Tilpasse møter til den hybride arbeidsplassen

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkripsjon av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Jean Bays: Jeg vil til og med si at hvis du ikke har riktig teknologi på plass i dette møterommet, er det faktisk bedre at alle sitter foran skjermene sine for å gjøre det til et møte som er verdifullt for alle.

David Rice: Velkommen til People Managing People-podkasten. Vi har som mål å bygge en bedre arbeidsverden og hjelpe deg med å skape lykkelige, sunne og produktive arbeidsplasser. Jeg er verten din, David Rice.

Dagens gjest er Jean Bays. Hun er Chief People Officer i Neat. Vi skal snakke om møter på den hybride arbeidsplassen, opplevelsen av moderne møter og hva ansatte kan og bør forvente av dem.

Jean, velkommen!

Jean Bays: Takk, David, for at du inviterte meg.

David Rice: Først og fremst, fortell oss litt om deg selv, rollen din i Neat og hvordan du kom dit du er i dag.

Jean Bays: Nettopp. Du kommer til å høre mange morsomme aksenter. Jeg er faktisk tysk, og jeg har bodd i Storbritannia i omtrent 17 år nå. Jeg har alltid hatt roller knyttet til HR, i 25 år, og er svært engasjert i HR – eller det vi nå kaller personalorganisasjonen.

Jeg har vært i Neat, som er et teknologiselskap med hovedkontor i Norge, i omtrent to år nå. Jeg leder personalavdelingen sammen med teamet mitt. Totalt ser vi etter våre ansatte, som vi liker å kalle «Neaters», i 24 land. Det er altså en svært internasjonal rolle på tvers av mange tidssoner.

Den omfatter mange virtuelle møter og arbeidsområder. Så det er meg, og jeg er glad for å være her.

David Rice: Veldig bra. Jeg er glad for å ha deg med, fordi flere selskaper står overfor en slags global utfordring når de tenker på hvordan de gjennomfører møter.

Jeg vil starte samtalen med å se på møter, hvordan de har endret seg de siste årene, og hvilken innvirkning endrede arbeidsmodeller har hatt på dem. Etter din mening, hva er de største endringene i hvordan vi ser på og opplever et møte i 2020 sammenlignet med i dag?

Jean Bays: Jeg tror den største endringen, slik vi alle vet, kom i 2020. For at de fleste av oss skulle kunne delta i et møte, være i et møterom, delta i bestemte prosjekter, ha innflytelse, få en stemme og være del av et prosjektteam, måtte vi fly eller reise inn.

Og jeg tror vi alle lærte ganske raskt at vi måtte endre dette, for ellers kunne vi ikke drive selskaper eller gjennomføre prosjekter. Vi ble tvunget inn i en enorm endring, og jeg må innrømme at det føltes svært ubehagelig. Jeg tror mange kan kjenne seg igjen i det å ikke være i et møterom, men i stedet gjøre alt dette på Zoom og sitte foran en skjerm hele dagen.

Men vi ble tvunget inn i det. Som følge av dette utviklet det seg selvfølgelig noen teknikker og atferdsmønstre i bestemte møter som gjorde at alle i større eller mindre grad kunne føle seg inkludert. Jeg tror fortsatt vi lærer hvordan vi kan ha innflytelse når vi ikke er i rommet. Det var en enorm endring – noen ganger til det bedre, andre ganger ikke, for det er det ingen tvil om.

Og jeg sier ikke dette fordi jeg jobber for selskapet jeg jobber for, men uten tvil er et fysisk møte fortsatt den beste måten å kommunisere på. Samtidig har vi, med utviklingen innen teknologi og bestemte måter å opptre på i møter, gjort fantastiske fremskritt slik at vi ikke trenger å reise. Jeg har alltid dette ene eksempelet fra min forrige rolle: Jeg fløy fra London til San Francisco i 24 timer bare for å delta på et møte. Tenk på karbonavtrykket, tiden og alt det der.

Så ja, en enorm endring. Veldig spennende. Det vi står overfor, er faktisk veldig spennende.

David Rice: Ja, pandemien startet jo i 2020. I begynnelsen brukte alle bare Zoom. Så tok det kanskje et år før man begynte å se alle disse andre verktøyene dukke opp. Jeg synes det er veldig fascinerende.

Neat befinner seg jo i dette feltet, der dere har vokst frem som følge av behovet for å gjøre dette på denne måten. Det er interessant å se alle de ulike opplevelsene som skapes gjennom alle disse forskjellige verktøyene.

Jean Bays: Det finnes ulike verktøy, og jeg må si at teknologi – og jeg beklager at jeg nevner Zoom – ble en så sterk merkevare i 2020, tror jeg.

David Rice: Nei, det var overalt.

Jean Bays: Det var Zoom og ikke noe annet den gangen. Men selvfølgelig finnes det mange teknologier og plattformer der ute som kan gjøre møter inkluderende, samle mennesker, ikke bare i et møterom eller virtuelle møterom, og la dem bidra til selskapenes suksess i dag.

David Rice: Når vi tenker på selve fremtidens arbeidsliv, er det mye fokus på den hybride opplevelsen og hva den betyr for ansatte. Du har nevnt inkludering. Når vi tenker på møter i en hybrid setting, hva vil du si er den største utfordringen med å gjennomføre dem på en god måte i dag, når forventningene til etikette og alt mulig annet er ganske høye?

Hva tror du er den største utfordringen med å ha et godt hybridmøte?

Jean Bays: Først og fremst vil jeg trekke frem bevissthet. Bevissthet kan begynne med en liten ting: Hvis du er i et møterom og har personer som deltar virtuelt med teknologien sin, må du være bevisst på at disse personene ikke er i rommet når det gjelder all småpraten, latteren og alt det andre.

Vi hadde faktisk nylig kvartalsvise forretningsgjennomganger, og jeg syntes det var flott at administrerende direktør for eksempel sa: «Hei, folkens, vær oppmerksomme på at det er tre personer som ikke er i dette møterommet.» Så la oss alle være bevisste, inkluderende og hensynsfulle. Det er en liten ting, men jeg tror den største utfordringen fortsatt er at personer som deltar virtuelt, ikke føler seg som en del av møtet, ikke blir sett, og det prøver vi å gjøre noe med.

Vi har fantastisk teknologi tilgjengelig nå, der du til og med kan zoome inn og ut slik at hver taler blir zoomet inn. Det kan føles som om du sitter ved siden av kollegaen din, fordi du ser ansiktsuttrykkene deres, enigheten og uenigheten deres, de små nikkene og de små lydene.

Jeg tror et stort skritt i riktig retning kom allerede før 2020, og også tidligere. Når noen begynte å snakke i et virtuelt møte, ble alle andre lyder kuttet ut. Med riktig teknologi i dag er ikke det lenger et problem. For å si det høflig på britisk vis kan du snakke litt i munnen på andre uten å stenge ned hele samtalen som pågikk.

Når det gjelder hybridmøter, synes jeg også det er svært viktig at det ikke spiller noen rolle om du sitter på hjemmekontoret ditt med for eksempel en MacBook. Hvis riktig teknologi er tilgjengelig i møterommet, kan du skape denne inkluderingen selv om du ikke har videoteknologi til flere tusen dollar på hjemmekontoret.

Det handler også om mottakersiden: Hvor mye kan teknologi bidra til at folk føler seg inkludert i møtet og får innflytelse? For selskaper der ute er det helt avgjørende. Alle snakker om å finne den riktige balansen, hva vi skal tilby folk på hovedkontoret eller i store kontorlokaler og alt det der.

Og man må alltid ha i bakhodet: Hva om 50 % av deltakerne i dette møtet deltar virtuelt? Hvor mye kan vi tilby teknologisk for å gjøre dette til en god og inkluderende opplevelse for personer som ikke er fysisk til stede?

Det er hybrid for meg. Jeg vet at mange ikke liker ordet i dag, men det er jo hybrid til syvende og sist. Jeg kan ikke komme på et annet ord. Selvfølgelig handler det om å gi folk valgmuligheter, men når du gir arbeidsstyrken valgmuligheter, må du gjøre opplevelsen så smidig og eksklusiv som mulig, slik at folk er synlige selv når de ikke er på kontoret.

For meg er det en utfordring, men jeg tror det finnes fantastiske leverandører der ute som jobber med dette hver dag.

David Rice: Nylig snakket jeg med en som designer opplevelser for fjernarbeid, og jeg spurte henne om noe lignende. Hun sa at hvis du ønsker å bygge en inkluderende kultur for fjernarbeidere, bør alle være på Zoom eller den møteplattformen dere bruker, enten de er på kontoret eller ikke.

Jeg forstår hvor hun kommer fra, og hvordan det kan bidra til inkludering, ganske enkelt fordi det er slik. Samtidig føler jeg at det kanskje ikke er bærekraftig når mange begynner å komme tilbake til kontoret. Det kan begynne å føles litt unødvendig for dem som er på kontoret. Jeg vil ikke si at det er …

Men det kan føles unødvendig, og til slutt skape mer splittelse mellom de som er på kontoret, slik at de rett og slett slutter å invitere folk til et møte. Jeg er nysgjerrig på hva du tenker om dette.

Jean Bays: Ja, og jeg kan absolutt relatere til det, fordi jeg hadde situasjoner i mitt tidligere arbeidsliv der jeg tenkte: «Hvorfor ble jeg ikke invitert til det møtet?» Og svaret var: «Å ja, beklager, men vi hadde ingen fra IT tilgjengelig til å starte en videokonferanse.» Det er sannsynligvis ikke lenger tilfelle i dag, fordi det har blitt mye enklere å starte en slik samtale.

Men jeg vil svare at jeg først og fremst fullt ut forstår denne tankegangen. Jeg vil til og med si at hvis du ikke har riktig teknologi på plass i møterommet, er det bedre at alle sitter foran skjermene sine for å gjøre det til et møte som er verdifullt for alle. Når vi ser fremover, finnes det imidlertid teknologi der du, selv når folk sitter rundt et rundt bord, faktisk kan zoome inn og ut på hvert ansikt.

Folk trenger derfor ikke lenger å gjøre denne ekstra innsatsen. For mange er det, tro det eller ei, til og med krevende å se helt bort til enden av bordet og inn i et kamera, og deretter følge med på hva som skjer der. Du føler ikke at du kan sitte avslappet rundt et bord og ha disse samtalene.

Så igjen: Med riktig teknologi, der du ikke trenger å gjøre denne innsatsen, der kollegene dine utenfor kontoret praktisk talt bare er ett klikk unna virtuelt, trenger du ikke installere omfattende teknologi i et møterom eller ha en hel hær av IT-folk samlet rundt deg for å hjelpe deg med å ringe inn personer fra hele verden.

Jo enklere du gjør dette for menneskene i møterommet, desto mindre irriterte tror jeg folk blir. De får ingen tekniske problemer, og de kan sitte uten å måtte se i én bestemt retning. Alt blir mer inkluderende. Jeg tror det er fremtiden. Men jeg forstår fullt ut, og jeg var en av dem som, da vi nettopp kom ut av pandemien, ikke var særlig begeistret for at fire personer satt i møterommet mens resten deltok virtuelt. Derfor ba vi faktisk folk om å bli hjemme, ha hjemmekontordagen sin og delta på Zoom, for ellers kunne vi ikke få et slikt møte til å fungere.

Men for fremtiden finnes det alternativer, og de er ganske fantastiske. Det vil føles som et svært nyttig verktøy uten at folk må gjøre en stor innsats, og uten at de tenker: «Kanskje vi ikke bør invitere Gene fra London til dette.»

David Rice: Logistikken har definitivt blitt mer komplisert.

Tror du forventningene ansatte har til møter, er i endring? Vi er omgitt av utrolig teknologi, slik du nevnte. Og vi møter den også i privatlivet, ikke sant? Vi ser virtuell virkelighet, utvidet virkelighet, metaverset og alle disse tingene. De blir stadig vanligere å bruke.

Og vi har på mange måter blitt oppdratt med Hollywood-bilder av hvordan fremtiden skulle se ut. Er det på tide at vi virkelig går i dybden på hvordan møtene våre føles og ser ut, og begynner å eksperimentere litt?

Jean Bays: Hvis du husker begynnelsen av pandemien, da denne teknologien ble brukt mye mer, tror jeg svært mange kan huske teammøter der omtrent 80 % av deltakerne ikke viste ansiktet sitt. De hadde kameraet av og sa kanskje bare et lite pip eller noe lignende.

Så kom selvfølgelig perioden med alle disse små effektene. Vi husker alle dommeren med den lille katten og alt det der. Det ble virkelig en trend. Men når det gjelder fremtiden, tror jeg det folk forventer, eller det vi må gå i dybden på, i stor grad handler om hvordan vi arbeider.

Jeg tror folk forventer at selskapenes ledelse skal engasjere seg og introdusere nye arbeidsmåter. Og jeg tror alle de store plattformene har utviklet dette. I stedet for å gå bort til det andre kontoret og ta en liten prat ved kaffemaskinen, kan du se på de store aktørene som Microsoft Teams eller Zoom. Med ett klikk kan du starte et spontant møte som føles som: «Har du tid til en rask prat?»

Jeg tror derfor ikke fremtiden handler om glamour eller om å gjøre alt mer prangende, men om praksisen rundt hvordan vi kommuniserer. Er det en rask innsjekk? Det gjør jeg med teamet mitt. Noen morgener har jeg bare en liten, rask innsjekk. Hvis noen er tilgjengelige, er det fint. Hvis noen ikke er tilgjengelige for en rask innsjekk, er det også helt greit.

Hvordan ville det skjedd på et kontor? Hvis jeg satt på et kontor og jobbet med noe og ikke var tilgjengelig, ville jeg sagt fra til personen. Jeg vet ikke om det svarer på spørsmålet ditt, men det er omtrent slik jeg ser for meg dette fra et praktisk fremtidsperspektiv. Det handler mye mer om atferd, hvordan vi kommuniserer og hva som er greit.

Og kanskje om litt disiplin rundt dette, slik at vi kan definere det på en ny måte.

David Rice: Før vi avslutter, er det to ting jeg alltid liker å gjøre. Det første er å gi deg muligheten til å fortelle folk mer om hvor de kan komme i kontakt med deg og finne ut mer om det du holder på med.

Jean Bays: Du kan kontakte meg via nettstedet vårt. Det er neat.no. NO står for Norge. Der finnes en selskapsprofil, og du finner også profilen min. Den tar deg direkte til LinkedIn-profilen min. Du er også hjertelig velkommen til å ta kontakt på e-post hvis du har konkrete spørsmål eller ønsker å vite mer.

Gå inn på nettstedet vårt, så finner du profilen min der og LinkedIn-profilen min også. Jeg diskuterer og deler gjerne ideer eller hører fra deg, uansett hvor du befinner deg. Bare ta kontakt.

David Rice: Det siste er at vi har en liten tradisjon her i podkasten, der du får stille meg et spørsmål. Så jeg gir ordet til deg.

Du kan spørre meg om hva som helst. Det trenger ikke å være relatert til dette.

Jean Bays: Å, det var en god idé. David, du snakker med bransjeeksperter og må høre så utrolig mye. For deg, og bare for deg: Når vi snakker om den foretrukne arbeidsgiveren, hva tror du? Jeg mener, jeg tror vi alle har gjort hjemmeleksene våre når det gjelder parker, kontormiljøer, hybridarbeid og det å jobbe hvor som helst.

Vi har gjort mye det siste århundret. Men hva tror du selskaper bør fokusere på i fremtiden for å bli den foretrukne arbeidsgiveren? Finnes det en hemmelig trend du ser? Er det noe du ville sagt: «Dette er det dere bør konsentrere dere om for å bli den foretrukne arbeidsgiveren»?

David Rice: Jeg tror det handler om ferdigheter, fordi vi befinner oss i en tid der mange av oppgavene vi tradisjonelt har utviklet ferdigheter for å utføre, i praksis kan bli satt ut til noe som gjør dem mye raskere, og som etter hvert gjør dem på samme nivå. Så jeg tror vi må tenke på hva det betyr å være et menneske på jobb.

Hva er det du ønsker at folk spesifikt skal bidra med? Og så må du hjelpe dem. Jeg tror selskaper må bli mye mer støttende. Du kan ikke overlate til den ansatte å finne ut hvordan de skal tilegne seg ferdigheter. Du må lede dem gjennom en prosess, engasjere deg i hva reisen innebærer og finne ut hvordan du skal hjelpe dem med å komme dit.

Det er mulig at vi om 30 år lever i en verden der det å arbeide egentlig bare er et valg, fordi det er det vi gjør som mennesker, og fordi vi må ha en form for verdi i dagen vår. Det vil alltid finnes jobber som jeg er sikker på at mennesker kommer til å utføre.

Men det jeg mener, er at når jeg tenker på fremtidens kunnskapsøkonomi og disse jobbene, kommer det til å handle om å finne ut hva som er en uerstattelig menneskelig verdi. Hvordan lærer du folk opp i dette? Jeg tror vi sannsynligvis må bevege oss bort fra tradisjonelle roller og stillingsprofiler.

Det kommer mer til å handle om hvilke ferdigheter denne personen kan tilføre denne situasjonen, og hva som gjør personen unikt kvalifisert. Jeg tror dette blir et område med mye eksperimentering, noen forferdelige feil og også mange suksesser. Underveis finner vi ut hva som fungerer for oss.

Jeg tror det kan bli noen voksesmerter, men det er en del av prosessen. Det er det jeg vil si.

Jean Bays: Interessant. Takk for det. Jeg har lært noe, og det ga meg allerede noen tanker om det vi gjorde tidligere, med for eksempel jobbrotasjon for å utvikle nye ferdigheter og mer kunnskap.

Og ja, vi har lært noen lekser, også tidligere. Men alt i alt var det svært nyttig.

David Rice: Det er et flott eksperiment å gjennomføre. Vel, takk, Jean. Jeg setter stor pris på at du ble med. Dette var en god samtale.

Jean Bays: Takk. Takk, David.

David Rice: Greit, lyttere, vi høres neste gang. Hvis du ikke har meldt deg på nyhetsbrevet vårt, bør du gå til peoplemanagingpeople.com/subscribe og registrere deg. Vi høres neste gang.

Frem til da: Nyt litt solskinn. Solen kommer frem overalt, tror jeg. Ta på deg shortsen og finn et vann å slå deg ned ved.