Hoe kiest u compliance-software voor auditgereedheid

2. Gegevenstoegang en rapportage

Gegevenstoegang en rapportage zijn essentieel voor het volgen van compliancemaatstaven en het verkrijgen van inzichten. Zorg ervoor dat de software gebruiksvriendelijke rapportagetools en aanpasbare dashboards biedt. Controleer of je rapporten in verschillende indelingen kunt exporteren. Vraag tijdens een demonstratie om te zien hoe rapporten worden gegenereerd en of ze aan je specifieke behoeften voldoen.

3. Integratie met je technologiestack

Integratie met je bestaande technologiestack zorgt voor soepele werkprocessen en consistente gegevens. Je compliancesoftware moet verbinding kunnen maken met tools zoals HR-systemen, boekhoudsoftware of CRM-platforms. Controleer of de software API’s ondersteunt of beschikt over vooraf gebouwde integraties. Test tijdens proefperioden hoe gegevens tussen systemen worden uitgewisseld om verstoringen te voorkomen.

4. Implementatie en ondersteuning

Implementatie en ondersteuning bepalen hoe snel je team de software effectief kan gaan gebruiken. Zoek naar leveranciers die uitgebreide trainingsmiddelen en snelle klantenondersteuning bieden. Vraag naar hun implementatieproces en de beschikbaarheid van liveondersteuning. Overweeg om tijdens een proefperiode contact op te nemen met hun ondersteuningsteam om te beoordelen hoe snel ze reageren.

5. Op rollen gebaseerde toegangsrechten

Op rollen gebaseerde toegangsrechten bepalen wie binnen de software toegang heeft tot informatie en deze mag wijzigen. Dit is essentieel voor het handhaven van gegevensbeveiliging en compliance. Zorg ervoor dat je met de software toegangsrechten kunt toewijzen op basis van rollen of afdelingen. Vraag tijdens de demonstratie om te zien hoe toegangsrechten worden ingesteld en of deze aansluiten bij de structuur van je organisatie.

6. Branchespecifieke compliance

Branchespecifieke compliancefuncties helpen je te voldoen aan de unieke wettelijke vereisten van jouw sector. Zoek naar software met ingebouwde sjablonen of richtlijnen die zijn afgestemd op jouw branche. Vraag leveranciers of ze hun software bijwerken om veranderende regelgeving te weerspiegelen. Test deze functies om er zeker van te zijn dat ze aan je compliancebehoeften voldoen.

7. Aanpassingsmogelijkheden

Met aanpassingsmogelijkheden kun je de software afstemmen op je processen. Dit is belangrijk om de tool te laten aansluiten bij je werkprocessen en huisstijl. Controleer of je velden, formulieren en meldingen kunt aanpassen. Vraag leveranciers om voorbeelden van aanpassingen die andere klanten hebben doorgevoerd en probeer instellingen aan te passen tijdens een proefperiode.

8. Automatiseringsfuncties

Automatiseringsfuncties besparen tijd door repetitieve taken zoals waarschuwingen en gegevensinvoer af te handelen. Ze zijn nuttig om efficiëntie en nauwkeurigheid te verbeteren. Zoek naar hulpmiddelen die nalevingscontroles en meldingen automatiseren. Let tijdens een demonstratie op hoe automatisering werkt en bedenk hoe deze de taken van je team kan stroomlijnen.

9. Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties

Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties zorgt ervoor dat je team overal toegang heeft tot de software. Dit is cruciaal voor organisaties met externe of verspreid werkende teams. Controleer of de software mobiele apps heeft of via webbrowsers op verschillende apparaten toegankelijk is. Test de mobiele interface om er zeker van te zijn dat deze gebruiksvriendelijk en functioneel is.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name*

First name Last name

Seniority*

Select oneExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy

This field is hidden when viewing the form

Job title

This field is hidden when viewing the form

Department

Select an optionExecutive LeadershipOperationsPeople & CultureTechnologyFinanceMarketingSales & Business DevelopmentProduct & InnovationCustomer SuccessLegal & ComplianceOther

This field is hidden when viewing the form

Company size

Select an option1–5051–200201–1,0001,001–5,0005,001–10,00010,000+

This field is hidden when viewing the form

Industry

Select an optionTechnology / SoftwareProfessional Services / ConsultingFinancial ServicesHealthcare & Life SciencesManufacturing & IndustrialRetail & Consumer GoodsMedia & CommunicationsGovernment & Public SectorEducationNonprofit / NGOEnergy & UtilitiesOther

This field is hidden when viewing the form

Company website

This field is hidden when viewing the form

Reg Wall Module

InlineBottom BarFooterLanding PagePop UpSidebarSSO

Hoe kies je nalevingssoftware: een stappenplan in 5 stappen

De juiste nalevingssoftware kiezen draait volledig om het afstemmen van de tool op de behoeften en doelstellingen van je team. Je wilt een oplossing die processen vereenvoudigt en aan wettelijke vereisten voldoet zonder voor hoofdpijn te zorgen. Hier is een eenvoudige gids in 5 stappen om je te helpen de beste keuze te maken:

Stap 1: Bepaal je behoeften

Begin met het definiëren van de behoeften van je team, zodat de software aansluit bij je doelstellingen. Zo ga je aan de slag:

Verzamel input van belanghebbenden

Ga in gesprek met belangrijke belanghebbenden zoals HR, financiën, IT en het management om verschillende perspectieven te verzamelen. Organiseer bijeenkomsten of enquêtes om hun unieke uitdagingen en verwachtingen te begrijpen. Deze gezamenlijke input helpt om een volledig beeld te vormen van wat de software moet aanpakken.

Breng knelpunten in kaart en stel prioriteiten

Identificeer en noteer de knelpunten of belemmeringen in je huidige systeem. Stel prioriteiten op basis van hun impact op de dagelijkse werkzaamheden. Richt je op problemen zoals fouten bij gegevensinvoer, inbreuken op de naleving of inefficiënties in rapportages. Deze lijst helpt je bij het beoordelen van softwareoplossingen.

Stem af op intern beleid

Zorg ervoor dat de software voldoet aan je interne beleid, voorkeuren voor leveranciers en beveiligingsprotocollen. Controleer of de software je wettelijke doelstellingen ondersteunt, zoals normen voor gegevensbescherming. Door deze elementen op elkaar af te stemmen, past de software naadloos binnen je bestaande omgeving.

Maak onderscheid tussen essentiële functies en extra functies

Maak onderscheid tussen functies die essentieel zijn en functies die mooi meegenomen zijn. Essentiële functies zijn noodzakelijk voor naleving, zoals geautomatiseerde waarschuwingen of auditsporen uit oplossingen voor beleidsbeheer. Extra functies kunnen bijvoorbeeld aanpasbare dashboards of mobiele toegang zijn. Dit onderscheid helpt bij het filteren van opties tijdens de evaluatie.

Stel deze vragen:

• Welke klachten of belemmeringen komen het vaakst naar voren?
• Welke behoeften worden momenteel niet vervuld?
• Welke functies zouden je 3 belangrijkste knelpunten oplossen?
• Welke ROI verwacht je van deze investering?
• Hoe sluit de software aan op onze beveiligingsprotocollen?

Stap 2: Onderzoek leveranciers van nalevingssoftware

Het onderzoeken en vergelijken van leveranciers van nalevingssoftware is de volgende stap. Zo pak je dat aan:

Voer leveranciersonderzoek uit

Begin met het onderzoeken van leveranciers aan de hand van beoordelingssites, ranglijsten en casestudy's. Zoek naar feedback over gebruikerstevredenheid en de betrouwbaarheid van de software. Deze bronnen geven inzicht in hoe leveranciers in praktijksituaties presteren. Let op patronen of terugkerende problemen die gebruikers noemen.

Vergelijk op basis van behoeften

Vergelijk tools op basis van de omvang van je bedrijf, integraties en de vraag of je modellen wilt uitbesteden of intern wilt ontwikkelen. Grotere bedrijven hebben mogelijk uitgebreidere integraties nodig. Als je de voorkeur geeft aan een intern model, controleer dan of de leverancier dit ondersteunt. Zo beperk je de keuzes tot oplossingen die bij je structuur passen.

Bepaal belangrijke onderscheidende kenmerken

Identificeer belangrijke onderscheidende factoren, zoals implementatieondersteuning, gebruikerservaring of flexibiliteit voor nichegebruikssituaties. Zoek naar leveranciers die een speciale onboarding aanbieden of bekendstaan om een uitstekende gebruikerservaring. Ga na of de software zich kan aanpassen aan specifieke behoeften binnen de sector. Deze factoren kunnen de ene leverancier onderscheiden van de andere.

Bevindingen documenteren

Documenteer uw bevindingen om de sterke en zwakke punten van elke leverancier bij te houden. Maak een spreadsheet om functies, prijzen en feedback van gebruikers vast te leggen. Deze georganiseerde aanpak helpt u een beter geïnformeerde beslissing te nemen wanneer het tijd is om te kiezen.

Stel deze vragen:

• Waar is elke tool het beste in?
• Past de tool bij de omvang van uw team, uw budget en uw technologiestack?
• Welke ondersteuning en documentatie zijn beschikbaar?
• Hoe verhoudt de gebruikerservaring zich tot die van andere tools?
• Kan de tool omgaan met onze specifieke behoeften binnen de sector?

Beste compliance-software om te overwegen

Hier is mijn lijst met de 10 beste beschikbare opties voor compliance-software, om u op weg te helpen bij uw zoektocht:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Deel HR — Beste HR-compliancesoftware vanwege wereldwijde dekking
2. 2. Justworks — Beste voor geïntegreerd beheer van salarisadministratie en naleving
3. 3. Mitratech Mineral — Het meest geschikt voor het beheren van complexe HR-naleving
4. 4. Mitratech — Beste keuze voor opleidingen over naleving van regelgeving en een anonieme hotline voor het melden van misstanden
5. 5. HR Acuity — Het beste voor werkplekonderzoeken
6. 6. SixFifty — Ideaal voor het maken van conforme HR-documenten voor alle 50 Amerikaanse staten
7. 7. Checkr — Ideaal voor nalevingsgereguleerd antecedentenonderzoek
8. 8. Paylocity — Beste software voor efficiënte nalevingsdashboardfunctionaliteit
9. 9. Homebase — Beste HR-software voor naleving voor kleine bedrijven
10. 10. Citation Canada — Beste voor door experts geleide ondersteuning bij naleving

Stap 3: Maak een shortlist van compliance-software en neem contact op

Beperk uw opties en ga in gesprek met potentiële partners voor compliance-software. Zo gaat u te werk:

Maak een shortlist van leveranciers

Maak op basis van uw eerdere onderzoek een shortlist van 2-4 leveranciers die aansluiten bij uw behoeften. Houd rekening met factoren zoals functies, prijzen en feedback van gebruikers. Dankzij deze gerichte aanpak kunt u zich concentreren op de meest veelbelovende opties. Streef naar diversiteit in uw keuzes, zodat u verschillende sterke punten afdekt.

Stuur een RFI of RFP

Wanneer u klaar bent voor gedetailleerde informatie, stuurt u een verzoek om informatie (RFI) of een verzoek om een voorstel (RFP) voor compliance-software. Zo verzamelt u specifieke informatie over prijzen, functies en ondersteuning. Een RFP is vooral nuttig wanneer u complexe vereisten heeft. Omschrijf uw behoeften duidelijk om nauwkeurige en bruikbare antwoorden te krijgen.

Plan demo's

Plan demo's met de leveranciers op uw shortlist en bereid gerichte vragen voor. Gebruik deze tijd om de software in de praktijk te bekijken en de functies te testen. Richt u op de manier waarop de software uw specifieke knelpunten aanpakt. Vraag om live demonstraties van belangrijke functionaliteiten om er zeker van te zijn dat deze aan uw verwachtingen voldoen.

Gebruik consistente evaluatiecriteria

Gebruik consistente criteria om elke leverancier te beoordelen. Hierbij kunt u denken aan factoren zoals gebruikerservaring, schaalbaarheid en integratiemogelijkheden. Een gestandaardiseerde aanpak zorgt ervoor dat u gelijkwaardige zaken met elkaar vergelijkt. Houd een checklist bij om te volgen hoe elke leverancier presteert ten opzichte van uw vereisten.

Stel deze vragen:

• Kunt u mij meenemen in een echt klantverhaal dat vergelijkbaar is met het onze?
• Welke ondersteunings- of onboardingmiddelen biedt u aan?
• Voor welke functies is een upgrade nodig?
• Hoe gaat u om met gegevensbeveiliging en compliance?
• Wat is doorgaans uw implementatietijdlijn?

Stap 4: Stel de businesscase op

Zet uw onderzoek naar leveranciers om in een overtuigende businesscase die uw leidinggevend team begrijpt en ondersteunt. Zo doet u dat:

Vat de knelpunten samen

Vat de knelpunten en verwachte resultaten samen om de waarde aan te tonen. Beschrijf duidelijk met welke uitdagingen uw team te maken heeft, zoals compliance-inbreuken of inefficiënte processen. Laat zien hoe de software deze problemen aanpakt, wat leidt tot betere compliance en gestroomlijnde activiteiten. Gebruik voorbeelden uit de praktijk om uw argumentatie herkenbaarder te maken.

Presenteer kostenramingen

Zoek de basisramingen voor kosten en implementatietijdlijnen op en presenteer deze. Verzamel prijzen van compliance-software bij leveranciers en schat de tijd die nodig is voor onboarding. Presenteer deze cijfers in een eenvoudig format. Benadruk kostenbesparende functies, zoals automatisering, die handmatig werk verminderen.

Formuleer de ROI

Beschrijf de ROI, efficiëntiewinst en financiële of operationele risico’s van niets doen. Bereken mogelijke besparingen door lagere boetes wegens niet-naleving of hogere productiviteit. Leg uit hoe de software de efficiëntie kan verbeteren en risico’s kan verminderen. Maak duidelijk wat er op het spel staat als de huidige problemen niet worden aangepakt.

Stel deze vragen:

• Welk bedrijfsprobleem wordt hiermee opgelost?
• Wat zijn de risico’s van niets doen?
• Wat zijn de financiële en operationele voordelen?
• Hoe snel kunnen we resultaten verwachten?
• Wat zijn de totale eigendomskosten?

Stap 5: Implementeer uw compliance-software en werk uw gebruikers in

Plan een soepel inwerkproces zodra u een leverancier van compliance-software hebt geselecteerd. Zo pakt u dat aan:

Communiceer het uitrolplan

Communiceer het uitrolplan duidelijk aan alle gebruikers. Deel tijdlijnen, belangrijke mijlpalen en wat elke gebruiker moet doen. Gebruik e-mails, vergaderingen of interne portals om het nieuws te verspreiden. Zorg ervoor dat iedereen weet wanneer en hoe de software wordt geïmplementeerd.

Wijs interne verantwoordelijken aan

Wijs interne verantwoordelijken en contactpersonen aan om de uitrol te beheren. Wijs teamleden aan die vragen van gebruikers afhandelen en de samenwerking met de leverancier coördineren. Zo weet iedereen bij wie ze terechtkunnen voor hulp. Duidelijk eigenaarschap draagt bij aan verantwoordelijkheid en soepele communicatie.

Zorg voor consistente toepassing

Zorg ervoor dat teams de training afronden en de tool consequent gebruiken. Plan trainingssessies in en maak deze verplicht. Houd de deelname bij en neem contact op met degenen die extra hulp nodig hebben. Gebruik incentives of erkenning om consistent gebruik aan te moedigen.

Creëer feedbacklussen

Creëer tijdens de uitrol feedbacklussen, waaronder hulpmiddelen van de leverancier. Moedig gebruikers aan om hun ervaringen en eventuele problemen te delen. Plan regelmatig overleg met de leverancier voor ondersteuning. Zo kunt u problemen vroegtijdig aanpakken en strategieën waar nodig bijstellen.

Stel deze vragen:

• Wat is het plan voor verandermanagement?
• Wie is verantwoordelijk voor de uitrol?
• Hoe houdt u het vroege succes bij?
• Welke trainingsmiddelen gaat u gebruiken?
• Hoe wordt feedback verzameld en opgevolgd?

Wat nu:

Als u bezig bent met het onderzoeken van compliance-software, kunt u gratis contact opnemen met een SoftwareSelect-adviseur voor aanbevelingen.

U vult een formulier in en voert een kort gesprek waarin zij ingaan op de specifieke kenmerken van uw behoeften. Vervolgens ontvangt u een shortlist van software om te beoordelen. Ze ondersteunen u zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.