Vurderer du et intranett for ansatte? Les dette først

De er spesielt populære blant større, internasjonalt distribuerte virksomheter for å dele informasjon og forbedre kommunikasjonen i selskapet i en i stor grad digital arbeidshverdag. 

Intern kommunikasjon blir enklere gjennom ett samlingspunkt der ansatte kan utveksle ideer og dele ressurser. Utfordringen med intranett er imidlertid at de ofte blir «glemt på loftet», akkurat som stakkars Miss Havisham.

Den høye frafallsraten skyldes at mange intranett er plaget av problemer som duplisert informasjon og uoversiktlige grensesnitt. Som Dhiraj Sharma forklarer:

Over tid blir [intranett]systemet en dumpingplass for innhold – en plass ingen ansatte ønsker å lete gjennom fordi den, i likhet med en roteskuff, mangler system, hensikt og verdi. Det som burde være en tilgjengelig alt-i-ett-ressurs, blir i stedet en uvelkommen informasjonsflom. Til slutt forlater de ansatte det for å finne svar enklere andre steder.”

Slik sørger du for at de ansatte bruker intranettet

24 % av virksomhetene er ikke fornøyde med brukergrensesnittet i intranettet sitt, og 15 % synes søkeverktøyet er utilstrekkelig. Det er tydelig at mange intranett der ute har sin andel problemer. 

Nøkkelen til en vellykket implementering og bruk av et intranett for ansatte er å identifisere hindringer før implementeringen og håndtere dem med en gang.

Her er noen måter du kan sikre oppslutning om virksomhetens intranett på.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Fokuser på å forbedre UX

Forbedring av UX (brukeropplevelsen) er den mest effektive måten å øke medarbeiderengasjementet på intranettet. Når du prøver å forbedre UX, bør målet være å utforme en løsning med en kort læringskurve.

UX er forskjellig fra UI (brukergrensesnitt), men de er tett knyttet til hverandre. Et ryddig og helhetlig UI forbedrer UX fordi det gjør navigeringen enkel og lar brukeren raskt finne innholdet de leter etter.

Som med alle nettapper er målet å få brukerne dit de vil, med så få klikk som mulig. Det betyr at du må ta deg tid til å undersøke brukerne dine og planlegge en god informasjonsarkitektur som organiserer sider og seksjoner i et logisk hierarki.

2. Gå foran som et godt eksempel ved å bruke intranettet på ledernivå

Manglende bruk av intranett på ledernivå kan påvirke de ansattes oppslutning negativt. Når ledere ikke samhandler på intranettet eller deler oppdateringer ofte, blir de ansatte mindre entusiastiske med tanke på å bruke denne ressursen.

Å la avdelingsledere ta ansvar for vedlikeholdet av intranettsystemene kan være en utmerket løsning.

For eksempel bør en HR-leder ha ansvar for å vedlikeholde HR-seksjonen i intranettsystemet. Vedkommende kan publisere en oppdatert policy for ansattgoder, introduksjonsprosesser for nyansatte, vanlige spørsmål eller andre HR-relaterte oppdateringer i intranettsystemet.

3. Bruk ulike innholdsformater

Intranett kan brukes til å fremme medarbeiderengasjement ved å skape begeistring rundt nyheter og arrangementer i virksomheten. De kan også brukes til å samle inn tilbakemeldinger gjennom interaktive funksjoner som spørreundersøkelser.

Ved å bruke ulike innholdsformater får du en mer variert brukeropplevelse og høyere engasjement. Det er en kostnad til medarbeidervelferd som betaler seg selv ved å holde de ansatte informert hver dag.

4. Bruk måledata til å optimalisere

Moderne intranettprogramvare for ansatte bør gjøre det mulig å måle engasjementet rundt innholdet du publiserer, slik at du kan fortsette å optimalisere det underveis – akkurat som du ville gjort for nettstedet eller sosiale medier.

Implement programvare for overvåking av ansatte for å spore brukernes klikk på hjemmesiden og viktige landingssider. Dette vil identifisere de mest effektive lenkene og handlingsoppfordringene, slik at du kan prioritere kritisk innhold og optimalisere brukerengasjementet. Hvis du ikke gjør dette, vil det føre til dårlige brukeropplevelser og lavere konverteringsfrekvenser

Men i tillegg til å se på måltall kan du også be de ansatte om tilbakemeldinger på slutten av en økt ved å stille spørsmål som «fant du det du lette etter i dag?» og «Hvor enkelt var det å finne det du lette etter?»

Det er også god praksis å distribuere innhold basert på relevans. Selv om ansatte generelt er nysgjerrige, holder det å optimalisere nyhetsstrømmen deres for relevans den fri for rot. For å sikre dette bør du sjekke om intranettet tilbyr en funksjon for å distribuere innhold bare til en bestemt gruppe ansatte. 

Eksempler på ansattintranett

Nå håper jeg du har en idé om hvordan et godt bedriftsintranett ser ut. For å hjelpe deg får du her et par eksempler på bedriftsintranett som er godt gjennomført.

1. DBS Bank

DBS Bank vant prisen for årets moderne intranett i desember 2021, så hvilket bedre eksempel finnes det? 

Det fine med dette systemet er at det lar de ansatte få tilgang til intranettet gjennom flere kanaler, blant annet:

• OneBot Virtual Assistant: et samtalebasert grensesnitt for å utføre oppgaver og besvare spørsmål.
• DBS Search: en funksjon som lar de ansatte søke gjennom selskapets innhold og data.
• OneMobile: et mobilt grensesnitt for selskapets intranettsystem.

Intranettet gir de ansatte et omfattende digitalt miljø der de kan trives, med tre plattformer som fokuserer på ulike aspekter ved de ansattes opplevelse:

• F3W (fremtidens arbeidsliv, arbeidsplass og arbeidsstyrke): et forum om fremtidens arbeidsliv
• iHealth app: en ressurs for velvære for DBS-ansatte
• Life@DBS: selskapets eget sosiale nettverk der ansatte kan knytte kontakter og bygge relasjoner utenfor arbeidstiden

DBS-intranettet er også et utmerket eksempel på en plattform som drives av de ansatte. DBS oppfordrer brukerne til å vurdere systemet og komme med forslag, og EJC (Employee Journey Council) forsøker å finne mangler som må utbedres for å forbedre brukeropplevelsen.

DBS er et godt eksempel på et intranett som er laget på riktig måte, fordi det gir de ansatte en positiv opplevelse, tilgang via flere kanaler og en personlig opplevelse som fremmer DBS-kulturen på en digital arbeidsplass.

2. 3M Go

3M, et multinasjonalt industrikonsern med base i USA, hadde et svært dårlig utformet intranett med et overfylt grensesnitt som de ansatte aldri egentlig brukte. Det var en uoversiktlig samling av lenker og intranettsystemer for 3Ms andre avdelinger.

Utformingen ga en dårlig brukeropplevelse fordi det var vanskelig for de ansatte å navigere. De hadde problemer med å finne innholdet de trengte. 

Da 3M innså dette, forvandlet selskapet det eldre intranettsystemet sitt til en estetisk tiltalende plattform som var enkel å bruke og ga de ansatte et mer passende funksjonssett. De ansatte fikk nå tilgang til et system som kunne få ting gjort uten at de brukte for mye tid på navigering.

3M Go har et attraktivt design med en personlig nyhetsstrøm på hjemmesiden. Det nye designet hjalp 3M med å forbedre engasjementet og produktiviteten blant de ansatte. 

Etter redesignet hevdet 3M Go topplasseringen på Nielsen Norman Groups liste over de 10 beste intranettene i 2019. 

Bygg selv eller velg en ferdigløsning

Når du vurderer et intranett, har du to alternativer: bygge selv eller kjøpe en komplett løsning.

SharePoint-intranett er enkelt å opprette, men mangler funksjonalitet. Hvis du oppretter en intranettløsning fra bunnen av, kan du tilpasse den fullstendig etter eget ønske, men det kan ta tid og bli dyrt. Selv om tilpassede intranett for eksempel kan ha mobilapper, krever de mye utviklingsarbeid.

Du kan også måtte ansette en intern spesialist eller sette ut vedlikehold og brukerstøtte for et spesialtilpasset intranett. I tillegg krever spesialtilpassede bedriftsintranett omfattende opplæring, mens ferdiglagde intranettsystemer vanligvis krever minimal opplæring. 

Ikke la ansattintranettet samle støv

Intranett for ansatte er en verdifull ressurs; ikke la dem bli underutnyttet. Hvis intranettsystemet ditt har blitt oversett en stund, er det aldri for sent å ta tak i situasjonen og begynne å bruke intranettet igjen. 

Et intranett for ansatte med et robust innholdsstyringssystem vil hjelpe deg med å bringe bedriftskulturen din på nett. Du vil kunne dele oppdateringer ved behov og gjennomføre forretningsprosessene og arbeidsflytene dine sømløst.

Hvis du ønsker å ta i bruk et nytt intranettsystem, bør du vurdere en ferdig løsning i stedet for å lage et system fra bunnen av.

Se også: Slik bygger du en ekte medarbeiderorientert bedrift