Fjernarbeid forbedret produktiviteten vår, men hva med teamdynamikken?
Fjernarbeid har vist seg å være mer enn bare en midlertidig løsning for en rekke svært suksessrike selskaper. Sean Maguire, president i Synivate, ga meg et fascinerende perspektiv på dette spørsmålet i et nylig intervju med ham.
Selskapet ble grunnlagt i 2011 og tilpasset seg endringene som fulgte med covid-19, samt de stadig skiftende kravene i IT-bransjen. Denne strategiske kursendringen gjorde det ikke bare mulig å videreføre driften, men forbedret også samholdet i teamet og produktiviteten betydelig.
I intervjuet mitt med Maguire diskuterte vi den omfattende innvirkningen fjernarbeid har hatt på selskapet hans, og han delte innsikt som kan endre hvordan virksomheter ser på fjernarbeid.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Utviklingen av fjernarbeid
Da pandemien rammet, sto Synivate overfor et presserende behov for å tilpasse seg. Selskapet hadde opprinnelig basert seg på tradisjonell samhandling ansikt til ansikt, men innså at fordelene ved fjernarbeid ikke bare var en midlertidig løsning, men også en strategisk mulighet.
Slik foregikk overgangen.
Nytenkning rundt arbeidsdynamikk
Overgangen til fjernarbeid handlet ikke bare om å endre arbeidssted – den innebar å tenke nytt om hvordan alle deler av arbeidet kunne utføres.
Teammøter gikk for eksempel fra møterom til virtuelle samlinger, og småpraten ved vannkjøleren ble flyttet til Slack-kanaler. Denne endringen bidro til å bevare teamdynamikken og forbedret til og med kommunikasjonseffektiviteten.
Kulturelle endringer
Overgangen til fjernarbeid krevde også en kulturell tilpasning.
Ledelsen i Synivate arbeidet for å skape et miljø der hvert teammedlem følte seg verdsatt og støttet, samtidig som de forsto at det fysiske kontoret ikke lenger var et naturlig omdreiningspunkt for den profesjonelle samhandlingen. Dette innebar regelmessige virtuelle sosiale arrangementer og strukturerte oppfølgingssamtaler for å sikre at ingen følte seg isolert.
En viktig del av den kulturelle endringen var å øke graden av automatisering.
“Automatisering av inn- og utflyttingsprosessene for nye organisasjoner er avgjørende," sa Maguire. "Automatisering av denne prosessen gir en ny bruker en svært ryddig start. Det verste er når noen begynner i et selskap og den første dagen deres blir slik: Hvorfor har jeg ikke tilgang til dette eller hint systemet? Det gir virkelig starten en dårlig retning."
Utnyttelse av teknologi
Det var avgjørende å ta i bruk verktøy som Slack. Disse verktøyene bidro ikke bare til å opprettholde kommunikasjonen, men også til å forbedre koordineringen i teamet.
Synivate brukte ikke bare Slack til kommunikasjon, de tilpasset det også slik at det gjenspeilte arbeidsflytene deres. Det ble opprettet egne kanaler for ulike prosjekter, avdelinger og til og med sosial samhandling. Denne strukturen bidro til å holde samtalene fokuserte og relevante, redusere støy og forbedre informasjonsflyten.
Synivate innså at fjernarbeid kunne føles isolerende, og innførte derfor planlagte daglige samlinger og ukentlige oppfølgingssamtaler i teamet gjennom Slack. Dette var korte, strukturerte møter som skulle samordne teamets mål, dele oppdateringer og håndtere eventuelle umiddelbare bekymringer.
Denne praksisen bidro til å opprettholde en rytme og sørget for at alle var på samme side, samtidig som den fremmet en følelse av samhold og formål.
For å maksimere fordelene ved Slack investerte Synivate i opplæring for alle teammedlemmer, med fokus på beste praksis for kommunikasjon, fildeling og effektiv bruk av Slacks funksjoner.
De utarbeidet også et sett med retningslinjer for god Slack-skikk for å sikre at kommunikasjonen var respektfull og produktiv.
Råd til andre selskaper:
- Strukturer kanalene med omtanke: Organiser Slack-kanalene rundt tydelige temaer eller prosjekter for å holde diskusjonene organiserte og redusere informasjonsoverbelastning.
- Utnytt integrasjoner: Bruk integrasjoner med andre verktøy for å gjøre Slack til navet i arbeidsmiljøet og redusere behovet for å håndtere flere applikasjoner.
- Etabler kommunikasjonsnormer: Fastsett tydelige retningslinjer for hvordan og når Slack skal brukes, inkludert forventninger til responstid og hvilke meldingstyper som passer i de ulike kanalene.
- Regelmessig opplæring: Tilby fortløpende opplæring og oppdateringer om nye funksjoner og beste praksis, slik at teamet beholder gode ferdigheter og arbeider effektivt på plattformen.
- Planlagte samhandlinger: Innfør regelmessige virtuelle møter og oppfølgingssamtaler for å opprettholde et høyt engasjement i teamet og sørge for at alle føler seg tilknyttet og verdsatt.
Overgangen var ikke uten utfordringer, men resultatene var tydelige. Produktiviteten økte merkbart, prosjekter ble levert i tide mer konsekvent, og teammedlemmene rapporterte om høyere arbeidstilfredshet.
Kjerneverdier og kommunikasjon
For enhver organisasjon er overgangen til fjernarbeid tett knyttet til kjerneverdiene, som er mer enn idealistiske ambisjoner – de er praktiske retningslinjer som påvirker daglige handlinger og beslutninger.
For Synivate er dette hvordan disse verdiene aktivt dyrkes:
Ekstremt eierskap
Dette betyr at hvert teammedlem, uavhengig av rolle, tar fullt ansvar for sine bidrag og resultatene av arbeidet sitt. For å oppmuntre til dette har Synivate innført en transparent tilbakemeldingsmekanisme der ansatte jevnlig presenterer prosjektene sine for kolleger for å få kritikk, noe som fremmer en kultur for ansvarlighet og kontinuerlig forbedring.
Kundetilfredshet
Denne kjerneverdien handler om å overgå kundenes forventninger gjennom proaktiv service og rask respons på problemer. Synivate måler kundetilfredsheten jevnlig gjennom spørreundersøkelser og har et responsivt system på plass, slik at hvert teammedlem kjenner til og reagerer på tilbakemeldingene. Denne synligheten hjelper alle med å forstå sin direkte innvirkning på kundeopplevelsene.
Teamarbeid
Synivate fremmer en sterk følelse av samhold i teamet ved å legge til rette for regelmessige virtuelle teambyggingsaktiviteter og bruke samarbeidsverktøy for prosjektstyring som krever aktiv deltakelse fra alle medlemmene. Dette sikrer at ingen føler seg isolert til tross for den fysiske avstanden.
Å følge prosesser
Det er avgjørende å følge etablerte prosesser, spesielt i en fjernarbeidssituasjon.
Synivate bruker detaljerte prosesskart som er integrert i verktøyene for prosjektstyring, slik at alle teammedlemmer følger de samme prosedyrene og retningslinjene. Disse gjennomgås og oppdateres jevnlig for å tilpasses endrede behov.
Å være løsningsorientert
For å oppmuntre til løsningsorientering tilbyr Synivate opplæringsøkter om problemløsning og kreativ tenkning.
De vedlikeholder også en intern wiki der ansatte kan dele innovative løsninger og snarveier de har oppdaget, noe som fremmer et miljø der løsningsorientering blir anerkjent og belønnet.
Å bruke plattformer som Slack, ikke bare til oppgaverelaterte diskusjoner, men også som en arena for å styrke disse kjerneverdiene, er også en del av dette. For eksempel:
- Dedikerte kanaler: Det finnes spesifikke Slack-kanaler for heder og anerkjennelser, der teammedlemmer feirer eksempler på kjerneverdier i praksis.
- Regelmessige innsjekkinger: Daglige og ukentlige innsjekkinger er ikke bare operative oppdateringer, men inkluderer også en del om refleksjon rundt kjerneverdiene, der teammedlemmene deler hvordan de har etterlevd disse verdiene i arbeidet sitt.
Verdier fungerer som et kompass som veileder teammedlemmene i de daglige oppgavene og samhandlingene deres, og sikrer en enhetlig tilnærming til arbeidet som overskrider fysiske barrierer.
Et aktivt engasjement for kjerneverdiene er avgjørende for å opprettholde gode relasjoner i teamet og en felles følelse av formål, noe som er viktig for langsiktig suksess i et fjernarbeidsmiljø.
Tilbakemeldingers og anerkjennelsers rolle i å bygge relasjoner i teamet
Tilbakemeldinger og anerkjennelse spiller en avgjørende rolle i å fremme et positivt og sammensveiset arbeidsmiljø og i å overvinne utfordringene ved å lede fjernarbeidere.
Maguire, som forsto dette, har innført «Tilbakemeldingsfredag» hos Synivate, et fast tidspunkt hver uke der teammedlemmene anerkjenner og setter pris på hverandres innsats. Denne praksisen er tett knyttet til selskapets kjerneverdier og fungerer som en plattform for å styrke prinsippene for teamarbeid i den daglige driften.
Tilbakemeldingsfredag går utover den tradisjonelle oppfatningen av tilbakemeldinger som en ovenfra-og-ned-prosess. I stedet oppmuntrer den til en kultur for anerkjennelse mellom kolleger, der verdsettelse og konstruktive tilbakemeldinger flyter fritt mellom alle nivåer i organisasjonen.
Denne tilnærmingen demokratiserer tilbakemeldinger og gjør dem til et kollektivt ansvar i stedet for en lederoppgave. Den har et dobbelt formål: Den motiverer ikke bare enkeltpersoner ved å anerkjenne bidragene deres, men styrker også båndene i teamet, ettersom medlemmene føler seg verdsatt og sett av kollegene sine.
Å opprettholde fokus og ansvarlighet
Ved overgang til fjernarbeid kan redusert oversikt føre til distraksjoner og et fall i produktiviteten.
For å håndtere dette innførte de Slack-møter, men med en strategisk tilnærming som forbedrer, snarere enn forstyrrer, produktiviteten.
Formål med og tidspunkt for Slack-møter
I motsetning til spontane avbrytelser ved skrivebordet, som kan forstyrre arbeidsflyten, er Slack-møtene hos Synivate nøye planlagt og formålsrettede.
Disse møtene er forbeholdt diskusjoner som er avgjørende og tidssensitive, slik at tidspunktet samsvarer med arbeidsflyten i stedet for å forstyrre den.
More Articles
Retningslinjer for gjennomføring av møter
Fastsett tydelige retningslinjer for hva som utløser et møte, og hva det skal inneholde. Her er noen ting du bør ha i bakhodet.
- Utløsende faktorer: Et møte utløses når en beslutning trenger innspill fra flere enn det asynkron kommunikasjon effektivt kan håndtere, eller når et prosjekt når et kritisk kontrollpunkt som krever tilbakemeldinger i sanntid.
- Retningslinjer for innhold: Hvert møte har en tydelig agenda. Deltakerne forventes å møte forberedt med relevant informasjon, spørsmål eller oppdateringer som krever umiddelbar oppmerksomhet. Denne forberedelsen sikrer at møtene blir korte og produktive.
- Integrering i arbeidsflyten: For å integrere møtene ytterligere i den daglige rutinen uten at de blir en distraksjon, benytter Synivate planleggingspraksis som respekterer de naturlige arbeidsrytmene. Møtene legges ofte til tidspunkter der teammedlemmene har mindre sannsynlighet for å være dypt engasjert i individuelle oppgaver, for eksempel midt på formiddagen eller rett etter lunsj.
Teammedlemmene forteller at disse fokuserte, tidsavgrensede diskusjonene bidrar til å avklare mål, samordne innsatsen raskt og utnytte alles tid effektivt. Denne tilnærmingen gjør potensielle distraksjoner til muligheter for å styrke samarbeidet og øke fremdriften i prosjektene.
Å ta i bruk fjernarbeid
Fremover er Maguires visjon for Synivate i tråd med bredere trender i næringslivet og beste praksis for hybrid arbeid, med vekt på SaaS-løsninger og automatisering.
Dette fokuset handler ikke bare om å utnytte teknologi for moderniseringens skyld, men om å forbedre effektiviteten og effektivisere prosessene, særlig ved introduksjon av nye medarbeidere og avslutning av arbeidsforhold.
I et fjernarbeidsmiljø, der fysiske møter er begrenset, kan automatisering av disse prosessene redusere forsinkelser og misforståelser betydelig. Ved å investere i systemer som gjør disse prosessene sømløse og brukervennlige, kan du sikre at endringer i teamet ikke forstyrrer den overordnede arbeidsflyten.
Overgangen til SaaS-løsninger og automatisering er et strategisk grep som samsvarer med kravene til en moderne fjernarbeidende eller hybrid arbeidsstyrke. Disse teknologiene tilbyr skalerbarhet, fleksibilitet og tilgjengelighet – viktige egenskaper for et distribuert team.
3 viktigste lærdommer
- Strategisk integrering av kommunikasjonsverktøy kan forbedre teamdynamikken og driftseffektiviteten betydelig ved å tilpasse arbeidsflyter og integrere ulike produktivitetsplattformer.
- Godt forankrede kjerneverdier er avgjørende for å opprettholde samhold og motivasjon i team som arbeider eksternt, og de bidrar til å styre samhandling og beslutningsprosesser når fysisk tilstedeværelse mangler.
- Regelmessig måling av viktige resultatindikatorer, som responstid overfor kunder, prosjektleveranser og kundetilfredshet, er avgjørende for å vurdere og dokumentere hvor effektive modeller for fjernarbeid er, og gir innsikt som kan føre til ytterligere forbedringer.
Hvis du vil lære mer om de nyeste trendene innen fjernarbeid og hybrid arbeid, hva som fungerer og hva som ikke gjør det, bør du abonnere på nyhetsbrevet fra People Managing People. Du får de nyeste innsiktene rett i innboksen din.
