Sertifisert lønnsrapportering: En komplett veiledning 2026

Bekreftet lønnsrapportering er et krav fastsatt gjennom Davis-Bacon-loven, som pålegger at arbeidere på slike prosjekter skal få utbetalt minst gjeldende lønn og ytelser som ikke er lønn for området der de arbeider.

Davis-Bacon-loven

Davis-Bacon-loven ble vedtatt av Kongressen i 1931 for å beskytte arbeidere mot lave timelønninger.

I henhold til loven må du følge kravene til bekreftet lønnsrapportering dersom myndighetene tildeler virksomheten din en kontrakt på over 2 000 dollar for å gjennomføre bygging, ombygging, vedlikehold eller reparasjon av offentlige bygninger eller offentlige byggeprosjekter.

Dette innebærer at du må sende inn den ukentlige bekreftede lønnsrapporten og betale arbeiderne dine gjeldende lønn og tilleggsytelser i samsvar med deres geografiske plassering.

Den gjeldende lønnen fastsettes av DOL gjennom undersøkelser. Overtidsbetaling på 1,5 ganger arbeidstakerens grunnlønn for alle arbeidede timer over 40 vil være påkrevd for kontrakter som omfattes av loven om standard arbeidstid i kontrakter.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Skjema WH-347

Skjema WH-347 er det du skal bruke for å sende inn den bekreftede lønnsrapporten til DOL. Instruksjoner er detaljert gitt av DOL, men her er en oppsummering av hva som inngår:

Virksomhetsinformasjon

• Klassifisering
• Navn
• Adresse
• Lønnsnummer
• For uke som avsluttes (dato)
• Prosjekt og sted
• Prosjekt- eller kontraktsnummer.

Arbeidstakerinformasjon

• Arbeidstakerens navn og identifikasjonsnummer
• Arbeidsklassifiseringer (oppgi klassifiseringen som beskriver arbeidet som faktisk utføres av hver arbeider eller mekaniker).
• Arbeidede timer (for kontrakter som omfattes av loven om standard arbeidstid i kontrakter skal timer utover 40 timer per uke føres som «overtid».)
• Lønnssats (inkludert tilleggsytelser)
• Brutto opptjent beløp
• Alle lønnstrekk og summen av trekkene
• Netto lønn utbetalt for uken.

Hvilke arbeidsgivere må bruke bekreftet lønnsrapportering?

Bekreftet lønnsrapportering for entreprenører er et lovpålagt krav for alle hovedentreprenører eller underentreprenører som arbeider med offentlige byggeprosjekter til en verdi av over 2 000 dollar.

Bygging er et bredt begrep og kan omfatte alt fra oppføring av en skole til reparasjon av en motorvei. Det inkluderer en rekke ulike oppgaver, som maling, dekorering, rørlegging eller elektrisk arbeid. 

Lønnen og tilleggsytelsene du må betale, fastsettes av arbeidsdepartementet. Selv om denne informasjonen skal oppgis når du tildeles kontrakten, anbefales det at du kontakter DOL for å bekrefte alt du er usikker på.

Manglende overholdelse av kravene til bekreftet lønnsrapportering 

Manglende overholdelse av kravene til bekreftet lønnsrapportering kan føre til følgende:

• Tilbakeholdelse av kontraktsmidler: Det føderale organet som finansierer byggeprosjektet, kan holde tilbake en del av kontraktsmidlene for å dekke beløpet som er utbetalt for lite til arbeidstakerne. Dette er ofte det første tiltaket som iverksettes for å sikre at arbeidstakerne får lønnen de har krav på.
• Utbetaling av etterbetalt lønn: Entreprenører kan bli pålagt å betale etterbetalt lønn til arbeidstakere som har fått mindre enn gjeldende minstelønnssatser for arbeidet sitt. Dette kan omfatte både lønnsdifferansen og eventuelle frynsegoder som er utbetalt for lite.
• Heving av kontrakt: I alvorlige tilfeller av manglende overholdelse kan entreprenørens nåværende kontrakt heves, og entreprenøren kan holdes ansvarlig for eventuelle tilleggskostnader staten pådrar seg for å fullføre arbeidet med en annen entreprenør.
• Utestengelse: Entreprenører og underentreprenører som viser seg å ha begått alvorlige brudd på Davis-Bacon-loven, kan utestenges fra fremtidige offentlige kontrakter i en bestemt periode, vanligvis tre år. Dette betyr at de ikke kan legge inn tilbud på eller motta føderale kontrakter, noe som kan få betydelig innvirkning på virksomheten deres.
• Rettslige tiltak og bøter: Entreprenører kan bli utsatt for rettslige tiltak, inkludert bøter og sanksjoner, for forsettlige brudd på Davis-Bacon-loven. I tilfeller der det finnes bevis på bedrageri eller uriktige opplysninger, kan det også tas ut straffesak.
• Omdømmeskade: Manglende overholdelse kan også føre til omdømmeskade, noe som påvirker entreprenørens mulighet til å sikre seg fremtidige oppdrag, også utenfor offentlige kontrakter.
• Sivile søksmål: Arbeidstakere som ikke har fått riktig gjeldende minstelønnssats, kan også ha rett til å reise sivilt søksmål mot arbeidsgiveren for ubetalt lønn.

Lønningsseminarer er perfekte for å lære hvordan man overholder kravene til sertifisert lønnsrapportering. Du kan stille spørsmål og få svar fra bransjeeksperter, samt lære om ny teknologi og nye utviklingstrekk.

Gjeldende minstelønnslovgivning på delstats- og lokalnivå

Entreprenører som er underlagt Davis-Bacon-loven, kan også måtte overholde delstats- og lokal lovgivning som regulerer gjeldende minstelønn og overtidsbetaling.

Disse lovene, som er kjent som «Little Davis-Bacon Acts», er lover på delstatsnivå i USA som ligner på den føderale Davis-Bacon-loven. 

Mens den føderale Davis-Bacon-loven gjelder byggeprosjekter som finansieres av føderale myndigheter, gjelder Little Davis-Bacon Acts byggeprosjekter som finansieres eller støttes av delstaten.

Arbeidsgivere på prosjekter som finansieres av delstaten, bør kontakte det aktuelle delstatsdepartementet for arbeid dersom rapporteringsansvaret ikke er grundig forklart når de mottar kontrakten.

Vanlige feil ved sertifisert lønnsrapportering som bør unngås

Utfylling av sertifisert lønnsrapportering krever nøyaktighet og overholdelse av bestemte regler. Ved å være oppmerksom på vanlige feil kan man unngå problemer med etterlevelse og sanksjoner. Her er noen av de vanligste feilene som bør unngås ved utfylling av sertifisert lønnsrapportering:

• Feil lønnssatser: En av de vanligste feilene er å betale arbeidstakere mindre enn gjeldende lønnssatser for stillingsklassifiseringen deres. Sørg for at du bruker den nyeste lønnsfastsettelsen for prosjektet.
• Feilklassifisering av arbeidstakere: Feilaktig klassifisering av arbeidstakere i en lavere lønnet stillingsklassifisering er en vanlig feil. Hver arbeidstaker må klassifiseres i henhold til arbeidet som faktisk utføres.
• Unøyaktig rapportering av arbeidede timer: Unnlatelse av å rapportere nøyaktig antall arbeidede timer, inkludert overtid, kan føre til problemer med etterlevelsen. Det er viktig å føre nøyaktige opptegnelser over alle timer hver ansatt har arbeidet. Investering i de beste lønnstjenestene for små bedrifter kan forenkle denne prosessen og sikre etterlevelse.
• Feil ved beregning av overtid: Overtid må beregnes korrekt og betales i samsvar med loven om rettferdige arbeidsstandarder (FLSA). Husk at overtid vanligvis betales med halvannen gang arbeidstakerens ordinære sats for timer arbeidet utover 40 timer i en arbeidsuke.
• Manglende inkludering av frynsegoder: Hvis frynsegoder inngår i fastsettelsen av gjeldende lønn, må de beregnes og rapporteres korrekt. Dette omfatter innbetalinger til pensjonsordninger, helseforsikring, feriefond osv.
• Ufullstendige eller forsinkede innsendinger: Sertifiserte lønnsrapporter må sendes inn ukentlig og være fullstendige. Forsinkede eller ufullstendige innsendinger kan føre til sanksjoner.
• Manglende føring av korrekte opptegnelser: Entreprenører er pålagt å oppbevare lønnsopptegnelser i en bestemt periode, vanligvis tre år. Disse opptegnelsene bør være nøyaktige og lett tilgjengelige for kontroll.
• Manglende overholdelse av delstatsspesifikke krav: Hvis du arbeider med et prosjekt som også omfattes av delstatlige lover om gjeldende lønn (såkalte «Little Davis-Bacon»-lover), må du sørge for at disse også overholdes, ettersom de kan ha andre eller ytterligere krav.

Endre eller korrigere lønnsopptegnelser

Det er avgjørende å opprettholde nøyaktige sertifiserte lønnsopptegnelser for å overholde lovene om gjeldende lønn og unngå mulige sanksjoner. Hvis det oppdages avvik eller feil i tidligere innsendte sertifiserte lønnsrapporter, er det viktig å håndtere dem raskt og systematisk.

Slik endrer og korrigerer du disse opptegnelsene når du har oppdaget en feil:​

1. Dokumenter hver identifiserte feil sammen med den korrekte informasjonen for å sikre en tydelig oversikt over avvikene.
2. Opprett en ny lønnsopptegnelse som gjenspeiler de korrekte opplysningene. Merk den tydelig som en endret opptegnelse for den aktuelle lønnsperioden.
3. Sørg for at alle korrigerte oppføringer er fullstendige, inkludert opplysninger om ansatte, arbeidsklassifiseringer, arbeidede timer, lønnssatser og fradrag.​
4. Følg retningslinjene for innsending fra det relevante organet eller den relevante myndigheten.
   • Noen systemer tillater kanskje ikke direkte endringer i innsendte opptegnelser. I slike tilfeller sender du inn en ny opptegnelse for den samme lønnsperioden. Den endrede opptegnelsen vil ha forrang foran den opprinnelige.
   • Du bør også inkludere en erklæring som forklarer hvilke korrigeringer som er gjort, og årsakene til endringene.
5. Informer berørte ansatte om korrigeringene, særlig hvis endringene påvirker lønnen eller skattetrekket deres. Du bør også gi dem oppdaterte lønnsslipper eller oppgaver som gjenspeiler endringene.
6. Oppbevar detaljerte opptegnelser over både de opprinnelige og de endrede lønnsrapportene, inkludert dokumentasjon av identifiserte feil og korrigerende tiltak som er iverksatt.​ Du bør også oppbevare all korrespondanse knyttet til endringene for fremtidig referanse og kontroll av etterlevelse.
7. Til slutt bør du analysere de grunnleggende årsakene til feilene for å forhindre at de oppstår igjen. Dette kan innebære å styrke interne kontroller, tilby ytterligere opplæring i lønnshåndtering for ansatte eller ta i bruk lønnssystemer med funksjoner for feilsjekking for å forbedre nøyaktigheten.​

Rask og nøyaktig korrigering av lønnsopptegnelser sikrer ikke bare at arbeidslivsreglene overholdes, men opprettholder også integriteten og påliteligheten i organisasjonens lønnspraksis.

Beste praksis for innsending av sertifiserte arbeidsrapporter

Følg denne beste praksisen for å bidra til at den sertifiserte lønnsrapporteringen blir korrekt:

• Forstå kravene: Gjør deg kjent med Davis-Bacon-loven, relaterte arbeidsstandarder og eventuelle delstatsspesifikke lover om gjeldende lønnssatser («Little Davis-Bacon Acts»). Det er avgjørende å kjenne detaljene i disse kravene.
• Hold deg oppdatert på gjeldende lønnssatser: Sjekk jevnlig om det har kommet oppdateringer i gjeldende lønnssatser for prosjektets sted og stillingskategorier.
• Før detaljerte opptegnelser: Før nøyaktige og detaljerte opptegnelser over alle arbeidede timer, inkludert start- og sluttidspunkt, pauser, overtid osv. God dokumentasjon er avgjørende for rapportering av attestert lønn.
• Bruk nøyaktig lønnsprogramvare: Bruk lønnsprogramvare som er utviklet for attestert lønn. Det innebærer å sikre at den kan håndtere spesifikke oppgaver som ulike lønnssatser, overtidsberegninger og sporing av frynsegoder, slik at eventuelle tilknyttede kostnader for lønnsprogramvare enkelt kan rettferdiggjøres.
• Samarbeid med en spesialist: En spesialist på attestert lønn eller et lønnsbyrå har kunnskapen og erfaringen som trengs for å hjelpe deg med å håndtere attestert lønn og overholde regelverket.

Ofte stilte spørsmål

Her er noen svar på ofte stilte spørsmål du kanskje har om attestert lønn:

Hva er noen vanlige metoder for å identifisere offentlige bygge- og anleggsprosjekter?

Offentlige bygge- og anleggsprosjekter identifiseres vanligvis ved hjelp av unike prosjektidentifikatorer som tildeles av oppdragsgiveren eller kontraktsorganet. Disse kan omfatte kontraktsnumre, prosjektkoder eller et prosjektnavn som brukes konsekvent i all dokumentasjon, inkludert rapporter om attestert lønn.

Mange delstater og etater krever at entreprenører inkluderer denne identifikatoren i hver innsending av attestert lønn for å sikre nøyaktig sporing og overholdelse av regelverket. I enkelte jurisdiksjoner kobler nettbaserte rapporteringssystemer – som Californias eCPR-system hos DIR – automatisk lønnsoppføringer til registrerte offentlige bygge- og anleggsprosjekter ved hjelp av en prosjekt-ID.

Se alltid i kontraktsdokumentasjonen eller kontakt den lokale myndigheten for gjeldende lønnssatser for å bekrefte hvilken identifikator som skal brukes.

Kreves det attestert lønn hvis du bruker 1099-arbeidstakere?

Kravene til attestert lønn gjelder vanligvis ansatte, ikke selvstendige oppdragstakere. Hvis en arbeidstaker er riktig klassifisert som en 1099-oppdragstaker, skal vedkommende ikke inkluderes i rapporter om attestert lønn, for eksempel WH-347-skjemaet, som brukes til å dokumentere lønn og ytelser for arbeidstakere som er klassifisert som ansatte i henhold til Davis-Bacon-loven.

Det er imidlertid viktig å sikre at selvstendige oppdragstakere ikke blir feilklassifisert. Hvis en arbeidstaker oppfyller kriteriene for å være ansatt – for eksempel ved å være underlagt direkte tilsyn, arbeide etter fastsatte arbeidstider eller bruke arbeidsgiverens verktøy – kan vedkommende måtte rapporteres som ansatt, uavhengig av 1099-statusen.

Feilklassifisering kan føre til sanksjoner og problemer med overholdelse av regelverket, så det er avgjørende å vurdere arbeidstakerens status nøye når du utarbeider opptegnelser over attestert lønn.

Gjelder kravene til attestert lønn for delstatsfinansierte prosjekter?

Ja, mange delstatsfinansierte byggeprosjekter omfattes av lover om gjeldende lønnssatser som speiler føderale krav, ofte omtalt som «Little Davis-Bacon Acts». Disse delstatslovene pålegger entreprenører og underentreprenører å betale arbeidstakere de lokalt gjeldende lønnssatsene for tilsvarende arbeid på offentlige prosjekter, og krever i mange tilfeller rapportering av attestert lønn for å bekrefte at kravene overholdes. Selv om hovedformålet samsvarer med den føderale Davis-Bacon-loven, fastsetter hver delstat egne terskler, lønnsbestemmelser og rapporteringsprosedyrer.

Fordi kravene varierer betydelig mellom jurisdiksjoner, må entreprenører nøye gjennomgå de spesifikke reglene som håndheves av delstatens arbeids- eller offentlige bygge- og anleggsmyndighet. Enkelte delstater, som California og New York, har omfattende elektroniske systemer for rapportering av attestert lønn og strenge sanksjoner ved manglende overholdelse. Andre kan ha andre skjemaer, innsendingsfrekvenser eller kriterier for unntak. Manglende oppfyllelse av disse forpliktelsene kan føre til tilbakeholdte betalinger, bøter eller utestengelse fra fremtidige offentlige kontrakter.

Attestert lønn trenger ikke å være vanskelig

Ved å følge retningslinjene og anbefalte fremgangsmåtene som er beskrevet i denne artikkelen og på DOL-nettstedet, kan attestert lønn bli en rutineprosess.

Se artikkelen vår om å håndtere lønn for små bedrifter og lønnssjekklisten vår for ytterligere veiledning om hvordan du kan optimalisere lønnsprosessen.