Wat is HR?
Het doel van HR, oftewel personeelszaken, is om jou en je collega’s gedurende jullie hele werktraject te ondersteunen: vanaf het moment dat je bij een bedrijf komt werken en je dagelijkse werkzaamheden uitvoert tot het moment waarop je verdergaat. Zie HR als een volledige levenscyclus die elke fase van je dienstverband raakt en zich er bij elke stap op richt om de werkplek voor jou te laten werken. In dit artikel krijg je vanuit het perspectief van de werknemer een duidelijk en praktisch inzicht in wat HR daadwerkelijk doet.
Wat is HR: korte definitie
HR, oftewel personeelszaken, is de afdeling binnen een bedrijf die alles behandelt wat met werknemers te maken heeft. Dit omvat het aannemen van personeel, training, het beheren van werknemersvoordelen, het verwerken van de salarisadministratie en het toezien op de naleving van werkplekbeleid. HR helpt ook bij het creëren van een positieve werkomgeving door zorgen van werknemers aan te pakken en de bedrijfscultuur te bevorderen.
HR-platforms voor ondernemingen bieden uitgebreide hulpmiddelen om werving, werknemersontwikkeling en naleving op grote schaal te beheren.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Hoe HR werkt
Elke manager zou de moderne rol van HR moeten begrijpen en onze lijsten met HR-oplossingen moeten bekijken om technologie te vinden die je personeelsbestand ondersteunt. Laten we de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van een HR-afdeling uiteenzetten:
Waardepropositie voor werknemers
Als potentiële werknemer beginnen we met het zoeken naar een organisatie die niet alleen aan onze financiële behoeften voldoet, maar ook aan onze intellectuele en sociale behoeften, en die aansluit bij onze waarden.
Organisaties zijn zich hiervan bewust en willen werknemers vinden die hun eigen organisatiewaarden delen of daar goed bij aansluiten. De rol van HR op dit gebied is het aanbieden van iets dat een werknemerswaardepropositie (EVP) wordt genoemd.
De EVP beschrijft wat de organisatie bereid is voor jou beschikbaar te stellen. Deze omvat zowel de beloning (salaris, loon) die je zult ontvangen als de voordelen waartoe je als werknemer toegang hebt.
Bij het opstellen of aanvullen van de EVP komt de HR-functie met een lijst van voordelen die aansluiten bij de bredere waarden van de organisatie. Vervolgens brengen ze die lijst terug tot voordelen die zowel betaalbaar zijn als aantrekkelijk worden gevonden door het grootste deel van het personeelsbestand dat de organisatie wil aantrekken.
Enkele voorbeelden van aspecten van deze EVP-voordelen die ik ben tegengekomen, zijn opleidingsbudgetten waarvoor elke werknemer een aanvraag kan indienen, zwangerschaps- of vaderschapsverlof boven het wettelijke minimum, financiering voor deelname aan conferenties, kortingen op de producten van de werkgever en begeleiding door beveiligers naar je auto of treinstation buiten werktijd.
De EVP is een krachtig instrument waarover HR beschikt om werknemers aan te trekken. Een organisatie waarmee ik werkte, bood begeleiding door beveiligers naar je auto of treinstation buiten werktijd.
Ik ga nooit gebruikmaken van dit voordeel—ik werk doorgaans overdag. Ik ben echter geïnteresseerd in organisaties die zich bekommeren om de veiligheid van hun werknemers.
Toen dit ter sprake kwam in een gesprek met deze werkgever, gaf het me inzicht in hun cultuur, die aansloot bij mijn eigen waarden en verwachtingen van een werkgever.
HR beschikt dus via de EVP over een instrument om sollicitanten aan te trekken, maar HR heeft ook verantwoordelijkheden op het gebied van werving en selectie. De wervingsfunctie valt óf binnen het HR-team, óf HR beheert de relatie tussen de organisatie en het externe wervingsbureau dat zij heeft ingeschakeld.
Vaak is het een combinatie van beide: voor sommige eenvoudig in te vullen functies werft HR personeel, terwijl gespecialiseerde of zeer senior functies door een extern wervingsbureau worden ingevuld.
Werving & indienstneming
Wanneer HR de werving verzorgt, ondersteunt de afdeling de leidinggevende die personeel aanneemt bij het opstellen van de vacature en helpt zij ook bepalen via welke kanalen de functie wordt geadverteerd (lokale of landelijke krant, vacaturesites, sociale media, vakbladen enzovoort).
Zelfs voor kleine bedrijven of start-ups bieden gratis HR-systemen de basis voor het beheren van werving en werknemersrelaties.
De ontvangen sollicitaties gaan doorgaans naar de leidinggevende die personeel aanneemt voor beoordeling. Soms helpt HR ook hierbij als daarom wordt gevraagd. Zodra de selectiefase begint, hangt de rol die HR speelt echt af van de organisatie.
Soms biedt HR interviewtraining aan managers aan, soms woont iemand van HR het sollicitatiegesprek bij en in andere gevallen kan dit volledig aan de leidinggevende die personeel aanneemt worden overgelaten.
Zodra de beslissing over de aanstelling is genomen, speelt HR doorgaans een rol aan de administratieve kant. De afdeling verstuurt het contract, ontvangt het ondertekende contract terug en zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer in het salarissysteem wordt opgenomen.
Het uitgeven van beveiligingspassen en/of IT-toegang gebeurt niet binnen HR. Doordat HR echter de gegevens van de nieuwe werknemer in het salarissysteem invoert, worden deze andere processen in gang gezet.
Soms vragen potentiële werknemers om een hoger salaris. De rol die HR hierin speelt, bestaat doorgaans uit het geven van advies aan de manager die de functie invult. HR kan een salarisbereik voorstellen dat de manager kan bieden, of de manager vragen te onderbouwen waarom die deze kandidaat een hoger bedrag wil aanbieden.
In deze gevallen bespreken HR en de manager die de functie invult wat de beste aanpak is, waarbij rekening wordt gehouden met interne gelijkheid en prestatieverwachtingen.
Een nieuwe werknemer inwerken
De meesten van ons herinneren zich waarschijnlijk het introductieproces voor werknemers dat we in onze eerste week hebben doorlopen; de introductie wordt georganiseerd en uitgevoerd door je HR-team.
Ze laten zich daarbij leiden door het senior management (de raad van bestuur en de CEO) en stellen een presentatie of plan samen om nieuwe werknemers zo snel mogelijk op weg te helpen.
Vaak legt de introductie meer nadruk op de cultuur en verwachtingen van je werkgever en veel minder op de technische kant van je werk.
Zo kan er bijvoorbeeld een onderdeel zijn over de geschiedenis van de organisatie, kan een leidinggevende een presentatie van 15 minuten geven over de organisatie of diens afdeling binnen de organisatie, of kan er een bezoek worden gebracht aan een van de operationele onderdelen van het bedrijf (een fabriek, winkel, depot of callcenter enzovoort).
Sommige HR-tools voor kleine bedrijven ondersteunen essentiële functies zoals werving, salarisadministratie en prestatiebeheer van werknemers in één oplossing, omdat startups niet de capaciteit hebben voor tientallen afzonderlijke systemen.
Bedrijfscultuur en -waarden bepalen
De overgrote meerderheid van de werknemers heeft weinig tot geen persoonlijk contact met HR en ziet mogelijk alleen een HR-medewerker tijdens een presentatie of een vergelijkbare groepsbijeenkomst.
Wat werknemers echter wel doen, is omgaan met het beleid en de procedures waarvoor HR verantwoordelijk is. Als je ooit verlof of een training hebt aangevraagd, een urenstaat hebt ingevuld, ontslag hebt genomen, een betrokkenheidsenquête hebt ingevuld, een salarisverhoging hebt gekregen of bent ontslagen, dan heb je te maken gehad met beleid of een procedure die HR beheert en onderhoudt.
Waar HR-medewerkers wel veel persoonlijk contact hebben met werknemers en hun managers, is bij het beheren van ondermaatse prestaties en verandermanagement.
In het geval van een werknemer die slecht presteert, bespreekt HR de problemen met de manager en stelt het een plan op. HR is vaak aanwezig bij de gesprekken met de slecht presterende werknemer en houdt de voortgang van de werknemer in de gaten totdat deze goed presteert of de organisatie verlaat.
Het andere gebied waarop HR-medewerkers behoorlijk wat persoonlijk contact hebben, betreft veranderingen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het herstructureren van een afdeling, het uitbesteden van een functie of situaties waarin werknemers boventallig worden.
Verandering is vaak ingrijpend, dus het is de taak van HR om vragen te beantwoorden en ervoor te zorgen dat het bedrijf en de werknemers zo weinig mogelijk hinder ondervinden.
Software & systemen beheren
HR heeft toegang tot verschillende HR-software en hulpmiddelen. Zo worden HR-managementsystemen (HRMS) gebruikt om taken zoals het beheren van personeelsgegevens, de salarisverwerking en de administratie van arbeidsvoorwaarden te stroomlijnen.
Daarnaast helpen sollicitantvolgsystemen (ATS) bij het werven door kandidaatinformatie te ordenen en te beheren, terwijl software voor prestatiebeheer HR-teams in staat stelt de voortgang van werknemers te volgen en doelen vast te stellen. Deze hulpmiddelen verbeteren niet alleen de efficiëntie, maar zorgen ook voor naleving van arbeidswetgeving en bieden via analyses inzichten waarmee HR-professionals weloverwogen beslissingen kunnen nemen.
HR-afdelingen maken tegenwoordig steeds vaker gebruik van cloudgebaseerde HR-tools om hun personeelsbestand overal efficiënt te beheren.
Een werknemer uit dienst laten gaan
In de meeste gevallen is de enige interactie die een werknemer met HR heeft wanneer deze de organisatie verlaat, het invullen van een vertrekonderzoek. In zeer zeldzame gevallen kan HR door de manager van de vertrekkende werknemer worden ingeschakeld om een tegenaanbod op te stellen waarmee de werknemer kan worden behouden.
In mijn functies op het gebied van beloning ben ik bij een paar situaties met tegenaanbiedingen aan de zijlijn betrokken geweest. Ze komen weinig voor, omdat de meesten van ons redelijk eenvoudig te vervangen zijn en tegenaanbiedingen vaak niet werken. Ze kunnen de werknemer zeker korte tijd behouden, maar op basis van mijn waarnemingen en gesprekken met collega's zal diezelfde werknemer meestal binnen enkele maanden alsnog vertrekken.
Conclusie
In bovenstaande uitleg over wat HR doet, heb ik kort veel onderwerpen aangestipt, maar er zijn natuurlijk nog veel meer verantwoordelijkheden, zoals personeelsplanning.
Als je geïnteresseerd bent in het uitgebreider begrijpen van aspecten van HR, neem dan zeker een kijkje op de website.
