Wat is taakbeheersoftware en hoe kan het u helpen?
Taakbeheersoftware stelt je in staat om individuele taken te organiseren, prioriteren en bij te houden, zodat je je doelen kunt bereiken of een project kunt afronden. Zie het als je digitale takenlijst. Het is perfect om grote projecten stap voor stap aan te pakken. Zo houdt deze tool je werk efficiënt en stressvrij.
Taakbeheer versus projectbeheer
Je beste vriend(in) wil een verlovingsfeest organiseren en jij bent, dankzij je ervaring met het plannen van feesten, verantwoordelijk voor de organisatie.
Het plannen van het feest is in wezen een project dat je moet afronden. Maar je moet een reeks kleinere taken voltooien (de locatie, cateraar enzovoort boeken) om het volledige project (het feest) af te ronden.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Het verschil is klein.
Wanneer je een project beheert, houd je een datum en een doel—het grote geheel—in gedachten. Projectbeheer heeft een bredere reikwijdte, waarbij de manager rekening moet houden met factoren zoals kostenbeheersing, werkstromen en beschikbare middelen.
Bij taakbeheer gaat het erom steeds één aspect van een project te beheren. Bij het beheren van taken moet je bijvoorbeeld kijken naar de deadline en prioriteit van de taak, de toewijzing en de voortgang. Dat is heel wat om te beheren, maar een taakbeheertool kan je werk gemakkelijker maken.
Voordelen van taakbeheersoftware
Met taakbeheersoftware kun je alle aspecten van taakbeheer vanuit één dashboard monitoren, maar dat is niet alles.
Wanneer je een businesscase voor nieuwe software opstelt, zijn er punten die je onder de aandacht van het management wilt brengen. Hier zijn enkele belangrijke punten over taakbeheersoftware:
- Vermindert het risico op informatieverlies: Er kan een duizelingwekkend aantal documenten, wachtwoorden en gegevens zijn die je uitwisselt met de personen aan wie taken zijn toegewezen terwijl zij hun taken uitvoeren. Een taakbeheertool verkleint het risico op informatieverlies, omdat je alle informatie op één plek kunt verzamelen.
- Eenvoudige delegatie en betere samenwerking: Je hoeft teamleden niet te e-mailen of naar kantoor te bellen om individuele taken te delegeren. Wanneer je een teamlid via een taakbeheertool een taak toewijst, ontvangt diegene een melding van de taaktoewijzing. Vervolgens kun je het opmerkingenveld gebruiken om op afstand samen te werken aan teamtaken.
- Effectieve prioritering: De mogelijkheid om taken voor je medewerkers te prioriteren is een van de meest opvallende voordelen van een taakbeheertool. Je teamleden vinden het misschien lastig om tussen taken te wisselen. Prioritering stelt teamleden in staat hun tijd beter te beheren en geeft hen een duidelijker beeld van de volgorde waarin taken moeten worden uitgevoerd.
- Betere focus: Een taakbeheertool neemt het gevoel weg dat je een grote taak binnen een bepaald tijdsbestek moet voltooien. Dat komt doordat je taken kunt opsplitsen in kleinere, beter behapbare taken, waardoor het gemakkelijker wordt om je te concentreren.
Gerelateerd artikel: 10 beste geïntegreerde softwareoplossingen voor risicobeheer
Functies van taakbeheersoftware
Taakbeheertools beschikken over een reeks functies die een deelverzameling vormen van de functies van projectbeheersoftware zoals Trello en Asana. Hieronder volgen de meest voorkomende functies van taakbeheersoftware:
1. Planning en roostering
Planning en roostering zijn de meest basale functies van een taakbeheertool. Bij planning wordt de volledige werkstroom opgesplitst in eenvoudige taken. Zodra je de taken klaar hebt om te worden toegewezen, kun je deadlines instellen of ze instellen als terugkerende taken.
Je maakt bijvoorbeeld een takenlijst met drie taken: een nieuwe medewerker inwerken, diens bureau klaarmaken en een evaluatie aan het einde van de eerste week om te zien of de nieuwe medewerker goed gewend raakt. Je hebt deze taken aan verschillende teamleden toegewezen. Nadat je de taken hebt toegewezen, houd je de voortgang bij terwijl de teamleden aan deze taken blijven werken.
2. Samenwerking
Samenwerking kan moeilijk zijn zonder een systeem, vooral in een werkomgeving op afstand. Teamleden kunnen niet vertrouwen op spreadsheets voor complexe taken, althans niet zonder zich de haren uit het hoofd te trekken, omdat ze mogelijk meerdere subtaken, afhankelijkheden tussen taken of mijlpalen hebben.
Een robuust online systeem voor taakbeheer stroomlijnt samenwerkingsprocessen binnen teams. Teamleden kunnen informatie uitwisselen en updates ontvangen over lopende taken, terwijl supervisors met een taakbeheersysteem antwoorden kunnen geven op vragen over afzonderlijke taken en de voortgang van taken kunnen volgen.
3. Automatisering
Automatisering vereenvoudigt het beheren van complexe taken. Denk bijvoorbeeld aan taken waarvoor samenwerking tussen meerdere projectteams nodig is, goedkeuring van managers in verschillende fasen en het meerdere keren informeren van teamleden naarmate de taak vordert.
Het handmatig beheren van complexe taken is inefficiënt. Daarom bieden veel taakbeheersystemen geautomatiseerde oplossingen. Automatisering kan een waardevol deel van je tijd vrijmaken die je anders aan alledaagse taken zou besteden.
Je hoeft jezelf echter niet te beperken tot geautomatiseerde oplossingen die in je taakbeheersysteem zijn ingebouwd. Je kunt processen ook zelf automatiseren met behulp van integraties.
Als je bijvoorbeeld een verantwoordelijke wilt herinneren aan een toegewezen taak die binnen 24 uur moet worden voltooid, kun je een Zapier-integratie gebruiken om de medewerker via het opmerkingenveld van je taakbeheertool of met een Slack-bericht eraan te herinneren.
4. Weergaven
Taakbeheersoftware biedt verschillende samenwerkingsweergaven op basis van je voorkeur. De meeste bieden ten minste een kalenderweergave en kanbanborden. Sommige tools bieden echter meer opties, zoals Gantt-diagrammen, tijdlijnen, lijsten en een rasterweergave.
Kanbansjablonen zijn bijzonder populair. Ze bieden een eenvoudige en effectieve indeling voor elke fase van het proces. Je kunt in elke fase van het project taken delegeren en in realtime communiceren met verantwoordelijken.
5. Tijdregistratie
Tijdregistratie is een belangrijke functie waar je op moet letten in een taakbeheersysteem. Met gegevens over hoeveel tijd aan elke projecttaak is besteed, kun je knelpunten en middelenverslinders identificeren.
Je hebt ook functionaliteit voor tijdregistratie nodig als je bedrijf regelmatig mensen per uur inhuurt of projecten aanneemt die op uurbasis worden gefactureerd.
Je kunt werknemers of opdrachtnemers toestaan hun tijdgegevens rechtstreeks in de taakbeheersoftware te registreren. Het management kan de gegevens uit de urenregistratie vervolgens periodiek bekijken om het middelenbeheer te verbeteren, de loonadministratie te controleren of facturen op te stellen.
Gerelateerd: 20 softwareoplossingen voor opdrachtnemersbeheer voor het inplannen en betalen van opdrachtnemers
Taken beheren
De meeste taakbeheertools volgen een gebruikelijk proces. Als je je afvraagt hoe dat proces eruitziet, hebben we het hieronder in grote lijnen geïllustreerd.
1. Taken aanmaken en toewijzen
Taken aanmaken en toewijzen gaat meestal snel en eenvoudig. Je maakt een taak aan, voegt relevante details voor de verantwoordelijke toe, stelt een vervaldatum in en wijst de kaart toe.
Wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe medewerker inwerkt, moet je taken voor documentatie toewijzen, laten weten met wie diegene contact kan opnemen voor hulp of middelen en met het personeel coördineren om de werkplek in orde te maken. Je kunt alle taken vanuit de taakbeheertool toewijzen.
Bij sommige tools kun je spreadsheets importeren als je al taken in een Excel-bestand hebt staan. Nadat je de taken hebt toegevoegd, kun je sjablonen maken, zodat je in de toekomst niet telkens opnieuw taken vanaf nul hoeft aan te maken.
2. Samenwerken
Taakbeheertools kunnen een interactieve interface bieden die workflowbeheer en samenwerking eenvoudig maakt. Nadat je een taak hebt toegewezen, kan de verantwoordelijke via het opmerkingenveld vragen stellen over op te leveren resultaten of de manager informeren over mogelijke vertragingen.
3. Voortgang volgen
Je team kan de voortgang van taken bijwerken met behulp van een taakbeheeroplossing.
Stel je dit voor.
Je hebt je teamlid de taak toegewezen om zich voor te bereiden op de introductie voor nieuwe medewerkers die volgende week gepland staat. Je hebt een takenlijst met drie items toegevoegd: de projector klaarzetten, een medewerker de stoelen laten klaarzetten en koffie en donuts bestellen.
Je hebt vergelijkbare taken met controlelijsten toegewezen aan 4 andere teamleden. De teamleden vinken de vakjes af zodra ze de taken hebben voltooid en taggen je in opmerkingen wanneer ze hulp nodig hebben.
Tot zover duidelijk? Denk er nu eens over na hoe je hetzelfde zou doen zonder een taakbeheerprogramma.
Begrijp je wat ik bedoel?
Streef naar eenvoud en gebruiksgemak
Je laat je gemakkelijk verleiden door flitsende functies (die je waarschijnlijk nooit zult gebruiken) en investeert vervolgens in een uitgebreid taakbeheerprogramma. Bij taakbeheersoftware geldt echter: hoe eenvoudiger, hoe beter.
Je doel is om het proces van taken toewijzen, samenwerken en taken voltooien gemakkelijker te maken voor jou en je team. Een steilere leercurve maakt de verandering ontmoedigend voor je team en vereist dat je meer tijd investeert om nieuwe medewerkers vertrouwd te maken met je taakbeheersysteem.
Bekijk ook:
