For de fleste rekrutterere havner etterlevelse ofte nederst på prioriteringslisten. Det er imidlertid svært viktig hvis du vil unngå å bli rammet av enorme erstatningskrav, bøter og søksmål. Hvis du blir funnet skyldig i diskriminering, kan du faktisk bli ilagt bøter på over 300 000 dollar.
Hva er etterlevelse innen rekruttering?
Etterlevelse innen rekruttering er prosessen med å sikre at ansettelsespraksis følger arbeidsrettslige lover, regler mot diskriminering, krav til personvern og interne retningslinjer for ansettelser gjennom hele rekrutteringsprosessen.
Dette gjelder alle stadier av ansettelsen, fra stillingsbeskrivelser og kandidatvurdering til intervjuer, bakgrunnssjekker og arkivering.
Viktige områder innen etterlevelse i rekrutteringen omfatter:
- Like muligheter og forebygging av diskriminering
- Personvern og arkivering av kandidatopplysninger
- Bakgrunnssjekker og kandidatvurdering
- Lønnstransparens og rettferdig ansettelsespraksis
- Krav til arbeidstillatelse
Inkonsistente intervjuprosesser eller innsamling av kandidatopplysninger uten riktig samtykke kan for eksempel skape risiko for manglende etterlevelse, selv om problemet var utilsiktet. For et ekstra kontrollnivå kan verktøy for å avdekke skjevheter i stillingsbeskrivelser bidra til å identifisere potensielt ekskluderende språk før en stillingsannonse publiseres.
Hvorfor er etterlevelse innen rekruttering viktig?
Her er flere viktige områder der etterlevelse innen rekruttering hjelper organisasjoner med å redusere risiko og forbedre ansettelsesresultater.
| Område | Hvorfor det er viktig |
|---|---|
| OmrådeJuridisk beskyttelse | Hvorfor det er viktigAnsettelsespraksis som ikke er i samsvar med regelverket, kan føre til søksmål, bøter, revisjoner og undersøkelser fra EEOC. Bare i USA mottar EEOC over 80 000 klager på diskriminering i arbeidslivet hvert år. |
| OmrådeArbeidsgivermerkevaren | Hvorfor det er viktigKandidater har mindre tillit til eller søker i mindre grad hos organisasjoner som er kjent for urettferdig eller diskriminerende ansettelsespraksis. |
| OmrådeEnsartethet i ansettelsene | Hvorfor det er viktigStrukturerte ansettelsesprosesser reduserer skjevheter og skaper bedre begrunnede ansettelsesbeslutninger. |
| OmrådeKandidatopplevelsen | Hvorfor det er viktigKlare, rettferdige og transparente rekrutteringsprosesser styrker tillit og engasjement gjennom hele ansettelsesprosessen. |
| OmrådePersonvern | Hvorfor det er viktigRekrutterere har ansvar for å håndtere kandidatopplysninger sikkert og i samsvar med regelverket. |
| OmrådeFjernarbeid og global rekruttering | Hvorfor det er viktigRekruttering på tvers av jurisdiksjoner kan utløse ulike lover om lønnstransparens, personvern og ansettelser. |
| OmrådeMangfold og inkludering | Hvorfor det er viktigStandardiserte vurderinger og rettferdig ansettelsespraksis øker sannsynligheten for å bygge mer mangfoldige team og de forretningsmessige fordelene dette medfører. |
En viktig ting mange organisasjoner overser, er at manglende etterlevelse i rekrutteringen ofte skyldes inkonsistente ansettelsesprosesser, ikke tilsiktet diskriminering. Ustrukturerte intervjuer, udokumenterte ansettelsesbeslutninger og uklare vurderingskriterier er noen av de største risikoområdene for rekrutterere og ansettelsesledere.
Viktige lover om etterlevelse innen rekruttering
Nå som du vet hvorfor det er viktig å ha fokus på etterlevelse innen rekruttering, skal vi se på noen viktige lover du må ta hensyn til.
Have an account? Log In
USA
| Lov | Hva rekrutterere må vite |
|---|---|
| LovTittel VII i loven om borgerrettigheter | Hva rekrutterere må viteForbyr diskriminering basert på rase, hudfarge, religion, kjønn eller nasjonal opprinnelse under ansettelse og i arbeidsforholdet. |
| LovLov om likelønn | Hva rekrutterere må viteKrever lik lønn for i hovedsak likt arbeid, uavhengig av kjønn. |
| LovADEA | Hva rekrutterere må viteBeskytter kandidater og ansatte over 40 år mot aldersdiskriminering under rekruttering og i arbeidsforholdet. |
| LovADA | Hva rekrutterere må viteKrever rimelig tilrettelegging og forbyr diskriminering på grunn av funksjonsnedsettelse under ansettelse. |
| LovFCRA | Hva rekrutterere må viteRegulerer bakgrunnssjekker og krever kandidatens samtykke og opplysning før kontrollen gjennomføres. |
| LovINA / skjema I-9 | Hva rekrutterere må viteArbeidsgivere må kontrollere at kandidater har lovlig tillatelse til å arbeide i USA. |
| LovCCPA | Hva rekrutterere må viteGir kandidater i California større kontroll over hvordan personopplysningene deres samles inn og lagres. |
Europa og Storbritannia
| Lov | Hva rekrutterere må vite |
|---|---|
| LovGDPR (EU) / DPA 2018 (Storbritannia) | Hva rekrutterere må viteRegulerer hvordan kandidatopplysninger samles inn, lagres, behandles og slettes under rekrutteringen. |
| LovLikestillingsloven av 2010 (Storbritannia) | Hva rekrutterere må viteForbyr diskriminering basert på beskyttede kjennetegn som alder, rase, funksjonsnedsettelse, religion og kjønn. |
| LovLoven om immigrasjon, asyl og nasjonalitet | Hva rekrutterere må viteArbeidsgivere må kontrollere at kandidater har lovlig tillatelse til å arbeide i Storbritannia. |
| LovLover om nasjonal minstelønn | Hva rekrutterere må viteArbeidsgivere må overholde landsspesifikke krav til minstelønn. |
| LovArbeidstidsbestemmelser | Hva rekrutterere må viteMange europeiske land begrenser maksimal ukentlig arbeidstid og regulerer overtid. |
| LovKontrakts- og arbeidsrett | Hva rekrutterere må viteArbeidsavtaler må tydelig beskrive lønn, vilkår og arbeidsforhold. |
I EU må du følge retningslinjene for samsvar ved rekruttering, EUs arbeidsrett og EUs pakt om grunnleggende rettigheter.
Her finner du et nedlastbart jukseark utarbeidet av Jennifer Opare-Aryee, en prisbelønt HR-ekspert, med de viktigste lovene om samsvar ved rekruttering i USA, Storbritannia og Europa.
Sjekkliste for samsvar ved rekruttering
Bruk denne sjekklisten for å redusere risikoen ved ansettelser, sikre større konsistens og sørge for at rekrutteringsprosessen er i samsvar med regelverket gjennom alle trinn i ansettelsen.
| ✓ | Bruk inkluderende språk i stillingsbeskrivelser |
| ✓ | Oppgi lønnsspenn der dette kreves av lovgivning om lønnstransparens |
| ✓ | Inkluder erklæringer om like muligheter og tilgjengelighet i stillingsannonser |
| ✓ | Bruk konsekvente kriterier for søk og utvelgelse |
| ✓ | Bruk strukturerte intervjuer og standardiserte vurderingsskjemaer |
| ✓ | Innhent samtykke før bakgrunns- eller referansesjekker |
| ✓ | Lagre kandidatopplysninger sikkert og følg retningslinjer for oppbevaring |
| ✓ | Kontroller arbeidstillatelse og dokumentasjon på retten til å arbeide |
| ✓ | Oppbevar intervjunotater og ansettelsesdokumentasjon for samsvarsrevisjoner |
| ✓ | Opplær rekrutterere og ansettende ledere i kravene til samsvar |
Beste praksis for samsvar ved rekruttering
Godt samsvar ved rekruttering oppnås ved å utvikle ansettelsesprosesser som er strukturerte, dokumenterte og konsekvente i alle møter med kandidater.
Finne kandidater
Rekrutteringsprosessen blir et spørsmål om samsvar lenge før intervjuene begynner. Stillingsbeskrivelser, metoder for kandidatsøk og opplysninger om lønn kan alle medføre juridisk risiko dersom de håndteres inkonsekvent.
| Beste praksis | Hvorfor det er viktig |
|---|---|
| Beste praksisBruk inkluderende stillingsbeskrivelser | Hvorfor det er viktigUnngå språk som indirekte ekskluderer beskyttede grupper, for eksempel alders- eller kjønnsrelaterte formuleringer. |
| Beste praksisFokuser på nødvendige jobbkrav | Hvorfor det er viktigDefiner tydelig ansvarsområder, kvalifikasjoner og arbeidsforhold for å støtte en rettferdig vurdering av kandidater. |
| Beste praksisInkluder lønnsspenn der det kreves | Hvorfor det er viktigLovgivning om lønnsgjennomsiktighet i flere amerikanske delstater og byer krever nå at arbeidsgivere oppgir lønnsspenn i stillingsannonser. |
| Beste praksisLegg til EEO- og tilgjengelighetserklæringer | Hvorfor det er viktigViser at virksomheten forplikter seg til rettferdig rekruttering og tilrettelegging for tilgjengelighet. |
| Beste praksisStandardiser kriteriene for kandidatsøk | Hvorfor det er viktigRekrutterere bør vurdere kandidater opp mot ensartede, rollebaserte krav i stedet for subjektive preferanser. |
For eksempel kan uttrykk som «digital innfødt», «ung og energisk» eller «nyutdannet» utilsiktet skape bekymringer knyttet til aldersdiskriminering. En bedre tilnærming er å fokusere på de faktiske ferdighetene som kreves for rollen.
Intervjuer av kandidater
Intervjuer er et av områdene med størst risiko for manglende etterlevelse i rekrutteringen, fordi uensartede spørsmål og udokumenterte beslutninger lett kan introdusere skjevhet i ansettelsesprosessen.
| Beste praksis | Hvorfor det er viktig |
|---|---|
| Beste praksisBruk strukturerte intervjuer | Hvorfor det er viktigVed å stille alle kandidater de samme rolle-relaterte spørsmålene skapes en ansettelsesprosess som er enklere å forsvare. |
| Beste praksisFokuser på jobbrelaterte kvalifikasjoner | Hvorfor det er viktigSpørsmålene bør vurdere ferdigheter, erfaring og evnen til å utføre rollen, ikke personlige egenskaper. |
| Beste praksisGi ledere med ansettelsesansvar regelmessig opplæring | Hvorfor det er viktigMange problemer med etterlevelse oppstår når intervjuere uten opplæring stiller upassende eller uensartede spørsmål. |
| Beste praksisBruk evalueringsskjemaer for intervjuer | Hvorfor det er viktigStandardiserte vurderingskriterier gir større konsistens på tvers av kandidater og intervjuere. |
| Beste praksisSett sammen mangfoldige intervjupaneler | Hvorfor det er viktigSamarbeidende ansettelsesteam kan bidra til å redusere ubevisst skjevhet i ansettelsesbeslutninger. |
En mindre åpenbar risiko for manglende etterlevelse er uformelle samtaler mellom intervjuere. Selv uformelle diskusjoner om alder, familiesituasjon, nasjonalitet, funksjonsnedsettelse eller religion kan føre til juridisk eksponering dersom ansettelsesbeslutninger senere blir bestridt.
Ifølge David T. Azrin, partner og ekspert på arbeidsrett hos Gallet Dreyer & Berkey:
Hvis du stiller spørsmål om beskyttede kategorier og bestemmer deg for ikke å ansette kandidaten, kan kandidaten hevde at beslutningen var basert på skjevhet mot denne kategorien.
Etterlevelse for kandidatdata og personvern
Rekrutterere har ansvar for hvordan kandidatopplysninger samles inn, lagres, deles og slettes gjennom hele ansettelsesprosessen.
| Beste praksis | Hvorfor det er viktig |
|---|---|
| Beste praksisInnhent samtykke før innsamling av sensitive opplysninger | Hvorfor det er viktigPersonvernlovgivning som GDPR og CCPA krever åpenhet rundt innsamling og bruk av data. |
| Beste praksisBegrens tilgangen til kandidatopplysninger | Hvorfor det er viktigBegrenset tilgang reduserer risikoen for uautorisert bruk eller datainnbrudd. |
| Beste praksisKontroller leverandørenes etterlevelse | Hvorfor det er viktigATS-leverandører, rekrutteringsbyråer og leverandører av HR-programvare kan skape risiko for manglende etterlevelse dersom systemene deres ikke oppfyller kravene. |
| Beste praksisFastsett retningslinjer for oppbevaring av data | Hvorfor det er viktigKandidatdata bør ikke lagres på ubestemt tid uten tydelige tidsfrister for oppbevaring og rutiner for samtykke. |
| Beste praksisOppbevar kandidatdata sikkert | Hvorfor det er viktigKryptering, tilgangskontroller og revisjonslogger bidrar til å beskytte sensitive opplysninger om søkere. |
Et område rekrutterere ofte overser, er leverandøransvar. Hvis ditt ATS, rekrutteringsprogramvare eller programvare for bakgrunnssjekk håndterer kandidatdatabasen feil, kan organisasjonen din fortsatt dele ansvaret i henhold til personvernreglene. I tillegg kan tjenester for bekreftelse av ansattes opplysninger og tjenester for narkotikatesting hjelpe deg med alle nødvendige kontroller.
Til slutt bør du opprettholde tydelig dokumentasjon av rekrutteringsaktiviteter, intervjunotater, ansettelsesbeslutninger og kommunikasjon med kandidater. Bruk av programvare for HR-samsvar og kunnskap om tilknyttede kostnader kan også hjelpe deg med å forbedre strategiene dine for samsvar i rekrutteringen.
More Articles
Utarbeide en retningslinje
En retningslinje for samsvar i rekrutteringen bidrar til å standardisere ansettelsespraksis på tvers av rekrutterere, ansettelsesledere og avdelinger.
Retningslinjen bør tydelig definere:
- Godkjente intervju- og evalueringsprosesser
- Standarder for like muligheter og antidiskriminering
- Prosedyrer for håndtering og oppbevaring av kandidatdata
- Krav til bakgrunnssjekk og screening
- Forventninger til dokumentasjon og journalføring
- Prosedyrer for tilgjengelighet og tilrettelegging
- Ansvar for rekrutterere og ansettelsesledere
En dokumentert retningslinje blir særlig viktig når organisasjoner skalerer ansettelsene på tvers av flere team, lokasjoner eller land.
AI i rekruttering
AI-verktøy for rekruttering kan forbedre effektiviteten, men de kan også skape samsvarsrisiko hvis ansettelsesteam i for stor grad baserer seg på automatiserte beslutninger.
AI-screeningverktøy som er trent på historiske ansettelsesdata, kan for eksempel utilsiktet favorisere bestemte bakgrunner, universiteter eller demografiske grupper hvis det allerede fantes skjevheter i tidligere ansettelsesbeslutninger.
For å redusere samsvarsrisiko:
- Kontroller regelmessig AI-verktøy for ansettelse for skjevheter
- Oppretthold menneskelig tilsyn med ansettelsesbeslutninger
- Dokumenter hvordan automatiserte screeningverktøy brukes
- Sørg for at kandidatene forstår hvordan dataene deres behandles
- Gjennomgå leverandørenes retningslinjer for samsvar og åpenhet
Etter hvert som AI-reguleringen utvikler seg, bør rekrutterere behandle automatiserte ansettelsessystemer som verktøy som krever særlig oppmerksomhet rundt samsvar, i stedet for som fullt autonome beslutningstakere.
Avsluttende tanker
Samsvar i rekrutteringen handler ikke bare om å unngå søksmål eller straffer; det handler om å bygge ansettelsesprosesser som er rettferdige, konsekvente, transparente og skalerbare.
Ettersom reglene for ansettelser fortsetter å utvikle seg rundt lønnstransparens, AI-screening, kandidatpersonvern og fjernansettelser, trenger rekrutterere strukturerte systemer som reduserer risiko uten å forsinke ansettelsesprosessene.
Organisasjoner som behandler samsvar i rekrutteringen som en operasjonell prosess, og ikke bare som et juridisk krav, er langt bedre posisjonert til å skape bedre kandidatopplevelser og mer forsvarlige ansettelsesbeslutninger over tid.
