De 8 beste praksisene for introduksjon av ansatte
Organisasjoner som praktiserer effektiv introduksjon av ansatte, forstår at prosessen med å integrere en nyansatt i en bedrift og dens kultur krever mer enn bare et hyggelig velkomstbrev, en flott første arbeidsdag eller et introduksjonsprogram for den første uken. Programvare for introduksjon av ansatte er nyttig når det gjelder å gjøre denne prosessen sømløs.
Når det gjelder å ta imot nye ansatte i organisasjonen, fører ikke et flott førsteinntrykk alltid til et flott varig inntrykk. Ifølge Sapling HR, en populær leverandør av HR-programvare (HRIS-plattform), «De beste introduksjonsprogrammene for ansatte strekker seg gjennom de første 90 dagene...for å sikre at nyansatte får full støtte mens de gradvis oppnår full produktivitet.»
Denne artikkelen fokuserer på noen av de beste metodene som kan hjelpe deg med å utvikle ditt eget introduksjonsprogram, som er unikt for organisasjonen din og tilpasset behovene til teammedlemmene dine.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor er introduksjon av ansatte viktig?
Forskning viser at implementering av en effektiv introduksjonsprosess for nyansatte (som ofte inkluderer et strukturert introduksjonsprogram) kan ha stor positiv innvirkning på bedriftens suksess og på ansattes langsiktige engasjement, lojalitet og produktivitet.
Noen av fordelene ved introduksjon av ansatte inkluderer:
- Maksimer lojalitet og fastholdelse: Ifølge Click Boarding, et programvareselskap for introduksjon av ansatte, er det 69 prosent større sannsynlighet for at ansatte blir værende i en bedrift i tre år dersom de har opplevd en god introduksjon.
- Styrk bedriftskulturen: En effektiv introduksjonsprosess hjelper nye teammedlemmer med å forstå bedriftens visjon, misjon og verdier, og forsterker den forventede atferden og holdningene som samlet utgjør bedriftskulturen.
- Frem følelsen av tilhørighet og inkludering: 93 prosent av respondentene i Deloittes undersøkelse «Globale trender innen menneskelig kapital» fra 2020 oppga at en følelse av tilhørighet driver organisatoriske resultater. En god introduksjon kan redusere angst betydelig og øke den nyansattes følelse av tilhørighet til det nye teamet.
- Maksimer produktiviteten: Ifølge forskning fra Glassdoor kan en god introduksjonsprosess forbedre produktiviteten med mer enn 70 % ved å tydeliggjøre forventningene til arbeidsoppgaver og organisasjonen, redusere feil og spare tid og frustrasjon.
- Minimer virksomhetsrisikoen: Det finnes arbeidsavtaler som må signeres, lønnsskjemaer som må fylles ut, samt bedriftens retningslinjer og prosedyrer som må gjennomgås. De fleste av disse tiltakene er på plass for å beskytte både virksomheten og den ansatte.
- Reduser kostnadene ved utskifting: Ifølge SHRM-rapporten «Referanserapport for menneskelig kapital» var den gjennomsnittlige kostnaden per ansettelse i USA $4,129, og det tok i gjennomsnitt 42 dager å fylle en stilling. En god introduksjon kan skape langsiktig engasjement blant de ansatte.
- Tiltrekk deg de beste talentene: Verden er liten, og nettsteder som Glassdoor og LinkedIn gjør det mulig for ansatte å dele sine arbeidserfaringer med andre potensielle kandidater. Det vil spre seg hvis du skaper en god introduksjonsopplevelse som støtter nye teammedlemmer når de begynner.
Hva er noen viktige suksessfaktorer for en effektiv introduksjonsprosess for ansatte?
De beste metodene som beskrives i denne artikkelen, vil bare lykkes hvis du også tar hensyn til en rekke viktige faktorer:
- Ha et tydelig formål: Ha en tydelig visjon for hvorfor introduksjon er viktig, hvilken opplevelse du ønsker at en nyansatt skal få, og til og med hva du ønsker at vedkommende skal si i sosiale medier og offentlige fora som Glassdoor.
- Minimer overraskelser: Det kan være vanskelig for hvem som helst å gå inn i en ukjent situasjon og et ukjent miljø. Minimer overraskelsene for den nyansatte, fra å informere om kleskoden til å forklare hvordan den første arbeidsdagen og -uken vil se ut.
- Vær forberedt: Det nye teammedlemmet ditt møter opp den første dagen klar til å komme i gang, og det bør du også være. Begynn med å ta i bruk en sjekkliste for nyansatte. Planlegg møter og opplæringsøkter på forhånd, gjør datamaskin og arbeidsplass klare, og forbered andre teammedlemmer på å hjelpe til. Jeg har til og med laget en mal for sjekkliste for nyansatte som kan være til hjelp.
- Vær tålmodig: Det nye teammedlemmet ditt kommer nesten helt sikkert til å gjøre feil, glemme deler av introduksjonsprogrammet og hoppe over et trinn eller to mens de kommer inn i arbeidet. «Tålmodighet er en dyd», særlig når det gjelder å ta imot nye medarbeidere.
- Hold et rimelig tempo: Ingen liker å drikke fra en brannslange, så unngå å overvelde dem med for mye informasjon. Det kan føre til at viktigere ting blir oversett eller glemt. Prøv å huske hvor lang tid det tok for deg å lære alt!
- Tilby ressurser: Introduser dem for nøkkelpersoner, og vis dem hvor de finner ressurser som personalhåndbøker og retningslinjer.
- Legg inn fleksibilitet: Etter covid-19 har mange virksomheter gått over til fjernarbeid og andre virtuelle arbeidsformer. Legg inn fleksibilitet i introduksjonsprosessene, slik at de kan tilpasses ansatte som jobber på kontoret, og ansatte som jobber eksternt.
- Læring og utvikling: Å integrere L&D i introduksjonsarbeidsflyten innebærer å utarbeide tilpassede utviklingsplaner som samsvarer med både organisatoriske mål og individuelle ambisjoner. Denne tilnærmingen gir ikke bare nye medarbeidere de nødvendige ferdighetene, men viser også at virksomheten satser på deres faglige utvikling ved å legge til rette for en strukturert vei mot kompetanse.
- Håndtering av informasjonsmengden: Planlegg formidlingen av innholdet strategisk. Ved å bruke personaliserte læringsløp kan medarbeiderne ta til seg informasjon i sitt eget tempo, noe som styrker både hukommelsen og engasjementet. Ved å ta i bruk mikrolæring, for eksempel korte og fokuserte moduler, kan opplæringen bli lettere å fordøye og mindre overveldende.
8 beste praksiser for introduksjon av medarbeidere
Det kan ta flere måneder å lære opp en ny medarbeider i kunnskapen, ferdighetene og atferden som kreves for at vedkommende skal kunne bidra til organisasjonens suksess.
Fordi introduksjonen går over lang tid og kan fortsette gjennom det første ansettelsesåret, er det nesten umulig å lage en spesifikk agenda, tidsplan eller mal for introduksjonen.
Prøv heller å følge noen av disse beste praksisene når du utarbeider langsiktige mål og måleparametere for å avgjøre om introduksjonen er vellykket.
Beste praksis nr. 1: Start introduksjonen før den nyansattes første arbeidsdag
Etter det som forhåpentligvis har vært en smidig og effektiv rekrutteringsprosess, vil mange organisasjoner feilaktig vente til den nye medarbeiderens første arbeidsdag med å starte opplæringen og introduksjonen.
I mange tilfeller vil det imidlertid gå dager, uker eller til og med måneder fra jobbtilbudet blir mottatt, til den nyansatte begynner i den nye jobben.
Denne ventetiden gir deg en god mulighet til å bruke tiden før dag én til å skape entusiasme, få den nyansatte til å føle seg velkommen og begynne å formidle den jevne strømmen av informasjon vedkommende trenger for å komme raskt inn i arbeidet.
Fasen mellom det å takke ja til et tilbud og startdatoen kalles forhåndsintroduksjon. Her er noen flere ressurser som kan være nyttige: Slik lykkes du med forhåndsintroduksjon av nyansatte
Beste praksis nr. 2: Lag gode rutiner for ansettelse og velkomst
En god introduksjonsopplevelse bidrar til å skape et godt og langvarig førsteinntrykk. Opplevelsen består imidlertid av mange ulike elementer utover å sende de nye teammedlemmene dine et kaffekrus eller en liste over virksomhetens retningslinjer.
For å hjelpe den nye medarbeideren med å komme raskt i gang og gjøre vedkommende klar ikke bare for den første arbeidsdagen, men også for den første måneden, bør du vurdere å lage en sjekkliste for nyansatte som inneholder noen av følgende tiltak:
- Ønsk den nyansatte velkommen med en samtale og en velkomstmelding på e-post
- Send den nyansatte en velkomstpakke (kan inneholde firmaprofilert utstyr)
- Gjør klar den nyansattes arbeidsverktøy og ressurser
- Forbered et introduksjonsprogram og en agenda
- Legg til rette for at den nyansatte kan møte og bli kjent med kollegene
Tracy McDonald fra Thinkific, publiserer på LinkedIn velkomstpakken hun mottok fra dem.
Beste praksis #3: Involver ledere for å fremme bedriftskulturen
Introduksjon av nyansatte er ikke bare HR-teamets ansvar. Selv om HR-medarbeidere ofte vil være involvert i utformingen av et introduksjonsprogram for nyansatte, er det hele organisasjonens ansvar – teammedlemmer, ledere og toppledere – å gjennomføre introduksjonsaktivitetene.
Ved å involvere en leder, for eksempel en grunnlegger, får vedkommende muligheten til å hjelpe nyansatte med å forstå bedriftskulturen, lære dem om selskapets historie og forklare selskapets verdier og forventede atferd.
Det finnes mange måter du kan involvere ledere på, for eksempel:
- Holde en presentasjon av selskapet;
- Gi en omvisning i bygningen eller på arbeidsplassen;
- Presentere et spesifikt opplæringstema; og/eller
- Ta med det nye teammedlemmet ut på kaffe eller lunsj.
Beste praksis #4: Ta i bruk programvare for introduksjon av nyansatte
En effektiv introduksjonsprosess består av mange ulike oppgaver og aktiviteter, fra utfylling av papirer for nyansatte til gjennomføring av introduksjon og opplæringsprogrammer for nyansatte.
Mange HR-informasjonssystemer har innebygde løsninger for automatisering av introduksjonsprosessen som eliminerer dobbeltregistrering av data, reduserer bruken av papirskjemaer og effektiviserer hele prosessen.
De sørger også for at oppgaver ikke blir glemt i løpet av de viktige første dagene, gjennom påminnelser og visuelle arbeidsflyter.
Du kan også ta i bruk programvare for HR-arbeidsflyter for å automatisere repetitive introduksjonsoppgaver som godkjenninger, varsler og deling av dokumenter.
Beste praksis #5: Opprett en levende tillitsavtale med medarbeideren
En tillitsavtale danner grunnlaget for et positivt arbeidsforhold, enten det er mellom medlemmer av en gruppe eller mellom en leder og teammedlemmene sine. Den bør opprettes i fellesskap, skrives ned og gjennomgås og oppdateres regelmessig som et levende dokument.
Ifølge Lorie Corcuera, HR-sjef i DNEG, «Rekrutterings- og introduksjonsprosessen er viktige øyeblikk for å skape tilhørighet. For å supplere det eksisterende introduksjonsprogrammet bør du samarbeide med medarbeideren om å opprette en tillitsavtale. Be den nyansatte definere og dele hva vedkommende trenger for å føle tilhørighet. Del også ditt svar. Dette viser at inkludering og tilhørighet er viktig for deg.»
Beste praksis #6: Gjennomfør regelmessige én-til-én-møter
Hovedformålet med å ha regelmessige én-til-én-møter (1:1) (også kalt «oppfølgingssamtaler») med teammedlemmene dine er å fremme positive og produktive relasjoner mellom deg (lederen) og de enkelte medlemmene av teamet ditt.
Det er viktig å gjøre disse 1:1-samtalene til en del av den nyansattes vanlige arbeidsrutine og etablere dem som en vane så tidlig som mulig. Som en del av introduksjonsprogrammet bør du vurdere å gjennomføre det første 1:1-møtet på den ansattes første arbeidsdag. Dette vil legge grunnlaget for fremtidige møter.
Beste praksis #7: Legg til rette for kontakt med kolleger
Det kan være tøft å være den nye på arbeidsplassen. Det finnes mange måter du kan støtte den nyansatte i arbeidet med å bli kjent med sine nye kolleger og fremme følelsen av tilhørighet og inkludering på, for eksempel:
- Avtal korte introduksjonsmøter med kolleger.
- Be et eksisterende teammedlem om å fungere som mentor eller fadder for den nyansatte.
- Arranger en teamlunsj eller teambuilding-aktivitet for å skape et mer avslappet og uformelt miljø der dere kan bli kjent med hverandre.
- Del en velkomstvideo med den nyansatte før den første arbeidsdagen, der medlemmer av det nye teamet blir introdusert.
- Ved global introduksjon eller introduksjon av fjernarbeidere vil jeg, hvis mulig, anbefale å fly dem inn på kontoret den første eller de to første ukene.
Beste praksis nr. 8: Innhent tilbakemeldinger
Introduksjon av nyansatte består av en rekke aktiviteter, hvorav mange fokuserer på å skape en god medarbeideropplevelse. En måte å forbedre denne på er å innhente tilbakemeldinger gjennom metoder som intervjuer, undersøkelser om introduksjonen og de tidligere nevnte oppfølgingssamtalene.
Tilbakemeldingene fra denne undersøkelsen vil hjelpe deg med å optimalisere introduksjonsprosessen.
Introduksjon er mer enn den første uken
En effektiv introduksjonsprosess bør sørge for at den ansatte føler seg forberedt og motivert i den nye rollen, og at vedkommende har tatt riktig beslutning ved å begynne i virksomheten.
Hvis du tar deg tid til å investere i en god introduksjonsprosess, vil det gi resultater i form av økt produktivitet og bedre bevaring av ansatte, samt styrke avkastningen på introduksjonen.
Det vil også, og dette er viktig, hjelpe deg med å overholde arbeidslovgivningen knyttet til kravene til introduksjon av nyansatte.
Selv om du må investere i noe kursmateriell om introduksjon for rekrutteringsansvarlige og HR-teamene, vil investeringen gi resultater.
Som nevnt tidligere er introduksjon mer enn den første uken, og det kan ta opptil ett år før noen kommer ordentlig inn i sin nye rolle.
Den vanlige oppfatningen er at du bør ha en introduksjonsplan for de første 90 dagene eller omtrent så lenge.
Hvis du trenger hjelp til å lage en slik plan, kan du lese Slik skriver du en 30-, 60- og 90-dagersplan for introduksjonen i organisasjonen din + mal
