Bureaureservering versus flexibel werken zonder vaste werkplek: belangrijkste verschillen, voor- en nadelen
Sinds de terugkeer naar kantoor na Covid is hybride werken de norm geworden. Effectief beheer van kantoorruimte kan echter een uitdaging zijn in een hybride omgeving.
Kantoorbeheersystemen kunnen bedrijven helpen bij het implementeren van oplossingen voor kantoorreservering en flexibele werkplekken, zodat flexibelere werkruimtes ontstaan. Zowel flexibele werkplekken als gereserveerde werkplekken zijn opties om flexibele werkregelingen aan te bieden, maar welke optie is het beste voor jouw bedrijfscontext?
Laten we de belangrijkste verschillen tussen flexibele werkplekken en gereserveerde werkplekken bekijken, evenals de voor- en nadelen van beide!
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Flexibele werkplekken versus gereserveerde werkplekken: belangrijkste verschillen
Het belangrijkste verschil tussen gereserveerde werkplekken en flexibele werkplekken zit in de manier waarop werknemers toegang krijgen tot bureaus in een werkruimte.
Bij flexibele werkplekken krijgen werknemers toegang tot bureaus op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt, terwijl werknemers bij gereserveerde werkplekken vooraf een bureau moeten reserveren.
Flexibele werkplekken en gereserveerde werkplekken hebben ook enkele overeenkomsten. Zo werken beide niet met vaste zitplaatsen, die kenmerkend zijn voor een traditionele werkruimte, en zijn beide afhankelijk van de beschikbaarheid van bureaus. Een zitplaats is dus niet gegarandeerd.
Ik heb de belangrijkste verschillen samengevat in deze handige tabel:
| Flexibele werkplekken | Gereserveerde werkplekken | |
| Definitie | Werknemers gebruiken elk beschikbaar bureau op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. | Werknemers reserveren vooraf een specifiek bureau of een specifieke kantoorruimte. |
| Ruimtetoewijzing | Geen toegewezen ruimtes; bureaus zijn niet toegewezen en worden tijdelijk gebruikt. | Ruimtes worden gereserveerd en toegewezen volgens het reserveringssysteem. |
| Flexibiliteit | Hoge flexibiliteit, omdat werknemers elk beschikbaar bureau kunnen kiezen. | Gemiddelde flexibiliteit, maar werknemers moeten vooraf plannen en reserveren. |
| Technologische vereisten | Basis-kantoortechnologie; geen speciale vereisten behalve gedeelde netwerktoegang. | Een reserveringssysteem of software is nodig om reserveringen te beheren. |
| Werknemerservaring | Werknemers kunnen moeite hebben om tijdens drukke momenten een plek te vinden. | Voorspelbaarder, omdat werknemers een gereserveerde plek hebben. |
| Geschiktheid | Het beste voor organisaties met zeer mobiele werknemers of een aanzienlijk aantal thuiswerkers. | Ideaal voor organisaties die de beschikbaarheid van bureaus willen garanderen en de voorkeur geven aan gestructureerd gebruik van kantoorruimte. |
| Beheercomplexiteit | Eenvoudiger te implementeren, maar er kan meer toezicht nodig zijn om ervoor te zorgen dat bureaus beschikbaar zijn. | Complexer te beheren vanwege de noodzaak van een reserveringssysteem, maar biedt betere controle over het gebruik van de ruimte. |
| Kostenefficiëntie | Mogelijk een hogere kostenefficiëntie door maximaal gebruik van de beschikbare ruimte. | Kan ook kostenefficiënt zijn, maar vereist mogelijk investeringen in reserveringssoftware. |
| Sociale interactie | Stimuleert spontane interacties tussen werknemers en bevordert samenwerking. | Kan spontane interactie beperken door vooraf gereserveerde en mogelijk geïsoleerde ruimtes. |
| Personalisatie | Laag; bureaus worden gedeeld en kunnen niet worden gepersonaliseerd. | Hoger; werknemers kunnen hun gereserveerde ruimte gedurende de gebruiksperiode in beperkte mate personaliseren. |
Ik ga nu wat dieper in op beide opties.
Wat zijn flexibele werkplekken?
Flexibele werkplekken zijn een slimme werkplekinrichting waarbij geen enkele werknemer een vast bureau heeft. In plaats daarvan worden beschikbare bureaus en vergaderruimtes toegewezen op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt.
Flexibele werkplekken helpen kantoorruimte efficiënter te benutten en kunnen de vastgoedkosten verlagen wanneer werknemers hybride werken.
Laten we dieper ingaan op de voor- en nadelen van flexibele werkplekken.
Voordelen van flexibele werkplekken
Deze inrichting kan uitstekend werken wanneer ze op de juiste manier wordt geïmplementeerd.
Zo implementeerde Telenor (een Noors telecommunicatiebedrijf) bijvoorbeeld al in 2003 een flexwerkregeling. De CEO van het bedrijf, Jon Fredrik Baksaas, schrijft de implementatie van flexwerken toe als een belangrijke factor in de groei van het bedrijf.
Hier zijn enkele specifieke voordelen van flexwerken:
1. Kosteneffectiviteit
Flexwerken verlaagt de kosten per werkplek, omdat een werkplek door meer dan één medewerker kan worden gebruikt (meestal door meerdere medewerkers per dag). Het is bovendien eenvoudig te implementeren en biedt veel flexibiliteit.
2. Op korte termijn beschikbaar
Flexwerken is uitstekend geschikt voor medewerkers die meestal thuiswerken, maar behoefte hebben aan een andere omgeving. Of voor momenten waarop teamleden persoonlijk willen samenwerken. Ze kunnen gewoon naar kantoor komen en aan de slag gaan.
3. Biedt medewerkers autonomie
Medewerkers waarderen de vrijheid van werken op afstand. Flexwerken geeft medewerkers de ruimte om op hun eigen voorwaarden te werken, wat laat zien dat je erop vertrouwt dat ze projecten succesvol kunnen afronden zonder veel toezicht.
4. Stimuleert innovatie en creativiteit
Elke dag vanaf een andere plek werken kan een uitstekende stimulans voor creativiteit zijn. Werken vanaf dezelfde plek kan na verloop van tijd stagnerend aanvoelen, en flexwerken kan de perfecte oplossing bieden.
Bovendien kan de mogelijkheid om persoonlijk met collega's samen te werken leiden tot beter teamwork en meer innovatie binnen je teams, iets wat vooral belangrijk is in een hybride werkcultuur.
Nadelen van flexwerken
Natuurlijk zijn er ook enkele nadelen verbonden aan het ontbreken van een vaste werkplek voor iedere medewerker. Hier zijn er een paar om rekening mee te houden:
1. Beschikbaarheid van een bureau is niet gegarandeerd
Flexwerken kent een inherente beperking. Op sommige dagen merk je misschien dat geen enkele van de bureaus beschikbaar is. Je zult een andere werkplek moeten vinden of wachten tot iemand een bureau vrijmaakt. Dit kan tijdverlies en frustratie veroorzaken.
2. Gebrek aan opties
Zelfs als je een bureau vindt, is het mogelijk dat alle goede plekken al bezet zijn en je achterblijft met lawaaierige zones waar het moeilijk is om je te concentreren. Als je voortdurend wordt afgeleid door mensen die langs je bureau lopen, zul je niet op je productiefst zijn.
3. Gezondheidsproblemen
Meerdere mensen kunnen dagelijks hetzelfde bureau gebruiken, wat betekent dat de kans groter is dat iemand met een ziekte of aandoening het bureau besmet. Wanneer je flexwerken implementeert, moet je extra investeren in het voorlichten van medewerkers over gezondheidsrisico's en veiligheidsmaatregelen, desinfectiemiddelen beschikbaar stellen en meer mensen inzetten om bureaus na gebruik schoon te maken.
Wat is werkplekreservering?
Werkplekreservering is een andere vorm van ruimtebeheer voor hybride kantoren, waarbij medewerkers vooraf werkplekken selecteren en zich bij aankomst aanmelden.
Dit omvat meestal een reserveringssysteem of software voor kantoorruimtebeheer waarmee medewerkers een specifiek bureau of een specifieke werkplek kunnen selecteren, net zoals ze een hotelkamer zouden boeken.
Net als flexwerken is werkplekreservering een vorm van efficiënt ruimtegebruik en kan het leiden tot lagere vastgoedkosten.
Voordelen van werkplekreservering
Het element van vooraf plannen biedt werkplekreservering bepaalde specifieke voordelen ten opzichte van flexwerken. Hier zijn er een paar:
1. Efficiënt gebruik van de werkruimte
Omdat bij werkplekreservering bureaus vooraf worden toegewezen, kan de ruimte effectiever worden benut. De bezettingsgraad van de werkruimte zal hoger zijn, omdat werkplekreservering de onzekerheid wegneemt die gepaard gaat met de mogelijke onbeschikbaarheid van bureaus.
2. Meer controle en gemak voor medewerkers
De mogelijkheid om bureaus te reserveren op basis van hun voorkeur geeft medewerkers meer controle. Als je werkruimte bijvoorbeeld clusters van bureaus met een specifiek doel heeft, kunnen medewerkers dankzij werkplekreservering bureaus boeken die dichter bij medewerkers van een bepaalde afdeling liggen om samen te werken.
Kantoorhoteling biedt ook meer controle over de werkruimte zonder een manager aan te wijzen. De meeste bedrijven gebruiken software voor het reserveren van bureaus om het werkplekbeheer te automatiseren. Wanneer er een systeem voor kantoorhoteling aanwezig is, is er weinig behoefte aan een manager die toezicht houdt op de toewijzing van werkplekken.
3. Ondersteunt werknemers op afstand
Werknemers op afstand vinden het misschien geen prettig idee dat ze geen bureau hebben om hun laptop op te zetten wanneer ze naar kantoor komen. Kantoorhoteling kan hen zekerheid bieden over het krijgen van een bureau, waardoor ze worden aangemoedigd vaker naar kantoor te komen.
4. Verbetert de werknemerstevredenheid
Een hybride werkmodel biedt een balans tussen werken in je eigen ruimte en verbinding maken op kantoor, wat de werknemerstevredenheid verbetert.
Verbinding maken op de werkplek is niet erg gemakkelijk bij flexibel bureaugebruik, omdat het een beetje chaotisch kan zijn. Je kunt nooit weten wie het aangrenzende bureau zal gebruiken. Met kantoorhoteling kunnen werknemers bureaus kiezen die dichter bij collega's staan met wie ze een sterkere band willen opbouwen.
Nadelen van kantoorhoteling
Hoewel kantoorhoteling voordelen heeft, zijn er altijd bepaalde nadelen waarmee rekening moet worden gehouden. Deze nadelen moeten worden afgewogen:
1. Meer werk om in te richten
Voor kantoorhoteling is iets meer planning van de kantoorruimte nodig. Je moet een virtuele plattegrond voor je werkruimte maken en deze in je hotelingssoftware laden. Dit is het absolute minimum dat nodig is om kantoorhoteling te implementeren. Het is niet veel, maar het betekent nog steeds meer werk dan flexibel bureaugebruik.
2. Beveiligingsproblemen
Als je vertrouwelijke informatie verwerkt, kan het delen van bureaus riskant zijn. Anderen kunnen je scherm bekijken of zelfs documenten openen als je die onbeheerd achterlaat.
Je kunt vertrouwelijke informatie beschermen door werknemers, vooral degenen die vertrouwelijke informatie verwerken, te verplichten het bureau op te ruimen voordat ze vertrekken en geen documenten onbeheerd achter te laten.
Voor het implementeren van deze oplossing zijn echter middelen nodig en in sommige gevallen kan dit onpraktisch zijn.
3. Niet geschikt voor noodgevallen
Wanneer bureaus voor langere perioden zijn gereserveerd, kun je mogelijk geen werkplek regelen voor een spoedvergadering. Als je bijvoorbeeld een werkplek moet regelen voor een zakenrelatie die onverwacht in de stad is, kan een gebrek aan beschikbare zitplaatsen een complex probleem vormen om op te lossen.
Kantoorhoteling en flexibel bureaugebruik: wat is het oordeel?
Uiteindelijk hangt de keuze tussen kantoorhoteling en flexibel bureaugebruik af van de context van je bedrijf. Veel organisaties zullen ook kiezen voor een bepaalde combinatie.
Je kunt bijvoorbeeld een systeem voor flexibel bureaugebruik hebben voor bureaus in open kantooromgevingen, maar kantoorhoteling toepassen voor vergaderruimten, privékantoren of coworkingruimten.
Er zijn veel verschillende soorten hybride werkplekken en tal van benaderingen voor het beheer van kantoorruimte.
Ga na of je werknemers er baat bij zouden hebben als ze vooraf werkplekken kunnen selecteren met een reserveringssysteem voor flexibele werkplekken.
Denk na over welke structuur de aanwezigheid op kantoor zou vergroten als dat belangrijk voor je is, of simpelweg over hoe je de beste hybride werkervaring kunt bieden. Bedenk dat een beste praktijk voor hybride werken is om feedback van werknemers te verzamelen, dus benut dit!
Afhankelijk van je bedrijfssector kan het creëren van een flexibele werkomgeving met verschillende soorten werkruimten voor uiteenlopende behoeften ten slotte nog meer voordelen bieden.
