10 tips for bedre samtaler om prestasjonsvurdering

Formålet med denne samtalen er av natur mangesidig, og nettopp der ligger en utfordring. Selv om den gir anledning til å anerkjenne prestasjoner, feire suksesser og motivere medarbeidere ved å fremheve deres bidrag, bidrar den også til å identifisere områder som kan forbedres, der medarbeiderne kan utfordres til å lære og utvikle seg. 

I tillegg samordner målsetting i forbindelse med prestasjonsvurderingen individet med selskapets overordnede mål, slik at både medarbeideren og organisasjonen beveger seg i samme retning mot fremtidig suksess. Så når du setter alt dette sammen, hva får du da? 

En oppskrift på et vanskelig møte, det er det du får. Altfor ofte prøver vi å koke havet, som det heter. I virkeligheten må vi bruke tiden på å rette oppmerksomheten mot de få tingene som vil ha størst innvirkning på medarbeiderens evne til å prestere, og så gå videre. Hvis resultatet av vurderingen er tilbakemeldinger som blir for omfattende, oppleves de som uoppnåelige for medarbeideren.

Hyppighet og tidspunkt

Samtaler om prestasjonsvurdering finner vanligvis sted med jevne mellomrom, med årlige, halvårlige eller kvartalsvise vurderinger som de vanligste intervallene.

Tidspunktet for disse samtalene avhenger av ulike faktorer, som selskapets prestasjonsstyringssyklus, regnskapsår og tidslinjer for prosjekter.

• Årlige vurderinger er de mest tradisjonelle og gir en omfattende oversikt over medarbeiderens prestasjoner gjennom året.
• Halvårlige eller kvartalsvise vurderinger kan foretrekkes i bransjer med høyt tempo, der hyppigere tilbakemeldinger er nødvendige for å opprettholde samsvar med mål for virksomheten som er i utvikling.
• Ad hoc-vurderinger kan finne sted etter større prosjekter, organisatoriske endringer eller viktige milepæler. Dette sikrer at tilbakemeldinger om prestasjoner gis i tide, og at medarbeiderne får veiledningen de trenger for å holde kursen.

Nøkkelen til en effektiv samtale om prestasjonsvurdering er riktig tidspunkt – å sørge for at vurderingene gjennomføres med meningsfulle intervaller som samsvarer med prosjektforløp eller større organisatoriske endringer. 

Vurderinger i rett tid bidrar til å sikre at tilbakemeldingene er relevante og handlingsrettede, og at medarbeiderne føler at bidragene deres blir verdsatt gjennom hele året. Derfor kan jeg ikke understreke dette nok: Du MÅ slutte å vurdere prestasjoner én gang i året og heller gå over til kontinuerlig prestasjonsstyring, der ledere og deres direkte rapporterende har regelmessige oppfølgingssamtaler. 

Prestasjoner har mange dimensjoner, og du kan ganske enkelt ikke dekke alt eller gjennomføre all nødvendig veiledning i ett møte per kvartal, langt mindre på ett år.

Forberedelse til samtalen om prestasjonsvurdering

Før samtalen om prestasjonsvurdering må både ledere og medarbeidere forberede seg med riktig informasjon, slik at de møter til samtalen godt forberedt. Dette sikrer en balansert og upartisk samtale. 

For ledere

Samle inn relevante data og eksempler

Ledere samler inn prestasjonsmålinger, prosjektresultater og konkrete eksempler på prestasjoner og forbedringsområder for å kunne gi objektive og handlingsrettede tilbakemeldinger.

Heldigvis finnes det mange verktøy som gjør denne delen enklere, blant annet verktøy for 360-graders tilbakemeldinger som automatiserer innsamlingsprosessen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Gå gjennom medarbeiderens egenvurdering

Gjennomgang av den ansattes egenevaluering gir innsikt i deres perspektiv, noe som bidrar til å samordne tilbakemeldinger med deres egen oppfatning og legger til rette for en mer produktiv diskusjon. Det finnes en rekke metoder for prestasjonsvurdering å velge mellom her.

Sett tydelige mål for samtalen

Sett tydelige mål for prestasjonsvurderingen – enten det gjelder å håndtere prestasjonsutfordringer, karriereutvikling eller fremtidige mål – for å sikre en fokusert og handlingsrettet samtale.

For ansatte

Reflekter ærlig over egen prestasjon

Ansatte bør reflektere over egne prestasjoner, utfordringer og utvikling for å forstå sin egen innsats og delta mer effektivt i vurderingen. Men det er viktig at ansatte unngår å se på hver samtale som et ledd i å kreve neste lønnsøkning.

Hvis ansatte kommer inn og snakker om prestasjonene og innsatsen sin som om dette er et uttrykk for perfeksjon, viser det mangel på selvinnsikt og integritet.

Forbered spørsmål og temaer til diskusjon

Møt forberedt med spørsmål om forventninger til prestasjon, tilbakemeldinger på konkrete oppgaver eller utviklingsmuligheter for å styre samtalen.

Nytenkning rundt prestasjonsvurderinger

La oss ta et øyeblikk til å forestille oss en god og virkningsfull vurdering. Den kan ligne litt på denne som jeg nylig kom over:  

"Lederen min visste at jeg elsket å skrive artikler som krevde dybde og undersøkelser. Vi hadde snakket om det tidligere, men sannheten er at det ikke var den typen arbeid vi vanligvis gjorde. Samtidig så lederen min hva som skjedde innen podkasting, og oppdaget at administrerende direktør likte podkaster veldig godt. Derfor utfordret lederen min meg til å utvikle et par podkastideer for virksomheten, fordi han visste at dette passet godt til den typen historiefortelling jeg likte å jobbe med. Han så denne sammenhengen for meg og fikk støtte fra administrerende direktør til å starte en podkast med en av partnerne våre. Det viste seg å bli en arbeidsmodell vi brukte på større kunder, og som bidro til at disse relasjonene blomstret. Dette ble mulig takket være en leder som brydde seg og så sammenhengene. Han brukte dette til å inspirere meg og gjøre meg engasjert i arbeidet mitt, slik at samtalene om prestasjonsvurderingen føltes som om vi skapte noe sammen, ikke bare gikk gjennom det jeg hadde gjort i forrige regnskapsår. Vi formet karrieren min."

Wow, har du ikke lyst til å være den ansatte? Har du ikke lyst til å være lederen i den historien? Det er mulig! 

10 tips for å gå fra fryktet ritual til meningsfull samtale

Så hvordan forvandler du prestasjonsvurderingen fra en samtale ansatte ønsker å unngå, til en de ser frem til? Ved å være omsorgsfull, oppriktig, autentisk og virkningsfull. 

La oss se nærmere på hvordan du kan gjøre det – og ja, det er fullt mulig å ha en omsorgsfull samtale samtidig som du følger opp mål og resultater gjennom hele året.  

1. Legg grunnlaget med tydelige intensjoner.

Før du i det hele tatt avtaler møtet, bør du ta deg tid til å tenke gjennom formålet ditt. En god prestasjonsvurdering handler ikke bare om å evaluere tidligere prestasjoner; den handler om å veilede fremtidig potensial. Gå inn i samtalen med en støttende, ikke dømmende, innstilling. 

Spør deg selv:

• Hva ønsker jeg at den ansatte skal sitte igjen med? Håper jeg at de får klarhet i styrkene sine, blir motivert av fremtidige muligheter eller går derfra med konkrete tiltak for forbedring?  
• Hvordan kan jeg gjøre denne samtalen til et springbrett for utvikling?  
• Hva har jeg observert når det gjelder styrkene og mulighetene deres?  

Ved å tydeliggjøre intensjonene dine planlegger du med målet i sikte. Disse spørsmålene er for øvrig nyttige i alle samtaler, fra «du gjør en flott jobb» til «du trenger hjelp».  

2. Vær forberedt. Det er en samtale, ikke en sjekkliste.

Ingenting tar knekken på autentisitet raskere enn en leder som leser ordrett fra et skjema eller ikke kjenner den ansatte sin! Prestasjonsvurderinger bør føles som en dialog, ikke en monolog.  

Slik forbereder du deg: 

• Gå gjennom medarbeiderens resultater og utfordringer i løpet av vurderingsperioden.  
• Samle konkrete eksempler – vag tilbakemelding hjelper ingen.  
• Ta hensyn til karrieremålene deres og hvordan de samsvarer med organisasjonens prioriteringer.

En mal for medarbeidersamtaler kan bidra til å organisere denne informasjonen før samtalen.

Gjør forarbeidet

Hvis du oppdager at du må stresse kvelden før for å forberede deg, bør du stoppe opp og spørre deg selv: “Hvilket budskap sender dette?” Ideelt sett bør ledere begynne forberedelsene minst noen uker i forveien for å samle meningsfulle innsikter og eksempler, samt samordne mål. Vis respekt for innsatsen medarbeideren legger i arbeidet sitt ved å vise at du også har lagt innsats i å forstå det.

Hvis dette rådet føles som et angrep, har jeg noen lite overraskende nyheter til deg. Du gjør ikke nok for å forstå medarbeiderne dine. Du må gå tilbake og samle inn mer informasjon før du prøver å legge til rette for denne samtalen. 

Du kan be om en egenevaluering, snakke med kolleger om medarbeiderens påvirkning og kanskje være sårbar under samtalen. Du kan innrømme overfor medarbeideren at dere ikke hadde like mye kontakt det siste året, og diskutere bedre måter å holde kontakten og være samkjørte på i året som kommer.  

3. Led med omtanke. Vær menneskelig først.

Ingen trives under en robotaktig leder. Start samtalen med å knytte kontakt som mennesker, og vis forståelse for at medarbeidere kan være svært engstelige for disse vurderingene. 

Eksempler:  

• "Før vi går i gang, vil jeg si at jeg setter pris på all den harde innsatsen du har lagt ned i år. Hvordan føler du deg med tanke på situasjonen akkurat nå?"  
• "Jeg vet at året har hatt både oppturer og nedturer – hva er én ting du føler deg spesielt stolt av?"  

Denne lille gesten signaliserer at du ser dem som mer enn bare resultatene deres – det handler om personen bak arbeidet. 

4. Vær oppriktig. Gi ærlige tilbakemeldinger med respekt. 

Her kommer den vanskelige delen: å velge formuleringer til medarbeidersamtalen som gir ærlige, konstruktive tilbakemeldinger uten å pynte på sannheten eller ta motet fra noen. Medarbeidere ønsker oppriktige tilbakemeldinger, selv når de er vanskelige å høre. Det de ikke trenger, er kritikk uten kontekst eller mangel på konkrete råd de kan handle ut fra.

Bruk denne formelen for krevende tilbakemeldinger: 

1. Anerkjenn styrker:
   • “Én ting jeg virkelig setter pris på ved arbeidet ditt, er initiativet du tok da du ledet teammøtet i forrige kvartal.”
2. Vær konkret om områder som kan utvikles: 
   • “Jeg la merke til at det i [spesifikt eksempel] var rom for forbedring ved at …”
   • “For eksempel var det under presentasjonen for kunden et par øyeblikk der ytterligere data kunne ha styrket poenget ditt.” 
3. Presenter det som en mulighet: 
   • “Dette er et område der jeg tror du virkelig kan utmerke deg hvis du fokuserer på …”
   • “Med litt mer forberedelse på å forutse spørsmål fra publikum tror jeg du kan løfte presentasjonene dine til et enda høyere nivå.”

Når krevende tilbakemeldinger gis med respekt, kan de til og med virke styrkende for en medarbeider som ikke presterer som forventet. Husk at målet ikke er å kritisere – det er å veilede.  

5. Vær autentisk. Del ditt eget perspektiv.

Vi har alle blitt opplært til å være “profesjonelle” i vurderinger, men profesjonalitet betyr ikke at du må legge personligheten din til side. Autentisitet bygger tillit.  

Hvis du blir inspirert av fremgangen deres, så si det! Hvis du er usikker på hvordan du kan hjelpe dem med å overvinne en utfordring, bør du innrømme det og invitere til samarbeid. Du kan også dele eksempler på hvordan du selv har hatt utfordringer på det samme området. 

For eksempel:  

• «Jeg har vært så imponert over evnen din til å [spesifikk prestasjon]. Jeg må innrømme at jeg fortsatt prøver å finne ut hvordan jeg kan hjelpe deg med å nå neste nivå, men jeg vil gjerne høre hva du tenker.»

Medarbeidere setter pris på ledere som er ekte. Det er ingen tjent med at du later som om du har alle svarene. Vi er alle mennesker! 

6. Skap resultater og fokuser på fremtiden

Selv om det er viktig å se tilbake på fortiden, bør du ikke bruke hele samtalen på å se i bakspeilet. Den virkelige magien i en medarbeidersamtale ligger i å forme det som kommer.  

Still spørsmål som:  

•  «Hvilke ferdigheter eller erfaringer ønsker du å bygge opp de neste seks månedene?» 
• «Er det prosjekter eller roller du gleder deg til å utforske?»
• «Hvilken støtte trenger du fra meg for å nå målene dine?»

Lag deretter en plan sammen. Dokumenter tydelige og konkrete neste steg, og følg opp forpliktelsene dine. Hvis en medarbeider for eksempel nevner at vedkommende ønsker å utvikle lederferdighetene sine, kan du svare: «Det er et flott mål. La oss se på muligheter for at du kan lede et lite prosjekt eller veilede et yngre teammedlem i neste kvartal.» 

7. Vær en heiagjeng. Feir både store og små seire.

Undervurder aldri kraften i anerkjennelse. Selv om året har vært krevende, finnes det alltid noe å feire. 

I en fjernarbeids- eller hybrid arbeidssituasjon kan dette være en egen hyllest i en videokonferanse for hele teamet, en personlig melding på en chatplattform for bedriften eller til og med en virtuell prisutdeling. 

Du kan for eksempel sende en gjennomtenkt e-post som fremhever konkrete bidrag, med relevante interessenter på kopi, slik at anerkjennelsen føles personlig og meningsfull. Små gester, som digitale gavekort eller elektroniske kort signert av teammedlemmer, kan også bidra langt med å få fjernarbeidende medarbeidere til å føle seg verdsatt og sett.  

Fremhev seire, uansett hvor små de måtte virke. Dette bygger momentum og selvtillit. For eksempel: 

• «Du håndterte [spesifikt prosjekt eller situasjon] så godt – det skilte seg virkelig ut som et høydepunkt i år.»

Anerkjennelse av medarbeidere handler ikke bare om å si «bra jobbet». Det handler om å vise at du ser bidragene deres og verdsetter dem.  

8. Dyrk psykologisk trygghet

Å skape et miljø der medarbeiderne føler seg trygge på å dele, vil avgjøre hvor vellykket medarbeidersamtalen blir. Medarbeidersamtaler bør aldri føles som en ensidig dom.  

Be om tilbakemelding på lederskapet ditt:  

•  «Hva er én ting jeg kunne gjort annerledes for å støtte deg bedre?»

Tilbakemeldinger må gå begge veier

For å oppmuntre til ærlige tilbakemeldinger fra medarbeidere som kanskje nøler med å kritisere lederne sine, kan du prøve å formulere spørsmålet på en ikke-truende måte: «Hvis du hadde min rolle, er det noe du ville ha gjort annerledes?» eller «Hva er én liten endring jeg kunne gjort som ville fått deg til å føle deg bedre støttet?» Gjør også tilbakemeldinger til en naturlig del av arbeidet ved å dele et eksempel på hvordan du tidligere har fulgt opp konstruktive tilbakemeldinger: «Hva synes du om veiledningen jeg har gitt deg i år?» Ikke gå i forsvarsposisjon. Dette handler ikke om deg – det handler om hvordan du kan utvikle deg for å hjelpe teamet ditt med å lykkes.

9. Omfavn ufullkommenhet: Det er greit å være menneske! 

Avsløring: Du kommer ikke til å gjennomføre alle medarbeidersamtaler perfekt. Noen ganger vil du oppdage at du har fokusert for mye på svakheter uten å tilby en konstruktiv vei videre. 

Hvis du oppdager at du gjør dette, kan du erkjenne det under samtalen ved å si noe som: «Jeg innser at jeg har fokusert mye på områder som kan forbedres. La oss skifte fokus og snakke om hva som har fungert bra, og hvordan vi kan bygge videre på styrkene dine.» 

En slik håndtering kan forvandle en feil til en produktiv dialog. Noen samtaler vil føles vanskelige, mens andre kanskje ikke går som planlagt. Det er greit. 

Husk at det å være en omsorgsfull, ekte, autentisk og innflytelsesrik leder ikke handler om å være feilfri – det handler om å stille opp med hjertet, være ærlig og hele tiden lære.  

10. Hold momentumet oppe

En god medarbeidersamtale slutter ikke når møtet er over. Følg opp med jevnlige oppfølgingssamtaler, gå gjennom målene på nytt og hold dialogen levende.

Bruk 1:1-møtene dine med omhu

Diskuter fremdriften i 1:1-møtene dine gjennom året. Dette viser at du er engasjert i deres suksess, og at du ikke bare krysser av i en boks. Hvis dere ikke har 1:1-møter gjennom året, blir medarbeidersamtalen temmelig krevende. Se på dette som en påminnelse om å planlegge dem for hele året. Du kan alltid flytte på dem, men sørg for at de står i kalenderen! #showingthemyoucare

Det store bildet

I bunn og grunn er en medarbeidersamtale en mulighet til å bygge tillit og inspirere til utvikling. For å etterlate et varig inntrykk bør du huske disse viktige punktene: Fokuser på fremtiden, vær ekte og autentisk, og feir alltid seire. 

Ta det første steget ved å gå inn i din neste medarbeidersamtale med en holdning preget av nysgjerrighet og tilknytning. Innsatsen din i dag kan bli katalysatoren for meningsfull utvikling – både for teamet ditt og deg selv. Ja, det handler om tilbakemeldinger, men det handler også om tilknytning. Det er en mulighet til å vise teamet ditt at du bryr deg, ikke bare om hva de gjør, men om hvem de er og hvem de er i ferd med å bli.  

La oss gjøre frykten for medarbeidersamtalen om til lyst! Still opp som den lederen du selv ville ønsket å ha – en som er omsorgsfull, ekte, autentisk og alltid streber etter å gjøre en forskjell.  Medarbeiderne dine fortjener ikke mindre. Og vet du hva? Det gjør du heller ikke.

Hva skjer nå?

Få alle de nyeste innsiktene, ekspertuttalelsene og tipsene og teknikkene rett i innboksen din. Meld deg på nyhetsbrevet fra People Managing People i dag!