Checklist voor het plannen van een virtueel evenement: ervoor, tijdens & erna
Laten we eerlijk zijn: evenementen plannen is berucht stressvol. Evenementenplanners hebben talloze factoren om rekening mee te houden bij het voorbereiden en lanceren van een evenement. Met zoveel borden die tegelijk in de lucht worden gehouden, is het gemakkelijk om een cruciaal detail te vergeten en het team in een neerwaartse spiraal te storten.
Een checklist voor het plannen van een virtueel evenement kan een deel van het giswerk uit het planningsproces halen. Ik heb deze checklist opgesteld om het volledige proces te omvatten – voor, tijdens en na afloop — en hopelijk ook je bloeddruk met een paar streepjes te verlagen.
Checklist voor het plannen van een virtueel evenement
Of je nu nog helemaal aan het begin staat van het plannen van een virtueel evenement en alleen nog maar je thema bedenkt, of je de laatste loodjes aflegt en bijna live gaat: met deze uitgebreide checklist ben je goed voorbereid. Laten we erin duiken.
Voor je evenement
Bepaal je doelstellingen
Waarom organiseer je dit evenement? Om leads te verzamelen voor een nieuw aanbod? Om meer bekendheid voor je merk te creëren? Om een netwerkmogelijkheid voor je community te bieden? Schrijf 3 tot 5 belangrijkste doelstellingen op die je met het evenement wilt bereiken. Kies specifieke, meetbare en realistische meetwaarden die je kunt bijhouden.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Krijg inzicht in je budget
Je evenementenbudget bepaalt hoeveel je kunt uitgeven aan zaken als keynote-sprekers, extra’s voor deelnemers en zelfs de prijsstelling van je technologie voor virtuele evenementen. Zorg dat je vooraf je budget kent en houd je eraan om een winstgevend virtueel evenement te garanderen.
Kies een type virtueel evenement
Er zijn veel verschillende soorten virtuele evenementen, waaronder:
- Virtuele vergaderingen
- Virtuele vakbeurzen
- Webinars
- Virtuele conferenties
- Livestreams
- Keynote-presentaties
- Netwerkevenementen
- Hybride evenementen (evenementen die digitale en fysieke elementen in realtime combineren)
Wanneer je het juiste type evenement kiest, houd dan rekening met wie je doelgroep is en hoeveel tijd zij waarschijnlijk willen investeren. Bekijk mijn artikel over 7 soorten virtuele evenementen om te organiseren voor meer informatie over de verschillende soorten virtuele evenementen.
Leg contact met sponsors
Als je budget wel wat extra ruimte kan gebruiken, overweeg dan sponsors te zoeken. Net als bij een fysiek evenement krijgen sponsors de kans om toegang te krijgen tot je publiek door gesponsorde ruimtes, sessies, advertenties en stands op je online evenement te creëren.
Ontwikkel je inhoud
Nu je inzicht hebt in je doelstellingen, opzet en budget, kun je beginnen met het creëren van inhoud. Enkele vragen die je jezelf in deze fase kunt stellen zijn:
- Wat wil je doelgroep leren? Met welke actuele knelpunten hebben zij te maken?
- Is je inhoud gestroomlijnd? Om de aandacht van je publiek vast te houden, kun je alles inkorten of verwijderen wat geen waarde toevoegt.
- Hoe betrek je je publiek? Voeg spelelementen, peilingen en enquêtes toe.
- Laat je tijd over voor veelgestelde vragen en/of netwerkmogelijkheden?
Met deze antwoorden in gedachten kun je een thema bepalen en keynote-sprekers en andere presentatoren benaderen om te beginnen met het vormgeven van hun presentaties of workshops.
Kies een platform voor virtuele evenementen
Technologie voor virtuele evenementen heeft de afgelopen jaren een lange weg afgelegd. Tegenwoordig zijn er veel platforms waarmee je een volledig meeslepende virtuele ervaring voor je gasten kunt creëren. Om een echt onvergetelijk virtueel evenement te organiseren, kun je overwegen verder te kijken dan Zoom en samen te werken met software voor evenementenbeheer die functies biedt zoals:
- Sponsorstands
- Virtuele lobby
- Virtueel keynote-podium
- Spelelementen
- Sessies in deelsessies
- Netwerkruimtes
- Aangepaste huisstijl
Veel platforms bieden naast mobiele apps ook een browserinterface, zodat gasten zelf kunnen kiezen hoe ze verbinding maken. Bekijk onze lijst met de beste platforms voor virtuele evenementen om het platform te vinden dat bij jou past.
Evenementpromotie
Gebruik je socialemediakanalen en e-mailmarketinglijst om je evenement binnen en buiten je netwerk te promoten. Deel berichten, video's en verhalen op sociale media en gebruik relevante hashtags met zoekwoorden om het bereik te vergroten. Bekijk voor meer informatie over marketing voor virtuele evenementen ons artikel:
Registreer je gasten
Hoe zullen je gasten zich registreren en tickets kopen voor je virtuele evenement? Via een landingspagina voor het evenement? Een Google-formulier? De meeste platforms voor virtuele evenementen bieden registratiefuncties waarmee betalingen kunnen worden verwerkt, je gasten kunnen worden geregistreerd en ze zelfs een unieke badge of QR-code kunnen krijgen waarmee ze toegang krijgen tot bepaalde onderdelen van het evenement.
Begeleid je gasten
Stuur vóór het evenement meerdere berichten naar degenen die zich hebben geregistreerd. Deel stapsgewijze instructies over hoe ze aan het evenement kunnen deelnemen en zich binnen de virtuele conferentieruimte kunnen bewegen. Vertel ze alles over wat de evenementervaring te bieden heeft en hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van de beschikbare mogelijkheden.
Tijdens je evenement
Plan voor het oplossen van problemen
Problemen op het laatste moment zijn bij een virtueel evenement niet alleen mogelijk – ze zijn een zekerheid. Bereid je erop voor door moderators te vragen deelnemers te helpen met vragen in de chat. Vraag presentatoren om minstens 30 minuten vóór het evenement deel te nemen, zodat ze hun technologie kunnen testen. Houd een reserveapparaat bij de hand waarop alle relevante apps zijn gedownload. Planners van virtuele evenementen moeten altijd een plan B achter de hand hebben om alles soepel te laten verlopen.
Maak verbinding met het publiek
Hoe zou je je publiek begroeten tijdens een evenement op locatie? Betrokkenheid van het publiek is net zo belangrijk in een online omgeving, en je kunt virtueel een vergelijkbare verbinding tot stand brengen als je er tijd in investeert. Stel je deelnemers op de dag van het evenement vragen en verzamel hun antwoorden in de chat of via een enquête of live peiling. Gebruik spelelementen om het leuker te maken. Zorg ervoor dat je gasten weten dat je hun tijd en aandacht waardeert.
Stimuleer netwerken
Netwerken is een belangrijk onderdeel van elke conferentie-ervaring, zowel op locatie als online. Gebruik waar relevant je platform voor virtuele evenementen om netwerkruimtes te creëren. Met sommige tools kunnen deelnemers zelfs elkaars LinkedIn-profielen bekijken terwijl ze chatten. Functies als deze moedigen gasten aan om contact met elkaar te leggen en maken het eenvoudig om na het evenement contact te houden.
Verzamel gegevens
Een gebied waarin virtuele evenementen uitblinken, is analyse. Het is lastig om mensen papieren enquêtes te laten invullen! Platforms voor virtuele evenementen verzamelen echter gegevens zoals aanwezigheidspercentages en hoe lang gasten in de sessies bleven. De resultaten van enquêtes en peilingen kunnen ook worden gebruikt om nieuwe content voor je volgende evenement te ontwikkelen.
Na je evenement
Neem contact op met gasten
Stuur binnen 48 uur na het evenement een e-mail naar al je gasten. Je zou de volgende items in de e-mail kunnen opnemen:
- Enquête na het evenement
- Op aanvraag beschikbare herhaling van het live-evenement
- Lijst met je komende evenementen
- Producten of betaalde aanbiedingen die je onder de aandacht wilt brengen
Bekijk de gegevens met belanghebbenden
Neem de analyses van het evenement grondig door. Zie je bepaalde patronen? Welk onderdeel was het populairst? Welke soorten functies voor virtuele evenementen werden te weinig gebruikt? Was dit het gevolg van slechte promotie van het evenement, of zagen deelnemers de waarde van deze onderdelen niet in? Kom samen met je teamleden voor een evaluatie achteraf en deel je gedachten.
Leg bevindingen vast voor toekomstige evenementen
Zodra je de gegevens begrijpt, leg je ze vast in een centraal document. Zo hebben je evenementplanners de informatie bij de hand bij het opstellen van de strategie voor je volgende virtuele evenement.
Een succesvol virtueel evenement organiseren
Virtuele evenementen zijn niet langer de treurige tweede keus wanneer fysieke opties niet beschikbaar zijn. Integendeel, na de pandemie ontpoppen ze zich tot koploper. 77.2% van de zakelijke professionals zegt dat ze de voorkeur geven aan virtuele evenementen omdat ze zo eenvoudig bij te wonen zijn.
Om je meteen op weg te helpen, heb ik een aanpasbare versie van mijn Checklist voor virtuele evenementen geplaatst, die je gratis kunt downloaden uit onze Resourcebibliotheek hier.
Bekijk deze artikelen voor meer informatie over het organiseren van een succesvol virtueel evenement:
- De 10 beste softwareoplossingen voor virtuele conferenties en digitale evenementen
- 15 richtlijnen voor etiquette tijdens virtuele vergaderingen
Om op de hoogte te blijven van de nieuwste inzichten van onze experts uit de sector, vergeet je niet te abonneren op onze nieuwsbrief!
