Optimaliser introduksjonen av dine nye stjernetalenter

Hva er introduksjonsprosessen?

Introduksjonsprosessen er en strukturert tilnærming til å integrere nyansatte i organisasjonen, slik at de føler seg støttet, informert og rustet til å lykkes.

Den omfatter alt fra å introdusere virksomhetskulturen og tydeliggjøre arbeidsoppgaver til å sette opp verktøy og legge til rette for relasjoner med kolleger.

En effektiv introduksjon bygger selvtillit, øker produktiviteten raskere og styrker medarbeiderengasjementet, og legger grunnlaget for langsiktig suksess.

Hvorfor er introduksjon viktig?

Introduksjon er ikke bare et rutinemessig steg. Det er en intrikat dans der et nytt teammedlem integreres i virksomhetens kultur, prosesser og systemer. Det handler om å legge til rette for at de skal lykkes, gi dem verktøyene de trenger og sørge for at de føler seg verdsatt fra første dag.

Det er også avgjørende for å etablere et arbeidsforhold der de nyansatte kan lykkes i rollene sine og fortsette å lykkes. Ifølge forskning fra Brandon Hall Group kan virksomheter med en sterk introduksjonsprosess øke andelen nyansatte som blir værende, med 82 %, og produktiviteten med over 70 %! 

Hvis du ønsker å se organisasjonen din vokse med selvsikre, godt integrerte fagpersoner, er det på tide å behandle introduksjon med den betydningen den fortjener.

Slik mestrer du introduksjonens fem faser: Fra velkommen til begeistring

Hver fase i introduksjonsprosessen spiller en avgjørende rolle i utviklingen av medarbeideropplevelsen.

La oss se nærmere på hva de innebærer, og hvordan du kan skape et varig inntrykk i hver fase.

Førintroduksjon: Filmtraileren før premieren

Husker du gåsehuden du fikk av en filmtrailer som fikk deg til å telle dagene frem til premieren? Det er førintroduksjon.

Slik gjør du det: Dette er sjansen din til å bygge opp forventningene. Når ansettelsen er bekreftet, kan du sende en profilert velkomstpakke med firmaprofilerte produkter, en spennende velkomsthilsen på e-post og medarbeiderhåndboken eller en mer gjennomarbeidet håndbok for nyansatte som holder tonen lettere. Kanskje du til og med kan inkludere en morsom introduksjonsvideo med deres kommende teamkolleger. Sørg for at de vet hvor de skal gå, og hva de kan forvente den første dagen.

Hvorfor det er viktig: Du ønsker å skape en viss følelse av begeistring og forventning for å gi et godt førsteinntrykk. Dette bidrar til å holde den nyansatte engasjert og få dem til å se frem til det som kommer, mens de går gjennom introduksjonsprosessen. Og når alt er over, vil de huske de små detaljene som en del av grunnen til at de føler seg vel med å begynne hos dere. 

Første dag: Den røde løperen rulles ut

Se for deg at du ankommer på en rød løper, klar til å se og bli sett, og ingen gir deg noen oppmerksomhet. Pinlig, ikke sant? Den første dagen for en nyansatt bør være alt annet enn det.

Det er også viktig å gjøre litt ekstra stas på de nyankomne hvis du introduserer en ny leder. Siden du ansetter dem i en lederstilling, er det lurt å gi dem en varm velkomst slik at de raskt føler seg verdsatt.

Slik gjør du det: Ønsk dem personlig (eller virtuelt) velkommen med et varmt smil. Begynn med en omvisning på kontoret, og vis frem hyggelige steder som snacksområdet eller avslapningskroken. Introduser dem for teammedlemmene og organiser en velkomstlunsj eller kaffepause. Gjør dem til dagens midtpunkt ved å lage et innlegg om dem på virksomhetens meldingsplattform, slik at kollegene får vite hva de skal jobbe med.

Hvorfor det er viktig: Folk glemmer sjelden den første dagen, enten det er den første skoledagen eller den første dagen i en ny jobb. Sørg for at de husker sin første dag av alle de riktige grunnene. En positiv start bygger selvtillit og tilhørighet, og bidrar til å integrere den nyansatte i organisasjonen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Første uke: Det praktiske verkstedet

Ville du gitt noen et kamera og forventet en prisbelønt film uten noen form for veiledning? Selvfølgelig ikke, det ville vært absurd. Det er ikke annerledes for den nyansatte når de finner sin plass i organisasjonen din. 

Slik gjør du det: Denne uken handler om strukturert opplæring. Enten det dreier seg om å bruke programvare for introduksjon av nyansatte, forstå virksomhetens prosesser eller mestre kaffemaskinen, må du sørge for at det finnes en plan. Utpek en person de kan henvende seg til med spørsmål, og inkluder praktiske oppgaver for å gjøre opplæringen mer interaktiv. Du bør også gi dem en sjekkliste for nyansatte slik at de kan følge med på fremgangen sin.

Du bør også ha en sjekkliste for introduksjon av nyansatte for deg selv, som inkluderer: 

• Introduser dem for virksomhetens retningslinjer og prosesser
• Gå gjennom personalgodene deres og hva som kreves av dem for å velge ordninger
• Gi dem en innføring i hvor de finner det de trenger (intranett, sentraliserte dokumentasjonssentre osv.)
• Introduser dem for virksomhetens mål
• Fortell dem hvem de kan kontakte med spørsmål om viktige ting, som HR-dokumentasjon, IT-hjelp eller kontorrekvisita.

For prosesser for introduksjon av nyansatte med mye dokumentasjon bør du vurdere å bruke løsninger for dokumenthåndtering for å forenkle gjennomgangen av dokumentasjonen for de nyansatte.

Hvorfor det er en avgjørende faktor: Det sikrer at den nyansatte ikke føler at de blir kastet ut på dypt vann uten redningsvest. Når du gir dem verktøyene med én gang, hindrer du at de strever senere. Ifølge Gallup var det bare 12 % av de spurte ansatte som i stor grad var enige i at virksomheten deres gjorde en «god jobb» med introduksjonen av nyansatte. Ikke gå glipp av dette viktige tidsrommet for å bygge en følelsesmessig tilknytning og entusiasme hos den nyansatte.

Den første måneden: Følg opp underveis

Det er viktig å innhente tilbakemeldinger, men ikke gi dem en uventet prøve for å ta dem på senga. Tilnærm deg heller samtalen som en hyggelig prat over en arbeidsrelatert drikke.

De første 30 dagene kan være overveldende for nyansatte, så ikke forvent produktivitet på veteran-nivå fra første dag. 

Faktisk anslår Gallup at nyansatte vanligvis bruker rundt 12 måneder på å nå sitt fulle prestasjonspotensial i en rolle. Med andre ord er dette ikke tiden for å miste tålmodigheten. 

Slik gjør du det: Avtal en oppfølgingssamtale for å innhente tilbakemeldinger. Diskuter erfaringene, utfordringene og seirene deres. Gi konstruktive tilbakemeldinger, og be om deres synspunkter på introduksjonsprosessen og om de har tydelige forventninger og mål for rollen sin fremover.

Hvorfor det er gull verdt: Dette bidrar til å justere kursen deres tidlig og understreker at utviklingen og trivselen deres er prioritert. Hvis det på dette stadiet er tydelig at den nyansatte ennå ikke har klare mål, bør dere samarbeide om å etablere noen, slik at de får noe konkret å jobbe mot.

Videre: Mål og følg opp prestasjoner

Favorittserien din på TV stoppet vel ikke etter første sesong? Forhåpentligvis gjelder dette også de ansatte dine når dere går videre fra prøvetiden og over til nye temaer som utviklingsmål og prestasjons-KPI-er. 

Slik gjør du det: Regelmessige oppfølgingssamtaler handler ikke bare om høflighetsfraser. Gå i dybden på målene deres, ideene deres for hvordan de kan nå dem, strategiene og taktikkene som vil hjelpe dem med å oppfylle KPI-ene sine, og hvilken type støtte de trenger. 

Oppfølgingssamtaler er et godt sted å sette standarder for arbeidet, måle fremgang og følge opp prestasjoner utover den vanlige prestasjonsevalueringen. Det er også en mulighet til å introdusere den ansatte for et langsiktig mentorprogram eller informere om andre utviklingsmuligheter.

Hvorfor det er den virkelige MVP-en: Det styrker medarbeiderengasjementet og sikrer at den nyansatte ikke føler seg glemt etter den innledende smekkmåneden. Det handler om å bygge en varig relasjon og vise dem at de er verdsatt, ikke bare i begynnelsen, men gjennom hele reisen.

Nøkkelen til optimalisering av introduksjonen av nyansatte

For å effektivisere introduksjonen av nyansatte og skape den beste opplevelsen du kan, må du fokusere på noen få nøkkelområder som du har kontroll over. 

Tydelig kommunikasjon

Ingen liker å måtte gjette seg frem. Gjør forventninger, roller og prosesser krystallklare fra starten, og lag en kommunikasjonsstrategi for e-poster i den første tiden.

Utvikle e-postmaler for viktige interaksjoner, fra velkomst-e-poster og krav til nyansatte til e-poster som beskriver virksomhetens kjerneverdier, produkter og historie. Når det er mulig, bygg inn automatisering i rutinene for introduksjon av nyansatte slik at hendelser utløses uten at en ansettelsesansvarlig eller et teammedlem må involveres.

Personalisering: Alle er forskjellige. Én ansatt vil kanskje like en praktisk tilnærming, mens en annen foretrekker å fordype seg i en veiledning de kan gå gjennom i eget tempo. Begge deler er greit, men du må ha innholdet klart for å kunne tilby begge opplevelsene. 

Samarbeid med markedsførings- og lærings- og utviklingsteamene dine for å lage personaer og utarbeide de innholdstypene du tror du trenger for å imøtekomme denne målgruppen. 

Strukturert opplæring

Dette er ikke tidspunktet for å «ta det på sparket». Tilby strukturerte og velorganiserte opplæringsprogrammer som fjerner hindringer knyttet til teknologi, prosesser og datakilder.

For å øke medarbeiderengasjementet er det også fint å arrangere opplæring for nyansatte i små grupper, eller tilby direktesendt opplæring gjennomført av andre teammedlemmer, slik at de nye medarbeiderne lettere kan knytte personlige forbindelser.

Engasjement

Hold på interessen deres. Interaktive økter, teambyggingsaktiviteter eller til og med en overraskende lunsj kan holde stemningen livlig.

Tilbakemeldinger

Vi sier det hele tiden i HR: Tilbakemeldinger er avgjørende. Men det må føles som en del av kulturen din fra første stund. Toveiskommunikasjon oppstår ikke av seg selv. Hvis de andre medarbeiderne den nyansatte møter, kan hjelpe deg med å fremme og være gode eksempler på tilbakemeldingskulturen, er det langt mer sannsynlig at du får noe meningsfullt fra dem.

Du må på din side være bevisst på hvordan du mottar tilbakemeldinger fra nyansatte. Når du viser dem at du er villig til å vurdere tankene deres og iverksette tiltak der det er nødvendig, skaper du tillit til at dette også vil bli gjort i andre deler av reisen deres i selskapet. 

Automatisering

Du bør sørge for at nyansatte får en sømløs introduksjonsopplevelse ved å automatisere oppgavetildelinger, gi tilgang til digitale ressurser og følge med på fremdriften, slik at alt holder tidsplanen.

Et system for HR-arbeidsflyt kan brukes til å effektivisere introduksjonsprosessene for en smidigere start ved å automatisere oppgavetildelinger, følge med på innsending av dokumenter og gi nyansatte en sentralisert portal for opplæring og ressurser.

Beste praksis for optimalisering av introduksjonen

Vi kan ikke snakke om optimalisering av introduksjonen uten å se på noen beste praksiser for introduksjon. 

Uten disse på plass ender du sannsynligvis opp med en introduksjonsreise som ikke fanger essensen av bedriftskulturen din eller kommuniserer visjonen din for den nyansattes rolle.

Fadder-/mentorordningen 

Å finne frem i et nytt selskap kan føles som å reise til en ny by før GPS-ens tid. En fadder-/mentorordning gir den nyansatte en lokal guide og et kart som kan hjelpe vedkommende med å finne frem i det nye landskapet.

Dataanalytikere fra Microsoft som skrev for Harvard Business Review, fant at jo oftere en fadder møtte en nyansatt, desto høyere var den nyansattes oppfatning av hvor raskt vedkommende ville bli produktiv. 

• 56 % av nyansatte som møtte fadderen sin minst én gang i løpet av de første 90 dagene, oppga at fadderen hjalp dem med å bli produktive i rollen raskt. 
• 73 % for dem som møttes to til tre ganger.
• 86 % for dem som møttes fire til åtte ganger.
• 97 % for dem som møttes mer enn åtte ganger.

Slik gjennomfører du det: Knytt hver nyansatt sammen med en erfaren medarbeider som forstår virksomhetens struktur og har et sterkt internt nettverk. Denne mentoren bør være imøtekommende og ivrig etter å hjelpe. 

Organiser regelmessige møter mellom de to, særlig de første ukene, og sørg for at den nyansatte har en arena der vedkommende kan stille selv de mest «åpenbare» spørsmålene uten å nøle.

Derfor er det en avgjørende faktor: Denne dynamikken sikrer at den nyansatte har noen å henvende seg til for raske svar, veiledning eller bare en prat om hvor man finner den beste kaffen. Det skaper en følelse av tilhørighet og fremskynder integreringsprosessen.

Ta i bruk moderne teknologi i introduksjonen

Fra interaktive virtuelle omvisninger til opplæringsmoduler med spillifisering kan teknologi løfte introduksjonsopplevelsen og er en relativt enkel måte å raskt øke avkastningen på introduksjonen på.

Til å begynne med bør du ta i bruk noe som setter i gang sosial samhandling. Hvis selskapet ditt bruker en kommunikasjonsplattform som Slack, anbefaler jeg en enkel integrasjon som Donut.

Denne typen teknologi for å legge til rette for møter og presentasjoner kan inspirere personen til å knytte kontakter med mennesker vedkommende vanligvis ikke omgås i det daglige arbeidet.

Å forstå motpartens rolle vil hjelpe dem med å forstå en annen side av virksomheten og se muligheter for samarbeid på tvers av avdelinger og fagområder.

Deretter bør du investere i verktøy for onboarding som utfyller og digitaliserer onboardingprosessen din, og som gir nyansatte den samme opplevelsen enten de jobber på kontoret eller eksternt.

Spillbaserte læringsplattformer kan gjøre omfattende materiale lettere å fordøye, mens verktøy for virtuell virkelighet (VR) kan tilby oppslukende omvisninger på kontoret eller simuleringer av faktiske arbeidssituasjoner.

Apper for utvidet virkelighet (AR) kan legge nyttig informasjon over virkelige omgivelser, for eksempel ved å vise hvor ulike avdelinger ligger i et stort kontorbygg.

Etter hvert som disse teknologiene blir mer avanserte og integrert i måten folk lever hverdagslivet på, sikrer det å ta dem i bruk at prosessen din ikke bare er aktuell, men også allsidig.

Spesielt i situasjoner med fjernarbeid kan teknologiske verktøy bygge bro over avstander og simulere møter ansikt til ansikt.

L&D fra første stund: Legg til rette for utvikling fra dag én

Læring og utvikling er en toppprioritet for mange selskaper takket være innvirkningen det har på medarbeiderbevaring og evnen til å hjelpe organisasjoner med å håndtere kompetansegap.

LinkedIn Learnings rapport om læring i arbeidsstyrken 2023 viste at L&D-arbeid bidrar til å gjøre organisasjoner mer motstandsdyktige mot endringer i talentmarkedet. Av denne grunn samarbeider stadig flere L&D-eksperter direkte med CHRO-er og administrerende direktører. 

Fra et onboardingperspektiv er det som å vente med å vanne en plante til den har begynt å vokse, hvis man venter på at en medarbeider skal «komme på plass» før man introduserer vedkommende for muligheter innen L&D.

Slik sår du frøene: Begynn med en tydelig plan for ferdighetene og kunnskapen den nyansatte vil trenge på kort og lang sikt. Integrer dette i onboardingprosessen, og sørg for at vedkommende blir introdusert for relevante kurs, verksteder og opplæringsøkter helt fra starten.

Å investere i den nyansattes utvikling fra dag én gjør ikke bare at vedkommende raskere blir kompetent, men signaliserer også at selskapet verdsetter utviklingen deres. Kombinert med konkurransedyktig lønn og gode fordeler fører denne proaktive tilnærmingen til økt jobbtilfredshet, bedre prestasjoner og høyere medarbeiderbevaring.

Måling av hvor vellykket onboardingen er

Suksess handler ikke bare om en følelse, men om data. Så hvordan måler du hvor vellykket onboardingen er?

Selv om du kanskje har krydret onboardingprosessen med litt energi og ekspertise, gjenstår spørsmålet: Hvordan vet du egentlig om den fungerer? 

Som det gamle ordtaket sier: «Det som måles, blir styrt.» Definerte måltall, enten det er fullføringsgrad for oppgaver, tid frem til produktivitet eller den gode gamle onboardingundersøkelsen, vil fortelle deg mye om hvor stor effekt arbeidet med å forbedre onboardingen har hatt. Jo bedre de nyansatte presterer ut fra disse måltallene, desto høyere vil medarbeiderbevaringen være. 

Når du har fått oversikt over disse måltallene, bør du se på engasjementsnivået til de nyansatte. En engasjert medarbeider stempler ikke bare inn og ut; vedkommende er involvert, entusiastisk og investert.

Selv om alle har ulike kommunikasjonsstiler og personligheter, kan deltakelse i møter, verksteder og frivillige aktiviteter i selskapet være en indikasjon på medarbeiderens engasjement. 

Følg med på samhandlingen deres med L&D-materiell og -plattformer, og på hvor godt de dokumenterer at onboardingoppgavene er fullført. Høyt engasjement betyr ofte at den nyansatte føler tilhørighet og har en opplevelse av mening, som er kjennetegn på vellykket onboarding.

Du kan også innhente tilbakemeldinger fra mentorene du tildeler de nyansatte. Dette vil hjelpe deg med å forstå virkningen av mentorprogrammet bedre og få innsikt fra noen som har et annet perspektiv på personen og opplevelsen deres. 

Planlegg jevnlige oppsummeringsmøter med mentoren for å sikre at du får tilbakemeldinger når det er behov for dem. 

På lang sikt kan du se på de nyansattes utvikling og forfremmelser. Undersøk bestemte tidsrammer, og studer hvor godt bestemte kohorter av medarbeidere som har gjennomgått en variant av onboardingopplevelsen din, utvikler seg enten i avdelingens hierarki eller gjennom tilegnelse av nye ferdigheter. Denne atferden er ofte en indikasjon på et godt grunnlag som ble lagt under onboardingen. 

Eksempel på dårlig onboarding

Jeg har tidligere opplevd forferdelig onboarding. Den første dagen møtte jeg opp på personalavdelingen, fylte ut noen papirer, fikk utlevert et hefte med tittelen «Håndbok for ansatte: Selskapets prosedyrer og retningslinjer» og ble vist til den nye arbeidsplassen min. 

Det lå en gul lapp med påloggingsopplysninger der, men ellers ingenting. Ingen presenterte meg for de nye kollegene mine, jeg fikk ingen omvisning på området, ingen dagsplan og absolutt ingen indikasjon på hva jeg skulle gjøre etter at jeg hadde logget inn.

Lunsjtiden kom. Jeg var ikke sikker på hvor pauserommet der man kunne spise, var, eller hva lunsjreglene var. Skulle jeg vente på noen den første dagen? Jeg hadde med meg lunsj, men burde jeg prøve å gå ut med disse menneskene jeg ikke var blitt introdusert for? Ved slutten av dagen følte jeg meg isolert og overveldet, og begynte å tvile på beslutningen om å begynne i selskapet.

I ukene som fulgte, slet jeg med uklare forventninger til rollen, hadde problemer med å forstå selskapets jargong og oppdaget ofte viktig informasjon for sent eller ved en tilfeldighet.

I den andre uken fikk jeg vite om et viktig ukentlig møte da en kollega nevnte det i forbifarten, og oppdaget at jeg faktisk hadde gått glipp av det uken før. 

Det fantes ingen 30/60/90-dagersplan for å integrere meg over tid, og ingen automatiserte påminnelser eller planlegging av viktige hendelser eller opplæringsøkter. Jeg ble ganske enkelt kastet ut i det og måtte finne ut av hvordan jeg skulle holde meg flytende på egen hånd.

Det var rett og slett slik ting fungerte der. Den samlede effekten var at jeg følte meg underutnyttet, undervurdert og hele tiden som om jeg fløy i blinde, uten medpiloter eller flygeledelse. Det var mildt sagt stressende. 

Da jeg til slutt sluttet, begynte jeg i en fullt fjernbasert stilling i et annet selskap som ga meg en digital versjon av den samme behandlingen.

På noen måter var fjernbasert introduksjon enda mer komplisert, ettersom det tok meg nesten seks måneder å finne ut hva virksomheten utenfor mitt eget fagområde egentlig dreide seg om, og hvordan jeg kunne støtte arbeidet med å skape inntekter. 

Resultatet var det samme. Jeg satt igjen med vanlige spørsmål og strevde, akkurat slik jeg hadde opplevd det tidligere, bortsett fra at jeg var fysisk alene hjemme, frustrert og plaget lederen min via Slack eller gjennomsøkte selskapets katalog i et forsøk på å finne ut hvem jeg kunne spørre om hjelp. 

Siden den gang har jeg opplevd og bidratt til å planlegge effektive introduksjonsopplevelser, komplett med personlig tilpasset opplæring, fadderordninger og en tidslinje for å lykkes, for ikke å nevne en god definisjon av hva det vil si å lykkes for meg i stillingen min. 

Forskjellen, når det gjelder medarbeideropplevelsen, kan sammenlignes med forskjellen mellom et surdeigsbrød og en haug med utspilt mel på gulvet i dagligvarebutikken. Som et minimum hindret den positive introduksjonen skjegget mitt i å bli gråere, i hvert fall en liten stund. 

Konklusjon

Ingenting legger bedre til rette for en medarbeiders reise enn en spektakulær introduksjonsopplevelse. Det er åpningsforestillingen for medarbeideren i organisasjonen din. 

Selv om gratis cappuccino kan gi dem et koffeinkick og morsomme kontorgoder kan underholde dem en stund, er det den harmoniske blandingen av forståelse, engasjement og kontinuerlig støtte som virkelig hjelper folk med å prestere.

Finn ut hvordan andre HR-profesjonelle har utformet introduksjonsstrategien sin, ved å delta i diskusjonen i People Managing People-fellesskapet!