Slik gjør du lønnskjøringen selv: En komplett veiledning

For å håndtere lønn selv må du behandle lønn, fradrag og skatterapportering nøyaktig og i tide, samtidig som du oppbevarer dokumentasjon for å overholde regelverket. Du sparer penger, men du trenger også pålitelig lønnsprogramvare for å automatisere de tidkrevende delene og unngå feil. Denne veiledningen viser deg nøyaktig hvordan lønn fungerer fra start til slutt, med praktiske tips som gjør hele prosessen effektiv, smidig og stressfri.

Slik håndterer du lønn selv: En prosess i tre faser

Det kan føles overveldende å håndtere hele lønnsprosessen alene, fordi det er mange detaljer du må holde oversikt over.

En enkel måte å holde orden på er å dele prosessen inn i tre tydelige faser:

1. Forberedelser før oppstart
2. Beregning av lønn og fradrag samt utbetaling til ansatte
3. Innbetaling og rapportering av skatt (månedlig / kvartalsvis / årlig).

Følg denne trinnvise veiledningen for å komme deg trygt gjennom hvert stadium.

Fase 1: Forberedelser før oppstart (før den første lønnskjøringen)

1.1 Skaff et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN)

Hvis du ikke allerede har et EIN, må du søke om et. Dette nummeret er nødvendig for å rapportere skatt og andre dokumenter til IRS.

Du kan søke om et EIN på nettet via IRS-nettstedet.

1.2 Opprett en SSA-konto for nettbaserte tjenester for virksomheter (BSO)

Opprett en BSO-konto slik at du kan sende inn W-2-skjemaer elektronisk (W-2-skjemaer må sendes til SSA og de ansatte innen 31. januar).

1.3 Registrer deg i delstaten din

Du trenger vanligvis kontoer for forskuddstrekk av delstatlig inntektsskatt og delstatlig arbeidsledighetsskatt (SUTA). 

Finn skatte- og arbeidsledighetsportalene for delstaten din via katalogen til foreningen for skatteadministratorer og arbeidsnettstedet til delstaten din (de nøyaktige navnene og portalene varierer fra delstat til delstat.)

1.4 Forstå arbeids- og overtidsreglene

Selv om alle de ansatte dine har fastlønn, må du kjenne forskjellen mellom unntatte og ikke-unntatte stillingskategorier i henhold til loven om rimelige arbeidsstandarder (FLSA).

Ikke-unntatte ansatte har krav på overtidsbetaling, vanligvis 1,5× den ordinære lønnssatsen for timer som arbeides utover 40 timer i løpet av en uke.

Noen delstater har strengere regler, for eksempel daglig overtid eller særskilte satser for helligdager. Hvis du setter deg inn i disse reglene tidlig, kan du unngå kostbare lønnstvister og problemer med regelverket.

1.5 Samle inn informasjon om de ansatte

Å innhente de riktige skjemaene på forhånd er grunnlaget for å håndtere lønn på en smidig måte. Dette må du samle inn fra de ansatte før du kan betale dem korrekt:

Føderale skjemaer

• Skjema W-4 (ansattes skjema for forskuddstrekk): Dette forteller deg hvor mye føderal inntektsskatt du skal trekke fra den ansattes lønn. Alle nyansatte må fylle ut dette når de begynner.
• Skjema I-9 (bekreftelse av arbeidstillatelse): Påkrevd for alle ansatte i USA for å bekrefte identitet og tillatelse til å arbeide. Du må oppbevare dette skjemaet, men skal ikke sende det til myndighetene med mindre du blir bedt om det.

Skjemaer for delstaten

• Skjema for forskuddstrekk i delstaten: Mange delstater har sin egen versjon av W-4 for forskuddstrekk av delstatlig inntektsskatt. Ikke alle delstater krever dette (for eksempel delstater uten inntektsskatt), så sjekk reglene i delstaten din.
  
• Rapportering av nyansatte i delstaten: Arbeidsgivere må rapportere alle nyansatte til delstatens register (vanligvis innen 20 dager). Dette gjøres ofte via en nettportal, men det nøyaktige skjemaet og fristen varierer fra delstat til delstat.

Skjemaer for oppsett av direkte innskudd og lønn

• Skjema for autorisering av direkte innskudd: Hvis du planlegger å betale ansatte via direkte innskudd, trenger du bankkontonummer og bankens routingnummer, samt signert samtykke.
• Kontaktinformasjon for nødstilfeller (valgfritt, men anbefalt): Nyttig for HR- og personalopplysninger.

Andre mulige skjemaer (avhengig av situasjonen)

• Skjemaer for påmelding til personalgoder: Hvis du tilbyr helseforsikring, pensjonsordninger eller andre personalgoder.
• W-9 (for oppdragstakere, ikke ansatte): Hvis du ansetter selvstendige oppdragstakere i stedet for ansatte, innhenter du et W-9 i stedet for W-4/I-9, og utsteder en 1099-NEC ved årets slutt.

Ta deg tid til å klassifisere arbeidsstyrken som enten selvstendige oppdragstakere eller ansatte, ettersom dette påvirker hvordan du holder tilbake skatt og er en vanlig lønningsfeil.

Eksperttips

Jeg fører en oversikt over hvor hver ansatt bor sammenlignet med hvor de jobber, og oppdaterer den månedlig. Stol på meg – det ekstra papirarbeidet er bedre enn å skylde restskatt i tre delstater.—Raoul P.E. Schweicher, administrerende partner i MS Advisory

1.6 Velg en lønningsplan

Valget ditt bør balansere de ansattes forventninger, krav i delstatslovgivningen og selskapets kontantstrøm.

Noen delstater krever for eksempel lønnsperioder minst to ganger i måneden, så sjekk hvilke regler som gjelder for etterlevelse. 

Hvis du velger en plan tidlig, sikrer du kontinuitet og gjør det enklere å planlegge innbetalinger av arbeidsgiveravgift og andre lønnsskatter.

Flertallet av virksomheter betaler ansatte annenhver uke, men du kan også velge ukentlig, månedlig eller to ganger i måneden.

Sett også opp et system for registrering av arbeidstimer, slik at du kan beregne inntekten deres nøyaktig. Husk også å ta hensyn til faktorer som bonuser, overtid og trekk. 

1.7 Sett opp dokumentasjon og lønnsmaler

God dokumentasjon er påkrevd av IRS og arbeidsdepartementet, som forventer at du oppbevarer lønningsdokumentasjon i minst fire år.

Ved å sette opp et regneark, et programverktøy eller et organisert arkiveringssystem kan du følge opp timer, lønn, trekk og skatter på en konsekvent måte.

Denne forberedelsen gjør innrapporteringen av lønnsskatt enklere og beskytter deg ved en eventuell lønningsrevisjon.

Fase 2: Hver lønnsperiode (eller hver lønningsdato)

Hver lønnsperiode følger en gjentakbar prosess for å sikre at de ansatte får riktig lønn til rett tid. 

Følg disse enkle trinnene for å redusere feil og holde både teamet ditt og skattemyndighetene fornøyde.

2.1 Samle inn timer og arbeidsdata

Før du kan kjøre lønn, trenger du nøyaktige opplysninger om hver ansatts arbeidstid og inntekt. 

For timelønte eller ikke-unntatte ansatte må du samle inn timelister eller stemplingsrapporter for å registrere arbeidede timer.

For fastlønte ansatte må du bekrefte den faste delen av lønnen for perioden. 

Ikke glem å ta med eventuelle bonuser, provisjoner, betalt permisjon eller andre særskilte utbetalinger som skal legges til denne lønnsutbetalingen.

• Timelønte: timelister eller dato for inn- og utstempling
• Fastlønte: fast lønn eller andel per lønnsperiode
• Tillegg: bonuser, provisjoner, utbetalinger for PTO

2.2 Beregn bruttolønn

Bruttolønn er utgangspunktet før eventuelle trekk gjøres. For timelønte ansatte multipliserer du antall arbeidede timer med timelønnen, inkludert overtid når det er aktuelt. 

For fastlønte ansatte deler du årslønnen på antall lønnsperioder i året (for eksempel 24 ved utbetaling to ganger i måneden).

Legg alltid til eventuell særskilt godtgjørelse, som bonuser, provisjoner eller skifttillegg.

• Timelønn = sats × timer + overtid
• Fastlønn = lønn ÷ lønnsperioder
• Legg til tillegg som bonuser, provisjoner og forskjeller

2.3 Trekk fra fradrag og forskuddstrekk

Det er her du trekker skatter og andre pålagte beløp fra bruttolønnen. Start med fradrag før skatt, for eksempel innbetalinger til 401(k) eller helseforsikringspremier.

Trekk deretter føderal inntektsskatt (basert på den ansattes W-4), sosialtrygd, Medicare og eventuell statlig eller lokal inntektsskatt.

Du kan også måtte ta hensyn til poster etter skatt, for eksempel lønnstrekk. Som arbeidsgiver må du også betale din andel av sosialtrygd, Medicare og arbeidsledighetsskatter.

• Før skatt: 401(k), helseforsikring
• Føderalt forskuddstrekk: W-4 + IRS-tabeller
• FICA: 6.2 % sosialtrygd, 1.45 % Medicare
• Ekstra 0.9 % Medicare for lønn over $200k
• Statlig/lokalt forskuddstrekk hvis påkrevd
• Etter skatt: lønnstrekk, Roth-innbetalinger
• Arbeidsgiver: sosialtrygd, Medicare, FUTA, SUTA

2.4 Beregn nettolønn

Når fradrag og forskuddstrekk er trukket fra, er det som gjenstår den ansattes nettolønn, eller «utbetalt lønn». 

Dette er beløpet du faktisk utbetaler til den ansatte på hver lønningsdag. Det er avgjørende å dobbeltsjekke beregningene slik at de ansatte får riktig lønn og har tillit til prosessen.

• Nettolønn = bruttolønn – fradrag – forskuddstrekk

2.5 Utbetal lønn til de ansatte

Nå er det på tide å betale de ansatte nettolønnen du har beregnet. Direkte innskudd er vanligvis best fordi det er raskt, nøyaktig og gir et tydelig revisjonsspor.

Hvis du foretrekker det, kan du i stedet utstede papirsjekker eller lønnskort. Gi alltid en lønnsslipp, enten på papir eller elektronisk, som viser bruttolønn, fradrag og nettolønn.

• Foretrukket: direkte innskudd
• Alternativer: papirsjekker, lønnskort
• Utsted alltid lønnsslipper for åpenhet

2.6 Sett til side tilbakeholdte skatter og arbeidsgiveravgifter

Beløpene du trekker fra de ansattes lønnsslipper, er ikke dine til å bruke – de må sendes til IRS og statlige myndigheter.

For å holde orden bør du reservere disse midlene på bedriftens bankkonto frem til det er tid for å foreta innbetalingene.

Hold oversikt over alle skyldige beløp for føderal inntektsskatt, sosialtrygd, Medicare, FUTA og eventuell statlig arbeidsledighetsskatt eller forskuddstrekk.

• Reserver tilbakeholdte skatter separat
• Hold oversikt over forpliktelser overfor IRS, delstaten og arbeidsledighetsordningen

2.7 Rett feil umiddelbart

Feil kan oppstå, og oppstår faktisk, i lønnskjøringen. Det viktigste er å håndtere dem raskt. Hvis du oppdager en feilberegning eller manglende timer, må du korrigere dette i neste lønnskjøring eller utstede en justeringsutbetaling.

Mange eiere av små bedrifter advarer om at utsettelser av korrigeringer bare skaper større problemer med skatteinnrapportering og de ansattes tillit. Før alltid en skriftlig oversikt over hva som var feil, og hvordan det ble korrigert.

• Korriger feil så snart som mulig
• Gjør etterjusteringer i neste lønnskjøring ved behov
• Dokumenter alle korrigeringer for å overholde regelverket

Fase 3: Send inn lønnsskatter

Nå kommer en særlig kritisk del. Advarsel: Forsinkede innbetalinger kan utløse gebyrer på 2 %–15 %. Betaling på papir eller til feil sted kan føre til et gebyr på 10 % hvis du var pålagt å bruke EFTPS. Ta vare på EFT-sporingsnumrene!

3.1 Betal inn føderale skatter (månedlig eller to ganger i uken)

Etter hver lønnskjøring må du betale inn både skattene du har trukket fra de ansatte, og din andel av sosialtrygd og Medicare. 

Disse innbetalingene gjøres gjennom EFTPS, og hyppigheten avhenger av om du er klassifisert som månedlig innbetaler eller innbetaler to ganger i uken. 

De fleste små bedrifter starter som månedlige innbetalere, noe som betyr at du betaler alt innen den 15. i påfølgende måned.

• Betal inn føderal inntektsskatt som er trukket fra ansatte
• Legg til arbeidsgiverens og den ansattes andeler av trygdeordningen og helseforsikringen Medicare
• Betal via EFTPS etter den tildelte betalingsplanen din (månedlig eller to ganger i uken)
• Månedlige innbetalinger forfaller innen den 15. i påfølgende måned

3.2 Lever kvartalsvis skjema 941

Hvert kvartal må du levere skjema 941 til IRS for å rapportere ansattes lønn, trukket inntektsskatt samt FICA-bidrag fra både ansatte og arbeidsgiver. 

Denne innleveringen sikrer at innbetalingene dine avstemmes mot IRS’ registre og forhindrer avvik som kan utløse varsler. QuickBooks understreker hvor viktig det er å avstemme lønnsregistrene dine mot innbetalingene før du leverer, slik at alt stemmer.

Fristene er 30. april, 31. juli, 31. oktober og 31. januar for hvert kvartal.

• Lever skjema 941 kvartalsvis til IRS
• Rapporter lønn, skattetrekk og arbeidsgiverbidrag
• Avstem lønnsregistrene før innlevering
• Frister: 30. apr., 31. juli, 31. okt., 31. jan.

3.3 Lever årlig FUTA-melding (skjema 940)

Som arbeidsgiver må du også levere skjema 940 hvert år for å rapportere føderal arbeidsledighetsskatt (FUTA). 

I motsetning til andre lønnsskatter betales FUTA bare av arbeidsgiveren – du trekker den ikke fra de ansattes lønnsutbetalinger. 

Den årlige meldingen forfaller innen 31. januar, men du får frist til 10. februar hvis du har gjort alle innbetalingene i tide. 

Selv om mange små bedrifter skylder svært lite FUTA, er det viktig å ikke overse denne innleveringen.

• Lever skjema 940 årlig for FUTA
• Skatt som bare betales av arbeidsgiveren (trekkes ikke fra ansatte)
• Forfaller 31. jan. (eller 10. feb. hvis innbetalingene er ajour)
• Ikke hopp over den, selv om skatteplikten er liten

3.4 Lever delstatlige lønnsskattemeldinger og foreta innbetalinger

I tillegg til føderale forpliktelser vil delstaten din kreve innlevering av lønnsskattemeldinger og innbetalinger. Dette omfatter vanligvis trekk av delstatlig inntektsskatt (hvis aktuelt) og bidrag til delstatlig arbeidsledighetsforsikring (SUTA).

Hvor ofte du må levere, varierer fra delstat til delstat – noen krever månedlige rapporter, mens andre krever kvartalsvise eller årlige rapporter.

Hver delstat har sin egen nettportal, så sørg for at du kjenner de spesifikke tidsplanene og innloggingskravene for stedet ditt.

• Trekk og betal inn delstatlig inntektsskatt (hvis påkrevd)
• Lever melding om og betal delstatlig arbeidsledighetsforsikring (SUTA)
• Hyppighet varierer: månedlig, kvartalsvis eller årlig
• Lever via delstatens angitte arbeidsgiverportal

3.5 Fullfør lønnsrapporteringen ved årets slutt

Ved årets slutt gjennomfører du lønnsavslutningen ved å utstede W-2-skjemaer til ansatte og levere en W-3-oppsummering til trygdeadministrasjonen.

Mange delstater krever også en årlig avstemming av skattetrekk og innsending av kopier av W-2. 

Disse skjemaene må distribueres og leveres innen 31. januar, noe som gjør januar til en travel måned for lønnsadministratorer.

Ved å holde oversikt over disse kravene sikrer du at de ansatte har det de trenger til skatteoppgjøret, og at virksomheten din følger regelverket.

• Utsted W-2-skjemaer til ansatte innen 31. jan.
• Lever W-3 til SSA innen 31. jan.
• Send inn årlige avstemminger til delstaten (hvis påkrevd)
• Kontroller at totalene stemmer med kvartalsvise og årlige innleveringer.

Oppsummering: Din forbedrede lønnssjekkliste

Her er en kortfattet, men grundig sjekkliste som kombinerer alt ovenfor:

1. Skaff EIN(er) og registreringer i delstater
2. Samle inn W-4-skjemaer og skatteskjemaer fra ansatte
3. Forstå regler for arbeidskraft og overtidsarbeid
4. Velg lønningsplan
5. Sett opp arkivering og lønnsmaler
6. Registrer timer og arbeidsdata
7. Beregn bruttolønn, fradrag og nettolønn
8. Betal ansatte (helst via direkte innskudd)
9. Sett av tilbakeholdte midler
10. Betal inn skatt etter planen (føderal skatt via EFTPS, delstatsskatt via portal)
11. Send inn obligatoriske skjemaer (941, 940, delstatlige skjemaer)
12. Utsted W-2-skjemaer og send inn årsoppgaver
13. Oppbevar arkiver og sikkerhetskopier alt
14. Gjennomfør en testkjøring, følg med på feil og oppdater ved lovendringer
15. Vurder om det fortsatt er fornuftig å gjøre det selv (hvis tidsbruken eller risikoen blir for høy)

9 beste praksiser for lønnskjøring

Å kjøre lønn selv innebærer en læringskurve, men du trenger ikke finne ut av alt på den vanskelige måten. 

Jeg har samlet noen beste praksiser for lønnskjøring, slik at du kan kjøre lønn mer effektivt og med færre problemer.

1. Start med en buffer eller testkjøring

Før du kjører lønn for første gang, bør du vurdere å gjennomføre en «tørrkjøring» der du beregner alt uten faktisk å utbetale penger.

Dette hjelper deg med å oppdage feil i prosessen – som skattesatser, oppsett av fradrag eller feilregistreringer – mens konsekvensene fortsatt er små. 

Mange Reddit-brukere sa at dette ga dem selvtillit før de trykket på «send inn» på en faktisk lønningsdag. Det er mye enklere å rette en liten feil i en test enn en uteblitt lønnsutbetaling.

2. Automatiser der det er mulig (men behold oversikten)

Selv om regneark eller manuelle beregninger kan fungere i begynnelsen, går de fleste små bedrifter etter hvert over til lønnsprogramvare. 

Verktøy som Gusto eller QuickBooks bidrar til å redusere menneskelige feil og håndterer innsendinger automatisk.

Men automatisering betyr ikke «sett opp og glem» – du må fortsatt kontrollere beløpene og avstemme rapportene regelmessig.

Eksperttips

Bruk automatisering til beregninger, skattetabeller og fradrag for ytelser, men hopp aldri over kontrollene etter kjøringen. Etter hver lønnskjøring bør du gjøre en siste kontroll – se på lønnsoppsummeringene, stikkprøvekontroller noen ansattoppføringer og bekreft totalene før midlene utbetales.—BJ Anderson, direktør for lønn og permisjonsadministrasjon, Humareso

3. Dokumenter alt grundig

God dokumentasjon er ikke valgfritt – det er sikkerhetsnettet ditt. Ta vare på kopier av arbeidede timer, justeringer, lønnsslipper og eventuelle korrigeringer.

Ved revisjoner kan det å kunne vise til organiserte arkiver være forskjellen mellom en rask avklaring og måneder med stress.

Ikke stol på hukommelsen – skriv ned alt.

Eksperttips

I sentrum for alt arbeid med overholdelse av lønnsregler ligger ett kritisk element, nemlig data. Gode rutiner for datahåndtering er nødvendige for å holde data sikre og nøyaktige gjennom hele livssyklusen. Det er for eksempel avgjørende å ha HR-data, lønnsdata og tidsdata samlet på ett sentralt sted for rapportering, fordi det gir deg en konsekvent måte å samle inn, gjennomgå og rapportere all viktig informasjon på.—Teresa Smith, direktør for HCMs strategiske rådgivningsgruppe hos UKG

4. Ikke betrakt tilbakeholdt skatt som dine penger

Pengene du holder tilbake fra de ansattes lønnsutbetalinger, tilhører IRS og delstaten din, ikke virksomheten din.

Flere småbedrifter vi har snakket med, innrømmet at de brukte disse midlene da likviditeten var presset, og deretter måtte finne en rask løsning for å dekke skatteinnbetalingene senere.

Dette er risikabelt – forsinkede eller uteblitte innbetalinger fører til gebyrer og renter, og noen ganger også personlig ansvar. 

Beste praksis: Oppbevar tilbakeholdte skatter på en separat konto, slik at de ikke blir brukt før innbetalingen skal gjøres.

5. Hold deg oppdatert på lov- og satsendringer

Reglene for lønn er ikke statiske – grunnlaget for trygdeavgift, arbeidsledighetstrygdsatser og lokale skattesatser kan endres hvert år. Hvis du glemmer å oppdatere disse tallene, kan det føre til for lave innbetalinger og kostbare gebyrer.

Ved å lage et system for påminnelser (for eksempel et kalendervarsel i desember) sikrer du at du alltid følger de nye reglene fra begynnelsen av året.

6. Oppretthold en kontantreserve for arbeidsgiveravgift og skattetrekk

Lønn handler ikke bare om å betale ansatte – det handler også om å betale myndighetene. Flere småbedriftseiere advarte om at fristene for lønnsskatt kommer raskt. 

En egen kontantreserve sikrer at du alltid kan dekke innbetalingene, også i rolige måneder. 

Som en Reddit-bruker sa det: «Lønn er gøy helt til skattedagen – sørg for at du alltid har pengene klare.»

7. Dobbeltsjekk før innlevering

En enkel, men effektiv vane er å kontrollere alt to ganger før du sender inn oppgaver eller foretar innbetalinger. Sjekk navn, personnumre, bruttolønn, fradrag og innbetalingsbeløp opp mot dokumentasjonen din. 

Selv små skrivefeil kan føre til store problemer i kontakt med IRS eller statlige myndigheter. En siste gjennomgang på fem minutter kan forhindre flere ukers arbeid med korrigeringer.

Eksperttips

Hvis det er mulig, bør du utforme prosessen slik at (minst) to forskjellige personer må gjennomgå forhåndsvisningen (eller forhåndsbehandlingsregisteret) fullstendig før den sendes inn. At to personer gjennomgår alle detaljene, er en av de mest effektive måtene å unngå feil på.—Katrina Magdol, grunnlegger, \u003ca href=\u0022http://www.amalouconsulting.com/\u0022 rel=\u0022noopener\u0022 target=\u0022_blank\u0022\u003eAmalou Consulting\u003c/a\u003e

8. Ha en stedfortreder eller en reserveprosess

Det er risikabelt å ha kunnskapen om lønn hos bare én person. Ferie, sykdom eller nødsituasjoner kan føre til at teamet ditt ikke får utbetalt lønn, eller at oppgaver leveres for sent.

Dokumenter lønnsprosessen og lær opp minst én stedfortreder som kan overta ved behov. Dette gjør virksomheten mer robust og forhindrer enkeltstående feilkilder.

9. Gjør lønn til en del av rutinen din

Behandle lønn som en planlagt regning, ikke som noe du tar hånd om i siste liten. Faste påminnelser om lønningsdager, frister for innbetalinger og innleveringsfrister skaper forutsigbarhet. 

En god rutine reduserer feil og stress, særlig når virksomheten vokser. Lønn blir langt enklere å håndtere når det er en forutsigbar og gjentakbar prosess

Fordeler og ulemper ved å håndtere lønn selv

Å kjøre lønn selv kan passe godt for enkelte småbedriftseiere, men det medfører også avveininger. Her er de viktigste fordelene og ulempene du bør ha i mente:

Fordeler ved å gjøre det selv:

• Sparer penger på lønnstjenester: Du unngår de løpende kostnadene ved programvare eller eksterne leverandører, noe som raskt kan bli dyrt for et lite team.
• Full kontroll og forståelse av lønn: Når du håndterer lønn selv, får du direkte innsikt i hvordan lønn, fradrag og skatter beregnes, noe som hjelper deg med å holde oversikt over virksomhetens økonomi.

Ulemper ved å gjøre det selv:

• Tidkrevende: Manuell lønnskjøring krever stor nøyaktighet, noe som kan ta tid fra arbeidet du trenger å gjøre for å utvikle virksomheten.
• Det er lett å gjøre feil, noe som kan føre til gebyrer: Feilberegninger eller for sene innleveringer kan føre til bøter fra IRS eller delstaten din, selv om feilene ikke var forsettlige.
• Du må holde deg oppdatert på endringer i skattelovgivningen: Føderale, statlige og lokale skatteregler kan endres årlig, noe som krever at du oppdaterer prosessen for å fortsette å følge reglene.

Generelt er det et godt alternativ å håndtere lønn selv for svært små virksomheter med bare noen få ansatte – særlig hvis alle har fastlønn og fordelene er enkle. 

I denne situasjonen er beregningene enkle, og tidsbruken er overkommelig. Det er også et smart valg hvis du ønsker å forstå fullt ut hvordan lønnskjøring fungerer før du investerer i en tjeneste.

• Færre enn 5 ansatte
• Kun fastlønnede ansatte (minimalt med overtid/justeringer)
• Begrensede eller ingen ytelser å administrere
• Eieren er komfortabel med regneark og dokumentføring

Etter hvert som virksomheten vokser, blir lønnskjøringen mer komplisert – og risikoen for feil øker. 

Hvis du har flere typer lønn, trekk for ytelser eller ansatte i mer enn én delstat, kan det å sette bort lønnskjøringen spare deg tid og redusere risikoen for manglende overholdelse av regelverket. 

Mange eiere av små virksomheter velger også å sette bort lønnskjøringen til en regnskapsfører eller et lønnselskap, rett og slett for å kunne føle seg tryggere, vel vitende om at rapportering og innbetalinger håndteres automatisk.

• 5 eller flere ansatte eller rask vekst
• Timelønnede med overtid eller kompliserte arbeidsplaner
• Tilbyr ytelser som helseforsikring eller 401(k)
• Driver virksomhet i flere delstater eller har fjernarbeidende ansatte
• Ønsker å bruke tiden på virksomhetens vekst i stedet for administrative oppgaver

Abonner på nyhetsbrevet til People Managing People

Hvis du vil lese mer om lønnskjøring og andre initiativer innen talentledelse, kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du vil motta alt vårt nyeste innhold, slik at du kan utvikle deg i karrieren og skape større innvirkning i organisasjonen din.