Tips om personalledelse alle ledere kan lære av

Personalledelse er prosessen med å sørge for at de riktige menneskene er på riktig sted, med de riktige ressursene, for å nå de ønskede målene. Dette omfatter rekruttering, opplæring og utvikling av teammedlemmene dine.

Hvorfor er personalledelse viktig?

Ledelse utgjør en stor forskjell i opplevelsen til alle medarbeidere gjennom hele medarbeiderens livssyklus. Lederatferd og lederstiler har stor innvirkning på medarbeidernes prestasjoner, engasjement, produktivitet og evne til å bli værende, særlig når man navigerer i endring.

Det er mye overlapp mellom ledelse og personalledelse, og generelt kan man si at gode ledere også er gode personalledere. Det finnes imidlertid noen viktige forskjeller. Disse omfatter:

• Ledere har ofte en mer strategisk rolle og visjon, mens personalledere i større grad fokuserer på den daglige driften
• Ledere veileder mennesker slik at de kan forbedre seg selv og nå personlige mål, mens personalledere styrer mennesker for å nå virksomhetens mål
• Ledere har en tendens til å utfordre status quo, mens personalledere forsøker å oppnå eller opprettholde status quo på en konsekvent måte
• Ledelse er kvalitativ, og resultatene er immaterielle, mens personalledelse er kvantitativ, og resultatene kan måles

Å begynne med personalledelse

Egenskapene til en god personalleder kan være noe vanskelige å definere. Vi ønsker alle å bli ledet av noen som er kompetente, selvsikre og besluttsomme, men hvordan blir du en slik person? Og hva skal til for å bli værende i den rollen?

Studentene mine er ofte kommende personalledere eller har nettopp begynt å ha medarbeidere som rapporterer til dem. I de fleste tilfeller bryr disse menneskene seg dypt om medarbeiderne sine og er ivrige etter å lære hvordan de best kan støtte dem.

Det som betyr mest i den første tiden, er at omsorgen deres er ekte. Derfra bygger vi på med ferdigheter og bevissthet for å skape virkelig sterke, støttende og empatiske personalledere.

Det finnes noen bemerkelsesverdige stiler du bør vurdere når du evaluerer teknikkene dine for personalledelse, slik at du kan praktisere dem på en måte som fremmer prestasjoner, at medarbeidere blir værende, og en positiv medarbeideropplevelse.

Stiler for personalledelse kan deles inn i fire kategorier:

• Dirigerende
• Veiledende
• Støttende
• Delegerende

Dirigerende personalledelse

Med dirigerende personalledelse forteller lederen medarbeiderne hva de skal gjøre, og hvordan de skal gjøre det. Denne stilen er mest effektiv når oppgaver må fullføres raskt og effektivt i henhold til en bestemt standard eller et bestemt krav, eller når medarbeiderne er tidlig i utviklingen sin og trenger mer veiledning.

Det er likevel en stor forskjell mellom å dirigere en medarbeider og å detaljstyre vedkommende. Hvis du oppdager at du detaljstyrer eller motsier arbeid eller beslutninger fordi de ikke er slik du selv ville ha gjort det, bør du reflektere over dette for å identifisere hva du egentlig frykter. Skap deretter muligheter for medarbeiderne dine til å vise kompetanse, bygge selvtillit og skape tillit.

Veiledningsbasert personalledelse 

I denne situasjonen gir ledere tydelige og spesifikke instrukser, og støtter medarbeiderne i å oppnå de ønskede resultatene. Denne stilen er effektiv for å hjelpe mennesker med å lære spesifikk atferd og kulturelle normer, slik at lederen senere kan være mer støttende og mindre dirigerende. 

Veiledningsstilen er nyttig for å utvikle spesifikk atferd hos svært kompetente medarbeidere som tilpasser seg en ny organisasjonskultur eller kontekst.

Støttende personalledelse

Lederen gir medarbeiderne veiledning og støtte, men lar dem ta egne beslutninger, inkludert å styre resultatene.

Denne stilen er ofte mer positiv for medarbeiderne og kan føre til bedre resultater når det finnes mange «riktige svar», og medarbeiderne har erfaring og kompetanse til å skape et positivt resultat i den spesifikke konteksten eller organisasjonen.

Delegerende personalledelse

Lederen gir medarbeiderne selvstendighet til å ta egne beslutninger, med lite støtte eller involvering.

Den delegerende stilen kan være nyttig for å utvikle medarbeidernes ferdigheter og er vanligvis best egnet for medarbeidere som har kommet langt i utviklingen, og som har en dyp forståelse av organisasjonens kontekst, kultur og mål.

Ingen stil passer for alle

Selv i ett og samme team kan medarbeidere på ulike utviklingsnivåer ha best av å bli ledet eller fulgt opp med ulike stiler. De beste personallederne har kompetanse til å identifisere hvilke stiler som passer best for enkeltpersoner og team.

For eksempel opplever jeg, basert på min erfaring med å lede prosjektledere, at nye medarbeidere trenger mer retning i starten mens de lærer om konteksten, kulturen, forventningene, teamnormene og virksomhetens normer.

I denne fasen av utviklingen deres lar jeg ofte de nye medarbeiderne samarbeide med meg om å løse et problem eller oppnå et resultat. Senere begynner jeg å tildele dem prosjekter som de selv får ansvar for, og da kan jeg gå over til en veiledningsstil. Etter hvert som de utvikler erfaringen og kompetansen sin, blir tilnærmingen min mer støttende og senere delegerende.

Når du går videre med å finne ut hvilken type personalledelsesstil som passer best for hver av medarbeiderne dine, bør du vurdere deres erfaring og utvikling eller modenhet i rollen, og be om tilbakemeldinger på ledelsen din. Dette vil hjelpe deg med å forstå om de trenger mer støtte eller retning fra deg for å gjøre sitt beste arbeid.

Å være personalleder innebærer følgende oppgaver, hvorav mange er sentrale i medarbeiderens livssyklus:

• Ansettelser og intervjuer
• Introduksjon og opplæring
• Fordeling og evaluering av arbeid
• Karriereutvikling og opplæring
• Prestasjonsledelse
• Anerkjennelse og belønning av medarbeidere
• Avslutning av arbeidsforhold.

I tillegg til disse oppgavene spiller en personalleder en avgjørende rolle i å skape et positivt og inkluderende arbeidsmiljø ved å lytte aktivt til medarbeidernes bekymringer, mekle i konflikter og fremme en respektfull kultur.

For å lykkes med disse lederoppgavene er det viktig å prioritere effektiv kommunikasjon og kontinuerlig læring. Sett jevnlig opp en-til-en-møter for å gi og motta tilbakemeldinger fra medarbeidere, og hold deg oppdatert på de nyeste trendene og metodene i bransjen gjennom seminarer, opplæring og ledersertifiseringer.

Personal­ledelse krever en kombinasjon av ferdigheter og evner som fokuserer på å støtte medarbeidere og håndtere prestasjoner, resultater og ressursfordeling.

Noen viktige ferdigheter som er spesielt relevante, er: 

1. Kandidatsøk, intervjuer og introduksjon av medarbeidere for å sikre utvelgelse og integrering av de riktige talentene for organisasjonens suksess.
2. Å bygge tillit og opprettholde tillitsfulle relasjoner for å skape et positivt og samarbeidsorientert arbeidsmiljø.
3. Aktiv lytting og tydelig kommunikasjon for å fremme forståelse, løse konflikter og sikre samarbeid og samkjøring i teamet.
4. Å gi konkrete tilbakemeldinger i rett tid for å veilede og motivere medarbeidere, slik at de kan utvikle seg og forbedre prestasjonene sine på en effektiv måte.
5. Å identifisere medarbeidernes styrker og kjernekompetanser for optimal utnyttelse av talentene, noe som styrker teamets prestasjoner og jobbtilfredsheten.
6. Fordeling og delegering av arbeid for effektiv oppgavefordeling, myndiggjorte medarbeidere og et balansert arbeidsmiljø.
7. Å sette tydelige forventninger for å gi retning, samordne teamets innsats og etablere en standard for prestasjoner og ansvarlighet.
8. Å motivere medarbeidere for å bidra til engasjement, styrke moralen og øke produktiviteten og jobbtilfredsheten.
9. Å samarbeide om problemløsning for å dra nytte av ulike perspektiver og ekspertise, noe som fører til mer innovative og effektive løsninger.
10. Å oppmuntre til utvikling og læring av feil for å fremme en vekstorientert tankegang, motstandsdyktighet og kontinuerlig forbedring blant medarbeiderne.
11. Å feire suksesser for å anerkjenne prestasjoner, styrke moralen hos teamet og den enkelte, og forsterke positiv atferd og samhold i teamet.

1. Ansett de rette personene

Å ansette de rette personene er avgjørende for enhver organisasjons suksess. Noen med feil ferdigheter eller verdier kan føre til bortkastet tid og innsats som kunne vært unngått.

Men hvordan vet du om noen har det som skal til? Hvordan ansetter du en leder sammenlignet med en vanlig medarbeider? Dette er spørsmål du må finne svar på før du begynner å se på kandidater

Den beste måten å ansette riktig person på er gjennom en intervjuprosess som inkluderer ikke-tekniske spørsmål om erfaring, verdier og mål, samt tekniske spørsmål knyttet til rollen eller virksomheten din. Jeg har også hatt gode resultater med å inkludere andre teammedlemmer i intervjuprosessen.

Her er et tips du bør huske: Ansett sakte, si opp raskt. Hvis du ansetter feil person, bør du fjerne vedkommende raskt, slik at du kan gå videre med ansettelsesplanen din og finne riktig person til å støtte teamet ditt og organisasjonens mål.

2. Sett tydelige forventninger

Å sette tydelige forventninger til medarbeidere er noe av det viktigste en leder kan gjøre for teammedlemmene sine. Du forteller medarbeiderne dine hva du forventer av dem, og hva de kan forvente av deg.

Så hvordan kan du sette tydelige forventninger til medarbeiderne dine? 

Den beste måten å gjøre dette på er å gi en stillingsbeskrivelse eller et dokument som avklarer rollen, og som beskriver de konkrete oppgavene og ansvarsområdene i rollen, samt stillingens mål og delmål. Dette dokumentet bør oppdateres jevnlig etter hvert som medarbeiderens ansvar endres.

En annen måte å sette tydelige forventninger på er gjennom regelmessige én-til-én-møter med medarbeiderne for å diskutere prestasjonene deres. Husk at du skal hjelpe dem med å se verdien og virkningen av handlingene sine, og veilede dem mot å nå teamets og sine egne mål.

3. Gi tilbakemeldinger regelmessig

Regelmessige tilbakemeldinger er avgjørende for å opprettholde åpen kommunikasjon og minimere manglende samsvar og overraskelser. 

Ved å gi tilbakemeldinger forteller du teammedlemmene dine hva de gjør bra, og hvor de trenger å forbedre seg. Dette bidrar til å sikre at medarbeiderne dine hele tiden vokser og utvikler ferdighetene sine.

Når jeg gir tilbakemeldinger, praktiserer jeg radikal åpenhet. Ros medarbeiderne dine offentlig, og utfordre dem privat. Bruk ferdighetene dine innen emosjonell intelligens til å veilede hvordan du gir tilbakemeldinger, og vær også åpen for å ta imot tilbakemeldinger om måten du gir tilbakemeldinger på! 

Hvorfor er det så viktig at du gjør dette regelmessig? Det er svært viktig at du ikke sparer opp negative tilbakemeldinger til medarbeiderens formelle medarbeidersamtale. Regelmessige oppfølginger sikrer at du kan korrigere problemer raskere og redusere stresset og frykten knyttet til større samtaler.

4. Tilby muligheter for opplæring og utvikling

Du ønsker å føle at du stadig lærer og utvikler deg profesjonelt, ikke sant? 

Derfor er det så viktig at ledere tilbyr medarbeiderne muligheter for utvikling og opplæring som er i tråd med deres individuelle karrieremål. Ved å tilby disse mulighetene forteller du medarbeiderne dine at du verdsetter utviklingen deres og investerer i fremtiden deres.

Har du noen som ønsker lederutvikling og ønsker å bli personalleder? Støtt vedkommende. 

For at du skal kunne vokse og gå videre, trenger du flere ledere som kan veilede teamene dine. Oppmuntre derfor alltid dem som ønsker å lære å lede andre og utvikle lederferdighetene sine.

Den beste måten du kan tilby teammedlemmene dine muligheter for utvikling og opplæring på, er å tilby ulike læringsalternativer, som nettbaserte kurs, bøker, podkaster om ledelse og administrasjon, eller workshops som samsvarer med interessene og karriereambisjonene deres. Du kan også tilby hospitering eller jobbrotasjon, slik at medarbeiderne kan lære om andre deler av virksomheten.

5. Håndter svake prestasjoner raskt

Når det gjelder å lede medarbeidere som presterer under forventningene eller håndtere svake prestasjoner, er riktig tidspunkt avgjørende. Som jeg nevnte tidligere, må du ikke nøle med eller utsette å snakke med medarbeidere om de svake prestasjonene deres.

Innen du som leder har oppdaget det, er andre helt sikkert påvirket, og i verste fall er den enkelte medarbeiderens velvære truet. Jo lenger du venter, desto større er risikoen for at det blir verre.

Vanlige tegn på svake medarbeiderprestasjoner er at medarbeidere ikke overholder tidsfrister eller leverer arbeid av lav kvalitet, viser forstyrrende eller fiendtlig atferd, eller mangler engasjement eller motivasjon. Noen ganger er dette et tegn på at en medarbeider snart slutter, men ikke alltid.

I noen tilfeller vil høyt presterende medarbeidere som arbeider sammen med medarbeidere som presterer svakt, legge merke til problemer med prestasjonene og klage. Snakk med medarbeideren som potensielt presterer svakt, og be om vedkommendes perspektiv på hvordan ting går, og hvilke utfordringer teamet står overfor når det gjelder å nå målene sine. I noen tilfeller kan manglende selvinnsikt være selve problemet.

Hva kan du gjøre når tilbakemeldinger og rask håndtering av problemet ikke fungerer?

Når du bekrefter at en medarbeider ikke oppfyller prestasjonsstandardene, bør du straks begynne å dokumentere problemene og inkludere detaljer, tidsstempler og konsekvenser. Det vil være svært nyttig å dokumentere detaljer om situasjonene, tiltakene dine, tilbakemeldingene som er gitt, reaksjonene og avtalte neste steg hvis problemene vedvarer eller utvikler seg til et punkt der oppsigelse blir aktuelt.

6. Oppmuntre til kreativitet og innovasjon – omfavn feil

"Du må stole på lidenskapen, drivkraften og kreativiteten til en person som virkelig ønsker å løpe med en idé. Tillit er det vi trenger for å lykkes i jobbene våre, og relasjonen vi må ha til lederne våre." – John Carter, oppfinneren av Bose-hodetelefonene med støydemping

Å oppmuntre til kreativitet og innovasjon på arbeidsplassen er en viktig drivkraft for vekst, medarbeiderengasjement og medarbeiderbevaring. Kreative og innovative medarbeidere er mer engasjerte og motiverte, og har større sannsynlighet for å komme opp med nye ideer og løsninger på problemer.

Men en del av kreativitet, innovasjon og vekst er å mislykkes. I innovative organisasjoner bør feil ses på som en læringsmulighet. Det er viktig å skape et miljø der det er greit å mislykkes, og som leder kan du gjøre dette ved å hjelpe medarbeiderne med å lære av erfaringen.

For å bidra til å finne ut hva som gikk galt, kan du begynne med å stille spørsmål som «Hva prøvde du å oppnå?», «Hvilke hovedutfordringer møtte du?» og «Hva vil du endre eller justere ved neste forsøk?» Disse spørsmålene er fremtidsrettede og vil hjelpe medarbeiderne dine med å lære.

7. Lytt aktivt til medarbeiderne, teamene og organisasjonen din

Aktiv lytting er en kommunikasjonsteknikk og en mellommenneskelig ferdighet som innebærer å følge nøye med på personen som snakker, ikke avbryte vedkommende, ha øyekontakt og ta notater ved behov. 

Ja, dette er en mellommenneskelig ferdighet ledere må ha, siden den er avgjørende for å skape en bedriftskultur der medarbeiderne føler støtte og får myndighet. 

Formålet med aktiv lytting er å sikre at taleren føler seg hørt og forstått. Dette er nyttig både for nye og erfarne ledere, siden de ulike nivåene av lytting hjelper dem med å få en dypere forståelse av medarbeidernes tanker og følelser. På sin side kan ledere støtte medarbeiderne bedre og hjelpe dem med å nå målene sine.

Aktiv lytting bidrar også til å bygge tillit mellom lederen og medarbeideren, siden det viser at du verdsetter personen som snakker.

Når medarbeidere føler seg hørt og forstått, skaper det et mer positivt arbeidsmiljø og påvirker medarbeiderengasjement, medarbeiderbevaring og produktivitet. Det er også en svært nyttig ferdighet i konfliktsituasjoner.

8. Feir suksesser

Når folk føler at det harde arbeidet deres blir anerkjent og verdsatt, vil de bli mer engasjerte og motiverte. Dette vil føre til at de blir mer produktive og bidrar mer til organisasjonen.

En vellykket strategi for personalledelse innebærer å feire suksesser sammen med medarbeiderne og takke dem for det harde arbeidet deres. Ring med bjellen!

Feir medarbeiderne dine ved å dele nyheten om suksessen deres med andre og gratulere dem offentlig. Du kan gjøre dette personlig, på virtuelle samarbeidsplattformer og til og med på LinkedIn!

Folk liker å høre om virksomhetens suksesser og om suksessene til kollegene sine. Det får dem til å føle at de er en del av noe større, og at arbeidet deres er verdifullt.

Relatert lesning: 30 kreative ideer for å anerkjenne og verdsette medarbeidere

Bonus: navigering i fjernarbeid

Etter nesten to år med å lede medarbeidere via webkamera og headset har jeg funnet unike måter å bygge tilhørighet i teamet på, legge til rette for beslutningstaking, utvikle nye ferdigheter og fortsette å levere resultater. 

Her er sjekklisten min for å være en god leder og lede globale team: 

• Bli kjent med medarbeiderne dine. Lær om livene deres, kompetansen deres, målene deres og hva de liker å gjøre utenom jobben. Dette vil bidra til å bygge empati og tilhørighet.
• Ha uformell og hyppig kontakt. Sett jevnlig av tid til å møte medarbeiderne dine. 25 minutter hver uke eller annenhver uke er best i de fleste tilfeller. Medarbeiderne dine bør styre denne tiden, siden den bør fokusere på deres prestasjonsmessige vekst og utvikling. Som Zack McGill påpeker i en artikkel om ledelse av eksterne salgsteam: «Jeg har hyppige oppfølginger med hele teamet, individuelt (én-til-én-møter, samtalecoaching, ad hoc-møter og så videre). Vi prøver også å ha en månedlig nettbasert sammenkomst for moro skyld.»
• Tilpass lederstilen din til den enkelte medarbeider og konteksten. Det kan hende du må bruke mer tid på noen teammedlemmer enn på andre, avhengig av utviklingen og behovene deres. Bruk tid der det trengs, og led eksterne medarbeidere ut fra deres behov, ikke dine.
• Oppmuntre til profesjonell utvikling. At folk jobber hjemmefra, betyr ikke at de bør slutte å lære. Læring kan bidra til å bryte følelsen av «meh» og føre oss mot ny kompetanse, nye ferdigheter og nye interesser. 
• Bygg relasjoner og oppmuntre til samarbeid. Det kan være vanskelig for folk å møte andre og bygge ekte relasjoner hjemmefra når de prøver å «fullføre initiativer». Tenk over hva teamene dine kan gjøre for moro skyld hjemmefra! Jackbox-spill er svært populære hos teamet mitt.

Til slutt: Led med empati, alltid. I mange virksomheter er «menneskene først» en kjerneverdi. Jeg tolker dette som at min rolle som leder er å være empatisk.