Slik skaper du en hybrid arbeidsplass som folk vil glede seg over

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkripsjon av podkastene våre ved hjelp av et program. Se bort fra eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt hele tiden.

Anna Tavis: For meg betyr ikke hybrid to dager på kontoret og tre dager hjemme, eller omvendt. Det handler altså ikke om antall dager man fordeler mellom hjemmet og kontoret. Hybrid betyr egentlig fleksibilitet, tilgjengelighet og inkludering. Hybrid betyr at vi kan leke med variablene vi har på kontoret og hjemme, samt på de tredje stedene, som på samhandlingskontorer.

Tim Reitsma: Velkommen til podkasten People Managing People. Vi har som mål å hjelpe deg med å skape en bedre arbeidsverden og lykkelige, sunne og produktive arbeidsplasser. Jeg er verten din, Tim Reitsma!

Hybridarbeid. Hvordan definerer du hva hybridarbeid betyr? To dager på kontoret og resten av tiden der du ønsker å jobbe? Da vil jeg spørre deg om dette: Har du vurdert å definere hva fleksibilitet, tilgjengelighet og inkludering betyr for organisasjonen din? Eller hvordan du kan omfavne og støtte dette med teknologi?

Mine gjester har skrevet den nye ressursen du bør bruke for hybridarbeid, Humans at Work: Kunsten og praksisen med å skape den hybride arbeidsplassen.

Dr. Anna Tavis er professor og faglig leder for avdelingen for human kapitalledelse ved NYU. Hun har også blitt inkludert på Thinkers50 Radar for 2020.

Stela Lupushor er grunnlegger av Reframe.Work Inc., et konsulentselskap som gir råd til kunder om hvordan de kan fornye og utvikle arbeidsstyrkestrategier for å skape robuste, inkluderende og tilgjengelige arbeidsplasser gjennom bruk av teknologi, menneskesentrert design og fremtidstenkning. Stela underviser også ved NYU.

Hvis du er interessert i å lære om hva hybridarbeid er, og hvordan man skaper en hybrid arbeidsplass som folk gleder seg over, bør du følge med videre.

Anna og Stela, tusen takk for at dere blir med meg i dag. Og takk for at dere sendte meg boken deres for en stund siden, Humans at Work. Jeg har lest den. Det er en fantastisk bok. Jeg vet at den kom ut våren 2022, i mars. Så vi er litt forsinket, og jeg mener jeg leste et sted at det snart kommer en ny bok.

Men jeg har virkelig lyst til å gå inn i denne ideen om Humans at Work. Takk for at dere blir med meg i dag.

Stela Lupushor: Det er en glede å være her.

Tim Reitsma: Før vi går inn i dette, kan dere fortelle litt om dere selv?

Stela, hvorfor begynner ikke du?

Stela Lupushor: Jeg heter Stela Lupushor. Jeg har bakgrunn innen matematikk og informatikk.

Jeg har hatt ulike roller innen rådgivning og interne funksjoner, hovedsakelig innen HR, med bruk av teknologi og analyse. Jeg brenner for å ta med meg tankesettet om å bruke teknologi og analyse for å skape en bedre arbeidsplassopplevelse for alle. For tiden er jeg adjunkt ved NYU.

Jeg underviser i et fag om digital utforming av arbeidsplassen og i et avsluttende prosjekt. Jeg driver også med ulike former for rådgivning. I tillegg gir jeg råd til oppstartsbedrifter og venturefond om hvordan teknologi kan brukes i arbeidsmiljøet for å skape en bedre arbeidsplassopplevelse.

Tim Reitsma: Dette er veldig interessant, fordi jeg ofte hører: Vi har et problem, så la oss skaffe et teknologiverktøy, så løser det på magisk vis alle problemene.

Så jeg er sikker på at du har mange historier. Takk for introduksjonen, Anna. Jeg vil gjerne høre deg introdusere deg selv.

Anna Tavis: Jeg er instituttleder for programmene innen human kapitalledelse ved New York University. Livsoppgaven min er å utdanne og forberede neste generasjon ledere, ikke bare innen human kapital, men også innen ledelse generelt.

Jeg har hatt en lang karriere i næringslivet, med arbeid på Wall Street og i teknologiselskaper i ledende roller innen talent, talentledelse, lederutvikling, læring og utvikling, blant annet som læringsdirektør for Fortune 50-selskaper. Jeg har også en svært internasjonal bakgrunn.

Jeg tilbrakte halvparten av karrieren min i Europa. Jeg bodde og arbeidet i London og jobbet for teknologiselskaper, i tillegg til at jeg arbeidet i Skandinavia. Deretter tok jeg med meg all denne erfaringen tilbake til USA. Nå er hovedmålet mitt, som jeg nevnte, å sørge for at neste generasjon ikke bare har gode ferdigheter, men også er forberedt på å lede mennesker på arbeidsplassen.

Det var hele hensikten bak boken: å knytte sammen punktene. Det er stor fascinasjon for teknologi og databehandling akkurat nå, men poenget er å sørge for at alle disse verktøyene, all maskinvaren og programvaren faktisk tjener menneskene på riktig måte. Det er oppgaven min.

Tim Reitsma: Jeg liker virkelig dette møtet mellom menneskelighet og teknologi. Teknologien forsvinner ikke. Se på oss – vi sitter på hver vår side av landet. Du er i USA, og jeg er i Canada. Vi er adskilt av en lang avstand, så vi må ta i bruk teknologien.

Det jeg likte ved boken, er selve tittelen: Kunsten og praksisen med å skape den hybride arbeidsplassen. Jeg tenkte: Hva? Finnes det en kunst og en praksis i å skape en hybrid arbeidsplass? Jeg trodde det bare handlet om å sende folk hjem med en datamaskin, la dem komme innom kontoret av og til, og så kalle det hybrid.

Vi skal komme tilbake til dette om litt. Men av egoistiske grunner vet alle som hører på programmet at jeg liker å stille et par spørsmål helt i starten. Jeg er kanskje bare nysgjerrig. Jeg har ikke helt funnet ut av det. Men jeg vil gjerne stille spørsmålet: Hva betyr det å være leder? Og i denne sammenhengen, kanskje en leder på arbeidsplassen?

Jeg vil gjerne høre hva dere begge, eller en av dere, tenker om ordet «leder».

Stela Lupushor: For meg er en leder en person som skaper rom for at alle andre skal kunne lede. Det handler om å styrke andre, veilede, støtte og sørge for nødvendige ressurser, samt å stille opp for menneskene man leder, veileder og støtter.

Tim Reitsma: Det er en stor rolle. Jeg kan se for meg at det kan være hvem som helst i organisasjonen: å veilede, styrke andre og skape rom.

Anna, har du noe å legge til?

Anna Tavis: Jeg mener at ledelse har mange sider. Noen ganger trekker du deg tilbake, lytter, støtter og veileder. Men slik vi ser i mange av hendelsene som utspiller seg nå, finnes det også en rolle for lederen i å gå frem og faktisk lede, være i front og kanskje til og med ligge foran medarbeiderne sine. Langt foran medarbeiderne sine, men det må gjøres på en bestemt måte slik at alle andre følger etter. Det er kompleksiteten i lederrollen.

Vi har blitt oversvømt av bestemte ledelsesmodeller som, særlig i bransjen, er ovenfra og ned, dominerende og så videre. Derfor har vi en tendens til å overreagere og si at alt en leder gjør, er å veilede. Men jeg mener det er en langt mer kompleks rolle. Det er en dialog.

Det handler om å være svært oppmerksom på og empatisk overfor situasjonen, og vite når man skal gå frem og være foran alle andre. Noen ganger er det det som skal til for å skape et gjennombrudd. Andre ganger skal man trekke seg tilbake og la andre ta plassen din. Jeg mener derfor at lederrollen er svært kompleks, og det er grunnen til at vi fortsatt ikke har funnet ut av den, til tross for de millioner av bøker som er skrevet om temaet.

Tim Reitsma: Det som virkelig treffer meg, er at ledelse har mange sider. Noen ganger tar en leder på seg veilederrollen og må veilede. Men noen ganger trenger teamet bare at noen tar en beslutning og leder. Kanskje med en urokkelig evne til å si: Jeg vet ikke om dette er riktig, men vi går dit likevel.

Det får meg til å tenke på det du sa om at organisasjoner må definere hva hybridarbeid betyr. Mange stillingsannonser sier at de tilbyr en hybrid arbeidsplass, men ofte betyr det bare to dager på kontoret og tre dager hjemme. Det er ikke nok å kalle seg fleksibel. Organisasjoner må beskrive hvordan fleksibilitet, tilgjengelighet, inkludering, teknologi og arbeidsmiljø faktisk skal fungere.

Stela Lupushor: Hvis jeg skulle beskrive det enkelt, ville jeg sagt at hybridarbeid er en sammensmelting av digital og fysisk virkelighet for å skape det mest optimale miljøet for arbeidet vårt.

Det kan høres enkelt ut, men når man tenker på hvilken integrasjon, sikkerhet, tilgang, funksjonalitet og brukervennlighet som kreves for at denne sammensmeltede virkeligheten skal gjøre oss produktive, blir det mer komplisert. Enten vi velger å jobbe hjemmefra, på en kafé eller fra en avsidesliggende øy i solen.

Anna Tavis: Jeg vil legge til noe. Teknologibeslutningen – eller den bredere teknologiske løsningen – som muliggjør og støtter den hybride ordningen, blir ofte ikke diskutert i det hele tatt. Ta for eksempel overvåkingsteknologi. Kommer selskapet til å overvåke deg når du arbeider eksternt? Hvor eksternt er det egentlig da, når arbeidet ditt overvåkes så mye?

Når folk snakker om fjernarbeid, handler det ikke bare om reisevei. De må spørre hvilken teknologistøtte de får, i tillegg til alle HR-konsekvensene som kan føre oss langt ned en svært komplisert vei.

Stela Lupushor: Dette er et område det har vært investert for lite i over lang tid. Vi tenker vanligvis på teknologi på arbeidsplassen som noe som først og fremst skal redusere kostnader og gjøre organisasjonens infrastruktur mer robust. Det er sjelden man tar utgangspunkt i arbeidstakerens opplevelse: Hvordan er det å bruke verktøy som ikke snakker sammen, som har en dårlig brukeropplevelse eller ikke er tilgjengelige?

Alt dette påvirker produktiviteten vår og evnen vår til å føle at noen bryr seg om opplevelsen vår og om hva vi gjør og hvordan vi gjør det. Den samme transformasjonen som har skjedd innen forbrukeropplevelsen, der organisasjoner investerer mer i å glede kundene, gjøre opplevelsen sømløs og redusere friksjon, må også tas med inn i arbeidslivet.

For hvis vi som arbeidstakere ikke vet hvordan en god opplevelse ser ut, hvordan kan vi forventes å levere den til andre?

Tim Reitsma: Dette er et svært viktig poeng: å skape en intern brukeropplevelse. Vi må se på hvordan verktøyene fungerer for medarbeiderne, hvordan introduksjonen til organisasjonen foregår, og om systemene faktisk henger sammen. Hvis noen får et problem hjemme og må vente flere dager på at en supportsak skal løses, er ikke arbeidsopplevelsen god.

Anna Tavis: Jeg besøkte nylig en konferanse, WORKTECH22 i New York, som ble arrangert av Accenture i innovasjonssenteret deres. Jeg fikk se de nye kontorlokalene, som er utformet etter pandemien og bygger på ideen om «magnetiske arbeidsplasser».

Kontorene hadde høy belægning, selv om de hadde svært liberale regler for kontorarbeid. Jeg tror det skyldtes kvaliteten på lokalene: ergonomisk utforming, tilgjengelighet, temperatursensorer, måling av belegg, luftkvalitet og alt annet. Det var et utrolig intelligent miljø, med fantastisk utsikt over New York.

Hvis du skaper en arbeidsplass der folk kan tilpasse omgivelsene til sine spesifikke behov, får de et reelt alternativ til å arbeide hjemme. De hadde også utvidet virkelighet, metavers og andre teknologier som gjorde det mulig å ha samtaler med mennesker fra andre kontorer og deler av verden. Når vi kan tilby slike miljøer overalt, ser jeg for meg at hybridarbeid lykkes.

Stela Lupushor: Jeg har kanskje en løsning for deg hvis du ikke vil flytte. Shared Studios er et eksempel på hvordan teknologi kan utvide den fysiske virkeligheten. Det er en samling relativt rimelige kameraer, mikrofoner og enheter. Man trenger ikke et avansert rom for virtuell virkelighet. Utstyret kan tilpasses et rom og gjøre at andre med samme oppsett føler at de er i samme rom som deg.

Det er en skjerm med størrelsesjusteringer, slik at man ikke føler at man ser inn i et lite speil. Folk kan dele tid sammen selv om det finnes en skjerm og mange kilometer mellom dem. Man får en følelse av nærhet uten å måtte pendle, reise eller flytte.

Anna Tavis: Accenture har faktisk lignende paneler rundt omkring på kontoret. De bruker dem til virtuell tilkobling og metavers. Panelene skaper en tredimensjonal virkelighet der mennesker fra for eksempel San Francisco kan delta. Slike teknologier blir stadig mer kommersielt tilgjengelige, så vi trenger pionerer som kan vise vei og gjøre teknologien tilgjengelig for alle.

Tim Reitsma: Fleksibilitet er et viktig ord her. Noen kan arbeide hvor de vil, mens andre blir tvunget til å være på kontoret et bestemt antall dager. Mange foretrekker å arbeide hjemme fordi de får mer gjort og slipper lang reisevei. Samtidig må kontoret være et sted folk faktisk ønsker å være.

Stela Lupushor: Jeg hører stadig flere eksempler på at organisasjoner ber folk komme inn én dag i uken, hovedsakelig for sosiale samlinger og ikke for selve arbeidet. Da slipper man å pendle i halvannen time for å sitte alene i et videomøte. I stedet kan man møtes for å bygge tillit, relasjoner og kjennskap til hverandre. Da har man et bedre forhold når man arbeider eksternt.

Anna Tavis: Vi må også huske at ikke alle har gode arbeidsforhold hjemme. Mange, særlig yngre mennesker, har ikke et eget arbeidsrom eller et egnet sted å jobbe. Derfor må vi være forsiktige med å være mot kontoret. Hybridarbeid bør ikke bety at man aldri kommer til kontoret, men at man skaper flere alternativer slik at folk kan velge det som passer deres personlighet og livssituasjon.

På universitetet ønsker mange studenter å være fysisk til stede, mens mange undervisere helst vil arbeide hjemmefra. Det skaper et dilemma. Studentene vil møte lærerne sine, samhandle og delta i undervisningen. Organisasjoner må derfor være oppmerksomme på at ulike grupper kan ha ulike behov, og finne løsninger som ivaretar alle samtidig.

Tim Reitsma: Det går tilbake til den interne brukeropplevelsen. Ikke alle organisasjoner har mulighet til å være hybride. Noen må arbeide i butikker, dagligvareforretninger, produksjonslinjer eller på andre steder. Hvis alle lederne arbeider eksternt, kan det oppleves urettferdig for dem som må være fysisk til stede. Vi må derfor se på arbeidsutformingen og brukeropplevelsen for hele arbeidsstyrken.

Stela Lupushor: Vi kan også tenke nytt om selve arbeidet. Enkelte oppgaver antar vi ikke kan gjøres virtuelt, som reparasjoner. Men verktøy og teknologi kan gjøre fjernveiledning mulig. En tekniker kan veilede en person på stedet gjennom kamera og andre hjelpemidler. Stadig mer kundestøtte og ettermarkedstjenester tilbyr fjernhjelp.

Noe må fortsatt gjøres fysisk, men teknologi kan gi oss muligheten til å tenke nytt om hvordan arbeidet utføres, redusere talentmangel, begrense unødvendige reiser og gjøre enkelte tjenester mer lokale.

Tim Reitsma: Hvis en leder eller et HR-team lytter og tenker at arbeidsmiljøet ikke fungerer, hvor bør de begynne? Hvordan utformer man et sted folk gleder seg til å være?

Stela Lupushor: Pandemien ga oss muligheten til å revurdere mange modeller og avlive enkelte myter. Produktivitet er ikke nødvendigvis det samme som tilstedeværelse på kontoret. Vi kan være produktive nesten hvor som helst, samtidig som vi trenger sosial kontakt med andre mennesker. Vi trenger balanse og fleksibilitet.

Det er et spektrum, ikke et valg mellom hjemmekontor og kontor. Det handler om utforming av arbeidsstyrken, arbeidsplassen og selve arbeidet, samt verdiene folk forventer ut fra livssituasjonen sin. Vi må spørre hva som er viktigst for arbeidstakerne, og hvordan organisasjonen kan støtte dem uten å skape et skille.

Anna Tavis: Det er ikke nok bare å spørre folk, fordi mange ikke vet det de ikke vet. Det er et viktig første steg, men prosessen må være mer gjennomtenkt.

Begynn med å være tydelig på hva dere ikke ønsker. Deretter bør dere eksperimentere og prøve ut ulike løsninger. Det er helt greit å endre kurs når situasjonen eller virksomhetens behov endrer seg. Vi må bygge for bærekraft og tilpasning. Vi bruker ordet smidig mye, men vi må faktisk være fleksible og gi mennesker og organisasjoner mulighet til å endre mening.

Vær tydelig på hva som ikke er akseptabelt, men vær åpen, fleksibel og smidig når det gjelder løsningene. Ingenting er hugget i stein. Situasjoner endrer seg, og fleksibilitet og tilpasningsevne må bygges inn.

Tim Reitsma: Jeg liker det: Vær tydelig på hva du ikke ønsker, spør medarbeiderne, vær fleksibel og prøv. Fortell teamene at dere prøver noe nytt, at det kanskje ikke fungerer, og ha det gøy på veien.

For meg handler det om at teamet mitt egentlig ikke trenger å være et bestemt sted. De kan komme på kontoret eller sitte på en strand, så lenge vi vet hva vi gjør, hvor vi skal og hvordan vi kommer dit. Folk kan være produktive enten de sitter på en strand eller i et kontor med utvidet virkelighet i New York.

Tusen takk for at dere ble med. Jeg oppfordrer alle som er interessert i hybridarbeid til å lese boken. Vi ser fjernarbeid og kontorarbeid, men ideen om hybridarbeid er kommet for å bli. Humans at Work: Kunsten og praksisen med å skape den hybride arbeidsplassen. Det handler om mye mer enn å sette opp Slack og Google og så la folk begynne.

Anna og Stela, tusen takk for at dere ble med i programmet i dag.

Stela Lupushor: Takk for muligheten.

Anna Tavis: Takk.

Tim Reitsma: Takk. Til dere som lytter: Hvis dere har spørsmål eller kommentarer, kan dere sende meg en e-post på tim@peoplemanagingpeople.com. Lik og abonner gjerne på podkasten. Hvis ikke, kan dere sende meg en melding eller ta kontakt på LinkedIn.

Anna og Stela, hvordan kan folk ta kontakt med dere hvis de har spørsmål om hybridarbeid?

Stela Lupushor: LinkedIn er enklest. Stela Lupushor, med én L.

Anna Tavis: Anna Tavis på LinkedIn. Takk.

Tim Reitsma: Flott. Vi legger lenkene i programnotatene. Anna og Stela, ha en fin dag. Til dere som lytter: Jeg håper dere får en god dag.