Slik styrker du HRs motstandskraft: Overvinn utbrenthet med jevn innsats
Som HR-medarbeider i over 16 år har jeg befunnet meg i et krevende landskap i stadig utvikling, som stiller store krav til tiden, oppmerksomheten og følelsene mine.
Jeg er sikker på at du kjenner deg igjen!
Her skal vi se nærmere på de grunnleggende årsakene til utbrenthet, og jeg vil gi praktiske strategier for å håndtere og overvinne utbrenthet hos deg selv og teammedlemmene dine.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva forårsaker utbrenthet blant HR-medarbeidere?
Gjennom årene har jeg møtt mange tilfeller av utbrenthet i varierende grad. Når alt kommer til alt, dreier det seg om én av noen få grunnleggende årsaker:
- At vi ikke bruker evnene våre fullt ut
- En ubalanse mellom arbeid, fritid og belønning
- Mangel på fellesskap og støtte
- At personlige forhold blir for overveldende.
Høres dette kjent ut?
Selv om livet ikke alltid er en problemfri reise, kan utbrenthet føre til alvorlige helsemessige konsekvenser og få stor innvirkning på privatlivet og arbeidslivet.
Den gode nyheten er at du gjennom konsekvente strategier kan opprettholde motstandskraften din og effektivt bekjempe utbrenthet hos deg selv og i teamet ditt.
Slik reduserer du risikoen for utbrenthet som HR-medarbeider
Sett tydelige grenser
Konsekvens har vært mitt ledende prinsipp i arbeidet med å håndtere utbrenthet. Jeg tror fullt og fast på å etablere tydelige grenser for å beskytte mitt eget velvære og opprettholde produktiviteten, ikke bare for min egen del, men også for teamet mitt og de ansatte jeg støtter.
For å oppnå dette holder jeg meg til bestemte arbeidstider, men gjør meg tilgjengelig for kritiske samtaler på vei til og fra kontoret. For dem som har en fjernarbeids- eller hybrid arbeidsmodell, sørger jeg også bevisst for å ha ledige tider i kalenderen gjennom uken for å imøtekomme slike kritiske samtaler.
Disse strategiene sikrer uavbrutt fokus under de planlagte møtene mine, samtidig som akutte saker fortsatt håndteres på en kontrollert måte.
Balanser organisasjonens og kundegruppenes behov
En viktig årsak til utbrenthet skyldes den vanskelige balansen mellom medarbeiderlivssyklusen og kundegruppenes sporadiske behov – i hovedsak for stor arbeidsmengde.
For å bidra til å redusere dette har jeg etablert regelmessige møter med lederne for kundegruppene. Ved å minne dem på en vennlig måte om å ta med bekymringer, utfordringer og spørsmål til disse faste møtene, kan jeg opprettholde fokus og arbeidsflyt på de vanlige HR-oppgavene uten å bli avbrutt hele tiden.
Her er fem trinn og tips som kan hjelpe deg med å gjennomføre denne strategien:
1. Identifiser viktige kundegrupper. Begynn med å identifisere kundegruppene eller avdelingene som ofte kommer til deg med bekymringer, spørsmål eller utfordringer. Dette er teamene som sannsynligvis vil ha nytte av regelmessig kommunikasjon og støtte.
2. Planlegg regelmessige møter. Sett opp faste møter med lederne eller representantene for kundegruppene. Avhengig av arbeidsmengden og hvor omfattende behovene deres er, kan disse møtene holdes ukentlig, annenhver uke eller månedlig.
3. Kommuniser formålet. Kommuniser tydelig formålet med disse møtene til lederne for kundegruppene. Fortell dem at møtene er viet til å håndtere bekymringene og utfordringene deres. Oppfordre dem til å ta med spørsmål og saker til disse møtene, i stedet for å avbryte det daglige arbeidet med ad hoc-forespørsler.
4. Samarbeid og finn løsninger. Bruk disse faste møtene som en mulighet til å samarbeide med lederne for kundegruppene, gi veiledning og finne løsninger sammen. Et sterkt samarbeid med teamene kan redusere misforståelser og behovet for stadige avbrytelser.
5. Evaluer og juster. Vurder med jevne mellomrom hvor effektive disse faste møtene er. Be om tilbakemeldinger fra lederne for kundegruppene, og gjør nødvendige justeringer for å sikre at strategien fungerer godt både for HR og kundegruppene.
Strategisk planlegging
Medarbeiderlivssyklusen viser til de ulike stadiene en medarbeider går gjennom i løpet av tiden sin i en virksomhet, fra rekruttering og introduksjon av nyansatte til utvikling, medarbeideroppfølging og til slutt avslutning av arbeidsforholdet eller videre karriereutvikling.
Den omfatter alle kontaktpunktene og samhandlingene en medarbeider har med organisasjonen, fra den første kontakten som jobbsøker til medarbeiderens avgang eller videre utvikling i virksomheten.
Med bevissthet om medarbeiderlivssyklusen og viktige forretningsinitiativer planlegger jeg timeplanen min nøye for å minimere kollisjoner og unngå perioder med for stor belastning.
Når viktige forretningsbegivenheter som bransjekonferanser eller større salgsinitiativer finner sted, prioriterer jeg oppgaver rettet mot enkeltpersoner eller HR-teamet lavere enn planleggingsforespørsler fra virksomheten. Denne tilnærmingen sikrer at jeg ikke sprer meg for tynt i kritiske perioder.
For å ta i bruk strategien med å håndtere kalenderen nøye for å minimere kollisjoner og unngå overbelastede perioder, kan HR-medarbeidere følge disse 7 trinnene:
1. Forstå medarbeiderreisen. Skaff deg en helhetlig forståelse av medarbeiderreisen som gjelder for organisasjonen din. Gjør deg kjent med hvert stadium, de typiske utfordringene medarbeidere kan møte, og hvilken HR-støtte som kreves på ulike tidspunkter i reisen deres.
2. Identifiser forretningsinitiativer. Hold deg oppdatert på større forretningsbegivenheter, som bransjekonferanser, produktlanseringer eller salgsinitiativer, som potensielt kan føre til økt etterspørsel etter HR-ressurser. Samarbeid med relevante team for å bli informert om disse initiativene i god tid.
3. Analyser og planlegg. Analyser HR-teamets kapasitet og arbeidsmengde, og ta hensyn til den potensielle innvirkningen kommende forretningsbegivenheter kan ha. Planlegg HR-oppgavene og -prosjektene dine rundt disse begivenhetene for å minimere kollisjoner og unngå situasjoner der teamet blir overbelastet.
4. Avklar forventninger til kommunikasjon. Kommuniser tydelig med virksomhetens ledere om HR-teamets tilgjengelighet og kapasitet under kritiske forretningsbegivenheter. Avklar forventninger til svartider og hvilke typer forespørsler som vil bli prioritert.
5. Deleger og samarbeid. Deleger oppgaver innad i HR-teamet og samarbeid med andre avdelinger for å dele ansvaret i krevende perioder. Tverrfunksjonelt samarbeid kan redusere belastningen på HR og sikre at virksomhetens behov fortsatt blir ivaretatt.
6. Utnytt teknologi og automatisering. Bruk HR-verktøy til å automatisere og effektivisere rutineoppgaver og -prosesser. Dette frigjør tid for HR-medarbeidere, slik at de kan fokusere på mer strategiske og menneskesentrerte initiativer.
7. Evaluer og lær. Etter større forretningsbegivenheter bør du gjennomføre en evaluering i etterkant for å vurdere HR-teamets prestasjoner og identifisere forbedringsområder. Bruk disse tilbakemeldingene til å forbedre strategien for planlegging og prioritering ved fremtidige begivenheter.
Å si fra på en empatisk måte
Alle HR-medarbeidere vet at det kan være krevende å håndtere den konstante strømmen av forespørsler.
Alle forespørsler kan virke presserende, og presset om å håndtere dem umiddelbart kan bli overveldende. En viktig ferdighet som kan hjelpe deg med å navigere i disse kravene, er evnen til å si fra på en empatisk måte.
Å si fra på en empatisk måte innebærer å anerkjenne at enkelte forespørsler haster og er viktige, samtidig som du tydelig kommuniserer begrensningene dine. Det handler om å finne den vanskelige balansen mellom å vise forståelse og å opprettholde grenser.
Ved å ta i bruk denne tilnærmingen kan HR-medarbeidere håndtere tiden og energien sin effektivt uten å ofre forståelse og samarbeid med kolleger og kunder.
Når du for eksempel står overfor en presserende forespørsel, kan du i stedet for å godta den i all hast og potensielt sette kalenderen din over styr, svare med empati og tydelighet.
Du kan si: «Jeg forstår at dette haster, men jeg er mest effektiv om morgenen. La oss avtale et møte i morgen, slik at jeg kan gå inn i det med et friskt perspektiv.»
Dette svaret viser at du forstår sakens betydning, samtidig som du setter en tydelig grense og foreslår en alternativ løsning.
Ved å si fra på en empatisk måte kan HR-medarbeidere beholde fokus og produktivitet, unngå å overbelaste seg med konstante krav og skape et mer bærekraftig arbeidsmiljø.
Denne ferdigheten er ikke bare nyttig for den enkelte HR-medarbeider, men bidrar også til sunnere og mer effektive arbeidsforhold med kolleger og kunder.
Det legger til rette for åpen kommunikasjon, gjensidig respekt og samarbeid om problemløsning, noe som til syvende og sist fører til bedre resultater for alle involverte.
Utnytt kraften i refleksjon
Forskning har vist at møter som starter fem minutter over hel time, gir tid til refleksjon og forberedelse.
Ved å ta i bruk denne praksisen skaper jeg verdifulle øyeblikk til å samle tankene, vurdere tidligere diskusjoner og mentalt forberede meg til kommende møter.
Denne enkle, men kraftfulle vanen gjør det mulig for meg å møte hver samtale med klarhet og hensikt.
Finn øyeblikk med ro
Midt i en krevende karriere er det viktig å finne tid til å puste.
Enten det er å delta på en ukentlig aktivitet eller ganske enkelt ta deg noen øyeblikk til å fokusere på deg selv mens du utfører egenomsorgsrutinen din, fortjener du disse øyeblikkene med ro.
Ved å erkjenne behovet mitt for egenomsorg er jeg bedre rustet til å håndtere utfordringer med et klart og balansert sinn.
Planlagte lunsjpauser
Hvis du er som meg, blir du fristet til å ta med deg den deilige sandwichen tilbake til skrivebordet, slik at du kan gjøre ferdig den e-posten.
Men denne fristelsen gjør at du er dårlig forberedt på den tilfeldige samtalen du ikke vet at du kommer til å ha i løpet av de neste par timene.
Fordi jeg anerkjenner betydningen av egenomsorg, prioriterer jeg å planlegge lunsjene mine. Uten denne bevisste pausen ville jeg lett bukket under for dagens krav, forsømt mitt eget velvære og fratatt meg selv energien jeg trenger for å opprettholde prestasjonene i andre halvdel av dagen.
Teamet: Slik sikrer du at medarbeiderne blir anerkjent for arbeidet sitt
Å anerkjenne teammedlemmenes innsats og prestasjoner er et grunnleggende aspekt ved å skape et positivt arbeidsmiljø og styrke medarbeidernes moral.
Hvis medarbeiderne føler seg undervurdert eller oversett, vil bitterheten begynne å bygge seg opp, og folk vil mentalt koble seg fra arbeidet.
Derfor er det avgjørende å anerkjenne og verdsette teammedlemmenes bidrag for å redusere utbrenthet og øke den generelle arbeidstilfredsheten.
For å skape en kultur preget av anerkjennelse og belønning kan vi benytte flere effektive strategier for medarbeideranerkjennelse:
1. Karriereutvikling. Ved å vise anerkjennelse gjennom å forfremme teammedlemmer som viser engasjement og hardt arbeid, demonstrerer vi at bidragene deres verdsettes, samtidig som vi oppmuntrer til karriereutvikling i organisasjonen.
2. Utviklingsmuligheter. Ved å tilby spesialisert opplæring og workshops forbedrer vi ikke bare medarbeidernes ferdigheter, men kommuniserer også selskapets engasjement for deres faglige utvikling.
3. Rettferdig lønn. Når vi anerkjenner medarbeidernes ekstraordinære bidrag med jevnlige lønnsøkninger eller resultatbaserte bonuser, forsterker vi verdien vi tillegger det harde arbeidet deres.
4. Offentlig anerkjennelse. Når vi offentlig anerkjenner teammedlemmenes prestasjoner under møter, i kommunikasjon til hele selskapet eller via interne plattformer, skaper det en følelse av stolthet og motivasjon blant alle medarbeiderne.
Ved å iverksette kreative ideer til et anerkjennelsesprogram kan vi som HR-fagfolk håndtere ubalansen mellom arbeid og belønning og skape en positiv tilbakemeldingssløyfe som styrker teammedlemmenes engasjement, dedikasjon og generelle velvære.
Teamet: Regelmessige oppfølginger med teammedlemmene
Regelmessige ukentlige eller annenhver uke-oppfølginger spiller en viktig rolle i å forebygge utbrenthet og sikre teammedlemmenes velvære.
Ved å etablere konsekvente kommunikasjonskanaler og gjennomføre én-til-én-møter oppnår vi en rekke fordeler:
1. Vurdering av velvære. Regelmessige oppfølginger gjør det mulig for oss å vurdere teammedlemmenes helse og velvære, og gir oss en mulighet til å håndtere eventuelle problemer proaktivt og tilby nødvendig støtte.
2. Konstruktive tilbakemeldinger. Gjennom regelmessige oppfølginger kan vi gi tilbakemeldinger på prestasjoner, identifisere forbedringsområder og anerkjenne resultater, slik at vi fremmer vekst og utvikling.
3. Veiledning og coaching. Tydelig veiledning og coaching hjelper teammedlemmene med å forstå rollene, ansvarsområdene og karriereveien sin i organisasjonen, noe som reduserer usikkerhet og utbrenthet.
4. Å bygge tillit og engasjement. Konsekvente oppfølginger bygger et tillitsgrunnlag mellom HR-fagfolk og teammedlemmer og skaper et åpent og støttende miljø der medarbeiderne føler seg verdsatt og ivaretatt.
5. Personlig utvikling. Gjennom regelmessige samtaler kan vi identifisere individuelle utviklingsbehov og tilby tilpassede muligheter for vekst, noe som øker medarbeidernes tilfredshet og engasjement.
Ved å innarbeide regelmessige oppfølginger i HR-praksisen vår håndterer vi utfordringer proaktivt, opprettholder åpne kommunikasjonslinjer og viser genuin interesse for teammedlemmenes velvære og utvikling.
Til syvende og sist minimerer denne tilnærmingen risikoen for utbrenthet og fremmer en mer robust og motivert arbeidsstyrke.
Konsekvens er nøkkelen
Min reise med å overvinne HR-utbrenthet har vært drevet av kraften i konsekvens. Ved å ta i bruk strategier som vektlegger balanse, grensesetting og egenomsorg har jeg styrket motstandskraften min i et yrke som er beryktet for sin krevende natur.
Gjennom tilbakevendende møter, tydelige grenser, planlagte pauser, empatiske avvisninger, strategisk planlegging, refleksjonsøvelser og øyeblikk med ro har jeg frigjort evnen min til å trives i møte med motgang.
La oss omfavne kraften i konsekvens for å forvandle HR-opplevelsene våre og fremme et sunnere og mer bærekraftig yrke.
Hvis du har spørsmål eller noe du ønsker å legge til, er du velkommen til å skrive en kommentar eller delta i samtalen i People Managing People Community, et støttende fellesskap av HR- og bedriftsledere som brenner for å bygge fremtidens organisasjoner.
Flere ressurser:
