Medarbeiderundersøkelser: Den ultimate guiden

Mange organisasjoner bruker medarbeiderundersøkelser sammen med andre metoder for å lytte til medarbeiderne for å samle inn viktige tilbakemeldinger fra medarbeiderne.

Men mange av dem vi snakker med, sliter med lave svarprosenter og med å hente ut handlingsrettet innsikt fra resultatene.

Høres det kjent ut? 

Bruk denne veiledningen for å få en bedre forståelse av undersøkelser og hvordan du oppretter og gjennomfører dem.

Hva er en medarbeiderundersøkelse, og hvorfor gjennomføre den?

En medarbeiderundersøkelse er en metode for å samle inn tilbakemeldinger fra teammedlemmer om et spesifikt aspekt ved arbeidsplassopplevelsen deres.

Når medarbeiderundersøkelser gjennomføres på en effektiv måte, er de nyttige verktøy som hjelper HR-medarbeidere og ledelsen med å gjennomføre positive endringer i organisasjonen.

Når de kombineres med måltall som medarbeideravgang og data fra andre tilbakemeldingsmetoder, som lojalitetssamtaler, sluttsamtaler, møter utenom nærmeste ledernivå og 1:1-møter, er medarbeiderundersøkelser en flott måte å danne seg et bilde av de ulike sidene ved medarbeideropplevelsen på.

For eksempel brukte American Express medarbeiderundersøkelser for å gjennomføre og optimalisere sin vellykkede strategi for hybridarbeid, Amex Flex.

Typer medarbeiderundersøkelser med eksempler på spørsmål

Medarbeiderundersøkelser finnes i mange ulike varianter, og hver av dem forsøker å måle ulike sider ved arbeidsplassopplevelsen.

Selv om du kan spørre folk om omtrent hva som helst, beskriver jeg kort de vanligste typene nedenfor.

Kandidatundersøkelser

Mange rekrutteringsteam bruker kandidatundersøkelser for å forbedre rekrutteringsprosessen ved å samle inn tilbakemeldinger om elementer som metoder for å nå ut til kandidater, søknadsskjemaer og intervjuer.

Eksempler på spørsmål i kandidatundersøkelser

• Intervjuprosessen var effektiv og respekterte tiden min.
• Forventningene til stillingen ble gjort tydelige for meg.
• Den annonserte stillingsbeskrivelsen samsvarte med det som ble presentert for meg under intervjuprosessen.
• Intervjuerne mine var godt forberedt.
• Hva synes du ville gjort ansettelsesprosessen vår bedre?

Undersøkelse av introduksjonsprogrammet

Undersøkelser av introduksjonsprogrammet samler inn data om hvor velkommen og inkludert en person følte seg, hvor tydelig rollen og ansvarsområdene deres er for dem, og om de hadde alt de trengte for å bli produktive raskt.

Mange programvareløsninger for introduksjonsprogrammer kan hjelpe deg med utforming av undersøkelser og innsamling av data i sanntid.

Eksempler på spørsmål i undersøkelser av introduksjonsprogrammet

• Jeg har tilgang til ressursene og verktøyene jeg trenger for å gjøre mitt beste arbeid.
• Jeg har fått tilstrekkelig opplæring til å utføre rollen min på en effektiv måte.
• Jeg føler at jeg får informasjonen jeg trenger for å utføre rollen min på en effektiv måte.
• Jeg forstår hvordan rollen min støtter selskapets formål.
• Målene og leveransene mine er tydelige for meg.
• Jeg føler at min nåværende rolle samsvarer med karrieremålene mine.
• Har du forslag til hvordan introduksjonsprogrammet kan forbedres?

Se flere spørsmål i artikkelen vår om undersøkelser av introduksjonsprogrammer.

Medarbeiderundersøkelse om engasjement

Disse undersøkelsene er utformet for å vurdere hvor engasjert en person er, det vil si graden av mentalt og følelsesmessig engasjement de har for organisasjonen din og arbeidet de utfører.

Eksempler på spørsmål i medarbeiderundersøkelser om engasjement

• Jeg føler meg entusiastisk og motivert til å komme på jobb.
• Jeg forstår tydelig rollen og ansvarsområdene mine.
• Jeg forstår hvordan arbeidet mitt bidrar til organisasjonens samlede suksess.
• Jeg føler meg inkludert i organisasjonen og er komfortabel med å uttrykke meninger og komme med forslag.
• Jeg mener at det finnes gode karrieremuligheter for meg her.
• Jeg føler at arbeidsmengden min er håndterbar, og at arbeidet sjelden påvirker forpliktelser utenom jobben.
• Jeg føler meg støttet i min faglige utvikling.
• Jeg føler at jeg får en rettferdig kompensasjon for arbeidet mitt.
• Jeg føler meg sterkt samstemt med organisasjonens visjon, misjon og verdier.
• Jeg ville anbefalt [X Company] som et flott sted å jobbe til familie og venner.

Undersøkelse av arbeidsplasskultur

Målet med en kulturundersøkelse er å få en bedre forståelse av den sosiale dynamikken på arbeidsplassen, med hensikt om å minimere toksisitet og skape en mer inkluderende arbeidskultur der alle føler seg velkomne.

En undersøkelse av bedriftskulturen prioriterer spørsmål om temaer som teamdynamikk, lederstiler, rettferdighet og ansvarlighet, arbeidsmetoder, anerkjennelse av ansatte, tilgjengelighet og inkludering, håndterbar arbeidsmengde, virksomhetens verdier og retningslinjer, åpenhet og andre områder der virksomhetens identitet og sosiale dynamikk møtes.

Eksempler på spørsmål i en undersøkelse av arbeidsplasskultur

• Jeg føler at arbeidet mitt blir verdsatt.
• Godt arbeid blir anerkjent og feiret.
• Jeg får konstruktive tilbakemeldinger med jevne mellomrom.
• Jeg føler at ansatte behandles rettferdig i denne virksomheten.
• Jeg føler at meningene mine blir verdsatt på arbeidsplassen.
• Når det gjøres organisatoriske endringer, føler jeg at årsakene til disse endringene kommuniseres på en effektiv måte.
• Hvis du kunne endre én ting ved organisasjonen, hva ville det vært?
• Jeg føler at virksomheten lever opp til verdiene sine.
• Lederen min får meg til å føle meg inspirert og motivert.

Undersøkelse av ansattes lønn og goder

Når undersøkelser kombineres med data som utnyttelsesgrader, er de en utmerket måte å få innsikt i hvordan de ansatte opplever sine lønns- og fordelspakker.

De kan hjelpe deg med å identifisere om det finnes bestemte frynsegoder eller fordeler de ansatte ønsker innført, eller spesifikke behov blant de ansatte som ikke blir dekket.

Eksempler på spørsmål i en undersøkelse av lønn og goder

• Jeg er fornøyd med fordelene jeg mottar.
• Jeg føler at jeg får en rettferdig kompensasjon for arbeidet mitt.
• Hvilke fordeler og frynsegoder ønsker du at vi innfører?
• Jeg føler at medarbeidersamtaler er tydelige.
• Jeg føler at medarbeidersamtaler er nøyaktige.

Undersøkelse av faglig utvikling

Målet med en undersøkelse av faglig utvikling er å få en dypere forståelse av effekten av de nåværende programmene dine for opplæring og læring og utvikling.

Den kan også gi deg innsikt i hvilke typer opplæring og videreutdanning de ansatte ønsker seg – inkludert spesifikke kurs og opplæring de allerede er interessert i.

Eksempler på spørsmål i en undersøkelse av faglig utvikling

• Jeg føler at jeg utvikler meg faglig i denne rollen.
• Jeg føler meg utfordret av arbeidet mitt.
• Jeg ser muligheter for karriereutvikling i dette selskapet.
• Jeg føler at ferdighetene mine blir utnyttet på en effektiv måte.
• Jeg føler at jeg får støtten jeg trenger for å gjøre jobben min godt.
• Jeg føler at jeg har eierskap til arbeidet mitt.
• Målene og leveransene til teamet mitt er tydelige for hele teamet.

Ansattes netto anbefalingsscore (eNPS)

eNPS-undersøkelsen stiller de ansatte bare ett enkelt, men kraftfullt spørsmål:

"Hvor sannsynlig er det at du vil anbefale [sett inn firmanavn] som arbeidsplass til en venn eller et familiemedlem?”

eNPS-skåren er prosentandelen promotører minus prosentandelen kritikere, der den laveste skåren er -100 og den høyeste er 100. Det er en enkel måte å måle de ansattes holdninger på og begynne å avdekke underliggende problemer.

Les mer i artikkelen vår om hvordan eNPS beregnes.

Gjennomføring av medarbeiderundersøkelser: En trinnvis veiledning

Bruk denne trinnvise veiledningen til å gjennomføre en effektiv medarbeiderundersøkelse.

1. Definer formålet

For det første er det viktig å klargjøre hvorfor du gjennomfører undersøkelsen. Er det for eksempel et bestemt initiativ eller en endring du ønsker tilbakemeldinger på, eller vil du gjøre en bred vurdering av medarbeiderengasjementet? 

2. Utform undersøkelsen

Med formålet i tankene utformer du et sett med tydelige og relevante spørsmål. Vurder hvilken type (eller hvilke typer) spørsmål du skal stille.

Skal du stille åpne spørsmål? Skal du bruke et vurderingssystem eller en skala (helt enig, enig, verken enig eller uenig, uenig, helt uenig)? Skal du ha med et kommentarfelt slik at de ansatte kan gi uttrykk for meningene sine og/eller forklare vurderingene sine? 

Forsøk å holde hvert spørsmål kort og konkret, og unngå ledende spørsmål og sjargong. Undersøkelsesverktøy y

3. Test undersøkelsen 

Før lansering, særlig for viktige undersøkelser, er det lurt å pilotere undersøkelsen med en liten gruppe for å identifisere spørsmål som kan være forvirrende eller uklare.

4. Distribuer undersøkelsen

Distribuer undersøkelsen ved hjelp av den metoden du foretrekker.

Når du distribuerer undersøkelsen, er det viktig å informere de ansatte om undersøkelsens formål, hvor lang tid den vil ta, og hvordan tilbakemeldingene deres vil bli brukt.

Dette vil bidra til å få inn flere og bedre svar.

5. Følg med og send påminnelser

Følg med på svarprosenten og send påminnelser til ansatte som ikke har fullført undersøkelsen. Respekter fristene, men gi nok tid til at alle får svart.

6. Analyser resultatene

Når undersøkelsen er avsluttet, analyserer du dataene. Kvantitative svar kan oppsummeres med diagrammer og grafer, mens kvalitative svar kan grupperes i temaer.

7. Del funnene

Oppsummer resultatene og del dem med organisasjonen. Gi en oversikt over de viktigste funnene og, når det er relevant, detaljerte innsikter. Fremhev områder som kan forbedres, og styrkene.

8. Lag en handlingsplan

Lag en handlingsplan basert på tilbakemeldingene, og ta opp de viktigste problemstillingene som er kommet frem. Sørg for at den inneholder tydelige mål, ansvarsområder og tidsfrister for gjennomføringen.

9. Følg opp

Følg opp de ansatte etter at handlingsplanen er gjennomført. Fortell dem hvilke tiltak som er iverksatt på bakgrunn av tilbakemeldingene deres, og hvordan resultatene fra undersøkelsen har påvirket disse beslutningene.

Dette er viktig for å sikre at de ansatte deltar i undersøkelsene dine i fremtiden.

Beste praksis for medarbeiderundersøkelser

Her er våre beste tips for å gjennomføre mer effektive medarbeiderundersøkelser:

1. Ha et tydelig mål. Tenk nøye gjennom hva du ønsker å oppnå med undersøkelsen, det vil si hva du håper å måle eller få tilbakemeldinger på. Dette gjør det enklere å utforme undersøkelsen slik at den gir deg informasjonen du trenger.

3. Forklar tydelig hvorfor undersøkelsen gjennomføres. Folk er mye mer tilbøyelige til å svare og engasjere seg i prosessen hvis de forstår årsaken til undersøkelsen og hvordan den kan være nyttig for dem.
4. Anerkjenn funnene og kommuniser tiltakene. Dette bidrar til å skape oppslutning om eventuelle endringer og viser at undersøkelser er verdt innsatsen.
5. Vurder anonymitet for å få mer ærlige tilbakemeldinger. Hvis ansatte tror at svarene deres kan spores tilbake til dem, kan de frykte represalier for å gi oppriktige svar.
6. Sammenlign avdelinger med hverandre og følg utviklingen over tid. Dette kan hjelpe deg med å identifisere problemområder, som dårlige ledere, hvis medarbeidertilfredsheten varierer betydelig mellom avdelingene.
7. Hold den kort. En tommelfingerregel er at undersøkelsen bør kunne fullføres på 20 minutter eller mindre. Prøv å gjennomføre kortere eller mindre undersøkelser med utgangspunkt i bestemte temaer.

7. Hyppigheten er viktig. Ved å bruke mer regelmessige «pulsmålinger» får du ferskere data enn ved å bare gjennomføre den tradisjonelle årlige undersøkelsen.
8. Spar et trinn med maler for medarbeiderundersøkelser. Det finnes mange gode ressurser og maler for undersøkelser på nettet, basert på metoder fra atferdsvitenskapen.
9. Ikke tilby penger eller fordeler som insentiv for å delta i undersøkelser. Belønningen bør ligge i selve formålet med undersøkelsen: en bedre arbeidsplass.
10. Det har betydning hvor du plasserer demografiske spørsmål. I medarbeiderundersøkelser bør du plassere slike spørsmål helt til slutt. 
11. Gjennomfør den samme undersøkelsen på nytt etter en stund. Ved å gjennomføre den samme undersøkelsen med jevne mellomrom etter at endringer er innført, kan du måle effekten av endringene du har gjort.

Slik skriver du effektive spørsmål til medarbeiderundersøkelsen

Å skrive effektive spørsmål til medarbeiderundersøkelsen er dels en kunst og dels en vitenskap. Bruk disse beste praksisene som hjelp.

1. Tall kan være bedre enn ord. En svarskala som bruker tall med jevnt fordelte intervaller, gjør det mulig for respondentene å gi en «poengsum». Dessuten blir dataene dine mer kvantifiserbare. 
2. Still spørsmål om spesifikk, observerbar atferd. Det er mindre effektivt å be ansatte gi sin mening om en kollegas eller leders tanker eller motiver enn å spørre om observerbar atferd 
3. Ikke prøv å slå to fluer i én smekk. Unngå å vise til to temaer i samme spørsmål, siden dette kan føre til forvirring og unøyaktige svar.
4. Still spørsmål som er enkle å svare på. Hvis du selv ville hatt problemer med å svare på spørsmålet, er det sannsynligvis lurt å formulere det på nytt.
5. Vurder hvilken type spørsmål og svar du vil bruke. Vil du stille åpne spørsmål? Vil du bruke et vurderingssystem eller en glidende skala (helt enig, enig, verken enig eller uenig, uenig, helt uenig)?
6. Unngå ord og uttrykk med sterke assosiasjoner. Selv om metaforer spiller en viktig rolle i måten vi beskriver opplevelser og mennesker på, kan de også utløse assosiasjoner som påvirker svarene i undersøkelsen.
7. Bruk konsekvent utforming til din fordel. Prøv å utforme delene av undersøkelsen slik at de inneholder omtrent like mange punkter, og formuler spørsmålene med omtrent like mange ord. 
8. Varier spørsmålene ut fra hvilke svar du ønsker. Når hvert spørsmål i en del har et ønsket positivt svar, er det lett for ansatte å skumme seg gjennom spørsmålene uten å engasjere seg i dem. Varier dette i omtrent en tredjedel av spørsmålene. 

Ta med svaralternativene «ikke relevant» eller «vet ikke». Uten disse alternativene kan respondentene føle seg nødt til å gi svar som de vet er verdiløse.

Verktøy for medarbeiderundersøkelser

Som nevnt finnes det en rekke verktøy og maler som gjør det enklere å gjennomføre medarbeiderundersøkelser. Her er noen verktøy for medarbeiderundersøkelser du kan vurdere.

Tabellen nedenfor gir en rask oversikt over noen bemerkelsesverdige verktøy som vi skal gå nærmere gjennom.

Google Forms

Google Forms kan brukes til å lage undersøkelser for ethvert formål og gjøre det mens du er på farten, siden det er kompatibelt med alle enheter – mobil, nettbrett eller datamaskin. Dette betyr også at respondentene kan få tilgang til undersøkelsene dine og fullføre dem uansett hvor de befinner seg.

Du kan tilpasse farger, skrifttyper, bilder og mer i undersøkelsen for å gjenspeile merkevarens uttrykk og følelse. Du kan også opprette egendefinert logikk som tilpasser spørsmål basert på tidligere svar.

Google Forms genererer automatisk visuelle rapporter basert på svarene i undersøkelsen, og du kan også velge å sende dataene til et Google-ark for å utføre din egen analyse eller automatisering. 

Når det gjelder sikkerhet, følger Forms de samme personvernforpliktelsene og databeskyttelsestiltakene som resten av Google Clouds bedriftstjenester.

SurveyMonkey

SurveyMonkey er et annet populært undersøkelsesverktøy som ofte brukes til markedsundersøkelser, evalueringer av kundeopplevelsen og ulike medarbeidertilfredshetsundersøkelser.

Det har en spesialisert mal for medarbeiderundersøkelser for undersøkelser av medarbeiderengasjement, med forhåndsdefinerte spørsmål som gjør det enklere å administrere tilbakemeldinger fra medarbeidere.

De malbaserte spørsmålene i SurveyMonkey er forankret i samfunnsvitenskap og har en «helhetlig tilnærming til å forstå medarbeidernes forhold til arbeidsplassen».

SurveyMonkey har høye standarder for personvern, med sikkerhet støttet av kryptering, SSO-, SSAE-16- og SOC II-kompatible datasentre. Det er også i samsvar med HIPAA og GDPR.

Sparkbay

Sparkbay er en plattform for medarbeiderengasjement som tilbyr en rekke ulike programmer for pulsmålinger innen områder som medarbeiderengasjement, medarbeiderbevaring, endringsledelse, mangfold og inkludering samt fjernteam.

Sparkbay samler automatisk inn tilbakemeldinger fra medarbeidere via pulsmålinger som gjennomføres med jevne mellomrom (70 % av kundene velger angivelig månedlige undersøkelser). 

Sparkbays spørsmål er vitenskapelig forankret, og plattformen tilbyr et bredt spekter av tilpasningsmuligheter, som å rette seg mot bestemte grupper av ansatte med skreddersydde spørsmålssett, personlige referanseverdier, prediksjon av turnover, varmekartlegging og andre nyttige analyse- og svarfunksjoner. 

Sparkbays undersøkelsesspørsmål er for øyeblikket tilgjengelige på 9 språk, nemlig engelsk, fransk, spansk, portugisisk, italiensk, tysk, nederlandsk, hindi og thai.

QuestionPro

QuestionPro er en programvare for undersøkelser som passer for alle, fra nybegynnere til eksperter.

QuestionPro-brukere kan legge til flere spørsmålstyper og få tilgang til mer enn 88 funksjoner, i tillegg til et bibliotek med mer enn 250 tilpassbare, profesjonelle undersøkelsesmaler som de kan bruke til å tilpasse undersøkelser med sin egen merkevareprofil.

Brukere kan bruke logikk i nettbaserte undersøkelser med pek-og-klikk-logikk for enkelt å opprette undersøkelsesgrener, hoppelogikk, tekstinnsetting, gjentakelse av undersøkelser, uttrekk og randomisering.

QuestionPro støtter også integrasjon av undersøkelsesdata og analyser med verktøy som Tableau, Salesforce, Microsoft Dynamics og en rekke andre ledende plattformer, og API-et gir deg full kontroll over dataene dine. 

Medarbeiderundersøkelser gir den verdifulle gaven som tilbakemeldinger er

Ingen virksomheter er like, noe som betyr at resultatene fra en undersøkelse i hver virksomhet – og tiltakene som trengs som følge av dem – vil se forskjellige ut.

Det som er sikkert, er at en godt gjennomført undersøkelse kan hjelpe deg med å skape en sunnere og mer produktiv organisasjon samt øke medarbeidernes lojalitet og engasjement. Når tiltakene for å beholde medarbeidere likevel ikke fører frem, blir det avgjørende å gjennomføre grundige sluttsamtaler for å forstå hvorfor medarbeidere velger å slutte.

Som vi ofte snakker om i denne publikasjonen, er tilbakemeldinger en gave. Derfor bør HR, ledelsen og individuelle bidragsytere alltid se etter måter å innhente og gi tilbakemeldinger på.

Bli med i People Managing People-fellesskapet

Hvis du vil ha mer råd om medarbeiderundersøkelser og strategier for talentforvaltning, kan du bli med i vårt støttende fellesskap av HR- og bedriftsledere som deler kunnskap og beste praksis for å hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.