De voordelen van teams op afstand: voor werkgevers en werknemers
Moet je personeel elke dag naar kantoor komen of moet het vrij zijn om thuis te werken (of trouwens vanaf elke gewenste plek)?
Flexibel werken, werken op afstand en teams op afstand (of virtuele teams) zijn momenteel populaire onderwerpen. Vóór de pandemie werkte slechts 7% van de Amerikaanse werknemers op afstand of had die mogelijkheid. Nu ligt dat aantal op ongeveer 45%.
Als lid van een bedrijf dat primair op afstand werkt en als ervaren thuiswerker verken ik de voordelen van werken op afstand vanuit twee perspectieven—zowel dat van werknemers als dat van werkgevers—plus mogelijke uitdagingen, praktische oplossingen en best practices.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is werken op afstand?
Werken op afstand is de praktijk waarbij werknemers hun volledige baan buiten de traditionele kantooromgeving uitvoeren, meestal vanuit huis.
Werken op afstand kent verschillende vormen. Sommige bedrijven kiezen voor een hybride aanpak met verplichte kantoordagen, terwijl andere bedrijven volledig op afstand werken, wereldwijd verspreid zijn en helemaal geen fysieke kantoorruimte hebben.
Voordelen van teams op afstand
Werken op afstand of hybride werken is gebleven, zelfs nu de meesten van ons de mogelijkheid hebben om terug te keren naar kantoor. Waarom? Omdat het zowel werknemers als werkgevers voordelen biedt.
Voordelen van teams op afstand voor werknemers:
- Betere balans tussen werk en privéleven: Uit een onderzoek van PwC bleek dat 67% van de werknemers zegt hun persoonlijke en professionele leven beter in balans te kunnen brengen wanneer ze vanuit huis werken. Doordat er geen reistijd is, blijft er meer tijd over voor rust en het flexibele werkschema verbetert de levenskwaliteit.
- Hogere productiviteit: Volgens een onderzoek in de Harvard Business Review voltooien werknemers op afstand per week bijna een volledige extra werkdag aan werk in vergelijking met hun collega's op kantoor. Dit kan komen door minder afleiding of de mogelijkheid om te werken tijdens de meest productieve uren van de dag (of nacht).
- Betere werknemersretentie: De mogelijkheid om op afstand te werken is een sterke stimulans voor werknemers om bij een bedrijf te blijven, wat ook een voordeel is voor werkgevers. Volgens Owl Labs zegt 74% van de werknemers dat de mogelijkheid om op afstand te werken de kans kleiner zou maken dat ze een bedrijf verlaten.
- Gezondere levensstijlkeuzes: Werken op afstand leidt vaak tot gezondere levensstijlkeuzes, omdat werknemers meer tijd hebben om te bewegen, te koken en fastfood te vermijden. De voordelen hiervan zijn bewezen: 41% van de kantoormedewerkers ervaart een burn-out, tegenover slechts 26% van de werknemers op afstand.
- Minder stress door woon-werkverkeer: Het elimineren van lange reistijden vermindert stress en blootstelling aan frustraties door het verkeer. Volgens door Upwork beoordeelde gegevens besparen mensen die op afstand werken gemiddeld 49,6 minuten per dag. Dit draagt op zijn beurt bij aan een rustiger en minder hectisch dagelijks leven.
- Aangepaste werkomgeving: Werknemers kunnen hun eigen werkplek creëren en deze afstemmen op hun comfort- en productiviteitsbehoeften. Hiermee wordt tegemoetgekomen aan de behoefte aan een persoonlijke en comfortabele werkomgeving, wat de algehele arbeidstevredenheid verhoogt.
Voordelen van teams op afstand voor werkgevers:
- Toegang tot wereldwijd talent: Werken op afstand stelt werkgevers in staat om gebruik te maken van een wereldwijde pool van toptalent, waardoor hun wervingsmogelijkheden aanzienlijk worden uitgebreid. Als je dit overweegt, kun je een dienst voor werkgeverschap op record gebruiken om gemakkelijker mensen over landsgrenzen en verschillende tijdzones heen in dienst te nemen.
- Grotere diversiteit aan kandidaten: Beleid voor werken op afstand vergroot de diversiteit van sollicitanten, waardoor wordt voldaan aan de behoefte aan diverse perspectieven en vaardigheden binnen het personeelsbestand. Toen verzekeringsmakelaar Allstate bijvoorbeeld overstapte op werken op afstand, zagen ze een toename van 30% in het aantal diverse kandidaten dat solliciteerde naar functies.
- Kostenbesparing: Bedrijfseigenaren kunnen aanzienlijk besparen op kantoorkosten door op afstand te werken, wat uiteindelijk hun bedrijfsresultaat verbetert. Sun Microsystems identificeerde bijvoorbeeld jaarlijks een besparing van $68 miljoen op vastgoedkosten, terwijl Dow Chemical en Nortel meer dan 30 procent bespaarden op niet-vastgoedgerelateerde kosten.
- Minder verzuim: Werken op afstand leidt vaak tot minder verzuim, omdat werknemers flexibeler kunnen werken rond persoonlijke verplichtingen en gezondheidsproblemen. Dit komt tegemoet aan de behoefte aan consistente beschikbaarheid en productiviteit van werknemers.
- Verbeterd welzijn van werknemers: Door mogelijkheden voor werken op afstand aan te bieden, laat je zien dat je het welzijn van werknemers belangrijk vindt, wat het moreel en de loyaliteit kan verhogen. Volgens Team Insights leidt welzijn op het werk tot 2 minder ziektedagen per jaar, een 6 keer kleinere kans op afwezigheid en een 9 keer hoger loyaliteitspercentage.
- Milieuvriendelijk bedrijfsmodel: Werken op afstand draagt bij aan een groener bedrijfsmodel door de uitstoot, het brandstof- en energieverbruik en zelfs kantoorafval te verminderen. Dit komt tegemoet aan de groeiende behoefte aan milieubewuste bedrijfspraktijken en kan het publieke imago van het bedrijf verbeteren.
Teams op afstand floreren wanneer ze worden ondersteund door uitbestede HR-oplossingen die administratieve taken en het beheer van arbeidsvoorwaarden uitvoeren.
Uitdagingen van teams op afstand
Hoewel werken op afstand talrijke voordelen biedt, brengt het ook unieke uitdagingen met zich mee die zowel de productiviteit als het persoonlijke welzijn kunnen beïnvloeden. Deze omvatten:
- Effectieve communicatie behouden: Voor professionals die streven naar duidelijke en tijdige communicatie kan werken op afstand uitdagingen met zich meebrengen. Het gebrek aan persoonlijke interacties kan leiden tot vertragingen en misverstanden, wat gevolgen heeft voor samenwerking op kantoor en het succes van projecten.
Oplossing: Communicatiesoftware voor werknemers kan je helpen intern informatie te delen en je werknemers zich meer verbonden te laten voelen - Een gezonde werk-privébalans bereiken: Werknemers op afstand streven vaak naar een betere balans tussen hun professionele en persoonlijke leven. De vermenging van de thuis- en werkomgeving kan het echter moeilijk maken om duidelijke grenzen te stellen, wat kan leiden tot overwerk en een burn-out.
Oplossing: Overweeg werknemers aan te moedigen een tijdregistratie-app te gebruiken, zoals Insightful of Clockify, om hen te helpen duidelijke werktijden en grenzen vast te stellen. - Isolement tegengaan: Veel mensen verlangen naar betekenisvolle sociale interacties in hun werk. Werken op afstand kan leiden tot gevoelens van isolement en eenzaamheid, omdat de dagelijkse sociale interacties van een kantooromgeving wegvallen. Dit kan schadelijk zijn voor het mentale welzijn en de algehele werktevredenheid.
Oplossing: Plan terugkerende evenementen, bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks, om je team bijeen te brengen en elkaar persoonlijk te ontmoeten. Overweeg welkomstbijeenkomsten voor nieuwe werknemers.
Beste praktijken voor werken op afstand
Om de effectiviteit en het welzijn van teams op afstand te maximaliseren, is het cruciaal om deze beste praktijken voor werken op afstand en hybride werken toe te passen:
Regelmatige en gestructureerde communicatie
Regelmatige en gestructureerde communicatie is cruciaal om duidelijkheid te behouden, misverstanden te voorkomen en ervoor te zorgen dat teams op afstand op één lijn blijven. Dit compenseert het gebrek aan fysieke aanwezigheid en bevordert samenwerking en inzicht in de doelstellingen.
Deskundige tip: Zorg ervoor dat je regelmatige virtuele vergaderingen en communicatiekanalen zoals Slack of Teams invoert om samenwerking tussen teamleden te waarborgen.
Duidelijke grenzen tussen werk en privéleven
Wanneer thuis ook als kantoor dient, is het gemakkelijk dat werk inbreuk maakt op privétijd. Door specifieke werktijden vast te stellen en een speciale werkplek te hebben, kunnen werknemers het werk loslaten, zodat ze kunnen opladen en hun algehele welzijn kunnen behouden.
Praktische tip: Moedig werknemers aan om specifieke werktijden in te stellen en een speciale werkplek te creëren om een gezonde balans te behouden. Dit zal de bedrijfscultuur echt ten goede komen.
Bevorder saamhorigheid en sociale interactie
Sociale interacties bevorderen een gevoel van verbondenheid en saamhorigheid, die essentieel zijn voor het moreel en de betrokkenheid van werknemers. Door informele gesprekken aan te moedigen en virtuele of persoonlijke sociale evenementen te organiseren, creëren bedrijven een ondersteunende en verbonden cultuur rond werken op afstand, waardoor de arbeidstevredenheid en de algehele teamdynamiek worden verbeterd.
Praktische tip: Organiseer sociale evenementen en moedig informele gesprekken aan om gevoelens van isolement onder werknemers op afstand te verminderen en een gevoel van verbondenheid en samenhang te bevorderen.
Benadruk ondersteuning voor mentale gezondheid
Gevoelens van isolement, vervaagde grenzen tussen werk en privé en mogelijk overwerk maken ondersteuning voor mentale gezondheid tot een belangrijk onderdeel van elke structuur voor werken op afstand. Door passende middelen beschikbaar te stellen, kunnen bedrijven werknemers helpen stress te beheersen, de balans tussen werk en privé te behouden en zich gesteund te voelen.
Praktische tip: Erken de unieke uitdagingen van werken op afstand, houd contact met je team en bied toegang tot hulpverleningsdiensten of betaalde dagen voor mentale gezondheid.
Training en hulpmiddelen voor werken op afstand
Laten we eerlijk zijn: hoewel werken op afstand duidelijk voordelen biedt, is het ook een unieke werkomgeving. Het beheersen van digitale hulpmiddelen, effectief tijdbeheer, het uitvoeren van een wervingsproces op afstand en het goed inwerken van collega's kunnen de productiviteit verhogen, frustratie verminderen en zorgen voor een efficiëntere en prettigere werkervaring.
Het integreren van toonaangevende hulpmiddelen voor het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden kan uitdagingen bij het managen van teams op afstand aanpakken door nauwkeurige en actuele informatie over arbeidsvoorwaarden te bieden en de administratieve lasten te verminderen.
Praktische tip: Bied trainingsprogramma's op afstand en hulpmiddelen aan managers en werknemers over beste praktijken voor werken op afstand, waaronder tijdbeheer, vaardigheid in het gebruik van digitale hulpmiddelen en ergonomische thuiswerkplekken.
Hulpmiddelen om teams op afstand te helpen
De vele voordelen van werken op afstand — meer betrokkenheid, productiviteit, behoud en diversiteit van werknemers — liggen binnen handbereik.
Maar zoals we allemaal weten, vereist het wel enige herinrichting. Om werken op afstand succesvol te maken, moet je de juiste hulpmiddelen en processen invoeren.
Organisaties met werknemers op afstand moeten hun teamleden voorzien van de juiste hulpmiddelen, processen en verwachtingen. Enkele hulpmiddelen die kunnen helpen zijn:
- Meer beste praktijken voor het managen van teams op afstand, waaronder hoe je omgaat met moreel, gebrek aan vertrouwen en burn-out.
- Manieren om uitdagingen bij het managen van werknemers op afstand te overwinnen, van het vaststellen van SMART-doelen tot het creëren van mechanismen voor feedback van werknemers.
- Trainingsstrategieën om succesvol te zijn met werknemers op afstand, van het beoordelen van digitale geletterdheid tot het ontwikkelen van vaardigheden voor samenwerking op afstand.
- Hoe het uitbesteden van HR je kan helpen bij het aannemen en managen van talent op afstand.
Als je je team wilt uitbreiden met werknemers op afstand, bekijk dan hoe je werknemers op afstand kunt aannemen (met de nadruk op werving) en hoe je internationale werknemers kunt aannemen (met de nadruk op juridische aspecten). Of, als je extra hulp nodig hebt bij het vinden van toekomstige werknemers op afstand, overweeg dan om samen te werken met een wereldwijde HR-dienstverlener voor extra ondersteuning.
