Hvorfor du bør lage en ny håndbok for ansatte (og hva den bør inneholde)

To typer personalhåndbøker

Mange HR-fagfolk anbefaler å ha to typer personalhåndbøker:

1.  Et kortfattet dokument som dekker det viktigste nyansatte bør vite for å bli kjent med virksomheten, og
2.  Et mer omfattende dokument som kan brukes som referanse gjennom hele ansettelsesforholdet i virksomheten. 

For nyansatte foreslår jeg å gi dem en mer kortfattet personalhåndbok før de begynner. Den bør gi dem en oversikt over bedriftskulturen, arbeidsmiljøet, viktige retningslinjer og annen informasjon som kan gjøre introduksjonsprosessen enklere.

En kortfattet personalhåndbok passer perfekt som en del av pakken før oppstart—kommunikasjonen du bør ha med alle nyansatte før startdatoen deres.

Hvis du noen gang har tatt et kurs i introduksjon av ansatte før, vet du at nyansatte lett kan bli overveldet, så det er avgjørende å unngå informasjonsoverbelastning i denne viktige fasen av ansettelsesforholdet. De ansatte vil imidlertid fortsatt trenge en personalhåndbok som er langt mer grundig når det gjelder detaljene.

Den fullstendige personalhåndboken bør inneholde et omfattende sett med retningslinjer og fungere som et referansedokument for de ansatte gjennom hele ansettelsesforholdet i virksomheten.

Dette er ikke bare nyttig for de ansatte, men kan også beskytte deg mot påstander om diskriminering eller urettferdig behandling.

Hva bør personalhåndboken for nyansatte inneholde?

Selv om det ikke finnes noen riktig eller gal fremgangsmåte for dette – du må selv avgjøre hva som gir mest mening for virksomheten din – finnes det beste praksiser vi kan se nærmere på.

Målet med en personalhåndbok for nyansatte er å bidra til å dempe noe av den usikkerheten vi alle føler før vi begynner i en ny jobb, og få dem til å glede seg til den nye rollen sin.

Tenk på den som et sammendrag av alt nyansatte ønsker å vite, men kanskje er redde for å spørre om.

Her er noen punkter og retningslinjer jeg anbefaler at du inkluderer:

• Firmakatalog eller liste over viktige kontaktpersoner: Dette bør som et minimum inneholde instruksjoner om hvem de ansatte kan kontakte i personalavdelingen for hjelp med bestemte ting (lønn, goder osv.).
• En introduksjonsplan som forklarer hva man kan forvente den første dagen, den første uken og videre. Dette er ikke en minutt-for-minutt-gjennomgang, men gir de nyansatte en idé om hva de kan forvente før de begynner. 
• Et organisasjonskart: Dette gir dem en idé om hvordan organisasjonen fungerer, hvem de viktigste teammedlemmene deres er, og hva de kan forvente av kollegene. 
• En ordliste over sjargong og akronymer: Alle organisasjoner har sin del av uttrykk og akronymer som de bruker. Gjør de første dagene enklere ved å gi dem noe de kan slå opp i og bli kjent med. 
• Organisasjonens formålserklæring og kjerneverdier. Du kan gå mer i dybden på hvorfor disse ble valgt, i stedet for bare å ramse dem opp. Det gir de nyansatte en indikasjon på hva de kan forvente av bedriftskulturen. 
• Bedriftens historie og milepæler: Du kan gi en rask oversikt over viktige datoer i organisasjonens historie, for eksempel stiftelsesdatoen, åpningen av et nytt kontor, oppnåelsen av et bestemt inntektsnivå eller det å bli anerkjent som en av de beste arbeidsplassene. 
• Generell kontorinformasjon: Hvis dere er tilbake på kontoret, bør det finnes informasjon om parkering, adgangskort, alarmkoder og kontaktinformasjon til bygget. 
• En innholdsfortegnelse for den fullstendige personalhåndboken. Dette er viktig fordi det gir de nyansatte en oversikt over andre eksisterende retningslinjer, slik at de vet hvor de skal finne denne informasjonen når de trenger å slå den opp senere.
• Grunnleggende HR-retningslinjer som de nyansatte forventer å finne, for eksempel detaljer om arbeidstid og arbeidsplaner, fri, bedriftens eiendeler (som datamaskiner og mobiltelefoner) og retningslinjer for fjernarbeid.
• Detaljer om kleskode: Enten dere jobber eksternt eller på kontoret, er det lurt å informere dem om hva de kan forvente når det gjelder kleskoden. 
• Sammendrag av ansattgoder: Dette bør være en kort oversikt over hva de kan forvente, mens flere detaljer kan inkluderes senere. 

Til syvende og sist er det opp til deg hva du bør inkludere. Dette er imidlertid hovedpunktene jeg anbefaler at du dekker for å lage en effektiv personalhåndbok for nyansatte.

Relatert lesning: Hva er ansvarsforsikring for ansattgoder?

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hvilken informasjon bør du spare til den formelle personalhåndboken?

Nå som vi har gått gjennom de grunnleggende punktene som bør inkluderes i personalhåndboken for nyansatte, lurer du kanskje på hvilken annen informasjon du bør sette til side som en del av den mer formelle og omfattende versjonen.

For en fullstendig gjennomgang av hva som bør inkluderes i håndboken, anbefaler jeg at du ser på anbefalt praksis i vår komplette veiledning om personalhåndbøker for mer informasjon. Her er imidlertid noen grunnleggende tips som kan gi deg en generell idé:

• En grundig veiledning i hvordan ansattgoder fungerer. Du kan gå gjennom helseforsikring, ferietid (PTO), sykefravær, foreldrepermisjon og permisjon ved dødsfall, samt kvalifikasjonskravene for hver kategori.
• En oversikt over andre ansattgoder dere tilbyr, og hvordan de fungerer, for eksempel pensjonsordninger eller betalt permisjon for jurytjeneste.
• Regler for utgifter de ansatte har, godkjenningsprosesser og rutiner for refusjon.
• Ansettelsesretningslinjer som etiske retningslinjer, sikkerhet på arbeidsplassen, seksuell trakassering, tidsregistrering, disiplinærtiltak, medarbeidersamtaler, like muligheter i arbeidslivet og interessekonflikter.
• Retningslinjer for sosiale medier! Dette er spesielt viktig i dag, så sørg for å gi de nyansatte tydelige retningslinjer for hvordan de skal representere organisasjonen din i sosiale medier, slik at du fjerner uklarheter og reduserer forvirring. 
• Helse- og sikkerhetsinformasjon som er relevant for bransjen din og i samsvar med lokale og nasjonale lover. For virksomheter som opererer i sikkerhetssensitive bransjer, kan det også være lurt å vurdere å lage et eget dokument med virksomhetens spesifikke sikkerhetsretningslinjer.

Hvis du trenger hjelp på dette området, trenger du ikke bekymre deg! Vi har samlet over 40 HR-retningslinjer, anbefalte fremgangsmåter og eksempler for å hjelpe deg med å forenkle denne prosessen betraktelig.

Eksempler på personalhåndbøker

Hvis du ser etter inspirasjon til den nye personalhåndboken din, eller personalhåndbøker generelt, kan du se på noen av disse for å få inspirasjon. 

Trello

Trellos er en interessant personalhåndbok (de omtaler den som en personalmanual) fordi:

1. Det er et tilfelle av at Trello «spiser sin egen hundemat» ved å bruke sitt eget produkt til å lage en personalmanual. 
2. Trellotavlenes natur gjør det mye enklere å justere personalhåndboken fortløpende. Revisjoner på en Trellotavle er mye enklere å spore enn revisjoner i en PDF. 

Det som er fint med Trellos, er at de har en oversikt over hva man skal lese den første dagen, noe som hovedsakelig dekker selskapets retningslinjer, inkludert sykefravær, ferieordning og seksuell trakassering.

For videre lesning har de andre tavler som dekker personalgoder, helseforsikring, refusjoner, betalt fritid og så videre. I stedet for å måtte bla gjennom sider, har du alt foran deg.

Valve

Denne personalhåndboken gikk viralt i 2012. Ikke bare på grunn av humoren den formidler, men også fordi den gir et innblikk i en organisasjon med en unik struktur som på den tiden var svært tilbakeholden med informasjon om prosessene sine. 

Den gir innsikt i hva nyansatte bør forvente, selskapets kultur, arbeidsforholdene hos Valve, hva man kan forvente i løpet av en arbeidsuke, selskapets formålsparagraf, medarbeidersamtaler, en ordliste over faguttrykk og mer. 

Vær imidlertid oppmerksom på at Valve er heleid av de ansatte, har et lite antall ansatte og en flat struktur, og at tilnærmingen deres derfor sannsynligvis er svært annerledes enn hvordan din virksomhet drives, mer enn vanlig. Det som fungerer for dem, gir kanskje ikke mening for organisasjonen din.

Likevel er det en fin og konsis veiledning som bidrar til å formidle selskapets formål og visjon, samt hvordan de arbeider. 

Netflix 

Denne dukket opp i 2009 og er en svært saklig personalhåndbok. Mens de fleste kjente personalhåndbøker har tiltalende visuelle elementer og humor, er Netflix’ håndbok direkte og rett på sak – akkurat som kulturen deres. 

Den omtaler verdiene deres, hvordan de ser på «brilliant jerks», hvorfor de er så opptatt av høy ytelse, hvordan ferieordningen fungerer, begrunnelsen deres for yrkesskadeerstatning, de intense arbeidsforholdene deres og mer. 

Én ting jeg virkelig må berømme denne personalhåndboken for, er hvor fri for tull den er. Den er helt direkte om hvordan Netflix fungerer, og om at det ikke passer for alle – og den later aldri som om det gjør det. 

Selv om denne personalhåndboken er fra 2009, ser det ikke ut til at selskapskulturen deres har endret seg særlig siden den gang. 

Dette er altså tre svært ulike eksempler på personalhåndbøker. 

Netflix’ håndbok er svært enkel, direkte og rett på sak, men det er slik kulturen deres er. Det ville føltes malplassert om de skulle inkludere tiltalende visuelle elementer og humor. 

Sammenlign dette med Valves personalhåndbok – den er full av fargerikt språk, humor og visuelle elementer, og passer med deres tilnærming til kultur.

Så når det gjelder «hvordan» den nye personalhåndboken din skal utformes, bør du ta kulturen din i betraktning. 

Ansvarsfraskrivelser om personalhåndbøker

Nå som vi har sett på hvordan en personalhåndbok kan se ut (med noen eksempler), og hva den bør inneholde, vil jeg gjerne ta opp noen ting du bør være oppmerksom på når det gjelder personalhåndboken.

Selv om de kan være svært nyttige i introduksjonsprosessen, bør det å ha en god personalhåndbok ikke stå helt øverst på listen din. En fadderordning, en 30-60-90-dagersplan eller bruk av rekrutteringsprogramvare for å automatisere arbeidsflyter for introduksjon er også avgjørende for å gi nyansatte en god start.

Rekrutteringsprogramvare med arbeidsflyter for introduksjon kan bidra til å effektivisere ansettelsesprosessen ved å sørge for at nyansatte er godt informert og forberedt allerede før de begynner, og samtidig utfylle rollen til en personalhåndbok.

En annen ting å ta i betraktning er at en personalhåndbok lett kan bli et av de dokumentene som blir liggende glemt i en skuff. Selv om informasjonen om virksomhetens retningslinjer i disse dokumentene kan være nyttig, er de kanskje ikke de mest spennende å lese gjennom. 

Derfor foreslår jeg at du, når du kan (og hvis det passer med kulturen i organisasjonen din), velger en mer uhøytidelig og visuelt basert tilnærming når det er mulig.

Vi er visuelle vesener, og vi behandler visuelle inntrykk mye raskere enn tekst. Med dokumenthåndteringssystemer kan HR-team enkelt administrere og oppdatere innholdet i personalhåndboken og holde det visuelle moderne og oppdatert.

Et siste poeng når det gjelder personalhåndboken.

En tidligere ansatt i Valve (de eksentriske) sa følgende om personalhåndboken deres:

"Alle ekte selvorganiserende selskaper må «lekke» en offisiell, uoffisiell håndbok for virksomheten. Den må være profesjonelt laget og morsom å lese. Markedsføringsguruer innen utvikling lager disse publikasjonene for å lokke nye rekrutter inn i rekrutteringstrakten. Interne ler av slikt."  

Dette kan riktignok bare ha vært hans erfaring, men det er noe som er viktig å huske på. I løpet av årene har denne typen personalhåndbøker gått viralt og er utvilsomt gode markedsføringsverktøy.

Men husk å holde den fokusert, slik at nyansatte får mest mulig verdi ut av den. 

Hvis den skulle bli viral og kan brukes til å tiltrekke seg nye talenter, er det flott! Men vær bevisst på at du ikke utformer den med dette som eneste mål. 

Neste steg

Med dette har du nå en bedre forståelse av verdien av en personalhåndbok for å ønske nyansatte velkommen på best mulig måte.

Igjen vil jeg understreke at det ikke finnes noen riktig eller gal måte å sette sammen en slik på – alle organisasjoner er forskjellige, og hver av dem har sitt eget fokus, sine styrker og sine utfordringer. 

Kanskje har du en gammel personalhåndbok som bare er et Word-dokument som ikke har blitt rørt på årevis, og som ingen leser. Kanskje har du ingen i det hele tatt. 

Nå er et godt tidspunkt for enten å begynne helt fra grunnen av eller videreutvikle det du allerede har. For å gjøre det enklere for deg anbefaler jeg å bruke programvare for personalhåndbøker for å komme raskere i gang.  

For verktøy og teknologi som kan hjelpe organisasjonen din, kan du se listen vår over den beste programvaren for introduksjon, slik at du kan skape mer orden i introduksjonsprosessen.

Relatert lesning: Beste CSR-programvare for samfunnsansvar