Een deskundige gids voor het voeren van betere functioneringsgesprekken + sjabloon

Hoe bereid je je voor op een beoordelingsgesprek?

Je voorbereiden op het voeren van een beoordelingsgesprek is geen taak die je licht moet opvatten en het is zeker niet iets om de avond vóór het beoordelingsgesprek te doen!

Het opstellen van beoordelingsgesprekken kost tijd. Als je je haast, zullen je medewerkers dat merken. 

Korte vraag: Vul onze enquête van 60 seconden in en deel hoe je echt denkt over het gebruik van AI-agents bij beoordelingsgesprekken, promoties en coaching. Jouw input helpt ons de echte uitdagingen waarmee HR-teams te maken hebben bij prestatiemanagement met AI beter te begrijpen.

Stap 1: Reflecteer op de prestaties van je team en medewerker

De eerste stap bij de voorbereiding op een beoordelingsgesprek is reflecteren op de prestaties van de medewerker en ook op die van het team.

Ga na wat er positief, neutraal of negatief is gebeurd. Wat gebeurde er buiten de controle van het team of de medewerker? Hoe draagt de medewerker bij aan het team? Reflecteren op deze punten is een goede manier om te beginnen.

Een ander punt om te overwegen is je eigen perceptie. Als je niet dagelijks met de medewerker samenwerkt, wie doet dat dan wel en wie zou je informatie kunnen geven over hoe het teamlid onlangs heeft gepresteerd?

Vooral wanneer ik zeer zelfstandige medewerkers aanstuur, kan het verzamelen van feedback van collega's bijzonder nuttig zijn voor het voeren van eerlijke, nauwkeurige en waardevolle beoordelingsgesprekken.

Vaak wordt een 360-gradenfeedbackproces gebruikt, maar dit kan tijdrovend zijn. Je kunt snel feedback van collega's over de prestaties van je teamlid verzamelen met Google Forms of Microsoft Forms.

Wanneer ik reflecteer op de prestaties van een medewerker ter voorbereiding op een beoordeling, schrijf ik vaak de door mijn bedrijf aangewezen aandachtspunten of vragen voor het beoordelingsgesprek op. Vervolgens gebruik ik opsommingstekens om per medewerker enkele punten bij elk aandachtspunt te identificeren.

In feite maak ik een verkorte versie van het beoordelingsgesprek, die ik vervolgens in mijn uiteenzetting uitbreid met voorbeelden en aanbevelingen voor de toekomst.

Author's Tip

\u0026nbsp;\r\n\r\nDe medewerker die je beoordeelt heeft er ook baat bij om te reflecteren op diens prestaties en bijdragen in de functie. Veel formele beoordelingsprocessen beginnen met een zelfevaluatie van de medewerker. Deze stap helpt om een gerichter en vruchtbaarder persoonlijk beoordelingsgesprek te ondersteunen.

Stap 2: Stel je feedback op en koppel deze aan de verwachtingen van de functie 

Zodra je je gedachten en eventuele feedback van collega's hebt verzameld en je overzicht hebt gemaakt, ben je klaar om de uiteenzetting op te stellen.

Het schrijven van de uiteenzetting is een van de belangrijkste onderdelen van het beoordelingsgesprek.

Je zou kunnen stellen dat deze fase belangrijker is dan het persoonlijke gesprek zelf, vooral wanneer je ontwikkelingsgerichte feedback geeft en verwacht dat iemand zijn gedrag verandert als resultaat van het gesprek.

De schriftelijke uiteenzetting is een document waar mensen naar teruggaan om hun feedback te bekijken. Het is ook een officieel document waarin de prestaties en prestatiefeedback van een individuele medewerker worden beschreven.

Uiteenzettingen van beoordelingsgesprekken (het schriftelijke gedeelte) moeten altijd prestatieverklaringen bevatten, vergelijkingen met de verwachtingen of het verwachte gedrag, gedetailleerde voorbeelden van goede of slechte prestaties en de invloed van de prestaties op anderen.

KPI's en meetgegevens zijn goede meetinstrumenten om prestaties te evalueren, mogelijkheden te identificeren en toekomstige prestatiedoelen vast te stellen.

Als iemand bijvoorbeeld in de verkoop werkt, kun je de kwaliteit van diens werk en verantwoordelijkheid beschrijven door te vermelden in hoeverre die persoon de vastgestelde doelen en meetgegevens heeft gehaald. Net zoals doelen meetbaar moeten zijn, moeten prestaties dat ook zijn.*

Voorbeeld van een uiteenzetting

“Brent blijft moeite houden met oog voor detail, vooral bij het configureren van ons leerbeheersysteem. Het gevolg van het missen van details door Brent, zoals cursusinschrijvingen, is dat medewerkers niet worden toegewezen aan de cursussen die ze moeten voltooien. Wanneer mensen niet aan de juiste cursussen worden toegewezen, zoals nalevingstrainingen, betekent dit dat wij als bedrijf niet aan de voorschriften voldoen, omdat we de vereiste nalevingstraining niet effectief hebben gefaciliteerd.”

Naast het beschrijven van concrete en meetbare voorbeelden, moet je als beoordelaar en leidinggevende ook kunnen uitleggen hoe je de medewerker zult helpen zijn of haar vaardigheden te verbeteren of het gewenste gedrag aan te nemen.

Ja, beschrijvingen in functioneringsbeoordelingen kunnen lang zijn, maar naar mijn ervaring is een langere, grondigere beschrijving het nuttigst wanneer je medewerkers wilt helpen hun prestaties te begrijpen en prestaties op de langere termijn wilt documenteren.

*Nuttig artikel voor het stellen van doelen: Organisaties op weg naar succes helpen met de methode van trapsgewijze doelen

Stap 3: Bereid je voor op het voeren van het functioneringsgesprek

Nu je je gedachten en eventuele aanvullende terugkoppeling hebt verzameld, hebt gereflecteerd op de prestaties van een medewerker en de beschrijving hebt geschreven, ben je klaar om je voor te bereiden op het voeren van het functioneringsgesprek.

Als je je voorbereidt op een moeilijk gesprek, maak dan een plan voor hoe je de bespreking zult beginnen en denk na over enkele vragen die het teamlid aan het begin waarschijnlijk zal hebben. Wees erop voorbereid elk punt met concrete voorbeelden toe te lichten.

Persoonlijk begin ik graag op een positieve manier, benoem ik de goede bijdragen die de medewerker in de beoordelingsperiode aan het team heeft geleverd en ga ik vervolgens over op de opbouwende kritiek en ontwikkelingsmogelijkheden, samen met wat ik van plan ben te doen om de medewerker tijdens zijn of haar verdere ontwikkeling te ondersteunen. 

Praktische tip: Ik stuur mijn beschrijving vaak net voor het livegesprek naar het teamlid. Ik ontvang die van hen ook liever op die manier, maar pas nadat ik mijn beschrijving heb geschreven.

Deze methode voor het schrijven van functioneringsbeoordelingen wordt een beoordeling met dubbele blindering genoemd. Ik merk dat deze methode iedereen helpt zijn eigen werk te doen (geen onzin waarbij de zelfbeoordeling van de medewerker in de beoordeling van de manager wordt overgenomen) en met reflectieve inzichten aan het gesprek deel te nemen.

Een functioneringsgesprek voeren

Je hebt de voorbereiding, reflectie, het verzamelen van terugkoppeling en het schrijven van de beschrijving gedaan. Nu komt het onderdeel dat er het meest toe doet: het gesprek.

Hier verandert de functioneringsbeoordeling van een formaliteit in iets nuttigs. Het livegesprek geeft jou en je teamlid de kans om af te stemmen, bij te sturen en opnieuw betrokken te raken bij het werk en wat eraan komt. 

Verwacht alleen niet dat je je voor honderd procent aan je script kunt houden. 

De beste gesprekken ontstaan vaak door het onverwachte. Wanneer een medewerker iets verrassends ter sprake brengt, misschien zelfs iets dat niet ter zake lijkt, is dat geen afleiding. Het is inzicht.

Wanneer dit gebeurt, is het jouw taak om te luisteren, nieuwsgierig te blijven en het gesprek productief en menselijk te houden. Zo voer je de beoordeling op een manier die ertoe doet.

1. Zet de juiste toon

Begin door het gesprek te kaderen. Je wilt duidelijk maken dat dit geen oordeel over de prestaties is, maar een gezamenlijk moment om te reflecteren en plannen te maken. Door vooraf die veiligheid te creëren, kun je eventuele spanning verminderen en de deur openen voor een eerlijke dialoog.

Voorbeeld: “Ik waardeer het dat je hier vandaag tijd voor hebt gemaakt. Mijn doel is om de terugkoppeling door te nemen die ik heb voorbereid, maar minstens zo belangrijk vind ik het om te horen hoe jij je werk hebt ervaren en waar jij mogelijkheden ziet om te groeien.”

Door die toon vroeg in het gesprek te zetten, creëer je psychologische veiligheid en laat je je teamlid weten dat het gesprek voor en met hen is, en niet alleen over hen gaat.

2. Bespreek doelen en verwachtingen opnieuw

Voordat je in de terugkoppeling duikt, moet je eerst samen het uitgangspunt bepalen door de oorspronkelijke doelen en verwachtingen voor de beoordelingsperiode door te nemen. 

Pak de documentatie van de doelen en doelstellingen erbij, of wat de medewerker zei te zullen doen, en controleer kort in hoeverre die punten binnen de beschikbare tijd objectief zijn behaald. 

Dit helpt om het gesprek opnieuw te verankeren in wat was afgesproken en geeft jullie beiden een gezamenlijk referentiepunt om de prestaties te beoordelen.

Als prioriteiten halverwege de cyclus zijn veranderd, erken dat dan. Als verwachtingen onduidelijk waren, neem daar dan ook verantwoordelijkheid voor. Door het gesprek in de juiste context te plaatsen, blijft het eerlijk en gericht.

3. Deel je terugkoppeling duidelijk

Nu is het tijd om je terugkoppeling op een directe, doordachte en op concrete details gebaseerde manier te presenteren. 

Begin met wat goed gaat: benoem de successen, sterke punten en positieve patronen die je hebt gezien en ga daarna over op ontwikkelingsmogelijkheden. 

Gebruik concrete voorbeelden om je punten te illustreren en wees duidelijk over de impact. Modellen zoals Situatie–Gedrag–Impact (SBI) kunnen helpen om je boodschap te structureren.

Richt je tijdens het bespreken van je observaties op gedrag en resultaten, niet op aannames of indrukken. Dit helpt het teamlid niet alleen te begrijpen wat je hebt opgemerkt, maar ook waarom dat ertoe doet.

Houd er rekening mee dat feedback bij iedereen anders overkomt. Sommige mensen knikken instemmend; anderen hebben misschien tijd nodig om de feedback te verwerken. Creëer ruimte door te pauzeren en naar hun perspectief te vragen:

• “Komt dat overeen met hoe jij het hebt ervaren?”
• “Is er iets wat je zou willen toevoegen of anders ziet?”

Als zij tijdens het delen van je feedback iets onverwachts vertellen, of hun versie van de gebeurtenissen niet overeenkomt met wat jij had aangenomen, blijf dan openstaan en laat hen dit zonder onderbreking toelichten. 

Je hoeft niet elk detail op dat moment op te lossen. Erken hun inbreng en laat weten dat je die mee zult nemen:

“Bedankt dat je dit deelt. Ik kende die context niet en wil nadenken over hoe die in het grotere geheel past.”

Het doel hier is niet om het gesprek te “winnen”. Het gaat erom samen tot begrip te komen. 

4. Nodig hen uit hun perspectief te delen

Nadat je je feedback hebt gedeeld en mogelijk wat meer informatie hebt gekregen over hoe het je medewerker is vergaan, schakel je volledig over naar luisteren en nodig je het teamlid uit om te reflecteren op diens ervaring in de rol. 

Dit is niet alleen een beleefdheid tegenover de medewerker; luisteren naar het perspectief van je medewerker maakt deel uit van het begrijpen van wat goed werkt, wat niet werkt en welke ondersteuning diegene nodig heeft om zich verder te ontwikkelen.

Stel open vragen, zoals:

• “Waar ben je dit kwartaal het meest trots op?”
• “Wat was je grootste uitdaging?”
• “Wat heeft je volgens jou geholpen om succesvol te zijn (of heeft je tegengehouden)?”

Laat hen zonder onderbreking spreken. Zelfs als hun kijk niet volledig overeenkomt met die van jou, helpt het horen van hun perspectief om vertrouwen op te bouwen en inzichten naar boven te brengen die je misschien over het hoofd hebt gezien. 

Wanneer zij zich openstellen, erken dan de inspanning en kwetsbaarheid die nodig zijn om eerlijk en open te zijn, en richt je op ontwikkeling in plaats van op gelijk krijgen of hun perspectief te “corrigeren”. 

5. Bespreek ontwikkelings- en loopbaandoelen

Zoom vervolgens uit. Waarin willen zij groeien? Waar worden zij op dit moment enthousiast van? Gebruik dit deel van het gesprek om toekomstige doelen of uitdagende ontwikkelingsmogelijkheden vorm te geven.

Dit moet niet gaan over het wegwerken van hiaten of het veranderen van mensen. Het gaat om voortbouwen op sterke punten, het ontwikkelen van vaardigheden en het afstemmen van ontwikkeling op de richting waarin het bedrijf zich beweegt. 

Wees eerlijk over wat mogelijk is, maar wees ook ruimhartig in het bieden van ondersteuning, begeleiding, zichtbaarheid of contacten.

Maak het vervolgens concreet. Verbind hun doelen waar mogelijk aan echte zakelijke kansen, zoals uitdagende projecten of nieuwe behoeften binnen het team, zodat het gesprek relevant en gefundeerd aanvoelt. 

6. Stel duidelijke vervolgstappen vast

Vat aan het einde van de evaluatie de belangrijkste punten en afspraken samen, zodat jullie beiden vertrekken met een gedeeld duidelijk beeld en begrip van wat er hierna gebeurt. 

Vertaal bredere feedback naar concrete doelen of ontwikkelingsacties met tijdlijnen en duidelijke succescriteria, en zorg er waar mogelijk voor dat deze aansluiten bij de prioriteiten van het team of bedrijf.

Als dit betekent dat je je medewerker in contact brengt met iemand anders voor mentorschap, of hen toevoegt aan een spannend nieuw project, zet dat dan meteen in gang. 

Zorg er ook voor dat je een ritme vaststelt voor opvolgmomenten of informele vervolggesprekken, zodat de evaluatie het begin wordt van een doorlopend gesprek en niet een eenmalige gebeurtenis.

7. Sluit positief af

Door de evaluatie af te sluiten met oprechte waardering, benadruk je de waarde van de medewerker en help je diegene het gesprek gemotiveerd en gerespecteerd te verlaten.

Sluit af met iets oprechts en specifieks. Laat weten wat je waardeert aan hun werk, niet als formaliteit, maar als erkenning van hun bijdrage. Dat kan een vaardigheid zijn waarin zij zich hebben verdiept, een project waarvoor zij verantwoordelijkheid hebben genomen of de manier waarop zij zich binnen het team inzetten.

Voorbeeld: “Ik waardeer echt hoeveel stabiliteit je dit jaar hebt gebracht. Daardoor kon het team gefocust blijven tijdens enkele moeilijke koerswijzigingen, en ik zie elke week de impact van je werk. Ik kijk ernaar uit om met je samen te werken aan onze komende projecten.”

Door af te sluiten met optimisme over hun toekomstige groei en met jouw toezegging om hen te ondersteunen, versterk je het vertrouwen, verbeter je het moreel en zet je een toekomstgerichte toon voor de volgende fase van hun ontwikkeling.

Zo verlaat je teamlid de evaluatie met de blik vooruit in plaats van achterom.

Laat ten slotte altijd de deur open voor vervolg. Een goed beoordelingsgesprek vormt niet het einde van de feedbackcyclus. In plaats daarvan bepaalt het de toon voor de manier waarop jullie de komende maanden zullen samenwerken.

Beste werkwijzen voor beoordelingsgesprekken

Hier zijn enkele beste werkwijzen voor beoordelingsgesprekken om je te helpen deze kostbare tijd optimaal te benutten. 

Vermijd eenzijdige gesprekken

Als het daadwerkelijk voeren van een beoordelingsgesprek aan de orde is, is het gemakkelijk om te denken dat het een eenzijdig gesprek wordt waarin jij als manager aan je teamlid vertelt hoe het met hem of haar gaat.

Dit is precies het gedrag dat je moet vermijden! Een beoordelingsgesprek hoort een tweerichtingsgesprek te zijn.

Wanneer een medewerker over zijn of haar prestaties praat, leert diegene meer van de reflectieve feedback en begrijpt die deze beter dan wanneer je die feedback simpelweg vertelt (of voorleest).

Een effectief prestatiemanagementsysteem vereist gesprekken waarin jullie allebei jullie reflectieve inzichten delen en feedback van de medewerker of beoordeelde ontvangen.

Door constructieve feedback te geven en een open gesprek te voeren, levert het beoordelingsproces aan beide kanten diepere inzichten op, wat na verloop van tijd tot betere prestaties leidt.

Eerlijkheid duurt het langst

Een van de ergste dingen die je tijdens een beoordelingsgesprek met een medewerker kunt doen, is om problemen heen draaien. Dit geldt niet alleen op de dag van het beoordelingsgesprek, maar elke dag, omdat feedback continu, tijdig, specifiek en uitvoerbaar moet zijn. 

Het is gemakkelijk dat er barrières ontstaan tussen managers en een medewerker als het gaat om communicatie en transparantie. Dat is menselijk en vereist vaak een bewuste inspanning om dit aan te pakken.

Een van de beste manieren om je eerlijkheid tijdens een prestatiebeoordeling te uiten, is na te denken over wat je over de medewerker weet en over de manier waarop je denkt dat diegene feedback wil ontvangen. Het is een variant op de gouden regel: behandel anderen zoals zij behandeld willen worden. 

Sommige mensen hebben er misschien de voorkeur aan dat je directer bent, terwijl anderen wat meer voorzichtigheid nodig hebben. Daarin zijn we allemaal verschillend.

Als je nog steeds moeite hebt met eerlijkheid, is een tip om een stap terug te doen en naar je communicatie en andere sociale vaardigheden. te kijken.

Wat je ook doet, zorg er altijd voor dat je het gesprek positief en met de nadruk op kansen afsluit. Je wilt dat de medewerker het gesprek verlaat met een geïnspireerd en gewaardeerd gevoel en met een duidelijk stappenplan voor de gebieden waarop diegene zich kan verbeteren.

Geef gedetailleerde feedback

Wanneer je feedback geeft, wil je niet vaag zijn. Je wilt niet in grote, algemene lijnen spreken en alleen maar in analogieën praten. Je hebt concrete details en voorbeelden nodig, vooral wanneer je verbeterpunten benoemt.

Misschien heeft de medewerker vorige maand iets gedaan aan een project dat je wilt bespreken; misschien heeft diegene een project weer op schema gebracht of eraan bijgedragen dat zaken achterliepen.

Wees specifiek wanneer je een voorbeeld van prestaties uitlegt en benoem zeker de impact van goede of minder goede prestaties. Door specifiek te zijn en de gevolgen van gedrag te benadrukken, help je de persoon die de informatie ontvangt te begrijpen hoe diens handelen andere mensen beïnvloedt.

Hoe meer concrete voorbeelden je kunt geven om je feedback te onderbouwen, hoe beter. Ik weet dat het lastig kan zijn om voorbeelden te bedenken als beoordelingsgesprekken niet zo vaak plaatsvinden.

Daarom is het beter om vaker beoordelingsgesprekken te voeren, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal, met een beoordelingsperiode die dicht bij het moment van het gesprek ligt. Zo kun je voorbeelden gebruiken terwijl ze nog vers zijn en de details nog duidelijk zijn.

Neem de tijd en luister actief

Wanneer je het gesprek voert, presenteer je feedback en let je op reacties: lichaamstaal, de toon van de stem en woorden.

Wanneer je feedback geeft, vooral negatieve feedback, merk je misschien dat de medewerker in de vluchtmodus terechtkomt en niet meer luistert! 

Je moet ook empathie hebben voor diens standpunt en alert zijn op interessante punten die tijdens het gesprek naar voren kunnen komen.

Ga niet oppervlakkig om met de verbeterpunten; neem de tijd om alle feedback te bespreken en manieren te bespreken om die feedback aan te pakken, waaronder wat jij als manager kunt doen om bij te dragen aan diens groei.

Leid met empathie

Houd rekening met de omgeving en leefwereld van de persoon aan wie je feedback geeft. Je weet nooit wat er in iemands leven speelt en vaak vertellen mensen ons niet over de meest ingrijpende en belangrijke zaken die gaande zijn. 

Toon empathie, ga er niet van uit dat je weet wat er allemaal speelt en geef je mensen de ruimte. 

Maak gebruik van beschikbare hulpmiddelen

Er zijn tal van hulpmiddelen beschikbaar die kunnen helpen bij het uitvoeren van functioneringsgesprekken. Waarom zou je daar geen gebruik van maken? Ze maken het leven van iedereen gemakkelijker.

Welk hulpmiddel je kiest, hangt af van je organisatie, je werkstijl en de manier waarop je functioneringsgesprekken voert.

Een van mijn favoriete functies van software voor functioneringsgesprekken is de mogelijkheid om de opvolging samen met het gesprek zelf vast te leggen, zodat jij of een toekomstige manager de feedback, eventuele aantekeningen van het gesprek en de afgesproken opvolging later kan teruglezen. 

Als je mensen gedurende langere tijd aanstuurt, zijn dit ook geweldige hulpmiddelen om te reflecteren op hoe ver je medewerkers zich in hun ontwikkeling hebben ontplooid.

Wen eraan om voortdurend feedback te geven, zowel positieve als negatieve

Als je mensen aanstuurt, is een van je belangrijkste taken om voortdurend relevante, gedetailleerde feedback te geven—zowel positieve als negatieve. Regelmatig feedback geven is een essentiële managementvaardigheid. 

Richt de feedback op het gedrag, de impact en de resultaten van medewerkers en denk na over jouw rol en verantwoordelijkheid bij de ontwikkeling van je mensen.

Houd negatieve feedback niet langere tijd voor je en wacht niet tot de volgende beoordelingscyclus om feedback te geven, vooral geen negatieve feedback. Feedback, kritiek of ontwikkelingsaantekeningen mogen tijdens een functioneringsgesprek nooit als een verrassing komen .

Fris je kennis op over het geven van effectieve feedback die tijdig, specifiek en resultaatgericht is.

Stem je feedback af op de verwachtingen van de functie

Voor alle functies en prestatiemetingen zijn duidelijke verwachtingen nodig om effectief te zijn. 

Onthoud dat een functioneringsbeoordeling bedoeld is om de prestaties van de persoon in de functie te vergelijken met de vereisten van de functie, niet met diens prestaties in het verleden of de prestaties van andere teamleden.

Dit wordt vaak verkeerd begrepen en er ontstaan problemen wanneer prestaties worden vergeleken met iets anders dan de duidelijke verwachtingen van de functie.

Als de functie die je beoordeelt geen functieomschrijving heeft met duidelijke verantwoordelijkheden, doelen en KPI's, is het tijd om aan de slag te gaan en er een te schrijven, zodat toekomstige functioneringsgesprekken kunnen worden gebaseerd op een beoordeling aan de hand van duidelijke, schriftelijke verwachtingen van de functie.

Houd rekening met de context en structuur van het functioneringsgesprek

Als je schalen of beoordelingen gebruikt, zorg er dan voor dat deze aansluiten bij de verwachtingen en normen van de organisatie. 

Vermijd dat je de manager bent die “nooit vijven geeft” in een organisatie waar andere managers wel de hoogste beoordeling geven. 

Vaak beschikt je HR-team over statistieken van het aandeel medewerkers dat doorgaans elke beoordeling ontvangt. Gebruik deze informatie in je voordeel om te begrijpen hoe goede prestaties binnen jouw organisatie worden beoordeeld.

Tip van de expert: Als je de prestaties beoordeelt van mensen die zichzelf als toppresteerders beschouwen, let er dan op dat je hen niet ontmoedigt door een prestatiebeoordeling te geven die kan worden beschouwd als “naar beneden afgerond” of niet volledig. 

Vaak zijn mensen die op het hoogste niveau presteren zich zeer bewust van prestatiebeoordelingen en kunnen ze ontmoedigd raken als hun huidige beoordeling lager is dan hun vorige beoordeling, vooral als ze het gevoel hebben dat ze de laatste tijd harder dan normaal hebben gewerkt. 

Denk na over de impact van functioneringsbeoordelingen op toppresteerders en over de manier waarop deze mensen gemotiveerd worden. Laat je oppervlakkige beoordeling van de prestaties van een sterke medewerker geen retentieprobleem veroorzaken (ja, dit is een zeer veelvoorkomend probleem).

Controleer je vooroordelen

Overweeg om feedback uit meerdere bronnen te verzamelen om vooroordelen in je beoordelingen te beperken, vooral als je in je dagelijkse werk niet heel nauw samenwerkt met je individuele medewerkers. 

Als ik bijvoorbeeld projectmanagers beoordeel, weet ik dat mijn mening over hen als hun manager er niet werkelijk toe doet; belangrijker zijn de meningen van degenen die door de projectmanagers worden bediend.

Om deze informatie te verkrijgen, stuur ik feedbackverzoeken naar de belangrijkste belanghebbenden van elke projectmanager en verzamel ik feedback over zowel de prestaties van de individuele projectmanager als de perceptie van het projectmanagementteam.

Geef je mensen de kans om na te denken over je feedback

Verkrijg meer duidelijkheid en stel vragen. Vaak hebben mensen tijd nodig om informatie te verwerken en kunnen ze baat hebben bij de tijd om je beoordeling te lezen, erover na te denken en vervolgens met vragen naar je toe te komen. 

Laat tijdens een beoordelingsgesprek de conversatie enigszins open om verdere discussie en vragen uit te nodigen en om je teamlid te laten weten dat je er voor hen bent en toegewijd bent aan hun persoonlijke en professionele groei.

Veelvoorkomende voorbeelden van beoordelingsgesprekken

Laten we nu enkele zinnen voor beoordelingen bekijken die je kunt gebruiken.

Om te beginnen wil je starten met categorieën en aandachtspunten die je tijdens het beoordelingsgesprek kunt behandelen.

Dit is zeker geen definitieve lijst. Voel je vrij om te kiezen wat je wilt, dingen toe te voegen en onderdelen weg te laten, maar overweeg om te beginnen de volgende elementen die van toepassing kunnen zijn op vrijwel elke functie binnen een organisatie:

1. Sterke punten
2. Mogelijkheden voor verbetering
3. Probleemoplossing
4. Communicatie
5. Samenwerking
6. Verantwoordelijkheid
7. Kwaliteit van het werk

Bij elk van deze onderdelen kun je vervolgens specifieke aantekeningen over de prestaties maken, waarin je positieve of minder wenselijke voorbeelden beschrijft van gedrag dat tijdens de beoordelingsperiode is vertoond. 

Voorbeeld van een positieve beoordeling over communicatie

“De communicatie van Moriah is bondig, tijdig en volledig. Ze blinkt erin uit om ervoor te zorgen dat de mensen die het moeten weten… het ook weten. Toen Moriah bijvoorbeeld leiding gaf aan de lancering van onze nieuwe productupdate, waren alle belanghebbenden, klanten, supportmedewerkers en verkopers geïnformeerd en hadden ze zelfs de gelegenheid om vóór de lancering vragen te stellen. Moriah beweegt zich moeiteloos in onze dynamische werkomgeving en houdt daarbij de bedrijfsresultaten in balans met ervoor zorgen dat we het juiste doen voor onze medewerkers.”

Voorbeeld van een minder positieve beoordeling over communicatie

“Sandra is een sterke communicator, maar communiceert belangrijke projectdetails niet consequent met belanghebbenden, waardoor sommige mensen niet op de hoogte zijn van belangrijke zaken. Tijdens het project voor het vernieuwen van de website besloten Sandra en het team bijvoorbeeld wanneer de nieuwe pagina’s zouden worden gelanceerd, maar Sandra gaf het team niet de leiding bij het informeren van de leidinggevenden en de rest van het personeel over de aanstaande wijziging van de website. Toen deze werd doorgevoerd, waren veel mensen, onder wie onze CEO en belangrijke salesmanagers, dan ook verrast.”

Voorbeeld van een positieve beoordeling over de kwaliteit van het werk

“De kwaliteit van Moriahs werk is uitzonderlijk. Ze legt de lat hoog op het gebied van planning, productiviteit en organisatie, in die mate dat anderen binnen de organisatie specifiek vragen om met Moriah samen te werken omdat ze vertrouwen op de kwaliteit van haar werk en de consistentie in haar opleveringen. Moriah is een invloedrijke kracht en helpt hoge kwaliteitsnormen binnen haar team en de projecten waarbij ze betrokken is te handhaven. Moriah draagt bij aan de ontwikkeling van anderen door hen haar werkwijzen te leren en sjablonen te maken waarmee anderen vergelijkbare vaardigheden op het gebied van kwaliteit kunnen ontwikkelen.”

Voorbeeld van een minder positieve beoordeling over de kwaliteit van het werk

“Sandra is in staat om kwalitatief goed werk te leveren, maar levert alleen haar beste werk wanneer ze rechtstreeks met mij samenwerkt, waarbij ik elke tussenstap controleer en ervoor zorg dat Sandra actief naar afronding van de taak toewerkt. Sandra had zich er bijvoorbeeld toe verbonden om dit kwartaal een aanbeveling te leveren voor wijzigingen aan ons leersysteem. Toen ik Sandra benaderde om naar de voortgang van dit doel te vragen, vertelde ze me dat ze nog niet was begonnen aan de taak, waarvan de deadline al over enkele weken was. Sandra ging aan de slag, maar had veel directe interactie met mij nodig om de taak af te ronden, waaronder enkele bijsturingen op het gebied van nalevingsvereisten en rapportage. Meer aandacht voor en vaardigheid in tijdmanagement, het begrijpen van de vereisten van de taak en het onderweg op de hoogte houden van belanghebbenden zullen helpen de kwaliteit van Sandra’s werk te verbeteren.”

Onthoud: wees specifiek. Door concrete voorbeelden te gebruiken om je opmerkingen op elk gebied te onderbouwen, krijg je veel betere feedback dan met vage formuleringen zoals "ze zijn een echte teamspeler". Hoe beter je het kunt onderbouwen met eerdere voorbeelden, KPI’s en meetgegevens, hoe beter.

Sjabloon voor een beoordelingsgesprek

Ontvang ons sjabloon voor prestatiebeoordelingen!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Volgende stappen voor uw prestatiebeoordelingen

Als manager zijn prestatiebeoordelingen een van de activiteiten met de grootste impact die u in uw functie uitvoert.

Als u leidinggeeft aan personeelszaken, is een van de kernelementen van uw functie managers te helpen leren hoe ze effectieve feedback over prestaties kunnen geven en prestatiebeoordelingen kunnen begeleiden die medewerkers motiveren om optimaal te presteren. 

Belangrijkste punten

• Als manager moet u voortdurend zowel positieve als negatieve feedback geven, en alle feedback moet specifieke voorbeelden en de impact van het gedrag bevatten
• Formele prestatiebeoordelingen moeten regelmatig plaatsvinden, indien mogelijk elk kwartaal of halfjaarlijks.
• Elke functie moet duidelijke verwachtingen voor prestaties hebben. Prestatiebeoordelingen moeten worden uitgevoerd aan de hand van de verwachtingen van de functie, niet op basis van eerdere prestaties van een persoon of de prestaties van andere teamleden.
• Zorg ervoor dat elke medewerker ook de kans krijgt om over zijn of haar prestaties na te denken. 
• Om het gesprek over de prestatiebeoordeling voor te bereiden, documenteert u de hoogtepunten en ontwikkelmogelijkheden van de prestaties van de persoon in een beschrijving.
• Voer een één-op-ééngesprek met de persoon om zowel diens beoordeling als uw feedback op diens prestaties te bespreken. Deel tijdens het gesprek specifieke voorbeelden en concrete details van zowel positief als negatief gedrag en de impact daarvan op de organisatie.
• Maak na het gesprek over de prestatiebeoordeling afspraken over eventuele vervolgstappen en volg deze op via e-mail of in de tool voor prestatiemanagement van uw organisatie.
• Onthoud dat u als manager of beoordelaar van prestaties een belangrijke rol speelt in de groei en ontwikkeling van een individuele medewerker. Wees een partner, wees eerlijk en wees erop voorbereid om uw medewerkers naar nieuwe hoogten te zien groeien!