grunn for tankegangen bak den. 

Prestasjonsaksen

Prestasjonsaksen vurderer en medarbeiders nåværende arbeidsprestasjon, inkludert faktorer som:

• Oppnåelse av KPI-er (nøkkelindikatorer for prestasjon)
• Stabilitet i leveringen av resultater
• Arbeidets kvalitet og oppmerksomhet på detaljer
• Tilbakemeldinger fra kolleger, ledere og kunder

En medarbeider som presterer høyt på denne aksen, kan for eksempel være en som konsekvent overgår salgsmålene sine, yter utmerket kundeservice og er kjent for å være pålitelig.

Potensialaksen

Potensialaksen måler en medarbeiders evne til å utvikle seg og påta seg fremtidig ansvar. Dette omfatter faktorer som:

• Lederskapsevne: Viser medarbeideren potensial til å lede team eller håndtere større prosjekter?
• Tilpasningsevne: Kan vedkommende ta på seg nye utfordringer eller tilpasse seg endrede forretningsbehov?
• Læringssmidighet: Tilegner vedkommende seg raskt nye ferdigheter og trives i ukjente situasjoner?

For eksempel kan en medarbeider som proaktivt veileder andre eller har uttrykt interesse for lederutvikling, få høy score på potensialaksen.

Ifølge Doshay forenkler det å redusere en persons bidrag til virksomheten til de to aksene i 9-boks-tilnærmingen situasjonen for mye, og det krever at du gjør enkelte justeringer. 

«Disse to enkle variablene, prestasjon og potensial, er ikke optimale inndata når de er de eneste to variablene som brukes til å avgjøre så viktige beslutninger – fra forfremmelser til bonusutfall», skrev Doshay i et innlegg på SignalFires blogg. «Det er avgjørende å justere akselinjene slik at de passer best mulig til den aktuelle bruken, for å sikre at verktøyet fungerer for deg og ikke mot deg.» 

De 9 kategoriene

9-boks-rutenettet er delt inn i ni tydelige bokser basert på kombinasjonen av prestasjon og potensial. Her er en rask oversikt:

1. Høyt presterende medarbeidere / høyt potensial: Dette er medarbeidere som konsekvent presterer godt og har betydelig utviklingspotensial, og som ofte ses på som fremtidige ledere.
2. Høyt presterende medarbeidere / middels potensial: Disse medarbeiderne gjør det godt i sine nåværende roller, men kan ha mindre lederpotensial. De er fremragende bidragsytere, men kan trenge spesifikke utviklingsplaner for å utvikle seg videre.
3. Middels presterende medarbeidere / høyt potensial: Disse medarbeiderne har rom for forbedring i sine nåværende roller, men viser lovende tegn på utvikling og lederskap.
4. Middels presterende medarbeidere / middels potensial: Disse medarbeiderne er pålitelige i sine nåværende roller, men kan trenge betydelig støtte for videre utvikling.
5. Lavt presterende medarbeidere / høyt potensial: Disse medarbeiderne presterer under forventning, men har kapasitet til å forbedre seg og potensielt utmerke seg med riktig utvikling og støtte.
6. Lavt presterende medarbeidere / middels potensial: Disse medarbeiderne trenger umiddelbar prestasjonsforbedring og kan ha begrenset potensial.
7. Lavt presterende medarbeidere / lavt potensial: Disse medarbeiderne kan ha utfordringer både når det gjelder prestasjon og potensial, noe som potensielt gjør dem til kandidater for ny vurdering eller avslutning av arbeidsforholdet.
8. Middels presterende medarbeidere / lavt potensial: Medarbeidere i denne kategorien kan opprettholde sine nåværende roller, men er kanskje ikke egnet for langsiktig karriereutvikling.
9. Høyt presterende medarbeidere / lavt potensial: Disse medarbeiderne utmerker seg i sine nåværende stillinger, men vil sannsynligvis ikke være egnet for fremtidige lederroller eller mer avanserte roller.

La oss derfor se nærmere på hvordan dette faktisk ville sett ut. 

Visualisering

La oss si at vi ønsker å se på de ulike typene medarbeidere i et team og hvordan organisasjonen vurderer potensialet deres fremover. Dette kan være en del av en bredere vurdering av teamets prestasjoner. Tenk deg noe som dette. 

9-boks-rutenettet presenteres vanligvis som en matrise på 3x3. For tydelighetens skyld kan HR-medarbeidere opprette rutenettet ved hjelp av verktøy som Excel-maler eller HR-programvare.

Ved å plassere medarbeiderne på denne måten kan du identifisere forbedringsområder, talentmangler og fremtidige lederkandidater.

Utfordringer og løsninger

Som ethvert verktøy har 9-boks-rutenettet sine utfordringer. Et vanlig problem er skjevhet i vurderingene. Det er avgjørende å sikre at vurderingene baseres på objektive data – som prestasjonsmålinger og tilbakemeldinger – i stedet for subjektive inntrykk.

En annen utfordring er overdreven bruk av rutenettet, noe som kan føre til «bokstrøtthet» eller en avhengighet av rutenettet for å løse alle HR-problemer. For å unngå dette bør HR-team bruke 9-boks-rutenettet som en del av en bredere prosess for talentvurdering, i stedet for å benytte det isolert.

Hva skal man gjøre med analysen

Kommunikasjon er en stor hindring for effektiviteten, men ikke på den måten du kanskje skulle tro. 9-boksen er et talentvurderingsverktøy som ikke er ment å deles med personen som vurderes på denne måten. Det er ikke utelukkende et verktøy for resultatstyring, men snarere et verktøy for talentvurdering og etterfølgerplanlegging. 

Reaksjoner som den du ser fra en Reddit-bruker ovenfor, er ikke uvanlige når ansatte blir eksponert for 9-boksanalysen. Kommentatorene i tråden påpeker at uansett hvor ansatte plasseres i matrisen, er det best at bare lederen deres og ledergruppene får tilgang til denne informasjonen. 

En moderne tilnærming

9-boksen er ikke noe nytt, og derfor er mange ansatte og personer som analyserer trender i arbeidsstyrken raske til å snakke om svakhetene ved den. Av denne grunnen er den ofte lite populær.

Doshay fremmer en modernisert prosess for 9-boksvurdering der ledere kan kartlegge resultater i tre ulike 9-boksformater. De er: 

• Resultatfokusert, der X-aksen = resultater; Y-aksen = atferd (verdiforankring)
• Forfremmelsesfokusert, der X-aksen = individuell beredskap; Y-aksen = virksomhetens behov
• Etterfølgerfokusert, der X-aksen = rollens verdi/kritikalitet; Y-aksen = risiko for å slutte

Den resultatfokuserte 9-boksen ligner ganske mye på den tradisjonelle modellen, mens de to andre kartlegger de neste trinnene for ledelsen. Særlig fokuserer de på målsetting og utvikling. Doshay har sett dem bli brukt effektivt til å informere diskusjoner om lønn og forfremmelser. 

«De gir mer verdi hvis en virksomhet prøver å finne ut hvordan den skal tilpasse en resultatbasert lønnsstrategi, men også ønsker å holde kulturell atferd høyt på agendaen», sier hun. «Jeg har sett vår moderne 9-boks bli brukt der de erstatter potensial med "kulturell tilpasning" og klarte å tilpasse belønningsnivåene etter den kalibrerte boksen.»

Hvordan fungerer det?

Prosessen for talentvurdering med 9-boksen består av fire hovedtrinn som hjelper deg med å vurdere, plassere og analysere de ansattes resultater og potensial på en effektiv måte. Hvert trinn er avgjørende for å sikre at du tar datadrevne beslutninger og prioriterer de riktige utviklingsstrategiene for arbeidsstyrken din.

Trinn 1: Vurder resultater

Det første trinnet i prosessen for talentvurdering med 9-boksen er å vurdere den ansattes nåværende resultater. Resultatvurderinger utført av opplærte ledere bidrar til å identifisere hvor godt en ansatt utfører rollen sin og oppnår arbeidsrelaterte mål. Slik kan du gå frem:

• Definer tydelige måleparametere: Begynn med å etablere spesifikke resultatindikatorer som samsvarer med rollens ansvarsområder og virksomhetens mål. Disse måleparameterne kan omfatte KPI-er (nøkkelresultatindikatorer), fullføringsgrad for prosjekter eller resultater for kundetilfredshet. 
• Innhent tilbakemeldinger: Resultatvurderinger handler ikke bare om tall. Ved å innarbeide tilbakemeldinger fra ledere, kolleger og til og med underordnede får du et helhetlig bilde av den ansattes bidrag. Verktøy for 360-graders tilbakemeldinger bidrar til å redusere skjevheter og gir en mer balansert vurdering.
• Ta hensyn til kontinuitet: Se etter vedvarende resultater over tid. Engangssuksesser eller -feil kan være misvisende. En ansatt som konsekvent når salgsmålene sine over flere kvartaler, bør for eksempel vurderes høyere enn en som bare hadde sterke resultater i én periode, men som har problemer med å opprettholde dem.
• Bruk objektive data: Sørg for å bruke objektive, målbare data som månedlige salgsmål, tilbakemeldinger fra kunder eller rapporter om ansattes produktivitet. Unngå subjektive vurderinger som kan skjevfordele evalueringen. Vurder å innarbeide verktøy som resultatvurderinger, psykometriske tester, ledervurderinger, atferdsvurderinger og produktivitetsanalyser for å støtte evalueringen.

«En 9-boks kan gi deg en indikasjon på dybden og bredden i talentene dine, men den er meningsløs uten kontekst», sa Tim Toterhi, CHRO og coach i Ploterline Leadership. «Talentvurderingsprosessen bør begynne med en status over virksomheten/avdelingen, som ser på fremtidige behov. Du kan ha gode medarbeidere i dag, men hvis bransjen eller markedet endrer seg, er kanskje ikke engang dine beste resultater gode nok for morgendagens behov.»

"Talentgjennomganger og etterfølgerplaner er nytteløse uten tiltak som fører planen videre. Hvis planene dine ser like ut år etter år, har du mislyktes."

Steg 2: Vurder potensial

Det neste steget er å vurdere en medarbeiders potensial – evnen deres til å utvikle seg, ta på seg mer ansvar eller tre inn i lederroller i fremtiden. Det kan være mer subjektivt å vurdere potensial enn prestasjoner, men det finnes sentrale metoder og indikatorer som kan hjelpe. 

Vurder potensial ved å se på indikatorer som lederegenskaper, læringsvilje og tilpasningsevne. Verktøy som undersøkelser om karriereambisjoner, evalueringer av lederopplæring og talentvurderinger av medarbeidere kan hjelpe deg med å vurdere en medarbeiders utviklingspotensial mer nøyaktig.

Målet er å forstå hvordan personen skårer på følgende områder:

• Tilpasningsevne: Se på hvordan medarbeiderne håndterer endringer eller navigerer i nye utfordringer. Trives de i usikre situasjoner? En medarbeider som raskt tilpasser seg ny teknologi eller nye prosesser, har sannsynligvis høyt potensial.
• Lederegenskaper: Vurder en medarbeiders lederegenskaper ved å observere hvordan de motiverer og støtter andre. Dette omfatter evnen deres til å inspirere kolleger, delegere oppgaver og fremme samarbeid.
• Læringsvilje: Vurder en medarbeiders vilje og evne til å lære nye ferdigheter. Medarbeidere som viser nysgjerrighet, tar initiativ til å lære ny teknologi eller er ivrige etter å forbedre seg selv, har ofte høyt potensial.
• Fremtidsberedskap: Se på karriereambisjoner og samsvar med fremtidige roller. Bruk talentvurderinger og atferdsbaserte intervjuer for å avdekke utviklingsmuligheter og beredskap for større ansvar.

Involver ledere 

Lederes innsikt i en medarbeiders evne til å ta på seg mer ansvar eller håndtere komplekse prosjekter er noe av den mest verdifulle informasjonen du har tilgjengelig. Deres innspill om en medarbeiders potensial for vekst og utvikling vil gi retning for beslutninger om hvor i rutenettet vedkommende skal plasseres.

Eksempel: En IT-spesialist som proaktivt løser problemer, veileder yngre kolleger og viser interesse for lederopplæring, kan anses for å ha høyt potensial. Evnen deres til å lære opp andre og tenke innovativt gjør dem til en god kandidat for fremtidige lederroller.

Steg 3: Plasser medarbeiderne i rutenettet

Når prestasjoner og potensial er vurdert, er neste steg å plassere medarbeiderne nøyaktig i 9-boksrutenettet. Dette krever at du:

• Bruker et konsekvent poengsystem: Sørg for at både prestasjoner og potensial vurderes etter en konsekvent skala for alle medarbeidere. Du kan for eksempel vurdere både prestasjoner og potensial på en skala fra 1 til 5, der 1 er lavt og 5 er høyt.
• Er objektiv og konsekvent: Vær så objektiv som mulig når du plasserer medarbeidere i rutenettet. Sørg for at vurderingene dine er i tråd med virksomhetens evalueringsstandarder.
• Dokumenterer begrunnelsen: Oppgi konkrete eksempler eller bevis som underbygger hvorfor en medarbeider ble plassert i en bestemt rute. Hvis en medarbeider plasseres i ruten «Moderate prestasjoner/høyt potensial», bør du notere de konkrete prosjektene eller atferden som viser utviklingspotensialet deres, til tross for utfordringer med nåværende prestasjoner.
• Bruker HR-programvare eller maler: Verktøy som HR-programvareplattformer eller til og med Excel-maler kan forenkle denne prosessen ved at du kan spore og visualisere hvor medarbeiderne er plassert i rutenettet. Disse verktøyene kan også bidra til å analysere trender og gi innsikt i organisasjonens styrker og svakheter.

Steg 4: Analyser og tolk resultatene

Når medarbeiderne er plassert i rutenettet, er det på tide å analysere og tolke resultatene. Det er her du begynner å avdekke trender og fastslå hvilke strategiske tiltak som må iverksettes.

• Identifiser talentgap: Se etter mønstre som mangel på ansatte i kvadranten «Høyt potensial/Høy ytelse». Hvis de fleste ansatte er samlet i kategorien «Lav ytelse/Lavt potensial», indikerer dette et behov for forbedret rekruttering, opplæring eller prosesser for resultatstyring.
• Håndter utviklingsbehov: Analysen bør peke ut ansatte som trenger umiddelbar oppfølging. De som for eksempel befinner seg i kategorien «Lav ytelse/Høyt potensial», kan ha behov for målrettede planer for resultatforbedring, mens de som befinner seg i kategorien «Moderat ytelse/Lavt potensial», kan ha nytte av karriereveiledning eller en ny vurdering.
• Prioriter ressurser: Bruk matrisen til å fordele ressurser strategisk. Ansatte med høy ytelse og høyt potensial bør få prioritert utvikling, mens ansatte med lav ytelse kan ha behov for mer omfattende opplæring eller, i enkelte tilfeller, en ny vurdering av om de passer inn i organisasjonen.

«Jeg samarbeidet en gang med en HRBP om å lede en økt med et salgsteam på rundt 15 personer. Før øvelsen vurderte lederne i teamet alle som høye både når det gjaldt ytelse og potensial. Da vi introduserte verktøyet og satte det opp på en tavle, og teamet sammen gikk gjennom og plasserte hvert teammedlem, ble det tydeligere for dem hvordan de to faktorene skiller seg fra hverandre, og hvordan de ansatte skiller seg fra hverandre basert på kriteriene», sa Catherine Rymsha, forfatter av Ledelsesbeslutningen og foreleser i ledelse på mellomledernivå ved University of Massachussetts Lowell.

«Verktøyet, sammen med det å plotte inn ansatte som ledergruppe og diskutere dem, gir øvelsen større verdi totalt sett. Det er avgjørende å lære ledere hvorfor dette er viktig, og å segmentere talent på riktig måte.»

Hva skjer nå?

For å holde deg oppdatert på de nyeste trendene innen resultatstyring og talentvurdering kan du abonnere på nyhetsbrevet fra People Managing People. Du får alle de nyeste utviklingene, innsikt fra eksperter og tips rett i innboksen!