6 strategier for å lytte til ansatte som gir resultater

Hva er medarbeiderlytting?

Medarbeiderlytting handler om mer enn å sende ut den årlige medarbeiderundersøkelsen. Det er en helhetlig tilnærming i organisasjonen for å forstå, anerkjenne og forbedre medarbeideropplevelsen basert på kontinuerlig innhenting av tilbakemeldinger ved hjelp av flere metoder.

Uten en effektiv kontinuerlig strategi for medarbeiderlytting er det jammen vanskelig å forstå hva som driver ting som medarbeideravgang eller engasjement. 

Hvorfor medarbeiderlytting er viktig

Alle gode relasjoner bygger på effektiv kommunikasjon, tillit og respekt. Medarbeiderlytting er viktig fordi du:

• Viser medarbeiderne at du bryr deg, og er bedre rustet til å ivareta deres trivsel
• Innhenter tilbakemeldinger som kan drive initiativer som forbedrer medarbeiderbevaring og engasjement
• Bygger tillit til ledelsen ved å gi ledere mulighet til å engasjere teamene sine
• Forankrer forretningsstrategi, prioriteringer og mål i løpende innsikt fra medarbeiderne
• Bygger en merkevare som «førstevalget blant arbeidsgivere» for virksomheten din, slik at du tiltrekker deg og beholder de beste talentene
• Skaper en engasjerende og vellykket arbeidsplasskultur
• Utvikler bærekraftige tilnærminger til mangfold, rettferdighet og inkludering.

Jeg har sett effekten av vellykkede programmer for medarbeiderlytting. Noen av resultatene teamet mitt oppnådde, inkluderer:

• Redusert frivillig medarbeideravgang med 8 % mellom 2021–2022
• Sikret 100 % deltakelse i den årlige medarbeiderundersøkelsen vår i 2022
• Oppnådde en samlet positiv vurdering på 87 % blant medarbeiderne i løpet av det siste året
• Oppnådde at 95 % av de nyansatte fortsatt var ansatt etter sitt første år.

Fordelene er der for å hentes, så nå skal vi se på hvordan.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6 strategier, metoder og beste praksiser for medarbeiderlytting

Tidligere har virksomheter fokusert på hvordan de skal kommunisere til arbeidsstyrken, en i stor grad enveiskjørt prosess. 

Nå er det på tide å mestre toveiskommunikasjon ved å lytte til medarbeiderne og vise at organisasjonen hører dem – aktiv lytting for virksomheter.

Her er strategiene og beste praksisene mine for å bygge programmer for medarbeiderlytting med stor effekt.

Bruk flere lyttekanaler for kontinuerlig lytting

Hvis du skal lytte godt, trenger du flere «lytteposter». Virksomheter som lykkes best med medarbeiderlytting, bruker en kombinasjon av årlige undersøkelser, pulsmålinger, fokusgrupper, 1:1-møter, allmøter, møter uten nærmeste leder, trivselsintervjuer,  avslutningsintervjuer og interne sosiale plattformer for å innhente tilbakemeldinger fortløpende.

Noen av de mest effektive lyttekanalene jeg bruker, inkluderer:

• En årlig medarbeiderundersøkelse om engasjement som støttes og gjennomføres av et tverrfunksjonelt team av interessenter.
• Regelmessige møter mellom medarbeidere og lederne deres.
• Livssyklusundersøkelser under introduksjonen, på arbeidsjubileer (trivselsundersøkelser og 360-graders tilbakemeldingsundersøkelser) og når medarbeidere slutter i virksomheten
• Regelmessig bruk av verktøy for pulsmålinger blant medarbeidere for å måle oppfatninger av store organisatoriske endringer
• Mentorer eller faddere for nyansatte for å innhente tilbakemeldinger i løpet av medarbeiderens tre første måneder.

Selv om det er nyttig, vil én stor undersøkelse i året ikke gi deg nok ferske data til å vite om initiativene dine faktisk har stor effekt gjennom året.

Kontinuerlig lytting, ved å bruke en kombinasjon av metoder, betyr at du har mer ferske data å arbeide med.

Felles ansvar for å innhente tilbakemeldinger

For at det skal være effektivt, bør det å lytte til medarbeiderne ikke være et ansvar som utelukkende ligger hos HR eller ledelsen.

I stedet tar hele selskapet ansvar, der toppledelsen setter tonen for «lytting», HR driver frem og veileder strategier, ledere bygger tillit og engasjement, og medarbeiderne føler seg myndiggjort til å bidra fullt ut i prosessen.

Organisasjonskulturen bør ha fokus på mennesker og på hvordan man kan gjøre dem suksessrike. Dette fokuset starter på toppen, hos administrerende direktør, og forsterkes gjennom hele organisasjonen.

Invester i å utvikle gode personalledere, slik at de skaper en åpen dialog med medarbeiderne og lytter bevisst til tilbakemeldingene deres.

Tiltak for lederutvikling kan omfatte å utnevne en opplæringsansvarlig som lærer nye ledere hvordan de kan bli gode «personal-ledere», månedlige ledermøter for å dele beste praksis eller et mentorprogram for ledere.

Vis hvilke tiltak som er iverksatt som følge av dataene fra medarbeiderlyttingen

Alexander Bell sa: «Den eneste forskjellen mellom suksess og fiasko er evnen til å handle.» 

Disse ordene gjelder i aller høyeste grad når man lytter til medarbeiderne! Hvis teammedlemmene dine ikke ser hvordan tilbakemeldingene deres påvirker selskapets handlinger, vil de ikke fortsette å dele dem.

Du kan ta noen enkle grep for å sikre oppfølging etter arbeidet med å lytte til medarbeiderne:

1. Bruk tilfredshetsmålinger til å identifisere områder med stor innvirkning på forbedringene, og konsentrer oppfølgingsarbeidet om områder med lavere tilfredshet. Vi bruker en sekspunkts skala for enighet, og det er også det vi anbefaler kundene våre.
2. Samle alle dataene dine på ett sted ved hjelp av analyseverktøy. Dette hjelper deg med å identifisere trender raskere og gjør dataene handlingsrettede. Vi bruker vår egen programvare som kombinerer alle dataene og analysene, men du kan bruke én eller en kombinasjon av programvare for sporing av medarbeiderengasjement, verktøy for medarbeiderundersøkelser og programvare for HR-analyse.
3. Velg de kritiske forbedringsområdene. Jeg anbefaler 3-2-1-modellen.
   1. Finn tre viktige resultater i dataene dine. Dette kan være høye eller lave resultater, eller viktige kommentarer. 
   2. Diskuter som et team de to viktigste mulighetene for forbedring
   3. Bestem deg for ett tiltak du skal iverksette til fordel for organisasjonen.
4. Følg opp fremdriften. Lukk tilbakemeldingssløyfen med jevnlige oppdateringer om fremdriften i oppfølgingstiltakene. Bruk flere kommunikasjonskanaler for å spre budskapet, for eksempel e-post, videoer, Slack (eller et annet internt meldingsverktøy), allmøter, og oppdater fremtidige lytteundersøkelser med nye spørsmål for å vise organisasjonens tilpasningsevne og fleksibilitet.

Tilbakemeldingssløyfer som er en del av selskapets DNA

Jeg har jobbet med en rekke selskaper for å implementere strategier for å lytte til medarbeiderne, og den største utfordringen – og belønningen – er universelt den samme …  å faktisk lytte! Som Amelia Earhart sa: «Den mest effektive måten å gjøre det på er å gjøre det!»

En kort casestudie. 

I 2021 la jeg merke til at den frivillige turnoveren var litt høy. Basert på tilbakemeldingskilder som individuelle samtaler mellom leder og medarbeider fikk jeg en mistanke om at det var knyttet til kjønn.

Da jeg så på tallene, viste det seg at kvinner forlot organisasjonen i dobbelt så høy takt som menn.

Derfor gikk jeg gjennom de andre metodene våre for å lytte til medarbeiderne og så på en blanding av kvantitative og kvalitative data fra engasjementsundersøkelsen vår, tilbakemeldinger ved avslutning av arbeidsforhold, samtaler med ledere og kommentarer i undersøkelser.

Jeg brukte det medarbeiderne fortalte oss, til å finne ut hvorfor turnoveren var høyere blant kvinner.

Deretter utviklet jeg en handlingsplan og diskuterte den med ledelsen for å få flere innsikter og ideer.

Vi fokuserte på å gjennomføre programmer, opplæring, utdanning og muligheter for å støtte kvinner. Vi så for eksempel på fleksibilitet på arbeidsplassen for å støtte arbeidende mødre, forbedret permisjonspolicyen vår og analyserte goder som støtter kvinner. 

Vi hentet også inn en foredragsholder for å løfte kvinners stemmer, og vi markerte den internasjonale kvinnedagen og kvinnehistoriemåneden.

Etter at vi hadde handlet på bakgrunn av medarbeidernes tilbakemeldinger, så vi igjen på det medarbeiderne fortalte oss gjennom tilbakemeldingskanalene våre. Turnoverraten blant kvinner hadde blitt redusert med rundt 50 %!

Andre tall viser også at strategien vår for kontinuerlige tilbakemeldinger fungerer. Quantum Workplaces Glassdoor-vurdering på 4,8 ligger langt over gjennomsnittsvurderingen for selskaper på 3,3. 

Fullføringsgraden for medarbeiderundersøkelsen og tilfredshetsgraden er også betydelig høyere enn svarprosenten på 85,2 % og tilfredshetsgraden på 73,5 % innen programvare og IT. 

Strategier for å oppmuntre ansatte til å dele tilbakemeldinger

Å få ansatte til å si hva de egentlig mener, kan være en utfordring for mange organisasjoner. 

Det er en god start å kommunisere «hvorfor» det er viktig å lytte til de ansatte, ettersom folk er langt mer tilbøyelige til å gjøre noe når de forstår hvordan det kan være til nytte for dem. 

Derfor er kommunikasjonen rundt forespørsler som medarbeiderundersøkelser viktig – behandle den som salgstekst, og be kanskje markedsføringsteamet om hjelp!

Et annet aspekt er psykologisk trygghet, altså at folk føler seg trygge på at de kan si fra og komme med ideer uten å bli ydmyket. Når folk føler seg «psykologisk trygge», er de mer engasjerte og mer tilbøyelige til å bidra med ideer og forslag.

Å bygge psykologisk trygghet begynner med ledere, for eksempel med hvordan de gir og mottar tilbakemeldinger og deler seire og nederlag.

Hvis du vil vite mer om psykologisk trygghet, kan du lese hvordan du skaper psykologisk trygghet på arbeidsplassen

Til slutt, og relatert til både kommunikasjon og det å iverksette tiltak, er det viktig å sørge for at du anerkjenner tilbakemeldinger og forklarer bakgrunnen for alle beslutninger.

«Vi erkjenner at mange av dere har betenkeligheter rundt X, så vi ønsket å ta opp dette, og vi kommer til å gjøre XYZ.»

Bidra til å legge til rette for ressursgrupper for ansatte

Ressursgrupper for ansatte (ERG-er) er grupper av personer fra samme organisasjon som finner sammen basert på en felles identitet, livserfaring, felles mål eller kryssende bakgrunner og ambisjoner.

Tradisjonelt tilhører ERG-medlemmer underrepresenterte grupper, som kvinner, personer med etnisk minoritetsbakgrunn, personer med funksjonsnedsettelser eller LHBTQ+-miljøet, men de kan også dannes rundt andre fellestrekk eller interesser, som det å være yrkesaktive foreldre eller miljøhensyn.

Til syvende og sist er hovedformålet med ERG-er for ledere og mellomledere å få en bedre forståelse av de ansattes behov.

De kan bidra til å drive systemendringer og synliggjøre problemer som lønnsulikhet, rettferdig rekruttering og rettferdige prosesser for medarbeidersamtaler.

Hvis du vil vite mer, kan du lese Katie Zinks fantastiske artikkel om å legge til rette for ressursgrupper for ansatte.

Begynn å lytte

«Måten bedriftsledere er opptatt av brukerne på, er det samme engasjementet HR må ha for de ansatte. Forstå behovene deres, smertepunktene deres, hvilke utfordringer de møter, og hvilke ferdigheter de ser etter.» - Donna Scarola, leder for ansatte, formål og kultur, Parcl

Jeg kan av erfaring si at investering i et program for å lytte til de ansatte kan øke både medarbeiderbevaring og engasjement betydelig, og bidra til å knytte HR tettere til virksomhetens mål.

Vi har alle opplevd store omveltninger siden covid-19, og det å involvere ansatte på meningsfulle og kontinuerlige måter, blant annet gjennom programmer for å lytte til de ansatte, kan hjelpe oss alle med å lykkes gjennom endringene som kommer.

Et annet godt eksempel på å lytte til de ansatte i praksis er American Express’ bruk av undersøkelser for å forbedre sin fleksible arbeidsmodell.

Vanlige spørsmål

Hvor ofte bør jeg sende ut medarbeiderundersøkelser?

Hvordan kan teknologi bidra til å legge til rette for å lytte til medarbeiderne?