Forstå lønnsskatter: En komplett veiledning for 2026
Lønnsskatter er obligatoriske føderale, delstatlige og lokale skatter som du som arbeidsgiver må holde tilbake fra de ansattes lønn, og som du også må betale inn selv. Disse skattene finansierer programmer som trygdeordningen, Medicare og arbeidsledighetstrygd.
Ved slutten av denne artikkelen vil du forstå hver type lønnsskatt, de viktigste detaljene du må være oppmerksom på, og praktiske trinn du kan ta for å håndtere dem på en trygg måte og unngå overraskelser.
Hva er lønnsskatter?
Lønnsskatter er skattene du som arbeidsgiver er pålagt å holde tilbake fra de ansattes godtgjørelse: lønn, bonuser, provisjoner osv.
Disse skattene finansierer viktige offentlige programmer som trygdeordningen, Medicare og arbeidsledighetsforsikring.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hver gang du betaler teamet ditt, sender du derfor ikke bare ut lønn. Du fungerer også som skatteinnkrever for myndighetene ved å beregne nøyaktige beløp, holde dem tilbake, betale inn tilsvarende beløp og sende alt til de riktige offentlige etatene.
Selv om du bare har én ansatt på lønningslisten, kan feil håndtering av skattene dine ved at du betaler for lite, betaler for mye, betaler for sent eller leverer feil skjemaer, føre til bøter, mye lønnsoverhead og administrative problemer.
Hva dekker lønnsskatter?
Nå som du forstår hva det gjelder, er det på tide å se nærmere på hvor mye. Lønnsskatter finansierer bestemte sosiale forsikringsordninger, og de kommer i noen ulike kategorier, som forklart nedenfor.
En merknad før vi begynner: føderalt inntektsskattefratrekk er teknisk sett ikke en lønnsskatt, men det håndteres i samme lønnskjøring og rapporteres på de samme skjemaene, så vi har tatt det med her. I neste del forklarer vi forskjellen mellom de to.
Føderalt inntektsskattefratrekk
Inntektsskattefratrekk er en forskuddsbetaling mot den ansattes årlige inntektsskatt, ikke et bidrag til et bestemt program. Det innebærer å trekke en del av den ansattes lønn og sende den til IRS gjennom året. Det hjelper ansatte med å unngå store skatteregninger eller bøter for manglende innbetaling når de leverer den årlige skattemeldingen.
Beløpet du holder tilbake, avhenger av flere faktorer, og det meste av den viktige informasjonen står i Form W-4.
Ansatte fyller ut dette når de blir ansatt, og det inneholder opplysninger som status for skattemeldingen, antall forsørgede, annen inntekt, fradrag, ytterligere beløp som skal holdes tilbake osv.
FICA-skatter: trygdeordningen og Medicare
FICA-skatter (loven om føderale forsikringsbidrag) består av skatter til trygdeordningen og Medicare, og dette er vanligvis det de fleste forbinder med lønnsskatter.
Både arbeidsgivere og ansatte betaler like mye inn til disse ordningene.
Trygdeordningsskatten er 6,2 %, betalt av både den ansatte og arbeidsgiveren, til sammen 12,4 %. Fra og med 2026 er lønnsgrunnlagsgrensen (den høyeste lønnen som omfattes av skatten) for trygdeordningen $184,500, opp fra $176,100 i 2025.
Medicare-skatten er 1,45 % for arbeidsgiveren og 1,45 % for den ansatte, til sammen 2,9 % Medicare-skatt.
For personer som tjener over $200,000, må arbeidsgiveren holde tilbake ytterligere 0,9 % av lønnen som overstiger $200K, frem til slutten av kalenderåret.
Arbeidsgivere trenger ikke å betale et tilsvarende beløp; du må bare holde dette tilbake fra den ansattes lønn.
Din oppgave er å holde tilbake den ansattes skattebidrag, betale et tilsvarende beløp for trygdeordnings- og Medicare-delene (til sammen 7,65 %) og betale begge halvdelene til myndighetene.
Føderal arbeidsledighetsskatt (FUTA)
Arbeidsgivere er ansvarlige for å betale skatt etter den føderale loven om arbeidsledighetsskatt (FUTA), som finansierer arbeidsledighetstrygd for arbeidstakere som har mistet jobben.
Dette er 100 % ditt ansvar; ansatte betaler ikke inn.
FUTA-skattesatsen er 6 % av de første $7,000 i lønn som betales til hver ansatt i løpet av et kalenderår.
Du som arbeidsgiver kan imidlertid få et fradrag på opptil 5,4 % for å betale delstatlig arbeidsledighetsskatt i tide og i sin helhet, noe som gir en netto FUTA-skattesats på 0,6 %.
Hvis du er kvalifisert, betaler du derfor bare $42 per ansatt per år i FUTA.
Delstatlig arbeidsledighetsskatt (SUTA)
Arbeidsgivere er også ansvarlige for å betale delstatlig arbeidsledighetsskatt, som finansierer arbeidsledighetstrygd på delstatsnivå.
Skattesatser og lønnsgrunnlag for delstatlig arbeidsledighetsskatt varierer fra delstat til delstat og endres hvert år. Tabellen nedenfor viser lønnsgrunnlagene for 2026 og de sist publiserte satsintervallene. Bekreft den nøyaktige satsen din med delstatens myndighet.
| Delstat | 2026 SUTA-lønnsgrunnlag | Arbeidsgiversatsintervall | Merknader |
|---|---|---|---|
| Alabama | $8,000 | 0.14–5.34% | Arbeidstakerbidrag: ingen; sats for nye arbeidsgivere: tabell A (2.7%); 0.06% ESA-opplæringsskatt; ideelle organisasjoner kan velge å refundere i stedet for å betale SUTA |
| Alaska | $54,200 | 1.0–5.4% | Arbeidstakerbidrag: 0.50%; sats for nye arbeidsgivere varierer etter tabell (ingen fast «ny» sats); ingen ekstraskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Arizona | $8,000 | 0.04–9.72% | Arbeidstakerbidrag: ingen; sats for nye arbeidsgivere: 2.0%; ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Arkansas | $7,000 | 0.20–10.10% | Arbeidstakerbidrag: ingen; sats for nye arbeidsgivere: 1.9%; 0.10% administrativ avgift; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| California | $7,000 | 1.5–6.2% | Arbeidstakerbidrag: ingen (arbeidstakere betaler i stedet SDI); sats for nye arbeidsgivere: 3.4% (2026-tabellen er F+, som er tabell F pluss et tillegg på 15%); 0.10% skatt til opplæring i arbeidslivet (ETT); ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Colorado | $30,600 | 0.64–8.86% | Arbeidstakerbidrag: ingen; sats for nye arbeidsgivere: 3.05% (3.08–7.65% for bygg); ingen separat opplæringsskatt; støtte- og soliditetstillegg varierer etter bransje; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Connecticut | $27,000 | 1.1–8.9% | Arbeidstakerbidrag: ingen; sats for nye arbeidsgivere: 2.2%; ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Delaware | $14,500 | 0.30–5.40% | Arbeidstakerbidrag: ingen; sats for nye arbeidsgivere: 1.0%; 0.20% særskilt opplæringsavgift; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| D.C. | $9,000 | 1.9–7.4% | Arbeidstakerbidrag: ingen; sats for nye arbeidsgivere: 2.7%; 0.20% administrativ avgift; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Florida | $7,000 | 0.1–5.4% | Arbeidstakerbidrag: ingen; sats for nye arbeidsgivere: 2.7%; ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Georgia | $9,500 | 0.04–8.1% | Arbeidstakerbidrag: ingen; sats for nye arbeidsgivere: 2.64% (fast til og med 2026); 0.06% administrativ avgift; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Hawaii | $64,500 | 0.0–5.6% | Arbeidstakerbidrag: ingen (arbeidstakere betaler i stedet TDI); ny arbeidsgiver: tabell C (varierer etter virksomhetstype); 0.01% avgift til opplæring i arbeidslivet; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Idaho | $58,300 | 0.225–5.4% | Arbeidstakerbidrag: ingen; sats for nye arbeidsgivere: 1.00%; tilleggsskatter for liten arbeidsstyrke og administrasjon (0.00–0.00675% pluss 0.00–0.03825%); ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Illinois | $14,250 | 0.2–7.3% | Arbeidstakerbidrag: ingen; sats for nye arbeidsgivere: 3.65% (inkluderer FRR); 0.55% FRR-skatt til oppbygging av fondet; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Indiana | $9,500 | 0.5–7.4% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 2.5% (1.6% for offentlige arbeidsgivere); ingen soliditetstillegg; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Iowa | $20,400 | 0–7.0% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 1.0% (7.0% for bygg); ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Kansas | $15,100 | 0.00–6.65% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 1.75% (5.55% for bygg); ingen tillegg til oppbygging av fondet (0%); ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Kentucky | $12,000 | 0.3–9.0% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: tabell A (2.7%; 9–10% for bygg); 0.075% SCUF (delstatlig opplæringsfond); ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Louisiana | $7,000 | 0.09–6.2% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: varierer etter bransje (NAICS-basert); skatt til opplæring av ansatte pluss Integrity Social Charge Fund (varierer); ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Maine | $12,000 | 0.0–5.75% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: varierer etter tabell (bekreft med Maine DOL); 0.14% CSSF- og 0.16% UPAF-skatt til arbeidsstyrkefond; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Maryland | $8,500 | 0.3–7.5% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: tabell A (2.6%; 3.3% for bygg); ingen tilleggsvurderinger; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Massachusetts | $15,000 | 0.83–12.65% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: tabell D (2.13%; 5.45% for bygg); 0.056% skatt til opplæring av arbeidsstyrken (WTF); ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Michigan | $9,000 (bekreft; enkelte kilder oppgir $9,500) | 0.06–10.30% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 2.7% (4.9% for bygg); ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Minnesota | $44,000 | 0.40–8.90% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: varierer etter bransje (1.0–8.9%); 0.10% vurdering til utvikling av arbeidsstyrken; 5% soliditetstillegg (underskudd i fondet); ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Mississippi | $14,000 | 0.2–5.4% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 1.0–1.2% (trinnvis etter lønnsutbetalinger); 0.2% samlet tillegg til arbeidsstyrken (MS Works, opplæring); ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Missouri | $9,000 | 0.0–6.0% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 2.376% (1.00% for ideelle organisasjoner); 0.02% automatiseringstillegg; ideelle organisasjoner kan velge å refundere (betaler 1% i stedet for 2.376%) |
| Montana | $47,300 | 0.0–6.12% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: tabell 1 (1.0–2.0% etter lønnsstørrelse); 0.13–0.18% skatt til administrasjonsfondet; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Nebraska | $9,000 / $24,000 | 0–5.4% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 1.25% (5.4% for bygg); 20% SUIT-fordelingstillegg på SUI-satsen; høyere grunnlag ($24,000) for arbeidsgivere i gruppen med høyest sats; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Nevada | $43,700 | 0.25–5.4% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 2.95%; 0.05% tillegg til programmet for karriereutvikling; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| New Hampshire | $14,000 | 0.1–7.0% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: tabell I (2.7%); 0.4% administrativt tillegg; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| New Jersey | $44,800 | 0.6–6.4% | Arbeidstakerbidrag: ja, en liten andel av lønnen (under 1%); ny arbeidsgiver: tabell D (3.1%); 0.10% til utvikling av arbeidsstyrken pluss 0.0175% supplerende tillegg; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| New Mexico | $34,800 | 0.33–6.4% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 1.0% (eller bransjegjennomsnittet hvis dette er høyere); ingen tilleggsvurderinger; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| New York | $17,600 | 2.025–9.825% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 4.025%; 0.075% tillegg for tjenester tilbake i arbeid; 0.12% rentetillegg; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Nord-Carolina | $34,200 | 0.06–5.76% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 1.0%; ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Nord-Dakota | $46,600 | 0.14–9.69% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 1.03% (6.09% for offentlige arbeidsgivere; 9.69% for bygg); ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Ohio | $9,000 | 0.4–10.1% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 2.7% (5.6% for bygg); ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Oklahoma | $25,000 | 0.3–9.2% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: betinget faktor D (1.5%); 5% tillegg til teknologisk reinvestering; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Oregon | $56,700 | 0.9–5.4% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: tabell III (2.4%); kvartalsvis utligningstillegg (omtrent 0.109–0.139%); ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Pennsylvania | $10,000 | 1.419–10.373% | Arbeidstakerbidrag: 0.07%; ny arbeidsgiver: 3.822% (10.592% for bygg); 0% rentetillegg på obligasjoner; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Rhode Island | $30,800 | 0.89–9.49% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: tabell G (0.89%); 0.21% skatt til fondet for jobbskaping; høyere grunnlag for arbeidsgivere med høyeste sats; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Sør-Carolina | $14,000 | 0–5.4% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 0.29%; 0.06% beredskapstillegg (0.00% soliditet); ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Sør-Dakota | $15,000 | 0–8.8% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: tabell C (1.2% generelt; 1.0% for bygg); 0.02% administrativt tillegg pluss 0–0.55% investeringstillegg; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Tennessee | $7,000 | 0.01–10.0% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: varierer etter NAICS-kode; ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Texas | $9,000 | 0.25–6.25% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 2.7% (eller bransjegjennomsnittet hvis dette er høyere); 0.10% skatt på opplæringsinvesteringer; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Utah | $50,700 | 0.2–7.2% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 7.2% (for bygg); øvrige satser varierer etter bransje; ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Vermont | $15,400 | 0.4–5.4% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: tabell 1 (1.0%); ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Virginia | $8,000 | 0.1–6.2% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 2.5% (6.2% for utenlandske eller misligholdende arbeidsgivere); 0.05% administrativ avgift; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Washington | $78,200 | 0.27–6.02% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: 90% av bransjegjennomsnittet (minimum 1.0%); 0.03% EAF pluss 0.03% soliditetstillegg; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Vest-Virginia | $9,500 | 1.5–8.5% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: satser i kolonne C (2.7%; 8.5% for bygg); ingen tilleggsvurderinger; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Wisconsin | $14,000 | 0.0–12% (små); 0.05–12% (store) | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: tabell D (3.05% små; 3.25% store; 2.90%/3.10% for bygg); ingen tilleggsskatter; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
| Wyoming | $33,800 | 0–8.5% | Arbeidstakerbidrag: ingen; ny arbeidsgiver: varierer etter arbeidsgiverklasse; 0.0423% skatt til fondet for sysselsettingsstøtte pluss 0.0143% opplæringstillegg til utvikling av arbeidsstyrken; ideelle organisasjoner kan velge å refundere |
Kilder: EY Skattepliktige lønnsgrunnlag for arbeidsledighetsforsikring i delstatene i 2026
Noen delstater har også tilleggsskatter for uføretrygdordninger og ordninger for betalt familiepermisjon.
Seks delstater har ordninger for delstatsbasert uføreforsikring (SDI), mens ytterligere 16 har eller vil få forsikringsordninger for betalt familie- og medisinsk permisjon (PFML). Her er en oversikt:
| Delstat | Ordning(er) | Lønnsgrunnlag (2026) | Arbeidstakersats | Arbeidsgiversats | Viktige unntak | Merknader |
|---|---|---|---|---|---|---|
| California | SDI (inkluderer betalt familiepermisjon) | Ingen (all lønn) | 1.3% | 0% | – | Finansieres fullt ut av arbeidstakerne. |
| Colorado | PFML | $184,500 | 0.44% | 0.44% (0% hvis <10 ansatte) | <10 ansatte (ingen arbeidsgiverandel) | Bekreft satsen for 2026 med CDLE. |
| Connecticut | PFML | $184,500 | 0.5% | 0% | – | – |
| Delaware | PFML | $184,500 | 0.4% | 0.4% | <10 ansatte fritatt; 10–24 ansatte dekker bare foreldrepermisjon | Totalsatsen er 0.8% (0.32% foreldrepermisjon, 0.4% medisinsk permisjon, 0.08% omsorg for familiemedlemmer), fordelt likt. |
| District of Columbia | PFML | Ingen (all lønn) | 0% | 0.75% | – | Finansieres kun av arbeidsgiveren. |
| Hawaii | TDI | Ukentlig lønnstak (bekreft tallet for 2026) | Opptil 0.5% av lønnen, med ukentlig tak | Resterende del av kostnadene for ordningen | – | Tallene for 2026 var ikke tilgjengelige da jeg undersøkte dette. |
| Maine | PFML | $184,500 | 0.5% | 0.5% (0% hvis <15 ansatte) | <15 ansatte (ingen arbeidsgiverandel) | Totalsatsen er 1%. Ytelsene startet 1. mai 2026. |
| Maryland | PFML | Social Security-grunnlaget | 0.45% | 0.45% (0% hvis <15 ansatte) | <15 ansatte (ingen arbeidsgiverandel) | Innbetalingene starter 1. januar 2027. Ytelsene starter i januar 2028. Totalsatsen er 0.9%. |
| Massachusetts | PFML | $184,500 | Omtrent 0.46% (0.18% familie + 0.28% medisinsk) | Omtrent 0.42% (arbeidsgivere med 25+ ansatte) | <25 ansatte (ingen arbeidsgiverandel) | Satsene er uendret for 2026. Bekreft fordelingen for medisinsk permisjon på Mass.gov. |
| Minnesota | PFML | Omtrent $185,000 (Social Security-grunnlaget, avrundet) | 0.44% | 0.44% | – | Ordningen startet 1. januar 2026. Totalsatsen er 0.88%. Reduserte satser kan gjelde for enkelte små arbeidsgivere. |
| New Hampshire | PFML (frivillig) | – | – | – | Valgfri deltakelse | Arbeidsgivere kan få et skattefradrag på 50% ved frivillig deltakelse. |
| New Jersey | TDI; FLI | TDI: $44,800 (arbeidsgiver); FLI og TDI for arbeidstakere: $171,100 | TDI 0.19%; FLI 0.23% | TDI: 0.5% for nye arbeidsgivere (0.1%–0.7% for andre); FLI: 0% | – | Bekreft satsene med NJ Division of Temporary Disability. |
| New York | DBL (SDI); PFL | PFL: annualisert gjennomsnittlig ukelønn i delstaten (omtrent $95,349) | PFL: 0.432% (maks. $411.91/år); DBL: et lite fast ukentlig beløp | DBL: resterende del av kostnadene for ordningen; PFL: 0% | – | PFL finansieres av arbeidstakerne. |
| Oregon | PFML | $184,500 | 0.6% | 0.4% (0% hvis <25 ansatte) | <25 ansatte (ingen arbeidsgiverandel) | Arbeidstakerne betaler 0.6% uavhengig av arbeidsgiverens størrelse. |
| Rhode Island | TDI; TCI | Bekreft 2026 (én kilde oppgir $100,000) | 1.3% | 0% | – | Finansieres av arbeidstakerne. |
| Vermont | PFML (frivillig) | – | – | – | Valgfri deltakelse | – |
| Virginia | PFML (nylig vedtatt) | – | – | – | – | Vedtatt i april 2026. Innbetalingene starter 1. april 2028. Ytelsene starter 1. desember 2028. |
| Washington | PFML; LTC | PFML: $184,500; LTC: ingen | PFML: omtrent 0.81% (71.43% av 1.13%); LTC: 0.58% | PFML: omtrent 0.32% (0% hvis <50 ansatte) | <50 ansatte (ingen arbeidsgiverandel) | Arbeidstakerne betaler alltid sin PFML-andel. WA Cares (LTC) betales av arbeidstakerne, og arbeidstakerne kan reservere seg med godkjent privat dekning. |
Ytterligere lokale skatter eller byskatter
I enkelte jurisdiksjoner, som New York City og San Francisco, kan lokale lønnsskatter gjelde. Dette kan omfatte lokale inntektsskatter, arbeidsgiverskatter og skatter til skoledistrikter.
Internasjonale lønnsskatter (hvis du ansetter utenfor USA)
Hvis du ansetter medarbeidere internasjonalt, er du ofte underlagt skattelovgivningen i det aktuelle landet, ikke bare i USA.
I Canada må arbeidsgivere for eksempel håndtere CPP (Canada Pension Plan), EI (Employment Insurance) og innbetaling av inntektsskatt.
Ettersom disse reglene og forskriftene varierer betydelig, er det best å bruke en global lønnstjeneste eller en EOR (arbeidsgiver på vegne av andre) for å sikre at du overholder regelverket.
Endringer fra år til år (2025 til 2026)
- Lønnsgrunnlag for Social Security: $176,100 → $184,500 (+$8,400).
- FICA-skattesatser og Medicare-satser: Uendret i henhold til loven.
- Tilbakeholdelse av skatt på tilleggsutbetalinger: Forblir 22 % (37 % over 1 million dollar), permanent videreført gjennom P.L. 119-21.
- Nytt for 2026: P.L. 119-21 innførte fradrag for kvalifiserte tips (opptil 25 000 dollar) og kvalifisert overtidsbetaling (opptil 12 500 dollar / 25 000 dollar for ektepar som leverer felles skattemelding) fra føderal inntektsskatt — selv om disse beløpene fortsatt er underlagt FICA. Arbeidsgivere må benytte oppdaterte instruksjoner for tilbakeholdelse i skjema W-4 i henhold til Publication 15-T.
- Rapporteringsgrense for 1099-NEC / W-2: Hevet fra 600 dollar til 2 000 dollar for betalinger fra og med 2026 i henhold til P.L. 119-21.
Lønnsskatter sammenlignet med tilbakeholdt inntektsskatt
Begge trekkes fra den samme lønnsutbetalingen og vises på den samme lønnsslippen, men de fungerer svært forskjellig.
| Tilbakeholdt inntektsskatt | Lønnsskatter | |
|---|---|---|
| Hva det er | En forskuddsbetaling mot den ansattes årlige inntektsskatt | Øremerkede bidrag til sosiale forsikringsordninger |
| Hvem betaler | Kun den ansatte (arbeidsgiveren trekker beløpet og innbetaler det) | Deles ved FICA; bare arbeidsgiveren betaler føderal arbeidsledighetsskatt (FUTA) og i de fleste delstater (SUTA) |
| Hvor det går | Føderal skatt, samt delstats- og lokal inntektsskatt der det er aktuelt, som finansierer generelle offentlige utgifter | Trygdeordningen, Medicare, arbeidsledighetsforsikring og i noen delstater betalt familiepermisjon eller uføreforsikring |
| Hvordan det beregnes | Varierer etter lønn, skattemeldingsstatus og valg i W-4 | Faste prosentsatser av lønn |
| Satsstruktur | Progressiv: høyere inntekter skattlegges med høyere satser | Hovedsakelig flat: 6,2 % trygdeavgift og 1,45 % Medicare for både arbeidsgiver og arbeidstaker |
| Lønnsgrense | Ingen | Trygdeordningen stopper ved det årlige lønnsgrunnlaget (184 500 dollar i 2026). Medicare har ingen grense, og FUTA gjelder bare for de første 7 000 dollarene per ansatt. |
| Endelig beløp | Avstemmes når den ansatte leverer skattemelding, og kan føre til tilbakebetaling eller skyldig restskatt | Endelig ved betaling, uten tilbakebetaling ved for høyt eller for lavt trekk (bortsett fra overskytende trygdeavgift som er trukket av flere arbeidsgivere) |
Viktige punkter
- Begge holdes i forvaring. Tilbakeholdt inntektsskatt og den ansattes andel av FICA tilhører myndighetene, ikke virksomheten. Manglende innbetaling kan utløse straff for manglende innbetaling av betrodde skattetrekk, som kan gjøre eiere eller ansvarlige personer personlig ansvarlige.
- Det er bare FICA som faktisk deles. Arbeidsgiveren og den ansatte betaler hver 6,2 % for trygdeordningen og 1,45 % for Medicare, altså 7,65 % hver og 15,3 % samlet. Personer med høy inntekt må også betale en ekstra Medicare-skatt på 0,9 % av lønn over 200 000 dollar, som utelukkende betales av den ansatte.
- Tilbakeholdelsen er et estimat. Når W-4-skjemaet justeres, endres hvor mye som holdes tilbake, ikke hva den ansatte til slutt skylder.
- Fradrag før skatt behandler de to forskjellig. Tradisjonelle 401(k)-innbetalinger reduserer lønnen som brukes til beregning av inntektsskatt, men ikke lønnen som brukes til trygdeordningen eller Medicare. Ytelser etter Section 125, som helseforsikringspremier, reduserer vanligvis begge deler.
Skatt for selvstendig næringsdrivende
Selvstendig næringsdrivende — enkeltpersonforetak, uavhengige oppdragstakere, frilansere og eiere av LLC-er med ett medlem — har ingen arbeidsgiver å dele FICA med. I stedet betaler de det tilsvarende gjennom skatt for selvstendig næringsdrivende, som rapporteres på Schedule SE.
Slik beregnes skatt for selvstendig næringsdrivende
Skattesatsen for selvstendig næringsdrivende er 15,3 % — den samlede andelen for arbeidstaker og arbeidsgiver av trygdeordningen (12,4 %) og Medicare (2,9 %). Skatten beregnes imidlertid ikke av bruttoinntekten fra selvstendig næringsvirksomhet. Beregningen bruker en multiplikator på 92,35 % for å ta hensyn til at arbeidsgivere ikke betaler FICA av arbeidsgiverens egen andel av FICA:
- Beregn nettoinntekten fra selvstendig næringsvirksomhet (nettoresultat fra Schedule C eller netto inntekt fra jordbruk fra Schedule F).
- Multipliser nettoinntekten med 92,35 % for å finne skattegrunnlaget for skatt på selvstendig næringsvirksomhet.
- Beregn 12,4 % trygdeavgift av skattegrunnlaget opptil lønnsgrunnlaget på 184 500 dollar (redusert med eventuell lønn fra en W-2-jobb der trygdeavgift allerede er trukket).
- Beregn 2,9 % Medicare av hele skattegrunnlaget uten noen øvre grense.
- Hvis skattegrunnlaget for selvstendig næringsvirksomhet overstiger 200 000 dollar (250 000 dollar for ektepar som leverer felles skattemelding), beregnes den ekstra Medicare-skatten på 0,9 % av det overskytende beløpet.
Den fradragsberettigede halvdelen
Selvstendig næringsdrivende kan trekke fra 50 % av skatten på selvstendig næringsvirksomhet som en justering av bruttoinntekten på Schedule 1 i Form 1040. Dette fradraget reduserer inntektsskatten, men reduserer ikke selve skatten på selvstendig næringsvirksomhet. Det er utformet for å tilnærme skattebehandlingen av ansatte, der arbeidsgiverbetalt FICA aldri inngår i den skattepliktige inntekten.
Kvartalsvise forskuddsbetalinger
Selvstendig næringsdrivende må vanligvis betale beregnet skatt kvartalsvis ved å bruke Form 1040-ES hvis de forventer å skylde 1 000 dollar eller mer i samlet inntektsskatt og skatt på selvstendig næringsvirksomhet for året. De kvartalsvise fristene er 15. april, 15. juni, 15. september og 15. januar året etter. Manglende rettidige innbetalinger utløser en straff for underbetaling i henhold til IRC Section 6654.
For frilansere og gigarbeidere er skatten på selvstendig næringsvirksomhet på 15,3 % ofte en større overraskelse enn inntektsskatten, fordi det ikke finnes noen arbeidsgiver som dekker halvparten av kostnaden. En selvstendig næringsdrivende som tjener 100 000 dollar i netto overskudd, vil skylde omtrent 14 130 dollar i skatt på selvstendig næringsvirksomhet alene, før eventuell inntektsskatt. Det er avgjørende å forstå denne forpliktelsen – og sette av penger hvert kvartal – for å unngå et skattestøt ved årets slutt.
Slik beregner du lønnsskatter (med eksempler)
For å se hvordan lønnskjøring fungerer i praksis, følger vi Jamie, en markedssjef i California som tjener 100 000 dollar i året og får utbetalt lønn månedlig. Jamie leverer skattemelding som enslig, har ingen andre justeringer på W-4-skjemaet og betaler 500 dollar i måneden til en tradisjonell 401(k). Dette bidraget er ikke underlagt føderal eller delstatlig inntektsskatt, men inngår fortsatt i lønnen som brukes til trygdeordningen, Medicare og FUTA.
Trinn 1: Beregn bruttolønn
Bruttolønn er alt en ansatt tjener før fradrag. Dette omfatter lønn, faste lønninger, bonuser, provisjoner, tips og annen skattepliktig godtgjørelse.
- Timelønnede ansatte: Multipliser antall arbeidede timer med timelønnen. Ansatte som ikke er unntatt, må få overtidsbetaling på 1,5 ganger sin vanlige lønnssats for timer over 40 i en arbeidsuke. Enkelte delstater, som California, har ytterligere regler for daglig overtid.
- Fastlønnede ansatte: Del årslønnen på antall lønnsperioder (for eksempel 26 for lønn annenhver uke, 24 for lønn to ganger i måneden eller 12 for månedslønn). Fastlønnede ansatte som ikke oppfyller kravene for unntak, har fortsatt krav på overtidsbetaling.
Jamies eksempel: 100 000 dollar ÷ 12 = 8 333,33 dollar i bruttolønn per måned.
Trinn 2: Trekk fra fradrag før skatt
Trekk bidrag før skatt fra bruttolønnen for å finne skattepliktig lønn. Vanlige eksempler omfatter pensjonsinnskudd til 401(k) og 403(b), helseforsikringspremier, innskudd til HSA og FSA samt godkjente pendlerfordeler.
Ikke alle fradrag før skatt reduserer alle skatter. Bidrag til tradisjonelle 401(k)- og 403(b)-ordninger reduserer lønnen som inntektsskatten beregnes av, men er fortsatt underlagt trygdeordningen, Medicare og FUTA. Ytelser som tilbys gjennom en Section 125-kafeteriaplan, for eksempel helseforsikringspremier, FSA-er og HSA-bidrag trukket fra lønnen, reduserer vanligvis både inntektsskatten og FICA-lønnen. Hold de to lønnstallene atskilt, slik at hver skatt beregnes av riktig beløp.
Jamies eksempel: Lønn som inntektsskatten beregnes av, er 8 333,33 dollar − 500 dollar = 7 833,33 dollar. Lønn som brukes til trygdeordningen, Medicare og FUTA, er fortsatt hele 8 333,33 dollar.
Trinn 3: Trekk føderal inntektsskatt
Trekk av føderal inntektsskatt er basert på den ansattes Form W-4 og skattepliktige lønn etter fradrag før skatt. De fleste arbeidsgivere bruker IRS' prosentmetode eller lønnstabeller i publikasjon 15-T, eller lar lønnssystemet håndtere beregningen. Prosessen fungerer slik:
- Beregn den ansattes skattepliktige lønn på årsbasis.
- Trekk fra standardfradraget for skattemeldingsstatusen (16 100 dollar for enslige og 32 200 dollar for ektefeller som leverer felles skattemelding i 2026), justert for eventuelle oppføringer på W-4.
- Bruk de gjeldende føderale skattesatsene på resultatet.
- Del den årlige skatten på antall lønnsperioder for å finne trekket per lønnsutbetaling.
Skattetrekket er bare et anslag på hva den ansatte kommer til å skylde. Det endelige beløpet fastsettes når vedkommende leverer skattemeldingen.
Jamies eksempel:
- Skattepliktig lønn på årsbasis: 7 833,33 dollar × 12 = 94 000 dollar
- Fratrukket standardfradraget på 16 100 dollar: 77 900 dollar
- Skatt ved bruk av skattesatsene for enslige i 2026: 1 240 dollar (10 % av de første 12 400 dollar) + 4 560 dollar (12 % av de neste 38 000 dollar) + 6 050 dollar (22 % av de 27 500 dollarene over 50 400 dollar) = 11 850 dollar
- Per lønnsutbetaling: 11 850 dollar ÷ 12 = 987,50 dollar per måned
Jamies høyeste skattesats er 22 %, men denne satsen gjelder bare inntekt over 50 400 dollar, og derfor er det effektive trekket langt lavere enn 22 % av lønnen. Lønnssystemer som bruker prosentmetoden i publikasjon 15-T, vil komme nær dette tallet, men kan avvike med noen få dollar.
Trinn 4: Beregn FICA- og FUTA-skatter
FICA omfatter trygdeordningen og Medicare. Hold tilbake 6,2 % av lønnen til trygdeordningen (opptil det årlige lønnsgrunnlaget, 184 500 dollar i 2026) og 1,45 % til Medicare (uten øvre grense) fra den ansatte. Arbeidsgiveren betaler en tilsvarende andel på 7,65 %. Ansatte som tjener over 200 000 dollar, må også betale en ekstra Medicare-skatt på 0,9 %, som arbeidsgiveren holder tilbake, men ikke betaler en tilsvarende andel av.
FUTA betales bare av arbeidsgiveren. Den nominelle satsen er 6,0 % på de første 7 000 dollarene av hver ansatts lønn, men de fleste arbeidsgivere får en kreditering på opptil 5,4 % for å betale delstatlig arbeidsledighetsskatt i tide, noe som gir en effektiv sats på 0,6 % (maksimalt 42 dollar per ansatt per år). Arbeidsgivere i delstater med reduksjon i krediteringen, som har ubetalte føderale arbeidsledighetslån, mister deler av denne krediteringen og betaler mer. California er en av disse delstatene.
Eksempel med Jamie:
- Trygdeordningen: 6,2 % × 8 333,33 dollar = 516,67 dollar fra Jamie, pluss 516,67 dollar fra arbeidsgiveren
- Medicare: 1,45 % × 8 333,33 dollar = 120,83 dollar fra Jamie, pluss 120,83 dollar fra arbeidsgiveren
- FUTA: Standardsatsen ville vært 42 dollar per år, men arbeidsgivere i California omfattes av en reduksjon i krediteringen. Den var 1,2 % for 2025, noe som ga en effektiv sats på 1,8 %. For 2026 står California overfor en mulig reduksjon på 1,5 %, noe som ville gitt en effektiv sats på 2,1 %, eller 147 dollar per år på de første 7 000 dollarene av Jamies lønn. Den endelige satsen for 2026 fastsettes ikke før etter 10. november 2026.
Jamies første lønnsutbetaling (8 333,33 dollar) overstiger FUTAs lønnsgrunnlag på 7 000 dollar, så hele FUTA-forpliktelsen påløper i januar. Betalingen følger den normale tidsplanen: Den innbetales sammen med den kvartalsvise FUTA-innbetalingen når den akkumulerte forpliktelsen overstiger 500 dollar, eller betales med skjema 940 ved årets slutt hvis den aldri gjør det. Eventuelle beløp som skyldes reduksjon i krediteringen, anses som påløpt i fjerde kvartal og forfaller 31. januar året etter.
Trinn 5: Beregn delstatlige og lokale skatter
Undersøk om delstaten eller kommunen krever skattetrekk på inntekt. Noen delstater, som Texas og Florida, har ingen slik skatt, mens andre har faste eller progressive satser, og enkelte byer legger til egne skatter.
Du må også betale delstatlig arbeidsledighetsskatt (SUTA). I de fleste delstater betales den bare av arbeidsgiveren, selv om noen få krever små bidrag fra de ansatte. Satsene avhenger av delstaten og selskapets skadehistorikk, og hver delstat fastsetter sitt eget skattepliktige lønnsgrunnlag.
Eksempel med Jamie:
- Inntektsskatt i California: California skattlegger heller ikke innbetalinger til 401(k). Jamies årlige skattepliktige inntekt er 100 000 dollar − 6 000 dollar (401(k)) − 5 706 dollar (standardfradrag i California) = 88 294 dollar. Ved bruk av Californias sist publiserte satsoversikt er skatten 3 201,97 dollar + 9,3 % av beløpet over 72 724 dollar, noe som utgjør omtrent 4 650 dollar per år, eller cirka 387,50 dollar per måned. Californias mindre skattefradrag for personlige fritak vil redusere dette noe. Det faktiske skattetrekket følger EDDs tabeller, så se på dette som et estimat.
- SUTA: Nye arbeidsgivere i California betaler 3,4 % på de første 7 000 dollarene av lønnen, noe som utgjør 238 dollar per år.
- Skatt på opplæring av arbeidstakere (ETT): Arbeidsgivere i California betaler også 0,1 % på de første 7 000 dollarene, noe som utgjør 7 dollar per år.
Akkurat som for FUTA nås lønnsgrunnlagene for SUTA og ETT med Jamies første lønnsutbetaling, så skatten påløper i januar. SUTA og ETT betales med den kvartalsvise delstatsoppgaven, som vanligvis forfaller innen utgangen av måneden etter hvert kvartal.
Trinn 6: Beregn delstatlige SDI- og PFML-bidrag
Noen delstater finansierer kortvarig uføreforsikring (SDI) eller betalt familie- og medisinsk permisjon (PFML) gjennom lønnsbidrag. Avhengig av delstaten betales disse av den ansatte, arbeidsgiveren eller begge, og satser og lønnsgrenser varierer. California, New Jersey, New York, Washington og Colorado er blant delstatene som har slike ordninger. Sjekk de gjeldende satsene hos delstatsmyndighetene før du kjører lønn.
Eksempel med Jamie: Californias SDI (som omfatter betalt familiepermisjon) betales bare av den ansatte, med 1,3 % av all lønn i 2026 uten øvre lønnsgrense: 1,3 % × 8 333,33 dollar = 108,33 dollar per måned.
Trinn 7: Hold tilbake, innbetal og rapporter
Når beregningene er ferdige, holder du skattene tilbake fra den ansattes lønnsutbetaling, legger til arbeidsgiverens andel av FICA, FUTA og delstatlige skatter, og innbetaler alt i tide. Føderale innbetalinger gjøres vanligvis elektronisk gjennom EFTPS etter en månedlig eller halvmånedlig tidsplan, avhengig av den samlede skatteforpliktelsen.
Deretter leverer du de nødvendige skjemaene:
- Skjema 941 kvartalsvis, med rapportering av tilbakeholdt inntektsskatt og FICA-skatter
- Skjema 940 årlig, for FUTA
- Skjemaene W-2 og W-3 innen 31. januar (eller neste virkedag), til de ansatte og trygdeetaten
- Delstatlige og lokale oppgaver etter behov
Tilbakeholdte skatter holdes i forvaring for myndighetene, så forsinkede eller uteblitte innbetalinger kan føre til gebyrer, inkludert personlig ansvar for de ansvarlige personene.
Jamies månedlige lønnsutbetaling:
| Trekk fra ansattes lønn | Beløp |
|---|---|
| Føderal inntektsskatt | $987.50 |
| Social Security (6.2%) | $516.67 |
| Medicare (1.45%) | $120.83 |
| Inntektsskatt i California (estimat) | $387.50 |
| California SDI (1.3%) | $108.33 |
| 401(k)-innskudd (før skatt) | $500.00 |
| Totale trekk | $2,620.83 |
| Netto utbetalt lønn | $5,712.50 |
Arbeidsgiverkostnader i tillegg til Jamies lønn:
| Arbeidsgiveravgift | Januar | Februar–desember (hver måned) |
|---|---|---|
| Arbeidsgivers andel av Social Security (6.2%) | $516.67 | $516.67 |
| Arbeidsgivers andel av Medicare (1.45%) | $120.83 | $120.83 |
| FUTA (2.1% anslått) | $147.00 | $0 |
| California SUTA (3.4%) | $238.00 | $0 |
| California ETT (0.1%) | $7.00 | $0 |
| Totalt | $1,029.50 | $637.50 |
I løpet av året utgjør det omtrent $8,042 i arbeidsgiverens lønnsskatter i tillegg til Jamies lønn på $100,000. Tabellen viser når hver skatt påløper, ikke når den betales, siden SUTA, ETT og FUTA betales kvartalsvis eller årlig.
Det er mye manuelt regnearbeid for bare én ansatt, og det må gjentas hver lønningsperiode, med satser og lønnsgrunnlag som endres hvert år. Når du multipliserer dette med et helt team, er det lett å forstå hvorfor så mange virksomheter automatiserer prosessen.
Andrew Lokenauth, deltids-CFO og finansekspert, gjenspeiler dette synet:
Etter å ha håndtert mer enn $10M i årlige lønnsutbetalinger har jeg utviklet et idiotsikkert system. Først beregner du bruttolønn. Deretter trekker du fra fradrag før skatt, som helseforsikring og 401k.
Eksperttips: Bruk lønnssystem eller skattemyndighetenes kalkulator for skattetrekk. Manuelle beregninger er å be om problemer.”
Viktige skjemaer for lønnsskatt og hva de brukes til
I tillegg til skattene må du også levere de riktige skjemaene til de riktige myndighetene innen fristene. Her er en oversikt over de viktigste skjemaene alle arbeidsgivere bør kjenne til, hva de brukes til og når de skal leveres.
1. Skjema W-2: Lønns- og skatteoppgave
Hva det gjør: Rapporterer lønn som er utbetalt og skatt som er trukket for hver ansatt.
Hvem mottar det: Ansatte, Social Security Administration (SSA) og noen ganger statlige skattemyndigheter.
Frist:
- Til ansatte: Innen 31. januar
- Til SSA (på papir eller elektronisk): Innen 31. januar
Hvis du leverer for sent eller fyller ut skjemaet feil, kan gebyret være opptil $310 per skjema, avhengig av hvor sent du leverer.
2. Skjema W-3: Oversendelse av lønns- og skatteoppgaver
Hva det gjør: Et sammendrags- og oversendelsesskjema som summerer alle W-2-skjemaene som sendes til SSA.
Hvem mottar det: SSA (bare når W-2-skjemaer sendes på papir).
Frist: Innen 31. januar, samme frist som for W-2-skjemaene.
3. Skjema 941: Arbeidsgiverens kvartalsvise føderale skattemelding
Hva det gjør: Rapporterer føderal inntektsskatt som er trukket, samt Social Security- og Medicare-skatter (FICA).
Hvem mottar det: IRS
Frist:
- Kvartalsvis: 30. april, 31. juli, 31. oktober, 31. januar
- Selv om det ikke ble utbetalt lønn i kvartalet, må skjemaet fortsatt leveres (med mindre du har levert en endelig skattemelding).
Hvis du er en sesongbasert arbeidsgiver eller ansetter sjelden, kan du oppgi dette på skjemaet for å unngå unødvendige meldinger fra IRS.
4. Skjema 940: Arbeidsgiverens årlige føderale FUTA-melding for arbeidsledighetsskatt
Hva det gjør: Rapporterer og betaler FUTA-skatt, som finansierer føderale arbeidsledighetsytelser.
Hvem mottar det: IRS
Frist: Årlig: Innen 31. januar
- Du kan innbetale FUTA-skatt kvartalsvis, men du trenger bare å levere skjemaet én gang i året.
- Hvis den samlede FUTA-skatten du skylder for året overstiger $500, må du innbetale den kvartalsvis.
5. Skjema W-4: Ansattes skattekortopplysninger
Hva det brukes til: Brukes av ansatte til å fastsette beløpet som skal trekkes i føderal inntektsskatt.
Hvem får det: Arbeidsgivere oppbevarer det i arkivet (sendes ikke til IRS med mindre det blir spesifikt bedt om).
Frist: Ved ansettelse og når den ansatte oppdaterer det.
Tips: Ha alltid et W-4-skjema i arkivet for hver ansatt. Hvis det ikke leveres inn, må du trekke skatt som om personen var enslig uten justeringer.
6. Statlige skjemaer for arbeidsgiveravgift og lønnsskatt
Hva de brukes til: Varierer fra delstat til delstat. Kan omfatte skjemaer for trekk i inntektsskatt, arbeidsledighetsforsikring eller uføreprogrammer (f.eks. California DE 9/DE 9C for rapportering av UI og SDI).
Frist: Vanligvis kvartalsvis eller årlig, avhengig av reglene i delstaten.
Tips: Bruk delstatens skatteportal for arbeidsgivere, eller samarbeid med en lønnstjenesteleverandør som håndterer overholdelse av regler i flere delstater.
7. Skjema 1099-NEC (hvis du engasjerer oppdragstakere)
Hva det brukes til: Rapporterer betalinger på $600 eller mer til uavhengige oppdragstakere.
Frist:
- Til oppdragstakere: Innen 31. januar
- Til IRS: Innen 31. januar (på papir eller elektronisk)
Hva du bør gjøre hvis du ligger etter med lønnsskatten
Det er ikke uvanlig å ligge etter med lønnsskatt, men situasjonen kan raskt bli alvorlig. Enten det skyldes en utfordrende likviditetssituasjon eller en forglemmelse, er det verste du kan gjøre å ignorere det.
IRS går ikke bare etter virksomheten din; i noen tilfeller vil de også gå etter deg personlig.
Så hva bør du gjøre?
1. Lever inn alt, selv om du ikke kan betale ennå.
Ikke vent. Det viktigste er å levere inn alle manglende meldinger. Selv om du ikke har pengene akkurat nå, viser innlevering at du handler i god tro og holder gebyrene lavere.
Loken har vært gjennom denne prøvelsen, og her er hva han sier:
“Dette treffer altså nært. Tidlig i konsulentkarrieren min overtok jeg en klient som ikke hadde betalt lønnsskatt på 6 måneder: omtrent $175K på etterskudd.
Første steg: Lever inn alle manglende meldinger umiddelbart, selv uten betaling. Kontakt deretter IRS for å opprette en avdragsordning. De er ganske rimelige hvis du tar initiativ. Vi fikk på plass en betalingsplan på 24 måneder med minimale gebyrer.”
2. Kom ajour, og ta deretter igjen etterslepet
Ikke fortsett å gjøre den samme feilen mens du prøver å rette opp den gamle. IRS forventer at du betaler inn lønnsskatt til rett tid fremover, selv om du fortsatt betaler ned gammel skattegjeld.
Raoul P.E. Schweicher, ansvarlig partner i MSadvisory, har over 8 års erfaring med lønnsadministrasjon. Han sier:
“Foreta de løpende innbetalingene dine i tide, slik at du ikke graver deg enda dypere ned. Gebyrstrukturen blir raskt alvorlig: 2 % ved 1–5 dagers forsinkelse, øker til 5 % etter 6 dager og deretter til 10 % etter 15 dager. Går du glipp av en melding fra IRS med 10 dager, kan det bli 15 %.”
3. Opprett en betalingsplan
Hvis du er åpen om situasjonen, vil IRS ofte tillate en avdragsavtale på 24 måneder for lønnsskattegjelden.
Dette fjerner ikke gebyrer eller renter, men gir deg mer tid og beskytter deg mot tvangsinnkreving, som utlegg eller pant.
Schweicher legger til:
“Betalingsplaner er en fordel hvis du ikke kan betale alt på én gang – IRS vil heller ha betalt enn å måtte lete etter deg. Du kan vanligvis få 24 måneder for virksomhetens lønnsskatt. Fritak for gebyrer ved førstegangsforseelser er ofte mulig hvis du har en god historikk.”
4. Kjenn risikoen hvis du ikke handler
Hvis lønnsskatt forblir ubetalt lenge nok, kan IRS ilegge en straff for manglende innbetaling av betrodde skattetrekk – 100 % av den ubetalte delen, ilagt personlig overfor eiere, ledere eller andre som “bevisst” unnlot å sende inn beløpene.
5. Skaff profesjonell hjelp tidlig
Skatteadvokater og spesialister på løsning av lønnsskatteproblemer forstår systemet og kan ofte forhandle frem bedre vilkår, redusere gebyrer eller til og med sikre fritak ved førstegangsforseelser. Ikke vent til situasjonen kommer ut av kontroll.
Vanlige feil med lønnsskatt du bør unngå
Noen få feilgrep kan føre til betydelige problemer. Her er hva du bør være oppmerksom på:
- Forsinkede betalinger. Punktlighet er avgjørende. Forsinkede betalinger medfører gebyrer som øker jo lenger betalingen er forfalt.
- Feilklassifisering av ansatte. Frilanser eller heltidsansatt? Klassifiseringen av den ansatte påvirker skatteklassen, så sørg for at dette blir riktig. Ifølge Lokenauth: «I mars i fjor holdt en av startupkundene mine nesten på å få en bot på 25 000 dollar fordi de hadde klassifisert oppdragstakere som ansatte. Saken er at problemer med klassifisering er svært vanlige – jeg ser dem hos omtrent 30 % av nye kunder.»
- Bruk av utdaterte skattesatser og tabeller. Bruk av utdaterte skattesatser, tabeller eller skjemaer kan føre til feil beregning av arbeidsgiveravgifter og andre lønnsskatter. Bruk alltid de nyeste skattesatsene og tabellene fra IRS for å sikre nøyaktighet.
- Manglende inkludering av skattepliktige fordeler. Hvis man glemmer å inkludere skattepliktige frynsegoder, som bonuser, provisjoner eller ikke-monetær kompensasjon, i lønnsberegningene, kan det føre til underrapportering av inntekt og for lav skattebetaling.
- Overser ansattes fradrag for skattetrekk. Hvis man unnlater å ta hensyn til ansattes fradrag for skattetrekk (i praksis unntak) eller endringer i oppgitt sivilstatus på skjema W-4, kan det føre til feil beløp for føderalt inntektsskattefradrag.
- Unøyaktig beregning av overtidsbetaling. Feil beregning av overtidsbetaling for ansatte som ikke er unntatt, kan føre til for lav utbetaling av lønn og lønnsskatter. Følg føderale og delstatlige regler for overtidsbetaling, og beregn overtidslønn nøyaktig.
- Unnlater å håndtere skatteformularer for oppdragstakere på riktig måte: Feil håndtering av skjemaer som skjema 1096 og skjema 1099 for amerikanske oppdragstakere kan føre til problemer med regeloverholdelse og bøter. Sørg for at disse skjemaene fylles ut riktig og leveres i tide.
Det er avgjørende å unngå vanlige feil med lønnsskatt for å forebygge juridiske problemer. Verktøy som avansert programvare for skattehåndtering kan bidra til å sikre regeloverholdelse og nøyaktighet i lønnsprosessene.
Håndtering av lønnsskatt er et betydelig ansvar for arbeidsgivere. Med potensielle juridiske og økonomiske konsekvenser er det avgjørende å utføre oppgaven grundig og nøyaktig.
Ved å forstå bestanddelene, forstå hvilke utgifter virksomheten kan trekke fra, bruke de riktige verktøyene og holde deg informert kan du sikre at virksomheten overholder regelverket og har en sunn økonomi.
