Mal og veiledning for forbedring av arbeidsprestasjoner &

I bunn og grunn er en PIP både et formelt verktøy for ansvarliggjøring og et veikart for forbedring. Den gir ansatte en rettferdig mulighet til å forstå forventningene, iverksette tiltak og vise fremgang, samtidig som den hjelper arbeidsgivere med å håndtere prestasjonsutfordringer og kompetansegap på en transparent og konsekvent måte.

Fordeler med en plan for prestasjonsforbedring

PIP-er hjelper teammedlemmer med å forstå at deres nåværende prestasjoner ikke oppfyller forventningene, og er noen ganger et siste forsøk på å få ansatte på rett spor før oppsigelse.

Dette er en normal del av prosessen for prestasjonsstyring, men en PIP bør aldri komme som en overraskelse hvis den brukes som et korrigerende tiltak.

I andre tilfeller kan PIP-er brukes på en helt annen måte, med fokus på medarbeiderutvikling for å forberede ansatte på en ny rolle i virksomheten. 

I disse tilfellene regnes ikke en PIP som disiplinær, og den inneholder ikke informasjon om neste steg dersom PIP-en ikke fører frem. Disse tilfellene er langt mindre vanlige enn disiplinære PIP-er knyttet til tiltak.

Mulige fordeler ved å bruke en PIP inkluderer:

Avklarer forventningene

En PIP beskriver tydelig prestasjonsstandardene og forventningene, og hjelper ansatte med å forstå eventuelle prestasjonsgap og hva som kreves for at de skal lykkes.

Gir strukturert støtte

Den tilbyr konkret veiledning og ressurser, for eksempel opplæring eller mentorskap, for å hjelpe ansatte med å håndtere prestasjonsutfordringer og kompetansegap.

Forbedrede prestasjoner

Ved å fokusere på målbare mål og tilby et veikart for forbedring kan PIP-er føre til bedre prestasjoner hos både enkeltpersoner og team.

Fremmer medarbeiderutvikling

Planen kan hjelpe ansatte med å identifisere områder for vekst og utvikling, noe som kan føre til styrket kompetanse og karriereutvikling.

Styrker medarbeiderengasjementet

Når en PIP tilnærmes på en positiv måte, kan den vise at organisasjonen investerer i den ansattes suksess, noe som potensielt kan øke motivasjonen og engasjementet.

Reduserer juridisk risiko

Dokumentasjon av prestasjonsutfordringer og tiltak for å støtte forbedring kan beskytte organisasjonen dersom oppsigelse blir nødvendig, og dermed redusere juridisk risiko.

Sparer kostnader knyttet til utskifting

Det er ofte mer kostnadseffektivt å beholde og forbedre en ansatt som presterer under forventningene, enn å ansette og lære opp en erstatter.

Hva bør en PIP inneholde?

En plan for prestasjonsforbedring (PIP) bør inneholde følgende sentrale elementer:

Spesifiser prestasjonsmangler

Identifiser tydelig områdene der den ansattes prestasjoner ikke holder mål. Gi konkrete eksempler, for eksempel overskredne tidsfrister, lav produktivitet eller spesifikke atferdsmessige utfordringer.

Mål for forbedring

Fastsett målbare og oppnåelige mål som den ansatte må nå for å forbedre prestasjonene sine. 

Disse målene bør være spesifikke, tidsavgrensede og knyttet til de identifiserte prestasjonsutfordringene (f.eks. "øke salget med 20 % innen 60 dager" eller "overholde alle prosjektfrister de neste tre månedene").

Handlingsplan

Beskriv trinnene den ansatte bør ta for å forbedre seg. Dette kan omfatte opplæringsprogrammer, mentorøkter, endringer i arbeidsprosesser eller andre relevante aktiviteter. Planen bør også spesifisere hvem som skal tilby støtte eller ressurser.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Støtte og ressurser

List opp støtteordningene som er tilgjengelige for den ansatte, for eksempel veiledning, opplæring eller tilgang til verktøy og ressurser som kan hjelpe vedkommende med å lykkes.

Dette viser arbeidsgiverens forpliktelse til å hjelpe den ansatte med å forbedre seg.

Tidsrammer og milepæler

Angi en tydelig tidsramme for PIP-en, vanligvis 30, 60 eller 90 dager, med milepæler underveis for å følge fremdriften med jevne mellomrom, for eksempel ukentlige eller annenhver uke-samtaler.

Evalueringskriterier

Definer hvordan suksess skal måles. Disse kriteriene bør være objektive og kvantifiserbare, og knyttet til målene som er beskrevet i PIP-en. 

For eksempel kan måleparametere omfatte oppnåelse av salgsmål, reduksjon av feilfrekvens eller forbedring av kundetilfredshet.

Konsekvenser av å ikke nå målene

Forklar de mulige utfallene dersom den ansatte ikke oppfyller målene i PIP-en. Dette kan innebære at PIP-en forlenges, omplassering til en annen rolle eller eventuell oppsigelse.

Signaturer og bekreftelse

Inkluder plass for både lederen og den ansatte til å signere dokumentet og bekrefte at de har gjennomgått og forstått PIP-en. Dette bidrar til å sikre ansvarlighet og en felles forståelse.

Bruk av SMART-mål i planer for prestasjonsforbedring

Å sette effektive mål er en av de mest kritiske delene av en plan for prestasjonsforbedring. Uten tydelige forventninger og målbare resultater er det vanskelig for den ansatte å lykkes – eller for ledere å vurdere fremdriften på en rettferdig måte.

Derfor regnes det som beste praksis å innarbeide SMART-kriteriene i PIP-målene. SMART står for spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsavgrensede, og dette rammeverket sikrer at hvert mål i planen er tydelig, handlingsrettet og i tråd med virksomhetens behov.

Hva betyr SMART i en PIP-sammenheng?

Spesifikke
Målene bør tydelig angi hva den ansatte må forbedre. Unngå vage formuleringer som «vær mer proaktiv», og fokuser heller på konkrete handlinger eller resultater.
Eksempel: Svar på alle e-poster fra kunder innen én arbeidsdag.

Målbare
Målet må kunne følges opp. Inkluder måleparametere eller referanseverdier som gjør det mulig for både lederen og den ansatte å vurdere om målet er nådd.
Eksempel: Øk de månedlige kundetilfredshetsskårene fra 3,2 til minst 4,0.

Oppnåelige
Målene bør være realistiske ut fra den ansattes rolle, ressurser og tidsramme. Altfor ambisiøse mål kan føre til frustrasjon eller manglende måloppnåelse.
Eksempel: Reduser feil ved registrering av bestillinger med 50 % i løpet av de neste 30 dagene, med støtte fra en kvalitetssikringssjekkliste.

Relevante
Målene må samsvare med den ansattes kjerneansvar og støtte bredere mål for teamet eller virksomheten.
Eksempel: Forbedre nøyaktigheten i den finansielle rapporteringen for å støtte avslutningen av kvartalet med færre korrigeringer.

Tidsavgrensede
Alle mål i en PIP bør ha en tydelig frist eller vurderingsperiode. Dette skaper ansvarlighet og gir begge parter en felles tidslinje for forbedring.
Eksempel: Fullfør alle tildelte opplæringsmoduler innen utgangen av forbedringsperioden på 45 dager.

Hvorfor SMART-mål forbedrer resultatene av PIP-er

Bruk av SMART-mål i PIP-er bidrar til å skape en felles forståelse og reduserer uklarhet rundt hva «suksess» innebærer. Det beskytter også virksomheten ved å vise at den ansatte fikk en strukturert og rettferdig mulighet til å forbedre seg.

Når målene er vage eller urealistiske, kan samtaler om prestasjoner bli subjektive og føre til manglende samsvar. SMART-mål gir et nøytralt og objektivt grunnlag for veiledning, tilbakemeldinger og eventuelle senere beslutninger om ansettelsesforholdet dersom det ikke skjer fremgang.

Hvem har ansvar for å iverksette en PIP?

Hovedansvaret for å iverksette en plan for prestasjonsforbedring (PIP) ligger vanligvis hos den ansattes nærmeste leder eller overordnede. 

Selv om den nærmeste lederen har den mest fremtredende rollen, er et samarbeid mellom HR og den ansatte avgjørende for at PIP-en skal lykkes​.

Slik bidrar de ulike rollene:

Leder eller overordnet

• Setter i gang PIP-en: Lederen identifiserer dårlige prestasjoner og utarbeider PIP-en med konkrete mål, tiltak, tidsrammer og kriterier for suksess.
• Følger opp fremdriften: Det er lederens ansvar å gjennomføre regelmessige oppfølgingssamtaler for å følge med på medarbeiderens forbedring, gi tilbakemeldinger og foreta nødvendige justeringer av planen.
• Gir støtte: Lederen sørger for at medarbeideren får tilgang til nødvendige ressurser, for eksempel opplæring eller veiledning, for å nå målene i PIP-en.
• Vurderer resultatene: Ved slutten av PIP-perioden vurderer lederen om medarbeideren har nådd målene.

Personalavdelingen

• Veiledning og tilsyn: Personalavdelingen kan gi råd om hvordan PIP-en skal utformes, slik at den er i samsvar med virksomhetens retningslinjer og juridiske krav.
• Dokumentasjon: Personalavdelingen sørger for at PIP-prosessen dokumenteres på riktig måte, noe som er avgjørende dersom det blir nødvendig med ytterligere disiplinære tiltak.
• Støtte til ledere og medarbeidere: Personalavdelingen kan tilby ressurser eller ytterligere opplæring til både lederen og medarbeideren for å legge til rette for PIP-en.

Medarbeideren

• Aktiv deltakelse: Medarbeideren er ansvarlig for å delta aktivt i PIP-prosessen, ta de nødvendige skrittene for å nå de angitte målene og kommunisere eventuelle utfordringer.

Typer forbedringsplaner for prestasjoner

Det finnes flere ulike typer forbedringsplaner for prestasjoner som kan brukes for å forbedre en medarbeiders arbeidsprestasjoner. Generelt er disse planene enten korrigerende/disiplinære eller rettet mot medarbeiderens utvikling.

Planene omfatter: 

1. Korrigerende handlingsplan—denne typen plan innebærer å identifisere og håndtere prestasjonsnivåer gjennom opplæring, veiledning og/eller disiplinære tiltak.

2. Utviklingsplan—denne typen plan fokuserer på å gi medarbeidere oppnåelig opplæring og utviklingsmuligheter knyttet til deres nåværende roller eller forberede dem på potensielle fremtidige roller i virksomheten.

3. Karriereutviklingsplan—denne typen plan fokuserer på å hjelpe medarbeidere med å utvikle ferdigheter som trengs for å avansere innenfor den valgte karriereveien. 

Forfatterens tips

Utviklings- og karriereorienterte forbedringsplaner for prestasjoner forbindes vanligvis ikke med disiplinære tiltak. Derfor bør du være forsiktig med å kalle dem en PIP!

 

Sosialt sett er det vanskelig for medarbeidere å skille mellom disiplinære og ikke-disiplinære PIP-er.

 

Prøv et alternativt navn, for eksempel «utviklingsplan» eller «handlingsplan for prestasjoner på neste nivå». Ved å bruke et annet navn slipper medarbeideren å forsvare at planen ikke er disiplinær, og kan snakke om den med større trygghet.

Informasjonen nedenfor i denne artikkelen fokuserer på en disiplinærrelatert PIP, ettersom dette er de vanligste og mest kritiske PIP-ene som må gjennomføres i henhold til riktige prosedyrer.

Les videre her hvis du vil lære mer om disiplinær- og prestasjonsrelaterte PIP-er.

Hvorfor sette noen på en PIP?

Forbedringsplaner for prestasjoner innføres vanligvis når noen ikke oppfyller forventningene til arbeidet i sin nåværende rolle.

Basert på min egen erfaring er det noen grunner til at du kan sette noen på en PIP: 

Utilstrekkelige prestasjoner

Medarbeideren presterer ikke i rollen sin, og dine tidligere forsøk på å korrigere atferden har ikke vært vellykkede. 

Denne personen trenger en siste advarsel med tydelig dokumentasjon og kjente konsekvenser, som vanligvis omfatter oppsigelse eller degradering. 

Dette er en mer omfattende grunn til å innføre en PIP, men ofte er det ikke bare én ting som ikke går etter planen når en medarbeider har kommet til det punktet at det er nødvendig med en PIP. 

Uprofesjonell eller upassende atferd

Hvis medarbeideren har utvist uprofesjonell eller upassende atferd, kan en PIP innføres for å hjelpe medarbeideren med å forstå og håndtere problemet. 

Selvfølgelig er noe uprofesjonell og upassende atferd grunnlag for umiddelbar oppsigelse. 

Manglende evne til å følge standardprosedyrer

Hvis noen konsekvent viser manglende evne til å følge standardprosedyrene som er fastsatt av organisasjonen, kan en PIP gi veiledning om hvordan disse prosessene skal følges korrekt, og beskrive hva som vil skje dersom prosessene fortsatt ikke følges.

Dårlig oppmøte/lav produktivitet

Hvis noen over tid har vist dårlig oppmøte og/eller påvirker driften negativt på grunn av lav produktivitet, eller samlet sett skaper mer problemer enn verdi for organisasjonen.

Uansett hva den underliggende årsaken er, bør beslutningen om å sette noen på en PIP ikke tas lett på, ettersom den sannsynligvis vil endre forholdet mellom medarbeideren og lederen, uavhengig av utfallet av PIP-en. 

Når noen blir satt på en PIP, vil de ofte se etter annet arbeid, og kan forlate organisasjonen før PIP-en er fullført, særlig hvis de ikke mener at PIP-en er rimelig, eller at det er enkelt eller realistisk for dem å oppnå suksess.

PIP-er er ofte det siste trinnet i prestasjonsoppfølgingen før oppsigelse av en medarbeider som presterer under forventningene.

Ifølge Mark Carey, en partner i et arbeidsrettsadvokatfirma, er det «bare rundt 5%-10% av PIP-er som fører til at medarbeideren blir værende» i selskapet, så bruk dette verktøyet med forsiktighet!

Er en plan for forbedring av arbeidsprestasjoner et disiplinærtiltak?

En PIP er ikke nødvendigvis et disiplinærtiltak, men den kan oppleves slik for medarbeiderne.

Selv om målet er å støtte forbedring, kan den også fungere som dokumentasjon dersom ytterligere disiplinærtiltak, som oppsigelse, blir nødvendig fordi prestasjonene ikke forbedres.

Organisasjoner ser ofte på dette som et siste forsøk på å hjelpe medarbeidere med å lykkes før de vurderer mer alvorlige konsekvenser. 

Hvis det imidlertid ikke kommuniseres godt, kan medarbeiderne oppfatte det som et forvarsel om disiplinærtiltak.

Slik lager du en plan for forbedring av arbeidsprestasjoner

Som jeg sa, bør PIP-er brukes med forsiktighet. For at planen skal være effektiv, må du utforme en plan som er oppnåelig, tilpasset rollen og målene til personen eller teamet, og som sikrer at teammedlemmet får tilstrekkelig støtte gjennom hele prosessen.

Dette kan gjøres gjennom noen få enkle, men avgjørende trinn.

Trinn 1: Vurder om en PIP er hensiktsmessig

Det første trinnet når du skal lage en PIP, er å bekrefte at dette er riktig verktøy for oppgaven. En PIP bør aldri komme som en overraskelse.

Teammedlemmet bør allerede ha fått tilbakemeldinger og veiledning fra lederen sin (ofte mange ganger) om de problematiske forholdene som nå må tas opp i en PIP.

Hvis du er en leder som ennå ikke har diskutert prestasjonene med teammedlemmet du ønsker å sette på en PIP, er det ikke på tide å bruke en PIP ennå.

Hvis teammedlemmet du vurderer å sette på en PIP, er nyansatt i organisasjonen, bør du se nærmere på introduksjonsopplevelsen deres (fikk de effektiv opplæring? Vil ytterligere opplæring løse problemet?). 

Det første trinnet i å iverksette en PIP er å ha en samtale med teammedlemmet om prestasjoner og forventningene dine, og alltid følge opp med en e-post for å dokumentere samtalen og bekrefte forventningene dine (HR vil sette pris på dette).

Når samtalene og oppfølgingen over tid har vist seg å ikke føre frem, er det riktig å vurdere å bruke en PIP.

Det finnes noen unntak fra denne regelen, men det gjelder vanligvis upassende atferd – du vil kjenne igjen disse situasjonene når de oppstår, og de vil være åpenbare (på en negativ måte). 

Hold HR-representanten informert underveis. En forespørsel fra deg som leder om å sette en medarbeider på en PIP bør heller ikke komme som en overraskelse på HR. 

Trinn 2: Lag planen

Det første reelle dokumenterte trinnet når du skal sette noen på en PIP, er å snakke med HR-representanten om prestasjonene deres, tidligere forsøk på å gi medarbeideren tilbakemeldinger og veiledning, og hvorfor du mener at tiden nå er inne for å sette teammedlemmet på en PIP.

Konstruktive tilbakemeldinger er avgjørende for medarbeiderutvikling. For å sikre at tilbakemeldingene dine både har effekt og virker motiverende, kan det å se på eksempler på formuleringer til medarbeidersamtaler hjelpe deg med å tilpasse budskapet for å oppnå positive resultater

HR bør bekrefte forespørselen din, og vil forhåpentligvis gi deg en mal for PIP-en som er spesifikk for organisasjonen din og godkjent av selskapets advokater innen arbeidsrett. 

Ikke skriv og lever en PIP uten at selskapets HR-representant er involvert. Hvis dette gjøres feil og medarbeideren blir skadelidende, kan du bli personlig ansvarlig. Rådfør deg med selskapets HR-representant og/eller juridiske rådgiver.

Hvis du er så heldig å få en mal fra HR-representanten din, bør du begynne der og ikke bruke alternative maler – sørg alltid for å være i tråd med organisasjonen din. Hvis det ikke finnes en tilgjengelig mal, kan du laste ned malen på slutten av artikkelen.

Gå gjennom malen sammen med HR-representanten din, og sørg for at du forstår hva som forventes dokumentert i hvert område av malen. Deretter vil det vanligvis være opp til deg som leder å utarbeide den dokumenterte planen i malen.

PIP-maler inneholder vanligvis følgende deler, og du må som leder bidra med innhold i alle: 

• Områder som gir grunn til bekymring—hva fungerer ikke? Hva skjedde? Bruk om mulig måltall og data.
• Observasjoner, tidligere samtaler og veiledning—hva du har sett og gjort med hensyn til dette så langt.
• Forventninger eller resultatmål—hva som forventes knyttet til områdene som gir grunn til bekymring og arbeidsrollen, for eksempel måltall, atferd, resultater, prosjektleveranser og mer (vær spesifikk).
• Anbefalte endringer—hva du forventer at medarbeideren skal endre for å oppfylle forventningene som er beskrevet i planen og arbeidsrollen.
• Ressurser—hva medarbeideren har til rådighet for å oppfylle forventningene i planen og rollen.
• Støtte fra ledelsen—hva lederen skal gjøre for å støtte medarbeideren i forbedringsplanen.
• Oppfølgingspunkter for fremdrift—når skal lederen og medarbeideren snakke spesifikt om PIP-en i fremtiden? Hvordan skal medarbeiderens fremgang følges opp?
• Tidsplan og milepæler—hvor lenge varer PIP-en, og når skal den være over? 30, 60 eller 90 dager er vanlig. Jeg foretrekker 60 dager, siden det er nok tid til å se en endring, men kort nok til at det ikke føles som om det varer evig. 
• Forventninger og konsekvenser i PIP-perioden—hvilke forventninger til opptreden og hvilke konsekvenser gjelder i løpet av PIP-perioden? Er de endret? Oppgi konsekvensene (ofte helt opp til og med oppsigelse).
• Bekreftelse—la alltid medarbeideren, lederen og HR-representanten signere dokumentet etter at det er levert til medarbeideren. Dokumentet regnes ikke som ferdigstilt og levert før signaturene er mottatt. 

Når du utarbeider en PIP, bør du gå gjennom stillingsbeskrivelsen til medarbeideren som ikke presterer som forventet, og sørge for at det du ber vedkommende om å gjøre, er tydelig beskrevet, og at medarbeideren har hatt nok tid i rollen til å lære hvordan han eller hun kan lykkes. 

Du kommer til å bruke stillingsbeskrivelsen i selve PIP-en, så ha den tilgjengelig!

Vurder hvordan medarbeideren oppfyller og ikke oppfyller resultatforventningene, og tenk gjennom om du kan identifisere de underliggende årsakene til problemet. 

Vær klar til å beskrive de spesifikke delene av innsatsen og atferden deres som bidrar positivt til gode resultater, og de som ikke gjør det. 

Gå gjennom den nyeste resultatsamtalen deres, og se etter konkrete tilfeller der du tidligere har gitt tilbakemeldinger, veiledning eller rådgivning om problemene som har ført til at du skriver en PIP. Vurder om medarbeiderens manglende arbeidsprestasjoner kan måles, og sørg i så fall for at vedkommende kjenner til målingen av arbeidsprestasjoner.

Medarbeidere som sliter, er ofte klar over at de presterer under forventningene, særlig når lederen har gitt tilbakemeldinger underveis. 

Tydelig kommunikasjon om forventningene er avgjørende for å sikre at en PIP ikke kommer som en overraskelse, og at medarbeiderne kan samarbeide med lederne for å legge til rette for en effektiv forbedringsplan. 

Hvis en medarbeider blir overrasket eller sier at PIP-en kom helt uventet, bør du se på det som et varselsignal og umiddelbart ta det opp med HR-representanten din. 

Når du har gått grundig gjennom alle disse punktene, dokumenterer du PIP-en skriftlig. Du kan prøve PIP-malen vår som et utgangspunkt, men gå selvfølgelig alltid gjennom den med HR-representanten din og/eller virksomhetens juridiske rådgiver. 

Trinn 3: Forklar planen til medarbeideren

Når du har utarbeidet PIP-en, går du gjennom den med HR-representanten din, gjør eventuelle nødvendige endringer eller presiseringer, og snakker gjennom hvordan du og HR-representanten skal samarbeide om å presentere PIP-en for medarbeideren direkte/personlig eller i en videosamtale.

Etter min personlige mening er det best når lederen og den som har utarbeidet PIP-en, presenterer den for medarbeideren med HR til stede og som støtte gjennom hele samtalen.

Det er viktig at HR er til stede under denne samtalen som vitne, og for å signalisere til medarbeideren at dette er en alvorlig sak med reelle konsekvenser.

Ofte vil bare HRs tilstedeværelse i en samtale om arbeidsprestasjoner hjelpe en medarbeider med å våkne og innse at det vedkommende gjør, ikke fungerer, og at han eller hun må endre seg. 

Du kan oppleve at en medarbeider sier: «Blir jeg sagt opp?» så snart vedkommende ser HR i rommet.

Hvis dette skjer, svar rolig: «Nei, vi er her for å snakke om arbeidsprestasjonene dine og iverksette en forbedringsplan.» Enkle, tydelige og faktabaserte svar vil være til hjelp når samtalen skrider frem.

Når du innleder samtalen, ram inn diskusjonen og gå gjennom hvert element i dokumentet du har utarbeidet på forhånd (del ut en utskrevet kopi til alle som er til stede fysisk, og/eller del skjerm hvis det er en videosamtale). Hold deg til dokumentet så godt du kan. Hvis du er godt forberedt, kan du nesten lese gjennom det linje for linje. 

Ved å holde deg til dokumentet sikrer du at alt dere snakker om, blir dokumentert, og medarbeideren kan se tilbake på dokumentet senere når vedkommende forsøker å huske samtalen og bearbeide det som skjedde (ofte blir det hele uklart eller tåkete på grunn av kroppens naturlige reaksjon på trussel eller sjokk, så hold deg til manus!).

Når du avslutter samtalen der du overleverer PIP-en, må du forsikre deg om at medarbeideren forstår at vedkommende vil motta en kopi av dokumentet som ble presentert, og at han eller hun må signere dokumentet for å bekrefte:

1. At vedkommende har mottatt det
2. At det har blitt gjennomgått med vedkommende
3. At vedkommende forstår innholdet og de nødvendige korrigerende tiltakene, samt erkjenner de potensielle konsekvensene av manglende etterlevelse.

Sett en frist for signeringen, vanligvis på mindre enn 3 dager. 

Du bør også vurdere å sende medarbeideren hjem eller be vedkommende logge av for resten av dagen etter at du har overlevert en PIP, siden dette kan være en ganske følelsesladet prosess. 

Steg 4: Følg opp fremdriften

Etter at du har overlevert PIP-en, vil det ganske sikkert føles litt rart – kanskje til og med anspent.

Som medarbeiderens leder er du opptatt av vedkommendes prestasjoner og forbedring. Formidle dette til medarbeideren, og prøv å finne tilbake til en positiv og utviklingsorientert innstilling.

De mest vellykkede planene jeg har erfart, var de der medarbeideren tok kontakt med nære kolleger eller mentorer for å få hjelp til å nå målene i PIP-en.

Gjennom hele PIP-perioden er regelmessige oppfølgingssamtaler mellom lederen og medarbeideren, samt mellom lederen og HR-representanten, avgjørende elementer for å legge til rette for en effektiv prosess for resultatstyring. 

Vær aktiv i målingen og oppfølgingen av fremdriften. Som leder er dette ikke tidspunktet for å lene seg tilbake og se om medarbeideren klarer å endre seg; du er nødt til å delta i utviklingen deres.

Husk ressursene og lederstøtten som er dokumentert i planen. Det er ditt ansvar å sørge for at du oppfyller din del av avtalen (og ja, det kan få juridiske konsekvenser dersom du ikke gjør det). 

Jeg foreslår at du forplikter deg til å gjennomgå PIP-dokumentasjonen direkte med medarbeideren annenhver uke, i tillegg til de (forhåpentligvis) ukentlige én-til-én-samtalene dere allerede har.

Dette gjør det mulig å ha noen samtaler som direkte omhandler PIP-en, og andre som ikke gjør det. 

Lag en rytme som holder medarbeideren engasjert og får vedkommende til å tenke på sin egen utvikling, uten at du holder PIP-dokumentet over hodet på dem i hver eneste kontakt gjennom PIP-perioden. Hvis dokumentet ditt inneholder spesifikke bekreftelser på oppfølging, må du sørge for at disse dokumenteres på riktig måte.

Når du følger opp fremdriften, må du påpeke det dersom ting ikke endrer seg, eller dersom du ser en negativ utvikling hos medarbeideren. Spør medarbeideren hvordan vedkommende selv synes det går med fremdriften mot målene i PIP-en.

Ha ærlige samtaler om hvordan det går – dette vil være til hjelp når dere nærmer dere slutten, særlig hvis det blir nødvendig med konsekvenser.

I noen tilfeller kan du oppleve en uventet vending der medarbeideren sier at vedkommende rett og slett ikke ønsker å gjennomføre PIP-en eller fortsette i rollen.

Hvis dette skjer, bør du justere tonen i samtalen noe, slik at den blir mer rådgivende, og erkjenne at medarbeideren er på en PIP med en sluttdato.

Hvis resultatmålene ikke er nådd innen sluttdatoen, vil medarbeideren oppleve konsekvenser som kan omfatte oppsigelse.

Informer deretter HR-representanten din om den mindre endringen i situasjonen, og rådfør deg med vedkommende om hva som er best å gjøre videre.

Ved å gå frem på denne måten fortsetter du å følge opp prestasjonene og har grunnlag for å avslutte arbeidsforholdet ved slutten av PIP-en, men det kan også finnes en bedre vei videre, enten i eller utenfor organisasjonen – samarbeid med HR, de kan hjelpe.

Steg 5: Vurder alternativene

Når slutten av PIP-perioden nærmer seg, bør du og medarbeideren ha en klar forståelse av om forventningene og målene i PIP-en vil bli nådd eller ikke. 

Hvis medarbeideren har nådd målene:
Feir prestasjonen. Anerkjenn innsatsen som krevdes for å forbedre seg, og før medarbeideren tilbake til den ordinære prosessen for resultatstyring. Anerkjennelse – enten gjennom en én-til-én-samtale, en skriftlig bekreftelse eller planlegging av neste steg – bidrar til å forsterke positiv fremgang og styrke moralen.

Hvis det har vært fremgang, men målene ikke er nådd fullt ut:
Du kan vurdere å forlenge PIP-en dersom det finnes en tydelig vei videre. Juster tidsfrister eller forventninger deretter, og dokumenter beslutningen med innspill fra HR.

Hvis målene ikke ble nådd:
Møt HR for å gjennomgå hele prosessen, inkludert tilbakemeldingene som er gitt og veiledningen som er tilbudt. Hvis beslutningen er å avslutte arbeidsforholdet, skal du følge organisasjonens prosedyrer for oppsigelse og avslutning av arbeidsforhold. Dette bør inkludere en avsluttende samtale med HR, lederen og medarbeideren, og må håndteres med omtanke og juridisk oppfølging.

Uavhengig av utfallet skal du alltid dokumentere konklusjonen på PIP-en og opprettholde tydelig og respektfull kommunikasjon gjennom hele prosessen. Målet er ikke bare å håndtere prestasjoner, men også å støtte en rettferdig og transparent prosess som er i tråd med virksomhetens verdier.

Tips for en vellykket PIP

Jeg er klar over at jeg har inkludert mye informasjon ovenfor, så her er en oppsummering av tipsene for en vellykket PIP:

1. Tydelig målsetting

• Definer spesifikke og oppnåelige mål med tydelige resultatmålinger. Sørg for at målene er målbare og tidsavgrensede, slik at fremgangen kan vurderes nøyaktig.

2. Samarbeid med medarbeideren

• Involver medarbeideren i utformingen av PIP-en for å sikre at vedkommende forstår forventningene og føler eierskap til prosessen. Få innspill om hvilken støtte vedkommende kan trenge for å lykkes.

3. Gi regelmessige tilbakemeldinger

• Planlegg hyppige oppfølgingssamtaler for å diskutere fremgang, utfordringer og justeringer. Kontinuerlige tilbakemeldinger hjelper medarbeideren med å holde kursen og gir en mulighet til å håndtere problemer etter hvert som de oppstår.

4. Tilby ressurser og støtte

• Identifiser hvilken opplæring, veiledning eller andre ressurser som trengs for å hjelpe medarbeideren med å forbedre seg. Sørg for nødvendige verktøy og gi veiledning som støtter utviklingen.

5. Dokumenter alt

• Før en detaljert oversikt over PIP-prosessen, inkludert møter, tilbakemeldinger og oppdateringer om fremgang. Dette er viktig for å beskytte både virksomheten og medarbeideren ved å sikre åpenhet.

6. Fokuser på positiv forsterkning

• Anerkjenn forbedringer og feir små seire underveis. Positiv forsterkning kan øke motivasjonen og oppmuntre til fortsatt fremgang.

7. Sett realistiske tidsrammer

• Fastsett en tidsramme som gir medarbeideren nok tid til å vise forbedring. Vær fleksibel ved behov, men sørg for at det finnes en tydelig sluttdato for vurdering av resultatene.

8. Vær objektiv og støttende

• Gå inn i PIP-en med en konstruktiv innstilling, og fokuser på utvikling fremfor straff. Vær empatisk, og unngå å få medarbeideren til å føle at vedkommende blir satt spesielt under lupen.

9. Forbered deg på ulike utfall

• Selv om målet er forbedring, må du være forberedt på å iverksette egnede tiltak hvis medarbeideren ikke oppfyller målene i PIP-en, enten det innebærer å forlenge PIP-en, omplassere medarbeideren eller avslutte arbeidsforholdet.

Eksempler på prestasjonsforbedringsplaner

Eksempel 1: Salgsprestasjoner

Problem: Medarbeideren har ikke nådd salgsmålene sine de siste tre månedene.

Mål:

• Øke det månedlige salget med 20 % innen tre måneder.
• Oppnå minst 10 nye kunder per måned.

Tiltak:

• Delta på et salgskurs med fokus på forhandlingsteknikk i løpet av den første måneden.
• Planlegg ukentlige én-til-én-møter med salgssjefen for å diskutere strategier og fremgang.
• Foreta minst 30 utgående samtaler per dag til potensielle kunder.

Tidsramme: Tre måneder

Kriterier for måloppnåelse:

• Salgsmålene nås eller overskrides i to sammenhengende måneder.
• Antallet nye kunder når målet på 10 per måned.

---

Eksempel 2: Kvalitet på kundeservice

Problem: Den ansatte har mottatt flere klager på dårlig kundeservice.

Mål:

• Redusere antallet kundeklager til null i løpet av de neste 60 dagene.
• Oppnå en kundetilfredshet på 4,5/5 eller høyere.

Tiltak:

• Gjennomføre et opplæringskurs i kundeservice i løpet av de neste 30 dagene.
• Følge en kundeservicemedarbeider med gode resultater i tre dager.
• Iverksette tilbakemeldinger fra ukentlige kvalitetskontroller.

Tidsramme: 60 dager

Kriterier for å lykkes:

• Ingen kundeklager i løpet av 60-dagersperioden.
• En kundetilfredshet på 4,5 eller høyere i undersøkelser etter samtaler.

---

Eksempel 3: Resultater innen prosjektledelse

Problem: Den ansatte overskrider konsekvent prosjektfrister.

Mål:

• Overholde 100 % av prosjektfristene for de tre neste prosjektene.
• Forbedre ferdighetene innen prosjektplanlegging for å identifisere risikoer og begrense forsinkelser.

Tiltak:

• Delta på et kurs i tidsstyring og prosjektplanlegging.
• Bruke et prosjektstyringsverktøy til å følge opp oppgaver og frister, med ukentlige oppdateringer til lederen.
• Utarbeide en risikovurderingsplan for kommende prosjekter.

Tidsramme: Tre måneder

Kriterier for å lykkes:

• Alle prosjektfrister overholdes for de angitte prosjektene.
• Dokumentert evne til å forutse og håndtere potensielle prosjektrisikoer.

---

Eksempel 4: Oppmøte og punktlighet

Problem: Den ansatte har et mønster med å komme for sent eller være borte fra arbeidet.

Mål:

• Komme presis til hvert planlagte skift de neste 90 dagene.
• Gi forhåndsvarsel ved planlagt fravær.

Tiltak:

• Stille inn daglige påminnelser for å forberede seg til arbeidsdagen.
• Levere en ukentlig rapport som følger opp ankomsttidspunkter.
• Delta på et kurs i tidsstyring.

Tidsramme: 90 dager

Kriterier for å lykkes:

• 100 % punktlig oppmøte i løpet av 90-dagersperioden.
• Ingen uplanlagt fravær uten forhåndsgodkjenning.

Juridiske og etiske hensyn ved utarbeidelse av en plan for prestasjonsforbedring

Det kan være en kompleks og krevende oppgave for både ledere og ansatte å håndtere planer for forbedring av ansattes prestasjoner.

Det er viktig å sørge for at alle involverte er godt informert om forventningene, målene og rettighetene i PIP-prosessen for å sikre vellykket gjennomføring og fullføring.

Ved utarbeidelse av en plan for prestasjonsforbedring er det viktig å ha noen sentrale detaljer i mente, for eksempel:

1. Beskyttede grupper—sørg for at alle teammedlemmer behandles rettferdig og med respekt, uavhengig av rase, kjønn, etnisitet eller andre beskyttede kjennetegn.
2. Lovgivning i landet—overhold gjeldende arbeidsrettslige lover i landet ditt når du oppretter og gjennomfører PIP-er. Rådfør deg med HR-representanten din og/eller virksomhetens juridiske rådgiver. 
3. Diskriminering og trakassering—sørg for at PIP-er ikke fører til diskriminering eller trakassering av ansatte på grunnlag av deres beskyttede kjennetegn.
4. Forsvarlig saksbehandling—gi teammedlemmer en passende saksbehandling når du fastsetter og evaluerer fremdriften mot målene i en PIP.
5. Skriftlig dokumentasjon—dokumenter hvert trinn i prosessen skriftlig for å sikre at det ikke oppstår misforståelser mellom partene som er involvert i gjennomføringen av en PIP.
6. Spesifisitet—beskriv alle forventninger, mål og handlingstrinn i detalj, samtidig som du unngår tvetydighet.
7. Rettferdighet og konsekvens—sørg for at forventninger og mål anvendes rettferdig overfor alle teammedlemmer, og at de følges opp konsekvent i hver avdeling eller hvert team.
8. Klagerett—gi ansatte rett til å klage hvis de er uenige i beslutninger som er tatt i forbindelse med deres PIP-er.
9. Tilpasningsevne—legg til rette for fleksibilitet i PIP-ene for å håndtere endringer i arbeidstidsplanen eller uforutsette omstendigheter som kan oppstå under en ansatts prestasjonsforbedringsplan.
10. Innspill og tilbakemeldinger fra ansatte—be om tilbakemeldinger fra ansatte under gjennomføringen av PIP-en deres, og etter at den er fullført, for å sikre at den var effektiv og oppnådde de ønskede resultatene.

Når du utarbeider en prestasjonsforbedringsplan, er det også viktig å bruke verktøy som forbedrer datainnsamlingen. Verktøy som programvare for prestasjonsstyring og programvare for tidsregistrering og fravær kan hjelpe deg med å administrere, analysere og forbedre de ansattes oppmøte og generelle arbeidsprestasjoner.

Last ned vår kostnadsfrie mal for prestasjonsforbedringsplan

Bruk malen vår for prestasjonsforbedringsplan når du begynner å vurdere en PIP. Husk at du ikke bør bruke denne malen uten å rådføre deg med HR-representanten din eller virksomhetens juridiske rådgiver. 

Få malen vår for prestasjonsforbedringsplan!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Abonner deg på nyhetsbrevet fra People Managing People

For mer veiledning om prestasjonsstyring kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og virksomhetsledere. Du får alt det nyeste innholdet vårt, slik at du kan utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.