15 functies van software voor personeelsbeheer die wij aanbevelen

1. Personeelsplanning

Personeelsplanning is de functie die je het meest zult gebruiken in software voor personeelsbeheer. Je kunt diensten samenstellen in een kalender met slepen en neerzetten, mensen toewijzen op basis van functie, vaardigheden of beschikbaarheid en roosters naar de telefoons van je team publiceren.

Volgens mijn ervaring signaleren de beste tools conflicten tijdens het opstellen van het rooster. Ze waarschuwen je voor overuren, dubbel ingeplande diensten en goedgekeurd verlof voordat je het rooster publiceert. Veel tools bieden ook verzoeken om diensten te ruilen met goedkeuring van een manager, zodat wijzigingen niet uitmonden in lange tekstgesprekken. Zoek naar sjablonen die je van week tot week kunt kopiëren, want steeds opnieuw beginnen gaat snel vervelen.

Planningshulpmiddelen werken verschillend afhankelijk van je personeelsbestand. Deze voorbeelden laten zien waar elke mogelijkheid van pas komt:

• Detailhandel en horeca: Maak roosters op basis van vraagvoorspellingen en de beschikbaarheid van parttimers. Deputy en 7shifts ondersteunen beide dit soort dienstplanning.
• Gezondheidszorg: Stem diensten af op vereiste certificeringen en de benodigde dekking van vaardigheden, waarbij kwalificatiewaarschuwingen helpen om aan regelgeving te voldoen. Controleer of managers waarschuwingen kunnen negeren voordat je vertrouwt op geautomatiseerde planningsfuncties.
• Teams op meerdere locaties: Kopieer sjablonen naar verschillende locaties en pas ze vervolgens aan de lokale bezettingsbehoeften aan.
• Hybride of externe teams: Stel beschikbaarheidsvensters in voor verschillende tijdzones, zodat managers kunnen zien wie online is.
• Seizoensgebonden werving: Dankzij open diensten kunnen tijdelijke medewerkers zelf uren claimen zonder dat een manager iedereen afzonderlijk hoeft te bellen.

2. Bijhouden van werktijd en aanwezigheid

Het bijhouden van werktijd en aanwezigheid registreert wanneer je werknemers beginnen, stoppen en pauzeren, en voert die uren vervolgens door naar de salarisadministratie. Medewerkers klokken in via een mobiele app, webportaal of kiosk. Veel tools voegen geofencing of fotocontrole toe, zodat registraties vanaf de juiste locatie komen.

Volgens mijn ervaring signaleren de beste tools gemiste registraties, late aankomsten en overuren zodra ze plaatsvinden. Managers kunnen fouten herstellen voordat urenstaten worden afgesloten. Zoek naar automatische pauzeregels en goedkeuringsprocessen. Die zorgen ervoor dat uren overeenkomen met je arbeidsbeleid en verminderen het aantal handmatige correcties in urenstaten.

Methoden voor tijdregistratie passen bij verschillende werkomgevingen, en de juiste optie om in te klokken hangt af van waar je mensen daadwerkelijk werken:

• Mobiele app met geofencing: Buitendienstmedewerkers en thuiszorgteams kunnen alleen binnen een bepaalde straal van de werklocatie inklokken. Connecteam en Homebase bieden dit allebei aan.
• Kiosk met fotocontrole: Magazijnen en winkels gebruiken een gedeelde tablet om meeklokfraude te voorkomen.
• Webportaal: Kantoormedewerkers en medewerkers op afstand registreren hun uren vanaf een laptop, wat geschikt is voor hybride teams.
• Automatische pauzeregels: Werkgevers in de gezondheidszorg en horeca gebruiken deze om maaltijdpauzes consequent af te trekken. Deputy en UKG ondersteunen dit.

3. Voorspellen van personeelsbehoefte en vraagplanning

Personeelsprognoses voorspellen hoeveel personeelsuren je nodig hebt door historische verkoop-, bezoekers- of boekingsgegevens te vergelijken met de geplande personeelsbezetting. De meeste tools halen gegevens uit je kassasysteem of andere bedrijfssystemen en stellen vervolgens personeelsniveaus per dag, dienst of functie voor.

Mijn ervaring is dat de beste versies de voorspelde personeelskosten als percentage van de omzet tonen terwijl je het rooster opstelt. Zo zie je overbezetting voordat je het rooster publiceert. Zoek naar tools waarmee je prognoses kunt aanpassen voor evenementen, promoties of seizoenspieken. Deputy en 7shifts bieden dit allebei.

De invoer voor prognoses verschilt per bedrijf, dus de gegevens die je koppelt bepalen hoe nuttig de voorgestelde personeelsniveaus zijn:

• Verkoop- en kassasysteemgegevens: Restaurants en winkels vergelijken eerdere verkopen per uur met de geplande personeelsbezetting. 7shifts haalt deze gegevens uit kassasystemen om personeelsbezetting per dienst voor te stellen.
• Bezoekersaantallen: Winkels met deurtellers kunnen personeel inplannen voor piekuren wat betreft winkelbezoek, niet alleen voor uren met de hoogste verkoop.
• Boekingen en afspraken: Salons, klinieken en fitnessstudio's stemmen hun personeelsbezetting af op komende reserveringen.
• Markeringen voor evenementen en promoties: Voeg handmatig een uitverkoop rond een feestdag of een lokaal evenement toe, zodat de prognose niet afhankelijk is van het gemiddelde van vorig jaar.
• Doelstellingen per functie: Stel doelen voor het percentage personeelskosten per functie in, zodat prognoses voor de keuken en de frontoffice afzonderlijk blijven.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

4. Verlof- en afwezigheidsbeheer

Verlof- en afwezigheidsbeheer houdt aanvragen voor vrije tijd, verlofsaldi en goedkeuringen bij in hetzelfde systeem waarin je roosters opstelt. Medewerkers dienen aanvragen in via een mobiele app of webportaal en managers keuren deze goed of wijzen ze af terwijl ze het rooster kunnen bekijken.

Mijn ervaring is dat de beste tools automatisch regels voor verlofopbouw en lokaal verlofbeleid toepassen. Ze blokkeren goedgekeurd verlof ook voor diensttoewijzingen, zodat je niemand inplant die afwezig is. Zoek naar het bijhouden van ziekteverlof, limieten voor overdracht en kalenderweergaven van wie afwezig is. Kronos (UKG) en BambooHR bieden dit allebei.

Verlofbeleid verschilt per type werkgever en regio, dus de manier waarop je afwezigheden registreert moet aansluiten bij de manier waarop je medewerkers daadwerkelijk vrij nemen:

• Vakantie op basis van verlofopbouw: Uren worden per loonperiode of per gewerkt uur opgebouwd en vervolgens binnen vastgestelde grenzen overgedragen. BambooHR ondersteunt dit met aangepaste beleidsregels.
• Ziekteverlof met lokale regels: Saldi volgen regionale vereisten, zoals wettelijke loondoorbetaling bij ziekte of wetten voor betaalde ziektedagen. UKG ondersteunt locatiegebaseerd beleid.
• Teams die in diensten werken: Goedgekeurd verlof blokkeert de planning, zodat een winkelmanager nooit iemand inroostert die met verlof is.
• Ouderschapsverlof en langdurig verlof: Houd langdurige afwezigheid apart bij van standaard-PTO, zodat saldi en terugkeerdatums correct blijven.
• Teamkalender: Bekijk wie afwezig is voordat je een nieuwe aanvraag goedkeurt.

5. Diensten ruilen en open diensten beheren

Door diensten te ruilen kunnen medewerkers diensten met collega's uitwisselen, terwijl medewerkers dankzij het beheer van open diensten onvervulde diensten via een mobiele app kunnen claimen. Managers stellen de regels in en keuren aanvragen vervolgens goed of laten ze automatisch goedkeuren.

Mijn ervaring is dat de beste tools elke ruil controleren op functie, vaardigheden, overwerkgrenzen en goedgekeurd verlof voordat deze doorgaat. Zoek naar pushmeldingen die geschikte medewerkers waarschuwen wanneer er een dienst vrijkomt. Deputy en 7shifts bieden dit allebei, en je hoeft niet meer per sms te vragen: "wie kan zaterdag invallen?"

Regels voor het ruilen en openen van diensten werken anders afhankelijk van de manier waarop je team de bezetting regelt. Deze voorbeelden laten zien wanneer elke instelling geschikt is:

• Ruilen tussen collega's: Werknemers bieden een dienst aan collega's in dezelfde functie aan, waarna een manager de ruil goedkeurt. Deputy en 7shifts ondersteunen dit beide voor restaurants en winkelvloeren.
• Open diensten claimen: Managers plaatsen onvervulde diensten, waarna gekwalificeerde medewerkers deze vanuit de app kunnen oppakken. Homebase biedt dit voor parttime teams die per uur worden betaald.
• Bevoegdheidscontroles: Zorgteams blokkeren ruilingen wanneer de nieuwe persoon niet over een vereiste certificering beschikt.
• Overwerkbeperkingen: Automatische goedkeuring stopt wanneer een ruil ertoe zou leiden dat iemand de wekelijkse urengrenzen overschrijdt.
• Seizoensdekking: Tijdelijke medewerkers nemen diensten tijdens piekperioden over zonder dat een manager iedereen afzonderlijk hoeft te bellen.

6. Integratie met de salarisadministratie

Integratie met de salarisadministratie stuurt goedgekeurde uren vanuit je personeelsbeheersoftware rechtstreeks naar je salarissysteem. Tijdregistraties, overwerk, betaald verlof en toeslagen voor bepaalde diensten worden gesynchroniseerd zonder dat iemand een urenstaat opnieuw hoeft over te typen. De meeste tools bieden rechtstreekse koppelingen of exports naar aanbieders zoals ADP, Gusto en QuickBooks.

In mijn ervaring passen de beste integraties je betalingsregels toe voordat de gegevens worden doorgestuurd, waaronder overwerkdrempels en inhoudingen voor pauzes. Zoek naar vergrendelingen voor goedkeuring die bewerkingen stoppen nadat een loonperiode is afgesloten. Controleer ook of er waarschuwingen voor synchronisatiefouten zijn, zodat een mislukte overdracht niet pas op de betaaldag aan het licht komt.

De koppelingen met de salarisadministratie verschillen per aanbieder en beloningsmodel. Stem de synchronisatiemethode daarom af op de manier waarop je team wordt betaald:

• Rechtstreekse integraties: Gusto en QuickBooks Payroll maken rechtstreeks verbinding met tools zoals Homebase, zodat goedgekeurde uren zonder bestandsuploads worden doorgestuurd.
• Exportbestanden: Kleinere tools versturen vaak CSV-bestanden die je elke loonperiode naar ADP of een andere aanbieder uploadt.
• Overwerk en toeslagen: Stel nacht- of weekendtoeslagen eerst in de planningstool in, zodat de salarisadministratie de juiste tarieven ontvangt.
• Betalingsregels voor meerdere staten of landen: UKG past locatiegebonden betalingsregels toe voordat het de uren verstuurt.
• Vergrendeling van loonperioden: Sluit de periode af, zodat late bewerkingen niet leiden tot correcties buiten de reguliere looncyclus.

7. Beheer van naleving van arbeidsregels

Beheer van naleving van arbeidsregels past regels voor loon en werktijden toe op je planningen en urenstaten, zodat je overtredingen kunt signaleren voordat ze tot claims leiden. De software controleert diensten aan de hand van overwerkdrempels, verplichte maaltijd- en rustpauzes, werkbeperkingen voor minderjarigen en kennisgevingstermijnen voor voorspellende planning.

In mijn ervaring waarschuwen de beste tools managers terwijl zij de planning opstellen, niet pas nadat de salarisverwerking is uitgevoerd. Zoek naar regelbibliotheken per locatie, audittrails van bewerkingen en goedkeuringen en rapporten over pauzeovertredingen. Deputy en UKG bieden dit beide aan, en je hebt de benodigde gegevens bij de hand als er een audit plaatsvindt.

Nalevingsregels verschillen per locatie en type personeelsbestand. Stem elke controle daarom af op het risico dat je team loopt:

• Overwerkdrempels: Dagelijkse en wekelijkse limieten activeren waarschuwingen terwijl je de planning opstelt. Deputy markeert overwerk voordat je de planning publiceert.
• Maaltijd- en rustpauzes: Gemiste of te korte pauzes verschijnen in overtredingsrapporten. Zorg- en horecateams zijn hier het meest op aangewezen.
• Werkbeperkingen voor minderjarigen: Limieten voor uren en tijdstippen voorkomen dat je jongere werknemers inplant buiten de toegestane grenzen.
• Kennisgeving van voorspellende planning: Winkeliers en restaurants in steden waar deze regels gelden, houden publicatiedeadlines en boetes voor wijzigingen bij. UKG ondersteunt deze regels.
• Audittrails: Logboeken van bewerkingen en goedkeuringen leveren gegevens wanneer er een claim binnenkomt.

8. Mobiele zelfbediening voor medewerkers

Met mobiele zelfbediening voor medewerkers kan je team roosters, tijdregistraties en aanvragen vanaf een telefoon afhandelen, zonder een manager om hulp te vragen. Medewerkers bekijken diensten, klokken in en uit, vragen verlof aan en werken hun beschikbaarheid bij in één app.

In mijn ervaring sturen de beste apps pushmeldingen wanneer roosters wijzigen en tonen ze de uren van de loonperiode in realtime. Zoek naar inklokken op basis van GPS of geofencing, offline tijdregistratie en berichten in de app. Homebase en Deputy bieden dit allebei aan, en je managers krijgen minder berichten met de vraag "wat is mijn rooster?".

Functies van mobiele apps zijn afhankelijk van waar je team werkt en hoe medewerkers hun uren registreren. Stem deze mogelijkheden af op jouw situatie:

• Inklokken op basis van geofencing: Tijdregistraties worden alleen geregistreerd wanneer iemand op locatie is. Homebase biedt dit voor retail- en restaurantteams met meerdere locaties.
• Offline tijdregistratie: Sommige personeelsbeheersystemen bieden medewerkers de mogelijkheid om in te klokken zonder internetverbinding en de gegevens te synchroniseren zodra de verbinding terugkeert. Controleer welke apparaten en appversies deze functionaliteit ondersteunen.
• Beschikbaarheidsupdates: Medewerkers geven aan wanneer ze kunnen werken, zodat managers niet op basis van verouderde berichten roosteren.
• Uren van de loonperiode in realtime: Medewerkers zien hun uren oplopen, waardoor onverwachte overuren worden voorkomen.
• Berichten in de app: Managers sturen opmerkingen over diensten naar één locatie of het hele team.

9. Taak- en activiteitenbeheer

Met taak- en activiteitenbeheer wijs je taken toe aan specifieke diensten of medewerkers en volg je de voltooiing ervan vanuit een mobiele app. Managers maken checklists voor het openen en sluiten van een locatie, schoonmaakwerkzaamheden of veiligheidscontroles, waarna medewerkers aangeven welke items zijn voltooid.

In mijn ervaring koppelen de beste hulpmiddelen taken aan functies en diensten, zodat de juiste persoon de juiste lijst ziet. Zoek naar fotobewijs, deadlines en rapporten over voltooide taken. Deputy en 7shifts bieden dit allebei aan, zodat je ziet welke taken zijn overgeslagen zonder de werkvloer te hoeven controleren.

De inrichting van taken verschilt afhankelijk van het soort werk dat je team doet. Koppel elk type checklist daarom aan de dienst die ermee wordt ondersteund:

• Checklists voor openen en sluiten: Managers koppelen kascontroles, apparatuurcontroles en stappen voor het afsluiten aan specifieke diensten. 7shifts ondersteunt dit voor restaurants.
• Schoonmaak- en veiligheidsrondes: Medewerkers registreren temperatuurcontroles of hygiënestappen met tijdstempels. Deputy biedt takenlijsten met fotobewijs.
• Toewijzingen op basis van functie: Alleen obers zien oberstaken, zodat koks niet door irrelevante lijsten hoeven te bladeren.
• Deadlines: Taken worden als te laat gemarkeerd wanneer niemand ze vóór een vastgesteld tijdstip voltooit.
• Rapporten over voltooide taken: Managers bekijken gemiste items op verschillende locaties zonder elke locatie te bezoeken.

10. Personeelsanalyses en rapportage

Personeelsanalyses en rapportage zetten gegevens over roosters, tijd en salarisadministratie om in dashboards en rapporten. Je kunt arbeidskosten, overuren, aanwezigheid en roosterdekking op één plek bekijken.

In mijn ervaring vergelijken de beste hulpmiddelen geplande uren met daadwerkelijke uren en verkoop of vraag. Zoek naar het percentage arbeidskosten, trends in afwezigheid en exports naar spreadsheets. Deputy en 7shifts bieden dit allebei aan, zodat je oplopende overuren ontdekt voordat de salarisadministratie wordt afgesloten.

De behoeften op het gebied van analyses verschillen afhankelijk van wat je beheert en welke cijfers je elke week bekijkt. Stem elk rapport daarom af op de beslissing die ermee wordt ondersteund:

• Percentage arbeidskosten: Vergelijkt geplande en daadwerkelijke arbeidskosten met de omzet. 7shifts toont dit voor restaurants die hun personeelsbezetting per dagdeel aanpassen.
• Overuren bijhouden: Signaleert medewerkers die hun wekelijkse limieten naderen, zodat je uren kunt herverdelen voordat de salarisadministratie wordt afgesloten. Deputy biedt dit aan.
• Trends in aanwezigheid en afwezigheid: Brengt herhaaldelijk te laat komen of ziekmeldingen op maandag op verschillende locaties aan het licht.
• Roosterdekking: Toont onderbezette diensten tegenover de voorspelde vraag.
• Exports naar spreadsheets: Stuurt gegevens naar Excel of Google Sheets wanneer de financiële afdeling een aangepaste analyse wil uitvoeren.

11. Communicatie en betrokkenheid van medewerkers

Communicatietools voor medewerkers houden updates over diensten, aankondigingen voor locaties en teamberichten op dezelfde plek waar medewerkers hun roosters bekijken.

Tweerichtingsberichten en functies voor erkenning kunnen ook de betrokkenheid van medewerkers ondersteunen, vooral voor teams die zelden op dezelfde locatie werken. Het doel is een betere werknemerservaring zonder voor elke update afhankelijk te zijn van persoonlijke sms-berichten.

In mijn ervaring bieden de beste tools groepsgesprekken en één-op-éénchats, leesbevestigingen en aankondigingen per locatie of functie. Let op complimenten, peilingen en meldingen over dienstwisselingen. Homebase en 7shifts bieden beide teamberichten aan, en je weet wie een update heeft gezien zonder iedereen achterna te hoeven zitten.

Communicatietools bewijzen hun waarde wanneer het type bericht aansluit bij de doelgroep. Stel daarom elk kanaal in voordat je de app uitrolt:

• Aankondigingen per locatie: Plaats wijzigingen in het roosterbeleid alleen op één locatie. Met Homebase kunnen managers één locatie als doel selecteren.
• Berichten op basis van functie: Stuur updates over sluitingsprocedures naar keukenpersoneel zonder servers te benaderen. 7shifts ondersteunt dit.
• Leesbevestigingen: Controleer wie een beleidswijziging op het laatste moment heeft geopend voordat de dienst begint.
• Meldingen over dienstwisselingen: Pushmeldingen laten medewerkers weten wanneer een ruiling is goedgekeurd of een dienst wordt verplaatst.
• Publieke erkenning: Openbare waardering na een druk weekend houdt teams met uurloon gemotiveerd.

12. Prestatie- en productiviteitsbeheer

Prestatie- en productiviteitsbeheer in software voor personeelsbeheer houdt bij hoe medewerkers presteren ten opzichte van doelen, roosters en productiviteitsdoelstellingen. Je stelt statistieken in, zoals verkoop per arbeidsuur of het aantal voltooide taken per dienst, waarna de software deze vergelijkt met de werkelijke resultaten.

In mijn ervaring koppelen de beste tools prestatiegegevens aan urenregistratie en aanwezigheidsgegevens, zodat beoordelingen op feiten in plaats van op herinneringen zijn gebaseerd. Let op het bijhouden van doelen, feedbacklogboeken en productiviteitsdashboards. Deputy en 7shifts bieden beide overzichten van verkoop- en arbeidsprestaties, zodat je ziet wie coaching nodig heeft voordat het beoordelingsseizoen begint.

Het bijhouden van prestaties ziet er anders uit afhankelijk van wat je team produceert. Koppel daarom elke statistiek aan het werk dat je medewerkers doen:

• Verkoop per arbeidsuur: Vergelijkt omzet met het aantal geplande uren per dienst. 7shifts toont dit voor restaurants die servers per dagdeel coachen.
• Voltooide taken per dienst: Houdt de voltooiing van checklists bij ten opzichte van de deadlines. Deputy biedt dit voor schoonmaak- en veiligheidsrondes.
• Aanwezigheid ten opzichte van het rooster: Koppelt te late aankomsten en vroegtijdig uitklokken aan beoordelingsnotities, zodat feedback op tijdstempels is gebaseerd.
• Feedbacklogboeken: Slaan coachingsnotities naast tijdregistraties op, zodat je vóór een beoordeling voorbeelden kunt verzamelen.
• Productiviteitsdashboards: Rangschikken locaties of diensten, zodat je kunt zien wie ondersteuning nodig heeft.

13. Beheer en budgettering van arbeidskosten

Beheer en budgettering van arbeidskosten stelt uitgavendoelstellingen vast voor elke locatie en houdt vervolgens geplande en werkelijke lonen daartegenover bij. Je ziet de verwachte kosten terwijl je het rooster opstelt, voordat iemand een dienst werkt.

In mijn ervaring halen de beste tools verkoopprognoses, loontarieven en regels voor overwerk binnen om de kosten automatisch te berekenen. Let op budgetwaarschuwingen, doelstellingen voor het arbeidskostenpercentage en afwijkingsrapporten. Deputy en 7shifts bieden beide realtime inzicht in arbeidskosten, zodat je een te duur rooster kunt signaleren terwijl je het nog kunt aanpassen.

De inrichting van arbeidskosten varieert afhankelijk van de manier waarop je personeel inzet en waar je de cijfers controleert. Koppel daarom elke controle aan de budgetbeslissing die deze ondersteunt:

• Locatiebudgetten: Stel voor elke locatie een wekelijks loonkostendoel vast. 7shifts toont de verwachte arbeidskosten ten opzichte van de omzetdoelen voor restaurants.
• Realtimekosten tijdens het plannen: Bekijk hoe het totaal verandert terwijl je diensten toevoegt. Deputy toont de verwachte kosten terwijl je het rooster samenstelt.
• Regels voor overuren: Pas lokale drempelwaarden voor overuren toe op de berekening, zodat de verwachte kosten het hogere overuurloon weerspiegelen.
• Budgetwaarschuwingen: Markeer een rooster dat vóór publicatie boven het doel uitkomt.
• Afwijkingsrapporten: Vergelijk de geplande en werkelijke lonen na elke loonperiode.

14. Vaardigheden en certificeringen bijhouden

Met het bijhouden van vaardigheden en certificeringen worden de vergunningen, trainingsgegevens en kwalificaties van elke medewerker opgeslagen in diens profiel voor personeelsbeheer. Je stelt vervaldatums in en de software controleert deze aan de hand van het rooster.

Volgens mijn ervaring blokkeren de beste tools toewijzingen wanneer een certificering is verlopen. Let op waarschuwingen voor het verlopen van certificeringen, uploads van documenten en op vaardigheden gebaseerde koppeling van diensten. Deputy en 7shifts bieden beide mogelijkheden om kwalificaties bij te houden, zodat je een verlopen voedselveiligheidscertificaat of EHBO-certificaat ontdekt voordat een controle dat doet.

Certificeringsregels verschillen per sector en per functie. Stem daarom elke functie voor het bijhouden van certificeringen af op het bewijs dat je team actueel moet houden:

• Waarschuwingen voor het verlopen: Informeer managers 30 of 60 dagen voordat een vergunning verloopt. Deputy verstuurt deze waarschuwingen voor EHBO- en voedselveiligheidscertificaten.
• Documenten uploaden: Bewaar een gescand certificaat in het medewerkersprofiel, zodat controledossiers op één plek staan.
• Op vaardigheden gebaseerde koppeling van diensten: Beperk de toewijzing van diensten tot medewerkers met de juiste kwalificatie. 7shifts ondersteunt dit voor functies zoals bartenders en koks aan de lijn.
• Beperkingen voor toewijzingen: Controleer of de software het plannen blokkeert wanneer een vereiste certificering verloopt of managers alleen waarschuwt. Sommige systemen staan uitzonderingen toe, waardoor menselijke controle belangrijk blijft.
• Nalevingsrapporten: Identificeer medewerkers met ontbrekende of bijna verlopen certificeringen op verschillende locaties.

15. Integratie met HR- en bedrijfssystemen

Software voor personeelsbeheer moet verbinding kunnen maken met de HR-software en bedrijfssystemen die je team al gebruikt, waaronder platforms voor beheer van menselijk kapitaal (HCM), salarisadministratie, boekhouding en kassasystemen.

Kijk verder dan de lijst met beschikbare integraties en controleer welke medewerkersgegevens, arbeidsgegevens en updates daadwerkelijk worden gesynchroniseerd. Betrouwbare verbindingen verminderen dubbele invoer en maken het systeem eenvoudiger schaalbaar naarmate je personeelsbestand groeit.

Volgens mijn ervaring synchroniseren de beste tools nieuwe medewerkers, loontarieven en goedgekeurde urenstaten automatisch. Let op tweerichtingssynchronisatie, foutlogboeken en koppelingen met tools zoals QuickBooks, Xero en Gusto. Deputy en 7shifts bieden beide integraties met salarisadministratie en kassasystemen, zodat je niet vóór elke salarisverwerking opnieuw uren in de salarisadministratie hoeft in te voeren.

Integratiebehoeften verschillen per systeem. Controleer daarom elke verbinding aan de hand van de gegevens die je nu handmatig opnieuw invoert:

• Synchronisatie met de salarisadministratie: Goedgekeurde urenstaten worden naar Gusto of QuickBooks Payroll gestuurd, zodat je vóór elke salarisverwerking niet langer uren opnieuw hoeft in te voeren. Deputy en 7shifts bieden dit allebei.
• HRIS-synchronisatie: Nieuwe medewerkers en wijzigingen in loontarieven worden één keer overgenomen, zodat profielen in alle systemen overeenkomen.
• Kassagegevens: Verkoopcijfers worden gebruikt voor arbeidsprognoses. 7shifts maakt voor restaurants verbinding met Toast en Square.
• Export naar de boekhouding: Arbeidskosten worden naar Xero of QuickBooks geboekt voor de maandafsluiting.
• Foutlogboeken: Mislukte synchronisaties tonen welk medewerkersrecord moet worden gecorrigeerd.

Top 10 software voor personeelsbeheer

Hier zijn onze topkeuzes voor software voor personeelsbeheer om je te helpen bij je zoektocht:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. QuickBooks Workforce — Het beste voor digitale toegang tot loonstroken
2. 2. UKG — Beste voor realtime salarisinzichten
3. 3. Justworks — Het beste voor alles-in-één personeelsbeheer voor mkb's
4. 4. Deel HR — Beste voor internationale werknemers en opdrachtnemers
5. 5. Factorial — Het beste als AI voor bedrijven
6. 6. Paylocity — Het beste voor het toevoegen van spelelementen aan prestatiebeheer van werknemers
7. 7. Modge — Het beste voor aanwezigheids- en verlofregistratie van desktopmedewerkers
8. 8. Workforce.com — Beste voor geïntegreerde werkstromen van planning tot salarisadministratie
9. 9. Rotageek — Beste voor automatische planning op basis van AI
10. 10. Connecteam — Beste mobiele software voor werknemers zonder vaste werkplek

Stem de functies nu af op uw budget

Zodra u weet welke functies uw team nodig heeft, vergelijkt u deze met de prijzen van software voor personeelsbeheer om de gebruikelijke tarieven per gebruiker, kosten voor aanvullingen en verborgen kosten te bekijken voordat u demo's aanvraagt.